Messages aux bénévoles
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Sur cette page
L’onglet Messages écrit aux personnes qui aident à un événement : tous les confirmés, une équipe, les personnes d’un créneau, ou les personnes qui n’ont pas encore répondu. Le même texte peut être copié pour votre groupe WhatsApp. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles → Messages.
Ce que vous pouvez faire ici
- Envoyer un seul e-mail à un groupe choisi de bénévoles, avec un sujet et un message.
- Copier le même texte, prêt à coller dans WhatsApp.
- Relire ce qui a été envoyé avant, à qui, et par qui.
Envoyer un message
- Sous À, choisissez qui reçoit :
- Toutes les personnes confirmées — chaque bénévole confirmé de cet événement. Seuls l’organisateur et les coordinateurs de bénévoles peuvent choisir cette option.
- Une équipe — les personnes confirmées de l’équipe que vous choisissez ensuite.
- Un créneau — les personnes confirmées du créneau que vous choisissez ensuite.
- Personnes qui n’ont pas encore répondu — toutes les personnes invitées ou candidates qui attendent encore.
- Saisissez un Sujet de 200 caractères au maximum.
- Rédigez le Message, jusqu’à 5,000 caractères. Du texte brut avec des retours à la ligne est préférable.
- Cliquez sur Envoyer et confirmez que le message va à tout le groupe choisi. La page indique combien de personnes il a été envoyé.
Pour publier les mêmes mots dans un groupe WhatsApp, cliquez sur Copier pour WhatsApp avant ou après l’envoi. Cela copie le sujet en gras suivi du message, prêt à coller.
Relire ce qui a été envoyé
Sous Messages envoyés, les derniers messages sont listés avec leur sujet, leurs destinataires, le nombre de personnes, la date et l’auteur. Cliquez sur une ligne pour lire le message.
Bon à savoir
- Les e-mails sont envoyés à votre propre limite horaire (Paramètres → E-mail), la même que pour les invitations et les rappels, et ils sont répartis pour que le dernier parte avant la fin de l’événement. Un message important peut donc prendre quelques heures pour atteindre tout le monde.
- Si personne n’est dans le groupe choisi — une équipe sans personne confirmée, un créneau vide — rien n’est envoyé, et on vous le signale.
- Un responsable d’équipe ne peut écrire qu’à ses propres équipes et aux créneaux de ces équipes, et aux personnes de ses équipes qui n’ont pas encore répondu. Il ne voit pas Toutes les personnes confirmées, et son historique ne montre que ses propres messages et ceux envoyés à ses équipes.
- Les messages vont à l’adresse de votre liste. Ils concernent l’aide à l’événement ; pour les billets et commandes, utilisez plutôt Messages aux participants et Annonces aux participants.
- Le message ne peut pas être repris une fois envoyé. Relisez-le avant de confirmer.
Dépannage
- « Personne dans ce groupe pour l’instant » — le groupe est vide. Confirmez des personnes sous Personnes ou choisissez un autre groupe.
- « Vous ne pouvez écrire qu’à vos propres équipes » — vous êtes responsable d’équipe et avez choisi un groupe en dehors de vos équipes.
- Quelqu’un dit que rien n’est arrivé — l’e-mail attend peut-être votre limite horaire, ou se trouve dans les spams. Envoyez-lui la copie WhatsApp.
- Je ne peux pas choisir Toutes les personnes confirmées — seules les personnes qui gèrent tous les bénévoles (organisateur, coordinateur de bénévoles) peuvent écrire à tout le monde.