Inviter des bénévoles à un événement
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L’onglet Personnes des bénévoles d’un événement sert à décider qui aide à cet événement : invitez des personnes depuis votre liste, acceptez celles qui se sont inscrites et voyez qui a dit oui. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles ; Personnes est le premier onglet. Une personne peut figurer sur votre liste sans être sur un événement ; c’est le fait d’être sur l’événement qui lui permet d’avoir des créneaux, des tâches, des rôles et le billet de remerciement.
Ce que vous pouvez faire ici
- Inviter des personnes de votre liste, une par une ou tous ceux qui ont aidé lors d’un événement précédent.
- Ajouter quelqu’un qui ne figure pas encore sur votre liste et l’inviter en une seule étape.
- Accepter ou refuser les personnes qui se sont inscrites depuis la page de l’événement ou un lien d’équipe.
- Confirmer, relancer, changer d’équipe, attribuer un rôle ou retirer plusieurs personnes à la fois.
- Voir d’un coup d’œil combien de personnes compte chaque équipe par rapport à ses besoins.
Les cinq statuts
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Candidature déposée | La personne s’est inscrite depuis la page de l’événement ou le lien d’une équipe. C’est à vous de décider. |
| Invité | Vous l’avez sollicitée, et elle n’a pas encore répondu. |
| Confirmé | Aide à cet événement. Seules les personnes confirmées peuvent être placées sur des créneaux, recevoir des tâches ou des rôles, et acheter le billet de remerciement. |
| Refusée | Elle a dit non, ou vous avez refusé sa candidature. Une personne qui a refusé une invitation peut encore dire oui plus tard, depuis le même lien. |
| Retiré | Vous avez retiré une personne confirmée de l’événement. Ses places sur les créneaux sont libérées et ses tâches retournent à l’équipe. |
Inviter des personnes de votre liste
- Cliquez sur Inviter de votre liste en haut de la page.
- Pour inviter tous ceux qui ont aidé lors d’un événement précédent, choisissez cet événement sous Tous ceux qui ont aidé à, choisissez une équipe si vous souhaitez les regrouper, puis cliquez sur Les inviter. Seules les personnes qui y ont été confirmées sont sollicitées.
- Pour inviter des personnes précises, recherchez-les dans la liste et cochez-les. Sélectionner tout ce qui est visible coche toutes les personnes que la recherche affiche actuellement.
- Choisissez l’Équipe. Un responsable d’équipe doit choisir une de ses propres équipes ; vous pouvez laisser le champ vide.
- Cliquez sur Inviter la sélection. Chaque personne reçoit un e-mail demandant « Pouvez-vous aider ? » avec Oui et Non. Un non se fait en un clic. Un oui demande de créer un compte EventMann gratuit sur cette adresse, ou de se connecter à celui qu’elle possède ; elle passe alors en Confirmé, et vous recevez la notification dans la cloche, seulement une fois cette étape accomplie.
Si vous avez déjà sollicité quelqu’un vous-même — par téléphone, dans le groupe — cochez Déjà confirmé (je lui ai demandé moi-même) avant d’inviter. Elle est alors ajoutée comme confirmée et reçoit l’e-mail « Vous faites partie de l’équipe » au lieu d’une question. Une personne sans compte sur cette adresse est invitée, dans cet e-mail, à en créer un, avec un bouton Créer mon compte.
Ajouter une nouvelle personne
Ajouter quelqu’un de nouveau, en haut de la page, ajoute une personne à votre liste et l’invite à cet événement d’un seul coup. Saisissez le Nom et l’E-mail, éventuellement un numéro de téléphone et une équipe, puis cliquez sur Ajouter et inviter. Si cette personne figure déjà sur cet événement ou s’est désinscrite de vos invitations, rien n’est envoyé et vous en êtes informé.
Lire et travailler la liste
Les puces en haut filtrent la liste par statut ; Confirmés n’affiche que ceux qui ont dit oui. Utilisez la zone de recherche pour un nom, une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou un numéro de bénévole, et la liste déroulante des équipes pour n’afficher qu’une équipe. La barre au-dessus du tableau contient les actions groupées. Chaque ligne affiche le statut de la personne, son équipe (modifiable directement), ses rôles, le nombre de créneaux et d’heures, et les boutons correspondant à son statut : Accepter et Refuser pour une candidature. Une personne confirmée dont l’adresse e-mail n’a pas de compte EventMann porte le badge orange Pas encore de compte et le bouton Envoyer le lien d’inscription. Les candidatures affichent ce que la personne a écrit, et ce qu’elle a indiqué sous « Quand pouvez-vous aider ? » sur sa propre page.
Bénévoles sans compte
Un bénévole qui dit oui à une invitation a toujours un compte : le oui n’est enregistré qu’une fois le compte créé ou la connexion effectuée. Les personnes que vous ou un responsable d’équipe confirmez vous-mêmes (Marquer comme confirmé, Accepter, la case Déjà confirmé, la Confirmer groupée) peuvent ne pas en avoir. Elles font partie de l’équipe, mais ne peuvent ni voir leurs créneaux, leurs tâches ou leur équipe, ni pointer, ni acheter le billet de remerciement, tant qu’elles n’en ont pas créé un.
