Approbations de réservation
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Sur cette page
Lorsqu’un événement utilise Demande et approbation, personne n’est réservé tant que vous ne l’avez pas accepté. Les approbations de réservation constituent la file de ces demandes, avec les boutons Approuver et Rejeter en un clic. Vous les trouvez sous Participants → Approbations ; la barre latérale affiche un badge numérique tant que des demandes attendent. L’activation de ce mode est expliquée dans Modes de réservation.
Ce que vous pouvez faire ici
- Voir toutes les demandes qui attendent encore une décision : référence, qui a demandé, les billets, le total et depuis combien de temps la demande a été faite.
- Approuver une demande pour la confirmer.
- Rejeter une demande, avec un motif facultatif.
Chaque ligne affiche la référence de la commande avec le nom et l’e-mail de l’acheteur à côté. Utilisez Approuver ou Rejeter en bout de ligne. Les billets sont additionnés par type de billet, donc une commande de trois places de dîner n’affiche qu’une seule ligne : 3× Place de dîner.
Ce que fait Approuver
La suite dépend de la manière dont l’événement encaisse les paiements.
- Événement payant, carte bloquée pour examen (le réglage par défaut). La carte de l’acheteur a été autorisée lors de sa demande, donc aucun argent n’a encore été prélevé. Approuver prélève la somme (capture l’autorisation) et confirme la commande immédiatement ; l’acheteur reçoit ses billets. Il n’y a pas de délai de paiement à manquer, et les places avaient déjà été comptées au moment de la demande.
- Événement gratuit. Approuver confirme la commande et envoie les billets par e-mail.
- Événements avec lien de paiement (le réglage Bloquer la carte pendant l’examen est désactivé). Approuver fait passer la commande à Approuvée et envoie à l’acheteur un lien pour payer. Il dispose de la Durée de paiement après approbation que vous avez réglée (30 minutes par défaut, jusqu’à 72 heures) avant que la commande n’expire et que les places ne retournent à la vente.
Ce que fait Rejeter
- Cliquez sur Rejeter sur la ligne.
- Saisissez facultativement un Motif du refus.
- Cliquez sur Rejeter dans la fenêtre.
Saisissez le motif dans le champ. Pour une carte bloquée, l’autorisation est libérée afin que l’argent soit débloqué auprès de la banque de l’acheteur, et les places retournent à la vente (et à la personne suivante sur la liste d’attente). L’acheteur reçoit un e-mail l’informant que sa demande a été refusée.
Autres endroits où décider
Vous pouvez approuver ou rejeter depuis la page Commandes (onglet En attente, une ligne ou en masse) et depuis la page propre à la commande. Toutes ces méthodes font la même chose. Une fois approuvée, une commande reste dans l’onglet Approuvé de la page Commandes, comme archive.
Utilisez l’onglet Approuvé pour tout ce qui est passé par l’approbation, et l’onglet En attente pour ce qui attend encore.
Bon à savoir
- Les autorisations de carte ne durent pas éternellement. Une autorisation de carte expire au bout d’environ 7 jours, parfois plus tôt sur certaines cartes de débit. Décidez à temps : EventMann annule une autorisation sur le point d’expirer et libère les places, et l’acheteur en est informé. Si l’autorisation a déjà expiré lorsque vous cliquez sur Approuver, vous voyez « Le blocage du paiement n’a pas pu être effectué. Il a peut-être expiré — demandez au participant de réserver à nouveau. »
- Seules les véritables demandes apparaissent. Un acheteur qui a quitté la page de paiement n’a jamais créé de commande et n’est pas listé.
- Une demande déjà décidée dans un autre onglet ne peut pas être décidée deux fois : vous recevez un message au lieu d’une seconde modification.
- Décider nécessite l’autorisation du bureau des commandes (créer des réservations), la même que pour les commandes manuelles. Les membres de l’équipe billetterie peuvent la recevoir sans accès complet à l’événement.
- Approuver ne contourne pas la capacité : une demande bloquée a déjà compté ses places, et une demande gratuite est vérifiée par rapport à ce qui reste.
Dépannage
- La file est vide alors que j’attendais des demandes — vérifiez la page Commandes : la commande a peut-être déjà été décidée, ou l’acheteur n’a jamais terminé l’étape de paiement.
- Approuver indique que c’est complet — sur un événement gratuit, les places sont allées à quelqu’un d’autre entre-temps. Ajoutez de la capacité ou rejetez.
- J’ai approuvé mais la commande apparaît comme impayée — l’événement utilise le flux par lien de paiement. L’acheteur doit payer via le lien, ou vous pouvez marquer la commande comme payée sur sa page.