Afvikling af arrangementer med frivillige teams

Til foreninger, hvis arrangementer drives af frivillige: listen, faste teams og deres ledere, roller, vagter, opgaver, teamudstyr og arrangementsdagen samt det, dine frivillige kan se.

Udgave af 18. oktober 2026

Den nyeste version af hvert kapitel findes i Hjælpecenteret: https://eventmann.com/da/help

Kapitel 1

Frivillige

1.1 Frivillige

Frivillige er de personer, der hjælper til dine begivenheder gratis. EventMann giver dem deres egne værktøjer: en liste, du fører på tværs af alle dine begivenheder, faste hold med teamledere, en invitation pr. begivenhed, en vagtplan, opgaver, beskeder og en live-visning til selve dagen. Det er bygget til foreninger, hvis hele eventteam består af frivillige, men det fungerer lige så godt for én enkelt hjælper til én enkelt begivenhed. Du finder det to steder: Frivillige i gruppen Vækst i din sidemenu til alt, der strækker sig over flere begivenheder (liste, hold, import), og Frivillige under Team & partnere i en begivenheds Administrer-menu til alt, der hører til én begivenhed.

Sidemenupunktet Frivillige åbner listen over frivillige. Dens fanerække fører til Hold og Importér frivillige.

Frivillige, personale og medlemmer er tre forskellige ting

	Frivillige	Personale	Medlemmer
Hvem	Personer, der hjælper gratis, ofte gang på gang	Betalte hjælpere til én begivenhed	Personer, der har købt et medlemskab hos dig
Hvor	Liste, Hold og Administrer → Frivillige	Administrer → Administrer personale, personaleportalen	Indstillinger → Medlemskab
Vagtplan	Frivilligvagter	Personalevagter, med bytning og lønning	Ingen
Penge	Ingen. Timer registreres kun	Timeløn og lønning	Medlemskabspris, betalt af medlemmet

De tre blandes ikke. En frivillig sættes aldrig på personalevagtplanen, og en frivillig vagtplan indgår aldrig i lønningen. Hvis du betaler nogen, hører de hjemme under Eventpersonale.

Hvad du kan gøre her

Før en liste over alle, der har hjulpet, eller som du gerne vil spørge. Tilføj personer manuelt, eller importér dem fra et regneark — se Den frivillige liste og CSV-import.
Driv faste hold som Registrering, Musik eller Køkken, hver med teamledere og et kernehold, der er med på hver begivenhed — se Faste hold, teamledere og kernehold.
Invitér personer til en begivenhed, modtag tilmeldinger og bekræft i bulk — se Invitér frivillige til en begivenhed og Rekruttering med tilmeldingslinks, tilmelding og kopierede opsætninger.
Uddel begivenhedsroller, så en frivillig kan drive døren, økonomien eller de andre frivillige — se Frivillige roller og teamledere.
Planlæg arbejdet med vagter, frivilligopgaver og begivenhedens opgavetavle.
Kør dagen med dagsplanen og live-visningen og beskeder til dine frivillige.
Pas på timer og privatliv — hvem der ser hvad, timeoversigten og sletning af en frivillig, se Frivilliges timer og privatliv.
Sig tak med en gratis eller nedsat billet, som kun dine frivillige kan købe — se Den frivilliges takkebillet.

Begivenhedens sider

Åbn en begivenhed, og gå derefter til Team & partnere → Frivillige. En fanerække løber øverst. Mennesker viser, hvem der blev spurgt, og hvad de svarede. Vagter og Opgaver er vagtplanen og opgavelisten, Dagsplan sætter begge dele i tidsrækkefølge, Live viser, hvad der sker lige nu, Beskeder skriver til holdet, Indstillinger rummer begivenhedens frivillig-valg, og Liste er den samme liste som i din organisatørpanel, for personer der kun har denne ene begivenhed.

Et typisk forløb

Opbyg din liste én gang, og opsæt dine hold. Gør dem, der altid er der, til kerne: de bliver tilføjet til hver ny begivenhed.
På begivenheden åbner du Mennesker og inviterer resten, eller du lægger et tilmeldingslink i din WhatsApp-gruppe.
Tilføj Vagter og Opgaver, eller kopiér dem fra sidste års begivenhed, og sæt derefter bekræftede personer på vagterne.
Inden dagen sender du en Besked, udskriver Dagsplanen og tjekker holdstørrelserne under Mennesker.
På dagen holder du Live åben. Bagefter ligger timerne på listen, og du kan hente en oversigt for hver frivillig.

Godt at vide

At stå på listen er ikke en invitation. Import af en liste sender ingen e-mail; du bestemmer pr. begivenhed, hvem du spørger.
Kun bekræftede frivillige kan sættes på vagter, få opgaver, have en rolle og købe takkebilletten.
At sige nej til en invitation kræver ingen konto. At sige ja kræver det: den frivillige opretter en gratis konto fra invitationssiden eller logger ind, og først derefter bliver de bekræftet, og du får besked. Kontoen er det, de bruger til at se deres vagter og opgaver, checke ind og købe takkebilletten. Deres side er beskrevet i Frivilligt arbejde ved en begivenhed.
Invitations-, bekræftelses- og beskedmails sendes med din egen timegrænse for udsendelse (Indstillinger → E-mail), så hundrede invitationer fordeles over tid i stedet for at gå ud i ét stød.
Hver invitation indeholder et link til at fravælge dine frivillig-invitationer. Personer, der har fravalgt, springes over, når du inviterer dem, og vises som Ønsker ikke invitationer på listen.
Et holdmedlem kan arbejde med frivillige, når deres rolle har tilladelsen Frivillige; Teamleder (kun egne hold) begrænser det til de hold, de leder. Tilladelsen Opgaver åbner opgavetavlen. Begge sættes under Brugerdefinerede roller.

Fejlfinding

Frivillig-punkterne mangler i menuen — din rolle har ikke tilladelsen Frivillige for den begivenhed. Spørg den organisatør, der ejer den.
En frivillig siger, at de ikke kan se deres vagter — de skal have en konto på den e-mailadresse, du inviterede, og adressen skal være bekræftet. Hvis Mennesker viser Ingen konto endnu ved siden af dem, så brug Send tilmeldingslink.
Nogen blev sprunget over, da du inviterede — de er allerede på denne begivenhed i en eller anden status, eller de har fravalgt dine invitationer.

Relateret

1.2 Frivilligelisten og CSV-import

Listen over frivillige er din liste over alle, der har hjulpet til ved dine begivenheder, eller som du gerne vil spørge. Den tilhører dig og ikke en enkelt begivenhed: en person tilføjes én gang, får et frivillignummer som V0001 og beholder sin historik på tværs af alle dine begivenheder. Du åbner den under Vækst → Frivillige i din sidemenu for arrangører.

Hvad du kan gøre her

Tilføj personer én ad gangen, eller importér den liste, du allerede har, som en CSV-fil.
Søg og filtrér efter navn, team, færdighed, om personen har en konto, om personen har hjulpet før, eller om personen har bedt om ikke at blive inviteret.
Redigér kontaktoplysninger, færdigheder og dine egne noter.
Se, hvor mange begivenheder og timer hver person har bag sig, og download en timeoversigt som PDF.
Eksportér hele listen som en CSV-fil, eller slet en person sammen med vedkommendes historik.

Klik på Tilføj en frivillig for at tilføje nogen, Importér frivillige for at indlæse en fil, eller Eksportér CSV for at downloade listen. De fire kort over tabellen tæller alle på listen, dem der har hjulpet, dem Med konto og dem der ikke ønsker invitationer; hvert kort er en genvej til det filter. Brug søgefeltet til et navn, en e-mailadresse, et telefonnummer eller et frivillignummer, og rullelisterne, for eksempel Alle, til at indsnævre listen yderligere.

Tilføj en frivillig

Klik på Tilføj en frivillig.
Skriv personens Navn og E-mail. Disse to felter er påkrævede; e-mailadressen skal være unik på din liste, og store og små bogstaver betyder ikke noget.
Tilføj Færdigheder adskilt med semikolon, for eksempel Indgang; Førstehjælp; Scenehold. Op til 20 færdigheder gemmes, og de bliver et filter på listen.
Skriv eventuelt Noter; de er kun til dig.
Klik på Tilføj til listen. Ingen får en e-mail.

Læs tabellen

Hver række starter med personens frivillignummer og de teams, personen hører til, med en stjerne for de teams, personen leder. Kolonnen Begivenheder tæller de begivenheder, hvor personen blev bekræftet, og Timer lægger tiden sammen mellem check-in og check-out for hver vagt, der er checket ud. Et grønt mærke Har en konto betyder, at en bekræftet EventMann-konto bruger denne e-mailadresse, og Ønsker ikke invitationer betyder, at personen har fravalgt dine invitationer. Redigér åbner de samme felter som tilføj-dialogen. Download-ikonet giver personens timeoversigt som PDF, og skraldespanden sletter personen.

Importér en liste fra et regneark

Under Importér frivillige indlæser du den liste, du allerede har. Import tilføjer kun personer til din liste. Den sender ingen e-mails, og den ændrer aldrig nogen, der allerede er der.

Klik på Download skabelonen for at se de præcise kolonnenavne, eller gem dit regneark som CSV.
Den første række skal angive kolonnerne: name, email, phone, skills og notes. Kun name og email er påkrævet. Adskil flere færdigheder med semikolon. Filer gemt af Excel, også tysk Excel med semikolon som skilletegn, læses, som de er.
Vælg filen — op til 5 MB og 5.000 rækker — og klik på Kontroller filen.

Derefter ser du en forhåndsvisning med tallene Vil blive tilføjet, Sprunget over (allerede der) og Sprunget over (ulæselig). Rækker markeret Klar bliver tilføjet. En række bliver Sprunget over, når e-mailadressen allerede står på din liste eller står to gange i filen, og Ikke læselig, når navnet eller e-mailadressen mangler eller ikke er gyldig. Der er endnu ikke skrevet noget. Klik på Importér for at tilføje de klare rækker.

Indstillinger forklaret

Frivillignummer — tildeles automatisk fra din egen nummerserie (V0001, V0002 og så videre) og genbruges aldrig.
Færdigheder — fri tekst, adskilt med semikolon. Færdighedsfilteret læser de færdigheder, der faktisk står på listen.
Noter (kun du ser disse) — vises aldrig for den frivillige eller for teamledere.
Rækker pr. side — 25, 50, 100 eller 200; Sortér efter navn, frivillignummer, flest begivenheder eller senest tilføjet.

Godt at vide

Hvis du ændrer en persons e-mailadresse, afbrydes forbindelsen til vedkommendes konto. Den genetableres automatisk, når nogen logger ind på en bekræftet konto med den nye adresse.
En person kan fravælge dine invitationer via linket i enhver invitationsmail. Du kan ikke sende vedkommende en invitation, før personen selv tilmelder sig igen.
Fjern fra listen fjerner personen sammen med vedkommendes invitationer, vagter og timer på alle dine begivenheder. Det kan ikke fortrydes; det er det, en anmodning om sletning kræver.
Filen Eksportér CSV indeholder kontaktoplysninger, færdigheder, dine noter og timer. Behandl den som persondata. Se Frivilliges timer og privatliv.
En frivillig koordinator, der kun har én begivenhed, finder den samme liste under begivenhedens fane Liste. En teamleder ser den skrivebeskyttet for at kunne rekruttere fra den.
Import-forhåndsvisningen venter på dig i 30 minutter. Derefter skal du vælge filen igen.

