Tâches des bénévoles
Les articles d'aide peuvent ne pas être parfaitement exacts — mises à jour fréquentes et traduction automatique peuvent les décaler de l'application. En cas de doute, contactez le support.
Sur cette page
L’onglet Tâches est la liste des travaux de votre équipe de bénévoles pour un événement : ce qui doit se passer, qui le fait et pour quand. Une tâche peut être pour une personne, pour plusieurs personnes nommées, pour quiconque travaille sur un créneau donné, pour une équipe entière, ou ouverte à tous. Les bénévoles font avancer leurs tâches eux-mêmes. Vous le trouvez sous Équipe et partenaires → Bénévoles → Tâches. Pour le tableau de planification de l’organisateur — échéances, priorités, dépendances — voir Le tableau des tâches de l’événement.
Ce que vous pouvez faire ici
- Noter ce qui doit se passer et lui donner une heure de début et une échéance.
- Confier une tâche à un ou plusieurs bénévoles confirmés, à un créneau, à une équipe ou à tout le monde.
- Suivre la tâche à travers quatre statuts : Ouvrir, En cours, Bloqué et Terminé.
- Découper une tâche en liste de contrôle, et en discuter dans des commentaires.
Ajouter une tâche
- Saisissez ce qui doit être fait dans le champ titre, par exemple « Récupérer les lanternes chez l’imprimeur ».
- Sous Pour, choisissez un bénévole confirmé, ou laissez Toute l’équipe. Les personnes simplement invitées ne sont pas listées ; la page indique combien attendent encore.
- Choisissez l’Équipe à laquelle appartient la tâche. Un responsable d’équipe doit choisir l’une de ses équipes.
- Renseignez Début si la tâche a une heure.
- Cliquez sur Plus de détails pour choisir un Créneau (toutes les personnes de ce créneau reçoivent la tâche), une heure d’Échéance et une description.
- Cliquez sur Ajouter tâche.
Qui reçoit une tâche est décidé dans cet ordre : les personnes nommées s’il y en a, sinon les personnes du créneau, sinon l’équipe, sinon tout le monde. Les personnes nommées reçoivent un e-mail « Nouvelle tâche de bénévole … » lorsqu’elles sont ajoutées. Une tâche qui a une heure de début et qui est pour des personnes nommées, un créneau ou une équipe envoie aussi un seul rappel environ deux heures avant le début ; une tâche pour tout le monde n’a pas de rappel.
Utiliser la liste
Les tâches ouvertes viennent en premier, puis les terminées, chacune dans l’ordre des heures. La ligne sous un titre indique pour qui elle est, son début et son échéance, et quand elle est terminée, qui l’a cochée — le bénévole, ou « Marquée terminée par l’organisateur ». Le petit cercle marque une tâche terminée ou non. Le menu de statut définit Ouvrir, En cours, Bloqué ou Terminé ; utilisez Bloqué pour une tâche qui attend quelque chose. Une liste de contrôle affiche combien d’éléments sont faits et permet de les cocher. Les commentaires gardent la discussion liée à la tâche. Modifier change tout le reste.
Modifier une tâche
- Cliquez sur Modifier à côté du titre de la tâche.
- Sous Personnes, cochez toutes les personnes concernées. Ne rien cocher signifie le créneau, l’équipe ou tout le monde.
- Modifiez le Créneau, les heures Début et Échéance, et les détails.
- Sous Liste de contrôle, écrivez un élément par ligne. Les éléments que vous gardez tels quels conservent leur case cochée, donc reformuler l’élément trois ne décoche pas les éléments un et deux.
- Cliquez sur Enregistrer. Supprimer tâche la supprime.
Bon à savoir
- Les heures sont les heures murales propres à l’événement, les mêmes que pour les créneaux.
- Les bénévoles voient leurs tâches sur Mon bénévolat. Ils peuvent eux-mêmes changer le statut, cocher les éléments de la liste de contrôle et ajouter des commentaires ; l’organisateur et le responsable de l’équipe le voient ici aussitôt.
- Confier une tâche à une personne non confirmée est refusé. Si quelqu’un se désiste ou est retiré de l’événement, ses tâches retournent à l’équipe.
- Les tâches avec une heure de début ou d’échéance apparaissent sur le Programme de la journée ; les tâches Bloqué et en retard apparaissent sur En direct.
- Un responsable d’équipe ne voit et ne modifie que les tâches de ses propres équipes.
- Marquer une tâche terminée la met sur Terminé ; la marquer non terminée la remet sur Ouvrir.
Dépannage
- La personne que je veux n’est pas dans la liste — seuls les bénévoles confirmés peuvent recevoir des tâches. Confirmez-les sous Personnes.
- « Ce bénévole n’est plus confirmé pour cet événement » — la personne a été retirée ou s’est désistée après l’ouverture du formulaire. Choisissez quelqu’un d’autre.
- Personne n’a reçu l’e-mail de ma tâche — les e-mails sont envoyés aux personnes nommées, au moment où elles sont ajoutées. Une tâche pour un créneau ou une équipe n’est pas envoyée par e-mail à sa création ; elle apparaît sur leur page Mon bénévolat, et le rappel avant son heure de début les atteint.