Pořádání akcí s týmy dobrovolníků

Pro spolky, jejichž akce zajišťují dobrovolníci: evidence, stálé týmy a jejich vedoucí, role, směny, úkoly, vybavení týmů a den akce a také to, co vidí vaši dobrovolníci.

Vydání ze dne 18. října 2026

Nejnovější verzi každé kapitoly najdete v Centru nápovědy: https://eventmann.com/cs/help

Kapitola 1

Dobrovolníci

1.1 Dobrovolníci

Dobrovolníci jsou lidé, kteří pomáhají na vašich akcích zdarma. EventMann jim dává vlastní nástroje: seznam, který vedete napříč všemi vašimi akcemi, stálé týmy s vedoucími, pozvánku na každou akci, rozpis směn, úkoly, zprávy a živý přehled pro samotný den akce. Je určen pro spolky, jejichž celý akční tým tvoří dobrovolníci, ale stejně dobře poslouží jednomu pomocníkovi na jedné akci. Najdete ho na dvou místech: Dobrovolníci ve skupině Růst v postranním panelu pro vše, co přesahuje jednotlivé akce (seznam, týmy, import), a Dobrovolníci pod položkou Tým a partneři v nabídce Správa dané akce pro vše, co patří k jedné akci.

Položka postranního panelu Dobrovolníci otevře seznam dobrovolníků. Jeho pruh karet vede na Týmy a Importovat dobrovolníky.

Dobrovolníci, personál a členové jsou tři různé věci

	Dobrovolníci	Personál	Členové
Kdo	Lidé, kteří pomáhají zdarma, často opakovaně	Placení pomocníci na jednu akci	Lidé, kteří si u vás koupili členství
Kde	Seznam, Týmy a Správa → Dobrovolníci	Správa → Správa personálu, portál personálu	Nastavení → Členství
Rozpis	Směny dobrovolníků	Směny personálu, se výměnami a mzdami	Žádný
Peníze	Žádné. Hodiny se jen evidují	Hodinové sazby a mzdy	Cena tarifu, kterou platí člen

Tři skupiny se nemíchají. Dobrovolník nikdy nepatří do rozpisu personálu a rozpis dobrovolníků nikdy nevstupuje do mezd. Pokud někomu platíte, patří mezi Personál akce.

Co zde můžete dělat

Vedete seznam všech, kdo pomohli nebo koho chcete oslovit; lidi přidáváte ručně nebo je importujete z tabulky — viz Seznam dobrovolníků a import z CSV.
Spravujete stálé týmy, například Registrace, Hudba nebo Kuchyně, každý s vedoucími a základním týmem, který je na každé akci — viz Stálé týmy, vedoucí a základní tým.
Zvete lidi na akci, přijímáte přihlášky a hromadně potvrzujete — viz Zvání dobrovolníků na akci a Nábor pomocí odkazů pro připojení, přihlášení a zkopírovaného nastavení.
Přidělujete role na akci, aby dobrovolník mohl vést vstup, finance nebo ostatní dobrovolníky — viz Role dobrovolníků a vedoucí týmů.
Plánujete práci pomocí směn, úkolů dobrovolníků a nástěnky úkolů akce.
Řídíte den akce pomocí harmonogramu a živého přehledu a zpráv pro vaše dobrovolníky.
Staráte se o hodiny a soukromí — kdo co vidí, výkaz hodin a smazání dobrovolníka, viz Hodiny dobrovolníků a soukromí.
Děkujete bezplatným nebo zlevněným lístkem, který si mohou koupit jen vaši dobrovolníci — viz Lístek s poděkováním pro dobrovolníky.

Stránky jedné akce

Otevřete akci a poté Tým a partneři → Dobrovolníci. Nahoře je pruh karet. Lidé ukazují, kdo byl osloven a co odpověděl. Směny a Úkoly jsou rozpis a seznam práce, Harmonogram dne je řadí podle času, Živě ukazuje, co se právě děje, Zprávy píší týmu, Nastavení obsahuje volby dobrovolníků pro danou akci a Seznam je stejný seznam jako v panelu pořadatele, určený pro lidi, kteří drží jen tuto jednu akci.

Typický postup

Sestavte si jednou seznam a nastavte své týmy. Lidi, kteří jsou vždy k dispozici, označte jako základní: budou přidáni na každou novou akci.
Na akci otevřete Lidé a pozvěte ostatní, nebo zveřejněte odkaz pro připojení do své skupiny na WhatsAppu.
Přidejte Směny a Úkoly, nebo je zkopírujte z loňské akce, a potvrzené lidi zařaďte na směny.
Před dnem akce pošlete Zprávu, vytiskněte Harmonogram dne a zkontrolujte velikosti týmů na Lidé.
V den akce mějte otevřené Živě. Poté jsou hodiny k dispozici v seznamu a pro každého dobrovolníka si můžete stáhnout výkaz.

Dobré vědět

Být na seznamu není pozvánka. Import seznamu neodešle žádný e-mail; o tom, koho na akci oslovíte, rozhodujete pro každou akci zvlášť.
Pouze potvrzení dobrovolníci mohou být zařazeni na směny, dostat úkoly, držet roli a koupit lístek s poděkováním.
Odmítnutí pozvánky nevyžaduje účet. Odpověď ano ho vyžaduje: dobrovolník si z stránky pozvánky založí bezplatný účet, nebo se přihlásí, a teprve potom je potvrzen a vy o tom dostanete zprávu. Účet slouží k tomu, aby viděl své směny a úkoly, přihlašoval se a kupoval lístek s poděkováním. Jeho pohled je popsán v článku Dobrovolničení na akci.
Pozvánky, potvrzení a zprávy o dobrovolnictví odcházejí podle vašeho vlastního hodinového limitu odesílání (Nastavení → E-mail), takže stovka pozvánek se rozloží v čase a neodejde najednou.
Každá pozvánka obsahuje odkaz, kterým se lze odhlásit z vašich pozvánek dobrovolníků. Lidé, kteří se odhlásili, jsou při každém zvaní přeskočeni a na seznamu se zobrazují jako Nechtějí pozvánky.
Člen týmu může pracovat s dobrovolníky, pokud jeho role má oprávnění Dobrovolníci; Vedoucí týmu (jen vlastní týmy) to omezí na týmy, které vede. Oprávnění Úkoly otevírá nástěnku úkolů. Obě se zaškrtávají v Vlastních rolích.

Řešení problémů

Položky Dobrovolníci v nabídce chybějí — vaše role pro danou akci nemá oprávnění Dobrovolníci. Zeptejte se pořadatele, kdo akci vlastní.
Dobrovolník říká, že nevidí své směny — potřebuje účet na e-mailové adrese, na kterou jste ho zvali, a tato adresa musí být potvrzená. Pokud u něj na Lidé vidíte Zatím bez účtu, použijte Poslat odkaz k registraci.
Někdo byl při zvaní přeskočen — už je na této akci v nějakém stavu, nebo se odhlásil z vašich pozvánek.

Související

1.2 Seznam dobrovolníků a import CSV

Seznam dobrovolníků je váš přehled všech, kdo pomáhali na vašich akcích, nebo koho byste rádi oslovili. Patří vám, ne jedné akci: člověk je přidán jednou, dostane číslo dobrovolníka, např. V0001, a jeho historie zůstává zachována napříč všemi vašimi akcemi. Otevřete ho v menu organizátora přes Růst → Dobrovolníci.

Co zde můžete dělat

Přidávat lidi jednotlivě, nebo importovat seznam, který již vedete, jako soubor CSV.
Hledat a filtrovat podle jména, týmu, dovednosti, toho, zda mají účet, zda již dříve pomáhali, nebo zda nechtějí být zvaní.
Upravovat kontaktní údaje, dovednosti a vlastní poznámky.
Zobrazit, kolik akcí a hodin má každý člověk za sebou, a stáhnout výpis hodin jako PDF.
Exportovat celý seznam jako soubor CSV, nebo smazat osobu spolu s její historií.

Klikněte na Přidat dobrovolníka a přidejte někoho, na Importovat dobrovolníky a nahrajte soubor, nebo na Exportovat CSV a stáhněte seznam. Čtyři karty nad tabulkou počítají všechny na seznamu, ty, kdo pomáhali, ty S účtem a ty, kdo nechtějí pozvánky; každá karta je zkratkou k danému filtru. Pro název, e-mail, telefonní číslo nebo číslo dobrovolníka použijte vyhledávací pole a pro další zúžení seznamu rozbalovací nabídky, např. Všichni.

Přidat dobrovolníka

Klikněte na Přidat dobrovolníka.
Zadejte Název a E-mail dané osoby. Obě pole jsou povinná; e-mail musí být na vašem seznamu jedinečný a velká a malá písmena se nerozlišují.
Přidejte Dovednosti oddělené středníky, například Vstup; První pomoc; Jevištní technika. Uchová se až 20 dovedností a slouží jako filtr na seznamu.
Volitelně napište Poznámky; jsou určeny pouze vám.
Klikněte na Přidat na seznam. Nikdo nedostane e-mail.

Jak číst tabulku

Každý řádek začíná číslem dobrovolníka a týmy, do kterých osoba patří, přičemž hvězdička označuje týmy, které vede. Sloupec Události počítá akce, na nichž byl člověk potvrzen, a Hodiny sčítají čas mezi příchodem a odchodem u každé směny, u které byl odchod zaznamenán. Zelený štítek Má účet znamená, že tuto e-mailovou adresu používá potvrzený účet EventMann, a Nechtějí pozvánky znamená, že se daná osoba odhlásila z vašich pozvánek. Upravit otevře stejná pole jako dialog pro přidání. Ikona stažení dá výpis hodin dané osoby jako PDF a koš ji smaže.

Import seznamu z tabulky

V dialogu Importovat dobrovolníky nahrajete seznam, který již vedete. Import pouze přidá lidi na váš seznam. Nepošle žádný e-mail a nikdy nezmění údaje někoho, kdo už na seznamu je.

Klikněte na Stáhněte šablonu, abyste viděli přesné názvy sloupců, nebo uložte svou tabulku jako CSV.
První řádek musí obsahovat názvy sloupců: name, email, phone, skills a notes. Povinné jsou pouze name a email. Více dovedností oddělte středníkem. Soubory uložené aplikací Excel, včetně německého Excelu se středníky jako oddělovači, se čtou tak, jak jsou.
Vyberte soubor — až 5 MB a 5 000 řádků — a klikněte na Zkontrolujte soubor.

Poté uvidíte náhled s počty Bude přidáno, Přeskočeno (už existuje) a Přeskočeno (nečitelné). Řádky označené Připraveno budou přidány. Řádek je Přeskočen, pokud je e-mail již na vašem seznamu nebo se v souboru objevuje dvakrát, a Nečitelný, pokud chybí jméno nebo e-mail, nebo je neplatný. Zatím nic nebylo zapsáno. Kliknutím na Importovat přidáte připravené řádky.

Vysvětlení nastavení

Číslo dobrovolníka — přiděluje se automaticky z vaší vlastní posloupnosti (V0001, V0002 a tak dále) a nikdy se nepoužije znovu.
Dovednosti — volný text oddělený středníky. Filtr dovedností čte dovednosti skutečně uvedené na seznamu.
Poznámky (vidíte jen vy) — nikdy se nezobrazují dobrovolníkovi ani vedoucím týmů.
Řádků na stránku — 25, 50, 100 nebo 200; Řadit podle jména, čísla dobrovolníka, nejvíce akcí nebo naposledy přidaných.

Dobré vědět

Pokud změníte e-mailovou adresu člověka, odpojí se propojení s jeho účtem. Obnoví se automaticky, až se někdo přihlásí na potvrzený účet s novou adresou.
Člověk se může odhlásit z vašich pozvánek pomocí odkazu v jakémkoli e-mailu s pozvánkou. Dokud se sám znovu nezaregistruje, nemůžete mu poslat pozvánku.
Odstranit ze seznamu odstraní osobu spolu s jejími pozvánkami, směnami a hodinami na všech vašich akcích. Nelze to vrátit zpět; právě to vyžaduje žádost o smazání osobních údajů.
Soubor Exportovat CSV obsahuje kontaktní údaje, dovednosti, vaše poznámky a hodiny. Zacházejte s ním jako s osobními údaji. Viz Hodiny dobrovolníků a soukromí.
Koordinátor dobrovolníků, který má pouze jednu akci, najde stejný seznam pod záložkou Seznam dané akce. Vedoucí týmu jej vidí pouze pro čtení, aby mohl lidi oslovovat.
Náhled importu na vás čeká 30 minut. Poté vyberte soubor znovu.

Řešení problémů

Import hlásí chybějící sloupec — první řádek musí obsahovat názvy sloupců, alespoň name a email. Přesný tvar názvů najdete v šabloně.
Import hlásí, že soubor už není k dispozici — zkontrolovaný soubor byl uchován 30 minut. Vyberte jej znovu a znovu zkontrolujte.
Člověka, kterého jsem přidal, nenabízí při pozvání na akci — je již na dané akci v nějakém stavu, nebo se odhlásil. Viz Pozvání dobrovolníků na akci.
E-mail je odmítnut jako již použitý — každá e-mailová adresa se na vašem seznamu může objevit jen jednou. Vyhledejte ji; daná osoba tam již může být.

Související

1.3 Stálé týmy, vedoucí a základní tým

Týmy jsou odbory vaší organizace — Registrace, Hudba, Marketing, Sponzoři, Správa sálu, Kuchyně — které existují od akce k akci. Tým má vedoucí, členy a základ a díky němu může vedoucí řídit svou část akce, aniž by zasahoval do cizí. Nastavíte je v sekci Růst → Dobrovolníci → Týmy. Týmy může vytvářet a měnit pouze vy jako organizátor.

Co zde můžete dělat

Vytvořit týmy, se kterými pořádáte akce, a zvolit, co mohou jejich vedoucí a členové na akci otevřít.
Přidat lidi ze seznamu dobrovolníků do týmu jako členy, vedoucí a členy základu.
Přejmenovat tým, změnit jeho přístup, vyřadit lidi z týmu nebo tým smazat.

Vedoucí, základ a člen

Člen — patří do týmu. Na akci je dotyčný zařazen do týmu, když ho pozvete, nebo když se připojí přes odkaz týmu.
Vedoucí — vede tým na každé akci, na které pomáhá. Vedoucí nabírá lidi do týmu, potvrzuje je, plánuje směny a úkoly týmu a píše týmu. Vidí celý seznam lidí a seznam dobrovolníků, ale mění pouze své týmy. Viz Role dobrovolníků a vedoucí týmů.
Základ — je automaticky na každé akci a vidí celkový přehled týmu: v sekci Moje dobrovolnictví, pod Vaše týmy, všechny úkoly týmu u akcí, na které je potvrzen, a jen pro čtení zásoby týmu a seznamy k balení. Vedoucí je vždy součástí základu.

Stejný člověk může být ve více týmech. Na akci je jeho hlavním týmem tým, který vede, jinak první tým, ve kterém je v základu.

Přidání týmu

Otevřete Týmy a klikněte na Přidat tým.
Zadejte Název týmu. Každý název lze použít jen jednou.
U položky Vedoucí mají přístup k zvolte, co může vedoucí tohoto týmu otevřít na každé akci, na které pomáhá, například Pokladna pro vedoucí registrace. Nic navíc je ponechá jen u nástrojů pro dobrovolníky.
U položky Členové mají přístup k zvolte totéž pro běžné členy, například Vstup / odbavení. Členové to dostanou jen na akcích, kde je to jejich tým.
Klikněte na Vytvořit tým.

Volby jsou role, které můžete na akci přidělit dobrovolníkům — Koordinace dobrovolníků, Pokladna, Vstup / odbavení, Správce místa, Marketing, Finance — a jakákoli vlastní role, kterou jste vytvořili. Co která otevře, je vysvětleno v Role dobrovolníků a vedoucí týmů. Přístup funguje jen na akcích, na kterých dotyčný pomáhá, a 30 dní po jejich skončení.