Fejlfinding

Importen siger, at en kolonne mangler — den første række skal angive kolonnerne, mindst name og email. Brug skabelonen for den præcise stavning.
Importen siger, at filen ikke længere er tilgængelig — den kontrollerede fil blev gemt i 30 minutter. Vælg filen igen og kontrollér den igen.
En person, jeg har tilføjet, bliver ikke tilbudt, når jeg inviterer til en begivenhed — personen er allerede på den begivenhed med en status, eller har fravalgt invitationer. Se Invitér frivillige til en begivenhed.
E-mailadressen afvises som allerede brugt — hver e-mailadresse kan kun står én gang på din liste. Søg efter den; personen kan allerede være der.

Relateret

1.3 Faste hold, ledere og kerneholdet

Hold er foreningens afdelinger — Registrering, Musik, Markedsføring, Sponsorer, Hallens drift, Køkken — der findes fra arrangement til arrangement. Et hold har ledere, medlemmer og en kerne, og det er det, der gør det muligt for en leder at styre sin egen del af et arrangement uden at blande sig i andres. Du opsætter dem under Vækst → Frivillige → Hold. Kun du, arrangøren, kan oprette eller ændre hold.

Hvad du kan gøre her

Opret de hold, du driver arrangementer med, og vælg, hvad deres ledere og medlemmer må åbne til et arrangement.
Føj personer fra din liste til et hold, som medlemmer, som ledere og som kernemedlemmer.
Omdøb et hold, ændr dets adgang, fjern personer fra det eller slet holdet.

Leder, kerne og medlem

Medlem — hører til holdet. Ved et arrangement bliver personen placeret i et hold, når du inviterer vedkommende, eller når vedkommende tilmelder sig via et holds link.
Leder — driver holdet ved hvert arrangement, vedkommende hjælper ved. En leder hverver personer til holdet, bekræfter dem, planlægger holdets vagter og opgaver og skriver til holdet. En leder ser hele listen over personer og listen over frivillige, men ændrer kun sine egne hold. Se Frivillige roller og holdledere.
Kerne — er automatisk med ved hvert arrangement og ser holdets samlede billede: under Mit frivillige arbejde, under Dine hold, alle holdets opgaver ved de arrangementer, vedkommende er bekræftet til, samt en skrivebeskyttet visning af holdets lager og pakkelister. En leder er altid kerne.

Den samme person kan være med i flere hold. Ved et arrangement er vedkommendes hovedhold et hold, vedkommende leder, ellers det første hold, vedkommende er kerne i.

Tilføj et hold

Åbn Hold og klik på Tilføj et hold.
Skriv Teamnavn. Hvert navn kan kun bruges én gang.
Under Ledere får adgang til vælger du, hvad en leder af dette hold må åbne ved hvert arrangement, vedkommende hjælper ved, for eksempel Billetsalg for registreringslederne. Intet ekstra efterlader dem kun med deres frivilligværktøjer.
Under Medlemmer får adgang til vælger du det samme for almindelige medlemmer, for eksempel Indgang / check-in. Medlemmer får det kun ved arrangementer, hvor dette er deres hold.
Klik på Opret team.

Valgmulighederne er de roller, du kan give frivillige ved et arrangement — Frivilligkoordinering, Billetsalg, Indgang / check-in, Stedansvarlig, Markedsføring, Økonomi — og enhver tilpasset rolle, du har lavet. Hvad hver af dem åbner, er forklaret i Frivillige roller og holdledere. Adgangen virker kun ved de arrangementer, en person hjælper ved, og i 30 dage efter de er afsluttet.

Sæt personer i et hold

Hvert hold har sit eget kort med sine personer. Ledere står først. På en persons række viser et mærke Leder og et mærke Kerne, hvilken stilling vedkommende har. Sæt kryds ved Leder eller Kerne og klik på Gem for at ændre det, eller klik på krydset for at fjerne personen fra holdet. Øverst på kortet står Tilføj personer fra listen og Rediger, som omdøber holdet og ændrer dets adgang.

Klik på Tilføj personer fra listen for at åbne listen ved siden af siden.
Brug søgefeltet til at finde personer efter navn, e-mail eller frivilignummer, og sæt kryds ved dem.
Sæt kryds ved som ledere, hvis de driver holdet, eller ved som kerneteam (ved hvert arrangement), hvis de skal være med ved hvert arrangement.
Klik på Tilføj til team. Op til 500 personer kan tilføjes ad gangen.

Kerneholdet er med ved hvert arrangement

Kernemedlemmer og ledere føjes til alle dine arrangementer, der ikke er afsluttet, så du ikke skal invitere de samme halvtreds personer igen hver gang.

En leder føjes til som bekræftet, fordi vedkommende driver holdet. Vedkommende kan stadig trække sig.
Andre kerne-medlemmer føjes til som inviteret og svarer Ja eller Nej fra deres e-mail.
Ingen får en e-mail, mens arrangementet er et udkast. Invitationerne sendes, når arrangementet første gang offentliggøres, så et udkast, du sletter, aldrig når nogen.
Når du gør en person til kerne eller leder, føjes vedkommende på én gang til alle dine kommende arrangementer.
En person, der allerede er med ved et arrangement i en hvilken som helst status — har takket nej, er fjernet — føjes aldrig til igen. Vedkommendes svar står ved magt.

Hvad et kernemedlem kan gøre

Holdopgaver — alle opgaver, du eller en leder har givet holdet, ikke kun deres egne: de flytter en opgave videre (Åbn, I gang, Blokerede, Færdig), sætter kryds i dens tjekliste og skriver kommentarer. De kan ikke tilføje, slette eller omfordele en opgave; det bliver hos dig og holdets ledere.
Holdets lager — holdets genstande med antal, stand, hvem der har hver enkelt, eller hvor den er opbevaret, advarslen om lav beholdning og holdets pakkeliste til deres kommende arrangementer. De kan ikke redigere genstande, genopfylde lageret eller registrere køb.
Kun eget hold: et kernemedlem i Hallens drift ser intet af Registreringens opgaver eller lager. Et almindeligt medlem ser kun de opgaver, der er givet til dem, deres vagt eller hele holdet.

Godt at vide

At fjerne en person fra et hold eller forlade kerneholdet fjerner ikke vedkommende fra arrangementer, de allerede har sagt ja til.
Når du sletter et hold, bliver dets personer på din liste og ved hvert arrangement. Kun holdet forsvinder; holdets vagter og opgaver bliver til „intet hold“, og dets personer viser intet hovedhold ved arrangementerne.
Kun arrangøren definerer hold. Et holds adgang gælder ved alle arrangementer, så en arrangementskoordinator, der kun har ét arrangement, ikke kan sætte den.
Personer, der har frasagt sig dine invitationer, springes over, når kerneholdet føjes til.
Hvert hold kan også passe sit eget lager mellem arrangementerne; se Holdets lager.

Fejlfinding

Et kernemedlem blev ikke inviteret til mit nye arrangement — arrangementet er stadig et udkast (de inviteres, når du offentliggør), arrangementet er aflyst eller overstået, eller personen har frasagt sig dine invitationer.
En leder kan ikke åbne arrangementet — en leder skal have en bekræftet plads ved arrangementet og en konto med den e-mailadresse, der står på listen, og med en bekræftet e-mail.
Holdnavnet afvises — du har allerede et hold med det navn.

Relateret

1.4 Invitér frivillige til en begivenhed

Fanen Mennesker under en begivenheds frivillige er, hvor du beslutter, hvem der hjælper ved denne begivenhed: du inviterer personer fra din liste, accepterer dem, der har meldt sig, og ser, hvem der har sagt ja. En person kan stå på din liste uden at være på en begivenhed; det er at være på begivenheden, der giver dem vagter, opgaver, roller og takkebilletten. Åbn begivenheden, og gå derefter til Team & partnere → Frivillige; Mennesker er den første fane.

Hvad du kan gøre her

Invitér personer fra din liste, enten en ad gangen eller alle, der hjalp ved en tidligere begivenhed.
Tilføj en person, der ikke står på din liste endnu, og invitér dem i ét trin.
Accepter eller afvis personer, der har meldt sig via begivenhedssiden eller et holdlink.
Bekræft, påmind, flyt til et hold, giv en rolle eller fjern mange personer på én gang.
Se med det samme, hvor mange der er på hvert hold i forhold til behovet.

De fem statusser

Status	Hvad det betyder
Ansøgt	Personen har meldt sig via begivenhedssiden eller et holds link. Du beslutter.
Inviteret	Du har spurgt, og de har endnu ikke svaret.
Bekræftet	Hjælper ved denne begivenhed. Kun bekræftede personer kan sættes på vagter, få opgaver eller roller og købe takkebilletten.
Afvist	De sagde nej, eller du afviste deres ansøgning. En person, der har afvist en invitation, kan stadig sige ja senere fra det samme link.
Fjernet	Du tog en bekræftet person af begivenheden. Deres vagtpladser frigives, og deres opgaver går tilbage til holdet.

Invitér personer fra din liste

Klik på Invitér fra din liste øverst på siden.
For at invitere alle, der hjalp ved en tidligere begivenhed, vælger du den begivenhed under Alle der hjalp til, vælger et hold, hvis du vil have dem samlet, og klikker på Invitér dem. Kun personer, der var bekræftet dér, bliver spurgt.
For at invitere bestemte personer søger du på listen og markerer dem. Vælg alle viste markerer alle, som søgningen aktuelt viser.
Vælg Hold. En teamleder skal vælge et af sine egne hold; du må lade det være tomt.
Klik på Invitér valgte. Hver person får en e-mail med spørgsmålet „Kan du hjælpe?“ og Ja og Nej. Et nej er ét klik. Et ja beder dem oprette en gratis EventMann-konto på den adresse eller logge ind på den, de har; de bliver først Bekræftet, og du får først besked, når det er gjort.

Hvis du allerede har spurgt nogen selv — på telefonen, i gruppen — så markér Allerede bekræftet (jeg har selv spurgt), før du inviterer. De bliver så tilføjet som bekræftede og får e-mailen „Du er på holdet“ i stedet for et spørgsmål. Nogen uden konto på den adresse bliver i den e-mail bedt om at oprette en, med en knap Opret min konto.

Tilføj en ny person

Tilføj nogen ny, øverst på siden, tilføjer en person til din liste og inviterer dem til denne begivenhed i ét hug. Indtast Navn og E-mail, eventuelt et telefonnummer og et hold, og klik på Tilføj og invitér. Hvis personen allerede er på denne begivenhed eller har fravalgt dine invitationer, sendes der intet, og du får at vide det.