- Repérez le badge Pas encore de compte à côté du nom. Il apparaît sur les personnes confirmées dont la fiche de liste n’est pas reliée à un compte.
- Cliquez sur Envoyer le lien d’inscription sur la ligne, ou cochez plusieurs personnes et choisissez Envoyer le lien d’inscription dans la barre d’actions groupées.
- Chacune reçoit un e-mail « Créez votre compte pour … ». Son bouton ouvre sa page d’invitation sur le formulaire de compte ; le compte est confirmé immédiatement, car le lien a été envoyé à son adresse. Si elle a déjà un compte sur cette adresse, la page l’invite à se connecter.
- Le badge disparaît dès que la personne a créé son compte ou s’est connectée.
Le lien n’est envoyé qu’aux personnes confirmées sans compte ; toute autre personne de la sélection groupée est ignorée et comptée comme ignorée. Chaque clic envoie un e-mail par personne.
Les personnes qui ont été sollicitées sans répondre figurent sous le filtre Invité. Marquer comme confirmé les confirme sans attendre leur réponse, Renvoyer renvoie l’invitation une fois de plus, et la croix les retire.
Faire une action pour plusieurs personnes à la fois
- Cochez les personnes, ou cochez Tout sélectionner sur cette page. Le compteur indique combien sont sélectionnées.
- Choisissez l’action : Confirmer, Renvoyer l’invitation, Envoyer le lien d’inscription, Définir l’équipe, Attribuer un rôle, Retirer un rôle, Refuser ou Retirer de l’événement.
- Pour Définir l’équipe, choisissez l’équipe ; pour les actions de rôle, choisissez le rôle à côté.
- Cliquez sur Appliquer à la sélection et confirmez. Confirmer et renvoyer envoient un e-mail à chaque personne.
Le résultat indique combien de personnes ont été traitées et combien ont été ignorées parce que l’action ne s’appliquait pas à elles, par exemple une confirmation pour quelqu’un déjà confirmé. Jusqu’à 500 personnes peuvent être sélectionnées à la fois.
Bon à savoir
- Les candidatures depuis la page de l’événement et depuis un lien d’équipe restent Candidature déposée jusqu’à ce que vous ou le responsable de l’équipe les acceptiez. Accepter envoie au bénévole un e-mail de confirmation ; Refuser lui envoie un court e-mail l’informant qu’il n’a pas été retenu cette fois. Refuser une invitation restée sans réponse (par exemple avec l’action groupée) n’envoie aucun e-mail.
- Les e-mails d’invitation et de confirmation partent selon votre limite d’envoi horaire (Paramètres → E-mail), de sorte qu’une grande invitation est répartie sur plusieurs heures plutôt qu’envoyée d’un coup.
- Vous recevez une notification dans la cloche lorsqu’une personne répond à une invitation ou pose sa candidature. Pour un oui, la notification arrive une fois que le bénévole a créé son compte ou s’est connecté ; une personne encore occupée avec le formulaire de compte reste donc Invité sur votre liste. Les responsables d’une équipe sont informés lorsqu’une personne demande à rejoindre leur équipe.
- Une personne déjà présente sur cet événement, quel que soit son statut, est ignorée lors de l’invitation. Retirer une personne qui n’a pas été confirmée supprime sa ligne, de sorte que vous pouvez l’inviter à nouveau ; une personne confirmée qui a été retirée ne peut pas être réinvitée sur cet événement.
- Se désister est aussi un droit du bénévole : depuis son lien d’invitation, il peut changer un oui en non. Cela libère ses créneaux et rend ses tâches à l’équipe.
- Les responsables d’équipe voient toute la liste, mais n’agissent que sur les lignes de leurs propres équipes. Ils peuvent aussi rattacher à l’une des leurs une personne qui n’a encore aucune équipe.
Dépannage
- « N ignorés » après l’invitation — ces personnes figurent déjà sur cet événement, ou ont demandé à ne pas être invitées.
- Renvoyer est absent — il n’existe que pour les personnes qui n’ont pas répondu. Les personnes refusées et confirmées n’ont pas de renvoi ; une personne confirmée sans compte dispose à la place de Envoyer le lien d’inscription.
- Quelqu’un vous a dit oui mais reste Invité — elle n’a pas fini de créer son compte ou de se connecter. Demandez-lui de rouvrir l’invitation, ou confirmez-la vous-même et envoyez le lien d’inscription.
- Un bénévole confirmé ne peut pas être choisi pour un créneau ou une tâche — vérifiez qu’il est Confirmé, et non Invité ou Candidature déposée.
- L’invitation n’est jamais arrivée — demandez à la personne de vérifier ses indésirables, et utilisez Renvoyer. Les e-mails partent selon votre limite horaire, de sorte qu’un grand envoi peut prendre plusieurs heures.