Sponsors de l’événement

Les sponsorisations ont deux pages sous Sponsorisations dans le menu Gérer de l’événement. Forfaits de parrainage sert à définir ce qu’un sponsor peut acheter ; Gérer les sponsors reçoit les candidatures, les approbations, les paiements, le suivi des livrables et la clôture. EventMann ne prélève aucune commission sur les sponsorisations — le contrat et l’argent sont entre vous et votre sponsor.

Ce que vous pouvez faire ici

• Créer des forfaits de parrainage avec un niveau, un prix, un plafond du nombre de sponsors pouvant l’acheter et la liste de ce que le sponsor obtient.
• Afficher les forfaits sur la page de l’événement pour que les visiteurs voient ce que coûte un parrainage.
• Enregistrer un sponsor que vous avez déjà, qui a conclu un accord avec vous hors ligne et n’a pas de compte EventMann.
• Approuver ou refuser les candidatures des sponsors qui ont découvert votre événement.
• Encaisser le paiement par une facture de paiement, ou enregistrer un paiement que vous avez reçu vous-même.
• Suivre les livrables, comme le logo et le contrat signé, et écrire au sponsor.
• Clôturer une sponsorisation une fois tout ce qui est requis accompli.

Forfaits de parrainage

La page Forfaits de parrainage affiche vos forfaits sous forme de cartes, classés Platine, Or, Argent, Bronze, puis les forfaits personnalisés. Chaque carte indique son prix, le nombre de sponsors par rapport à son maximum (« 1 sponsor sur 1 maximum »), les avantages que vous avez listés et les étiquettes d’avantages cochées. La case en haut contrôle l’affichage des forfaits sur la page publique de l’événement : lorsqu’elle est active, les visiteurs voient ce que coûte un parrainage et comment se renseigner. Si aucun forfait actif n’est rattaché à l’événement, la page indique que rien ne s’affichera encore. Créer un forfait en démarre un nouveau, Modifier le change et Désactiver le retire de la vente — les sponsors ne peuvent plus le voir ni postuler, rien de ce qui est déjà convenu n’est affecté, et Activer le remet en vente. Un forfait qui a déjà des sponsors ne peut pas être supprimé ; désactivez-le plutôt.

Créer un forfait

1. Cliquez sur Créer un forfait.
2. Saisissez le Nom du forfait (120 caractères maximum).
3. Choisissez le Niveau : Bronze, Argent, Or, Platine ou Personnalisé.
4. Rédigez une Description dans l’éditeur.
5. Saisissez le Prix et choisissez la Devises.
6. Définissez les Sponsors maximum, ou laissez le champ vide pour aucune limite. Lorsque le maximum est atteint, le forfait cesse d’être proposé.
7. Sous Ce que le sponsor obtient, cochez chaque avantage inclus dans le forfait. La liste est la même sur chaque événement d’EventMann, ce qui permet aux sponsors de comparer les niveaux côte à côte. Elle est regroupée en visibilité de marque, présence sur place, accès et hospitalité, programme et autres.
8. Utilisez Autres éléments pour ce que la liste ne couvre pas. Les sponsors les voient, mais ne peuvent pas les comparer.
9. Vérifiez l’Aperçu du forfait à droite et cliquez sur Créer un forfait.

La liste des sponsors

Les puces de statut en haut filtrent la liste et affichent un compteur : Tous, En attente, Approuvé, Actif, Terminé, Rejeté, Expiré et Annulé. Chaque ligne affiche le sponsor, le forfait et son niveau, le montant avec son statut de paiement, une barre de progression des livrables et la date. Les boutons changent selon le statut :

• En attente — Approuver et Rejeter.
• Approuvé (en attente de paiement) — un champ de montant avec Marquer comme payé.
• Actif — Terminer.
• Les lignes Approuvé et Actif affichent aussi Livrables et deux cases, Sur la page de l’événement et Sur les billets, qui déterminent où le nom et le logo du sponsor apparaissent. Chaque ligne, sauf une ligne rejetée, propose Message, accompagné d’un nombre rouge pour les messages non lus.
• Rejeté — le motif que vous avez donné, entre guillemets.

Approuver une candidature et encaisser le paiement

1. Ouvrez la puce En attente et lisez la candidature. Pour la refuser, cliquez sur Rejeter, saisissez éventuellement un motif (il est montré au sponsor) et confirmez.
2. Cliquez sur Approuver. La sponsorisation passe à Approuvé et le sponsor dispose de 14 jours pour payer. Trois livrables obligatoires sont créés : le logo, le contrat signé et le paiement. Si la candidature était accompagnée d’un logo, le livrable du logo est coché aussitôt, au nom du sponsor. Le sponsor en est informé par notification, et par e-mail si ses réglages de notification le permettent.
3. Si votre compte Stripe est connecté et que le sponsor a une adresse e-mail, EventMann lui envoie aussi une facture Stripe depuis votre compte, payable sous 14 jours. Lorsqu’il la paie, la sponsorisation passe automatiquement à Actif et son livrable Paiement est coché. Sans compte connecté, un enregistrement de paiement manuel est créé à la place.
4. Si le sponsor vous paie autrement, saisissez le montant dans le champ à côté de Marquer comme payé — il commence par le montant convenu — puis cliquez sur le bouton. La sponsorisation passe à Actif et son livrable Paiement est coché à votre nom.
5. Traitez les Livrables (voir ci-dessous), puis cliquez sur Terminer lorsque tous les livrables requis sont accomplis.

