Liste d'attente

Lorsqu’un type de billet affiche complet, les personnes peuvent rejoindre sa liste d’attente au lieu de renoncer. Cet écran vous permet de décider qui obtient une place lorsqu’une place se libère : vous admettez les personnes une par une, plutôt que de laisser la plateforme réserver pour celle qui attend depuis le plus longtemps. Vous le trouvez sous Participants → Outils participants, sur le premier onglet (Liste d'attente, Transferts, Import de groupe). La barre latérale affiche un badge indiquant le nombre de personnes en attente.

Ce que vous pouvez faire ici

• Voir toutes les personnes en attente : leur nom, leur e-mail, les billets qu’elles souhaitent — une entrée est un panier, comme une commande, par exemple 2× Adulte · 2× Enfant — le total, et depuis combien de temps elles font la queue.
• Chaque entrée affiche un statut — En attente, Rejeté ou Expiré — et, une fois admise, ce qu’est devenue la commande qu’elle a créée : Confirmée (billets gratuits), Lien de paiement envoyé avec la date limite de paiement, Payé, En attente de votre validation, Délai de paiement expiré, Commande annulée ou Remboursée. Le numéro de commande situé dessous ouvre la commande.
• Admettre une entrée pour donner à cette personne tous les billets de son panier. Cela crée sur-le-champ une seule commande réelle pour l’ensemble du panier — tout ou rien, jamais une moitié de famille.
• Rejeter une entrée. La personne reçoit un e-mail et ne peut plus rejoindre cette file par la suite.
• Activer la liste, la plafonner et choisir le délai dont dispose une personne admise pour payer — le tout sous Configuration de l’événement → Détails et dates, dans les réglages de la liste d’attente.

L’onglet Transferts se trouve juste à côté. La puce indique, pour chaque type de billet, le nombre de billets et le nombre de personnes en attente — comptés à partir de chaque panier, de sorte qu’une famille qui attend un pass Famille et un billet enfant est comptée une fois pour chacun. La colonne Billets affiche le panier de chaque entrée. Les entrées encore En attente disposent des boutons Admettre et Rejeter.

Comment fonctionne l’admission

1. Repérez une entrée En attente et cliquez sur Admettre.
2. Si chaque type de billet de l’entrée dispose d’assez de places libres, la commande est créée immédiatement. Si l’un d’eux n’en dispose pas, EventMann vous demande d’abord (voir ci-dessous).
3. Une seule commande est créée pour l’ensemble du panier, et les places sont retirées vente publique aussitôt. Personne d’autre ne peut les acheter tant que la commande existe.
4. Si le billet est gratuit, la commande est confirmée immédiatement et leurs billets sont envoyés par e-mail.
5. Si le billet est payant, un lien de paiement leur est envoyé par e-mail. Elles conservent la place jusqu’à l’expiration du délai de paiement que vous avez défini.
6. Si l’événement utilise demande et validation, la commande rejoint à la place votre file de validation, et vous prenez la décision habituelle à cet endroit. Pour les billets payants, la personne reçoit un lien de paiement une fois que vous l’avez validée dans cette file, comme pour toute demande sans empreinte de carte.
7. Si elles ne paient pas à temps, la commande est annulée automatiquement, chaque place qu’elle contenait est remise en vente, et l’entrée est marquée Expirée. Vous n’avez rien à nettoyer.

Admettre au-delà de la quantité de billets

Il arrive que vous souhaitiez faire entrer une famille alors que le type de billet est encore épuisé — vous savez que la salle a de la place, ou deux places ne seront pas utilisées. Admettre vous le permet, de la même manière qu’une commande manuelle, mais cela ne se fait jamais sans vous demander confirmation.

1. Cliquez sur Admettre pour l’entrée. Lorsqu’un type de billet de cette entrée dispose de moins de places libres que n’en demande l’entrée, une fenêtre de confirmation s’ouvre au lieu de créer la commande.
2. Elle indique le manque pour chaque type — par exemple Pass Famille : 0 libre, cette entrée en demande 1 — ainsi que le dépassement de la quantité que l’événement va atteindre.
3. Cliquez sur Confirmer pour admettre quand même la personne, ou sur Annuler pour la laisser en attente.

La commande fonctionne ensuite exactement comme toute autre admission : les billets gratuits sont confirmés et envoyés par e-mail, les billets payants reçoivent un lien de paiement pour votre Délai de paiement, et sur un événement avec validation, la demande rejoint votre file de validation. Le compteur de ventes indique honnêtement le dépassement (par exemple 252 sur 250), le type reste épuisé sur la page de l’événement, et une annulation ou l’expiration du délai de paiement remet le compteur à jour.

