Gestion de l’équipe
Guide de l'organisateur
4 min de lecture
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Sur cette page
Invitez des personnes à vous aider à gérer vos événements sans partager votre propre connexion. Ouvrez Paramètres → Équipes ; la page comporte trois onglets — Membres de l’équipe, Rôles personnalisés et Autorisations — et cet article traite du premier. L’accès d’une personne découle soit de l’un des cinq rôles intégrés, soit d’un rôle personnalisé que vous créez vous-même.
Ce que vous pouvez faire ici
- Remplissez le formulaire d’invitation : Nom complet, Adresse e-mail et un Rôle. Dès que vous avez créé un rôle personnalisé, une liste Rôle personnalisé (facultatif) apparaît à côté.
- Cliquez sur Envoyer l’invitation. La personne reçoit un e-mail contenant un lien d’invitation valable 7 jours, et apparaît dans la liste avec le statut En attente.
- Pour modifier l’accès d’un membre actif, choisissez un autre rôle ou rôle personnalisé dans sa ligne, puis cliquez sur Enregistrer.
- Si une invitation n’est jamais arrivée, cliquez sur Renvoyer — cela crée un nouveau lien et une nouvelle expiration à 7 jours. Le bouton n’existe que tant qu’un membre est en attente.
- Utilisez l’icône de corbeille pour retirer un membre, en attente ou actif. Son accès prend fin immédiatement.
- Ouvrez l’onglet Autorisations pour voir ce que chacun peut faire dans une seule grille — voir Grille des autorisations.
Les cinq rôles intégrés
| Rôle | Destiné à |
|---|---|
| Responsable de lieu | Modifier les détails de l’événement, le lieu et le programme ; voit aussi les billets, les réservations et les rapports, et peut traiter les remboursements. |
| Agent de billetterie | Enregistrer les personnes à l’entrée, consulter les réservations, vendre sur place et répondre aux messages des participants. |
| Responsable marketing | Réductions et campagnes, ainsi que les rapports. |
| Responsable financier | Rapports et exports, réservations, file des remboursements et détail des versements. |
| Personnel / Bénévole | Enregistrement des billets à l’entrée uniquement. |
La liste exacte des autorisations rattachées à chaque rôle figure dans l’onglet Autorisations, et vous pouvez créer un rôle personnalisé à partir de n’importe lequel d’entre eux.
Fonctionnement des invitations
- Le lien d’invitation est valable 7 jours. Toute personne qui le suit peut l’utiliser, mais il ne peut être accepté qu’une seule fois.
- Si la personne n’a pas encore de compte EventMann, l’acceptation lui en crée un (un compte participant ordinaire) et la connecte une fois qu’elle a choisi un mot de passe.
- Si elle possède déjà un compte sous cette adresse e-mail, elle doit être connectée en tant que son propre utilisateur pour accepter. Un lien transféré ne peut pas servir à s’emparer du compte de quelqu’un d’autre.
- Après acceptation, les membres Agent de billetterie et Personnel / Bénévole sont dirigés vers l’application Scanner, car l’enregistrement et la vente sur place s’y font. Tous les autres arrivent sur leur page de profil.
- Vous recevez une notification lorsqu’une personne accepte.
Bon à savoir
- Un rôle est accordé par organisateur, et non par événement : une seule invitation donne à la personne le même rôle sur tous les événements que vous organisez, actuels et futurs.
- Accepter une invitation ne modifie pas le rôle de plateforme de la personne. Un agent de billetterie reste un compte participant qui dispose en plus d’un accès à l’équipe ; son espace de travail est accessible depuis le menu des rôles dans la barre supérieure.
- Inviter une personne déjà membre actif est refusé — modifiez plutôt son rôle dans la liste. Saisir l’adresse d’un membre existant dans le formulaire ne le rétrograde jamais.
- Votre forfait peut limiter le nombre de membres d’équipe autorisés. Les invitations en attente comptent dans cette limite, car la place est déjà réservée ; le forfait standard n’a pas de limite.
- Les bénévoles sont une autre catégorie : des aides non rémunérés que vous recrutez pour un seul événement, gérés sous Gérer → Bénévoles, et non invités ici. Voir Bénévoles.
Dépannage
- L’e-mail d’invitation n’est jamais arrivé — vérifiez l’adresse pour repérer une faute de frappe, puis utilisez Renvoyer au lieu de réinviter.
- Il n’y a pas de bouton Renvoyer — la personne a déjà accepté ; il n’y a plus rien à renvoyer.
- « Cette invitation est invalide ou a expiré » — après 7 jours, le lien ne fonctionne plus. Renvoyez-le.
- Un membre ne peut pas faire quelque chose que son rôle devrait permettre — vérifiez si un rôle personnalisé lui est attribué ; il remplace entièrement le rôle intégré.
- Le message de limite d’équipe s’affiche — retirez un membre ou une invitation en attente, ou contactez-nous au sujet de votre forfait.