Enregistrer un sponsor que vous avez déjà

Une banque locale, une association de quartier ou une boutique qui a conclu un accord avec vous en personne n’a pas de compte. Cliquez sur Enregistrer un sponsor au-dessus de la liste.

1. Saisissez le Entreprise ou organisation et, facultativement, le Site Web.
2. Saisissez le Montant convenu et choisissez éventuellement le Forfait auquel il appartient.
3. Importez le Logo du sponsor (JPG, PNG ou WebP, 2 Mo maximum). Sans lui, le sponsor n’apparaît qu’en texte.
4. Cochez Déjà payé si vous avez l’argent. Choisissez où ils apparaissent : Sur la page de l’événement (activé par défaut) et Sur les billets.
5. Ajoutez éventuellement des notes internes, puis cliquez sur Enregistrer.

Aucun compte n’est créé et personne n’est envoyé par e-mail. La sponsorisation démarre au statut Approuvé, sans échéance de paiement, puisqu’il n’y a pas de candidature à attendre, avec ses trois livrables ; si vous avez coché Déjà payé ou importé un logo, les livrables correspondants sont cochés pour vous, et un sponsor payé passe immédiatement à Actif.

Livrables

Livrables ouvre la liste de contrôle d’une sponsorisation, avec une barre de progression. Chaque ligne a un type, une date limite, un statut et les boutons Marquer comme terminé et Supprimer. Les lignes obligatoires portent un badge rouge Obligatoire. Pour en ajouter une, saisissez le Titre, choisissez le Type, indiquez éventuellement une date limite et une description, cochez Obligatoire si la sponsorisation ne peut pas être clôturée sans lui, puis cliquez sur Ajouter un livrable.

Deux types se cochent eux-mêmes, pour que vous n’ayez pas à relancer un travail qu’EventMann a déjà vu accompli :

• Import du logo — lorsque le sponsor importe ou remplace son logo dans Mes sponsorisations (ou l’a envoyé avec sa candidature), la ligne affiche Terminé par avec le nom du sponsor.
• Paiement — lorsque Stripe signale la facture de sponsorisation payée, la ligne affiche Terminé automatiquement ; lorsque vous cliquez sur Marquer comme payé, elle affiche votre nom.

Tous les autres types — une bannière, le contrat signé, une publication sur les réseaux sociaux, une mention sur scène — vous reviennent, car ils se déroulent hors d’EventMann. Une coche automatique ne décoche jamais rien et n’écrase jamais une ligne que vous avez déjà terminée.

Messages

Message ouvre une conversation avec le sponsor. Les deux parties la voient, les nouveaux messages apparaissent sans rechargement de la page, et le sponsor est notifié lorsque vous écrivez. Tapez dans la zone de saisie et cliquez sur Envoyer.

Les réglages en détail

• Enregistrer un sponsor vous-même — la sponsorisation est créée déjà approuvée, sans échéance de paiement ni candidature. Ses livrables sont cochés lorsque les informations que vous avez saisies les couvrent déjà.
• Sponsors maximum — laissez vide pour un nombre illimité ; une fois atteint, le forfait n’est plus proposé.
• Avantages — un relevé de ce que vous avez promis au sponsor. EventMann ne place pas automatiquement de bannière ni de mention sur scène à votre place.
• Sur la page de l’événement / Sur les billets — l’endroit où le sponsor apparaît. Les logos sur les billets nécessitent aussi que Afficher les logos des sponsors sur les billets soit activé dans Design des billets.

Bon à savoir

• Une sponsorisation approuvée issue d’une candidature et non payée dans ses 14 jours expire : une vérification horaire la fait passer à Expiré. Un sponsor que vous avez enregistré vous-même n’a pas d’échéance et n’expire jamais.
• Vous ne pouvez clôturer qu’une sponsorisation Actif, et seulement lorsque chaque livrable obligatoire est terminé. Sinon, la page indique que les livrables la bloquent.
• Marquer comme payé accepte un montant allant jusqu’au double du montant convenu, par protection contre les erreurs de saisie.
• Les logos des sponsors apparaissent sur les billets pour les sponsorisations Actif ou Approuvé dont la case Sur les billets est cochée, à cinq au maximum.
• Autorisations : la consultation nécessite l’autorisation Sponsorisations (affichage), la modification (approuver, enregistrer, encaisser, livrables) nécessite l’autorisation de modification, la création et la suppression de forfaits ont leurs propres autorisations, et écrire des messages nécessite l’autorisation de messagerie.

Dépannage

• Terminer affiche une erreur — un livrable obligatoire, généralement le contrat signé ou le logo, est encore ouvert.
• Le sponsor a importé un logo mais la ligne est encore ouverte — seul un livrable de type Import du logo se coche tout seul. Une demande de logo ajoutée comme Autre ou Import de bannière nécessite votre coche.
• Une sponsorisation a disparu d’Approuvé — elle a expiré après 14 jours sans paiement. Consultez Expiré.
• Marquer comme payé est absent — la sponsorisation n’est pas Approuvé. Une candidature en attente doit d’abord être approuvée ; une sponsorisation Actif est déjà payée.
• Le sponsor n’apparaît pas sur la page de l’événement — Sur la page de l’événement n’est pas coché, ou la sponsorisation n’est pas encore approuvée.
• Un forfait ne peut pas être supprimé — il a des sponsors. Désactivez-le.

Voir aussi

• Design des billets
• Fournisseurs de l’événement
• Factures