Pièces jointes aux billets
Guide de l'organisateur
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Sur cette page
Les pièces jointes aux billets vous permettent d’envoyer vos propres PDF avec l’e-mail de confirmation du billet — règlement intérieur, instructions de trajet ou d’arrivée, programme, vos propres conditions générales, ou tout autre document que les participants doivent avoir avant de venir. Vous la trouvez sous Marketing → Communications avec les participants, dans l’onglet Pièces jointes aux billets. Consulter nécessite un accès à l’événement ; importer et modifier nécessite l’autorisation de le modifier.
Ce que vous pouvez faire ici
- Importer un PDF — donnez-lui un nom et, si vous le souhaitez, une langue.
- Ajouter à cet événement ou Retirer de cet événement pour tout document que vous avez importé.
- Afficher un aperçu d’un document directement depuis la liste avant de l’ajouter.
- Supprimer un document dont vous n’avez plus besoin, partout où il est utilisé.
Donnez au PDF un Nom, choisissez éventuellement une Langue (Tous par défaut), sélectionnez le Fichier PDF et cliquez sur Importer. Dans Vos documents, un document marqué Envoyé avec les billets affiche Retirer de cet événement ; les autres affichent Ajouter à cet événement.
Comment cela s’articule
- Importer un PDF le place dans votre bibliothèque et l’ajoute à cet événement immédiatement.
- Sur un autre événement, ouvrez cette page et cliquez sur Ajouter à cet événement pour un document de votre bibliothèque. Rien ne part tant qu’un document n’a pas été ajouté à l’événement.
- Dès lors, chaque e-mail de confirmation de billet pour cet événement contient ce PDF, sous le nom que vous lui avez donné, qui est le nom de fichier vu par le participant.
- Cliquez sur Retirer de cet événement pour cesser de l’envoyer pour cet événement ; le document reste dans votre bibliothèque pour d’autres événements.
Bibliothèque ou événement
- Un document vous appartient, il n’est pas lié à un seul événement — importez votre règlement intérieur une fois et ajoutez-le à tout événement que vous organisez.
- Retirer un document d’un événement le laisse dans votre bibliothèque, intact, prêt à être ajouté ailleurs.
- Supprimer retire le document de chaque événement qui l’envoie et supprime le fichier lui-même. Il n’y a pas d’annulation possible.
Nom et langue
- Le nom que vous donnez à un document devient le nom de fichier que voit le participant lorsqu’il arrive dans sa boîte de réception — donnez-lui un vrai nom (« Règlement intérieur ») plutôt que celui que votre scanner ou votre appareil photo a attribué au fichier.
- Laissez le champ langue vide pour envoyer un document à tous les acheteurs, quelle que soit la langue dans laquelle ils lisent le site.
- Associez une langue à un document pour ne l’envoyer qu’aux acheteurs qui lisent cette langue — c’est ainsi que vous proposez le règlement intérieur en allemand et en anglais côte à côte sans l’envoyer à tout le monde.
Bon à savoir
- PDF uniquement — rien d’autre n’est accepté, ni à l’import ni dans cette fonctionnalité.
- Les pièces jointes n’accompagnent que l’e-mail de confirmation. Un billet renvoyé plus tard — depuis le bouton Renvoyer d’une commande, un renvoi en masse ou un renvoi par un administrateur — part sans elles.
- Cela s’applique à l’ensemble de l’événement, et non à des types de billets individuels — il n’est pas possible de joindre un document à un seul type.
- Les événements gratuits reçoivent aussi des pièces jointes ; rien ici ne dépend d’un billet payant.
- Chaque fichier est limité à 5 Mo, et l’ensemble des pièces jointes d’un même événement est limité à 10 Mo — c’est la limite de l’e-mail complet, PDF du billet compris. Les fournisseurs de messagerie refusent purement et simplement un message qui dépasse cette taille, et une confirmation refusée signifie un client sans billet du tout ; si vos documents joints dépassent ensemble la limite, ceux qui la font dépasser sont ignorés et le billet part quand même. L’écran affiche un total en cours et vous avertit dès que vous dépassez.
- Si le fichier d’un document a disparu du stockage, il est ignoré de la même façon — le billet part quand même, et l’écran marque le document pour que vous le sachiez avant un acheteur.
Dépannage
- Je l’ai importé mais personne ne l’a reçu — il n’accompagne que les nouveaux e-mails de confirmation. Vérifiez qu’il affiche Envoyé avec les billets pour cet événement ; et si l’acheteur que vous vérifiez a reçu son billet par un renvoi plutôt que par la confirmation d’origine, ce renvoi n’a jamais contenu de pièces jointes.
- Un acheteur n’a pas reçu la version allemande — le document est probablement associé à une seule langue et son compte est dans une autre. Laissez-le sans langue si vous voulez que tout le monde le reçoive, quelle que soit la langue.
- Mon fichier a été refusé — il dépasse 5 Mo ou n’est pas un PDF ; les deux cas sont refusés à l’import.
- L’avertissement de total s’affiche — trois fichiers peuvent chacun rester sous la limite de 5 Mo et dépasser ensemble la limite de 10 Mo de l’e-mail. Retirez-en un, ou répartissez votre contenu sur moins de documents, plus petits.