Zařazení lidí do týmu

Každý tým má vlastní kartu se svými lidmi. Vedoucí jsou nahoře. U řádku člověka ukazují odznak Vedoucí a odznak Základ, jaké má postavení. Chcete-li to změnit, zaškrtněte Vedoucí nebo Základ a klikněte na Uložit; chcete-li ho z týmu vyřadit, klikněte na křížek. Nahoře na kartě jsou tlačítka Přidat lidi ze seznamu a Upravit, které tým přejmenuje a změní jeho přístup.

Klikněte na Přidat lidi ze seznamu a otevřete seznam vedle stránky.
Vyhledejte lidi podle jména, e-mailu nebo čísla dobrovolníka pomocí vyhledávacího pole a zaškrtněte je.
Zaškrtněte jako vedoucí, pokud tým vedou, nebo jako stálý tým (na každé akci), pokud mají být na každé akci.
Klikněte na Přidat do týmu. Najednou lze přidat až 500 lidí.

Základní tým je na každé akci

Členové základu a vedoucí jsou přidáni na každou vaši akci, která ještě neskončila, takže nemusíte znovu zvát stejných padesát lidí pokaždé.

Vedoucí je přidán jako potvrzený, protože tým vede. Může se ale i tak odhlásit.
Každý další člen základu je přidán jako pozvaný a odpovídá Ano nebo Ne z e-mailu.
Dokud je akce koncept, nikdo nedostane e-mail. Pozvánky se odešlou, až když se akce poprvé zveřejní, takže koncept, který smažete, nikoho nedosáhne.
Když někoho nastavíte jako člena základu nebo vedoucího, je najednou přidán ke všem vašim nadcházejícím akcím.
Někdo, kdo už na akci je v jakémkoli stavu — odmítl, byl vyřazen — už nikdy přidán není. Jeho odpověď platí.

Co může člen základu dělat

Úkoly týmu — každý úkol, který vy nebo vedoucí zadali týmu, nejen jeho vlastní: posouvá úkol dál (Otevřít, Řeší se, Zablokováno, Hotovo), zaškrtává jeho kontrolní seznam a píše komentáře. Úkoly nemůže přidávat, mazat ani přiřazovat; to zůstává vám a vedoucím týmu.
Inventář týmu — položky týmu s množstvím, stavem, tím, kdo každou drží nebo kde je uložena, upozornění na nízký stav a seznam k balení týmu pro jeho nadcházející akce. Položky nemůže upravovat, doplňovat ani zaznamenávat nákupy.
Jen vlastní tým: člen základu Správy sálu nevidí nic z úkolů ani zásob Registrace. Běžný člen vidí jen úkoly, které mu byly zadány, svou směnu nebo celý tým.

Dobré vědět

Vyřazení člověka z týmu nebo odchod ze základu ho neodebere z akcí, na které již potvrdil účast.
Smazání týmu ponechá jeho lidi ve vašem seznamu i na každé akci. Zmizí jen tým; směny a úkoly týmu se stanou „bez týmu“ a jeho lidé na akcích nemají žádný hlavní tým.
Týmy definuje pouze organizátor. Přístup týmu platí na každé akci, takže koordinátor, který spravuje jednu akci, ho nemůže nastavit.
Lidé, kteří se odhlásili z vašich pozvánek, jsou při přidávání základního týmu přeskočeni.
Každý tým může mezi akcemi pečovat také o vlastní zásoby; viz Inventář týmu.

Řešení problémů

Člen základu nebyl pozván na moji novou akci — akce je stále koncept (pozvánky přijdou po zveřejnění), akce je zrušena nebo skončila, nebo se dotyčný odhlásil z vašich pozvánek.
Vedoucí nemůže akci otevřít — vedoucí potřebuje potvrzené místo na akci a účet s e-mailovou adresou ze seznamu, která je potvrzena.
Název týmu je odmítnut — už máte tým s tímto názvem.

Související

1.4 Zvání dobrovolníků na akci

Karta Lidé u dobrovolníků dané akce je místo, kde rozhodujete, kdo pomáhá na této akci: zvete lidi ze seznamu, přijímáte ty, kdo se přihlásili, a vidíte, kdo řekl ano. Otevřete akci a poté Tým a partneři → Dobrovolníci; Lidé je první karta. Člověk může být na vašem seznamu, aniž by byl na nějaké akci; být na akci je to, co mu dává směny, úkoly, role a lístek s poděkováním.

Co zde můžete dělat

Zvát lidi ze seznamu, jednoho po druhém, nebo všechny, kdo pomohli na některé dřívější akci.
Přidat člověka, který ještě není na vašem seznamu, a pozvat ho jedním krokem.
Přijmout nebo odmítnout lidi, kteří se přihlásili ze stránky akce nebo z odkazu týmu.
Potvrdit, připomenout, přesunout do týmu, přidělit roli nebo odebrat hromadně více lidí.
Na první pohled vidět, kolik lidí má každý tým oproti tomu, kolik jich potřebuje.

Pět stavů

Stav	Co znamená
Přihlášeno	Člověk se přihlásil ze stránky akce nebo z odkazu týmu. Rozhodujete vy.
Pozván	Oslovili jste ho a ještě neodpověděl.
Potvrzeno	Pomáhá na této akci. Pouze potvrzení lidé mohou být zařazeni na směny, dostat úkoly nebo role a koupit lístek s poděkováním.
Zamítnuto	Řekl ne, nebo jste odmítli jeho přihlášku. Člověk, který odmítl pozvánku, může později říct ano ze stejného odkazu.
Odebráno	Odebrali jste potvrzeného člověka z akce. Jeho místa na směnách se uvolní a jeho úkoly se vrátí týmu.

Zvát lidi ze seznamu

Klikněte na Pozvat ze seznamu nahoře na stránce.
Chcete-li pozvat všechny, kdo pomohli na některé dřívější akci, vyberte tu akci v poli Všichni, kteří pomáhali na, vyberte tým, pokud je chcete mít všechny v jednom, a klikněte na Pozvat je. Osloveni jsou jen lidé, kteří tam byli potvrzeni.
Chcete-li pozvat konkrétní lidi, vyhledejte je v seznamu a zaškrtněte. Vybrat všechny zobrazené zaškrtne všechny, které hledání právě ukazuje.
Vyberte Tým. Vedoucí týmu musí vybrat jeden ze svých týmů; můžete ho nechat prázdný.
Klikněte na Pozvat vybrané. Každý člověk dostane e-mail s otázkou „Můžete pomoct?“ a s volbami Ano a Ne. Ne je jedno kliknutí. Ano ho vyzve, aby si na této adrese založil bezplatný účet EventMann, nebo aby se přihlásil do stávajícího; teprve potom se stane Potvrzeným a vy dostanete upozornění ve zvonečku.

Pokud jste někoho už oslovili sami — telefonicky, ve skupině — zaškrtněte Už potvrzeno (zeptal jsem se sám) před pozváním. Jsou pak přidáni jako potvrzení a místo otázky dostanou e-mail „Jste v týmu“. Někdo bez účtu na této adrese je v tom e-mailu vyzván, aby si účet založil, a má k tomu tlačítko Založit účet.

Přidat nového člověka

Přidat nového člověka, nahoře na stránce, přidá člověka do vašeho seznamu a pozve ho na tuto akci jedním krokem. Zadejte Název a E-mail, volitelně telefon a tým, a klikněte na Přidat a pozvat. Pokud je ten člověk už na této akci nebo se odhlásil z vašich pozvánek, nic se neodešle a dostanete o tom zprávu.

Čtení a práce se seznamem

Štítky nahoře filtrují seznam podle stavu; Potvrzeno ukáže jen ty, kdo řekli ano. Pomocí vyhledávacího pole hledejte jméno, e-mail, telefon nebo číslo dobrovolníka a rozbalovací nabídkou týmů zobrazíte jeden tým. Lišta nad tabulkou obsahuje hromadné akce. Každý řádek ukazuje stav člověka, jeho tým (lze ho změnit přímo tam), jeho role, kolik má směn a hodin, a tlačítka odpovídající jeho stavu: u přihlášky Přijmout a Odmítnout. Potvrzený člověk, jehož e-mailová adresa nemá účet v EventMann, nese oranžový štítek Zatím bez účtu a tlačítko Poslat odkaz k registraci. Přihlášky ukazují, co člověk napsal, a cokoli uvedl pod „Kdy můžete pomoct?“ na své stránce.

Dobrovolníci bez účtu

Dobrovolník, který řekne ano na pozvánku, má vždy účet — ano se zaznamená až poté, co si účet založí nebo se přihlásí. Lidé, které potvrdíte vy nebo vedoucí týmu (Označit jako potvrzeno, Přijmout, zaškrtnutí Už potvrzeno, hromadné Potvrdit), účet nemusejí mít. Jsou v týmu, ale nemohou vidět své směny, úkoly ani tým, přihlašovat se nebo kupovat lístek s poděkováním, dokud si účet nevytvoří.

Hledejte štítek Zatím bez účtu vedle jména. Zobrazuje se u potvrzených lidí, jejichž záznam v seznamu není propojen s účtem.
Klikněte na Poslat odkaz k registraci u řádku, nebo zaškrtněte více lidí a v hromadné liště vyberte Poslat odkaz k registraci.
Každý z nich dostane e-mail „Nastavte si účet pro …“. Jeho tlačítko otevře jeho stránku pozvánky s formulářem účtu; účet je potvrzen hned, protože odkaz přišel na jeho adresu. Pokud už účet na této adrese má, stránka ho pošle na přihlášení.
Štítek zmizí, jakmile si účet nastaví nebo se přihlásí.

Odkaz jde jen potvrzeným lidem bez účtu; kdokoli jiný ve hromadném výběru je přeskočen a započítán jako přeskočený. Každé kliknutí odešle jeden e-mail na osobu.

Lidé, kteří byli osloveni a dosud neodpověděli, jsou pod štítkem Pozván. Označit jako potvrzeno je potvrdí, aniž byste čekali na jejich odpověď, Poslat znovu odešle pozvánku ještě jednou a křížek je odebere.

Hromadná práce s více lidmi

Zaškrtněte lidi, nebo zaškrtněte Vybrat vše na této stránce. Počítadlo ukazuje, kolik je vybráno.
Vyberte akci: Potvrdit, Znovu poslat pozvánku, Poslat odkaz k registraci, Nastavit tým, Přidělit roli, Odebrat roli, Odmítnout nebo Odebrat z akce.
Pro Nastavit tým vyberte tým; pro akce s rolemi vyberte roli vedle nich.
Klikněte na Použít na vybrané a potvrďte. Potvrzení a opětovné odeslání pošlou každému člověku e-mail.

Výsledek vám řekne, kolik lidí bylo zpracováno a kolik přeskočeno, protože akce se na ně nevztahovala, například potvrzení někoho, kdo je už potvrzen. Najednou lze vybrat až 500 lidí.

Dobré vědět

Přihlášky ze stránky akce a z odkazu týmu zůstávají Přihlášeno, dokud je nepřijmete vy nebo vedoucí týmu. Přijmout odešle dobrovolníkovi potvrzovací e-mail; Odmítnout mu pošle krátký e-mail, že tentokrát nebyl přijat. Odmítnutí pozvánky, na kterou nikdo ještě neodpověděl (například hromadnou akcí), e-mail neodešle.
Pozvánky a potvrzovací e-maily odcházejí podle vašeho hodinového limitu odesílání (Nastavení → E-mail), takže velká pozvánka se rozloží do hodin, místo aby odešla najednou.
Dostanete upozornění ve zvonečku, když někdo odpoví na pozvánku nebo se přihlásí. U ano přijde upozornění až poté, co dobrovolník založí účet nebo se přihlásí, takže člověk, který je ještě zaneprázdněn formulářem účtu, zůstane na vašem seznamu Pozván. Vedoucí týmu jsou informováni, když se někdo přihlásí do jejich týmu.
Člověk, který je na této akci v jakémkoli stavu, je při zvaní přeskočen. Odebrání někoho, kdo nepotvrdil, smaže jeho řádek, takže ho můžete znovu pozvat; potvrzený člověk, který byl odebrán, nemůže být na tuto akci pozván znovu.
Ustoupit může i dobrovolník: z odkazu na svou pozvánku může změnit ano na ne. Tím se uvolní jeho směny a jeho úkoly se vrátí týmu.
Vedoucí týmu vidí celý seznam, ale jednají jen s řádky svých týmů. Mohou také přiřadit člověka bez týmu do některého ze svých týmů.

Řešení problémů

„N přeskočeno“ po pozvání — tito lidé jsou už na této akci, nebo nechtějí být zváni.
Chybí Poslat znovu — existuje jen pro lidi, kteří neodpověděli. Odmítnutí a potvrzení lidé nemají opětovné odeslání; potvrzený člověk bez účtu má místo toho Poslat odkaz k registraci.
Někdo vám řekl ano, ale je stále Pozván — ještě nedokončil zakládání účtu nebo přihlášení. Požádejte ho, aby otevřel pozvánku znovu, nebo ho potvrďte sami a pošlete mu odkaz k registraci.
Potvrzeného dobrovolníka nelze vybrat na směnu nebo úkol — zkontrolujte, že je Potvrzeno, a ne Pozván nebo Přihlášeno.
Pozvánka nedorazila — požádejte ho, aby zkontroloval spam, a použijte Poslat znovu. Pošta odchází podle vašeho hodinového limitu, takže velká dávka může trvat hodiny.

Související

1.5 Nábor pomocí odkazů pro připojení, přihlášení a zkopírovaného nastavení

Tento článek popisuje způsoby, jak se lidé dostanou na akci bez toho, abyste je zvali jednoho po druhém: odkaz pro připojení ke každému týmu, otevřené přihlašování na stránce akce a možnost začít od loňského nastavení. Vysvětluje také každou volbu na kartě Nastavení akce. Vše to najdete pod Tým a partneři → Dobrovolníci v nabídce Správa dané akce.

Co zde můžete dělat

Určit, kolik lidí každý tým na této akci potřebuje, a sledovat, jak se počet plní.
Dát každému týmu odkaz pro připojení, který může jeho vedoucí zveřejnit ve skupině na WhatsAppu.
Otevřít přihlašování na veřejné stránce akce s vlastním textem.
Nechat potvrzené dobrovolníky vybírat si vlastní směny.
Napsat poděkování, které dobrovolníci čtou.
Kopírovat velikosti týmů, směny, úkoly týmů a seznamy k balení z jiné akce.

Velikosti týmů a odkazy pro připojení

Na kartě Lidé je v boxu Týmy na této akci jedna karta pro každý tým. Název týmu otevře seznam filtrovaný na tento tým. Údaj porovnává potvrzené lidi s tím, co tým potřebuje, například 10 / 18; je oranžový, dokud je tým krátký, a zelený, jakmile je plný, a bez cíle ukazuje jen počet potvrzených lidí. Pod ním 10 potvrzeno · 2 čekají na odpověď počítá lidi, kteří byli osloveni, ale neodpověděli.

Napište počet, který tým potřebuje, do pole Potřeba a klikněte na Uložit. Nechte prázdné nebo nulu pro žádný cíl.
Klikněte na Vytvořit odkaz pro připojení. Karta nyní zobrazí Odkaz pro připojení.
Klikněte na Kopírovat, aby se odkaz zkopíroval do schránky, nebo na Sdílet na WhatsAppu, které otevře WhatsApp s připravenou zprávou, například „Pomozte s registrací na akci Diwali Gala 2026? Přihlaste se zde:“.
Chcete-li odkaz zastavit, klikněte na Vypnout. Kdokoli, kdo ho ještě má, se už nemůže připojit. Vytvoření odkazu znovu dá novou adresu.

Kdo otevře odkaz pro připojení, se přihlásí (nebo zaregistruje), zkontroluje své údaje a připojí se. Zařadí se jako Přihlášeno do daného týmu a vedoucí týmu a vy dostanete upozornění ve zvonečku. Nikdo se nestane dobrovolníkem bez vašeho nebo vedoucího Přijmout. Odkaz pro připojení funguje i tehdy, když je veřejné přihlašování níže vypnuté, a přestane fungovat, když je akce koncept, zrušená nebo už proběhla. Vedoucí týmů mohou nastavovat cíle a odkazy pro týmy, které vedou; ostatní týmy jim nejsou vidět.

