Bénévoles
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Sur cette page
Les bénévoles sont les personnes qui aident à vos événements gratuitement. EventMann leur offre leurs propres outils : une liste que vous tenez à jour pour tous vos événements, des équipes permanentes avec leurs responsables, une invitation par événement, un planning, des tâches, des messages et une vue en direct pour le jour même. Il est conçu pour les associations dont toute l’équipe d’événement est composée de bénévoles, mais il fonctionne tout aussi bien pour un seul aidant lors d’un seul événement. Vous le trouverez à deux endroits : Bénévoles dans le groupe Croissance de votre barre latérale pour tout ce qui concerne plusieurs événements (liste, équipes, importation), et Bénévoles sous Équipe et partenaires dans le menu Gestion d’un événement pour tout ce qui concerne un seul événement.
L’entrée Bénévoles de la barre latérale ouvre la liste des bénévoles. Sa barre d’onglets mène à Équipes et Importer des bénévoles.
Bénévoles, personnel et membres : trois choses différentes
| Bénévoles | Personnel | Membres | |
|---|---|---|---|
| Qui | Des personnes qui aident gratuitement, souvent et régulièrement | Des aidants rémunérés pour un événement | Des personnes qui ont acheté un abonnement chez vous |
| Où | Liste, Équipes et Gestion → Bénévoles | Gestion → Gérer le personnel, l’espace personnel | Paramètres → Adhésion |
| Planning | Créneaux de bénévoles | Créneaux du personnel, avec échanges et paie | Aucun |
| Argent | Aucun. Les heures sont seulement enregistrées | Taux horaires et paie | Prix de la formule, payé par le membre |
Les trois ne se mélangent pas. Un bénévole n’est jamais inscrit au planning du personnel, et un planning de bénévoles n’alimente jamais la paie. Si vous rémunérez quelqu’un, cette personne doit figurer sous Personnel de l’événement.
Ce que vous pouvez faire ici
- Tenir une liste de toutes les personnes qui ont aidé ou que vous souhaitez solliciter ; ajoutez-les à la main ou importez-les depuis un tableur — voir La liste des bénévoles et l’importation CSV.
- Gérer des équipes permanentes, comme Accueil, Musique ou Cuisine, chacune avec des responsables et une équipe de base présente à chaque événement — voir Équipes permanentes, responsables et équipe de base.
- Inviter des personnes à un événement, accepter les candidatures et confirmer en masse — voir Inviter des bénévoles à un événement, et Recruter avec des liens d’inscription, une candidature en ligne et des configurations copiées.
- Attribuer des rôles d’événement pour qu’un bénévole puisse tenir l’accueil, les finances ou coordonner les autres bénévoles — voir Rôles de bénévoles et responsables d’équipe.
- Organiser le travail avec des créneaux, des tâches de bénévoles et le tableau des tâches de l’événement.
- Gérer la journée avec le programme de la journée et la vue en direct, et les messages à vos bénévoles.
- Prendre soin des heures et de la vie privée — qui voit quoi, le relevé des heures et la suppression d’un bénévole, voir Heures des bénévoles et confidentialité.
- Dire merci avec un billet gratuit ou à tarif réduit que seuls vos bénévoles peuvent acheter — voir Le billet de remerciement pour bénévoles.
Les pages d’un événement
Ouvrez un événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles. Une barre d’onglets s’affiche en haut. Personnes liste les personnes sollicitées et leurs réponses. Créneaux et Tâches sont le planning et la liste des missions, Programme de la journée les met dans l’ordre chronologique, En direct montre ce qui se passe en ce moment, Messages écrit à l’équipe, Paramètres contient les options de bénévolat de l’événement, et Liste est la même liste que dans votre espace organisateur, pour les personnes qui n’ont que cet événement.
Un parcours type
- Constituez votre liste une seule fois et configurez vos équipes. Faites des personnes toujours présentes des membres de l’équipe de base : elles sont ajoutées à chaque nouvel événement.
- Sur l’événement, ouvrez Personnes et invitez les autres, ou publiez un lien d’inscription dans votre groupe WhatsApp.
- Ajoutez des Créneaux et des Tâches, ou copiez-les depuis l’événement de l’an dernier, puis placez les personnes confirmées sur les créneaux.
- Avant le jour J, envoyez un Message, imprimez le Programme de la journée et vérifiez les effectifs des équipes dans Personnes.
- Le jour même, gardez En direct ouvert. Ensuite, les heures figurent sur la liste et vous pouvez télécharger un relevé pour chaque bénévole.
Bon à savoir
- Figurer sur la liste n’est pas une invitation. L’importation d’une liste n’envoie aucun e-mail ; vous décidez, pour chaque événement, qui solliciter.
- Seuls les bénévoles confirmés peuvent être placés sur des créneaux, recevoir des tâches, tenir un rôle et acheter le billet de remerciement.
- Refuser une invitation ne nécessite pas de compte. Dire oui en demande un : le bénévole crée un compte EventMann gratuit depuis la page d’invitation, ou se connecte, et ce n’est qu’alors qu’il est confirmé et que vous en êtes informé. Le compte permet de voir ses créneaux et ses tâches, de pointer et d’acheter le billet de remerciement. Son côté est décrit dans Bénévolat lors d’un événement.
- Les e-mails d’invitation, de confirmation et de message partent selon votre propre limite d’envoi horaire (Paramètres → E-mail), de sorte qu’une centaine d’invitations sont réparties dans le temps plutôt qu’envoyées d’un seul coup.
- Chaque invitation contient un lien pour se désinscrire de vos invitations de bénévolat. Les personnes qui se sont désinscrites sont ignorées lorsque vous les invitez, et apparaissent comme Ne souhaitent pas d’invitations sur la liste.
- Un membre de l’équipe peut travailler avec des bénévoles lorsque son rôle dispose de l’autorisation Bénévoles ; Responsable d’équipe (ses seules équipes) la limite aux équipes qu’il dirige. L’autorisation Tâches ouvre le tableau des tâches. Les deux se cochent dans Rôles personnalisés.
Dépannage
- Les entrées Bénévoles manquent dans le menu — votre rôle ne dispose pas de l’autorisation Bénévoles pour cet événement. Demandez à l’organisateur qui en est responsable.
- Un bénévole dit ne pas voir ses créneaux — il lui faut un compte sur l’adresse e-mail à laquelle vous l’avez invité, et cette adresse doit être confirmée. Si Personnes affiche Pas encore de compte à côté de son nom, utilisez Envoyer le lien d’inscription.
- Quelqu’un a été ignoré lors de votre invitation — il figure déjà sur cet événement sous un statut quelconque, ou il s’est désinscrit de vos invitations.