Heures des bénévoles et confidentialité
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Sur cette page
La fiche d’un bénévole contient ce dont vous avez besoin pour travailler avec lui : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, compétences, vos propres notes et les heures effectuées sur vos créneaux. Cet article explique qui voit quoi, comment fonctionne la déclaration d’heures et comment supprimer les données d’un bénévole. Vous trouvez la liste sous Croissance → Bénévoles.
Ce que vous pouvez faire ici
- Vérifier qui, dans votre équipe, voit quelles informations.
- Télécharger la déclaration d’heures d’un bénévole en PDF.
- Supprimer un bénévole et tout ce qui est enregistré à son sujet.
Qui voit quoi
- Vous et les coordinateurs de bénévoles voient les coordonnées de chaque personne dans l’onglet Personnes, et tout le contenu de la liste.
- Un responsable d’équipe voit la liste pour recruter, mais pas les notes.
- L’Export CSV de la liste contient les coordonnées, les compétences, les notes et les heures. Conservez ce fichier en sécurité, et supprimez-le lorsque vous avez terminé.
Heures et déclaration
Les heures sont le temps entre l’enregistrement et la sortie sur un créneau. Seuls les créneaux dont la sortie a été faite comptent, et seulement pour les événements où la personne était confirmée. Sur la liste, la colonne Heures les additionne. L’icône de téléchargement dans la ligne d’une personne donne un PDF Déclaration des heures de bénévolat destiné à une école, un employeur ou une demande de bourse. Il liste chaque événement avec sa date, le nombre de créneaux et les heures, un total, et la date de délivrance, et indique qu’il repose sur les enregistrements faits par vous. Ce n’est pas un instantané : il énonce l’état des données le jour de l’impression.
Bon à savoir
- Un bénévole peut demander à ne plus être invité avec le lien présent dans chaque invitation. Il apparaît alors comme Ne souhaitent pas d’invitations, et vous ne pouvez pas l’inviter.
- Supprimer de la liste retire la personne et, avec elle, ses invitations, ses créneaux et ses heures sur chacun de vos événements. C’est ce que demande une demande de suppression de ses données, donc ce n’est pas atténué et ne peut pas être annulé.
- Lorsqu’une personne s’inscrit depuis la page de l’événement, elle est informée que son nom, son e-mail, son téléphone et ses compétences sont partagés avec vous pour organiser l’équipe de bénévoles.
Dépannage
- La déclaration d’heures est vide — aucun créneau de la personne n’a encore été suivi d’une sortie, ou elle n’est confirmée sur aucun événement.
- La déclaration indique moins d’heures que prévu — un créneau où l’on s’est enregistré mais jamais sorti ne compte rien. Fermez-le avec Faire sortir sur l’onglet Créneaux, puis téléchargez à nouveau la déclaration.