Suivi des dépenses
Guide de l'organisateur
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Sur cette page
Utilisez Finances → Dépenses (intitulé Dépenses et revenus sur la page elle-même) pour tenir un registre courant de l'argent entrant et sortant qui n'est pas lui-même une vente de billets — cautions de salle, salaires du personnel, revenus de sponsoring, produits dérivés, et tout ce que vous voulez voir reflété dans votre propre comptabilité aux côtés des revenus de réservation d'EventMann.
Ce que vous pouvez faire ici
- Ajouter un revenu / Ajouter une dépense — deux boutons distincts qui présélectionnent le type d'entrée pour vous.
- Catégorie — les catégories de revenus sont Ventes de billets, Sponsoring, Produits dérivés, Dons, Subventions, Autre ; les catégories de dépenses sont Lieu, Équipement, Marketing, Personnel, Catering, Déplacements, Assurance, Logistique, Permis et licences, Décoration, Technologie, Autre.
- Joindre un reçu — fichier PDF, image, Word ou Excel jusqu'à 10 Mo, stocké sur le disque privé et qui ne vous est jamais servi autrement que via un lien signé.
- Lier à un événement — facultatif ; laissez ce champ vide pour les entrées qui ne sont liées à aucun événement précis.
- Filtrer la liste par Toutes, Revenu ou Dépense grâce aux onglets au-dessus.
Comment ajouter une entrée
- Cliquez sur Ajouter un revenu ou Ajouter une dépense.
- Choisissez une catégorie, un titre, ainsi que le montant et la devise.
- Choisissez la date, puis facultativement liez un événement, ajoutez une référence, des notes et un reçu.
- Enregistrez — l'entrée apparaît en haut de la liste et les totaux se mettent à jour immédiatement.
Les réglages en détail
- Devise — par défaut la devise de paiement de votre compte, mais peut être définie par entrée ; les totaux des indicateurs clés en haut additionnent le montant de chaque entrée sans tenir compte de sa devise, donc un mélange de devises ne donnera pas un résultat net correct.
- Événement — laissez ce champ vide pour les coûts à l'échelle de l'organisation (abonnements logiciels, marketing général) ; renseignez-le lorsqu'un coût appartient à un événement précis.
- Référence — un champ de texte libre pour votre propre numéro de facture ou de bon de commande ; EventMann ne le valide ni ne le recherche nulle part.
Bon à savoir
- Ces entrées sont entièrement distinctes des revenus de réservation. Ajouter ici une entrée de revenu Ventes de billets ne crée ni n'affecte de réservation réelle, et supprimer une réservation ne touche à rien de ce qui est enregistré ici.
- Vous seul pouvez voir vos dépenses et revenus ; rien ici n'est montré aux participants ou aux membres de l'équipe, sauf si vous l'exportez vous-même.
- Supprimer une pièce jointe, ou la remplacer par un nouveau fichier, supprime immédiatement l'ancien fichier du stockage — il n'y a pas d'historique de versions.
Dépannage
- Le Solde net semble incorrect — il s'agit du Revenu total moins les Dépenses totales sur toutes les entrées que vous avez jamais enregistrées, sans filtrage par l'onglet actuellement sélectionné.
- Impossible de retrouver un ancien reçu — si vous avez remplacé la pièce jointe ou supprimé l'entrée, le fichier a disparu ; il n'y a aucune récupération possible.
- Téléversement rejeté — la limite de 10 Mo et la restriction de type pdf/jpg/png/webp/doc/docx/xls/xlsx sont appliquées côté serveur ; réenregistrez le fichier dans un format pris en charge et réessayez.