Fournisseurs de l’événement

Fournisseurs de l’événement suit les prestataires extérieurs qui travaillent sur votre événement — traiteurs, son et lumière, photographes — de la première affectation jusqu’aux tâches, aux contrats et aux factures, puis à une évaluation après l’événement. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Fournisseurs. Les fournisseurs sont des entreprises distinctes, qui disposent de leur propre compte EventMann et de leur espace fournisseur : vous les affectez ici, et ils répondent, signent et facturent depuis leur côté.

Ce que vous pouvez faire ici

• Affecter un fournisseur parmi ceux qu’un administrateur a approuvés, avec un service facultatif et un tarif convenu.
• Confier des tâches à un fournisseur avec une date limite, et suivre leur achèvement.
• Émettre un contrat que le fournisseur signe en ligne, et lire la copie signée.
• Approuver et payer les factures que le fournisseur soumet.
• Évaluer le fournisseur après l’événement.
• Retirer un fournisseur de l’événement.

Affecter un fournisseur

1. Ouvrez la zone Affecter un fournisseur en haut et choisissez le Fournisseur. La liste se parcourt par recherche et affiche le nom de l’entreprise avec celui du contact. Seuls les fournisseurs dont le profil est complet et approuvé par un administrateur apparaissent. Un fournisseur qui a marqué un jour de cet événement comme indisponible dans son agenda affiche « Non disponible le … » avec les dates ; vous pouvez tout de même l’affecter, par exemple s’il vous a annoncé qu’il fera une exception.
2. Choisissez facultativement un Entretien : la liste affiche les services actifs de chaque fournisseur approuvé, regroupés sous le nom de son entreprise. Choisissez un service du fournisseur que vous avez sélectionné à gauche ; un service d’un autre fournisseur est refusé. Laissez Aucun service particulier pour une affectation sans service.
3. Saisissez facultativement le Tarif convenu dans la devise de l’événement. C’est un chiffre de référence pour vous et pour le fournisseur ; rien n’est facturé.
4. Cliquez sur Affecter un fournisseur. Le fournisseur en est informé, et l’affectation attend sous forme d’invitation.

Chaque fournisseur affecté est une ligne avec le nom de son entreprise, son statut, son tarif convenu et une petite flèche qui ouvre le détail. Un fournisseur qui n’a pas encore répondu affiche En attente de réponse à côté du statut Invité ; il accepte ou refuse depuis son propre espace, et le statut devient Confirmé ou Refusée. Un fournisseur ne peut être affecté à un événement qu’une seule fois.

Gérer un fournisseur

Cliquez sur la ligne d’un fournisseur pour l’ouvrir. Trois colonnes apparaissent : Tâches, Factures et Contrats, avec l’Évaluation de performance en dessous.

• Tâches — saisissez un titre, éventuellement une date, puis cliquez sur + Ajouter une tâche. Déplacez une tâche entre En attente, En cours et Terminé à l’aide de son menu. Une tâche terminée ne peut pas être rouverte et n’affiche que son badge. La corbeille supprime une tâche.
• Factures — le fournisseur les soumet depuis son espace ; vous voyez le numéro, le total et le statut. Dès qu’une facture existe, un bloc Payer à s’affiche en dessous, avec les coordonnées bancaires que le fournisseur a enregistrées (titulaire du compte, IBAN, BIC, banque) — les mêmes que celles imprimées sur le PDF de sa facture. Approuver fait passer une facture soumise au statut Approuvé ; Marquer comme payé enregistre ensuite que vous l’avez réglée. Une facture doit être soumise avant de pouvoir être approuvée, et approuvée avant de pouvoir être marquée comme payée.
• Contrats — chaque contrat est une ligne avec son statut ; Afficher l’ouvre. Pour en émettre un nouveau, donnez-lui un titre, rédigez les conditions complètes et choisissez éventuellement une date d’expiration postérieure à aujourd’hui, puis cliquez sur Émettre un contrat. Il est envoyé immédiatement au fournisseur.
• Évaluation de performance — choisissez une note de 1 à 5 étoiles, ajoutez un commentaire facultatif et cliquez sur Soumettre l’avis. Il n’y a qu’une évaluation par fournisseur et par événement ; Modifier l’évaluation permet de la changer ensuite.
• Retirer le fournisseur en bas de page le retire de l’événement, après confirmation.

Lire un contrat

Afficher ouvre la page du contrat : les conditions telles que vous les avez rédigées, la date d’envoi, la date d’expiration et — une fois le fournisseur signé — la date, l’adresse d’où provient la signature et la signature elle-même. Un contrat que le fournisseur n’a pas encore signé affiche « En attente de la signature du fournisseur » et propose Annuler le contrat ; le fournisseur ne peut alors plus le signer, et cette action est irréversible. Un contrat expiré sans signature l’indique.

Les réglages en détail

• Tarif convenu — donné à titre indicatif uniquement. Il n’est ni facturé ni payé par EventMann.
• Entretien — l’un des services actifs du fournisseur choisi, facultatif.
• Expiration du contrat — facultative, doit être postérieure à aujourd’hui ; vide signifie que le contrat n’expire pas.
• Statut du fournisseur — Invité, Confirmé, Refusée ou Annulé. Le fournisseur le modifie depuis son espace.
• Non disponible le … — affiché dans la liste des fournisseurs et sur la ligne d’un fournisseur affecté lorsque celui-ci a bloqué un jour de cet événement dans son propre agenda. C’est un avertissement du fournisseur, et non un verrou. Le profil public d’un fournisseur présente aussi ses périodes marquées, et vous indique lesquels de vos prochains événements se chevauchent avec elles.

Bon à savoir

• EventMann ne transfère aucun argent entre vous et un fournisseur. Marquer comme payé est votre trace que vous avez réglé la facture.
• Un contrat signé ne peut jamais être annulé. Un contrat envoyé ou expiré peut l’être.
• Qui peut faire quoi : affecter des fournisseurs, gérer les tâches, les évaluations et les retraits nécessite l’autorisation Fournisseurs ; approuver et payer les factures, ainsi qu’émettre ou annuler des contrats, relèvent de leurs propres autorisations. Un membre de l’équipe peut donc voir une facture sans pouvoir l’approuver.

Dépannage

• Un fournisseur manque dans la liste — son profil est encore en attente, a été suspendu ou est incomplet. Un administrateur approuve les fournisseurs ; vous ne pouvez pas les approuver vous-même.
• Le service est refusé — il appartient à un autre fournisseur que celui que vous avez choisi. Choisissez un service listé sous le nom de ce fournisseur, ou aucun.
• Le fournisseur reste sur En attente de réponse — le fournisseur n’a pas répondu dans son espace. Demandez-lui de consulter ses notifications, ou retirez-le puis réaffectez-le.
• Approuver ou Marquer comme payé ne fait rien — la facture n’a pas le bon statut. Elle doit être Soumise pour être approuvée, et Approuvée pour être marquée comme payée.
• Annuler le contrat est absent — le contrat est déjà signé ou annulé.

Voir aussi

• Sponsors de l’événement
• Personnel de l’événement
• Factures