Échanges de shifts
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Sur cette page
Si vous ne pouvez pas assurer un créneau qui vous a été attribué, demandez un échange. Vous faites la demande depuis My Shifts (Mes shifts) ; les demandes que vous avez envoyées et reçues figurent sur Shift Swap (Échange de shift), dans la barre latérale. Rien ne change tant que l’organisateur n’approuve pas — le « oui » de votre collègue n’est qu’une étape, et non la fin.
Demander un échange
- Ouvrez My Shifts (Mes shifts) et trouvez le créneau. Le bouton n’apparaît que tant que vous n’avez pas pointé.
- Cliquez sur Request Swap (Demander un échange).
- Sous Open (anyone) (Ouvert (n’importe qui)), choisissez un collègue, ou laissez-le ouvert. Seules les personnes approuvées pour le même événement sont listées.
- Rédigez un bref Reason (optional) (Motif (facultatif)) — l’organisateur le lit.
- Appuyez sur Submit Swap Request (Soumettre la demande d’échange).
La carte affiche alors Swap requested (Échange demandé) avec le nom du collègue. Une seule demande peut attendre sur un créneau. Appuyez sur Cancel (Annuler) à côté de l’étiquette pour la retirer ; le collègue en est informé.
La page Échange de shift
Chaque demande que vous avez envoyée ou qui vous a été adressée est listée avec le créneau, sa date et ses horaires, la personne From (De) et To (À), le motif et un badge de statut.
- Une demande que vous avez envoyée affiche Cancel (Annuler) tant qu’elle est Pending (En attente) ou Accepted (Acceptée).
- Une demande qui vous est adressée affiche Accept (Accepter) et Decline (Refuser). Le badge de la barre latérale compte ces demandes.
- Le badge de statut indique où en est la demande : Pending (En attente), Accepted (Acceptée ; le collègue a accepté), Approved (Approuvée ; l’organisateur a accepté), Rejected (Rejetée ; l’organisateur a refusé) ou Cancelled (Annulée).
Ce qui se passe à chaque étape
- Demande envoyée à un collègue — il reçoit une notification et un e-mail (réglage Shift swaps (Échanges de shifts)).
- Le collègue accepte — le statut passe à Accepted (Acceptée) et vous en êtes informé. Le créneau reste le vôtre.
- L’organisateur approuve — le créneau passe au collègue. Vous êtes tous deux informés. L’organisateur peut approuver une demande encore Pending (En attente) ou déjà Accepted (Acceptée). Une demande ouverte (sans collègue désigné) vous retire du créneau et remet la place à disposition pour que l’organisateur la pourvoie.
- L’organisateur refuse — le créneau reste à vous. Vous êtes tous deux informés.
Bon à savoir
- Un échange transfère votre créneau. Ce n’est pas un échange de deux créneaux — si vous voulez troquer, convenez-en entre vous et demandez les deux.
- Une demande ouverte n’a pas de collègue. Une fois l’organisateur l’approuvé, le créneau quitte votre My Shifts (Mes shifts) ; trouver le remplaçant relève de l’organisateur. Une fois que vous avez pointé pour un créneau, l’organisateur ne peut plus approuver un échange pour ce créneau.
- Tant qu’une demande n’est pas approuvée, vous restez responsable du créneau.
- Un collègue dont le profil de personnel est suspendu ne peut pas accepter.
Dépannage
- Il n’y a pas de bouton Request Swap (Demander un échange). Vous avez déjà pointé pour ce créneau, ou une demande attend déjà.
- Le collègue que je veux n’est pas dans la liste. Il n’est pas encore approuvé pour cet événement.
- L’organisateur a refusé avec un message de conflit. Le collègue a déjà un créneau à ce moment-là.