Travailler avec prestataires et sponsors

Un marché, un festival ou une conférence, ce sont plusieurs entreprises qui coopèrent, et traiter cela comme une seule boîte mail ne tient pas à l'échelle.

Les prestataires

Fournisseurs et exposants disposent de leur propre espace. Ils voient ce à quoi ils sont affectés et peuvent y répondre : les confirmations sont enregistrées plutôt que mémorisées. Vous gardez une liste de qui vient qui n'est pas un tableur dont trois versions circulent.

Les sponsors

Les sponsors ont un accès montrant les événements auxquels ils sont rattachés. Les formules de sponsoring consignent ce qui a été convenu, et le montant convenu est stocké sur l'accord lui-même — il n'est pas relu plus tard dans un tarif en vigueur. Cette distinction est volontaire : reprendre le prix d'un accord signé parce qu'un catalogue a changé est une discussion dont personne ne veut, et c'est exactement ce qui arrive quand le montant n'est pas figé.

Les candidatures

Sponsors et prestataires peuvent candidater, vous acceptez ou refusez. Vous conservez ainsi une trace de qui a demandé et de ce qui a été décidé, plus utile au moment du renouvellement qu'une recherche dans les e-mails de l'an dernier.

Un accès délimité

Rien de tout cela n'expose vos finances ni votre liste de participants. Prestataires et sponsors voient leur propre relation avec votre événement, et rien d'autre.