Enregistrement avancé

L’enregistrement avancé est le centre de contrôle de l’entrée : chiffres en direct, recherche parmi tous les participants, enregistrement en lot, absences et export de la liste des présents. Il complète le scanner téléphonique décrit dans Enregistrement et gestion de l’entrée et est destiné à la personne qui gère l’entrée depuis un ordinateur portable ou une tablette. Vous le trouverez sous Opérations du jour J → Enregistrement avancé, ou en appuyant sur l’icône presse-papiers en haut de l’écran d’entrée. Il nécessite l’autorisation de gérer l’enregistrement.

Ce que vous pouvez faire ici

• Suivre l’entrée en direct : total des billets, enregistrés, restants, absences et taux d’enregistrement, actualisés automatiquement.
• Voir le rythme : scans par minute sur les dix dernières minutes et l’heure la plus chargée jusqu’à présent.
• Ventiler l’événement par commande : entièrement enregistrée, partiellement enregistrée, pas encore arrivée.
• Rechercher chaque participant par nom, e-mail ou référence de réservation et l’enregistrer, un à un ou plusieurs à la fois.
• Marquer une personne comme absente.
• Ouvrir la liste VIP et, pour les événements avec plan de salle, l’occupation de chaque zone.
• Exporter les enregistrements dans un fichier.

Les chiffres en haut sont ceux que l’entrée consulte toute la nuit. Commandes par enregistrement compte des commandes plutôt que des billets : une commande est entièrement enregistrée lorsque chaque billet a été admis, et pas encore arrivée tant que le premier n’a pas été admis. Un invité qui est sorti reste compté comme arrivé. Cliquez sur un groupe pour lister ses commandes. Utilisez la zone de recherche pour trouver les participants.

Comment enregistrer des personnes par recherche

1. Saisissez au moins deux caractères d’un nom, d’un e-mail ou d’une référence de réservation dans la zone de recherche et cliquez sur Rechercher.
2. Chaque résultat affiche la personne avec un statut : En attente (pas encore entrée), Enregistré ou Absent.
3. Cochez les personnes à admettre — une ou plusieurs ; les personnes déjà entrées ne peuvent pas être cochées — puis cliquez sur le bouton vert Enregistrer qui indique combien sont sélectionnées. On vous indique combien ont été enregistrées et combien ne l’ont pas pu être.
4. Pour noter qu’une personne n’est pas venue, utilisez Absent sur sa ligne et confirmez.

Exports

• Exporter tous les enregistrements télécharge chaque enregistrement de l’événement.
• Le bouton à côté, Exporter : …, n’exporte que le groupe que vous avez sélectionné (par exemple les commandes partiellement enregistrées — les personnes à relancer).

Bon à savoir

• Les chiffres s’actualisent d’eux-mêmes ; Actualiser force une mise à jour.
• Seules les réservations confirmées sont comptées et peuvent être admises. Une commande annulée ou remboursée n’apparaît jamais.
• Les scans faits avec le scanner téléphonique, un laissez-passer d’entrée ou le compte propre d’un membre de l’équipe arrivent tous ici, afin que vous voyiez l’ensemble de l’entrée au même endroit.
• Si le lieu a une capacité, l’enregistrement s’arrête avec le message « lieu complet » lorsque ce nombre de personnes est à l’intérieur.
• L’occupation par zone n’a de données que pour les événements avec plan de salle ; sinon, il indique qu’il n’existe pas encore de données de zone.

Dépannage

• La page n’est pas dans mon menu — vous devez avoir l’autorisation de gérer l’enregistrement ; demandez au propriétaire de l’événement.
• La recherche indique « Saisissez au moins 2 caractères » — tapez un peu plus.
• Certaines personnes n’ont pas pu être enregistrées — le message après un enregistrement en lot indique combien ; les causes habituelles sont une commande annulée entre-temps ou un lieu qui a atteint sa capacité.

Voir aussi

• Enregistrement et gestion de l’entrée
• Laissez-passer d’entrée
• Commandes