Articles : les ajouter, les retrouver et en prendre soin
Les articles d'aide peuvent ne pas être parfaitement exacts — mises à jour fréquentes et traduction automatique peuvent les décaler de l'application. En cas de doute, contactez le support.
Sur cette page
Un article est un type de chose que vous conservez, avec une quantité : « Chaises pliantes, 420 ». Cet article explique comment ajouter un article, indiquer où il se trouve, gérer les articles empruntés et les autres actions possibles sur la page d’un article. Ouvrez Inventaire dans le groupe Travail et cliquez sur Ajouter un article, ou sur Modifier pour une ligne existante.
Ajouter un article
- Cliquez sur Ajouter un article sur la page Inventaire et saisissez le Nom de l’article. C’est le seul texte obligatoire, avec la quantité, l’état et la propriété.
- Choisissez l’Équipe qui s’en occupe. Laissez Stock commun si personne en particulier ne s’en charge. Un responsable d’équipe qui ajoute un article depuis sa propre page ne peut pas choisir : ce sera toujours son équipe.
- Choisissez le Type : Matériel revient après un événement, un Consommable est utilisé et racheté.
- Saisissez la Quantité totale et, si vous le souhaitez, une Unité comme pièces, kg ou rouleaux. Indiquez un Seuil de stock minimum pour tout ce que vous rachetez ; lorsque le stock descend à ce nombre, l’article apparaît sur la liste de courses.
- Indiquez où il se trouve sous Qui l’a (une personne de votre liste de bénévoles) ou Lieu de stockage.
- Choisissez l’État (Neuf, Bon, Correct, Mauvais, Endommagé, Retiré) et la Propriété. Pour les articles Emprunté, un champ Prêté par apparaît : indiquez à qui il appartient, par exemple la famille Patel. Les articles loués et possédés n’ont pas ce champ.
- Ajoutez éventuellement une catégorie, un SKU, une description, un code-barres, une photo et le Coût unitaire (utilisé pour la valeur totale), puis cliquez sur Créer un article.
Les réglages en détail
- SKU — votre propre code. Il doit être unique parmi vos articles.
- Seuil de stock minimum — zéro signifie « ne pas me prévenir ». Au-dessus de zéro, l’article est en stock faible lorsque la quantité disponible est égale ou inférieure à ce seuil.
- Actif (sur un article existant) — désactivez-le pour un article que vous ne conservez plus. Il quitte la liste, la liste de courses, les étiquettes et le sélecteur de la liste de matériel. Afficher les articles inactifs sur la page Inventaire permet de le retrouver.
- Image — JPG, PNG ou WebP, jusqu’à 2 Mo.
Où est-il ?
Ouvrez un article avec Modifier. Le panneau Où est-il vous l’indique en une phrase : « Avec Ravi Patel », « Au bureau de l’association », ou qu’aucune personne n’a noté où il se trouve, ainsi que la personne qui l’a prêté. Modifiez-le avec la liste des personnes et le champ du lieu, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez utiliser les deux : une personne et un lieu.
À côté, Enregistrer un achat ajoute du stock avec le justificatif ; voir Achats, justificatifs et liste de courses.
Autres informations sur la page de l’article
- Réservé lors d’événements — apparaît lorsque l’article figure sur la liste de matériel d’un événement en cours ou à venir. Il propose des boutons rapides Sorti et Tout est revenu ; voir Étiquettes QR.
- Réapprovisionner — ajoute une quantité avec une note facultative, sans achat. Utilisez-le pour un stock trouvé, donné ou recompté.
- Maintenance — consignez une révision, une réparation ou un contrôle avec une date, un coût et la date de la prochaine révision.
- Historique des mouvements — les derniers mouvements : sorti pour un événement, rentré, utilisé, réapprovisionné.
- Supprimer — demande une confirmation. La suppression est refusée tant qu’une quantité est encore sortie pour un événement.
Bon à savoir
- Changer l’équipe d’un article le déplace sur la liste de cette équipe, et son responsable peut alors le gérer.
- Les quantités sont des nombres entiers. La quantité disponible correspond au total moins ce qui est prévu ou sorti sur les listes de matériel des événements, moins les articles endommagés, utilisés et manquants.
- Le coût unitaire ne sert qu’à la tuile Valeur totale. L’argent réellement dépensé est enregistré sous forme d’achats.
Dépannage
- Le SKU est refusé — un autre de vos articles utilise déjà ce code.
- Prêté par n’apparaît pas — choisissez d’abord Emprunté sous Propriété.
- Je ne peux pas choisir une personne sous Qui l’a — la liste affiche votre liste de bénévoles. Ajoutez d’abord la personne dans Bénévoles.