Læs og arbejd med listen

Chipsene øverst filtrerer listen efter status; Bekræftet viser kun dem, der har sagt ja. Brug søgefeltet til et navn, en e-mail, et telefonnummer eller et frivilligt nummer, og holdrullelisten for at se ét hold. Linjen over tabellen rummer handlingerne for flere på én gang. Hver række viser personens status, deres hold (kan ændres lige der), deres roller, hvor mange vagter og timer de har, og de knapper, der passer til deres status: Accepter og Afvis for en ansøgning. En bekræftet person, hvis e-mailadresse ikke har en EventMann-konto, har det gule mærke Ingen konto endnu og knappen Send tilmeldingslink. Ansøgninger viser, hvad personen har skrevet, og det de har angivet under „Hvornår kan du hjælpe?“ på deres egen side.

Frivillige uden konto

En frivillig, der siger ja til en invitation, har altid en konto — et ja registreres først, når de har oprettet en eller logget ind. Personer, du eller en teamleder bekræfter selv (Markér som bekræftet, Accepter, feltet Allerede bekræftet, den samlede Bekræft) har måske ikke en. De er på holdet, men de kan ikke se deres vagter, opgaver eller hold, checke ind eller købe takkebilletten, før de har en.

Se efter mærket Ingen konto endnu ved siden af navnet. Det vises på bekræftede personer, hvis listepost ikke er knyttet til en konto.
Klik på Send tilmeldingslink på rækken, eller markér flere personer og vælg Send tilmeldingslink i handlingslinjen.
Hver af dem får en e-mail „Opret din konto til …“. Knappen åbner deres invitationsside på kontoformularen; kontoen bliver bekræftet med det samme, fordi linket er sendt til deres adresse. Har de allerede en konto på den adresse, sender siden dem til at logge ind i stedet.
Mærket forsvinder, når de har oprettet kontoen eller logget ind.

Linket sendes kun til bekræftede personer uden konto; alle andre i en bulk-markering springes over og tælles som sprunget over. Hvert klik sender én e-mail pr. person.

Personer, der er blevet spurgt og endnu ikke har svaret, står under chippen Inviteret. Markér som bekræftet bekræfter dem uden at vente på deres svar, Send igen sender invitationen endnu en gang, og krydset fjerner dem.

Gør noget for mange personer på én gang

Markér personerne, eller markér Vælg alle på denne side. Tælleren viser, hvor mange der er valgt.
Vælg handlingen: Bekræft, Send invitation igen, Send tilmeldingslink, Angiv team, Tildel rolle, Fjern rolle, Afvis eller Fjern fra arrangementet.
Ved Angiv team vælger du holdet; ved rollehandlingerne vælger du rollen ved siden af.
Klik på Anvend på valgte og bekræft. Bekræftelse og gensendelse sender hver person en e-mail.

Resultatet fortæller dig, hvor mange der blev behandlet, og hvor mange der blev sprunget over, fordi handlingen ikke gjaldt dem, for eksempel en bekræftelse af en, der allerede er bekræftet. Op til 500 personer kan markeres ad gangen.

Godt at vide

Ansøgninger fra begivenhedssiden og fra et holdlink står som Ansøgt, indtil du eller holdets teamleder accepterer dem. Accepter sender den frivillige en bekræftelses-e-mail; Afvis sender en kort e-mail om, at de denne gang ikke blev valgt. Afvisning af en invitation, som ingen endnu har svaret på (for eksempel med bulk-handlingen), sender ingen e-mail.
Invitations- og bekræftelsesmails sendes med din timegrænse for udsendelse (Indstillinger → E-mail), så en stor invitation fordeles over timerne i stedet for at gå ud på én gang.
Du får en klokkenotifikation, når nogen svarer på en invitation eller ansøger. For et ja kommer notifikationen, når den frivillige har oprettet sin konto eller logget ind, så en person, der stadig er i gang med kontoformularen, forbliver Inviteret på din liste. Teamets ledere får besked, når nogen ansøger om at komme ind på deres hold.
En person, der allerede er på denne begivenhed i en vilkårlig status, springes over, når du inviterer. Fjerner du en, der ikke er bekræftet, slettes deres række, så du kan invitere dem igen; en bekræftet person, der er fjernet, kan ikke inviteres igen til denne begivenhed.
At trække sig er også den frivilliges ret: fra deres invitationslink kan de ændre et ja til et nej. Det frigiver deres vagter og giver deres opgaver tilbage til holdet.
Teamledere ser hele listen, men handler kun på rækkerne for deres egne hold. De kan også hente en person, der endnu ikke har et hold, ind på et af deres egne.

Fejlfinding

„N sprunget over“ efter invitation — de personer er allerede på denne begivenhed, eller har bedt om ikke at blive inviteret.
Send igen mangler — den findes kun for personer, der ikke har svaret. Afviste og bekræftede personer har ingen gensendelse; en bekræftet person uden konto har i stedet Send tilmeldingslink.
Nogen sagde ja til dig, men står stadig som Inviteret — de har ikke færdiggjort oprettelsen af deres konto eller login. Bed dem åbne invitationen igen, eller bekræft dem selv og send tilmeldingslinket.
En bekræftet frivillig kan ikke vælges til en vagt eller opgave — kontrollér, at de er Bekræftet, og ikke Inviteret eller Ansøgt.
Invitationen kom aldrig frem — bed dem tjekke spam, og brug Send igen. Mails går ud med din timegrænse, så en stor batch kan tage flere timer.

Relateret

1.5 Rekruttering med tilmeldingslinks, tilmelding og kopierede opsætninger

Denne artikel handler om de måder, hvorpå folk finder vej til en begivenhed uden, at du inviterer dem én for én: et tilmeldingslink for hvert hold, en åben tilmelding på begivenhedssiden og muligheden for at starte fra sidste års opsætning. Den forklarer også hver valgmulighed under en begivenheds fane Indstillinger. Du finder det hele under Team & partnere → Frivillige i begivenhedens Administrer-menu.

Hvad du kan gøre her

Angiv, hvor mange personer hvert hold har brug for ved denne begivenhed, og følg, at tallet bliver fyldt op.
Giv hvert hold et tilmeldingslink, som dets leder kan lægge i en WhatsApp-gruppe.
Åbn tilmeldingen på den offentlige begivenhedsside med din egen tekst.
Lad bekræftede frivillige vælge deres egne vagter.
Skriv takkebeskeden, som de frivillige læser.
Kopiér holdstørrelser, vagter, holdopgaver og pakkelister fra en anden begivenhed.

Holdstørrelser og tilmeldingslinks

På fanen Mennesker har boksen Hold ved denne begivenhed et kort pr. hold. Holdets navn åbner listen filtreret til det hold. Tallet sammenholder bekræftede personer med det, holdet har brug for, for eksempel 10 / 18; det er gult, mens holdet mangler folk, og grønt, når det er fuldt, og uden et mål viser det kun de bekræftede personer. Nedenunder tæller 10 bekræftede · 2 venter på svar de personer, der er blevet spurgt, men ikke har svaret endnu.

Skriv det antal, holdet har brug for, i Behov, og klik på Gem. Lad det være tomt eller nul for intet mål.
Klik på Opret tilmeldingslink. Kortet viser nu Tilmeldingslinket.
Klik på Kopiér for at lægge det på udklipsholderen, eller Del på WhatsApp for at åbne WhatsApp med en færdig besked, for eksempel „Hjælp med Registrering ved Diwali Gala 2026? Tilmeld dig her:“.
For at stoppe linket fra at virke, klik på Slå fra. Alle, der stadig har det, kan ikke længere tilmelde sig. Opretter du et nyt link, får du en ny adresse.

Den, der åbner et tilmeldingslink, logger ind (eller registrerer sig), kontrollerer sine oplysninger og tilmelder sig. De lander som Ansøgt på det hold, og holdets ledere og du får en klokkenotifikation. Ingen bliver frivillig uden din eller lederens Accepter. Et tilmeldingslink virker, selv når den offentlige tilmelding nedenfor er slået fra, og det holder op med at virke, når begivenheden er et udkast, aflyst eller overstået. Teamledere kan sætte mål og links for de hold, de leder; de andre hold vises ikke for dem.

Åben tilmelding på begivenhedssiden

Når Frivillig-tilmelding på arrangementssiden er slået til, og begivenheden er live, viser den offentlige begivenhedsside „Har du lyst til at hjælpe ved denne begivenhed? Vær frivillig hos os“. Besøgende, der er logget ind med en bekræftet e-mailadresse, kan melde sig.

Banneret fører til en kort formular med et telefonnummer, færdigheder og en besked. Den starter med den tekst, du har skrevet.

Den besøgende tilføjer et telefonnummer, færdigheder, alt andet arrangøren bør vide, og sender formularen. De bliver tilføjet til din liste, hvis de ikke var der i forvejen, og vises under Mennesker som Ansøgt. Du beslutter med Accepter eller Afvis; ingen bliver bekræftet automatisk, og ansøgeren får en e-mail i begge tilfælde. En besøgende, der allerede var inviteret og ansøger, bliver bekræftet med det samme.

Indstillinger forklaret

Åbn fanen Indstillinger.

Frivillig-tilmelding på arrangementssiden — fra som standard. Slår banneret og formularen til for besøgende. Det virker kun, mens begivenheden er live.
Frivillige vælger selv deres vagter — lader bekræftede frivillige tage åbne vagter på deres egen side Mit frivillige arbejde. De kan tage vagter på deres eget hold og vagter uden hold, aldrig en, der overlapper en vagt, de allerede har, og aldrig en, der er begyndt.
Frivillige kan aflevere en vagt indtil — timer før vagten begynder, 0 til 720, 24 medmindre du ændrer det. Derefter skal de tale med deres leder. At aflevere en vagt giver besked til holdets ledere og dig.
Tekst på tilmeldingssiden — op til 1.000 tegn: hvad hjælpen indebærer, hvornår man skal møde op, og hvem man spørger.
Takke-besked — op til 300 tegn, vist for bekræftede frivillige på begivenhedssiden, ved kassen ved siden af frivillig-billetten og i deres bekræftelses-e-mail. {name} erstattes med den frivilliges navn. Tomt betyder en standard takkebesked på deres sprog. Den grønne linje viser en forhåndsvisning med et eksempelnavn.
Klik på Gem. Hvis du rydder et tekstfelt og gemmer, fjernes teksten.

Kopiér opsætning fra en anden begivenhed

Længere nede på fanen Indstillinger bruger Kopiér opsætning fra en anden begivenhed en tidligere begivenhed som skabelon.

Vælg begivenheden under Kopiér fra. Den viser dine andre begivenheder, nyeste først.
Markér, hvad der skal kopieres: Holdstørrelser, Vagter, Holdopgaver og Pakkelister.
Klik på Kopiér opsætning og bekræft.

Tidspunkterne flytter med begivenhedens dato: en vagt, der startede to timer før sidste års døre, starter to timer før i år. Intet, der allerede findes, bliver erstattet, og ingen får en e-mail. Personer kopieres ikke — kernen kommer selv med, og alle andre inviteres på ny. Opgaver, der er givet til én navngiven person, eller er knyttet til en vagt, kopieres heller ikke, fordi den person måske ikke hjælper denne gang. Pakkelinjer kopieres kun, så langt lageret rækker.

