Listes de préparation des événements

Une liste de préparation indique quels articles chaque équipe emporte à un événement, en quelle quantité, et ce qui est revenu. Chaque événement a ses propres listes, une par équipe plus une pour le Stock commun. Ouvrez l'événement et choisissez Gérer → Opérations du jour J → Inventaire de l'événement. Les éditeurs d'événements et les responsables des bénévoles voient les listes de toutes les équipes ; un responsable d'équipe ne voit que les listes des équipes qu'il dirige.

Prévoir ce qui part à l'événement

1. Cliquez sur Allouer un article en haut de la page, puis choisissez l'Article. La liste est regroupée par équipe et indique combien sont disponibles. Les articles déjà présents sur la liste de cet événement, ou dont il ne reste plus rien, ne sont pas proposés.
2. Saisissez la Quantité et, si vous le souhaitez, une note, puis cliquez sur Allouer. Vous ne pouvez pas prévoir plus que ce qui est disponible.
3. La ligne apparaît dans la case de son équipe avec le statut Alloué : « Prévu 420 · emportés 0 · rentrés 0 », et un bouton Emporté à l'événement pour le jour J.

Le jour J : emportés, puis rentrés

1. Lorsque les articles quittent le stock, saisissez le nombre sur la ligne et cliquez sur Emporté à l'événement. Le statut devient Retiré.
2. Au retour, remplissez le formulaire de retour sur la même ligne : Retourné, Endommagé (matériel) ou Utilisé (consommables), Manquant, et une note. Cliquez sur Enregistrer. Les chiffres réunis ne peuvent pas dépasser ce qui est encore sorti.
3. Lorsque tout est comptabilisé, la ligne indique Retourné.

Les quantités utilisées ou manquantes quittent le stock définitivement. Un article manquant qui réapparaît plus tard peut être rajouté avec Réapprovisionner sur sa page.

Ce qui manque encore

Une fois enregistré, tout ce qui manque — et, après la fin de l'événement, tout ce qui est encore sorti — est regroupé dans un encadré jaune Pas encore rentré. Il indique l'équipe et les articles. Cliquez sur Créer une tâche pour l'équipe pour ajouter une seule tâche à cette équipe, « Retrouver les articles manquants », à échéance de sept jours, qui liste chaque ligne. Elle apparaît sur la page Mes bénévolats des membres et chez leur responsable.

Les formulaires de retour figurent sur chaque ligne qui a encore des articles sortis. Les lignes du Stock commun n'ont pas de bouton de tâche, car le Stock commun n'a pas d'équipe à qui la confier.

Bon à savoir

• Allouer ne déplace rien : le nombre disponible de l'article baisse pour que personne d'autre ne prévoie les mêmes chaises, et il remonte lorsqu'elles sont rendues.
• Vous ne pouvez supprimer une ligne (Retirer de la liste) que tant que rien n'a été emporté, ou une fois que tout est rentré.
• Sur la page d'un article, le panneau Réservé lors d'événements affiche la même ligne avec les boutons en un clic Emportés et Tous rentrés — conçus pour être utilisés après avoir scanné une étiquette. Tous rentrés compte tout comme retourné, et non comme utilisé.
• Copier la configuration d'un événement précédent (Gérer → Bénévoles) peut reporter les listes de préparation lorsque le stock est suffisant.

Dépannage

• Seulement X unités disponibles — le reste est prévu pour un autre événement ou encore sorti. Réduisez la quantité ou rendez d'abord les articles de l'autre événement.
• L'article n'est pas dans la liste — il figure déjà sur la liste de cet événement (modifiez plutôt la ligne), il est inactif, ou il n'a rien de disponible.
• Un responsable voit une page vide — il ne voit que les équipes qu'il dirige.

Voir aussi

• Inventaire de l'équipe : vue d'ensemble
• Étiquettes QR
• Bénévoles