Otevřené přihlašování na stránce akce

Pokud je Přihlášení dobrovolníků na stránce akce zapnuté a akce je živá, veřejná stránka akce zobrazuje „Chcete v této akci pomoci? Pomozte nám“. Návštěvníci, kteří jsou přihlášeni s potvrzenou e-mailovou adresou, se mohou přihlásit.

Banner vede na krátký formulář s telefonním číslem, dovednostmi a zprávou. Začíná textem, který jste napsali.

Návštěvník přidá telefonní číslo, dovednosti, cokoli, co by měl pořadatel vědět, a formulář odešle. Je přidán do vašeho seznamu, pokud tam ještě nebyl, a objeví se na Lidé jako Přihlášeno. Rozhodnete vy pomocí Přijmout nebo Odmítnout; nikdo není potvrzen automaticky a žadatel dostane e-mail v obou případech. Návštěvník, který už byl pozván a přihlásí se, je potvrzen hned.

Vysvětlení nastavení

Otevřete kartu Nastavení.

Přihlášení dobrovolníků na stránce akce — ve výchozím stavu vypnuto. Zapíná banner a formulář pro návštěvníky. Funguje jen dokud je akce živá.
Dobrovolníci si vybírají směny sami — umožní potvrzeným dobrovolníkům brát volné směny na jejich vlastní stránce Moje dobrovolnictví. Mohou brát směny svého týmu a směny bez týmu, nikdy takovou, která se překrývá se směnou, kterou už mají, a nikdy takovou, která už začala.
Dobrovolníci mohou vrátit směnu nejpozději — hodiny před začátkem směny, 0 až 720, výchozí 24, pokud to nezměníte. Potom musí mluvit s vedoucím. Vrácení směny upozorní vedoucí týmu a vás.
Text na stránce přihlášení — až 1 000 znaků: co pomoc obnáší, kdy přijít, koho se zeptat.
Poděkovná zpráva — až 300 znaků, zobrazená potvrzeným dobrovolníkům na stránce akce, u pokladny vedle lístku pro dobrovolníky a v jejich potvrzovacím e-mailu. {name} je nahrazeno jménem dobrovolníka. Prázdné pole znamená standardní poděkování v jejich jazyce. Zelený řádek ukazuje náhled se vzorovým jménem.
Klikněte na Uložit. Vymazání textového pole a uložení text odstraní.

Kopírovat nastavení z jiné akce

Dále na kartě Nastavení Kopírovat nastavení z jiné akce použije dřívější akci jako šablonu.

Vyberte akci v poli Kopírovat z. Seznam obsahuje vaše další akce, nejnovější nahoře.
Zaškrtněte, co kopírovat: Velikosti týmů, Směny, Úkoly týmů a Seznamy k balení.
Klikněte na Kopírovat nastavení a potvrďte.

Časy se posunou spolu s datem akce: směna, která začala dvě hodiny před loňským otevřením dveří, začne dvě hodiny před letošním. Nic, co už existuje, se nenahrazuje a nikdo není e-mailem informován. Lidé se nekopírují — základní tým přijde sám a všichni ostatní jsou zváni znovu. Úkoly přidělené jednomu jmenovanému člověku nebo navázané na směnu se také nekopírují, protože ten člověk tentokrát nemusí pomáhat. Položky balení se kopírují jen do té míry, do jaké to zásoby dovolí.

Dobré vědět

Každá cesta na akci jako dobrovolník končí účtem: odkaz pro připojení i přihlášení jej vyžadují a ano na pozvánku účet založí nebo se přihlásí. Bez účtu mohou být potvrzeni jen lidé, které potvrdíte sami — viz Dobrovolníci bez účtu.
Návštěvníci potřebují účet s potvrzenou e-mailovou adresou, aby se mohli přihlásit nebo připojit. Přihlášení vytvoří záznam na seznamu se zdrojem „přihlášen“ a vrátí volbu odhlášení z pozvánek na vypnuto.
Odkaz pro připojení je přístupový údaj: každý, kdo ho má, se může přihlásit. Zveřejnění v soukromé skupině je v pořádku; pokud se rozšíří dál, vypněte ho a vytvořte nový.
Cíl týmu je cíl pro vás a vedoucí. Nebrání lidem se připojit.
Karta Nastavení vyžaduje oprávnění Dobrovolníci; vedoucí týmu vidí ostatní karty, ale ne Nastavení.

Řešení problémů

Banner se na stránce akce nezobrazuje — nastavení přihlašování je vypnuté, nebo akce není živá (naplánovaná akce zatím nemá banner; odkaz pro připojení už funguje).
Odkaz pro připojení hlásí, že stránku nelze najít — odkaz byl vypnut nebo nahrazen, nebo je akce koncept, zrušená nebo už proběhla.
Kopírování nastavení se nenabízí — nemáte jinou akci, ze které by se dalo kopírovat.
Kopie nepřinesla žádné lidi — je to záměr. Pozvěte je z Lidí.

Související

1.6 Role dobrovolníků a vedoucí týmů

Dobrovolník může dostat roli na jednu akci: právo řídit část akce — vstup, finance, ostatní dobrovolníky — aniž by se stal členem vašeho organizačního týmu. Role patří jedné akci, začíná okamžikem, kdy ji přidělíte, a končí 30 dní po akci. Role umožňují organizaci, jejíž celý tým tvoří dobrovolníci, sdílet práci. Nastavujete je na záložce Lidé pod Tým a partneři → Dobrovolníci, nebo pro celý tým na stránce Týmy.

Co zde můžete dělat

Přidělit potvrzenému dobrovolníkovi jednu nebo více rolí pro tuto akci a zase je odebrat.
Přidělit roli mnoha lidem najednou pomocí hromadné lišty.
Nechat každého vedoucího nebo člena týmu získat roli automaticky (nastaveno na stránce Týmy).

Role a co otevírají

Role	Co může daná osoba na této akci dělat
Koordinace dobrovolníků	Otevřít přehled akce, pracovat se všemi dobrovolníky (Lidé, Směny, Úkoly, Run sheet, Živě, Zprávy, Seznam) a řídit nástěnku úkolů akce. Nemůže upravovat samotnou akci, vidět finance ani měnit jiná nastavení než nastavení dobrovolníků.
Pokladna	Skenovat a odbavovat lístky, vidět a vytvářet objednávky, odpovídat na zprávy účastníků.
Vstup / odbavení	Skenovat lístky a vidět seznam objednávek.
Správce místa	Upravovat podrobnosti a data akce, pracovat s místem, řídit nástěnku úkolů, vidět přehledy a živá čísla odbavení a zpracovávat vrácení peněz.
Marketing	Slevy, e-mailové kampaně a přehledy.
Finance	Objednávky a jejich export, přehledy, rozpis výplat a vrácení peněz.
Vedoucí týmu	Nepřiděluje se ručně: vzniká vedením stálého týmu. Stránky dobrovolníků, omezené na týmy, které vede. Viz níže.
Vaše vlastní role	Cokoli jste zaškrtli v Vlastních rolích.

Jde o stejné sady oprávnění jako role vašeho organizačního týmu, takže daná osoba vidí stejné stránky, jaké by viděl agent pokladny nebo finanční manažer, a to pouze pro tuto akci.

Přidělit roli jednomu dobrovolníkovi

Otevřete záložku Lidé a najděte potvrzeného dobrovolníka. Sloupec Role ukazuje, co drží — například Koordinace dobrovolníků — nebo Dobrovolník, pokud nic.
Klikněte pod ním na Změnit role.
Zaškrtněte role, které chcete. Roli, kterou nemůžete přidělit, máte našedlou; viz „Kdo smí co přidělit“ níže.
Klikněte na Uložit. Dobrovolník dostane e-mail „Nyní můžete pomáhat s řízením …“, který jmenuje roli a říká, co dělat dál.

Pro více lidí najednou je zaškrtněte na seznamu Lidé, v hromadné liště zvolte Přidělit roli nebo Odebrat roli, vedle ní zvolte roli a klikněte na Použít na vybrané. Viz Pozvání dobrovolníků na akci.

Role z týmu

Na stránce Týmy dávají Vedoucí mají přístup k a Členové mají přístup k roli každému v týmu, aniž byste se museli dotýkat jednotlivých lidí. Vedoucí drží roli vedoucího týmu na každé akci, na které pomáhá; člen drží roli člena na akcích, kde je to jeho tým. Drží také cokoli, co jste jim pro danou akci přidělili ručně.

Vedoucí týmů

Vedení stálého týmu automaticky přidělí roli Vedoucí týmu. Vedoucí:

vidí celý seznam Lidé a Seznam, pouze pro čtení, aby mohl lidi oslovovat;
potvrzuje, odmítá, přesouvá a odebírá pouze lidi ze svých týmů a může přiřadit někoho bez týmu do jednoho ze svých;
při náboru volí, zda je člověk pozván e-mailem, nebo již potvrzen;
plánuje směny a úkoly svých týmů a píše zprávy pouze svým týmům a směnám těchto týmů;
vidí run sheet a zobrazení Živě pouze pro své týmy;
nastavuje cíl a odkaz pro připojení svých týmů;
může lidem ze svých týmů přidělit jakoukoli roli, kterou sám drží — viz „Kdo smí co přidělit“.

Pro vedoucího je stránka Lidé zúžena na jeho vlastní týmy. Zde vidí vedoucí registrace pouze kartu Registrace pod Týmy na této akci, může přepnout seznam na Moje týmy, změnit tým u řádků, které jsou jeho, a odebrat lidi ze svého týmu.

Vedoucí nevidí Nastavení, nemůže poslat zprávu všem a nemůže definovat týmy. Stránka z pohledu vedoucího je popsána v Průvodci pro vedoucí týmu.

Kdo smí co přidělit

Nikdo nemůže přidělit roli, kterou sám plně nedrží. Jako organizátor můžete přidělit každou roli. Koordinátor dobrovolníků může vytvořit dalšího koordinátora, ale nemůže přidělit roli Finance, protože ji nedrží. Vedoucí registrace, jehož tým má roli Pokladna, může přidělit Pokladnu a Vstup / odbavení svému týmu, a nic dalšího. Role, které osoba nemůže měnit, se zobrazují našedle s poznámkou, a když uloží role člověka, zůstane každá role, kterou nemohla změnit, beze změny.

Co dobrovolník potřebuje

Musí být na této akci Potvrzen. Odebrání člověka z akce nebo jeho odstoupení mu role odebere.
Potřebuje účet na stejné e-mailové adrese, jaká je na vašem seznamu, s potvrzenou adresou. Dokud jej nemá, řádek ukazuje „Pro použití těchto rolí je třeba účet na této e-mailové adrese“ a e-mail nabídne tlačítko k jeho vytvoření.
Jakmile jej má, najde akci v části Moje práce ve svém účtu, s kloboukem, který nosí, a jednou akcí, pro kterou je určen. Viz Role dobrovolníků a Moje práce.

Dobré vědět

Role končí 30 dní po akci, aby mohla být dokončena finanční práce, například poslední vrácení peněz. Potom nezůstává nic aktivní.
Role se ukládají pro každý řádek akce zvlášť. Dobrovolník, který koordinuje gala, není koordinátorem vašeho koncertu, pokud mu tam nepřidělíte roli (nebo ji nedostane jeho tým).
Vlastní roli použijte, když chcete rozdat přesnou kombinaci, například dobrovolníkům, kteří smějí vidět pouze objednávky.

Řešení problémů

Odkaz Změnit role chybí — daná osoba není potvrzena, nebo nedržíte žádnou roli, kterou byste mohli přidělit.
Dobrovolník drží roli, ale nemůže akci otevřít — nemá účet na e-mailové adrese ze seznamu, adresa není potvrzena, nebo akce skončila před více než 30 dny.
Role zmizela poté, co osoba odstoupila — role se odebírají, když dobrovolník odstoupí nebo je odebrán z akce. Přidělte ji znovu, až bude potvrzen.

Související

1.7 Směny a rozpis dobrovolníků

Záložka Směny je rozpis dobrovolníků pro akci: co je potřeba udělat, kdy, kde a kolik lidí k tomu potřebujete, a kdo je na tom zapsaný. Je oddělená od rozpisu zaměstnanců v části Správa zaměstnanců, protože dobrovolníci jsou neplacení a nikdy neprocházejí výplatami. Otevřete akci a poté Tým a partneři → Dobrovolníci → Směny. Všechny časy jsou v časovém pásmu akce, které stránka uvádí nahoře.

Co zde můžete dělat

Přidat místa, na která potřebujete lidi, s uvedením místa a počtu potřebných osob.
Zařadit potvrzené dobrovolníky na směnu, po jednom nebo po více najednou.
Odbavit lidi na příchod a odchod přímo z rozpisu, u těch, kteří to nezvládnou sami.
Nechat dobrovolníky, aby si směny vybírali a vraceli sami.
Na první pohled vidět, které směny jsou plné: 8 z 8 je zeleně, 2 ze 3 je oranžově.

Přidání směny

Klikněte na Přidat směnu, čímž otevřete formulář.
Do pole Co napište, o co jde, například „Registrační stůl“.
Vyberte Tým, ke kterému směna patří. Vedoucí týmu musí vybrat jeden ze svých týmů; pole můžete nechat prázdné, pak je směna určena komukoli.
Nastavte Začátek a Konec. Výchozí hodnoty jsou začátek akce a o tři hodiny později; konec musí být po začátku.
Volitelně doplňte Kde a nějaké Podrobnosti. Nastavte Potřeba lidí, a to mezi 1 a 500.
Klikněte na Přidat směnu.

Čtení rozpisu

Každá směna je karta s názvem a odznakem týmu, počtem obsazených míst a jedním řádkem na dobrovolníka se stavem: Neodbaveno, Odbaveno 17:02, nebo čas odchodu s odpracovanými hodinami. Odbavit označí člověka jako přítomného; poté stejný odkaz ukazuje Odbavit odchod. Třetí stisk nabídne Znovu otevřít pro člověka, který byl omylem odbaven na odchod. Odebrat ho ze směny vyřadí. Upravit změní nebo smaže směnu. Pokud má směna ještě volná místa, Přiřadit lidi na ni zařadí další osoby.

Zařazení lidí na směnu

Pod seznamem osob se nachází Přiřadit lidi (zbývá N míst), které otevře výběr potvrzených dobrovolníků. Objeví se pouze tehdy, když má směna volná místa.

Klikněte na Přiřadit lidi — tlačítko ukazuje, kolik míst zbývá.
Vyhledejte podle jména, týmu nebo dovednosti a zaškrtněte osoby. Vedoucí vidí jen lidi ze svých vlastních týmů.
Klikněte na Přidat na směnu.

Stránka vám řekne, kolik osob bylo přidáno. Někdo bude přeskočen, pokud je už na směně, pokud je zařazen na jinou směnu této akce v překrývajícím se čase, nebo pokud je směna mezitím plná — dva koordinátoři, kteří obsazují poslední místa současně, nemohou uspět oba. Každý přidaný člověk dostane e-mail a asi den před začátkem směny obdrží jednu připomínku.

Vysvětlení nastavení

Potřeba lidí — nelze nastavit níže, než kolik lidí na směně už je. Nejprve někoho odeberte.
Tým — zobrazuje se jako odznak, určuje, který vedoucí smí směnu měnit, a které dobrovolníky si ji mohou vzít sami.
Smazat směnu — v panelu Upravit u dané směny. Dobrovolníci na ní budou z ní odebráni.
Dobrovolníci si vybírají své směny a vracejí směnu nejpozději do — na záložce Nastavení, viz Nábor pomocí připojovacích odkazů, přihlašování a kopírovaných nastavení.

Dobré vědět

Na směny lze zařadit pouze potvrzené dobrovolníky. Pokud výběr říká, že zatím nikdo potvrzen není, nejprve potvrďte lidi v části Lidé.
Dobrovolníci se odbavují sami v části Moje dobrovolnictví. Odbavení je otevřené hodinu před směnou a zavírá se, když směna skončí, takže u směny, která už proběhla, odbavení není možné, a odchod vyžaduje předchozí příchod.
Hodiny se počítají od odbavení do odbavení na odchod. Směna, u které je příchod zaznamenán, ale odchod chybí, se nepočítá, dokud ji zde neuzavřete tlačítkem Odbavit odchod.
Zařazení člověka na rozpis mu pošle e-mail. Přesun nebo smazání směny nepošle e-mail znovu; informujte je zprávou.
Směny s týmem a úkoly s týmem jsou také to, co vedoucí týmu vidí v harmonogramu dne a v zobrazení Živě.