Godt at vide

Enhver vej ind på en begivenhed som frivillig ender med en konto: et tilmeldingslink og tilmeldingen kræver en, og et ja til en invitation opretter en eller logger ind. Kun personer, du selv bekræfter, kan bekræftes uden en — se Frivillige uden konto.
Besøgende skal have en konto med en bekræftet e-mailadresse for at melde sig eller tilmelde sig et hold. Tilmelding opretter en listepost med kilden „tilmeldt“ og sætter fravalget af invitationer tilbage til fra.
Tilmeldingslinket er en adgangsnøgle: den, der har det, kan ansøge. Det er fint at lægge det i en privat gruppe; hvis det spreder sig længere, slå det fra og lav et nyt.
Et holds mål er et mål for dig og lederne. Det forhindrer ikke folk i at melde sig.
Fanen Indstillinger kræver tilladelsen Frivillige; en teamleder ser de andre faner, men ikke Indstillinger.

Fejlfinding

Banneret vises ikke på begivenhedssiden — tilmeldingsindstillingen er slået fra, eller begivenheden er ikke live (en planlagt begivenhed har endnu intet banner; et tilmeldingslink virker allerede).
Et tilmeldingslink siger, at siden ikke kan findes — linket blev slået fra eller erstattet, eller begivenheden er et udkast, aflyst eller overstået.
Kopiér opsætning tilbydes ikke — du har ingen anden begivenhed at kopiere fra.
Kopien bragte ingen personer med — det er med vilje. Invitér dem fra Mennesker.

Relateret

1.6 Roller for frivillige og teamledere

En frivillig kan få en rolle for én begivenhed: retten til at køre en del af den — døren, økonomien, de andre frivillige — uden nogensinde at blive medlem af dit arrangørteam. En rolle hører til én begivenhed, starter i det øjeblik du giver den, og slutter 30 dage efter begivenheden. Roller gør det muligt for en forening, hvis hele begivenhedsteam er frivillige, at dele arbejdet. Du sætter dem på fanen Mennesker under Team & partnere → Frivillige, eller for et helt team på siden Teams.

Hvad du kan gøre her

Giv en bekræftet frivillig én eller flere roller til denne begivenhed, og tag dem igen væk.
Giv en rolle til mange personer på én gang med handlingslinjen.
Lad hver leder eller medlem af et team automatisk få en rolle (sat på siden Teams).

Rollerne og hvad de åbner

Rolle	Hvad personen kan gøre ved denne begivenhed
Frivilligkoordinering	Åbn begivenhedens oversigt, arbejd med alle frivillige (Mennesker, Vagter, Opgaver, Kørselsplan, Live, Beskeder og Liste) og kør opgavetavlen for begivenheden. Kan ikke redigere selve begivenheden, se økonomi eller ændre andre indstillinger end frivilligindstillinger.
Billetsalg	Scan og check billetter ind, se og opret ordrer, svar på deltagerbeskeder.
Indgang / check-in	Scan billetter og se ordrelisten.
Stedansvarlig	Redigér begivenhedens detaljer og datoer, arbejd med stedet, kør opgavetavlen, se rapporter og live check-in-tal, og behandl refusioner.
Markedsføring	Rabatter, e-mailkampagner og rapporter.
Økonomi	Ordrer og deres eksport, rapporter, udbetalingsoversigten og refusioner.
Teamleder	Gives ikke manuelt: den kommer af at lede et fast team. De frivillige sider, begrænset til de teams, personen leder. Se nedenfor.
Dine egne brugerdefinerede roller	Hvad du har sat kryds ved i Brugerdefinerede roller.

Det er de samme tilladelsessæt som rollerne i dit arrangørteam, så personen ser de samme sider, som en billetsalgsmedarbejder eller økonomiansvarlig ville se, men kun for denne begivenhed.

Giv en rolle til én frivillig

Åbn fanen Mennesker og find den bekræftede frivillige. Kolonnen Roller viser, hvad vedkommende har — for eksempel Frivilligkoordinering — eller Frivillig, hvis intet.
Klik på Skift roller under den.
Sæt kryds ved de roller, du vil have. En rolle, du ikke kan give, er nedtonet; se “Hvem må give hvad” nedenfor.
Klik på Gem. Den frivillige får en e-mail “Du kan nu hjælpe med at køre …”, der navngiver rollen og fortæller, hvad der skal ske næste.

For mange personer på én gang sætter du kryds ved dem på listen Mennesker, vælger Tildel rolle eller Fjern rolle i handlingslinjen, vælger rollen ved siden af og klikker på Anvend på valgte. Se Invitér frivillige til en begivenhed.

Roller fra et team

På siden Teams giver Ledere får adgang til og Medlemmer får adgang til en rolle til alle i et team, uden at du rører hver enkelt person. En leder har teamets lederrolle ved hver begivenhed, de hjælper ved. Et medlem har medlemsrollen ved begivenheder, hvor dette er deres team. De har også det, du har givet dem manuelt for den begivenhed.

Teamledere

Det at lede et fast team giver automatisk rollen Teamleder. En leder:

ser hele listen Mennesker og Liste, skrivebeskyttet, for at kunne rekruttere fra den;
bekræfter, afviser, flytter og fjerner kun personerne i sine egne teams, og må overtage en person uden team til et af sine teams;
vælger, når der rekrutteres, om en person inviteres med e-mail eller allerede er bekræftet;
planlægger sine teams' vagter og opgaver og skriver beskeder til sine egne teams og disse teams' vagter alene;
ser kørselsplanen og Live-visningen for sine egne teams;
sætter mål og tilmeldingslink for sine egne teams;
må give personerne i sine egne teams enhver rolle, de selv har — se “Hvem må give hvad”.

For en leder er siden Mennesker indsnævret til deres egne teams. Her ser registreringslederen kun kortet Registrering under Hold ved denne begivenhed, kan skifte listen til Mine teams, ændre teamet på de rækker, der er deres, og fjerne personer fra sit eget team.

En leder ser ikke Indstillinger, kan ikke skrive til alle og kan ikke definere teams. Siden set fra lederens synspunkt beskrives i Vejledning for teamledere.

Hvem må give hvad

Ingen kan give en rolle, de ikke selv fuldt ud har. Som arrangør kan du give alle roller. En Frivilligkoordinator kan oprette en anden koordinator, men kan ikke give Økonomi, fordi vedkommende ikke selv har den. En registreringsleder, hvis team har Billetsalg, kan give Billetsalg og Indgang / check-in til sit team, og intet mere. Roller, en person ikke må ændre, vises nedtonet med en note, og når de gemmer en persons roller, bevares enhver rolle, de ikke kunne ændre, som den var.

Hvad den frivillige skal have

Vedkommende skal være Bekræftet på denne begivenhed. Hvis nogen fjernes fra begivenheden, eller de træder tilbage, fjernes deres roller.
De skal have en konto med samme e-mailadresse som på din liste, med adressen bekræftet. Indtil de har en, viser rækken “Kræver en konto på denne e-mailadresse for at bruge disse roller”, og e-mailen tilbyder en knap til at oprette den.
Når de har den, finder de begivenheden under Mit arbejde på deres konto, med den hat de bærer og den ene handling, den er til. Se Roller for frivillige og Mit arbejde.

Godt at vide

En rolle slutter 30 dage efter begivenheden, så økonomiarbejde såsom de sidste refusioner stadig kan færdiggøres. Intet forbliver aktivt bagefter.
Roller gemmes pr. begivenhedsrække. En frivillig, der koordinerer galla'en, er ikke koordinator for din koncert, medmindre du giver det der også (eller deres team gør det).
Brug en brugerdefineret rolle til at uddele en præcis blanding, for eksempel frivillige, der må se ordrer og intet andet.

Fejlfinding

Linket Skift roller mangler — personen er ikke bekræftet, eller du har ingen rolle, du kan give.
En frivillig har en rolle, men kan ikke åbne begivenheden — de har ingen konto på e-mailadressen på listen, adressen er ikke bekræftet, eller begivenheden sluttede for mere end 30 dage siden.
En rolle forsvandt, efter personen trådte tilbage — roller fjernes, når en frivillig træder tilbage eller fjernes fra begivenheden. Giv den igen, når de er bekræftet.

Relateret

1.7 Vagter og vagtplanen for frivillige

Fanen Vagter er vagtplanen for de frivillige ved en begivenhed: hvad der skal gøres, hvornår, hvor og af hvor mange, og hvem der er på. Den er adskilt fra vagtplanen for personale under Administrer personale, fordi frivillige er ulønnede og aldrig går gennem lønningssystemet. Åbn begivenheden, og vælg derefter Team & partnere → Frivillige → Vagter. Alle tidspunkter er i begivenhedens egen tidszone, som siden angiver øverst.

Hvad du kan gøre her

Tilføj de vagter, du har brug for folk til, med et sted og antallet af personer, der skal bruges.
Sæt bekræftede frivillige på en vagt, én eller mange ad gangen.
Tjek folk ind og ud fra vagtplanen, for dem der ikke kan gøre det selv.
Lad de frivillige vælge og afgive vagter selv.
Se med et blik, hvilke vagter der er fulde: 8 af 8 er grøn, 2 af 3 er gul.

Tilføj en vagt

Klik på Tilføj en vagt for at åbne formularen.
Skriv Hvad det er, for eksempel „Registreringsdisk“.
Vælg det Team, vagten hører til. En holdleder skal vælge et af sine egne hold; du må lade feltet stå tomt, hvilket gør vagten til en for alle.
Sæt Starter og Slutter. De starter med begivenhedens start og tre timer senere; slutningen skal være efter starten.
Tilføj eventuelt Hvor og nogle Detaljer. Sæt Mennesker nødvendig til et tal mellem 1 og 500.
Klik på Tilføj vagt.

Læs vagtplanen

Hver vagt er et kort med titel og holdmærke, hvor mange pladser der er besat, og én linje pr. frivillig med deres status: Ikke tjekket ind, Tjekket ind 17:02, eller udtjekningstidspunktet med de arbejdede timer. Tjek ind markerer dem som til stede, hvorefter samme link siger Tjek ud; et tredje tryk siger Genåbn for den person, der blev udtjekket ved en fejl. Fjern tager dem af vagten. Rediger ændrer vagten eller sletter den. Hvor en vagt stadig har ledige pladser, sætter Tildel personer flere personer på den.

Sæt folk på en vagt

Under listen over personer åbner Tildel personer (N pladser tilbage) en vælger med bekræftede frivillige. Den vises kun, mens vagten har ledige pladser.

Klik på Tildel personer — knappen viser, hvor mange pladser der er tilbage.
Søg efter navn, hold eller færdighed, og sæt flueben ved personerne. En leder ser kun personerne fra sine egne hold.
Klik på Tilføj til vagt.

