Inventaire d’équipe : vue d’ensemble
Guide de l'organisateur
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Sur cette page
L’inventaire est la liste de tout ce que votre association possède, emprunte ou achète pour ses événements : chaises, enceintes, un dhol, cordons porte-badge, riz, assiettes. Il se trouve sous Inventaire, dans le groupe Travail de la barre latérale de votre espace organisateur. Chaque article appartient à une seule équipe bénévole qui en assure la garde, ou au Stock commun que vous et vos coordinateurs bénévoles gérez vous-mêmes.
Ce que vous pouvez faire ici
- Tenir une liste pour chaque équipe. Vous voyez tous les articles. Chaque ligne affiche le badge d’équipe, si l’article est du Matériel ou un Consommable, sa catégorie, le nombre disponible sur le total, l’endroit où il se trouve et son état.
- Savoir qui le détient. Entre deux événements, un article est soit détenu par une personne de votre liste de bénévoles, soit conservé à un endroit que vous indiquez, par exemple « Réserve de la Kulturhalle, salle B ». Les articles empruntés indiquent aussi qui les a prêtés.
- Savoir quoi acheter. Les articles en baisse apparaissent en rouge et figurent sur la Liste de courses.
- Enregistrer les achats avec leurs justificatifs et voir qui doit encore être remboursé — voir Achats, justificatifs et liste de courses.
- Préparer chaque événement avec une liste de préparation par équipe — voir Listes de préparation des événements.
- Imprimer des étiquettes QR à coller sur les articles — voir Étiquettes QR.
Lire la page Inventaire
- Les trois tuiles en haut affichent le Nombre total d’articles (articles actifs uniquement), le Stock faible et la Valeur totale, qui correspond au coût unitaire multiplié par la quantité totale. Cliquez sur la tuile Stock faible pour ouvrir la liste de courses.
- Les onglets sous le titre ouvrent la Liste de courses et les Achats ; les boutons à côté du titre sont Étiquettes QR et Ajouter un article.
- Affinez la liste avec les filtres : recherche par nom, SKU ou code-barres, Équipe (une équipe, ou le Stock commun), Type (Matériel ou Consommable), Catégorie, Uniquement le stock faible et Afficher les articles inactifs. Effacer les retire.
- Chaque ligne commence par le badge de l’équipe. Cliquez sur Modifier sur une ligne pour ouvrir l’article — voir Articles : ajouter, retrouver et entretenir.
Sous Uniquement le stock faible, vous voyez ce qui est tombé à son minimum. Le nombre disponible passe en rouge et indique « minimum 20 ». Un article est en stock faible lorsqu’il a un minimum supérieur à zéro et que le nombre disponible est égal ou inférieur à ce minimum.
Équipes, stock commun et qui voit quoi
- Vous voyez et modifiez tous les articles, y compris ceux du Stock commun, et vous êtes le seul à gérer les catégories (bouton Gérer les catégories).
- Un responsable d’équipe ne voit et ne modifie que les articles de l’équipe qu’il dirige, depuis sa propre page : Inventaire de votre équipe. Il ne voit jamais le stock d’une autre équipe, et ne peut pas placer un article dans le Stock commun.
- Un coordinateur ou un responsable d’événement travaille avec les listes de préparation d’un événement depuis Gestion → Inventaire de l’événement. Le Stock commun n’a pas de responsable : il est géré par vous et les coordinateurs.
- Emprunter entre équipes ne relève pas de la plateforme : les équipes se demandent du matériel en dehors du système.
Bon à savoir
- Le matériel revient après un événement. Les consommables sont utilisés et rachetés ; lorsque vous enregistrez le retour d’un événement, vous indiquez combien ont été consommés.
- Un article sorti pour un événement ne peut pas être supprimé tant qu’il n’est pas revenu.
- Les quantités consommées ou manquantes quittent définitivement le stock. Les articles endommagés restent comptés dans le total, mais ne sont pas disponibles.
- Les articles que vous désactivez avec la case Actif sur la page de l’article disparaissent de la liste et du sélecteur de liste de préparation. Cochez Afficher les articles inactifs dans les filtres pour les afficher à nouveau, marqués Inactif ; ouvrez-en un et cochez Actif pour le réactiver.
- Les catégories (par exemple Son et éclairage, Mobilier, Restauration) sont partagées par toutes les équipes. Ajoutez-en une sous Gérer les catégories.
Dépannage
- Un article manque dans la liste — vérifiez le filtre Équipe, et cochez Afficher les articles inactifs au cas où l’article aurait été désactivé. La page d’un responsable n’affiche que son équipe.
- La tuile Stock faible affiche zéro alors qu’un article est presque épuisé — l’article n’a pas de minimum défini. Ouvrez-le et saisissez un Seuil de stock minimum.
- Le nombre disponible est inférieur à ce qui se trouve en rayon — le reste est prévu sur la liste de préparation d’un événement, ou toujours sorti. Ouvrez l’article : le panneau Réservé lors d’événements indique où.