Řešení problémů

„Je už zařazen na jinou směnu v tuto dobu“ — každý člověk může mít najednou jen jednu směnu. Zkraťte jednu ze směn nebo vyberte jinou osobu.
Není z koho vybírat — všichni potvrzení jsou už na směně, nebo (u vedoucího) nikdo z vašich týmů zatím není potvrzen.
Počet nelze snížit — na směně je už více lidí; nejprve některé odeberte.
Hodiny jsou špatně — zkontrolujte směnu, zda nechybí odchody; použijte Odbavit odchod nebo Znovu otevřít u daného řádku.

Související

1.8 Úkoly dobrovolníků

Záložka Úkoly je seznam prací vašeho dobrovolnického týmu pro jednu akci: věci, které se musí stát, kdo je dělá a do kdy. Úkol může být pro jednu osobu, pro více jmenovaných osob, pro ty, kdo pracují na dané směně, pro celý tým, nebo může být otevřený všem. Dobrovolníci své úkoly posouvají sami. Najdete ji v Tým a partneři → Dobrovolníci → Úkoly. Pro organizátorovo vlastní plánovací nástěnku — termíny, priority, závislosti — viz Nástěnka úkolů akce.

Co zde můžete dělat

Zapsat, co se musí stát, a přidělit tomu čas začátku a termín dokončení.
Přidělit úkol jednomu nebo více potvrzeným dobrovolníkům, směně, týmu nebo všem.
Sledovat ho ve čtyřech stavech: Otevřený, Řeší se, Zablokováno a Hotovo.
Rozdělit úkol na kontrolní seznam a diskutovat o něm v komentářích.

Přidání úkolu

Do pole názvu napište, co je třeba udělat, například „Vyzvednout lampiony v tiskárně“.
U položky Pro vyberte jednoho potvrzeného dobrovolníka, nebo ponechte Celý tým. Lidé, kteří byli jen pozváni, v seznamu nejsou; stránka říká, kolik lidí ještě čeká.
Vyberte Tým, ke kterému úkol patří. Vedoucí týmu musí vybrat jeden ze svých týmů.
Nastavte Začátek, pokud má úkol čas.
Klikněte na Další podrobnosti, kde vyberete Směnu (každý na této směně dostane úkol), Termín a popis.
Klikněte na Přidat úkol.

Kdo úkol dostane, se určuje v tomto pořadí: jmenované osoby, pokud nějaké jsou, jinak lidé na směně, jinak tým, jinak všichni. Jmenované osoby dostanou e-mail „Nový úkol dobrovolníka v …“ ve chvíli, kdy jsou přidány. Úkol, který má čas začátku a je určen jmenovaným osobám, směně nebo týmu, odešle jednu připomínku asi dvě hodiny před začátkem; úkol pro všechny žádnou připomínku nemá.

Práce se seznamem

Nejprve jsou otevřené úkoly, potom hotové, vždy v časovém pořadí. Řádek pod názvem říká, pro koho úkol je, jeho začátek a termín, a kdy byl dokončen a kdo jej označil — dobrovolník, nebo „Označeno jako hotové organizátorem“. Kulaté políčko označí úkol jako hotový nebo nehotový. Nabídka stavu nastavuje Otevřený, Řeší se, Zablokováno nebo Hotovo; použijte Zablokováno pro úkol, který čeká na něco jiného. Kontrolní seznam ukazuje, kolik položek je hotových, a umožňuje je zaškrtávat. Komentáře uchovávají diskusi k úkolu. Upravit změní všechno ostatní.

Úprava úkolu

Klikněte na Upravit vedle názvu úkolu.
U položky Lidé zaškrtněte všechny, pro které úkol je. Pokud nikoho nezaškrtnete, úkol patří směně, týmu nebo všem.
Změňte Směnu, časy Začátek a Termín a podrobnosti.
U položky Kontrolní seznam napište jednu položku na řádek. Položky, které necháte beze změny, si zachovají svou zaškrtnutou hodnotu, takže přepsání třetí položky neodškrtne položky jedna a dvě.
Klikněte na Uložit. Smazat úkol úkol odstraní.

Dobré vědět

Časy jsou vlastní časy akce podle nástěnných hodin, stejně jako u směn.
Dobrovolníci vidí své úkoly v části Moje dobrovolnictví. Stav mohou měnit sami, zaškrtávat položky kontrolního seznamu a přidávat komentáře; organizátor a vedoucí týmu to vidí tady okamžitě.
Přidělit úkol osobě, která není potvrzena, je odmítnuto. Pokud se někdo vrátí zpět nebo je vyřazen z akce, jeho úkoly se vrátí týmu.
Úkoly s časem začátku nebo termínu se zobrazí v Harmonogramu dne; Zablokované a po termínu zobrazené úkoly se ukážou v Živě.
Vedoucí týmu vidí a mění pouze úkoly svých vlastních týmů.
Označení úkolu jako hotového nastaví stav na Hotovo; označení jako nehotového jej vrátí na Otevřený.

Řešení problémů

Osoba, kterou chci, není v seznamu — úkoly lze přidělit jen potvrzeným dobrovolníkům. Potvrďte je v části Lidé.
„Tento dobrovolník už není pro tuto akci potvrzen“ — osoba byla odebrána nebo se vrátila zpět poté, co jste formulář otevřeli. Vyberte jinou osobu.
Nikdo nedostal e-mail k mému úkolu — e-maily chodí jmenovaným osobám v okamžiku, kdy jsou přidány. Úkol pro směnu nebo tým se při vytvoření neposílá e-mailem; objeví se na stránce Moje dobrovolnictví a připomínka před jeho začátkem je dosáhne.

Související

1.9 Nástěnka úkolů akce

Nástěnka úkolů je plánovací seznam organizátora pro jednu akci: vše, co je třeba udělat před akcí, během ní a po ní, s prioritou, termínem, časem začátku, odpovědnou osobou a případně úkolem, na který je třeba počkat. Otevřete akci a v nabídce Správa zvolte dole Správa úkolů. Je oddělená od úkolů dobrovolníků, což jsou práce dobrovolnického týmu; na nástěnce plánujete a úkol z nástěnky můžete předat členovi týmu nebo potvrzenému dobrovolníkovi.

Co zde můžete dělat

Přidávat úkoly s názvem, kategorií, prioritou, termínem a časem začátku.
Použít připravené úkoly z knihovny šablon a nechat termíny zapadnout na své místo.
Přiřadit úkol sobě, členovi týmu nebo potvrzenému dobrovolníkovi.
Nechat úkol čekat na jiný úkol a vést k němu kontrolní seznam a komentáře.
Sledovat šest počítadel — celkem, čekající, probíhající, dokončené, zablokované a po termínu — a celkový ukazatel postupu.

Přidání úkolu

Řádek nahoře slouží k rychlému přidání: stačí název.

Napište název, například „Potvrdit objednávku cateringu“.
Volitelně nastavte Začátek — datum a čas, kdy práce začíná. Úkol s časem začátku se zobrazí v harmonogramu dobrovolníků Harmonogram dne a dobrovolník, kterému je přidělen, dostane připomínku asi dvě hodiny předem.
Vyberte Kategorii: Místo a logistika, Marketing a propagace, Produkce a technika, Správa dodavatelů, Komunikace, Finance a rozpočet, Řízení rizik nebo Po akci.
Klikněte na Další podrobnosti a nastavte prioritu (Vysoká, Střední, Nízká), termín a popis.
Klikněte na Vytvořit úkol. Úkol začíná jako Čekající se střední prioritou, pokud jste nevybrali jinou.

Karty nahoře počítají úkoly podle stavu; kliknutím na jednu z nich, například Zablokováno, zobrazíte jen tyto úkoly, a štítky pod nimi filtrují podle kategorie. Záložka Knihovna šablon otevře připravené úkoly a Přidat úkol přeskočí na rychlé přidání.

Práce s kartou úkolu

Každá karta ukazuje svou prioritu, kategorii, čas začátku, termín a stav. Kulaté políčko ji označí jako dokončenou. Šedý štítek Čeká na se objeví, dokud úkol, na kterém závisí, není dokončen. Zelený štítek se jménem dobrovolníka ukazuje, komu je úkol přidělen. První rozbalovací nabídka jej přiřazuje, druhá mění stav mezi Čekající, Probíhá a Zablokováno, a tužka otevře formulář pro úpravy. Termín v minulosti zabarví kartu červeně a označí ji jako Po termínu.

Úprava úkolu

Klikněte na tužku na kartě.
Změňte Název úkolu, Kategorii, Prioritu, Datum splatnosti a Začátek.
U položky Čeká na vyberte jiný úkol této akce, který musí být dokončen dřív. Karta pak ukazuje Čeká na onen úkol, dokud není hotový. Úkol nemůže čekat sám na sebe a dva úkoly nemohou čekat jeden na druhý.
U položky Kontrolní seznam napište jednu položku na řádek; položky, které necháte beze změny, si zachovají svou zaškrtnutou hodnotu.
Přidejte popis a klikněte na Uložit.

Přiřazení úkolu

První rozbalovací nabídka na každé kartě má dvě skupiny. Tým vypisuje vás (Já (vlastník)) a členy vašeho týmu organizátora. Dobrovolníci vypisuje dobrovolníky, kteří jsou na této akci potvrzeni.

Člen týmu může převzít úkol, jen pokud jeho role na něj stačí: vedoucí místa přebírá úkoly Místo a Rizika, finanční manažer Finance, marketing Marketing a Komunikaci, a pomocná role zaměstnance cokoli. Úkol z knihovny šablon může uvádět vlastní roli. Jinak vám řekneme, kterou roli vybrat. Vy jako vlastník můžete převzít cokoli.
Člen týmu, kterému je úkol přidělen, dostane oznámení.
Dobrovolník dostane stejný e-mail „Nový úkol dobrovolníka“ jako u úkolu dobrovolníka a vidí úkol na stránce Moje dobrovolnictví, kde může měnit stav, zaškrtávat kontrolní seznam a komentovat. Úkol má v jednu chvíli jen jednu osobu; výběr někoho jiného první nahradí.
Zvolte Nepřiřazeno, pokud chcete přiřazení zrušit.

Použití knihovny šablon

Klikněte na Knihovna šablon.
Zaškrtněte úkoly, které chcete, jednotlivě nebo celou kategorii najednou pomocí Vybrat vše.
Klikněte na Použít vybrané šablony. Úkoly se vytvoří pro tuto akci.

Knihovna obsahuje připravené úkoly v osmi kategoriích, každý s prioritou a typickou dobou předstihu, například „30 dní předem“. Termíny se vypočítají z data akce. Pokud je akce blíž, než je předstih šablony, termíny se zhustí tak, aby žádný nebyl v minulosti, a zachovají své pořadí. Úkoly po akci zůstávají až po ní. Šablony, které jste už použili, mají fajfku a nelze je použít znovu.

Dobré vědět

Kdo smí nástěnku používat, rozhoduje oprávnění Úkoly: organizátor, vedoucí místa a koordinátoři dobrovolníků ho mají a v roli na míru ho můžete zaškrtnout. Je to oprávnění oddělené od úprav akce.
Dokončený úkol ukazuje, kdy byl dokončen. Odškrtnutím se vrátí na Čekající.
Smazání úkolu nejprve vyžaduje potvrzení.
Úkoly na nástěnce s časem začátku se zobrazí v Harmonogramu dne pro osoby, které mají oprávnění Úkoly.
Pokud byli dobrovolníci pozváni, ale nikdo nebyl potvrzen, stránka to řekne a odkáže na Lidé; v seznamu se objevují jen potvrzení dobrovolníci.

Řešení problémů

„… nemůže převzít úkol …“ — role člena týmu nepokrývá danou kategorii. Vyberte člena s vhodnou rolí, člena personálu nebo dobrovolníka.
Dobrovolník v seznamu není — pro tuto akci zatím není potvrzen.
„Na tento úkol nelze čekat“ — úkol patří jiné akci, nebo by jeho výběr vedl k tomu, že by dva úkoly čekaly jeden na druhý.
Termíny použitých šablon jsou příliš blízko u sebe — akce je blízko, takže předstihy byly zhuštěny, aby se vešly.

Související

1.10 Harmonogram dne a zobrazení Živě

Dvě záložky dobrovolníků akce jsou určeny pro dny kolem akce. Harmonogram dne dává každou směnu a každý úkol s časem do jednoho seznamu v pořadí, aby všichni pracovali podle stejného plánu, klidně na papíře. Živě ukazuje, co se děje právě teď: kdo je na směně, kdo se neukázal a co je po termínu. Otevřete akci, poté Tým a partneři → Dobrovolníci a zvolte záložku. Obě jsou přístupné organizátorovi, koordinátorům dobrovolníků a — pro jejich vlastní týmy — vedoucím týmů.

Co zde můžete dělat

Vidět celou akci jako jednu časovou osu, po dnech, s tím, kdo co dělá a kde.
Vytisknout harmonogram dne, nebo ho otevřít na telefonu u vchodu.
Zúžit plán na jeden tým.
V den akce vidět, kolik dobrovolníků je odbaveno, zavolat nebo napsat těm, kteří chybí, a odbavit je sami.
Včas zachytit úkoly, které jsou zablokované nebo po termínu, dřív než vás stojí večer.

Harmonogram dne

Harmonogram dne má jeden blok na den, každý začíná datem. Každý řádek ukazuje čas, barevný štítek pro to, o co jde, a název, a pod ním, kdo to dělá a kde. Existují tři druhy řádků:

Směna — směny dobrovolníků s jejich časovým rozsahem, jejich lidmi (nebo „Zatím nikdo (potřeba 3)“), jejich týmem a místem.
Úkol — úkoly dobrovolníků, které mají čas začátku nebo termínu, pro jmenované osoby nebo pro „Celý tým“. Hotové úkoly jsou našedlé a přeškrtnuté.
Nástěnka úkolů — úkoly z nástěnky úkolů akce, které mají čas začátku, s jejich odpovědnou osobou. Zobrazují se jen lidem, kteří mají oprávnění Úkoly.

Rozbalovací nabídka zúží seznam na jeden tým. Tisknout otevře čistou verzi v novém panelu bez nabídek; klikněte na jeho tlačítko Tisknout, nebo použijte příkaz tisku vašeho prohlížeče. Časy jsou vlastní časy akce.

Zobrazení Živě

Záložka Živě se sama obnovuje každou minutu a Obnovit to udělá na požádání. Karty nahoře počítají směny, které právě běží, odbavené lidi, lidi Neodbaveno, úkoly po termínu nebo zablokované a položky chybějící v balících seznamech vašich týmů. Pod nimi:

Směna začala, bez odbavení vypisuje lidi, jejichž směna začala před více než 15 minutami a kteří se neodbavili. Každý řádek má Zavolat (otevře vytáčení telefonu), Sdílet na WhatsAppu, pokud je číslo v mezinárodním tvaru (začíná + nebo 00), a Odbavit, kterým je označíte jako přítomné.
Dva seznamy směn: ty, které právě běží, a ty, které začínají během následujících tří hodin, každá s počtem odbavených oproti počtu lidí na směně a počtu, který je potřeba. Oranžová znamená, že směna není plná.
Úkoly vyžadující pozornost vypisuje úkoly, které jsou Zablokované, nebo jejichž termín uplynul, aniž byly splněny, a pro koho jsou.

Dobré vědět

Zobrazení Živě je pro okamžik. Před akcí ukazuje „Právě nic“, dokud nezačne první směna; k plánování používejte harmonogram dne.
Odbavení odsud je totéž jako Odbavit na záložce Směny. Hodiny se počítají od tohoto okamžiku.
Vedoucí týmu vidí směny a úkoly svých vlastních týmů a také ty bez týmu. Odbavit může jen lidi ze svých vlastních týmů.
Stránka si čerstvá data od serveru vyžádá jen na pozadí. Nepřidává vám to přihlášení: nečinná obrazovka se stále odhlásí po vašem časovém limitu nečinnosti.
Chybějící položky pocházejí ze seznamů balení vašich týmů; viz Inventář týmu.