Siden fortæller, hvor mange der blev tilføjet. Nogen springes over, når de allerede er på vagten, når de er på en anden vagt i denne begivenhed på et overlappende tidspunkt, eller når vagten er fuld på det tidspunkt — to koordinatorer, der fylder de sidste pladser samtidig, kan aldrig begge lykkes. Hver person, der bliver tilføjet, får en e-mail, og cirka et døgn før vagten starter får de en påmindelse, én gang.

Indstillinger forklaret

Mennesker nødvendig — kan ikke sættes lavere end antallet af personer, der allerede er på vagten. Fjern nogen først.
Team — vises som et mærke, afgør hvilken leder der må ændre vagten, og hvilke frivillige der må tage den selv.
Slet vagt — i vagtens panel Rediger. De frivillige på vagten bliver fjernet fra den.
Frivillige vælger selv deres vagter og afgiv en vagt indtil — på fanen Indstillinger, se Rekruttering med tilmeldingslinks, tilmelding og kopierede opsætninger.

Godt at vide

Kun bekræftede frivillige kan sættes på vagter. Hvis vælgeren siger, at ingen endnu er bekræftet, skal du først bekræfte personer under Mennesker.
Frivillige tjekker selv ind fra Mit frivillige arbejde. Indtjekning åbner en time før vagten og lukker, når den slutter, så der er ingen indtjekning for en vagt, der er forbi, og udtjekning kræver en indtjekning først.
Timer tælles fra indtjekning til udtjekning. En vagt, der er tjekket ind på men aldrig ud af, tæller ingenting, før du lukker den med Tjek ud her.
At sætte nogen på vagtplanen sender dem en e-mail. Flytning eller sletning af en vagt sender dem ikke en ny e-mail; fortæl dem det med en besked.
Vagter med et hold og opgaver med et hold er også det, en holdleder ser på sin dagsplan og i Live-visningen.

Fejlfinding

„Er allerede på en anden vagt på det tidspunkt“ — hver person kan kun have én vagt ad gangen. Forkort en vagt, eller vælg en anden person.
Ingen at vælge imellem — alle, der er bekræftet, er allerede på vagten, eller (for en leder) er ingen i dine hold bekræftet endnu.
Antallet kan ikke sænkes — vagten har allerede flere personer på; fjern nogle først.
Timerne er forkerte — tjek vagten for manglende udtjekninger; brug Tjek ud eller Genåbn på linjen.

Relateret

1.8 Frivillig-opgaver

Fanen Opgaver er opgavelisten for dit frivillige hold til én begivenhed: ting, der skal ske, hvem der gør dem, og hvornår de skal være færdige. En opgave kan være til én person, til flere navngivne personer, til dem der er på en bestemt vagt, til et helt hold eller åben for alle. De frivillige flytter selv deres opgaver. Du finder den under Team & partnere → Frivillige → Opgaver. For organisatorens egen planlægningstavle — deadlines, prioriteter, afhængigheder — se Begivenhedens opgavetavle.

Hvad du kan gøre her

Skriv ned, hvad der skal ske, og giv det et starttidspunkt og et forfaldstidspunkt.
Giv en opgave til en eller flere bekræftede frivillige, til en vagt, til et hold eller til alle.
Følg den gennem fire statusser: Åbn, I gang, Blokerede og Færdig.
Del en opgave op i en tjekliste, og drøft den i kommentarer.

Tilføj en opgave

Skriv, hvad der skal gøres, i titelfeltet, for eksempel „Hent lanternerne fra trykkeriet“.
Under Til vælger du én bekræftet frivillig, eller lader Hele holdet stå. Personer, der kun er inviteret, står ikke på listen; siden fortæller, hvor mange der stadig venter.
Vælg det Team, opgaven hører til. En holdleder skal vælge et af sine hold.
Sæt Starter, hvis opgaven har et tidspunkt.
Klik på Flere detaljer for at vælge en Vagt (alle på vagten får opgaven), et Forfald-tidspunkt og en beskrivelse.
Klik på Tilføj opgave.

Hvem der får en opgave, afgøres i denne rækkefølge: de navngivne personer, hvis der er nogen, ellers vagtens personer, ellers holdet, ellers alle. Navngivne personer får en e-mail „Ny frivillig-opgave ved …“, når de bliver tilføjet. En opgave med et starttidspunkt, der er til navngivne personer, en vagt eller et hold, sender også én påmindelse cirka to timer før start; en opgave til alle har ingen påmindelse.

Arbejd med listen

Åbne opgaver står først, derefter færdige, hver i tidsrækkefølge. Linjen under en titel siger, hvem den er til, dens start og forfald, og når den er færdig, hvem der har afkrydset den — den frivillige, eller „Markeret som færdig af organisatoren“. Den runde boks markerer en opgave som færdig eller ikke færdig. Statusmenuen sætter Åbn, I gang, Blokerede eller Færdig; brug Blokerede for en opgave, der venter på noget. En tjekliste viser, hvor mange punkter der er færdige, og lader dig afkrydse dem. Kommentarer holder drøftelsen samlet på opgaven. Rediger ændrer alt andet.

Rediger en opgave

Klik på Rediger ved siden af opgavens titel.
Under Personer sætter du flueben ved alle, den er til. Hvis du ikke sætter flueben ved nogen, gælder vagten, holdet eller alle.
Ændr Vagt, Starter- og Forfald-tidspunkterne og detaljerne.
Under Tjekliste skriver du ét punkt pr. linje. Punkter, du beholder som de var, beholder deres flueben, så omskrivning af punkt tre ikke fjerner fluebenene på punkt et og to.
Klik på Gem. Slet opgave fjerner den.

Godt at vide

Tidspunkterne er begivenhedens egne lokale klokkeslæt, det samme som på vagterne.
De frivillige ser deres opgaver under Mit frivillige arbejde. De kan selv ændre status, afkrydse tjeklistepunkter og skrive kommentarer; organisatoren og holdets leder ser det her med det samme.
At give en person, der ikke er bekræftet, en opgave afvises. Hvis nogen træder tilbage eller fjernes fra begivenheden, går deres opgaver tilbage til holdet.
Opgaver med et start- eller forfaldstidspunkt vises på Dagsplanen; Blokerede og forfaldne opgaver vises under Live.
En holdleder ser og ændrer kun opgaverne for sine egne hold.
Markerer du en opgave som færdig, sættes den til Færdig; markerer du den som ikke færdig, sættes den tilbage til Åbn.

Fejlfinding

Den person, jeg vil have, står ikke på listen — kun bekræftede frivillige kan få opgaver. Bekræft dem under Mennesker.
„Den frivillige er ikke længere bekræftet til denne begivenhed“ — personen blev fjernet eller trådte tilbage, efter at du åbnede formularen. Vælg en anden.
Ingen fik e-mailen om min opgave — e-mails går til personer, der er navngivet, på det tidspunkt de tilføjes. En opgave til en vagt eller et hold sendes ikke, når den oprettes; den vises på deres side Mit frivillige arbejde, og påmindelsen før starttidspunktet når dem.

Relateret

1.9 Begivenhedens opgavetavle

Opgavetavlen er organisatorens planlægningsliste for én begivenhed: alt, der skal gøres før, under og efter dagen, med en prioritet, en deadline, et starttidspunkt, en ejer og, hvor det har betydning, en anden opgave, den skal vente på. Åbn begivenheden, og vælg Opgavestyring nederst i menuen Administrer. Den er adskilt fra frivillig-opgaverne, som er det frivillige hold jobs; tavlen er der, hvor du planlægger, og du kan give en tavleopgave til et holdmedlem eller til en bekræftet frivillig.

Hvad du kan gøre her

Tilføj opgaver med en titel, en kategori, en prioritet, en forfaldsdato og et starttidspunkt.
Anvend færdige opgaver fra skabelonbiblioteket, og lad deadlines falde på plads.
Tildel en opgave til dig selv, et holdmedlem eller en bekræftet frivillig.
Lad en opgave vente på en anden, og før en tjekliste og kommentarer på den.
Følg de seks tællere — i alt, afventende, i gang, færdige, blokerede og forfaldne — og den samlede fremdriftslinje.

Tilføj en opgave

Rækken lige under toppen er en hurtig tilføjelse: en titel er nok.

Skriv titlen, for eksempel „Bekræft cateringordren“.
Sæt eventuelt Starter — datoen og tidspunktet, arbejdet begynder. En opgave med et starttidspunkt vises på den frivilliges dagsplan, og en frivillig, den er tildelt, får en påmindelse cirka to timer før.
Vælg Kategori: Sted & logistik, Markedsføring & promovering, Produktion & teknik, Leverandørstyring, Kommunikation, Økonomi & budget, Risikostyring eller Efter begivenheden.
Klik på Flere detaljer for at sætte en prioritet (Høj, Mellem, Lav), en forfaldsdato og en beskrivelse.
Klik på Opret opgave. Opgaven starter som Afventende, med prioritet Mellem, medmindre du valgte en anden.

Kortene øverst tæller opgaverne efter status; klik på et af dem, for eksempel Blokerede, for kun at se disse opgaver, og chipsene under dem filtrerer efter kategori. Fanen Skabelonbibliotek åbner de færdige opgaver, og Tilføj opgave hopper til den hurtige tilføjelse.

Arbejd med et opgavekort

Hvert kort viser sin prioritet, sin kategori, sit starttidspunkt, sit forfald og sin status. Den runde boks markerer den som færdig. Et grråt mærke Venter på vises, mens opgaven den afhænger af ikke er færdig. Et grønt mærke med en frivilligs navn viser, hvem den er givet til. Den første rulleliste tildeler den, den anden ændrer status mellem Afventende, I gang og Blokerede, og blyanten åbner redigeringsformularen. En forfaldsdato i fortiden gør kortet rødt og markerer det Forfalden.

Rediger en opgave

Klik på blyanten på kortet.
Ændr Opgavetitel, Kategori, Prioritet, Forfaldsdato og Starter.
Under Venter på vælger du en anden opgave i denne begivenhed, der skal være færdig først. Kortet viser så Venter på den opgave, indtil den er færdig. En opgave kan ikke vente på sig selv, og to opgaver kan ikke vente på hinanden.
Under Tjekliste skriver du ét punkt pr. linje; punkter, du lader være uændrede, beholder deres flueben.
Tilføj en beskrivelse, og klik på Gem.

Tildel en opgave

Den første rulleliste på hvert kort har to grupper. Team lister dig (Mig (ejer)) og medlemmerne af dit organisatorteam. Frivillige lister de frivillige, der er bekræftet til denne begivenhed.

Et holdmedlem kan kun tage en opgave, hvis deres rolle dækker den: en lokaleansvarlig tager Sted- og Risikoopgaver, en økonomiansvarlig Økonomi, marketing Markedsføring og Kommunikation, og den generelle personalerolle alt. En skabelon fra skabelonbiblioteket kan angive sin egen rolle. Ellers får du at vide, hvilken rolle der skal tildeles i stedet. Som ejer kan du tage alt.
Et holdmedlem, der får tildelt en opgave, får en notifikation.
En frivillig får den samme e-mail „Ny frivillig-opgave“ som for en frivillig-opgave og ser opgaven under Mit frivillige arbejde, hvor de kan flytte dens status, afkrydse tjeklisten og kommentere. En opgave har én person ad gangen; hvis du vælger en anden, erstattes den første.
Vælg Ikke tildelt for at fjerne tildelingen.

