Le programme de la journée et la vue En direct
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Sur cette page
Deux onglets des bénévoles d’un événement sont conçus pour les jours autour de l’événement. Programme de la journée met chaque créneau et chaque tâche avec une heure dans une seule liste, dans l’ordre, pour que tout le monde travaille d’après le même plan, sur papier si vous le souhaitez. En direct montre ce qui se passe maintenant : qui est en créneau, qui ne s’est pas présenté, et ce qui est en retard. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles, et choisissez l’onglet. Les deux sont accessibles à l’organisateur, aux coordinateurs de bénévoles et — pour leurs propres équipes — aux responsables d’équipe.
Ce que vous pouvez faire ici
- Voir tout l’événement comme une seule chronologie, par jour, avec qui fait quoi et où.
- Imprimer le programme de la journée, ou l’ouvrir sur un téléphone à l’entrée.
- Réduire le plan à une seule équipe.
- Le jour J, voir combien de bénévoles sont enregistrés, appeler ou écrire aux absents, et les enregistrer vous-même.
- Repérer les tâches bloquées ou en retard avant qu’elles ne vous coûtent la soirée.
Le programme de la journée
Le programme comporte un bloc par jour, chacun commençant par la date. Chaque ligne affiche l’heure, une étiquette colorée indiquant ce que c’est et le titre, et en dessous qui le fait et où. Il existe trois types de lignes :
- Créneau — les créneaux de bénévoles avec leur plage horaire, leurs personnes (ou « Personne pour l’instant (3 nécessaires) »), leur équipe et leur lieu.
- Tâche — les tâches de bénévoles qui ont une heure de début ou d’échéance, pour leurs personnes nommées ou « Toute l’équipe ». Les tâches terminées sont grisées et barrées.
- Tableau des tâches — les tâches du tableau des tâches de l’événement qui ont une heure de début, avec leur responsable. Elles ne sont montrées qu’aux personnes qui détiennent l’autorisation Tâches.
La liste déroulante restreint la liste à une équipe. Imprimer ouvre une version épurée dans un nouvel onglet, sans les menus ; cliquez sur son bouton Imprimer, ou utilisez la commande d’impression de votre navigateur. Les heures sont celles de l’horloge propre à l’événement.
La vue En direct
L’onglet En direct se rafraîchit lui-même chaque minute, et Actualiser le fait à la demande. Les cartes en haut comptent les créneaux en cours, les personnes enregistrées, les personnes Non enregistré, les tâches en retard ou bloquées, et les éléments manquant aux listes de matériel de vos équipes. En dessous :
- Quart commencé, non enregistré liste les personnes dont le créneau a commencé il y a plus de 15 minutes et qui ne se sont pas enregistrées. Chaque ligne a Appeler (ouvre le composeur téléphonique), Partager sur WhatsApp lorsque le numéro est au format international (commençant par + ou 00), et Enregistrer pour les marquer présentes.
- Deux listes de créneaux : ceux qui sont en cours et ceux qui commencent dans les trois prochaines heures, chacun avec le nombre de personnes enregistrées par rapport au nombre prévu sur le créneau et au nombre nécessaire. L’orange signifie que le créneau n’est pas complet.
- Tâches qui demandent votre attention liste les tâches Bloqué, ou dont l’heure d’échéance est passée sans être faite, avec pour qui elles sont.
Bon à savoir
- La vue En direct concerne le moment présent. Avant l’événement, elle affiche « Rien pour l’instant » jusqu’au début du premier créneau ; utilisez le programme de la journée pour planifier.
- Enregistrer depuis ici équivaut à Enregistrer sur l’onglet Créneaux. Les heures sont comptées à partir de ce moment.
- Un responsable d’équipe voit les créneaux et tâches de ses propres équipes, et ceux sans équipe. Il ne peut enregistrer que les personnes de ses propres équipes.
- La page ne demande au serveur des chiffres à jour qu’en arrière-plan. Elle ne vous maintient pas connecté : un écran sans surveillance se déconnecte toujours après votre délai d’inactivité.
- Les éléments manquants viennent des listes de matériel des équipes ; voir Inventaire de l’équipe.
Dépannage
- Une personne manque sur le programme — les créneaux apparaissent toujours ; les tâches seulement lorsqu’elles ont une heure de début ou d’échéance.
- Partager sur WhatsApp n’apparaît pas — le numéro de téléphone n’a pas de préfixe international. Modifiez le numéro dans la liste, par exemple +49 …, et il apparaît.
- Tout le monde apparaît comme non enregistré — les bénévoles s’enregistrent depuis Mon bénévolat jusqu’à une heure avant leur créneau. Enregistrez-les ici s’ils ne le peuvent pas.
- Le programme de la journée est vide — ajoutez d’abord des créneaux et des tâches avec des heures.