Exporter les données des participants
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Sur cette page
Vous pouvez télécharger la liste des personnes ayant réservé un événement sous forme de fichier CSV, à ouvrir dans Excel ou dans n’importe quel tableur. L’export se trouve sur la page Participants → Commandes de l’événement et suit toujours les filtres que vous y avez définis. Il est disponible pour le compte organisateur. Qu’un membre de l’équipe voie le bouton dépend de son rôle : les rôles billetterie et personnel n’en disposent pas.
Comment exporter
- Ouvrez l’événement et rendez-vous sur Participants → Commandes.
- Choisissez l’onglet (Confirmés est sélectionné par défaut) ainsi que les filtres éventuels — recherche, type de billet, remise, dates. L’export contient exactement les commandes que vous avez filtrées.
- Cliquez sur Exporter en CSV et choisissez un fichier.
- Commandes — une ligne par commande est la liste des réservations, avec les noms, les coordonnées et les montants.
- Billets — une ligne par billet, avec le prix réellement payé liste chaque billet, avec le nom du titulaire et ce que ce billet a réellement coûté après remises.
Le fichier se télécharge immédiatement ; il n’y a rien à attendre.
Ce que contiennent les fichiers
| Fichier | Colonnes |
|---|---|
| Commandes | Référence, Nom, E-mail, Téléphone, Billets (par exemple « 2x Adulte »), Sous-total, Code promo, Remise, Frais, TVA, Total, Statut, Date, Mode de paiement, puis une colonne par question de paiement que vous avez configurée, avec les réponses de l’acheteur |
| Billets | Référence, Participant, E-mail, Type de billet, Titulaire du billet, Prix catalogue, Remise, Prix payé, Code promo, Statut, Date |
Sous-total moins Remise plus Frais plus TVA donne le Total, ce qui vous permet de rapprocher une commande dans un tableur. Les billets annulés sont exclus de la colonne Billets et du fichier. Les dates sont exprimées dans le fuseau horaire propre à l’événement.
Exporter seulement certaines commandes
Cochez les cases devant certaines commandes et utilisez Exporter la sélection dans la barre qui apparaît. Ce fichier est plus court : Référence, Nom, E-mail, Téléphone, Billets, Total, Statut, Date, Mode de paiement et les colonnes de questions de paiement.
Votre responsabilité une fois le fichier téléchargé
- Les fichiers contiennent des données personnelles — noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et réponses aux questions de paiement. Une fois le fichier sur votre ordinateur, vous êtes responsable de son stockage, de son partage et de sa suppression au titre du RGPD ou de toute loi applicable à la protection des données de vos participants.
- EventMann supprime les anciennes fiches de participants selon sa propre politique de conservation, mais cela ne concerne pas les copies que vous avez exportées. Si quelqu’un vous demande d’effacer ses données, effacez-les aussi de vos exports.
- N’exportez que ce dont vous avez besoin et conservez le moins de copies possible.
Bon à savoir
- Vous ne pouvez ni ajouter ni retirer de colonnes. Masquer des colonnes dans le tableau (le bouton Colonnes) ne modifie que ce que vous voyez à l’écran ; les deux exports contiennent toujours toutes les colonnes.
- Les cellules qui commencent par un caractère qu’un tableur interpréterait comme une formule sont neutralisées, afin qu’une réponse malveillante ne puisse pas exécuter de code lorsque vous ouvrez le fichier.
- Les synthèses financières entre événements sont distinctes : voir Exports financiers.
Dépannage
- Un participant manque. Vérifiez l’onglet et les filtres de la page Commandes. L’export ne contient que ce que vous êtes en train de regarder.
- Une colonne de question de paiement est vide pour certaines lignes. La commande a été passée avant la création de la question, ou la question était facultative.
- Je ne vois pas Exporter en CSV. Vous êtes connecté en tant que membre de l’équipe dont le rôle n’inclut pas l’export des réservations (les rôles billetterie et personnel ne l’incluent pas ; le rôle Responsable financier, oui). Demandez à l’organisateur d’exporter, ou de vous attribuer un rôle qui inclut cette action.
- J’ai besoin du format Excel. Ouvrez le CSV dans Excel ; le logiciel lit directement le CSV.