Laissez-passer d’entrée

Un laissez-passer d’entrée permet à des personnes d’enregistrer les invités à l’un de vos événements depuis leur propre téléphone, sans compte EventMann. Vous créez un laissez-passer, vous montrez son QR code ou vous envoyez son lien à vos aides à l’entrée, et chaque aide saisit son nom une seule fois. À partir de là, il dispose de l’écran d’entrée pour cet événement, et rien d’autre : ni espace organisateur, ni autres événements, ni données financières. Chaque billet scanné affiche le nom qu’il a donné.

Ce que vous pouvez faire ici

• Créer un laissez-passer d’entrée — donnez-lui un nom, par exemple Bénévoles entrée principale, et choisissez jusqu’à quand il fonctionne. Si vous laissez l’heure vide, il reste valable jusqu’à six heures après la fin de l’événement.
• Le partager — les aides scannent le QR code avec l’appareil photo de leur téléphone ou ouvrent le lien. Les aides qui utilisent l’application EventMann Scanner peuvent appuyer sur Rejoindre avec un laissez-passer d’entrée sur son écran de connexion, puis scanner le même code.
• Voir qui a rejoint — chaque laissez-passer affiche ses aides avec l’heure à laquelle ils ont rejoint, leur dernière activité et le nombre de billets qu’ils ont scannés.
• Retirer une aide — son téléphone ne peut plus scanner immédiatement ; les autres personnes du laissez-passer continuent. Quiconque possède encore le lien peut rejoindre à nouveau. Pour écarter définitivement quelqu’un, révoquez le laissez-passer et donnez un nouveau à tous les autres.
• Révoquer le laissez-passer — toutes les aides qui l’utilisent s’arrêtent immédiatement. Créez-en un nouveau si vous en avez encore besoin.

Donnez un nom au laissez-passer et choisissez quand il prend fin, puis cliquez sur Créer le laissez-passer d’entrée. Chaque laissez-passer s’affiche avec son QR code et un bouton Copier le lien, puis un tableau des aides avec A rejoint, Dernière activité et Scans. Révoquer met fin à l’ensemble du laissez-passer ; Supprimer met fin à une seule aide.

Comment configurer l’entrée

1. Ouvrez l’événement et rendez-vous dans Opérations du jour J → Laissez-passer d’entrée. (L’heure de fin par défaut est six heures après la fin de l’événement, et jamais moins de 12 heures à partir de maintenant.)
2. Saisissez un nom pour le laissez-passer, vérifiez l’heure de fin et cliquez sur Créer le laissez-passer d’entrée.
3. Montrez le QR code à vos aides avant l’ouverture des portes, ou copiez le lien dans le chat de votre équipe.
4. Chaque aide l’ouvre, saisit son nom et appuie sur Commencer le scan. Il voit le même écran d’entrée que votre équipe : scanner, rechercher les commandes de l’événement, annuler un enregistrement et continuer à scanner hors ligne.

Une aide voit cette page. Elle saisit son nom et appuie sur Commencer le scan. L’organisateur voit ce nom à côté de chaque billet scanné.

Bon à savoir

• Un laissez-passer ne fonctionne que pour un seul événement. Les aides ne peuvent pas ouvrir l’espace organisateur, voir les chiffres de vente ni modifier quoi que ce soit concernant l’événement.
• Les aides peuvent rechercher les commandes de cet événement, donc voir les noms des participants. Ne partagez un laissez-passer qu’avec les personnes que vous avez choisies pour l’entrée.
• Chaque scan effectué avec un laissez-passer porte le nom de l’aide, afin que vous sachiez toujours qui a laissé entrer quelqu’un.
• Les membres de l’équipe ayant le rôle Billetterie ou Personnel n’ont pas besoin de laissez-passer ; ils scannent avec leur propre compte. Un laissez-passer est destiné aux aides qui ne font pas partie de votre équipe, comme les bénévoles le soir de l’événement.

Dépannage

• Une aide voit « Ce laissez-passer d’entrée a pris fin » — le laissez-passer a expiré ou a été révoqué. Créez-en un nouveau et partagez celui-là.
• Une aide ne peut plus scanner — vérifiez si elle a été retirée du laissez-passer. Si c’était une erreur, elle rouvre le lien et saisit son nom.
• Je ne vois pas Laissez-passer d’entrée dans le menu — créer des laissez-passer nécessite l’autorisation de modifier l’événement.

Voir aussi

• Enregistrement et gestion de l’entrée
• Bénévoles
• Personnel de l’événement