Brug skabelonbiblioteket

Klik på Skabelonbibliotek.
Sæt flueben ved de opgaver, du vil have, én ad gangen eller en hel kategori ad gangen med Vælg alle.
Klik på Anvend valgte skabeloner. Opgaverne oprettes for denne begivenhed.

Biblioteket indeholder færdige opgaver i de otte kategorier, hver med en prioritet og en typisk ledetid såsom „30 dage før“. Forfaldsdatoerne beregnes ud fra begivenhedsdatoen. Hvis din begivenhed ligger tættere, end skabelonens egen ledetid tillader, komprimeres deadlines, så ingen havner i fortiden, og de beholder deres rækkefølge. Opgaver efter begivenheden bliver efter begivenheden. Skabeloner, du allerede har anvendt, viser et flueben og kan ikke anvendes to gange.

Godt at vide

Hvem der må bruge tavlen, afgøres af rettigheden Opgaver: organisatoren, lokaleansvarlige og frivillig-koordinatorer har den, og du kan sætte den i en egen rolle. Det er en anden rettighed end at redigere begivenheden.
En færdig opgave viser, hvornår den blev færdiggjort. Fjerner du fluebenet, sættes den tilbage til Afventende.
Sletning af en opgave beder om bekræftelse først.
Tavleopgaver med et starttidspunkt vises på dagsplanen for personer, der har rettigheden Opgaver.
Hvis frivillige er inviteret, men ingen er bekræftet, siger siden det og linker til Mennesker; kun bekræftede frivillige står på listen.

Fejlfinding

„… kan ikke tage en …-opgave“ — holdmedlemmets rolle dækker ikke kategorien. Vælg et medlem med den rigtige rolle, et personalemedlem eller en frivillig.
Den frivillige står ikke på listen — de er ikke bekræftet til denne begivenhed endnu.
„Den opgave kan ikke ventes på“ — opgaven hører til en anden begivenhed, eller valget ville få to opgaver til at vente på hinanden.
Forfaldsdatoerne for de anvendte skabeloner ligger for tæt — begivenheden er tæt på, så ledetiderne er komprimeret for at passe.

Relateret

1.10 Dagsplanen og Live-visningen

To faner for en begivenheds frivillige er lavet til dagene omkring begivenheden. Dagsplan samler hver vagt og hver opgave med et tidspunkt i én liste, i rækkefølge, så alle arbejder ud fra den samme plan, på papir hvis du vil. Live viser, hvad der sker lige nu: hvem der er på vagt, hvem der ikke er mødt op, og hvad der er forfaldent. Åbn begivenheden, og vælg derefter Team & partnere → Frivillige, og vælg fanen. Begge er åbne for organisatoren, frivillig-koordinatorer og — for deres egne hold — holdledere.

Hvad du kan gøre her

Se hele begivenheden som én tidslinje, pr. dag, med hvem der gør hvad og hvor.
Udskriv dagsplanen, eller åbn den på en telefon ved døren.
Indsnævr planen til ét hold.
Se på dagen, hvor mange frivillige der er tjekket ind, ring eller skriv til dem, der mangler, og tjek dem ind selv.
Find opgaver, der er blokerede eller forfaldne, før de koster dig aftenen.

Dagsplanen

Dagsplanen har en blok pr. dag, som begynder med datoen. Hver linje viser tidspunktet, en farvet etiket for hvad det er, og titlen, og nedenunder hvem der laver det og hvor. Der er tre slags linjer:

Vagt — de frivillige vagter med deres tidsspænd, deres personer (eller „Ingen endnu (3 nødvendige)“), deres hold og deres sted.
Opgave — frivillig-opgaver, der har et start- eller forfaldstidspunkt, for deres navngivne personer eller „Hele holdet“. Færdige opgaver er nedtonede og overstregede.
Opgavetavle — opgaver fra begivenhedens opgavetavle, der har et starttidspunkt, med deres ejer. Disse vises kun for personer, der har rettigheden Opgaver.

Rullelisten indsnævrer listen til ét hold. Udskriv åbner en ren version i en ny fane uden menuerne; klik på dens udskriftsknap, eller brug din browsers udskriftskommando. Tidspunkterne er begivenhedens egne klokkeslæt.

Live-visningen

Fanen Live opdaterer sig selv hvert minut, og Opdatér gør det på forespørgsel. Kortene øverst tæller de vagter, der kører nu, de personer, der er tjekket ind, de personer, der er Ikke tjekket ind, opgaverne forfaldne eller blokerede, og de genstande, der mangler på pakkelisterne for dine hold. Nedenunder:

Vagt startet, ikke tjekket ind lister personer, hvis vagt begyndte for mere end 15 minutter siden, og som ikke har tjekket ind. Hver linje har Ring (åbner telefonens opkaldsapp), Del på WhatsApp, når nummeret er i internationalt format (begynder med + eller 00), og Tjek ind for at markere dem som til stede.
To lister over vagter: dem der kører lige nu, og dem der starter inden for de næste tre timer, hver med hvor mange der er tjekket ind i forhold til hvor mange der er på vagten, og hvor mange den har brug for. Gul betyder, at vagten ikke er fuld.
Opgaver, der kræver opmærksomhed lister opgaver, der er Blokerede, eller hvis forfaldstidspunkt er passeret uden at være færdige, med hvem de er til.

Godt at vide

Live-visningen er til øjeblikket. Før begivenheden viser den „Intet lige nu“, indtil den første vagt starter; brug dagsplanen til planlægning.
Indtjekning herfra er det samme som Tjek ind på fanen Vagter. Timerne tælles fra det øjeblik.
En holdleder ser sine egne holds vagter og opgaver samt dem uden hold. De kan kun tjekke ind de personer, der er på deres egne hold.
Siden beder kun serveren om friske tal i baggrunden. Den holder dig ikke logget ind: en uovervåget skærm logger stadig sig selv ud efter din inaktivitetstimeout.
Manglende genstande kommer fra holdenes pakkelister; se Holdets lager.

Fejlfinding

En person mangler på dagsplanen — vagter vises altid; opgaver kun, når de har et start- eller forfaldstidspunkt.
Del på WhatsApp mangler — telefonnummeret har ingen international præfiks. Ret nummeret på listen, for eksempel +49 …, så vises det.
Alle vises som ikke tjekket ind — frivillige tjekker ind fra Mit frivillige arbejde op til en time før deres vagt. Tjek dem ind her, hvis de ikke kan.
Dagsplanen er tom — tilføj først vagter og opgaver med tidspunkter.

Relateret

1.11 Beskeder til dine frivillige

Fanen Beskeder skriver til de personer, der hjælper ved én begivenhed: alle bekræftede, ét hold, personerne på én vagt, eller de personer, der endnu ikke har svaret. De samme ord kan kopieres til din WhatsApp-gruppe. Åbn begivenheden, og vælg derefter Team & partnere → Frivillige → Beskeder.

Hvad du kan gøre her

Send én e-mail til en valgt gruppe af frivillige, med et emne og en besked.
Kopiér den samme tekst, klar til at indsætte i WhatsApp.
Læs, hvad der er sendt før, til hvem og af hvem.

Send en besked

Under Til vælger du, hvem der modtager den:
- Alle bekræftede — alle bekræftede frivillige til denne begivenhed. Kun organisatoren og frivillig-koordinatorer kan vælge denne.
- Ét hold — de bekræftede personer på det hold, du vælger næste gang.
- Én vagt — de bekræftede personer på den vagt, du vælger næste gang.
- Personer, der endnu ikke har svaret — alle, der er inviteret eller har ansøgt, og som stadig venter.
Skriv et Emne på op til 200 tegn.
Skriv Beskeden, op til 5.000 tegn. Ren tekst med linjeskift er bedst.
Klik på Send, og bekræft at beskeden går til alle i den valgte gruppe. Siden fortæller, hvor mange personer den blev sendt til.

For at poste de samme ord i en WhatsApp-gruppe klikker du på Kopiér til WhatsApp, før eller efter afsendelse. Det kopierer emnet med fed skrift efterfulgt af beskeden, klar til at indsætte.

Læs det, der er sendt

Under Sendte beskeder vises de seneste beskeder med deres emne, hvem de gik til, hvor mange personer, hvornår og af hvem. Klik på en linje for at læse beskeden.

Godt at vide

E-mails sendes i din egen timegrænse for afsendelse (Indstillinger → E-mail), den samme grænse som for invitationer og påmindelser, og de fordeles, så den sidste går af sted, før begivenheden slutter. En stor besked kan derfor tage nogle timer, før alle har modtaget den.
Hvis ingen er i den valgte gruppe — et hold uden bekræftede personer, en tom vagt — sendes intet, og du får besked om det.
En holdleder kan kun skrive til sine egne hold og vagterne på disse hold, samt til personer på sine hold, der endnu ikke har svaret. De ser ikke Alle bekræftede, og deres historik viser kun deres egne beskeder og dem til deres hold.
Beskeder går til adressen på din liste. De handler om at hjælpe ved begivenheden; for billetter og bestillinger brug i stedet Beskeder til deltagere og Meddelelser til deltagere.
Beskeden kan ikke tages tilbage, når den er sendt. Læs den igennem, før du bekræfter.

Fejlfinding

„Der er ingen i den gruppe endnu“ — gruppen er tom. Bekræft personer under Mennesker, eller vælg en anden gruppe.
„Du kan kun skrive til dine egne hold“ — du er holdleder og valgte en gruppe uden for dine hold.
Nogen siger, at intet kom frem — e-mailen venter måske stadig på din timegrænse, eller er i spam. Send dem WhatsApp-kopien.
Jeg kan ikke vælge Alle bekræftede — kun personer, der administrerer alle frivillige (organisator, frivillig-koordinator), kan skrive til alle.

Relateret

1.12 Frivilliges timer og privatliv

En frivilligs række på listen indeholder det, du har brug for for at arbejde sammen med vedkommende: navn, e-mailadresse, telefonnummer, færdigheder, dine egne noter og de timer, vedkommende har arbejdet på dine vagter. Denne artikel forklarer, hvem der ser hvad, hvordan timeopgørelsen fungerer, og hvordan du sletter en frivilligs data. Du finder listen under Vækst → Frivillige.

Hvad du kan gøre her

Se efter, hvem på dit hold der ser hvilke oplysninger.
Hent en frivilligs timeopgørelse som PDF.
Slet en frivillig og alt, der er registreret om vedkommende.

Hvem ser hvad

Du og frivillig-koordinatorer ser hver persons kontaktoplysninger på fanen Mennesker og alt i listen.
En holdleder ser listen for at rekruttere fra, men ikke noterne.
Eksport af listen som CSV indeholder kontaktoplysninger, færdigheder, noter og timer. Pas godt på filen, og slet den, når du er færdig.