Řešení problémů

Osoba chybí v harmonogramu dne — směny se vždy zobrazují; úkoly jen tehdy, když mají čas začátku nebo termínu.
Sdílet na WhatsAppu chybí — telefonní číslo nemá mezinárodní předvolbu. Upravte číslo v seznamu, například +49 …, a tlačítko se objeví.
Všichni se zobrazují jako neodbavení — dobrovolníci se odbavují sami na stránce Moje dobrovolnictví až hodinu před svou směnou. Pokud nemohou, odbavte je zde.
Harmonogram dne je prázdný — nejprve přidejte směny a úkoly s časy.

Související

1.11 Zprávy vašim dobrovolníkům

Záložka Zprávy píše lidem, kteří pomáhají na jedné akci: všem potvrzeným, jednomu týmu, lidem na jedné směně, nebo lidem, kteří dosud neodpověděli. Stejné texty lze zkopírovat pro vaši skupinu na WhatsAppu. Otevřete akci, poté Tým a partneři → Dobrovolníci → Zprávy.

Co zde můžete dělat

Poslat jeden e-mail vybrané skupině dobrovolníků, s předmětem a zprávou.
Zkopírovat stejný text, připravený k vložení do WhatsAppu.
Přečíst si, co bylo dříve odesláno, komu a kým.

Odeslání zprávy

U položky Komu vyberte, kdo ji dostane:
- Všichni potvrzení — každý potvrzený dobrovolník této akce. Vybrat to mohou jen organizátor a koordinátoři dobrovolníků.
- Jeden tým — potvrzení lidé z týmu, který vyberete v dalším kroku.
- Jedna směna — potvrzení lidé na směně, kterou vyberete v dalším kroku.
- Lidé, kteří dosud neodpověděli — každý, kdo byl pozván nebo se přihlásil a stále čeká.
Napište Předmět, až 200 znaků.
Napište Zprávu, až 5 000 znaků. Nejlepší je prostý text se zalomeními řádků.
Klikněte na Odeslat a potvrďte, že zpráva jde všem ve vybrané skupině. Stránka vám řekne, kolika lidem byla odeslána.

Chcete-li stejný text odeslat do skupiny na WhatsAppu, klikněte před odesláním nebo po něm na Kopírovat pro WhatsApp. Zkopíruje předmět tučně, za ním zprávu, připravené k vložení.

Čtení odeslaných zpráv

Pod položkou Odeslané zprávy jsou uvedeny poslední zprávy s jejich předmětem, příjemci, počtem lidí, časem a odesílatelem. Kliknutím na řádek zprávu přečtete.

Dobré vědět

E-maily se odesílají v rámci vašeho vlastního hodinového limitu odeslání (Nastavení → E-mail), stejného jako u pozvánek a připomínek, a jsou rozloženy tak, aby ten poslední odešel před koncem akce. Velká zpráva proto může několik hodin putovat ke všem.
Pokud je ve vybrané skupině nikdo — tým bez potvrzených lidí, prázdná směna — nic se neodešle a dostanete o tom zprávu.
Vedoucí týmu může psát jen do svých vlastních týmů a směn těchto týmů a lidem z jeho týmů, kteří neodpověděli. Nevidí Všichni potvrzení a jejich historie ukazuje jen jejich vlastní zprávy a zprávy jejich týmům.
Zprávy jdou na adresu uvedenou v seznamu. Jsou o pomoci na akci; u vstupenek a objednávek použijte raději Zprávy účastníkům a Oznámení účastníkům.
Zprávu po odeslání nelze vzít zpět. Před potvrzením si ji pozorně přečtěte.

Řešení problémů

„V této skupině zatím nikdo není“ — skupina je prázdná. Potvrďte lidi v části Lidé, nebo zvolte jinou skupinu.
„Můžete psát jen do svých vlastních týmů“ — jste vedoucí týmu a vybrali jste skupinu mimo své týmy.
Někdo říká, že nic nedorazilo — e-mail může ještě čekat na váš hodinový limit, nebo být ve spamu. Pošlete mu kopii pro WhatsApp.
Nelze vybrat Všichni potvrzení — psát všem mohou jen lidé, kteří spravují všechny dobrovolníky (organizátor, koordinátor dobrovolníků).

Související

1.12 Hodiny dobrovolníků a soukromí

Záznam dobrovolníka v seznamu obsahuje to, co potřebujete k práci s ním: jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, dovednosti, vaše vlastní poznámky a hodiny, které odpracoval na vašich směnách. Tento článek vysvětluje, kdo co vidí, jak funguje výpis hodin a jak smazat údaje dobrovolníka. Seznam najdete v Růst → Dobrovolníci.

Co zde můžete dělat

Zkontrolovat, kdo ve vašem týmu vidí které údaje.
Stáhnout výpis hodin dobrovolníka jako PDF.
Smazat dobrovolníka a vše, co o něm bylo zaznamenáno.

Kdo co vidí

Vy a koordinátoři dobrovolníků vidíte kontaktní údaje každé osoby na záložce Lidé a vše v seznamu.
Vedoucí týmu vidí seznam, aby mohl lidi nabírat, ale ne poznámky.
Export CSV seznamu obsahuje kontaktní údaje, dovednosti, poznámky a hodiny. Uchovejte ten soubor v bezpečí a po použití jej smažte.

Hodiny a výpis

Hodiny jsou doba mezi odbavením na příchod a odbavením na odchod na směně. Počítají se jen směny, u kterých byl zaznamenán odchod, a jen u akcí, na které byla daná osoba potvrzena. V seznamu sloupec Hodiny je sečte. Ikona stažení v řádku osoby dá PDF Výpis hodin dobrovolnictví pro školu, zaměstnavatele nebo žádost o stipendium. Uvádí každou akci s datem, počtem směn a hodin, celkem a datem vydání a říká, že vychází z odbavení, která jste zaznamenali. Nejde o snímek: uvádí záznam ke dni, kdy byl vytištěn.

Dobré vědět

Dobrovolník může požádat, aby už nebyl zvaný, pomocí odkazu v jakékoli pozvánce. Pak se zobrazuje jako Nechtějí pozvánky a nelze ho pozvat.
Smazat ze seznamu odstraní osobu a spolu s ní jejich pozvánky, směny a hodiny na všech vašich akcích. To je to, co žádá žádost o smazání jejích údajů, takže to není zmírněno a nelze to vrátit zpět.
Když se někdo přihlásí z stránky akce, je informován, že jeho jméno, e-mail, telefon a dovednosti jsou s vámi sdíleny kvůli organizaci dobrovolnického týmu.

Řešení problémů

Výpis hodin je prázdný — žádná směna této osoby ještě nebyla odbavena na odchod, nebo není potvrzena na žádné akci.
Výpis ukazuje méně hodin, než se čekalo — směna, u které byl zaznamenán příchod, ale nikdy odchod, se nepočítá. Uzavřete ji tlačítkem Odbavit odchod na záložce Směny a výpis stáhněte znovu.

Související

1.13 Vstupenka pro dobrovolníky s poděkováním

Vstupenka s poděkováním umožní vašim dobrovolníkům navštívit akci, u které pomáhají, zdarma nebo za sníženou cenu. Je to běžný typ vstupenky se zapnutou volbou Jen dobrovolníci. Každý ji vidí na stránce akce, ale koupit ji mohou jen lidé, kteří jsou potvrzeni jako dobrovolníci této akce. Vytvoříte ji v části Vstupenky a ceny → Typy vstupenek v nabídce Správa dané akce; záložka Nastavení dobrovolníků vám řekne, zda akce nějakou má.

Co zde můžete dělat

Nabídnout dobrovolníkům vstupenku zdarma, nebo za cenu, kterou zvolíte.
Omezit ji na jednu na dobrovolníka, nebo povolit doprovod.
Ukázat dobrovolníkům vaše vlastní poděkování tam, kde ji kupují.

Vytvoření vstupenky

Otevřete Vstupenky a ceny → Typy vstupenek a klikněte na Přidat typ vstupenky, nebo na Upravit u existujícího typu.
Dejte jí název, například „Poděkování dobrovolníkům“, a nastavte Cenu. Nula znamená zdarma.
Nastavte Kapacitu zhruba na počet vašich dobrovolníků.
Zaškrtněte Jen dobrovolníci: „Zobrazeno všem; kupovat ji mohou jen potvrzení dobrovolníci této akce (jeden na osobu)“.
U položky Max. na osobu nechte pole prázdné, pokud chcete jednu vstupenku na dobrovolníka, nebo zadejte vyšší číslo, pokud chcete povolit doprovod.
Klikněte na Uložit změny, nebo přidejte typ vstupenky.

Co vidí návštěvníci a dobrovolníci

Na veřejné stránce akce je vstupenka v seznamu se zeleným štítkem Jen dobrovolníci, stejně jako se zobrazují vstupenky jen pro členy. Návštěvník, který není přihlášen, čte „Pro dobrovolníky této akce — přihlaste se, abyste ji získali“; přihlášená osoba, která není potvrzeným dobrovolníkem, čte „Pro potvrzené dobrovolníky této akce“, s odkazem na přihlášení jako dobrovolník, pokud jste zapnuli přihlašování. Potvrzený dobrovolník vidí vstupenku odemčenou, s vaší poděkovací zprávou nad seznamem.

Dobrovolník ji kupuje jako každou jinou vstupenku, přihlášen, běžným pokladním procesem. U bezplatné vstupenky se neplatí. Vaše poděkovací zpráva se také zobrazí vedle vstupenky při pokladně a v potvrzovacím e-mailu.

Vysvětlení nastavení

Cena — nula pro bezplatnou vstupenku, nebo jakákoli cena pro sníženou.
Max. na osobu — počítá se napříč všemi jejich objednávkami. Prázdné pole znamená jednu na dobrovolníka.
Poděkovací zpráva — nastavuje se na záložce Nastavení dobrovolníků, až 300 znaků, se zástupným výrazem {name} pro jméno dobrovolníka. Viz Nábor pomocí připojovacích odkazů, přihlašování a kopírovaných nastavení.

Dobré vědět

Vstupenka nemění cenu, kterou vaše akce inzeruje. Je vynechána z výpisů, výsledků vyhledávání, cenových rozpětí a kanálů, takže bezplatná vstupenka pro dobrovolníky nemůže učinit placenou akci zdarma.
Kupovat ji mohou jen potvrzení dobrovolníci. Člověk, který byl jen pozván, nebo se vrátil zpět, ji koupit nemůže. Dobrovolník musí být přihlášen pod e-mailovou adresou uvedenou v seznamu; pozvánka mu umožní vytvořit si účet.
Vstupenka je poté stejná jako každá jiná: má QR kód a skenuje se u vchodu.
Dobrovolníci najdou také tlačítko Získat můj lístek na stránce Moje dobrovolnictví, pokud jste ji pro ně připravili.
Vstupenka se počítá do kapacity akce jako každá jiná vstupenka.

Řešení problémů

Dobrovolník nemůže vstupenku vidět nebo koupit — musí být Potvrzen na této akci a být přihlášen pod e-mailovou adresou, na kterou jste ho pozvali. Účty se propojují se záznamy v seznamu jen u ověřené e-mailové adresy.
Záložka Nastavení říká, že není vstupenka pro dobrovolníky — žádný typ vstupenky této akce nemá zaškrtnuto Jen dobrovolníci. Použijte Jít na vstupenky a vytvořte ji.
Dobrovolník potřebuje dvě vstupenky — zvyšte Max. na osobu u typu vstupenky.

Související

1.14 Inventář týmu: přehled

Inventář je seznam všeho, co váš spolek vlastní, půjčuje nebo nakupuje pro své události: židle, reproduktory, bubny dhol, visačky na krk, rýže, talíře. Najdete jej pod položkou Inventář ve skupině Práce v postranním panelu organizátora. Každá položka patří jednomu dobrovolnickému týmu, který se o ni stará, nebo do Společného skladu, který spravujete vy a koordinátoři dobrovolníků.

Co zde můžete dělat

Mít jeden seznam pro každý tým. Vidíte všechny položky. Každý řádek ukazuje odznak týmu, zda je položka Vybavení nebo Spotřební materiál, její kategorii, kolik je k dispozici z celkového počtu, kde se nachází a v jakém je stavu.
Vidět, kdo ji má. Mezi událostmi je položka buď u člověka z vašeho seznamu dobrovolníků, nebo na místě, které pojmenujete, například „sklad v Kulturhalle, místnost B“. Vypůjčené položky také uvádějí, kdo je zapůjčil.
Vědět, co koupit. Položky, které dochází, se zobrazí červeně a objeví se v Nákupním seznamu.
Zaznamenávat nákupy s účtenkami a vidět, kdo ještě musí dostat peníze zpět — viz Nákupy, účtenky a nákupní seznam.
Plánovat každou událost pomocí jednoho seznamu k balení na tým — viz Seznamy k balení pro události.
Tisknout QR štítky, které nalepíte na položky — viz QR štítky.

Čtení stránky Inventář

Tři dlaždice nahoře ukazují Celkem položek (jen aktivní položky), Nízký stav a Celková hodnota, což je jednotková cena násobená celkovým množstvím. Kliknutím na dlaždici Nízký stav otevřete nákupní seznam.
Záložky pod nadpisem otevřou Nákupní seznam a Nákupy; tlačítka vedle nadpisu jsou QR štítky a Přidat položku.
Seznam zúžíte filtry: hledání podle názvu, SKU nebo čárového kódu, Tým (tým, nebo Společný sklad), Typ (Vybavení nebo Spotřební materiál), Kategorie, Pouze nízký stav a Zobrazit neaktivní položky. Vymazat je odstraní.
Každý řádek začíná odznakem týmu. Kliknutím na Upravit na řádku otevřete položku — viz Položky: přidávání, hledání a správa.

Pod Pouze nízký stav uvidíte, co kleslo na svou minimální hodnotu. Počet dostupných kusů zčervená a napíše „minimum 20“. Položka je nízká, když má minimum vyšší než nula a počet dostupných kusů je tomuto minimu rovný nebo nižší.

Týmy, společný sklad a kdo co vidí

Vy vidíte a měníte všechny položky včetně Společného skladu a jste jediný, kdo spravuje kategorie (tlačítko Spravovat kategorie).
Vedoucí týmu vidí a mění jen položky týmu, který vede, ze své vlastní stránky: Inventář vašeho týmu. Nikdy nevidí zásoby jiného týmu a nemohou položku dát do Společného skladu.
Koordinátor nebo správce události pracuje se seznamy k balení události z Správa → Inventář události. Společný sklad nemá vedoucího, takže se o něj starate vy a koordinátoři.
Půjčování mezi týmy není funkcí platformy: týmy si věci půjčují mimo systém.

Dobré vědět

Vybavení se po události vrací. Spotřební materiál se spotřebuje a kupuje se znovu; když zaznamenáte vrácení události, uvedete, kolik kusů bylo spotřebováno.
Položku, která je vydána na událost, nelze smazat, dokud se nevrátí.
Spotřebované a chybějící kusy opouštějí sklad navždy. Poškozené položky zůstávají v celkovém počtu, ale nejsou dostupné.
Položky, které vypnete zaškrtávacím polem Aktivní na stránce položky, zmizí ze seznamu i z výběru pro seznam k balení. Zaškrtněte Zobrazit neaktivní položky ve filtrech, aby se znovu zobrazily, označené Neaktivní; otevřete ji a zaškrtněte Aktivní, aby se vrátila.
Kategorie (například Zvuk a osvětlení, Nábytek, Catering) sdílejí všechny týmy. Přidejte je pod Spravovat kategorie.

