Traiter les demandes de réservation
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Sur cette page
Une demande de réservation est une demande d’un organisateur pour louer votre lieu sur une plage de dates, éventuellement pour l’un de ses événements, avec un forfait et des services. Vous y répondez depuis Mes lieux → le lieu → Demandes de réservation. Cet article suit une demande depuis le formulaire de l’organisateur jusqu’à la réservation terminée, et explique comment une demande approuvée relie l’événement de l’organisateur à votre lieu.
Ce que vous pouvez faire ici
- Voir chaque demande pour un lieu, filtrer par statut et lire le message de l’organisateur.
- Approuver une demande avec un prix final, un acompte et un message — ou la refuser.
- Enregistrer l’acompte et marquer la réservation comme terminée après l’événement.
Ce que l’organisateur envoie
Les organisateurs trouvent votre lieu sous Lieux → Parcourir les lieux dans leur espace, ou sur votre page publique, et cliquent sur Réserver le lieu. Le formulaire Demander un lieu demande :
- À partir du et Jusqu’au (obligatoires ; le début ne doit pas être dans le passé, la fin doit être postérieure au début).
- Lier à un événement (l’un de ses événements à venir), Nombre de participants attendus.
- Un forfait ou des services individuels avec leurs quantités, et un Message au lieu de 3 000 caractères au maximum.
L’organisateur clique sur Soumettre la demande de réservation. La demande est créée au statut En attente et vous en êtes informé par la cloche et, si votre préférence Demandes de réservation de lieu est activée, par courriel. Si les dates chevauchent un élément déjà bloqué ou réservé, l’organisateur voit un avertissement, mais la demande vous parvient tout de même.
Répondre à une demande
- Ouvrez Demandes de réservation pour le lieu. Trois cartes affichent En attente, Approuvée et Total des demandes. Les onglets (Tous, En attente, Approuvée, Refusée, Annulée, Terminée) filtrent la liste.
- Chaque carte affiche l’organisateur, le statut, les dates, l’événement lié, le nombre de participants attendus, les 200 premiers caractères du message et le prix total.
- Cliquez sur Voir les détails pour tout lire et fixer le prix et l’acompte — c’est la meilleure voie, voir Tarification du lieu.
- Pour une réponse rapide, utilisez les boutons d’une carte en attente : Approuver la demande l’approuve immédiatement ; Refuser la demande ouvre la page de la demande directement sur le formulaire de refus, afin que vous puissiez indiquer le motif à l’organisateur.
- Une fois la réservation approuvée passée, cliquez sur Marquer comme terminé.
Ce que fait chaque action
| Action | Résultat |
|---|---|
| Approuver la demande | Statut Approuvée. Les dates sont d’abord vérifiées : si elles chevauchent une période bloquée, un événement sur le lieu ou une autre demande approuvée, l’approbation est refusée et le message indique le conflit. L’organisateur reçoit un courriel et une notification dans la cloche. Si la demande désigne un événement qui n’a pas encore de lieu, votre lieu lui est attribué. Depuis la liste, la demande est approuvée au total demandé et sans acompte ; ouvrez les détails pour les modifier. |
| Refuser la demande | Statut Refusée. L’organisateur est averti. Vous refusez depuis la page de la demande, où le motif que vous rédigez figure dans le courriel adressé à l’organisateur. |
| Marquer le dépôt comme reçu | Uniquement sur une demande approuvée qui a un montant de caution. Enregistre la date ; Marquer le dépôt comme non reçu l’annule. |
| Marquer comme terminé | Uniquement sur une demande approuvée. Statut Terminée. L’organisateur peut alors noter le lieu, et la note apparaît sous Avis. |
Si l’organisateur annule
Un organisateur peut annuler une demande en attente ou approuvée depuis sa liste Mes demandes de lieu, avec le bouton Annuler. Le statut devient Annulée, vous êtes averti et, si cette demande était ce qui reliait l’événement à votre lieu, le lien est supprimé, de sorte que les dates sont à nouveau libres.
Comment l’événement est relié à votre lieu
Du côté de l’organisateur, la page Lieu et plan de salle de l’événement affiche le lieu avec un lien vers la demande. La liste des lieux de cette page contient les lieux propres à l’organisateur et chaque lieu pour lequel l’une de ses demandes a été approuvée — votre approbation est donc ce qui rend votre salle sélectionnable pour lui. Depuis cette page, il peut aussi Cloner le plan pour copier votre plan de places (voir Plans et mises en page).
Bon à savoir
- Les organisateurs ne peuvent trouver que des lieux approuvés et actifs ; les demandes n’arrivent donc normalement que pour ceux-là.
- Le détail de la demande affiche le nom et le courriel de l’organisateur, afin que vous puissiez le contacter en dehors d’EventMann.
- Seules les demandes en attente peuvent être approuvées ou refusées ; seules les demandes approuvées peuvent être marquées comme terminées. Il n’existe aucun moyen de rouvrir une demande refusée — demandez à l’organisateur d’en envoyer une nouvelle.
- Si un organisateur a choisi un forfait, le détail l’affiche sous Forfait demandé ; le total correspond à ce forfait plus les services individuels.
- Approuver et refuser sont définitifs pour la demande. Les changements après approbation (un nouveau prix, d’autres dates) se conviennent directement avec l’organisateur.
Dépannage
- « Impossible d’approuver — le lieu est déjà réservé pour ces dates » — le texte entre crochets nomme ce qui fait obstacle : le motif d’une période bloquée, le titre d’un événement ou un autre organisateur. Supprimez le blocage, ou refusez l’une des demandes.
- Vous n’avez pas reçu de courriel — vérifiez Demandes de réservation de lieu dans vos préférences de notification. L’entrée dans la cloche est toujours créée.
- L’organisateur dit que le lieu n’est pas sélectionnable pour son événement — la demande doit être Approuvée, et être au nom de cet organisateur.
- Marquer le dépôt comme reçu est absent — la demande n’a pas de montant de caution. Indiquez-en un lors de l’approbation.