Achats, justificatifs et liste de courses
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Sur cette page
- 1. Enregistrer un achat
- 2. La page Achats
- 3. La liste de courses
- 4. Bon à savoir
- 5. Dépannage
- 6. Voir aussi
Lorsqu'une équipe achète quelque chose pour l'inventaire, vous l'enregistrez comme un achat : la quantité entre dans le stock, le justificatif est conservé et la somme apparaît parmi les dépenses de l'événement. Si un bénévole a avancé l'argent, l'achat reste ouvert jusqu'à ce que vous le marquiez comme remboursé. La liste des achats se trouve sous Inventaire → Achats, et ce qu'il faut acheter sous Inventaire → Liste de courses.
Enregistrer un achat
- Ouvrez l'article que vous avez acheté sur la page Inventaire (Modifier).
- Dans Enregistrer un achat, saisissez la Quantité achetée, le Montant payé et la Date.
- Sous Payé par, choisissez L'association, ou le bénévole qui a payé. L'achat d'un bénévole est marqué À rembourser jusqu'à ce que vous le régliez.
- Vous pouvez éventuellement choisir Pour l'événement et joindre le Justificatif (PDF, JPG, PNG ou WebP, jusqu'à 10 Mo).
- Cliquez sur Enregistrer un achat. La quantité est immédiatement ajoutée au stock de l'article.
La page Achats
Tous les achats de toutes les équipes sont listés, du plus récent au plus ancien, avec leur date, l'article, l'équipe, la personne qui a payé et le montant. Un responsable d'équipe ne voit que les achats de sa propre équipe.
- L'avis jaune indique le total encore à rembourser aux bénévoles. Cliquez sur Afficher pour ne lister que les achats ouverts.
- La colonne Payé par indique le bénévole et À rembourser ou Remboursé. Les achats payés par l'association ne portent aucun badge.
- Cliquez sur Justificatif pour ouvrir le fichier joint. Les justificatifs sont privés : seuls vous et le responsable de l'équipe pouvez les ouvrir.
- Une fois le bénévole remboursé, cliquez sur Marquer comme remboursé. Marquer comme non remboursé annule cette action. Seul vous, l'organisateur, pouvez le faire ; un responsable voit le statut mais n'a pas de bouton.
La liste de courses
La liste de courses affiche chaque article actif égal ou inférieur à son stock minimum, regroupé par équipe. Les équipes sans article n'apparaissent pas, et le Stock commun est un groupe comme les autres.
- Chaque groupe d'équipe liste ses articles ; la mention à droite indique combien il en reste et le minimum.
- La zone Partager la liste contient la même liste en texte brut, avec le nom de l'équipe en gras pour WhatsApp.
- Cliquez sur Copier et collez-la dans le groupe de votre équipe.
Bon à savoir
- Un achat est une dépense ordinaire. Il apparaît dans les dépenses de l'événement et dans son compte de résultat ; le titre indique « 40 × Riz basmati ». Le matériel est classé dans la catégorie matériel, les consommables dans autres. La devise est celle de l'article, ou l'euro s'il n'en a pas.
- Si vous ne choisissez aucun événement, l'achat est rattaché à votre organisation et non à un événement.
- L'argent est seulement enregistré. La plateforme ne rembourse personne : c'est à vous de le faire, puis de le marquer.
- Utilisez Réapprovisionner sur la page de l'article plutôt qu'un achat lorsque rien n'a été acheté.
Dépannage
- L'article n'apparaît pas sur la liste de courses — il n'a pas de minimum défini, ou sa quantité disponible est encore supérieure à ce minimum. Les quantités prévues pour un événement comptent comme non disponibles.
- Un lien vers un justificatif indique introuvable — l'achat a été enregistré sans fichier.
- Le bénévole manque sous Payé par — seules les personnes de votre liste de bénévoles sont proposées.