Řešení problémů

Položka v seznamu chybí — zkontrolujte filtr Tým a zaškrtněte Zobrazit neaktivní položky, pro případ, že byla položka vypnuta. Vlastní stránka vedoucího ukazuje jen jeho tým.
Čítač Nízký stav ukazuje nula, ačkoli něco je skoro vyprodané — položka nemá nastavené minimum. Otevřete ji a zadejte Min. skladový práh.
Počet dostupných kusů je nižší, než co je na polici — zbytek je naplánován na seznamu k balení události nebo je ještě venku. Otevřete položku: panel Rezervováno na akcích ukazuje kde.

Související

1.15 Položky: přidávání, hledání a správa

Položka je jeden druh věci, kterou uchováváte, s množstvím: „Skládací židle, 420“. Tento článek popisuje přidání položky, určení, kde se nachází, půjčené položky a další možnosti na stránce položky. Otevřete Inventář ve skupině Práce a klikněte na Přidat položku, nebo na Upravit u existujícího řádku.

Přidání položky

Klikněte na stránce Inventář na Přidat položku a zadejte Název položky. Je to jediný text, který je povinný, spolu s množstvím, stavem a vlastnictvím.
Vyberte Tým, který se o ni stará. Ponechte Společný sklad, pokud se o ni nikdo konkrétní nestará. Vedoucí týmu, který přidává položku na své vlastní stránce, nemůže volit: vždy patří jeho týmu.
Vyberte Typ: Vybavení se po akci vrací, Spotřební materiál se spotřebuje a kupuje se znovu.
Zadejte Celkové množství a případně Jednotku, například ks, kg nebo role. U všeho, co kupujete opakovaně, nastavte Min. skladový práh; když zásoby klesnou na tuto hodnotu, položka se objeví na nákupním seznamu.
Určete, kde se nachází, v části Kdo má (osoba z vašeho seznamu dobrovolníků) nebo Místo uskladnění.
Vyberte Podmínku (Nová, Dobrá, Uspokojivá, Špatná, Poškozená, Vyřazená) a Vlastnictví. U položek Zapůjčený se zobrazí pole Půjčeno od: napište, komu patří, například rodině Patelových. U možností Pronajatý a Vlastní toto pole není.
Volitelně přidejte kategorii, SKU, popis, čárový kód, obrázek a Jednotkovou cenu (používá se pro celkovou hodnotu), a pak klikněte na Vytvořit položku.

Vysvětlení nastavení

SKU — váš vlastní kód. Musí být mezi vašimi položkami jedinečný.
Min. skladový práh — nula znamená „neupozorňovat mě“. Nad nulou je položka na nízkém stavu, když dostupné množství je rovno této hodnotě nebo ji nepřesahuje.
Aktivní (u existující položky) — vypněte u věci, kterou již nepotřebujete. Zmizí ze seznamu, z nákupního seznamu, štítků i z výběru pro seznam balení. Položku znovu najdete pomocí Zobrazit neaktivní položky na stránce Inventář.
Obrázek — JPG, PNG nebo WebP, až 2 MB.

Kde je?

Otevřete položku tlačítkem Upravit. Panel Kde to je vám ve větě řekne: „U Ravi Patela“, „V kanceláři sdružení“, nebo že nikdo neuvedl, kde se nachází, plus kdo ji půjčil. Změňte to pomocí seznamu osob a pole pro místo a pak klikněte na Uložit. Můžete použít obojí: osobu i místo.

Vedle toho přidá Zaznamenat nákup zásoby spolu s účtenkou; viz Nákupy, účtenky a nákupní seznam.

Další na stránce položky

Rezervováno na akcích — zobrazí se, když je položka na seznamu balení aktuální nebo nadcházející akce. Má rychlá tlačítka Odebráno a Vše vráceno; viz Štítky QR.
Doplnění — přidá množství s volitelnou poznámkou, bez nákupu. Použijte to pro zásoby, které byly nalezeny, darovány nebo znovu spočítány.
Údržba — zapište servis, opravu nebo kontrolu s datem, cenou a datem příštího servisu.
Historie transakcí — poslední pohyby: odneseno na akci, vráceno, spotřebováno, doplněno.
Smazat — vyžádá potvrzení. Je odmítnuto, dokud je část množství ještě vypůjčena pro akci.

Dobré vědět

Změna týmu položky ji přesune do seznamu tohoto týmu a jeho vedoucí ji pak může spravovat.
Množství jsou celá čísla. Dostupné množství je celkové množství minus to, co je naplánováno nebo venku na seznamech balení akcí, minus poškozené, spotřebované a chybějící položky.
Cena za kus slouží jen pro dlaždici Celková hodnota. Peníze, které skutečně utratíte, se evidují jako nákupy.

Řešení problémů

SKU je odmítnuto — jiná z vašich položek už ho používá.
Půjčeno od se nezobrazuje — nejprve vyberte Zapůjčený u Vlastnictví.
U Kdo má nemohu vybrat osobu — seznam zobrazuje váš seznam dobrovolníků. Nejprve osobu přidejte v části Dobrovolníci.

Související

1.16 Nákupy, účtenky a nákupní seznam

Když tým něco nakoupí pro inventář, zaznamenáte to jako nákup: množství se připočte na sklad, účtenka se uchová a peníze se objeví mezi náklady akce. Pokud volontér zaplatil z vlastní kapsy, nákup zůstává otevřený, dokud ho neoznačíte jako proplacený. Seznam najdete v Inventář → Nákupy, a co nakoupit, v Inventář → Nákupní seznam.

Zaznamenání nákupu

Na stránce Inventář otevřete položku, kterou jste koupili (Upravit).
V sekci Zaznamenat nákup zadejte Počet nakoupených kusů, Zaplacenou částku a Datum.
Pod Zaplatil(a) vyberte Spolek, nebo volontéra, který zaplatil. Nákup volontéra je označen jako K proplacení, dokud ho nevyrovnáte.
Volitelně vyberte Pro akci a připojte Účtenku (PDF, JPG, PNG nebo WebP, až 10 MB).
Klikněte na Zaznamenat nákup. Množství se okamžitě připočte na sklad položky.

Stránka Nákupy

Zobrazují se všechny nákupy všech týmů, od nejnovějších, s datem, položkou, týmem, osobou, která zaplatila, a částkou. Vedoucí týmu vidí pouze nákupy svého vlastního týmu.

Žluté upozornění uvádí celkovou částku, kterou ještě musíte vrátit dobrovolníkům. Kliknutím na Zobrazit vypíšete jen otevřené položky.
Sloupec Zaplatil(a) ukazuje dobrovolníka a stav K proplacení, nebo Proplaceno. Nákupy zaplacené spolkem nemají žádný štítek.
Kliknutím na Účtenka otevřete soubor, který jste připojili. Účtenky jsou soukromé: mohou je otevřít pouze vy a vedoucí týmu.
Když jste dobrovolníkovi zaplatili, klikněte na Označit jako proplacené. Označit jako neproplacené to vrátí zpět. Může to udělat pouze vy jako organizátor; vedoucí vidí stav, ale nemá tlačítko.

Nákupní seznam

Nákupní seznam ukazuje každou aktivní položku na nebo pod jejím minimálním stavem, seskupenou podle týmu. Týmy bez položek se nezobrazují a Společný sklad je skupina jako každá jiná.

Každá skupina týmu uvádí své položky; řádek vpravo říká, kolik kusů zbývá a jaké je minimum.
Pole Sdílet seznam obsahuje tentýž seznam jako prostý text, s názvem týmu tučně pro WhatsApp.
Klikněte na Kopírovat a vložte ho do skupiny svého týmu.

Dobré vědět

Nákup je běžný náklad. Zobrazí se mezi náklady akce a v jejím přehledu zisku a ztráty; název zní „40 × Basmati rýže“. Vybavení se řadí do kategorie vybavení, spotřební materiál do kategorie ostatní. Měna je měna položky, nebo euro, pokud žádnou nemá.
Pokud nevyberete žádnou akci, nákup patří vaší organizaci, nikoli jedné akci.
Peníze se pouze zaznamenávají. Platforma nikomu nic nevrací; vrátíte je sami a poté to označíte.
Místo nákupu použijte na stránce položky Doplnění, když nic nebylo koupeno.

Řešení problémů

Položka není na nákupním seznamu — nemá nastavené minimum, nebo její počet dostupných kusů je stále nad ním. Množství naplánovaná pro akci se počítají jako nedostupná.
Odkaz na účtenku říká, že nebyla nalezena — nákup byl zaznamenán bez souboru.
Volontér chybí pod Zaplatil(a) — nabízejí se pouze osoby ze vašeho seznamu dobrovolníků.

Související

1.17 Seznamy věcí k balení pro akce

Seznam věcí k balení určuje, které položky každý tým vezme na akci, kolik kusů, a co se vrátilo. Každá akce má vlastní seznamy, jeden pro každý tým plus Společný sklad. Otevřete akci a zvolte Spravovat → Provoz v den akce → Inventář akce. Editoři akcí a správci dobrovolníků vidí seznamy všech týmů; vedoucí týmu vidí pouze seznamy týmů, které vede.

Naplánování, co půjde na akci

Klikněte nahoře na stránce na Přidělit položku a vyberte Položku. Seznam je seskupený podle týmu a ukazuje, kolik kusů je k dispozici. Položky, které už jsou na seznamu této akce, nebo u nichž nic nezbývá, se nenabízejí.
Zadejte Počet a volitelně poznámku, poté klikněte na Přidělit. Nelze naplánovat více, než je k dispozici.
Řádek se objeví v rámečku svého týmu se stavem Přiděleno: „Naplánováno 420 · odvezeno 0 · zpět 0“, a tlačítkem Odvezeno na akci pro daný den.

V den akce: odvezeno, pak vráceno

Když položky opouštějí sklad, zadejte číslo na řádku a klikněte na Odvezeno na akci. Stav se změní na Vydáno.
Když se vrátí, vyplňte formulář vrácení na stejném řádku: Vráceno, Poškozený (vybavení), nebo Spotřebováno (spotřební materiál), Chybí a poznámku. Klikněte na Uložit. Čísla dohromady nesmí přesáhnout to, co je stále venku.
Když je vše vysvětleno, řádek ukazuje Vráceno.

Množství spotřebovaná nebo chybějící opouštějí sklad natrvalo. Chybějící položka, která se objeví později, může být znovu přidána pomocí Doplnění na její stránce položky.

Co ještě chybí

Jakmile je zaznamenáno, cokoli chybějícího – a po skončení akce i cokoli, co je ještě venku – se shromažďuje ve žlutém rámečku Ještě nevráceno. Ukazuje tým a položky. Kliknutím na Vytvořit úkol pro tým přidáte jeden úkol pro tým, „Najít chybějící položky“, s termínem za sedm dní, který vypisuje každý řádek. Zobrazí se na stránce Moje dobrovolnictví členů a u jejich vedoucího.

Formuláře pro vrácení jsou na každém řádku, který má ještě položky venku. Řádky ve Společném skladu nemají tlačítko pro úkol, protože Společný sklad nemá tým, kterému by se úkol dal přiřadit.

Dobré vědět

Přidělení nic nepřesouvá: dostupný počet u položky klesne, aby ho nikdo jiný neplánoval se stejnými židlemi, a obnoví se, když se vrátí.
Řádek můžete odebrat (Odebrat ze seznamu) jen tehdy, když nic nebylo odvezeno, nebo když je všechno zpět.
Na stránce položky ukazuje panel Rezervováno na akcích tentýž řádek s jednoklikovými tlačítky Odvezeno a Vše zpět — určenými pro použití po naskenování štítku. Vše zpět započítá vše jako vrácené, nikoli spotřebované.
Kopírování nastavení z dřívější akce (Spravovat → Dobrovolníci) může převést seznamy věcí k balení, pokud je k dispozici dost zásob.

Řešení problémů

K dispozici je jen X kusů — zbytek je naplánován pro jinou akci, nebo je stále venku. Snižte množství, nebo nejdřív vraťte položky jiné akce.
Položka není v seznamu — už je na seznamu této akce (místo toho upravte řádek), je vypnutá, nebo nemá nic k dispozici.
Vedoucí vidí prázdnou stránku — vidí pouze týmy, které vede.

Související

1.18 QR štítky

QR štítek na položce umožní komukoli ji otevřít telefonem: naskenujete ho a otevře se stránka položky s jejím umístěním, místem na seznamu věcí k balení a tlačítky pro označení odvezeno nebo vráceno. Štítky tiskněte z Inventář → QR štítky.

Tisk štítků

Na stránce Inventář můžete volitelně filtrovat podle Týmu; tlačítko QR štítky si váš filtr zachová, takže vytisknete štítky jednoho týmu najednou.
Klikněte na QR štítky. Otevře se jednoduchý list s jedním štítkem pro každou aktivní položku: QR kód, název, tým (nebo Společný sklad) a SKU.
Klikněte na Tisknout. Tlačítko a záhlaví se netisknou, pouze štítky.
Přestřihněte podél čárkovaných čar a nalepte každý štítek na položku nebo krabici.

Každý štítek ukazuje název položky pod kódem.

Skenování štítku

Namiřte fotoaparát telefonu na kód a otevřete odkaz. Musíte být přihlášeni.
Jste-li organizátor, položka se otevře na vaší stránce Inventář. Vedete-li tým, ke kterému položka patří, otevře se na vaší vlastní stránce inventáře týmu.
Pokud je položka na seznamu věcí k balení aktuální nebo nadcházející akce, horní panel Rezervováno na akcích ukazuje údaje a dvě tlačítka: Odvezeno označí všechno, co ještě má být odvezeno, Vše zpět označí všechno, co je venku, jako vrácené. Pro spotřebované, poškozené nebo chybějící položky použijte celý seznam věcí k balení.

Nadpis panelu uvádí akce a Odvezeno zaznamená celé plánované množství jako odvezené; Seznam věcí k balení otevře seznam akce. Akce, které skončily před více než sedmi dny, se už nezobrazují.

Dobré vědět

Kód obsahuje náhodný token, nikdy ID, a nic o položce samotné. Každý, kdo najde štítek bez oprávnění, je odmítnut a nevidí nic o položce ani o tom, kdo ji má.
Položky Společného skladu se otevřou pouze pro organizátora, protože nemají vedoucího týmu.
Štítek položky, kterou deaktivujete, se už netiskne. Opětovný tisk nikdy nemění existující kód, takže staré štítky dál fungují.

Řešení problémů

Sken hlásí přístup odepřen — jste přihlášeni účtem, který nevlastní inventář ani nevede daný tým.
Sken vás vyzývá k přihlášení — to je očekávané; přihlaste se a otevřete štítek znovu.
List je prázdný — vybraný tým nemá žádné aktivní položky.

Související

Kapitola 2

Dobrovolnictví

2.1 Dobrovolničení na akci

Pořadatelé na EventMann vás mohou požádat, abyste zdarma pomohli na jejich akcích, a některé akce vám umožňují nabídnout pomoc přímo ze stránky akce. Vše o tom — vaše pozvánky, směny, úkoly, údaje a lístek s poděkováním — je pod Moje dobrovolnictví ve vašem účtu. Tento článek je mapa; každá část má svůj vlastní článek.

Co zde můžete dělat

Odpovědět na pozvánku — e-mail pořadatele se ptá „Můžete pomoct?“. Otevřete ho a vyberte Ano nebo Ne. Ne nic nevyžaduje; ano vyžaduje bezplatný účet EventMann na této adrese, který si tam založíte nebo do něj přihlásíte. Viz Odpověď na pozvánku.
Nabídnout pomoc — když stránka akce říká „Chcete v této akci pomoci?“, nebo vedoucí týmu pošle odkaz pro připojení. Viz Přihlaste se nebo se připojte k týmu.
Vidět své směny, přihlašovat se a odhlašovat, vzít si směnu nebo ji vrátit — viz Moje dobrovolnictví: směny a přihlášení.
Plnit své úkoly — stav, kontrolní seznam a komentáře. Viz Vaše úkoly dobrovolníka.
Vést část akce — pokud vám pořadatel přidělil roli, například koordinátor dobrovolníků nebo pokladna, nebo vedete tým. Viz Role dobrovolníků a Moje práce a Průvodce pro vedoucí týmu.
Získat lístek pro dobrovolníky — pokud ho pořadatel nabízí, Moje dobrovolnictví zobrazí tlačítko Získat můj lístek, které otevře stránku akce. Koupit ho mohou jen potvrzení dobrovolníci, přihlášeni. Je bezplatný nebo zlevněný, obvykle jeden na osobu.

