Import de réservations de groupe
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Sur cette page
L’import de groupe crée en une fois des réservations confirmées à partir d’un tableur — pratique pour un bloc d’entreprise, une liste d’invités, ou toute personne qui vous paie en dehors du paiement en ligne, lorsque vous avez déjà la liste des participants sous la main. Vous le trouvez sous Participants → Outils participants, dans l’onglet Import de groupe. Vous devez disposer de l’autorisation de modifier l’événement.
Ce que vous pouvez faire ici
- Télécharger un modèle CSV.
- Téléverser votre fichier et le vérifier ligne par ligne avant que quoi que ce soit ne soit créé.
- Choisir le type de billet par défaut et faire correspondre vos colonnes.
- Importer : chaque ligne valide devient sa propre réservation confirmée.
Comment importer
- Cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir
group-booking-template.csv, avec les colonnesname,email,phoneetticket_type. Ou utilisez votre propre fichier avec une ligne d’en-tête. - Cliquez sur la zone de téléversement et choisissez votre CSV (CSV ou texte brut, jusqu’à 5 Mo).
- Cliquez sur Aperçu et validation. Rien n’est encore créé.
- Consultez l’aperçu, définissez le type de billet et la correspondance des colonnes, puis cliquez sur Importer.
L’aperçu indique combien de lignes sont valides et combien ne le sont pas, avec une coche verte ou une croix rouge sur chaque ligne ; une ligne dont l’adresse e-mail ne peut pas être correcte (ici not-an-email) est marquée comme invalide. En dessous, choisissez le Type de billet qui s’applique à chaque ligne sans type de billet propre, vérifiez la Correspondance des colonnes (elle est détectée à partir du nom de vos en-têtes, et vous pouvez modifier chaque champ) et cliquez sur le bouton Importer, qui indique combien de participants seront créés.
Détection automatique des colonnes
L’importateur reconnaît les variantes courantes, donc votre tableur a rarement besoin d’être renommé : name correspond aussi à full_name, fullname, attendee_name ou attendee ; email correspond aussi à e-mail, email_address, attendee_email ou mail ; phone correspond aussi à telephone, phone_number, mobile, tel ou attendee_phone ; ticket_type correspond aussi à ticket, type ou tier. Les colonnes nom et e-mail sont obligatoires.
Ce que devient une ligne importée
- Sa propre réservation, avec une référence commençant par
GRP-, déjà Confirmée au prix actuel du type de billet, le mode de paiement affiché étant import de groupe. Il n’y a pas d’étape de paiement. C’est une commande d’invité au nom du participant, comme une commande manuelle : elle n’est rattachée ni à votre compte ni à celui de quelqu’un d’autre. - Si une ligne contient une valeur dans la colonne type de billet, elle est associée à l’un des types de billets de l’événement par son nom. Une cellule vide utilise le type de billet choisi dans la liste déroulante. Un nom qui ne correspond à rien fait échouer cette ligne avec « Type de billet inconnu », afin qu’une faute de frappe ne tombe jamais silencieusement sur le mauvais type.
- Le stock est respecté comme au moment du paiement. Si un type de billet est épuisé, la ligne passe sur la liste d’attente lorsque l’événement en possède une, sinon elle échoue avec un message indiquant que le type est complet.
- Une fois l’import terminé, vous recevez un récapitulatif : lignes créées, mises en liste d’attente et échouées, avec l’erreur précise pour chaque ligne échouée. Le reste du fichier est tout de même importé.
Bon à savoir
- Aucun e-mail n’est envoyé. Les réservations importées sont créées silencieusement. Ouvrez Commandes et utilisez Renvoyer les billets (pour une commande, ou en cochant plusieurs lignes) pour envoyer les billets par e-mail.
- Le nom et l’e-mail sont vérifiés sur chaque ligne : un nom manquant ou une adresse e-mail non valide rejette cette ligne.
- Chaque ligne correspond à un billet. Pour plusieurs billets pour une même personne, ajoutez plusieurs lignes.
- Le fichier vérifié est conservé pendant 30 minutes entre l’aperçu et l’import, et n’est jamais enregistré comme fichier ailleurs. Attendez plus longtemps, ou importez-le une fois déjà, et il vous sera demandé de le téléverser à nouveau (« Fichier CSV expiré »).
Dépannage
- Les participants n’ont pas reçu leurs billets — l’import de groupe n’envoie jamais d’e-mail. Renvoyez-les depuis Commandes.
- « Type de billet inconnu » — le nom dans la cellule ticket_type ne correspond pas exactement à un type de billet (les majuscules ne comptent pas). Corrigez la cellule ou videz-la pour utiliser la valeur par défaut.
- « Nom ou e-mail invalide » — cette ligne a été ignorée. Corrigez-la dans votre tableur et n’importez que ces lignes.
- « Colonnes obligatoires manquantes » — la ligne d’en-tête ne contient aucune colonne nom ou e-mail que l’importateur sait reconnaître.
- « Fichier CSV expiré » — plus de 30 minutes se sont écoulées depuis l’aperçu, ou le fichier a déjà été importé. Téléversez-le à nouveau et refaites un aperçu.