Fournisseurs de l'événement
Guide de l'organisateur
3 min de lecture
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Sur cette page
Fournisseurs de l'événement suit chaque fournisseur externe travaillant sur votre événement — traiteurs, audiovisuel, sécurité — depuis la première affectation jusqu'aux tâches, contrats, factures et à l'évaluation post-événement.
Ce que vous pouvez faire ici
- Affecter un fournisseur — choisissez parmi les fournisseurs dont le profil marketplace a le statut Approved, éventuellement lié à l'un de leurs services répertoriés, avec des honoraires convenus.
- Confirmer ou refuser un fournisseur invité — les fournisseurs passent d'Invité à Confirmé ou Refusé.
- Créer des tâches — titre, description et date d'échéance, suivies comme En attente, En cours ou Terminée.
- Émettre un contrat — un titre et un contenu que vous rédigez, envoyé immédiatement pour signature au fournisseur.
- Approuver et payer les factures — les factures soumises par le fournisseur passent de Soumise à Approuvée puis à Payée.
- Laisser une évaluation — une note de 1 à 5 avec un commentaire facultatif une fois le travail terminé.
Comment affecter un fournisseur
- Choisissez un fournisseur dans la liste des profils Approved — les fournisseurs dont le profil est encore Pending (en révision admin) ne sont pas sélectionnables.
- Sélectionnez éventuellement l'un des services propres de ce fournisseur et indiquez des honoraires convenus.
- Enregistrez — le fournisseur est ajouté avec le statut Invité jusqu'à ce qu'il confirme depuis son propre portail.
Les réglages en détail
- Honoraires convenus — à titre informatif uniquement ; ce montant n'est pas facturé automatiquement, il sert de référence pour vous et le fournisseur.
- Service — doit être un service réellement proposé par le fournisseur affecté ; vous ne pouvez pas rattacher le service d'un autre fournisseur à cette affectation.
- Expiration du contrat — facultative, doit être une date future ; laissez vide pour une absence d'expiration.
Bon à savoir
- Un fournisseur ne peut être affecté à un événement qu'une seule fois — une nouvelle affectation est bloquée.
- Un contrat signé ne peut jamais être annulé depuis cet écran ; seul un contrat Envoyé, Expiré ou déjà Annulé peut l'être.
- Une facture doit être Soumise avant de pouvoir être Approuvée, et Approuvée avant de pouvoir être marquée Payée — vous ne pouvez pas sauter une étape.
- Une fois une tâche Terminée, elle ne peut plus repasser à En attente ou En cours.
Dépannage
- Un fournisseur n'apparaît pas dans la liste d'affectation — son profil marketplace est encore Pending, ou a été passé à Suspended par un administrateur.
- Le menu déroulant des services est vide ou incomplet — seuls les services que ce fournisseur a lui-même publiés sont proposés.
- Approuver ou Payer ne fait rien sur une facture — la facture n'a pas le bon statut ; vérifiez si elle doit d'abord être soumise ou approuvée.
- L'annulation d'un contrat échoue — le fournisseur l'a déjà signé, ou il est déjà annulé.