Recruter avec des liens d’inscription, une candidature en ligne et des configurations copiées

Cet article présente les moyens par lesquels les personnes rejoignent un événement sans que vous les invitiez une par une : un lien d’inscription pour chaque équipe, une candidature ouverte sur la page publique de l’événement, et l’option de partir de la configuration de l’an dernier. Il explique aussi chaque option de l’onglet Paramètres d’un événement. Vous trouverez tout cela sous Équipe et partenaires → Bénévoles dans le menu Gestion de l’événement.

Ce que vous pouvez faire ici

• Indiquer combien de personnes chaque équipe doit avoir pour cet événement, et suivre le remplissage.
• Donner à chaque équipe un lien d’inscription que son responsable peut publier dans un groupe WhatsApp.
• Ouvrir la candidature sur la page publique de l’événement, avec votre propre texte.
• Permettre aux bénévoles confirmés de choisir eux-mêmes leurs créneaux.
• Rédiger le message de remerciement que lisent les bénévoles.
• Copier les effectifs, les créneaux, les tâches d’équipe et les listes de préparation depuis un autre événement.

Effectifs des équipes et liens d’inscription

Dans l’onglet Personnes, l’encadré Équipes à cet événement comporte une carte par équipe. Le nom de l’équipe ouvre la liste filtrée sur cette équipe. Le chiffre compare les personnes confirmées aux besoins, par exemple 10 / 18 ; il est orange tant que l’équipe manque de monde et vert une fois complète, et sans objectif il n’affiche que les personnes confirmées. En dessous, 10 confirmés · 2 en attente de réponse compte les personnes sollicitées qui n’ont pas encore répondu.

1. Saisissez le nombre de personnes dont l’équipe a besoin dans Besoin et cliquez sur Enregistrer. Laissez vide ou mettez zéro pour ne pas fixer d’objectif.
2. Cliquez sur Créer un lien d’inscription. La carte affiche alors le Lien d’inscription.
3. Cliquez sur Copier pour le mettre dans le presse-papiers, ou sur Partager sur WhatsApp pour ouvrir WhatsApp avec un message tout prêt, tel que « Besoin d’aide pour l’accueil du Diwali Gala 2026 ? Inscrivez-vous ici : ».
4. Pour arrêter le fonctionnement du lien, cliquez sur Désactiver. Toute personne qui le possède ne peut plus s’inscrire. Créer un nouveau lien donne une nouvelle adresse.

Quiconque ouvre un lien d’inscription se connecte (ou s’inscrit), vérifie ses informations et rejoint l’équipe. La personne apparaît comme Candidature déposée dans cette équipe, et les responsables de l’équipe ainsi que vous recevez une notification dans la cloche. Personne ne devient bénévole sans votre Accepter ou celui du responsable. Un lien d’inscription fonctionne même lorsque la candidature publique ci-dessous est désactivée, et cesse de fonctionner lorsque l’événement est un brouillon, annulé ou terminé. Les responsables d’équipe peuvent fixer des objectifs et des liens pour les équipes qu’ils dirigent ; les autres équipes ne leur sont pas affichées.

Candidature ouverte sur la page de l’événement

Lorsque Inscription des bénévoles sur la page d’événement est activée et que l’événement est en direct, la page publique de l’événement affiche « Souhaitez-vous aider lors de cet événement ? Aidez-nous en tant que bénévole ». Les visiteurs connectés dont l’adresse e-mail est confirmée peuvent postuler.

Le bandeau mène à un court formulaire avec un numéro de téléphone, des compétences et un message. Il commence par le texte que vous avez rédigé.

Le visiteur ajoute un numéro de téléphone, des compétences, tout ce que l’organisateur doit savoir, puis envoie le formulaire. Il est ajouté à votre liste s’il n’y figurait pas encore, et apparaît dans Personnes comme Candidature déposée. Vous décidez avec Accepter ou Refuser ; personne n’est confirmé automatiquement, et le candidat reçoit un e-mail dans les deux cas. Un visiteur qui avait déjà été invité et qui postule est confirmé immédiatement.

Les réglages en détail

Ouvrez l’onglet Paramètres.

