Créneaux et planning des bénévoles
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Sur cette page
L’onglet Créneaux est le planning des bénévoles d’un événement : ce qui doit être fait, quand, où, par combien de personnes, et qui est dessus. Il est distinct du planning du personnel sous Gérer le personnel, parce que les bénévoles ne sont pas rémunérés et ne passent jamais par la paie. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles → Créneaux. Toutes les heures sont celles du fuseau horaire propre à l’événement, indiqué en haut de la page.
Ce que vous pouvez faire ici
- Ajouter les créneaux pour lesquels vous avez besoin de personnes, avec un lieu et le nombre de personnes requises.
- Affecter des bénévoles confirmés à un créneau, une ou plusieurs personnes à la fois.
- Enregistrer et faire sortir des personnes depuis le planning, pour celles qui ne peuvent pas le faire elles-mêmes.
- Laisser les bénévoles choisir et rendre eux-mêmes des créneaux.
- Voir d’un coup d’œil quels créneaux sont complets : 8 sur 8 est en vert, 2 sur 3 est en orange.
Ajouter un créneau
- Cliquez sur Ajouter un quart pour ouvrir le formulaire.
- Saisissez Quoi, par exemple « Stand d’accueil ».
- Choisissez l’Équipe à laquelle il appartient. Un responsable d’équipe doit choisir l’une de ses propres équipes ; vous pouvez laisser vide, ce qui en fait un créneau pour n’importe qui.
- Renseignez Début et Se termine. Ils commencent avec le début de l’événement et trois heures plus tard ; la fin doit être après le début.
- Ajoutez éventuellement Où et quelques Détails. Renseignez Personnes nécessaires, entre 1 et 500.
- Cliquez sur Ajouter quart.
Lire le planning
Chaque créneau est une fiche avec son titre et le badge de son équipe, le nombre de places occupées, et une ligne par bénévole avec son statut : Non enregistré, Enregistré à 17:02, ou l’heure de sortie avec les heures effectuées. Enregistrer marque la personne présente ; le même lien affiche ensuite Faire sortir, et un troisième clic affiche Rouvrir pour la personne qui a été sortie par erreur. Retirer la retire du créneau. Modifier change le créneau ou le supprime. Lorsqu’un créneau a encore des places libres, Affecter des personnes ajoute davantage de monde.
Affecter des personnes à un créneau
Sous la liste des personnes, Affecter des personnes (N places restantes) ouvre un sélecteur de bénévoles confirmés. Il n’apparaît que tant que le créneau a des places libres.
- Cliquez sur Affecter des personnes — le bouton indique combien de places restent.
- Recherchez par nom, équipe ou compétence et cochez les personnes. Un responsable ne voit que les personnes de ses propres équipes.
- Cliquez sur Ajouter au quart.
La page indique combien de personnes ont été ajoutées. Une personne est ignorée lorsqu’elle est déjà sur le créneau, lorsqu’elle est sur un autre créneau de cet événement à un horaire qui se chevauche, ou lorsque le créneau est complet entre-temps — deux coordinateurs qui remplissent les dernières places en même temps ne peuvent jamais réussir tous les deux. Chaque personne ajoutée reçoit un e-mail, et environ un jour avant le début du créneau elle reçoit un rappel, une seule fois.
Les réglages en détail
- Personnes nécessaires — ne peut pas être fixé en dessous du nombre de personnes déjà sur le créneau. Retirez d’abord quelqu’un.
- Équipe — s’affiche sous forme de badge, détermine quel responsable peut modifier le créneau, et quels bénévoles peuvent le prendre eux-mêmes.
- Supprimer le créneau — dans le panneau Modifier du créneau. Les bénévoles qui y figurent en sont retirés.
- Les bénévoles choisissent leurs propres créneaux et rendre un créneau jusqu’au — dans l’onglet Paramètres, voir Recrutement par liens d’inscription, inscription et configurations copiées.
Bon à savoir
- Seuls les bénévoles confirmés peuvent être affectés à des créneaux. Si le sélecteur indique que personne n’a encore confirmé, confirmez d’abord des personnes sous Personnes.
- Les bénévoles s’enregistrent eux-mêmes depuis Mon bénévolat. L’enregistrement s’ouvre une heure avant le créneau et se ferme à sa fin ; il n’y a donc pas d’enregistrement pour un créneau terminé, et la sortie nécessite un enregistrement préalable.
- Les heures sont comptées de l’enregistrement à la sortie. Un créneau où l’on s’est enregistré mais jamais sorti ne compte aucune heure tant que vous ne le fermez pas avec Faire sortir ici.
- Affecter quelqu’un au planning l’envoie un e-mail. Déplacer ou supprimer un créneau ne renvoie pas d’e-mail ; prévenez-les avec un message.
- Les créneaux avec une équipe et les tâches avec une équipe sont aussi ce qu’un responsable d’équipe voit sur son programme de la journée et sa vue En direct.
Dépannage
- « Est déjà sur un autre créneau à cette heure » — chaque personne ne peut tenir qu’un créneau à la fois. Raccourcissez l’un des créneaux ou choisissez une autre personne.
- Personne à choisir — tous les confirmés sont déjà sur le créneau, ou (pour un responsable) personne dans vos équipes n’est encore confirmé.
- Le nombre ne peut pas être abaissé — le créneau compte déjà plus de personnes ; retirez-en d’abord.
- Les heures sont fausses — vérifiez le créneau pour des sorties manquantes ; utilisez Faire sortir ou Rouvrir sur la ligne.