Enregistrement et gestion des entrées
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Sur cette page
L'enregistrement est l'endroit où vous scannez les billets à l'entrée. Il s'ouvre en écran d'accueil plein écran, avec trois onglets — Scanner, Commandes et Statistiques — fonctionne depuis n'importe quel navigateur de téléphone ou de tablette, et continue de fonctionner lorsque le Wi-Fi du lieu ne répond plus. Ouvrez-le depuis Opérations le jour J → Accueil (scanner les billets) dans le menu Gérer de l'événement. La page Accueil (/door) liste chaque événement auquel vous pouvez faire entrer des personnes, avec les billets vendus par rapport à la capacité — le favori le plus simple pour une équipe le soir même.
Touchez un événement pour ouvrir son écran d'accueil.
Installer l'application sur l'écran d'accueil d'abord
Le scanner est une application installable (une PWA), distincte de votre favori EventMann général ; il s'ouvre directement sur l'écran d'accueil de cet événement. Les étapes d'installation se trouvent au bas de son onglet Statistiques. Faites-le avant l'ouverture des portes, pas au moment de l'entrée :
- iOS Safari (16.4 et plus) — il n'y a pas d'invite d'installation sur iPhone ; la page vous guide pas à pas via Partager → Sur l'écran d'accueil. Le scan par caméra dans une application installée nécessite iOS 16.4 ou plus récent ; la page vous avertit si votre version est plus ancienne.
- Android / Chrome sur ordinateur — un bouton Installer en un seul geste apparaît automatiquement.
- Une fois installée, l'application ne donne accès qu'à l'écran de scan — si votre session expire en cours de service, la reconnexion s'ouvre dans le navigateur habituel, et non dans l'application installée. C'est un compromis voulu, pour que l'icône installée ne devienne jamais un second tableau de bord d'administration.
- Installer l'application pour un deuxième événement crée une icône distincte sur l'écran d'accueil ; elle n'écrase pas la première.
L'écran d'accueil
La barre violette en haut indique toujours combien d'invités sont entrés (ici 31 sur 49 billets) avec une barre de progression. Le point coloré à côté est vert lorsque vous êtes en ligne et orange lorsque vous êtes hors ligne, avec le nombre de scans en attente de synchronisation. Saisir le code permet de taper un code au lieu de scanner, Démarrer la caméra ouvre la caméra, et les onglets en bas permettent de passer de Scanner à Commandes et Statistiques.
Scanner les billets
- Touchez Démarrer la caméra et pointez-la vers le QR code du participant (écran ou papier).
- Une grande bannière donne le verdict. Entrée validée est verte lorsque la commande est désormais complète, et violette lorsque d'autres billets de la même commande sont encore dehors (elle indique par exemple « 1 sur 2 dans cette commande »). Non valide est rouge : le billet est introuvable ou ne peut pas être admis.
- Si un billet a déjà été scanné, vous obtenez une bannière orange Déjà entré — ce n'est pas une erreur, juste un avertissement. Touchez Faire sortir sur celle-ci lorsqu'un invité part, afin que le compteur de présents reste exact ; une sortie affiche une bannière bleue Retiré.
Pas de caméra, ou écran fissuré ? Touchez Saisir le code à la place — il accepte le jeton propre du billet, la référence de la réservation, ou un nom ou e-mail partiel, dans cet ordre, afin de retrouver quelqu'un même sans son billet en main. L'onglet Commandes liste les dernières commandes et retrouve n'importe quelle commande au fil de la frappe, avec un bouton Enregistrer ou Faire sortir sur chaque billet.
Le verdict vient en premier, en gros caractères, puis qui est la personne et pourquoi. La bannière disparaît d'elle-même après quelques secondes ; un doublon (Déjà entré) reste affiché plus longtemps.