1. Inscription des bénévoles sur la page d’événement — désactivée par défaut. Active le bandeau et le formulaire pour les visiteurs. Ne fonctionne que lorsque l’événement est en direct.
2. Les bénévoles choisissent leurs propres créneaux — permet aux bénévoles confirmés de prendre des créneaux libres depuis leur page Mon bénévolat. Ils peuvent prendre des créneaux de leur propre équipe et des créneaux sans équipe, jamais un créneau qui chevauche un créneau déjà pris, et jamais un créneau déjà commencé.
3. Les bénévoles peuvent rendre un quart jusqu’à — nombre d’heures avant le début du créneau, de 0 à 720, 24 par défaut sauf si vous le modifiez. Ensuite, ils doivent s’adresser à leur responsable. Rendre un créneau prévient les responsables de l’équipe et vous.
4. Texte sur la page d’inscription — jusqu’à 1 000 caractères : en quoi consiste l’aide, à quelle heure arriver, à qui s’adresser.
5. Message de remerciement — jusqu’à 300 caractères, affiché aux bénévoles confirmés sur la page de l’événement, à la caisse à côté du billet bénévole et dans leur e-mail de confirmation. {name} est remplacé par le nom du bénévole. Si le champ est vide, un remerciement standard est affiché dans leur langue. La ligne verte en donne un aperçu avec un nom d’exemple.
6. Cliquez sur Enregistrer. Vider un champ de texte puis enregistrer supprime le texte.

Copier la configuration depuis un autre événement

Plus bas dans l’onglet Paramètres, Copier la configuration depuis un autre événement utilise un événement antérieur comme modèle.

1. Choisissez l’événement sous Copier depuis. La liste affiche vos autres événements, du plus récent au plus ancien.
2. Cochez ce qu’il faut copier : Effectifs des équipes, Créneaux, Tâches d’équipe et Listes de préparation.
3. Cliquez sur Copier la configuration et confirmez.

Les horaires suivent la date de l’événement : un créneau qui commençait deux heures avant l’ouverture des portes de l’an dernier commence deux heures avant celle de cette année. Rien de ce qui existe déjà n’est remplacé et personne n’est informé par e-mail. Les personnes ne sont pas copiées : l’équipe de base arrive d’elle-même, et tous les autres sont invités de nouveau. Les tâches confiées à une personne nommée, ou rattachées à un créneau, ne sont pas copiées non plus, car cette personne ne participera peut-être pas cette fois. Les lignes de préparation ne sont copiées que dans la limite du stock disponible.

Bon à savoir

• Toute voie d’accès à un événement en tant que bénévole aboutit à un compte : un lien d’inscription et la candidature en exigent un, et un oui à une invitation en crée un ou connecte à un existant. Seules les personnes que vous confirmez vous-même peuvent être confirmées sans compte — voir Bénévoles sans compte.
• Les visiteurs ont besoin d’un compte avec une adresse e-mail confirmée pour postuler ou rejoindre une équipe. Une candidature crée une fiche de liste avec la source « inscrit en ligne » et remet à zéro la désinscription des invitations.
• Le lien d’inscription est un justificatif d’accès : quiconque le possède peut postuler. Le publier dans un groupe privé ne pose pas de problème ; s’il se diffuse davantage, désactivez-le et créez-en un nouveau.
• L’objectif d’une équipe est un but pour vous et les responsables. Il n’empêche pas les personnes de rejoindre l’équipe.
• L’onglet Paramètres nécessite l’autorisation Bénévoles ; un responsable d’équipe voit les autres onglets, mais pas Paramètres.

Dépannage

• Le bandeau n’apparaît pas sur la page de l’événement — le réglage d’inscription est désactivé, ou l’événement n’est pas en direct (un événement programmé n’a pas encore de bandeau ; un lien d’inscription fonctionne déjà).
• Un lien d’inscription indique que la page est introuvable — le lien a été désactivé ou remplacé, ou l’événement est un brouillon, annulé ou terminé.
• La copie de configuration n’est pas proposée — vous n’avez pas d’autre événement dont copier la configuration.
• La copie n’a apporté aucune personne — c’est voulu. Invitez-les depuis Personnes.

Voir aussi

• Bénévoles
• Inviter des bénévoles à un événement
• Créneaux et planning des bénévoles
• S’inscrire ou rejoindre une équipe