Rôles des bénévoles et chefs d’équipe

Un bénévole peut recevoir un rôle pour un événement : le droit de diriger une partie de l’événement — l’entrée, les finances, les autres bénévoles — sans jamais devenir membre de votre équipe d’organisation. Un rôle appartient à un seul événement, prend effet dès que vous l’attribuez et prend fin 30 jours après l’événement. Les rôles permettent à une association dont toute l’équipe d’événement est composée de bénévoles de se répartir le travail. Vous les définissez sur l’onglet Personnes sous Équipe et partenaires → Bénévoles, ou pour une équipe entière sur la page Équipes.

Ce que vous pouvez faire ici

• Attribuer à un bénévole confirmé un ou plusieurs rôles pour cet événement, et les retirer.
• Attribuer un rôle à plusieurs personnes à la fois avec la barre d’actions en masse.
• Faire en sorte que chaque chef ou membre d’une équipe détienne automatiquement un rôle (défini sur la page Équipes).

Les rôles et ce qu’ils ouvrent

Ce sont les mêmes ensembles d’autorisations que les rôles de votre équipe d’organisation, de sorte que la personne voit les mêmes pages qu’un agent de billetterie ou un responsable financier, pour cet événement seulement.

Attribuer un rôle à un bénévole

1. Ouvrez l’onglet Personnes et trouvez le bénévole confirmé. La colonne Rôles indique ce qu’il détient — par exemple Coordination des bénévoles — ou Bénévole si rien.
2. Cliquez sur Modifier les rôles sous son nom.
3. Cochez les rôles souhaités. Un rôle que vous ne pouvez pas attribuer est grisé ; voir « Qui peut attribuer quoi » ci-dessous.
4. Cliquez sur Enregistrer. Le bénévole reçoit un e-mail « Vous pouvez désormais aider à diriger … » qui nomme le rôle et lui indique la suite.

Pour plusieurs personnes à la fois, cochez-les dans la liste Personnes, choisissez Attribuer un rôle ou Retirer un rôle dans la barre d’actions en masse, choisissez le rôle à côté et cliquez sur Appliquer à la sélection. Voir Inviter des bénévoles à un événement.

Rôles issus d’une équipe

Sur la page Équipes, Les chefs ont accès à et Les membres ont accès à attribuent un rôle à tous les membres d’une équipe, sans toucher à chaque personne. Un chef détient le rôle de chef de l’équipe à chaque événement auquel il participe ; un membre détient le rôle de membre pour les événements où c’est son équipe. Ils conservent aussi ce que vous leur avez donné à la main pour cet événement.

Chefs d’équipe

Diriger une équipe permanente donne automatiquement le rôle Chef d’équipe. Un chef :

• voit la liste complète des Personnes et la Liste, en lecture seule, pour recruter ;
• confirme, refuse, déplace et retire uniquement les personnes de ses propres équipes, et peut rattacher à l’une des siennes une personne sans équipe ;
• choisit, lorsqu’il recrute, si une personne est invitée par e-mail ou déjà confirmée ;
• planifie les créneaux et les tâches de ses équipes, et n’écrit qu’aux membres de ses équipes et aux créneaux de ces équipes ;
• voit le programme et la vue En direct pour ses propres équipes ;
• fixe l’objectif et le lien d’inscription de ses propres équipes ;
• peut donner aux personnes de ses équipes tout rôle qu’il détient lui-même — voir « Qui peut attribuer quoi ».

Pour un chef, la page Personnes est restreinte à ses propres équipes. Ici, le chef de l’équipe Accueil ne voit que la carte Accueil sous Équipes à cet événement, peut passer la liste sur Mes équipes, modifier l’équipe des lignes qui sont les siennes et retirer des personnes de sa propre équipe.

Un chef n’a pas accès aux Paramètres, ne peut pas écrire à tout le monde et ne peut pas définir les équipes. La page vue par le chef est décrite dans le Guide du chef d’équipe.

Qui peut attribuer quoi

Personne ne peut attribuer un rôle qu’il ne détient pas entièrement. En tant qu’organisateur, vous pouvez attribuer tous les rôles. Un Coordinateur des bénévoles peut en nommer un autre, mais ne peut pas attribuer Finances, car il ne le détient pas. Un chef de l’accueil dont l’équipe porte Billetterie peut attribuer Billetterie et Entrée / contrôle à son équipe, et rien de plus. Les rôles qu’une personne ne peut pas modifier apparaissent grisés avec une note ; lorsqu’elle enregistre les rôles d’une personne, tout rôle qu’elle ne pouvait pas modifier reste tel quel.

Ce dont le bénévole a besoin

• Il doit être Confirmé à cet événement. Le retirer de l’événement, ou son désistement, supprime ses rôles.
• Il a besoin d’un compte sur la même adresse e-mail que sur votre liste, avec l’adresse confirmée. Tant qu’il n’en a pas, la ligne affiche « Un compte sur cette adresse e-mail est nécessaire pour utiliser ces rôles », et l’e-mail propose un bouton pour le créer.
• Une fois le compte créé, il trouve l’événement sous Mon travail dans son compte, avec le rôle qu’il porte et l’action principale qui y correspond. Voir Rôles des bénévoles et Mon travail.

Bon à savoir

• Un rôle prend fin 30 jours après l’événement, afin que le travail financier, comme les derniers remboursements, puisse être terminé. Rien ne reste actif ensuite.
• Les rôles sont enregistrés par ligne d’événement. Un bénévole qui coordonne le gala n’est pas coordinateur de votre concert, sauf si vous le lui attribuez aussi (ou si son équipe le fait).
• Utilisez un rôle personnalisé pour accorder un mélange précis, par exemple des bénévoles qui peuvent voir les commandes et rien d’autre.

Dépannage

• Le lien Modifier les rôles est absent — la personne n’est pas confirmée, ou vous ne détenez aucun rôle que vous pourriez attribuer.
• Un bénévole détient un rôle mais ne peut pas ouvrir l’événement — il n’a pas de compte sur l’adresse e-mail de la liste, l’adresse n’est pas confirmée, ou l’événement s’est terminé il y a plus de 30 jours.
• Un rôle a disparu après le désistement de la personne — les rôles sont retirés lorsqu’un bénévole se désiste ou est retiré de l’événement. Attribuez-le à nouveau une fois la personne confirmée.

Voir aussi

• Bénévoles
• Équipes permanentes, chefs et noyau
• Rôles personnalisés
• Rôles des bénévoles et Mon travail