Personnel de l’événement

Le personnel de l’événement est l’endroit où vous constituez l’équipe rémunérée du jour J pour un événement : inviter des personnes, examiner les candidatures, planifier les créneaux, enregistrer les arrivées, confier des tâches et écrire aux membres. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Gérer le personnel. C’est distinct de la Gestion d’équipe, qui contrôle qui peut utiliser votre compte d’organisateur, et des Bénévoles, le module des aides non rémunérés, avec son propre registre et sa propre rotation. Le personnel ici peut être payé à l’heure et passer par la Paie du personnel.

Ce que vous pouvez faire ici

• Afficher l’événement aux chercheurs d’emploi pour que les personnes puissent postuler.
• Inviter des personnes par e-mail avec un lien qui expire au bout de 7 jours.
• Examiner les candidatures et les approuver ou les rejeter, en fixant un taux horaire à l’approbation.
• Planifier des créneaux avec la date, les horaires, la capacité et le lieu, et y affecter le personnel approuvé.
• Enregistrer l’arrivée du personnel depuis la carte du créneau, à son arrivée.
• Confier des tâches à un membre du personnel et en suivre l’avancement jusqu’à leur achèvement.
• Écrire au personnel individuellement ou à tous à la fois, et lire ses réponses.
• Approuver les échanges de créneaux que le personnel demande.

Les onglets de cette page

Une rangée de quatre onglets court en haut de la page. Membres est cette page, avec le recrutement, les créneaux, les invitations, les candidatures et votre personnel approuvé. Échanges de quarts liste les demandes d’échange et indique combien sont en attente. Messages du personnel est la boîte de réception. Paie ouvre les périodes de paie. Sous les onglets, la case Recherche de personnel comporte une seule case à cocher, et Gérer les créneaux commence par un formulaire qui se termine par Créer un créneau.

Faire découvrir l’événement aux candidats

Cochez Montrer cet événement aux candidats et cliquez sur Enregistrer les modifications pour afficher publiquement l’événement aux personnes qui recherchent un travail lié aux événements, dans la liste « Événements qui recherchent du personnel » de la page Personnel. Cette option est désactivée par défaut, et rien n’est affiché tant que vous ne l’activez pas. Les personnes qui postulent apparaissent sous Candidatures en attente.

Inviter du personnel

1. Cliquez sur + Inviter du personnel pour ouvrir le formulaire.
2. Saisissez le Nom et l’E-mail de la personne. Les deux sont obligatoires.
3. Vous pouvez ajouter un Rôle, par exemple « Sécurité » ou « Restauration ». Ce n’est qu’une étiquette ; elle n’accorde aucun accès.
4. Cliquez sur Envoyer l’invitation. La personne reçoit un e-mail avec un lien valable 7 jours.

Les invitations encore ouvertes figurent sous Invitations en attente avec leur date d’expiration. Renvoyer envoie un nouveau lien et relance 7 jours ; Annuler met fin à l’invitation. Vous ne pouvez pas envoyer une deuxième invitation ouverte à la même adresse pour le même événement. Lorsque la personne accepte, elle est approuvée pour cet événement immédiatement, avec votre étiquette de rôle, et apparaît sous Personnel approuvé. Elle n’a pas encore de taux tant que vous n’en avez pas fixé un.

Examiner les candidatures

Les personnes qui ont postulé depuis les pages du personnel attendent sous Candidatures en attente. Vous voyez leur nom et leur e-mail, leur message, une courte biographie, leurs compétences et certificats, les jours où elles sont disponibles et la date de candidature. Saisissez un taux horaire dans Taux/h si vous les rémunérez, puis cliquez sur Approuver, ou sur Rejeter. Leurs compétences vous aident à décider. Dans les deux cas, le candidat en est informé.

Planifier des créneaux

1. Dans Gérer les créneaux, renseignez le Titre du créneau, la Date, la Capacité, l’Heure de début et l’Heure de fin. La date doit être aujourd’hui ou plus tard, la fin doit suivre le début, et la capacité va de 1 à 255.
2. Vous pouvez ajouter un Lieu, par exemple « Entrée principale ».
3. Cliquez sur Créer un créneau.

Chaque créneau devient une carte qui affiche son titre, sa date, ses horaires, son lieu et les Places restantes. Modifier change le créneau. Le menu de statut définit Ouvert, Fermé ou Annulé : un créneau fermé ou annulé n’accepte plus de personnes, mais conserve ses affectations et son historique d’enregistrement, ce que la suppression (la croix) ne ferait pas. Pour affecter quelqu’un au créneau, choisissez une personne dans la liste — elle ne propose que le personnel approuvé — et cliquez sur Affecter. Sous le créneau, chaque personne affectée dispose de Retour et d’une croix qui la retire du créneau.