Les réglages en détail

• Activer la liste d’attente — autorise ou non les personnes à faire la queue pour un type de billet épuisé.
• Réserver automatiquement pour la liste d’attente — laissez cette option désactivée (par défaut) pour admettre vous-même les personnes avec Admettre. Activez-la, et la plateforme réserve pour la personne qui attend depuis le plus longtemps dès qu’une place se libère, sans vous le demander. Les événements créés avant l’existence de ce réglage continuent de réserver automatiquement jusqu’à ce que vous le modifiez.
• Délai de paiement — le temps dont dispose une personne admise pour payer un billet payant, de une demi-heure à trois jours (la valeur par défaut est de 24 heures). Sa place est retenue jusque-là, donc un long délai fait patienter le reste de la file. Un billet gratuit est confirmé immédiatement et ne tient pas compte de ce délai.
• Limite de la liste d’attente — le plafond s’applique par type de billet, de sorte qu’une file pleine sur un niveau très demandé n’empêche pas d’accéder aux autres. Il compte les billets, pas les personnes, sur l’ensemble des paniers : une famille qui attend 2 billets adulte et 2 billets enfant utilise deux places de la limite adulte et deux de la limite enfant, et une limite de 50 signifie cinquante places de demande.

Bon à savoir

• Admettre réserve bien les places. Elles sont retenues pour cette personne pendant toute la durée du délai de paiement, de sorte que deux personnes ne peuvent pas être admises sur la même dernière place.
• L’admission est refusée, avec un motif, si l’événement n’est plus en vente — non publié, un type de billet de l’entrée désactivé ou hors de sa période de vente, la personne ne peut pas acheter l’un des types, ou le panier dépasse une limite par commande. Cela est vérifié pour chaque type de l’entrée au moment où vous cliquez, et non au moment où la personne a rejoint la file. Le manque de places libres est la seule raison que vous pouvez passer outre, avec la confirmation ci-dessus.
• La note au-dessus de la liste indique le fonctionnement de l’événement : la première personne de la file est réservée automatiquement, ou tout le monde attend votre Admettre. Dans les deux cas, un billet payant reçoit votre Délai de paiement.
• Les membres passent avant les non-membres dans la file, si vous vendez des adhésions et leur avez accordé la priorité sur la liste d’attente.
• Un billet qui ne peut pas être réservé seul — un billet enfant ou accompagnant — ne peut être mis en attente qu’aux côtés d’un autre billet de la même entrée, exactement comme à la caisse. Une famille rejoint avec 2× Adulte et 2× Enfant dans une seule entrée ; un billet enfant seul est refusé lors de l’inscription.
• La réservation automatique (lorsque vous l’activez) ne dépasse jamais la quantité de billets. Elle n’admet une entrée que si chaque type de celle-ci dispose de place, et sinon la garde en attente — les entrées plus petites plus bas dans la file peuvent passer en premier.
• Vous êtes averti lorsque des places se libèrent sur un type qui compte des personnes en attente, de sorte que vous n’avez pas à surveiller cet écran.
• Le rejet est définitif du point de vue de la personne : elle voit le résultat sur sa page de réservations et ne peut plus faire la queue pour ce type de billet.

Dépannage

• “Où est le bouton Notifier ?” — il n’existe plus. Notifier envoyait une invitation sans rien réserver, de sorte que deux personnes pouvaient être invitées sur une même place, et la personne évincée était informée que la place était partie. Admettre attribue la place à la personne de votre choix et la retient pour elle.
• Admettre est refusé — le message indique la raison. S’il indique qu’un type est épuisé, des places ont été prises entre le chargement de la page et votre clic : cliquez de nouveau sur Admettre, la confirmation affichera le manque pour que vous puissiez admettre la personne quand même, ou augmenter la quantité sous Types de billets. Les autres raisons indiquées : l’événement n’est pas publié, un type de billet est désactivé ou hors de ses dates de vente, ou la personne ne peut pas acheter l’un des billets (un type réservé aux membres ou aux bénévoles).
• Une entrée indique “Nécessite un autre billet” — elle ne contient que des billets enfant ou accompagnant, créée avant que les entrées puissent contenir plusieurs types. Elle ne peut pas être admise seule ; rejetez-la et demandez à la personne de rejoindre la file de nouveau avec un billet adulte dans la même entrée.
• Une entrée indique Lien de paiement envoyé alors qu’aucun paiement n’est arrivé — il s’agit d’une admission payante dans son délai de paiement ; la ligne affiche la date limite. La situation se résout d’elle-même : la personne paie et la ligne indique Payé, ou le délai se termine, les places sont libérées et la ligne indique Délai de paiement expiré.
• Je ne trouve pas la commande admise dans Commandes — Commandes s’ouvre sur l’onglet Confirmés. Une admission payante en attente de paiement se trouve dans l’onglet Approuvé, et une commande en attente de votre validation dans En attente ; toutes figurent dans Tous et portent un badge Liste d’attente. Le numéro de commande sur la ligne de la liste d’attente vous y conduit directement.
• Une personne que vous avez rejetée demande à être de nouveau ajoutée — supprimez son entrée et demandez-lui de rejoindre la file à nouveau ; le blocage est lié à l’entrée rejetée.

Voir aussi

• Types de billets
• Commandes
• Modes de réservation
• Détails & dates