Le tableau des tâches de l’événement
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Sur cette page
Le tableau des tâches est la liste de planification de l’organisateur pour un événement : tout ce qui doit être fait avant, pendant et après le jour, avec une priorité, une échéance, une heure de début, un responsable et, lorsque c’est utile, une autre tâche dont elle dépend. Ouvrez l’événement et choisissez Gestion des tâches en bas du menu Gérer. Il est distinct des tâches des bénévoles, qui sont les travaux de l’équipe de bénévoles ; le tableau sert à planifier, et vous pouvez confier une tâche du tableau à un membre de l’équipe ou à un bénévole confirmé.
Ce que vous pouvez faire ici
- Ajouter des tâches avec un titre, une catégorie, une priorité, une échéance et une heure de début.
- Appliquer des tâches prêtes à l’emploi depuis la bibliothèque de modèles et laisser les échéances se placer d’elles-mêmes.
- Attribuer une tâche à vous-même, à un membre de l’équipe ou à un bénévole confirmé.
- Faire attendre une tâche sur une autre, et garder une liste de contrôle et des commentaires dessus.
- Suivre les six compteurs — total, en attente, en cours, terminées, bloquées et en retard — et la barre de progression globale.
Ajouter une tâche
La ligne en haut est un ajout rapide : un titre suffit.
- Saisissez le titre, par exemple « Confirmer la commande du traiteur ».
- Renseignez éventuellement Début — la date et l’heure où le travail commence. Une tâche avec une heure de début apparaît sur le Programme de la journée, et un bénévole à qui elle est confiée reçoit un rappel environ deux heures avant.
- Choisissez la Catégorie : Lieu et logistique, Marketing et promotion, Production et technique, Gestion des prestataires, Communication, Finances et budget, Gestion des risques ou Après l’événement.
- Cliquez sur Plus de détails pour définir une priorité (Élevé, Moyenne, Faible), une date d’échéance et une description.
- Cliquez sur Créer une tâche. La tâche démarre en En attente, avec la priorité Moyenne sauf si vous en avez choisi une autre.
Les cartes en haut comptent les tâches par statut ; cliquez sur l’une d’elles, telle que Bloqué, pour ne voir que ces tâches, et les puces dessous filtrent par catégorie. L’onglet Bibliothèque de modèles ouvre les tâches prêtes à l’emploi et Ajouter une tâche saute à l’ajout rapide.
Travailler avec une fiche de tâche
Chaque fiche affiche sa priorité, sa catégorie, son heure de début, son échéance et son statut. Le petit cercle la marque terminée. Un badge gris En attente de apparaît tant que la tâche dont elle dépend n’est pas terminée. Un badge vert avec le nom d’un bénévole indique à qui elle est confiée. Le premier menu déroulant l’attribue, le second change son statut entre En attente, En cours et Bloqué, et le crayon ouvre le formulaire de modification. Une échéance passée rend la fiche rouge et la marque En retard.
Modifier une tâche
- Cliquez sur le crayon de la fiche.
- Modifiez le Titre de la tâche, la Catégorie, la Priorité, la Date d’échéance et Début.
- Sous Attend, choisissez une autre tâche de cet événement qui doit être terminée d’abord. La fiche affiche alors En attente de cette tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Une tâche ne peut pas attendre sur elle-même, et deux tâches ne peuvent pas s’attendre mutuellement.
- Sous Liste de contrôle, écrivez un élément par ligne ; les éléments inchangés gardent leur case cochée.
- Ajoutez une description et cliquez sur Enregistrer.
Confier une tâche
Le premier menu déroulant de chaque fiche a deux groupes. Équipe liste vous (Moi (organisateur)) et les membres de votre équipe d’organisation. Bénévoles liste les bénévoles qui sont confirmés sur cet événement.
- Un membre de l’équipe ne peut prendre une tâche que si son rôle la couvre : un responsable de lieu prend les tâches Lieu et Risque, un responsable financier les Finances, le marketing le Marketing et la Communication, et le rôle personnel générique tout le reste. Un modèle de la bibliothèque peut nommer son propre rôle. Sinon, on vous indique quel rôle choisir à la place. En tant que responsable, vous pouvez tout prendre.
- Un membre de l’équipe à qui une tâche est confiée reçoit une notification.
- Un bénévole reçoit le même e-mail « Nouvelle tâche de bénévole » que pour une tâche de bénévole, et voit la tâche sur Mon bénévolat, où il peut changer son statut, cocher la liste de contrôle et commenter. Une tâche n’a qu’une personne à la fois ; en choisir une autre remplace la première.
- Choisissez Non attribuée pour la libérer.
Utiliser la bibliothèque de modèles
- Cliquez sur Bibliothèque de modèles.
- Cochez les tâches voulues, une à une ou une catégorie entière avec Sélectionner tout.
- Cliquez sur Appliquer les modèles sélectionnés. Les tâches sont créées pour cet événement.
La bibliothèque contient des tâches prêtes à l’emploi dans les huit catégories, chacune avec une priorité et un délai habituel tel que « 30 jours avant ». Les échéances sont calculées à partir de la date de l’événement. Si votre événement est plus proche que le délai propre au modèle, les échéances sont resserrées pour qu’aucune ne tombe dans le passé, et gardent leur ordre. Les tâches après l’événement restent après l’événement. Les modèles déjà appliqués affichent une coche et ne peuvent pas être appliqués deux fois.
Bon à savoir
- Qui peut utiliser le tableau est décidé par l’autorisation Tâches : l’organisateur, les responsables de lieu et les coordinateurs de bénévoles l’ont, et vous pouvez la cocher dans un rôle personnalisé. C’est une autorisation distincte de la modification de l’événement.
- Une tâche terminée affiche la date où elle a été faite. La décocher la remet sur En attente.
- Supprimer une tâche demande d’abord une confirmation.
- Les tâches du tableau avec une heure de début apparaissent sur le Programme de la journée, pour les personnes qui détiennent l’autorisation Tâches.
- Si des bénévoles ont été invités mais que personne n’a confirmé, la page le dit et renvoie vers Personnes ; seuls les bénévoles confirmés apparaissent dans la liste.
Dépannage
- « … ne peut pas prendre une tâche … » — le rôle du membre de l’équipe ne couvre pas la catégorie. Choisissez un membre au bon rôle, un membre du personnel ou un bénévole.
- Le bénévole n’est pas dans la liste — il n’est pas encore confirmé pour cet événement.
- « Cette tâche ne peut pas être attendue » — la tâche appartient à un autre événement, ou la choisir ferait attendre deux tâches l’une sur l’autre.
- Les échéances des modèles appliqués semblent trop rapprochées — l’événement est proche, donc les délais ont été resserrés pour tenir.