La liste des bénévoles et l’import CSV

La liste des bénévoles est la liste de toutes les personnes qui ont aidé à vos événements, ou que vous souhaitez solliciter. Elle vous appartient, et non à un seul événement : une personne est ajoutée une seule fois, reçoit un numéro de bénévole tel que V0001 et conserve son historique sur l’ensemble de vos événements. Ouvrez-la sous Croissance → Bénévoles dans la barre latérale de votre organisateur.

Ce que vous pouvez faire ici

• Ajouter des personnes une par une, ou importer la liste que vous tenez déjà sous forme de fichier CSV.
• Rechercher et filtrer par nom, équipe, compétence, présence ou non d’un compte, participation antérieure, ou demande de ne pas être sollicité.
• Modifier les coordonnées, les compétences et vos propres notes.
• Voir le nombre d’événements et d’heures de chaque personne, et télécharger un relevé d’heures au format PDF.
• Exporter toute la liste au format CSV, ou supprimer une personne avec son historique.

Cliquez sur Ajouter un bénévole pour ajouter quelqu’un, sur Importer des bénévoles pour charger un fichier, ou sur Exporter en CSV pour télécharger la liste. Les quatre cartes au-dessus du tableau comptent toutes les personnes de la liste, celles qui ont aidé, celles Avec un compte et celles qui ont demandé à ne recevoir aucune invitation ; chaque carte est un raccourci vers ce filtre. Utilisez la zone de recherche pour un nom, un e-mail, un numéro de téléphone ou un numéro de bénévole, et les listes déroulantes, comme Tout le monde, pour affiner la liste.

Ajouter un bénévole

1. Cliquez sur Ajouter un bénévole.
2. Saisissez le Nom et l’E-mail de la personne. Ces deux champs sont obligatoires ; l’e-mail doit être unique sur votre liste, et les majuscules n’ont pas d’importance.
3. Ajoutez des Compétences séparées par des points-virgules, par exemple Accueil; Premiers secours; Équipe scène. Jusqu’à 20 compétences sont conservées, et elles deviennent un filtre de la liste.
4. Vous pouvez rédiger des Notes ; elles sont réservées à vous.
5. Cliquez sur Ajouter à la liste. Personne n’est envoyé d’e-mail.

Lire le tableau

Chaque ligne commence par le numéro de bénévole de la personne et les équipes auxquelles elle appartient, avec une étoile pour les équipes qu’elle dirige. La colonne Événements compte les événements où la personne était confirmée, et Heures additionne le temps entre l’arrivée et le départ de chaque créneau pointé. Un badge vert Possède un compte signifie qu’un compte EventMann confirmé utilise cette adresse e-mail, et Ne souhaitent pas d’invitations signifie que la personne a refusé vos invitations. Modifier ouvre les mêmes champs que la fenêtre d’ajout. L’icône de téléchargement fournit le relevé d’heures de la personne au format PDF, et la corbeille la supprime.

Importer une liste depuis un tableur

Sous Importer des bénévoles, vous chargez la liste que vous tenez déjà. L’import ajoute des personnes à votre liste uniquement. Il n’envoie aucun e-mail et ne modifie jamais une personne déjà présente.

1. Cliquez sur Télécharger le modèle pour voir les noms exacts des colonnes, ou enregistrez votre tableur au format CSV.
2. La première ligne doit nommer les colonnes : name, email, phone, skills et notes. Seules name et email sont obligatoires. Séparez plusieurs compétences par un point-virgule. Les fichiers enregistrés par Excel, y compris l’Excel allemand qui utilise des points-virgules comme séparateurs, sont lus tels quels.
3. Choisissez le fichier — jusqu’à 5 Mo et 5 000 lignes — puis cliquez sur Vérifier le fichier.

Vous voyez ensuite un aperçu avec les totaux Sera ajouté, Ignoré (déjà présent) et Ignoré (illisible). Les lignes marquées Prêt seront ajoutées. Une ligne est Ignorée lorsque l’e-mail figure déjà sur votre liste ou apparaît deux fois dans le fichier, et Non lisible lorsque le nom ou l’e-mail manque ou n’est pas valide. Rien n’a encore été écrit. Cliquez sur Importer pour ajouter les lignes prêtes.

Les réglages en détail

• Numéro de bénévole — attribué automatiquement selon votre propre séquence (V0001, V0002, et ainsi de suite) et jamais réutilisé.
• Compétences — texte libre, séparé par des points-virgules. Le filtre de compétences lit les compétences réellement présentes sur la liste.
• Notes (vous seul les voyez) — jamais affichées au bénévole ni aux chefs d’équipe.
• Lignes par page — 25, 50, 100 ou 200 ; Trier par nom, numéro de bénévole, nombre d’événements le plus élevé ou ajout le plus récent.

Bon à savoir

• Si vous modifiez l’adresse e-mail d’une personne, le lien vers son compte est coupé. Il est rétabli automatiquement lorsqu’une personne se connecte à un compte confirmé avec la nouvelle adresse.
• Une personne peut refuser vos invitations depuis le lien figurant dans n’importe quel e-mail d’invitation. Vous ne pouvez pas lui envoyer d’invitation tant qu’elle ne s’est pas réinscrite elle-même.
• Supprimer de la liste retire la personne avec ses invitations, ses créneaux et ses heures sur chacun de vos événements. Cette action est irréversible ; c’est ce que demande une demande de suppression.
• Le fichier Exporter en CSV contient les coordonnées, les compétences, vos notes et les heures. Traitez-le comme des données personnelles. Voir Heures des bénévoles et confidentialité.
• Un coordinateur de bénévoles qui ne dispose que d’un événement accède à la même liste sous l’onglet Liste de cet événement. Un chef d’équipe la voit en lecture seule, pour recruter.
• L’aperçu de l’import vous attend pendant 30 minutes. Après cela, choisissez à nouveau le fichier.

Dépannage

• L’import indique qu’une colonne manque — la première ligne doit nommer les colonnes, au moins name et email. Utilisez le modèle pour l’orthographe exacte.
• L’import indique que le fichier n’est plus disponible — le fichier vérifié n’a été conservé que 30 minutes. Choisissez-le à nouveau et vérifiez-le de nouveau.
• Une personne que j’ai ajoutée n’est pas proposée lorsque j’invite à un événement — elle figure déjà sur cet événement avec un statut quelconque, ou elle a refusé les invitations. Voir Inviter des bénévoles à un événement.
• L’e-mail est refusé comme déjà utilisé — chaque adresse e-mail ne peut figurer qu’une fois sur votre liste. Recherchez-la ; la personne s’y trouve peut-être déjà.

Voir aussi

• Bénévoles
• Équipes permanentes, chefs et noyau
• Inviter des bénévoles à un événement