L'onglet Statistiques
Statistiques indique combien de personnes sont admises, le taux d'enregistrement, combien sont présentes maintenant et combien doivent encore arriver, combien de billets sont mis en cache pour un usage hors ligne, et une liste en direct des dernières entrées (elle se rafraîchit toutes les quelques secondes) avec Annuler l'enregistrement et Faire sortir. En bas se trouvent les étapes d'installation, et sur Android un lien vers l'application de scan native, qui offre la même file d'attente hors ligne et une caméra plus rapide.
L'onglet Commandes
L'onglet Commandes liste les dernières commandes et retrouve n'importe quelle commande au fil de la frappe dans la zone de recherche (référence, nom ou e-mail). Les trois puces filtrent par état — Entièrement enregistrée, Partiellement enregistrée, Pas encore arrivé — avec un compteur sur chacune. La barre de couleur et le chiffre de chaque ligne (2/2, 1/2, 0/2) indiquent combien des billets de la commande sont arrivés. Touchez une ligne pour développer ses billets et utilisez Enregistrer ou Faire sortir sur chacun.
Annulation, son et liste des participants
- Annuler l'enregistrement est disponible pendant 5 minutes après le scan ; passé ce délai, le journal d'enregistrement ne propose plus de bouton Annuler.
- Bouton du son — les applications iOS installées n'ont pas d'API de vibration, donc un bip sonore est la seule confirmation non visuelle qu'un scan a réussi ; le choix activé ou désactivé est mémorisé pour chaque événement.
- L'icône presse-papiers en haut de l'écran d'accueil (pour les personnes autorisées à gérer l'enregistrement) ouvre Enregistrement avancé : recherche par nom, e-mail ou référence, enregistrement groupé, absences et taux en direct.
Mode hors ligne
- Chargez une fois la page de scan pendant que vous êtes en ligne — elle télécharge un manifeste de chaque billet valide afin que les scans puissent encore être validés sans réseau.
- Tout ce dont le scan par caméra a besoin, y compris le décodeur de QR code, est servi par EventMann lui-même et conservé sur l'appareil avec la page, de sorte que la caméra continue de lire les codes sans connexion.
- Les scans effectués hors ligne sont mis en file d'attente sur l'appareil et affichent un compteur de synchronisation en attente ; ils sont envoyés et réconciliés automatiquement dès que la connexion revient.
- Le serveur fait toujours foi pour les doublons — si le même billet a été enregistré ailleurs pendant que vous étiez hors ligne, la synchronisation le marque « déjà entré » au lieu de le compter deux fois.
Bon à savoir
- Seules les réservations confirmées sont reconnues — le billet d'une commande annulée ou remboursée ne sera pas scanné, même si le participant a toujours le QR code.
- Si la capacité du lieu de l'événement est définie, le scan s'arrête avec un message « lieu complet » dès que ce nombre de personnes est enregistré — quel que soit le nombre total de billets vendus.
- Les membres de l'équipe ont besoin du sous-rôle box_office ou staff (ou d'une autorisation personnalisée équivalente) pour ouvrir cette page. Pour les bénévoles qui ne font pas partie de votre équipe, créez plutôt un laissez-passer d'accueil : aucun compte n'est nécessaire, et il ne donne accès qu'à l'accueil de cet événement.
Dépannage
- « Introuvable » pour un billet que vous savez valide — la commande a peut-être été annulée ou remboursée depuis sa réservation ; vérifiez son statut dans Commandes.
- Le scan ne fonctionne plus pour tout le monde — vérifiez si la capacité du lieu a été atteinte ; chaque scan supplémentaire est bloqué tant que vous ne l'augmentez pas ou que vous ne faites pas sortir des personnes.
- Impossible d'annuler un mauvais enregistrement — le délai de 5 minutes est passé ; il n'existe aucune dérogation au-delà.
- La caméra ne s'ouvre pas dans une application iPhone installée — vérifiez que l'appareil est sous iOS 16.4 ou plus récent ; les versions antérieures bloquent l'accès à la caméra pour les applications web installées.