Kde to najdete

Přihlaste se a v nabídce svého účtu vyberte Moje dobrovolnictví. Položka se objeví, jakmile vás pořadatel uvede se svou e-mailovou adresou na seznamu dobrovolníků, nebo jste se přihlásili sami.
Stránka vyžaduje potvrzenou e-mailovou adresu. Pořadatelé vás zvou e-mailem; pozvánky se propojí s vaším účtem jen tehdy, když je ta adresa potvrzena.

Dobré vědět

Svou odpověď můžete změnit: říct ano po dřívějším ne, nebo ustoupit, pokud už nemůžete přijít. Ustoupení uvolní vaše směny a vrátí vaše úkoly týmu.
Dostanete e-mail, když vás zařadí na směnu nebo vám přidělí úkol, a připomenutí zhruba den před každou směnou. Úkol s časem začátku pošle připomenutí krátce předem.
Dobrovolničení je neplacené. Vaše jméno, e-mail, telefonní číslo a dovednosti se sdílejí s pořadatelem, aby mohl organizovat tým.
Každá pozvánka obsahuje odkaz, kterým lze zastavit pozvánky od tohoto pořadatele. Ostatní pořadatelé nejsou dotčeni.
Časy na směnách a úkolech jsou v časovém pásmu dané akce.

Řešení problémů

Moje dobrovolnictví je prázdné — přihlaste se s adresou, na kterou byla pozvánka odeslána, a ověřte, že je potvrzena.
Nemohu se přihlásit — přihlášení se otevře hodinu před začátkem směny a zavře se, když skončí. Pokud přijdete mimo tuto dobu, požádejte svého vedoucího nebo pořadatele, aby vás přihlásil z jejich rozpisu.
Nevidím lístek pro dobrovolníky — objeví se, jakmile jste potvrzeni na dané akci a přihlášeni. Pokud akce žádný nemá, pořadatel ho nenastavil.

Související

2.2 Odpověď na pozvánku

Když vás pořadatel pozve, abyste pomohli na akci, dostanete e-mail „Můžete pomoct na …?“ s tlačítkem Odpovědět na pozvání. Tlačítko otevře stránku určenou jen pro vás. Ne vyžaduje jediné kliknutí a nic dalšího. Ano znamená mít bezplatný účet EventMann na adrese, na kterou byla pozvánka odeslána: tento účet je místo, kde uvidíte své směny, své úkoly a tým. Odkaz je osobní: nepřeposílejte ho.

Odpovědět na pozvání

Otevřete odkaz v e-mailu. Stránka ukazuje akci, kdy a kde se koná, a vaši současnou odpověď (Pozván).
Klepněte na Ano, pomůžu, abyste se připojili k týmu, nebo na Ne, tentokrát ne, abyste odmítli. Řádek pod tlačítky vám řekne, co ano od vás vyžaduje.
Co se stane po Ano, závisí na vašem účtu:
- Na této adrese zatím nemáte účet — stránka otevře krátký formulář účtu, popsaný níže.
- Už účet máte — přejdete na přihlašovací stránku s vyplněnou adresou. Po přihlášení se vrátíte rovnou k pozvánce a vaše ano se zaznamená.
- Už jste přihlášeni s touto adresou — vaše ano se zaznamená okamžitě.
- Vaše adresa ještě není potvrzena — požádáme vás, abyste ji nejprve potvrdili. Vaše ano se zaznamená, až se vrátíte k pozvánce.
- Jste přihlášeni jako jiný člověk — stránka to řekne a nabídne Odhlásit se a pokračovat. Ano se nikdy nezaznamená pro jiný účet.
Jakmile je vaše ano zaznamenáno, uvidíte poděkování, pořadatel je informován a dostanete e-mail „Jste v týmu“. Pořadatel vás pak zařadí na směny a přidělí vám úkoly, a o každé změně budete informováni e-mailem.

Vytvořte si účet a řekněte ano

Pod nadpisem Vytvořte si bezplatný účet a odpovězte ano zkontrolujte své jméno; e-mailová adresa je pevně nastavena na tu, na kterou byla pozvánka odeslána.
Zvolte heslo a zopakujte je.
Klepněte na Vytvořit účet a odpovědět ano.
Jste přihlášeni a přistanete na stránce Moje dobrovolnictví, už v týmu. Účet je potvrzen hned, protože jste se k němu dostali odkazem zaslaným na tuto adresu.

Odkaz nikdy nemůže nastavit nové heslo pro účet, který už existuje: pokud na této adrese někdo účet už má, stránka ho pošle na přihlášení.

Potvrzeno pořadatelem

Někdy vás pořadatel nebo vedoucí týmu potvrdí, aniž by čekali na vaši odpověď, protože jste už řekli ano telefonicky. Pokud ještě nemáte účet, váš e-mail „Jste v týmu“ to uvádí a jeho tlačítko Založit účet otevře stejný formulář účtu. Pořadatel vám může tento odkaz poslat znovu tlačítkem Poslat odkaz k registraci. Dokud účet nenastavíte, jste v týmu, ale nevidíte své směny a úkoly.

Změňte názor

Otevřete znovu stejný odkaz. Po ano tlačítko zní Na to bohužel nemohu; potvrdíte to a vaše směny se uvolní pro někoho jiného.
Po ne, které jste dali sami, můžete stále zvolit Ano — s vaším účtem, jak je popsáno výše. Přihlášku, kterou pořadatel odmítl, nemůžete znovu otevřít vy, stejně jako pozvánku, která byla odebrána.
Jakmile je akce ukončena nebo zrušena, stránka už žádné odpovědi nepřijímá.

Přestat dostávat pozvánky

Řádek Už mě nezvat na akce uživatele … dole zastaví pozvánky dobrovolníků od tohoto pořadatele, až to potvrdíte. Nevyžaduje účet. Pozvánka, která je stále otevřená, se odmítne. Neovlivňuje ostatní pořadatele. Pokud se později sami přihlásíte na některé z jejich stránek akcí, odhlášení se zruší.

Dobré vědět

Pořadatel se o vašem ano dozví až ve chvíli, kdy je zaznamenáno — poté, co si založíte účet nebo se přihlásíte. Dokud to neuděláte, jste na jejich seznamu stále Pozván.
Účet je běžný, bezplatný účet EventMann. Můžete ho použít i k nákupu lístků.
Odkaz funguje z jakéhokoli zařízení. Odmítnutí nebo odhlášení se nevyžaduje přihlášení.
Moje dobrovolnictví zobrazuje stejnou pozvánku se stejnými dvěma tlačítky, dokud neodpovíte.

Řešení problémů

„Tato odpověď zde už není možná“ — pořadatel už váš stav změnil, například vás odebral. Kontaktujte ho.
Chybí tlačítko Ano — už jste řekli ano, přihláška byla zamítnuta, akce skončila, nebo jste přihlášeni jako jiný člověk (nejprve se odhlaste).
Přihlásil jsem se, ale moje odpověď je pořád Pozván — přihlásili jste se s jinou adresou. Odhlaste se a přihlaste se s adresou, na kterou byla pozvánka odeslána, a poté otevřete odkaz znovu.
Zapomněl jsem heslo k existujícímu účtu — použijte Zapomněli jste heslo? na přihlašovací stránce a poté znovu otevřete odkaz na pozvánku.
Odkaz hlásí, že nebyl nalezen — akce byla smazána, nebo jste otevřeli zkrácený či upravený odkaz. Použijte tlačítko v e-mailu.

Související

2.3 Moje dobrovolnictví: směny a odbavení

Moje dobrovolnictví je vaše stránka pro vše, co děláte jako dobrovolník. Přihlaste se a v nabídce svého účtu zvolte Moje dobrovolnictví. Každá akce má jednu kartu; nejdřív jsou nadcházející akce, po nich skončené. Každá karta ukazuje akci, datum, organizátora, váš tým a váš stav.

Jste-li členem základu některého stálého týmu organizátora, stránka začíná blokem Vaše týmy: jedna karta na každý tým se všemi úkoly týmu a odkazem na jeho Inventář. Viz Vaše úkoly dobrovolníka a Inventář vašeho týmu. Vedete-li tým, blok se místo toho jmenuje Týmy, které vedete.

Co karta říká

Pozván — karta vás žádá o odpověď Ano, pomůžu nebo Ne, tentokrát ne.
Přihlášeno — vaše přihláška je u organizátora. Až se rozhodne, dostanete e-mail.
Potvrzeno — jste v týmu. Karta ukazuje poděkování organizátora, vaše směny a úkoly, volné směny, které můžete převzít, vaši dostupnost a vaše hodiny.

Na pozvané kartě klepněte na Ano, pomůžu nebo Ne, tentokrát ne.

Odbavení a odhlášení

Vaše hodiny se počítají od odbavení do odhlášení, takže udělejte obojí.

Otevřete kartu dnešní akce; její nadpis uvádí akci. Každá směna uvádí svůj název, čas a místo.
V části Směny najděte směnu a při příchodu klepněte na Odbavit. Tlačítko je dostupné hodinu před začátkem směny až do jejího konce.
Až skončíte, klepněte na Odbavit odchod. Směna pak ukazuje hodiny, které jste odpracovali.
Váš celkový součet za akci je dole na kartě.

Směna, ze které se neodhlásíte, se nepočítá, dokud ji vy nebo organizátor neuzavřete.

Vrácení směny

Pokud organizátor povolil, aby si dobrovolníci volili směny sami, vedle každé vaší směny vidíte Vrátit.

Klepněte na Vrátit u směny a potvrďte.
Vedoucí vašeho týmu a organizátor jsou upozorněni, že ve směně je opět mezera.

Směnu můžete vrátit do termínu, který organizátor nastavil, výchozí je 24 hodin před směnou, a nikdy poté, co jste se odbavili. Potom se obraťte na svého vedoucího; tlačítko je záměrně pryč.

Převzetí volné směny

Pokud organizátor zapnul Dobrovolníci si vybírají směny sami, karta má blok Volné směny, které lze převzít.

Přečtěte si blok — říká, jak dlouho před začátkem můžete směnu ještě vrátit.
Klepněte na Převzít u směny, kterou chcete.

Vidíte směny svého týmu a směny, které nepatří žádnému týmu, jen ty, které ještě nezačaly a mají volná místa. Směna se odmítne, pokud se kryje s některou vaší, je v okamžiku klepnutí plná, nebo patří jinému týmu.

Řekněte, kdy můžete pomoci

Pole Kdy můžete pomoci? na každé kartě je volný text pro organizátora nebo vašeho vedoucího, například „v sobotu odpoledne“. Napište ho a klepněte na Uložit.

Zadejte svůj text a klepněte na Uložit. Pole pojme až 500 znaků.

Dobré vědět

Změnit svou odpověď ve spodní části karty otevře vaši stránku pozvání, dokud akce ještě přijímá odpovědi.
Lístek pro dobrovolníky se zobrazí jako poznámka s tlačítkem Získat můj lístek, dokud akce neskončila.
Přibližně den před každou směnou dostanete e-mailem připomínku s úkoly pro danou směnu.

Řešení problémů

Chybí tlačítko Odbavit — objeví se hodinu před směnou. Mimo tuto dobu požádejte vedoucího, aby vás odbavil.
Chybí tlačítko Vrátit — akce to nedovoluje, termín už uplynul, nebo jste se již odbavili.
Žádné volné směny — organizátor nezapnul samoobsluhu, nebo pro váš tým už nic nezbývá.
Chybí blok Vaše týmy — nejste členem základu žádného týmu, nebo ho vedete (pak vidíte Týmy, které vedete). Zeptejte se organizátora.

Související

2.4 Vaše úkoly dobrovolníka

Úkoly jsou práce, o které jste požádáni na akci, například „Rozestavte 420 židlí“. Najdete je na vaší kartě v sekci Moje dobrovolnictví pod Úkoly. Můžete je odškrtávat, posouvat dál, procházet kontrolní seznam a psát komentáře, to vše z telefonu.

Které úkoly jsou vaše

Úkoly zadané vám jmenovitě, samostatně nebo spolu s jinými.
Úkoly pro směnu, kterou pracujete: každý na té směně je vidí.
Úkoly pro váš tým na dané akci, pokud je váš tým nastaven.
Úkoly otevřené celému týmu dobrovolníků.
Úkoly z nástěnky úkolů organizátora, pokud vám je organizátor předal jmenovitě.
Jste-li členem základu týmu: každý úkol tohoto týmu, pod Vaše týmy nahoře na stránce.

Práce s úkolem

Přečtěte si název, čas začátku a termín a popis pod ním.
Až budete hotovi, klepněte na čtvereček před úkolem. Klepnutím znovu úkol znovu otevřete.
Abyste ukázali, jak daleko jste, změňte stav. Váš vlastní seznam nabízí Otevřít, Řeší se, Zablokováno a Hotovo; zvolte Zablokováno, když čekáte na něco jiného. Změna se uloží sama.
Má-li úkol kontrolní seznam, klepněte na každý řádek, jakmile ho dokončíte. Nadpis říká „2 z 4 hotovo“.
Otevřete komentáře, abyste si přečetli, co tým napsal, a přidali vlastní. Seznam se otevře sám, pokud někdo psal za poslední den.

Úkoly z nástěnky úkolů organizátora

Úkol, který vám organizátor zadal na své nástěnce úkolů, vypadá stejně, ale se svými vlastními stavy: Čekající, Probíhá, Zablokováno a Dokončeno.

Klepněte na něj, nebo ho posuňte dál pomocí stavu.

Úkoly vašeho týmu (členové základu)

Člen základu stálého týmu vidí celou práci týmu, ne jen svou. Nahoře na stránce Moje dobrovolnictví má blok Vaše týmy jednu kartu na každý tým, jehož jste členem základu, s úkoly týmu na akcích, na které jste potvrzen, seskupenými podle akce. Nadcházející akce jsou první; akce tam zůstává 30 dní po svém skončení, takže následná práce, například hledání chybějících věcí, je stále po ruce.

Najděte kartu svého týmu. Inventář otevře zásoby týmu.
Pod každým úkolem vidíte, pro koho je: jmenované lidi, všechny na směně, nebo celý tým.
Zaškrtněte úkol, změňte jeho stav, projděte jeho kontrolní seznam nebo ho okomentujte, přesně jako u svých vlastních úkolů. Můžete to dělat u kteréhokoli úkolu svého týmu, například když pomáháte spolupracovníkovi, který se zasekl.

Přidávat, mazat a předávat úkoly lidem zůstává vedoucímu týmu a organizátorovi. Úkol, který je i váš, se objeví zde i na kartě akce; změna na jednom místě se ukáže i na druhém.

Dobré vědět

Úkol sdílený směnou nebo týmem je jeden úkol pro mnoho lidí. Organizátor vidí, kdo ho odškrtl.
Můžete měnit jen úkoly, které jsou vaše, nebo úkoly týmu, jehož jste členem základu. Vše, co s úkolem uděláte, se ověřuje proti vašemu potvrzenému místu na dané akci.
Když od akce odstoupíte, úkoly, které vám byly zadány jmenovitě, se vrátí týmu.
Úkoly se začátkem času vám pošlou e-mail krátce před začátkem; úkoly pro směnu se objeví v připomínce ke směně.

Řešení problémů

„Zatím žádné úkoly“ — nic nebylo zadáno vám ani vašemu týmu. Zeptejte se vedoucího.
Komentář se neuloží — nesmí být prázdný a má nejvýše 2 000 znaků.
Omylem jsem úkol odškrtl — klepněte na čtvereček znovu.

Související

2.5 Přihlášení nebo připojení k týmu

Existují dva způsoby, jak nabídnout pomoc sami, místo čekání na pozvánku: přihlášení na stránce akce a odkaz pro připojení, který vedoucí týmu sdílí ve své skupině. Oba vyžadují účet s potvrzenou e-mailovou adresou.