Timer og opgørelsen

Timer er tiden mellem indtjekning og udtjekning på en vagt. Kun vagter, der er tjekket ud, tæller, og kun for begivenheder, hvor personen var bekræftet. På listen summerer kolonnen Timer dem. Download-ikonet i en persons række giver en PDF Frivillig-timer erklæring til en skole, en arbejdsgiver eller en stipendieansøgning. Den viser hver begivenhed med dato, antallet af vagter og timerne, en sum og den dato, den blev udstedt, og den siger, at den bygger på de indtjekninger, du har registreret. Det er ikke et øjebliksbillede: det angiver den registrering, der gælder den dag, det udskrives.

Godt at vide

En frivillig kan bede om ikke at blive inviteret igen med linket i en invitation. De vises så som Ønsker ikke invitationer, og du kan ikke invitere dem.
Fjern fra listen fjerner personen og med dem deres invitationer, vagter og timer på alle dine begivenheder. Det er det, en anmodning om at slette deres data kræver, så det er ikke blødt op og kan ikke fortrydes.
Når nogen tilmelder sig fra begivenhedssiden, får de at vide, at deres navn, e-mail, telefon og færdigheder deles med dig for at organisere holdet af frivillige.

Fejlfinding

Timeopgørelsen er tom — ingen af personens vagter er blevet udtjekket endnu, eller de er ikke bekræftet til nogen begivenhed.
Opgørelsen viser færre timer end forventet — en vagt, der er tjekket ind på men aldrig ud af, tæller ingenting. Luk den med Tjek ud på fanen Vagter, og hent opgørelsen igen.

Relateret

1.13 Takke-billetten til de frivillige

En takke-billet lader dine frivillige deltage i den begivenhed, de hjælper ved, gratis eller til en nedsat pris. Det er en almindelig billettype med Kun frivillige slået til. Alle kan se den på begivenhedssiden, men kun personer, der er bekræftede frivillige til den begivenhed, kan købe den. Du opretter den under Billetter & priser → Billettyper i begivenhedens menu Administrer; fanen Indstillinger for frivillige fortæller dig, om begivenheden har en.

Hvad du kan gøre her

Tilbyd dine frivillige en billet uden omkostning, eller til en pris du selv vælger.
Begræns den til én pr. frivillig, eller tillad en ekstra person.
Vis dine frivillige din egen takke-besked, hvor de køber den.

Opret billetten

Åbn Billetter & priser → Billettyper, og klik på Tilføj billettype, eller klik på Rediger ved en eksisterende.
Giv den et navn, for eksempel „Takke-billet til frivillige“, og sæt Pris. Nul gør den gratis.
Sæt Kapacitet til cirka så mange billetter, som du har frivillige.
Sæt flueben ved Kun frivillige: „Vist for alle; kun denne begivenheds bekræftede frivillige kan købe den (én hver)“.
Under Maks. pr. person lader du feltet stå tomt for én billet pr. frivillig, eller skriver et højere tal for at tillade en ekstra person.
Klik på Gem ændringer, eller tilføj billettypen.

Hvad besøgende og frivillige ser

På den offentlige begivenhedsside står billetten på listen med en grøn etiket Kun frivillige, ligesom billetter kun for medlemmer vises. En besøgende, der ikke er logget ind, læser „For denne begivenheds frivillige — log ind for at få den“; en logget ind person, der ikke er en bekræftet frivillig, læser „For denne begivenheds bekræftede frivillige“, med et link til at blive frivillig, hvis du har slået tilmelding til. En bekræftet frivillig finder billetten låst op, med din takke-besked over listen.

Den frivillige køber den som enhver anden billet, logget ind, gennem det sædvanlige kasseflow. For en gratis billet tages ingen betaling. Din takke-besked vises også ved siden af billetten i kassen og i bekræftelses-e-mailen.

Indstillinger forklaret

Pris — nul for en gratis billet, eller en hvilken som helst pris for en nedsat.
Maks. pr. person — tælles på tværs af alle deres bestillinger. Tomt betyder én pr. frivillig.
Takke-besked — sættes på fanen Indstillinger for frivillige, op til 300 tegn, med {name} for den frivilliges navn. Se Rekruttering med tilmeldingslinks, tilmelding og kopierede opsætninger.

Godt at vide

Billetten ændrer ikke den pris, din begivenhed annoncerer. Den udelades fra oversigter, søgeresultater, prisintervaller og feeds, så en gratis frivillig-billet ikke kan få en betalt begivenhed til at se gratis ud.
Kun bekræftede frivillige kan købe den. Nogen, der kun er inviteret, eller som har trådt tilbage, kan ikke. Den frivillige skal være logget ind med e-mailadressen på din liste; invitationsmailen lader dem oprette den konto.
Billetten er bagefter den samme som enhver anden billet: den har en QR-kode og scannes ved døren.
Frivillige finder også en knap Få min billet på deres side Mit frivillige arbejde, når du har en til dem.
Billetten tæller med i begivenhedens kapacitet ligesom enhver anden billet.

Fejlfinding

En frivillig kan ikke se eller købe billetten — de skal være Bekræftet til denne begivenhed og logget ind med den e-mailadresse, du inviterede. Konti kobles kun til rækker på listen på en bekræftet e-mailadresse.
Fanen Indstillinger siger, at der ikke er en frivillig-billet — ingen billettype til denne begivenhed har Kun frivillige sat. Brug Gå til billetter for at oprette en.
En frivillig har brug for to billetter — hæv Maks. pr. person på billettypen.

Relateret

1.14 Holdinventar: oversigt

Inventar er listen over alt det din forening ejer, låner eller køber til sine begivenheder: stole, højttalere, en dhol, lanyards, ris, tallerkener. Det findes under Inventar i gruppen Arbejde i din arrangørsidebjælke. Hver genstand hører til ét frivilligt hold der passer på den, eller til Fælles pulje som du og dine frivillige koordinatorer driver selv.

Hvad du kan gøre her

Hold én liste for hvert hold. Du ser alle genstande. Hver række viser holdets mærke, om genstanden er Udstyr eller en Forbrugsvare, dens kategori, hvor mange der er til rådighed ud af det samlede antal, hvor den står, og dens stand.
Se hvem der har den. Mellem begivenheder er en genstand enten hos en person fra din frivillige liste, eller opbevaret et sted du angiver, fx “Kulturhallen, lagerrum B”. Lånte genstande siger også hvem der lånte dem ud.
Vid hvad du skal købe. Genstande der løber tør vises med rødt og optræder på Indkøbslisten.
Registrér køb med deres kvitteringer og se hvem der stadig skal have penge tilbage — se Køb, kvitteringer og indkøbslisten.
Planlæg hver begivenhed med én pakkeliste pr. hold — se Pakkelister til begivenheder.
Udskriv QR-etiketter til at sætte på genstandene — se QR-etiketter.

Læs siden Inventar

De tre felter øverst viser Samlet antal (kun aktive genstande), Lav beholdning og Samlet værdi, som er enhedspris gange samlet antal. Klik på feltet Lav beholdning for at åbne indkøbslisten.
Fanerne under titlen åbner Indkøbsliste og Køb; knapperne ved siden af titlen er QR-etiketter og Tilfoej genstand.
Snævr listen ind med filtrene: søg efter navn, SKU eller stregkode, Hold (et hold, eller Fælles pulje), Type (Udstyr eller Forbrugsvare), Kategori, Kun lav beholdning og Vis inaktive genstande. Ryd fjerner dem igen.
Hver række starter med holdets mærke. Klik på Rediger på en række for at åbne genstanden — se Genstande: tilføjelse, find og pasning.

Under Kun lav beholdning ser du hvad der er faldet til sit minimum. Antallet til rådighed bliver rødt og siger “minimum 20”. En genstand er lav når den har et minimum over nul, og antallet til rådighed er lig med eller under det.

Hold, den fælles pulje og hvem der kan se hvad

Du ser og ændrer alle genstande, inklusive Fælles pulje, og du er den eneste der administrerer kategorier (knappen Administrer kategorier).
En holdleder ser og ændrer kun genstandene for det hold de leder, fra deres egen side: Dit holds inventar. De ser aldrig et andet holds lager, og de kan ikke lægge en genstand i Fælles pulje.
En koordinator eller begivenhedsansvarlig arbejder med en begivenheds pakkelister fra Manage → Begivenhedsinventar. Fælles pulje har ingen leder, så den passes af dig og koordinatorerne.
At låne mellem hold er ikke en funktion på platformen: holdene spørger hinanden uden for systemet.

Godt at vide

Udstyr kommer tilbage efter en begivenhed. Forbrugsvarer bliver brugt op og købes igen; når du registrerer tilbagelevering fra en begivenhed, angiver du hvor mange der blev brugt op.
En genstand der er udlånt til en begivenhed kan ikke slettes før den er kommet tilbage.
Antal der er brugt op eller mangler forlader lageret for altid. Beskadigede genstande tælles stadig i det samlede antal, men er ikke til rådighed.
Genstande du slår fra med afkrydsningsfeltet Aktiv på genstandens side forsvinder fra listen og fra pakkelistens vælger. Afkryds Vis inaktive genstande i filtrene for at vise dem igen, markeret Inaktiv; åbn en og afkryds Aktiv for at aktivere den igen.
Kategorier (fx Lyd & lys, Møbler, Catering) deles af alle hold. Tilføj en under Administrer kategorier.

Fejlfinding

En genstand mangler på listen — kontrollér holdfilteret, og afkryds Vis inaktive genstande i tilfælde af at genstanden er slået fra. En leders egen side viser kun deres hold.
Feltet Lav beholdning viser nul selvom noget næsten er løbet tør — genstanden har intet minimum sat. Åbn den og angiv en Min. lagergraense.
Antallet til rådighed er lavere end det der står på hylden — resten er planlagt på en begivenheds pakkeliste eller er stadig ude. Åbn genstanden: panelet Booket til arrangementer viser hvor.

Relateret

1.15 Genstande: tilføj, find og pas på dem

En genstand er én slags ting, du har og holder styr på i en mængde: “Foldestole, 420”. Denne artikel handler om at tilføje en genstand, angive hvor den er, lånte genstande og de øvrige ting, du kan gøre på en genstands side. Åbn Inventar i gruppen Arbejde og klik på Tilfoej genstand, eller på Rediger ved en eksisterende række.

Tilføj en genstand

Klik på Tilfoej genstand på siden Inventar, og skriv Genstandsnavn. Det er det eneste tekstfelt, der er påkrævet, sammen med antal, stand og ejerskab.
Vælg det Hold, der passer på den. Lad det stå på Fælles pulje, hvis ingen bestemt har ansvaret. Når en holdleder tilføjer en genstand på sin egen side, kan hun ikke vælge: det er altid hendes hold.
Vælg Type: Udstyr kommer tilbage efter en begivenhed, mens en Forbrugsvare bliver brugt op og købes igen.
Angiv Samlet antal og, hvis du vil, en Enhed som stk., kg eller ruller. Sæt en Min. lagergraense på alt, du køber igen; når lageret falder til det tal, dukker genstanden op på indkøbslisten.
Angiv under Hvem har den en person fra din frivilligliste, eller under Opbevaringssted et sted.
Vælg Betingelse (Ny, God, Acceptabel, Dårlig, Beskadiget eller Udtjent) og Ejerskab. Ved Lånt dukker feltet Lånt af op: skriv hvis den er, for eksempel familien Patel. Ved Lejet og Ejet findes feltet ikke.
Tilføj eventuelt en kategori, SKU, beskrivelse, stregkode, billede og Enhedspris (bruges til den samlede værdi), og klik derefter på Opret genstand.