Enregistrer le personnel

Cliquez sur Retour à côté de la personne lorsqu’elle arrive ; son heure d’arrivée s’affiche alors sous forme de coche. Vous pouvez enregistrer quelqu’un à partir de deux heures avant le début du créneau et jusqu’à quatre heures après sa fin, et seulement tant qu’il est approuvé pour l’événement. Le départ est enregistré par le membre du personnel lui-même, depuis ses propres pages, ce qui consigne les heures. La paie ne peut payer un créneau que lorsque les deux heures existent.

Personnel approuvé, taux, tâches et messages

Sous Personnel approuvé, chaque personne est une ligne avec son taux et son statut ; cliquez dessus pour ouvrir le détail. Vous y définissez son Taux horaire (laissez-le vide pour un aide non rémunéré, affiché comme Bénévole), lui confiez des Tâches et lui écrivez. Ajoutez une tâche avec un titre et une échéance facultative ; la personne est prévenue, et vous la faites passer de En attente à En cours avec le menu. Une fois la tâche Terminée, elle n’affiche plus que son badge. Utilisez Ajouter une tâche pour la suivante. Envoyer un message écrit à cette personne ; Retirer de l’événement la retire de l’équipe. En bas, Diffusion envoie un message unique à chaque membre du personnel approuvé de l’événement.

Messages

L’onglet Messages du personnel est votre boîte de réception pour cet événement. Les conversations que vous avez lancées et les réponses qu’elles ont reçues apparaissent en haut, les plus récentes en premier, avec une marque lorsqu’un message n’a pas été lu. Sous Messages envoyés, vous voyez chaque message que vous avez envoyé et le nombre de destinataires qui l’ont lu. Ouvrez une conversation pour la lire et y répondre.

Échanges de quarts

Lorsqu’un membre du personnel demande à transmettre un créneau à un collègue, la demande apparaît dans l’onglet Échanges de quarts avec le créneau, la personne qui demande, celle qui prendrait le créneau et son motif. Approuver transfère l’affectation au collègue, sauf s’il travaille déjà sur un créneau qui se chevauche ; Rejeter laisse les choses en l’état. Les deux personnes sont prévenues. Le badge de statut indique ce qui est encore en attente.

Les réglages en détail

• Capacité — le nombre de personnes qu’un créneau accueille. Les affectations s’arrêtent dès qu’il est plein, et le créneau s’affiche comme complet.
• Taux horaire — vide signifie non rémunéré. La paie n’inclut que les personnes qui ont un taux.
• Rôle (à l’invitation) — une étiquette libre affichée sur l’invitation et la fiche de l’équipe. Elle n’accorde aucune autorisation.
• Lieu — texte libre affiché sur la carte du créneau, utile pour plusieurs points d’enregistrement.
• Statut du créneau — Ouvert, Fermé ou Annulé. Complet est défini automatiquement lorsque la dernière place est prise.

Bon à savoir

• Le personnel ici n’est pas la même chose que les bénévoles. Les personnes sans taux sont étiquetées Bénévole sur cette page, mais restent des comptes de personnel ; le module Bénévoles dispose de son propre registre, de ses invitations et de sa rotation.
• Il n’y a pas de bouton de suspension ici. Retirer de l’événement retire la personne de cet événement uniquement, libère les créneaux qu’elle n’a pas encore commencés et la prévient. Les heures déjà travaillées restent enregistrées et peuvent toujours être payées.
• Une personne ne peut pas être affectée à deux créneaux qui se chevauchent, et un membre du personnel suspendu par un administrateur ne peut pas être affecté du tout.
• Une invitation de personnel que personne n’accepte expire simplement au bout de 7 jours. Annulez-la et envoyez-en une nouvelle, ou utilisez Renvoyer.
• Voir et utiliser cette page nécessite l’autorisation Personnel ; les actions sur les créneaux nécessitent l’autorisation Créneaux ; la paie nécessite l’autorisation de modifier l’événement. Un membre de l’équipe qui n’en dispose pas reçoit une erreur 403 pour cette action.

Dépannage

• Une personne manque dans la liste d’affectation — seul le personnel approuvé est proposé. Vérifiez les Candidatures en attente.
• « Ce créneau n’est pas ouvert » — repassez le créneau sur Ouvert avec son menu de statut.
• Retour affiche un message concernant l’heure — l’enregistrement s’ouvre deux heures avant le créneau et se ferme quatre heures après sa fin.
• Les heures d’une personne n’apparaissent jamais dans la paie — elle n’a jamais enregistré son départ, ou elle n’a pas de taux. Demandez-lui d’enregistrer son départ depuis sa propre page.
• Le lien d’invitation indique qu’il n’est pas valide — il a expiré ou a été annulé. Utilisez Renvoyer.

Voir aussi

• Paie du personnel
• Bénévoles
• Gestion d’équipe
• Enregistrement & départ