Přihlášení ze stránky akce

Pokud pořadatel zapnul přihlašování dobrovolníků na živou akci, její stránka zobrazí „Chcete pomoci na této akci?“ s odkazem Pomozte nám. Odkaz se zobrazuje také u vstupenky pro dobrovolníky.

Přihlaste se a klepněte na Pomozte nám.
Přečtěte si text pořadatele nad formulářem: co pomoc obnáší, kdy přijít, koho se zeptat.
Zkontrolujte formulář. Vaše e-mailová adresa je pevná. Volitelně přidejte Telefon, své Dovednosti oddělené středníky nebo čárkami a zprávu pod položkou Měl by pořadatel něco vědět?.
Klepněte na Pomozte nám.

Vaše přihláška jde pořadateli, který ji přijme nebo odmítne. Dostanete e-mail v obou případech a přihláška se do té doby zobrazuje jako Přihlášeno v Moje dobrovolnictví. Nikdo není přijat automaticky. Pokud jste už byli pozváni, přihlášení se počítá jako vaše ano.

Připojení k týmu odkazem

Vedoucí týmu může zveřejnit odkaz pro připojení ke svému týmu na akci. Funguje i tehdy, když je na stránce akce vypnuté veřejné přihlašování.

Otevřete odkaz a případně se přihlaste.
Stránka uvádí tým, do kterého se připojujete.
Vyplňte formulář jako výše a klepněte na Pomozte nám.

Do toho týmu se dostanete jako uchazeč a vedoucí týmu vás přijme. Pokud jste byli na akci již bez týmu, odkaz vás zařadí do tohoto týmu.

Dobré vědět

Váš telefon se přidá do seznamu dobrovolníků pořadatele, pouze pokud tam žádný nemá; dovednosti se zaznamenají pouze tehdy, když jste na jeho seznamu noví.
Přihlášení také zruší dřívější zákaz „nezvat mě“ od tohoto pořadatele.
Pokud na akci již jste, stránka to řekne a ukáže váš stav.

Řešení problémů

Stránka nebyla nalezena — přihlašování je vypnuté, akce není živá, již skončila, nebo vedoucí odkaz pro připojení vypnul.
Jsem odeslán k přihlášení — tyto stránky vyžadují účet s potvrzenou e-mailovou adresou.
Neozval se mi nikdo — zeptejte se pořadatele nebo vedoucího týmu; přihlášky čekají na jejich rozhodnutí.

Související

2.6 Role dobrovolníků a Moje práce

Někteří dobrovolníci dělají víc než pomáhají: pořadatel vám může pro jednu akci přidělit roli, například Koordinátor dobrovolníků, Pokladna, Vstup / odbavení, Správce místa, Marketing nebo Finance, nebo některou z jeho vlastních vlastních rolí. Role otevře obrazovky pořadatele pro danou akci, a pouze ty, které role potřebuje.

Jak poznáte roli

Na kartě akce v Moje dobrovolnictví uvidíte fialovou poznámku: Pomáháte vést tuto akci jako: Koordinátor dobrovolníků, s tlačítkem Otevřít „Moje práce“.
V nabídce svého avatara je řádek Práce na akci, který vypisuje vaše role a odkazuje na Moje práce. Na telefonu je v nabídce jako Moje práce.

Moje práce

Moje práce vypisuje každou akci, na které máte roli, s rolí jako štítkem a pořadatelem a datem. Každý řádek má jedno tlačítko pro to, k čemu daná role slouží: Skenování pro vstup, Objednávky, Dobrovolníci, Správa úkolů, Analytika nebo Přehled.

Najděte akci a přečtěte si štítek role.
Klepnutím na tlačítko otevřete obrazovky této akce.

Co vidí koordinátor

Koordinátor dobrovolníků otevře stránky akce Dobrovolníci se všemi záložkami — Lidé, Směny, Úkoly, Harmonogram dne, Živě, Zprávy, Nastavení a Seznam — a nástěnku úkolů. Zve a potvrzuje lidi, plánuje směny a úkoly, posílá zprávy a u rolí, které sami drží, předává role dalším dobrovolníkům. Vidí také přehled akce a její seznamy balení. Neuvidí objednávky, peníze ani nastavení, které jeho role nezahrnuje.

Otevřena vám je pouze tato akce; ostatní akce pořadatele zůstávají zavřené.

Dobré vědět

Role platí pro jednu akci. Končí 30 dní po akci, aby bylo možné dokončit finanční práci i po zavření vstupu.
Počítá se pouze tehdy, když jste na akci potvrzeni a přihlášeni potvrzenou adresou, kterou má pořadatel v evidenci. Pokud od akce odstoupíte, role skončí.
Nikdo nemůže předat roli, kterou sám plně nedrží, takže koordinátor může jmenovat dalšího koordinátora, ale nemůže přidělit Finance.
Vedoucí stálých týmů získají roli také tím, že jsou vedoucími, a mohou dostat navíc roli, kterou k týmu připojil pořadatel (například Pokladna pro vedoucí registrace). Viz Průvodce pro vedoucí týmu.
E-mail vás informuje, když je role přidělena. Pokud pro tuto adresu ještě nemáte účet, odkáže vás na jeho vytvoření.

Řešení problémů

Chybí řádek Moje práce — nemáte žádnou aktivní roli: akce skončila před více než 30 dny, nejste potvrzeni, nebo jste přihlášeni jinou adresou.
Stránka hlásí, že přístup je odepřen — vaše role to nezahrnuje. Požádejte pořadatele, aby vaši roli změnil.

Související

2.7 Průvodce pro vedoucí týmu

Vedoucí týmu řídí jeden trvalý tým spolku, například Registraci nebo Správu sálu, na každé akci. Jako vedoucí přijímáte lidi do svého týmu, potvrzujete je, plánujete směny a úkoly týmu, píšete svým lidem a staráte se o zásoby týmu. Děláte to ze svého účtu, ne z vlastního panelu pořadatele. Tento průvodce je přehled; každá část odkazuje na své podrobnosti.

Co zde můžete dělat

Naverbovat lidi ze seznamu dobrovolníků pořadatele, pomocí odkazu pro připojení nebo přidáním nového člověka.
Potvrdit zájemce a rozhodnout, zda je člověk, kterého pozvete, potvrzen hned.
Naplánovat směny a úkoly pro svůj tým a přidělit na ně své lidi.
Sledovat průběh dne v harmonogramu dne a na stránce Živě a psát zprávy svému týmu.
Starat se o zásoby svého týmu: položky, nákupní seznam, nákupy a účtenky. Viz Zásoby vašeho týmu.

Otevřete své akce

Otevřete nabídku u svého avatara. Pod položkou Práce na akci zvolte svou roli, nebo otevřete Moje práce.
Klikněte na tlačítko u akce: Dobrovolníci, nebo jiné tlačítko, pokud váš tým nese i roli, například Pokladna.
V postranním panelu zvolte Dobrovolníci. Vedoucí vidí karty Lidé, Směny, Úkoly, Harmonogram dne, Živě, Zprávy a Seznam. Karta Nastavení tu není: nastavení celé akce zůstává u pořadatele.

Nábor lidí

Na kartě Lidé ukazuje blok Týmy na této akci každý tým, který vedete: kolik lidí je potvrzeno oproti tomu, kolik tým potřebuje, a kolik lidí dosud neodpovědělo.

V poli Potřeba nastavte, kolik lidí váš tým potřebuje, a klikněte na Uložit.
Pod položkou Odkaz pro připojení vytvořte odkaz a použijte Kopírovat nebo Sdílet na WhatsAppu. Lidé, kteří jej otevřou, se přihlásí a přihlásí se do vašeho týmu; vy je přijmete. Vypnout odkaz zastaví; nový odkaz nahradí starý. Viz Přihlášení nebo připojení k týmu.
Klikněte nahoře na stránce na Pozvat ze seznamu, abyste pozvali lidi, které pořadatel již zná.

Pozvání ze seznamu: pozvat, nebo potvrdit hned

Vyberte lidi v seznamu (hledání, Vybrat všechny zobrazené), nebo — v první části — všechny, kteří pomohli na některé z dřívějších akcí pořadatele.
Pole Tým nabízí jen vaše týmy. Musíte jeden zvolit.
Políčko Už potvrzeno (zeptal jsem se sám) nechte nezaškrtnuté, aby se odeslalo běžné pozvání „Můžete pomoci?“; člověk odpoví Ano nebo Ne a kladná odpověď ho vyzve, aby si vytvořil bezplatný účet nebo se přihlásil, než se počítá. Zaškrtněte jej, pokud se s vámi člověk již dohodl: je potvrzen hned a místo pozvánky dostane zprávu „Jste v týmu“. Pokud ještě nemá účet, má e-mail tlačítko Založit účet a na kartě Lidé je u něj Zatím bez účtu a tlačítko Poslat odkaz k registraci, dokud si účet nevytvoří.
Klikněte na Pozvat je nebo Pozvat vybrané. Výsledkový řádek ukáže, kolik lidí bylo pozváno a kolik přeskočeno (už jsou na akci nebo nechtějí být zváni).

Stejná volba je u Přidat nového člověka, který přidá osobu do seznamu a pozve ji v jednom kroku. Pozvánky odcházejí v hodinovém tempu odesílání pořadatele, takže velká skupina dostane e-maily postupně.

Směny a úkoly

Na kartě Směny vidíte každou směnu, ale přidávat, měnit nebo obsazovat můžete jen směny svých týmů. Nová směna nebo úkol musí patřit jednomu z vašich týmů.

Otevřete Přidat směnu a vyplňte, co, kdy, kde a kolik lidí potřebujete.
Přidejte do ní potvrzené členy svého týmu. Člověk, který je již na jiné směně v tu dobu, se přeskočí.
Na směně svého týmu můžete lidi odbavit nebo odhlásit, nebo někoho Odebrat.

Na kartě Úkoly přidejte úkol tlačítkem Přidat úkol, pro jednoho člověka, směnu nebo celý tým, s časem zahájení, termínem a kontrolním seznamem. Úkoly ukazují svůj stav, kontrolní seznam a komentáře, které vaši lidé píšou z Moje práce.

Pouze pro čtení a úpravy

Vidíte vše, měníte svůj tým. Vidíte celý seznam Lidé a seznam dobrovolníků — z něj náborujete — ale potvrzovat, odmítat, znovu posílat, odebírat, přiřazovat tým a psát můžete jen lidem ze svých vlastních týmů. Lidi, kteří zatím nemají tým, si můžete do svého týmu převzít hromadnou akcí Nastavit tým.
Zprávy mohou jít jen vašim týmům a jejich směnám.
Role, které můžete přidělit, jsou omezeny na ty, které sami máte.
Kopírování nastavení z dřívější akce a nastavení akce (přihlašování, text poděkování, samoobslužné směny) zůstávají u pořadatele nebo koordinátora.
Na vlastních stránkách pořadatele nemůžete měnit kategorie, přesouvat položku do jiného týmu ani označovat nákupy jako proplacené.

Dobré vědět

Vedoucí jsou v základním týmu své skupiny: na každé akci je vedoucí automaticky přidán jako potvrzený, a pozvánky ostatních členů základního týmu odcházejí jednou, až je akce zveřejněna.
Když některý z vašich lidí vrátí směnu, vy i pořadatel dostanete upozornění.
Pokud pořadatel přiřadil vašemu týmu roli (roli vedoucího), máte ji na každé akci, na které pracujete, například Pokladna.

Řešení problémů

Nevidím odkaz pro připojení — vytvořte jej v části Týmy na této akci; dokud jej nevytvoříte, žádný neexistuje.
Člověk je našedlý nebo přeskočen — už je na této akci v nějakém stavu, nebo pořadateli řekl, aby jej nezvali.
Akce je odmítnuta — člověk nebo směna patří jinému týmu.

Související

2.8 Inventář vašeho týmu

Pokud vedete tým, staráte se o jeho zásoby mezi akcemi: co máte, kde to je, co koupit a co bylo koupeno. Je to na stránce Moje dobrovolnictví v bloku Týmy, které vedete, který má odkazy Inventář, Nákupní seznam a Nákupy. Jste-li členem základu týmu, vidíte stejné zásoby jen pro čtení z bloku Vaše týmy; viz níže Členové základu: vidí zásoby týmu.

Co zde můžete dělat

Najděte blok a tým, který vedete.
Klikněte na Inventář pro položky týmu, Nákupní seznam pro to, co kleslo na minimum, nebo Nákupy pro nákupy týmu s jejich účtenkami.

Nadpis stránky je Inventář: Registrace. Vidíte jen položky svého týmu, nikdy položky jiného týmu nebo Společnou zásobu.
Přidat položku vytvoří položku pro váš tým. Tým nelze změnit; je váš.
Otevřete položku tlačítkem Upravit, abyste ji změnili, určili, kdo ji drží nebo kde je, doplnili zásoby, zaznamenali údržbu, zapsali nákup s účtenkou, nebo ji smazali. Stránky jsou stejné jako u organizátora, viz Položky a Nákupy.
Nákupní seznam obsahuje text, který zkopírujete do skupiny vašeho týmu na WhatsAppu.
QR štítky vytisknou štítky pro položky vašeho týmu.

Naskenování štítku

Když vaše telefon otevře štítek některé položky vašeho týmu, dostanete se na stránku položky. Je-li položka na seznamu k balení pro aktuální nebo nadcházející akci, horní panel Rezervováno na akcích ukáže, kolik jich je naplánováno, odvezeno a vráceno.

Panel má tlačítko Odvezeno, které označí vše naplánované jako odvezené, a Vše zpět, když je to vráceno. Pod ním Kde to je říká, kdo položku drží.

Členové základu: vidí zásoby týmu

Člen základu, který tým nevede, dostane stránku položek týmu jen pro čtení, abyste věděli, co existuje a kdo to má, dříve než si něco vyzvednete.

V sekci Moje dobrovolnictví, pod Vaše týmy, klikněte na Inventář na kartě svého týmu. Stránka se jmenuje Inventář: Správa sálu.
Každá položka ukazuje svůj typ, stav a kategorii, kolik je dostupných z celkového počtu, a kdo ji drží (U …) nebo kde je uložena (V …). Položky, které držíte sami, jsou zvýrazněny s Máte u sebe.
Položka na minimu nebo pod ním ukazuje své údaje červeně s minimem; nadpis počítá, kolik položek je nízko.
Pod položkami Seznamy k balení ukazuje, co tým bere na každou nadcházející akci, na kterou jste potvrzen: plánované množství, kolik bylo odvezeno a kolik se vrátilo.

Na této stránce nelze nic změnit. Úpravy položky, určení, kdo ji drží, doplňování zásob a zápis nákupu zůstávají vedoucímu týmu a organizátorovi, takže řekněte svému vedoucímu, když něco vezmete nebo vrátíte.

Seznamy k balení pro vaše akce

Pro akci, na které pracujete, je seznam k balení vašeho týmu stránkou Inventář události v postranním menu správy akce. Vidíte a měníte jen seznamy týmů, které vedete. Viz Seznamy k balení na akce. Po akci se chybějící položky stanou úkolem pro váš tým na stránce Moje dobrovolnictví.

Dobré vědět

Organizátor proplácí dobrovolníkům, kteří zaplatili z vlastní kapsy. Vidíte, že nákup je K proplacení, ale nemůžete ho označit jako proplacený.
Účtenky jsou soukromé jen pro organizátora a pro vás.
Kategorie jsou organizátorovy; můžete jednu vybrat pro položku, ale nemůžete je přidávat ani odebírat.
Položky jiných týmů nejsou vidět a půjčování mezi týmy probíhá tak, že se navzájem požádáte mimo platformu.

Řešení problémů

Chybí blok Týmy, které vedete — organizátor vás neoznačil jako vedoucího týmu, nebo váš záznam v seznamu není propojen s vaší potvrzenou e-mailovou adresou.
Chybí odkaz Inventář pod Vaše týmy — nejste členem základu tohoto týmu. Běžní členové nevidí zásoby týmu; zeptejte se vedoucího nebo organizátora.
Seznam k balení je prázdný — pro váš tým zatím nic není naplánováno na nadcházející akci, na kterou jste potvrzen.
Sken je odmítnut — položka patří jinému týmu nebo Společné zásobě.