Gérer les demandes de réservation
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Lorsqu'un organisateur souhaite louer votre lieu, il soumet une demande de réservation avec ses dates, le nombre de participants attendu, et éventuellement un forfait ou des services individuels. Vous l'examinez depuis la page Demandes de réservation du lieu et approuvez, refusez, ou marquez plus tard comme terminée. Il n'existe pas de boîte de réception globale distincte pour cela, tous lieux confondus — ouvrez d'abord le lieu depuis Mes Lieux, puis son bouton Demandes de réservation.
Le cycle de vie
| Statut | Signification | Qui peut la faire évoluer |
|---|---|---|
| En attente | Soumise, en attente de votre réponse | Vous : approuver ou refuser |
| Approuvée | Vous avez accepté la demande et fixé un prix | Vous : marquer comme terminée. Organisateur : annuler |
| Refusée | Vous l'avez refusée | Définitif — aucune action possible |
| Annulée | L'organisateur a retiré une demande en attente ou approuvée | Organisateur uniquement |
| Terminée | Vous avez marqué une réservation approuvée comme achevée | Définitif — permet un avis de l'organisateur |
Notez l'absence d'option intermédiaire : une fois qu'une demande est approuvée, vous ne pouvez plus la refuser ni la rejeter vous-même par la suite — il ne reste que la marquer comme Terminée, ou laisser l'organisateur l'annuler. Approuvez avec prudence.
Recevoir une demande
Un organisateur renseigne les dates demandées (la date de début doit être aujourd'hui ou plus tard), un lien facultatif vers l'un de ses propres événements à venir, un forfait facultatif ou une liste de vos services individuels avec quantités, et un message en texte libre. La soumission ne vérifie toujours pas votre calendrier et ne bloque pas la demande — une demande peut arriver pour une date que vous avez déjà bloquée ou déjà confirmée à quelqu'un d'autre — mais si ces dates entrent déjà en conflit avec un blocage, un événement déjà planifié, ou une autre réservation approuvée, l'organisateur voit s'afficher un avertissement nommant le conflit juste après la soumission, si bien qu'il le sait généralement avant vous.
Aucun e-mail ni notification ne vous est non plus envoyé lorsqu'une demande arrive. Les seuls signaux sont le nombre de demandes en attente sur votre Dashboard propriétaire de lieu et la demande elle-même dans la liste Demandes de réservation de ce lieu — vérifiez les deux régulièrement plutôt que d'attendre d'être prévenu.
Examiner et répondre
- Ouvrez la liste Demandes de réservation du lieu ; filtrez par statut si besoin.
- Ouvrez une demande pour voir le nom et l'e-mail de l'organisateur, les dates demandées, l'événement lié (le cas échéant), le nombre de participants attendu, son message, et les services demandés avec un total courant.
- Prenez l'habitude de vérifier vos deux calendriers de disponibilité pour les mêmes dates — l'approbation elle-même est protégée (voir plus bas), mais avoir une vue d'ensemble vous aide à trancher entre deux demandes que vous pourriez sinon toutes deux approuver individuellement.
- Approuver la demande — modifiez le Prix total (pré-rempli à partir des services demandés, mais librement modifiable), définissez éventuellement un Montant de la caution, ajoutez un Message de réponse, puis validez.
- Refuser la demande — expliquez éventuellement pourquoi ; cette option n'est disponible que tant que la demande est encore En attente.
- Une fois Approuvée, un bouton Marquer comme terminé apparaît — aucune vérification de date ne s'y cache, vous pouvez donc l'utiliser à tout moment après l'approbation, y compris avant que les dates réservées ne soient réellement passées.
Doubles réservations : ce qu'EventMann empêche et n'empêche pas
- N'empêche pas la soumission pour une date que vous avez bloquée ou déjà engagée ailleurs — l'organisateur peut quand même l'envoyer, même s'il est averti du conflit au moment de le faire.
- Vérifie bien l'existence d'un conflit au moment où vous cliquez sur Approuver — par rapport à vos blocages manuels, à tout événement déjà planifié dans le lieu, et à toute autre demande de réservation que vous avez déjà approuvée. Si les dates se chevauchent, l'approbation est refusée et on vous indique avec quoi elle entre en conflit, afin que vous puissiez refuser cette demande ou régler l'autre côté en premier.
- Ne refuse pas et ne signale pas automatiquement les autres demandes en attente pour les mêmes dates dès que vous en approuvez une — vous ne le découvrirez qu'en essayant d'approuver l'une des autres, puisque c'est à ce moment-là que la vérification s'exécute.
- Vous donne bien de quoi vérifier vous-même à l'avance : le calendrier propre au lieu (vos propres événements hébergés et vos blocages manuels) et le Calendrier de la barre latérale (toutes les demandes en attente, approuvées et terminées sur l'ensemble de vos lieux, ainsi que les blocages).
Ce à quoi l'approbation vous engage réellement
Approuver une demande ne déclenche ni prélèvement, ni facture, ni transaction Stripe — EventMann ne traite pas les paiements pour les réservations de lieux. Le Prix total et le Montant de la caution que vous saisissez sont des chiffres visibles par les deux parties, pas une instruction de paiement ; c'est à vous et à l'organisateur d'organiser et de confirmer le paiement réel entre vous. Une caution peut s'afficher comme Payé une fois enregistrée, mais rien sur ces écrans ne vous permet actuellement de le définir vous-même : considérez-le comme une information, pas comme un suivi de paiement en temps réel.
Bon à savoir
- Seul l'organisateur peut annuler une demande, et uniquement tant qu'elle est En attente ou Approuvée ; vous ne disposez d'aucune action équivalente pour « retirer votre approbation ».
- Une fois qu'une réservation atteint le statut Terminée, l'organisateur peut laisser un avis ; s'il en existe un, vous pouvez y publier une seule réponse depuis le même écran de détail de la demande.
- Supprimer le lieu supprime définitivement toutes les demandes de réservation qui lui sont liées — en attente, approuvées ou terminées — ainsi que ses avis, sans aucun moyen de les récupérer. Ne faites cela qu'une fois certain, et jamais comme un moyen de « faire le ménage » sur une demande indésirable ; refusez-la plutôt.
Dépannage
- J'ai approuvé une demande mais l'organisateur n'a rien payé — c'est normal ; approuver enregistre un prix, cela ne l'encaisse pas. Organisez le paiement directement avec l'organisateur.
- Deux demandes qui se chevauchent pour le même week-end sont toutes deux En attente — c'est normal ; rien n'empêche deux personnes de demander les mêmes dates. Approuvez celle que vous souhaitez, puis refusez l'autre — l'approuver elle aussi sera désormais refusé comme un conflit.
- Approuver la demande refuse avec un message de conflit — le lieu est déjà engagé pour ces dates, face à un blocage manuel, un événement planifié, ou une autre réservation approuvée ; le message précise lequel. Refusez cette demande, ou libérez d'abord l'autre côté (annulez-le/terminez-le), puis réessayez.
- Les boutons Approuver / Refuser ont disparu d'une demande — elle n'est plus En attente ; une fois Approuvée, seul Marquer comme terminé reste disponible pour vous.
- Je n'ai jamais été notifié d'une nouvelle demande — il n'existe ni e-mail ni alerte pour cela ; vérifiez directement le nombre en attente sur votre Dashboard ou la liste Demandes de réservation du lieu.