Dépenses

Utilisez Argent → Dépenses (la page s’intitule Dépenses et revenus) comme registre courant de l’argent qui entre et sort, hors vente de billets : acomptes de lieu, impression, matériel, sponsoring perçu, dons. C’est votre propre comptabilité ; les participants ne la voient jamais. Pour le compte de résultat d’un événement, utilisez la page propre à l’événement — voir Revenus et dépenses de l’événement.

Ce que vous pouvez faire ici

• Enregistrer des revenus et des dépenses, éventuellement liés à un événement, avec une référence, des notes et un justificatif.
• Voir les totaux des revenus, des dépenses et du solde net, présentés séparément pour chaque devise utilisée.
• Filtrer la liste sur Toutes les entrées, Revenu ou Dépenses.

Comment ajouter une entrée

1. Cliquez sur Ajouter un revenu ou Ajouter une dépense. Le type d’entrée est déjà choisi, et vous pouvez le changer dans le formulaire.
2. Indiquez un titre, une catégorie, la date, le montant et la devise.
3. Vous pouvez éventuellement choisir l’événement concerné, ajouter une description, votre propre référence (numéro de facture ou de justificatif) et des notes, et joindre un justificatif.
4. Enregistrez. L’entrée apparaît en haut de la liste et les totaux se mettent à jour.
5. Pour modifier ou supprimer une entrée plus tard, utilisez Modifier ou Supprimer sur sa ligne. Les onglets Revenu et Dépenses filtrent la liste ; la carte Solde net est toujours le total de tout.

Dans le formulaire, Type d’entrée bascule entre revenu et dépense, Titre la nomme, Catégorie la classe, Montant porte le chiffre, Événement lié la rattache à un événement et Pièce jointe accueille le justificatif.

Les réglages en détail

• Catégories de revenus : Ventes de billets, Sponsoring, Marchandise, Dons, Subventions, Autre.
• Catégories de dépenses : Lieu, Matériel, Marketing, Personnel, Restauration, Déplacements, Assurance, Logistique, Autorisations, Décoration, Technologie, Autre.
• Événement lié — laissez vide pour les coûts de l’organisation entière (hébergement, marketing général). Reliez-le pour tout ce qui concerne un seul événement, afin que cela apparaisse dans le compte de résultat de cet événement.
• Pièce jointe — PDF, JPG, PNG, WebP, Word ou Excel, jusqu’à 10 Mo, stockés de manière privée. Vous seul pouvez l’ouvrir, via le lien Voir le fichier sur la ligne. Remplacer ou retirer un justificatif supprime immédiatement l’ancien fichier.
• Référence — texte libre pour votre propre numéro de facture ou de bon de commande. EventMann ne le vérifie pas.

Les achats de stock apparaissent aussi ici

Lorsque vous (ou un responsable d’équipe de bénévoles) enregistrez l’achat d’un article d’inventaire, par exemple quatre tables pliantes, EventMann crée une dépense ordinaire : catégorie Matériel (ou Autre pour les consommables), la quantité dans le titre, le justificatif joint et, si vous l’avez choisi, l’événement. Elle compte ensuite dans les dépenses de votre événement comme tout autre coût. Un achat qu’un bénévole a avancé de sa poche reste marqué comme en attente de remboursement jusqu’à ce que vous le marquiez comme remboursé sous Inventaire → Achats. L’inventaire lui-même est décrit dans Bénévoles.

Bon à savoir

• Ce registre est entièrement distinct des ventes de billets. Les totaux de l’organisation ne contiennent que ce que vous avez saisi à la main ; le revenu des billets est ajouté sur la page Dépenses et revenus propre à chaque événement.
• Si vous saisissez aussi vos ventes de billets comme revenus, elles seront comptées deux fois sur cette page. Laissez les ventes de billets à EventMann.
• Chaque devise a sa propre ligne de totaux, si bien qu’un événement en euros et un événement en livres ne se mélangent jamais.
• Seul le compte organisateur peut utiliser cette page.

Dépannage

• Le Solde net semble faux. Il correspond toujours aux revenus moins les dépenses sur toutes les entrées, quel que soit l’onglet affiché, et il exclut les ventes de billets.
• Téléversement refusé. La limite est de 10 Mo et le fichier doit être l’un des types listés. Enregistrez-le de nouveau dans un format pris en charge.
• Un ancien justificatif a disparu. Il a été remplacé ou son entrée a été supprimée ; il n’existe aucun moyen de le récupérer.

Voir aussi

• Revenus et dépenses de l’événement
• Factures
• Exports financiers
• Aperçu financier