Rappels d'événement

Les Rappels d'événement envoient un e-mail programmé et/ou une notification dans l'application aux participants, au personnel, ou aux deux, à un moment fixé par rapport au début ou à la fin de votre événement — utile pour la logistique de dernière minute ou un court message de remerciement. Vous le trouvez sous Marketing → Communications participants, dans l'onglet Rappels. Pour un suivi complet et soigné avec photos et sondage, utilisez plutôt Suivis après l'événement. Toute personne qui peut consulter l'événement voit la liste ; créer et modifier des rappels nécessite l'autorisation de modifier l'événement.

Ce que vous pouvez faire ici

• Créer un rappel — choisissez quand il part, qui le reçoit et par quel canal.
• Modifier un rappel existant directement, ou vous envoyer une copie de test.
• Activer ou désactiver un rappel sans le supprimer.
• Supprimer un rappel.
• Voir qui il a atteint — une fois exécuté, un récapitulatif affiche les totaux e-mail et dans l'application, ainsi qu'un échantillon d'adresses destinataires.

Programmer un rappel

1. Choisissez un Déclencheur : Heures avant, Jours avant, Le jour de l'événement ou Heures après.
2. Saisissez la valeur, par ex. 24 pour « 24 heures avant » — ignorée pour « le jour de l'événement ».
3. Choisissez le Public — Participants, Personnel, ou Tous.
4. Choisissez le Canal — E-mail, Dans l'application, ou Les deux.
5. Rédigez l'Objet de l'e-mail et le Message dans l'éditeur. Activez Joindre les billets de chaque participant si vous voulez y joindre les billets.
6. Cliquez sur Enregistrer le rappel. Sous Rappels programmés, Envoyez-moi un test envoie d'abord une copie à votre propre adresse.

Les réglages en détail

• Valeur du déclencheur — accepte de 1 à 720 (jusqu'à 30 jours) ; obligatoire pour tous les déclencheurs sauf « le jour de l'événement ».
• Public : Participants — toutes les personnes ayant une réservation confirmée, en respectant la préférence d'e-mails de rappel de chaque titulaire de compte ; les réservations d'invités sans compte reçoivent toujours le rappel, puisqu'il n'y a pas de préférence à désactiver.
• Public : Personnel — chaque membre actif de l'équipe de cet événement, ainsi que vous en tant qu'organisateur.
• Canal : Les deux — envoie l'e-mail et déclenche aussi une notification dans l'application avec le compteur de la cloche.
• Joindre les billets de chaque participant — chaque commande reçoit ses propres billets avec l'e-mail, générés à nouveau avec votre design de billet actuel et vos sponsors. Le personnel et les autres destinataires sans commande reçoivent l'e-mail sans billets.

Bon à savoir

• Les participants reçoivent automatiquement un rappel 24 heures avant l'événement. Si vous ajoutez votre propre rappel aux participants pour 12 à 36 heures (ou 1 jour) avant, le vôtre remplace l'automatique, de sorte que personne n'en reçoit deux.
• Un rappel ne part qu'une fois. Après envoi, le réactiver ne le renverra pas — créez-en un nouveau si vous voulez un autre envoi.
• Les e-mails de rappel partent à un rythme régulier plutôt que tous ensemble : par défaut 200 par heure, modifiable dans Réglages → SMTP et e-mail → Cadence d'envoi des rappels. Ils finissent toujours avant le début de l'événement, en accélérant si nécessaire.
• EventMann peut aussi envoyer son propre rappel automatique 24 heures avant l’événement. Il est désactivé tant que vous ne l’activez pas dans Détails et dates, et un rappel de votre part pour à peu près le même moment le remplace. Il contient ses billets (désactivable dans Détails et dates) et les règles de votre événement, que vous rédigez une fois dans Détails et dates → Règles de l'événement et à savoir.
• Le personnel et les autres destinataires sans réservation reçoivent un e-mail de rappel autonome plutôt que la mise en page avec tableau de billets destinée aux participants ayant une réservation.

Dépannage

• Le récapitulatif indique 0 destinataire — pour les participants, il n'y a peut-être encore aucune réservation confirmée, ou tout le monde a refusé les e-mails de rappel ; pour le personnel, vérifiez qu'il existe des membres d'équipe actifs.
• Un rappel ne s'est jamais déclenché — soit l'heure de début ou de fin de l'événement a déjà dépassé la fenêtre du déclencheur, soit il a déjà tourné une fois (voir ci-dessus).
• J'ai modifié un rappel mais l'ancien message est parti — les modifications ne concernent que les envois qui n'ont pas encore eu lieu ; un rappel déjà envoyé ne sera pas renvoyé avec le nouveau texte.

Voir aussi

• Messages aux participants
• Planning de l'événement
• Suivis après l'événement