Guide du responsable d’équipe

Un responsable d’équipe dirige une équipe permanente d’une association, comme l’accueil ou la gestion de la salle, à chaque événement. En tant que responsable, vous recrutez des personnes pour votre équipe, vous les confirmez, vous planifiez les créneaux et les tâches de l’équipe, vous écrivez à vos bénévoles et vous veillez sur le matériel de l’équipe. Vous faites tout cela depuis votre compte, et non depuis un espace organisateur qui vous serait propre. Ce guide donne la vue d’ensemble ; chaque partie renvoie à ses détails.

Ce que vous pouvez faire ici

• Recruter dans la liste de l’organisateur, avec un lien d’inscription ou en ajoutant une nouvelle personne.
• Confirmer les candidats et décider si une personne que vous invitez est confirmée tout de suite.
• Planifier les créneaux et les tâches de votre équipe et y affecter vos bénévoles.
• Suivre la journée sur le programme de la journée et la page en direct, et écrire à votre équipe.
• Veiller sur le matériel de votre équipe : articles, liste de courses, achats et justificatifs. Voir Le matériel de votre équipe.

Ouvrir vos événements

1. Ouvrez le menu de votre avatar. Sous Travail sur événement, choisissez votre rôle, ou ouvrez Mon travail.
2. Cliquez sur le bouton de l’événement : Bénévoles, ou un autre bouton si votre équipe porte aussi un rôle, comme la billetterie.
3. Dans la barre latérale, choisissez Bénévoles. Un responsable voit les onglets Personnes, Créneaux, Tâches, Programme de la journée, En direct, Messages et Liste. Il n’y a pas d’onglet Paramètres : les réglages de l’événement restent à l’organisateur.

Recruter des personnes

Dans Personnes, le bloc Équipes à cet événement affiche chaque équipe que vous dirigez : combien de personnes sont confirmées par rapport au besoin de l’équipe, et combien n’ont pas encore répondu.

1. Indiquez le nombre de personnes dont votre équipe a besoin dans Besoin, puis cliquez sur Enregistrer.
2. Sous Lien d’inscription, créez un lien et utilisez Copier ou Partager sur WhatsApp. Les personnes qui l’ouvrent se connectent et postulent à votre équipe ; vous les acceptez. Désactiver arrête le lien ; un nouveau lien remplace l’ancien. Voir S’inscrire ou rejoindre une équipe.
3. Cliquez sur Inviter de votre liste en haut de la page pour demander à des personnes que l’organisateur connaît déjà.

Inviter depuis la liste : inviter ou confirmer tout de suite

1. Choisissez des personnes dans la liste (recherche, Sélectionner tout ce qui est visible), ou — dans la première partie — toutes les personnes qui ont aidé lors d’un des événements précédents de l’organisateur.
2. La liste Équipe ne montre que vos équipes. Vous devez en choisir une.
3. Laissez Déjà confirmé (je lui ai demandé moi-même) décoché pour envoyer l’invitation habituelle « Pouvez-vous nous aider ? » ; la personne répond Oui ou Non, et un oui lui demande de créer un compte gratuit ou de se connecter avant que cela ne compte. Cochez-la lorsque quelqu’un a déjà accepté avec vous : elle est confirmée immédiatement et reçoit « Vous faites partie de l’équipe  » au lieu d’une invitation. Si la personne n’a pas encore de compte, ce courriel contient un bouton Créer mon compte, et dans Personnes elle s’affiche avec Pas encore de compte et un bouton Envoyer le lien d’inscription tant qu’elle n’en a pas créé.
4. Cliquez sur Les inviter ou Inviter la sélection. Une ligne de résultat indique combien de personnes ont été invitées et combien ont été ignorées (déjà présentes à l’événement ou ayant demandé à ne pas être invitées).

Le même choix se trouve dans Ajouter quelqu’un de nouveau, qui ajoute une personne à la liste et l’invite en une seule étape. Les invitations partent au rythme horaire d’envoi de l’organisateur, si bien qu’un grand groupe reçoit ses courriels progressivement.

Créneaux et tâches

Dans Créneaux, vous voyez chaque créneau, mais vous n’ajoutez, ne modifiez et ne pourvoyez que ceux de vos équipes. Un nouveau créneau ou une nouvelle tâche doit être confié à l’une de vos équipes.

1. Ouvrez Ajouter un quart et indiquez quoi, quand, où et combien de personnes vous faut-il.
2. Ajoutez-y des membres confirmés de votre équipe. Une personne déjà affectée à un autre créneau à cette heure-là est ignorée.
3. Sur un créneau de votre équipe, vous pouvez enregistrer l’arrivée ou le départ de personnes, ou Retirer quelqu’un.

Dans Tâches, ajoutez une tâche avec Ajouter tâche, pour une personne, un créneau ou toute l’équipe, avec une heure de début, une heure limite et une liste de contrôle. Les tâches affichent leur statut, leur liste de contrôle et leurs commentaires, que vos bénévoles rédigent depuis Mon bénévolat.

Lecture seule et modifiable

• Vous voyez tout, vous modifiez votre équipe. Vous voyez la liste complète des Personnes et la liste de bénévoles — vous recrutez à partir de celle-ci — mais vous ne confirmez, refusez, renvoyez, retirez ou définissez une équipe que pour les personnes de vos propres équipes. Vous pouvez rattacher à votre équipe les personnes qui n’en ont pas encore, grâce à l’action groupée Définir l’équipe.
• Les messages ne peuvent être envoyés qu’à vos propres équipes et à leurs créneaux.
• Les rôles que vous pouvez attribuer se limitent à ceux que vous détenez vous-même.
• Copier la configuration d’un événement précédent, ainsi que les paramètres de l’événement (inscription, texte de remerciement, créneaux en libre-service), restent du ressort de l’organisateur ou d’un coordinateur.
• Sur les pages propres à l’organisateur, vous ne pouvez pas modifier les catégories, déplacer un article vers une autre équipe ou marquer des achats comme remboursés.

Bon à savoir

• Les responsables font partie de l’équipe centrale de leur groupe : à chaque événement, un responsable est ajouté automatiquement comme confirmé, et les invitations des autres membres de l’équipe centrale partent une fois l’événement publié.
• Lorsqu’une de vos personnes rend un créneau, vous et l’organisateur recevez un avis.
• Si l’organisateur a attaché un rôle à votre équipe (le rôle de responsable), vous le détenez à chaque événement où vous travaillez, par exemple la billetterie.

Dépannage

• Je ne vois aucun lien d’inscription — créez-en un sous Équipes à cet événement ; tant que vous n’en avez pas créé, il n’existe pas.
• Une personne est grisée ou ignorée — elle figure déjà à cet événement avec un certain statut, ou elle a demandé à l’organisateur de ne pas l’inviter.
• Une action est refusée — la personne ou le créneau appartient à une autre équipe.

Voir aussi

• Le matériel de votre équipe
• Rôles de bénévole et Mon travail
• Bénévoles (pour les organisateurs)