Équipes permanentes, chefs et équipe essentielle
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Les équipes sont les services de votre association — Accueil, Musique, Communication, Partenaires, Gestion des salles, Cuisine — qui existent d’un événement à l’autre. Une équipe a des chefs, des membres et une équipe essentielle, et c’est ce qui permet à un chef de diriger sa propre partie d’un événement sans toucher à celle des autres. Vous les configurez sous Croissance → Bénévoles → Équipes. Seul vous, l’organisateur, pouvez créer ou modifier des équipes.
Ce que vous pouvez faire ici
- Créer les équipes avec lesquelles vous organisez vos événements, et choisir ce que leurs chefs et leurs membres peuvent ouvrir lors d’un événement.
- Ajouter des personnes de votre liste à une équipe, comme membres, comme chefs et comme membres de l’équipe essentielle.
- Renommer une équipe, modifier ses accès, retirer des personnes de l’équipe ou supprimer l’équipe.
Chef, membre essentiel et membre
- Membre — appartient à l’équipe. Lors d’un événement, la personne est placée dans une équipe lorsque vous l’invitez ou lorsqu’elle rejoint par le lien d’une équipe.
- Chef — dirige l’équipe à chaque événement auquel elle participe. Un chef recrute des personnes dans l’équipe, les confirme, planifie les créneaux et les tâches de l’équipe et écrit à l’équipe. Un chef voit toute la liste des personnes et la liste de bénévoles, mais ne modifie que ses propres équipes. Voir Rôles des bénévoles et chefs d’équipe.
- Essentiel — est automatiquement présent à chaque événement, et voit l’ensemble de l’équipe : dans Mon bénévolat, sous Vos équipes, chaque tâche de l’équipe pour les événements auxquels il est confirmé, ainsi qu’une vue en lecture seule du stock et des listes de préparation de l’équipe. Un chef est toujours essentiel.
Une même personne peut appartenir à plusieurs équipes. Lors d’un événement, son équipe principale est une équipe qu’elle dirige, sinon la première équipe dont elle est membre essentiel.
Ajouter une équipe
- Ouvrez Équipes et cliquez sur Ajouter une équipe.
- Saisissez le Nom de l’équipe. Chaque nom ne peut être utilisé qu’une fois.
- Sous Les chefs ont accès à, choisissez ce qu’un chef de cette équipe peut ouvrir à chaque événement auquel il participe, par exemple Billetterie pour les chefs de l’Accueil. Rien de plus ne leur laisse que leurs outils de bénévole.
- Sous Les membres ont accès à, choisissez la même chose pour les membres ordinaires, par exemple Entrée / contrôle. Les membres n’y ont accès que lors des événements où c’est leur équipe.
- Cliquez sur Créer l’équipe.
Les choix sont les rôles que vous pouvez attribuer aux bénévoles lors d’un événement — Coordination des bénévoles, Billetterie, Entrée / contrôle, Responsable du lieu, Communication, Finances — ainsi que tout rôle personnalisé que vous avez créé. Ce que chacun ouvre est expliqué dans Rôles des bénévoles et chefs d’équipe. Ces accès ne fonctionnent que pour les événements auxquels une personne participe, et pendant 30 jours après leur fin.
Mettre des personnes dans une équipe
Chaque équipe a sa propre carte avec ses personnes. Les chefs apparaissent en premier. Sur la ligne d’une personne, un badge Chef et un badge Essentiel indiquent sa position. Cochez Chef ou Essentiel puis cliquez sur Enregistrer pour la modifier, ou cliquez sur la croix pour la retirer de l’équipe. En haut de la carte figurent Ajouter des personnes de la liste et Modifier, qui renomme l’équipe et modifie ses accès.
- Cliquez sur Ajouter des personnes de la liste pour ouvrir la liste à côté de la page.
- Utilisez la zone de recherche pour trouver des personnes par nom, adresse e-mail ou numéro de bénévole, puis cochez-les.
- Cochez comme chefs si elles dirigent l’équipe, ou comme noyau (à chaque événement) si elles doivent être présentes à chaque événement.
- Cliquez sur Ajouter à l’équipe. Jusqu’à 500 personnes peuvent être ajoutées à la fois.
L’équipe essentielle est présente à chaque événement
Les membres essentiels et les chefs sont ajoutés à chacun de vos événements qui n’est pas encore terminé, afin de ne pas inviter les mêmes cinquante personnes à chaque fois.
- Un chef est ajouté comme confirmé, car il dirige l’équipe. Il peut toujours se retirer.
- Tout autre membre essentiel est ajouté comme invité et répond Oui ou Non depuis son e-mail.
- Personne n’est contacté tant que l’événement est un brouillon. Les invitations partent lorsque l’événement est publié pour la première fois, ainsi un brouillon que vous supprimez n’atteint jamais personne.
- Lorsque vous rendez quelqu’un essentiel ou chef, il est ajouté à tous vos événements à venir en une seule fois.
- Une personne déjà présente sur un événement, quel que soit son statut — refusé, retiré — n’est jamais réajoutée. Sa réponse est définitive.
Ce que peut faire un membre essentiel
- Tâches d’équipe — chaque tâche que vous ou un chef avez confiée à l’équipe, et pas seulement la sienne : il fait avancer une tâche (Ouvrir, En cours, Bloqué, Terminé), coche sa liste de contrôle et écrit des commentaires. Il ne peut pas ajouter, supprimer ou réattribuer une tâche ; cela reste à vous et aux chefs de l’équipe.
- Inventaire de l’équipe — les articles de l’équipe avec leur quantité, leur état, la personne qui détient chacun ou l’endroit où il est rangé, l’alerte de stock bas, et la liste de préparation de l’équipe pour ses prochains événements. Il ne peut ni modifier les articles, ni réapprovisionner, ni enregistrer des achats.
- Uniquement pour sa propre équipe : un membre essentiel de la Gestion des salles ne voit rien des tâches ni du stock de l’Accueil. Un membre ordinaire ne voit que les tâches qui lui sont confiées, son créneau ou l’ensemble de l’équipe.
Bon à savoir
- Retirer une personne d’une équipe, ou quitter l’équipe essentielle, ne la retire pas des événements auxquels elle a déjà accepté de participer.
- Supprimer une équipe conserve ses personnes sur votre liste et à chaque événement. Seule l’équipe disparaît ; les créneaux et les tâches de l’équipe deviennent « aucune équipe », et ses personnes n’affichent plus d’équipe principale lors des événements.
- Seul l’organisateur définit les équipes. Les accès d’une équipe s’appliquent à tous les événements ; un coordinateur d’événement qui n’a accès qu’à un seul événement ne peut donc pas les modifier.
- Les personnes qui ont refusé vos invitations sont ignorées lors de l’ajout de l’équipe essentielle.
- Chaque équipe peut aussi gérer son propre stock entre les événements ; voir Inventaire de l’équipe.
Dépannage
- Un membre essentiel n’a pas été invité à mon nouvel événement — l’événement est encore un brouillon (les invitations partent lors de la publication), l’événement est annulé ou terminé, ou la personne a refusé vos invitations.
- Un chef ne peut pas ouvrir l’événement — un chef doit avoir une place confirmée sur l’événement, et un compte associé à l’adresse e-mail de sa liste, dont l’adresse est confirmée.
- Le nom de l’équipe est refusé — vous avez déjà une équipe portant ce nom.