Indstillinger forklaret

SKU — din egen kode. Den skal være unik blandt dine genstande.
Min. lagergraense — nul betyder “advar mig ikke”. Over nul er genstanden lav på lager, når det tilgængelige antal er lig med eller under tallet.
Aktiv (på en eksisterende genstand) — slå den fra, hvis du ikke længere har den. Den forsvinder fra listen, indkøbslisten, mærkaterne og valget af pakkeliste. Vis inaktive genstande på siden Inventar finder den igen.
Billede — JPG, PNG eller WebP, op til 2 MB.

Hvor er den?

Åbn en genstand med Rediger. Panelet Hvor er den fortæller det i én sætning: “Hos Ravi Patel”, “På foreningens kontor”, eller at ingen har noteret, hvor den er, samt hvem der har lånt den. Ændr det med personlisten og stedfeltet, og klik derefter på Gem. Du kan bruge begge: en person og et sted.

Ved siden af kan du bruge Registrér et køb til at tilføje lager sammen med kvitteringen; se Køb, kvitteringer og indkøbslisten.

Mere på genstandens side

Booket til arrangementer — vises, når genstanden står på pakkelisten til et igangværende eller kommende arrangement. Der er hurtigknapper til Taget og Alt tilbage; se QR-mærkater.
Genopfyldning — tilføjer et antal med en valgfri note, uden et køb. Brug den til lager, der er fundet, doneret eller talt igen.
Vedligeholdelse — registrer en Service, Reparation eller Inspektion med dato, omkostning og datoen for næste service.
Transaktionshistorik — de seneste bevægelser: taget med til et arrangement, returneret, brugt op, genopfyldt.
Slet — beder om bekræftelse. Det afvises, så længe et antal stadig er udlånt til et arrangement.

Godt at vide

Hvis du ændrer holdet på en genstand, flyttes den til det holds liste, og holdets leder kan så administrere den.
Antal er hele tal. Det tilgængelige tal er det samlede antal minus det, der er planlagt eller ude på pakkelister til arrangementer, minus beskadigede, brugt op og manglende genstande.
Enhedsprisen bruges kun til feltet Samlet værdi. De penge, du faktisk bruger, registreres som køb.

Fejlfinding

SKU'en afvises — en anden af dine genstande bruger den allerede.
Lånt af vises ikke — vælg først Lånt under Ejerskab.
Jeg kan ikke vælge en person under Hvem har den — listen viser din frivilligliste. Tilføj personen under Frivillige først.

Relateret

1.16 Køb, kvitteringer og indkøbslisten

Når et hold køber noget til inventaret, registrerer du det som et køb: antallet lægges på beholdningen, kvitteringen gemmes, og pengene optræder blandt arrangementets udgifter. Hvis en frivillig har betalt af egen lomme, forbliver købet åbent, indtil du markerer det som tilbagebetalt. Find listen under Inventar → Køb, og hvad der skal købes, under Inventar → Indkøbsliste.

Registrér et køb

Åbn den genstand, du har købt, på siden Inventar (Rediger).
Under Registrér et køb angiver du Antal købt, Beløb betalt og Dato.
Under Betalt af vælger du Foreningen eller den frivillige, der betalte. En frivilligs køb markeres Skal tilbagebetales, indtil du har gjort det op.
Vælg eventuelt Til begivenhed og vedhæft Kvittering (PDF, JPG, PNG eller WebP, op til 10 MB).
Klik på Registrér et køb. Antallet lægges straks på genstandens beholdning.

Siden Køb

Alle køb fra alle hold vises, nyeste først, med dato, genstand, hold, hvem der betalte og beløbet. En holdleder ser kun købene for sit eget hold.

Den gule meddelelse viser det samlede beløb, der stadig skal tilbagebetales til frivillige. Klik på Vis for kun at liste de åbne.
Kolonnen Betalt af viser den frivillige og Skal tilbagebetales eller Tilbagebetalt. Køb betalt af foreningen har ingen mærkat.
Klik på Kvittering for at åbne den fil, du vedhæftede. Kvitteringer er private: kun dig og holdets leder kan åbne dem.
Når du har betalt den frivillige, klikker du på Markér som tilbagebetalt. Markér som ikke tilbagebetalt fortryder det. Kun du, arrangøren, kan gøre dette; en leder ser status, men har ingen knap.

Indkøbslisten

Indkøbslisten viser alle aktive genstande, der er lig med eller under deres minimumsbeholdning, grupperet efter hold. Hold uden genstande vises ikke, og Fælles pulje er en gruppe ligesom de andre.

Hver holdgruppe lister sine genstande; linjen til højre siger, hvor mange der er tilbage, og minimum.
Feltet Del listen indeholder den samme liste som ren tekst, med holdnavnet med fed skrift til WhatsApp.
Klik på Kopiér og indsæt den i dit holds gruppe.

Godt at vide

Et køb er en almindelig udgift. Det vises i arrangementets udgifter og dets resultatopgørelse; titlen lyder “40 × Basmati-ris”. Udstyr føres under kategorien udstyr, forbrugsvarer under andet. Valutaen er genstandens, eller euro, hvis den ikke har en.
Hvis du ikke vælger et arrangement, hører købet til din organisation i stedet for til ét arrangement.
Pengene registreres kun. Platformen betaler ikke nogen tilbage; det gør du selv, og markerer det derefter.
Brug Genopfyldning på genstandens side i stedet for et køb, når der ikke er købt noget.

Fejlfinding

Genstanden står ikke på indkøbslisten — den har ingen minimumsgrænse, eller dens tilgængelige antal er stadig over den. Antal planlagt til et arrangement tæller som ikke til rådighed.
Et link til en kvittering siger ikke fundet — købet blev registreret uden fil.
Den frivillige mangler under Betalt af — kun personer på din frivillige liste tilbydes.

Relateret

1.17 Pakkelister til arrangementer

En pakkeliste siger, hvilke genstande hvert hold tager med til et arrangement, hvor mange, og hvad der kom tilbage. Hvert arrangement har sine egne lister, én pr. hold plus Fælles pulje. Åbn arrangementet og vælg Administrer → Drift på dagen → Begivenhedsinventar. Arrangementsredaktører og frivilligansvarlige ser alle holdenes lister; en holdleder ser kun listerne for de hold, de leder.

Planlæg, hvad der skal med til arrangementet

Klik på Tildel genstand øverst på siden og vælg Genstand. Listen er grupperet efter hold og viser, hvor mange der er til rådighed. Genstande, der allerede står på dette arrangements liste, eller som ikke har flere tilbage, tilbydes ikke.
Angiv Antal og eventuelt en note, og klik derefter på Tildel. Du kan ikke planlægge flere, end der er til rådighed.
Linjen vises i sit holds boks med status Tildelt: “Planlagt 420 · taget med 0 · tilbage 0”, og en knap Taget med til begivenheden til dagen.

På dagen: taget med, derefter tilbage

Når genstandene forlader lageret, indtaster du tallet på linjen og klikker på Taget med til begivenheden. Status bliver Udleveret.
Når de kommer tilbage, udfylder du returneringsformularen på samme linje: Returneret, Beskadiget (udstyr) eller Brugt op (forbrugsvarer), Mangler og en note. Klik på Gem. Tallene tilsammen kan ikke overstige det, der stadig er ude.
Når alt er gjort op, står linjen som Returneret.

Antal, der er brugt op eller mangler, forlader beholdningen for altid. En manglende genstand, der dukker op senere, kan tilføjes igen med Genopfyldning på genstandens side.

Hvad der stadig mangler

Når noget er registreret som manglende — og, efter at arrangementet er slut, alt der stadig er ude — samles det i en gul boks Endnu ikke tilbage. Den viser holdet og genstandene. Klik på Opret en opgave til holdet for at tilføje én opgave til holdet, “Find manglende genstande”, med frist om syv dage og med hver linje på listen. Den vises på medlemmernes side Min frivillighed og hos deres leder.

Returneringsformularerne står på hver linje, der stadig har genstande ude. Linjer i Fælles pulje har ingen opgaveknap, fordi Fælles pulje ikke har et hold at give opgaven til.

Godt at vide

Tildeling flytter ingenting: det tilgængelige antal på genstanden falder, så ingen andre planlægger de samme stole, og det vender tilbage, når de er returneret.
Du kan fjerne en linje (Fjern fra listen) kun, mens intet er taget med, eller når alt er returneret.
På en genstands side viser panelet Booket til arrangementer den samme linje med enkeltklik-knapperne Taget med og Alle tilbage — lavet til brug efter scanning af en etiket. Alle tilbage tæller alt som returneret, ikke brugt op.
Kopiering af opsætning fra et tidligere arrangement (Administrer → Frivillige) kan tage pakkelister med, når der er nok beholdning.

Fejlfinding

Kun X stk. til rådighed — resten er planlagt til et andet arrangement eller er stadig ude. Sæt antallet ned, eller få det andet arrangements genstande returneret først.
Genstanden findes ikke på listen — den står allerede på dette arrangements liste (ændr linjen i stedet), er inaktiv, eller har intet til rådighed.
En leder ser en tom side — de ser kun de hold, de leder.

Relateret

1.18 QR-etiketter

En QR-etiket på en genstand gør det muligt for nogen at åbne den med en telefon: scan den, og genstandssiden åbnes med dens placering, dens plads på pakkelisten og knapperne til at markere den som taget med eller tilbage. Udskriv etiketterne fra Inventar → QR-etiketter.

Udskriv etiketter

På siden Inventar kan du eventuelt filtrere efter Hold; knappen QR-etiketter beholder dit filter, så du udskriver ét holds etiketter ad gangen.
Klik på QR-etiketter. Et simpelt ark åbnes med én etiket pr. aktiv genstand: QR-koden, navnet, holdet (eller Fælles pulje) og SKU'en.
Klik på Udskriv. Knappen og sidehovedet udskrives ikke, kun etiketterne.
Klip langs de stiplede linjer, og sæt hver etiket på sin genstand eller kasse.

Hver etiket viser genstandens navn under koden.

Scan en etiket

Ret telefonens kamera mod koden, og åbn linket. Du skal være logget ind.
Er du arrangøren, åbnes genstanden på din side Inventar. Leder du det hold, genstanden hører til, åbnes den på din egen holdside for inventar.
Står genstanden på pakkelisten for et igangværende eller kommende arrangement, viser det øverste panel Booket til arrangementer tallene og to knapper: Taget med markerer alt, der stadig skal tages med, Alle tilbage markerer alt, der er ude, som returneret. Brug den fulde pakkeliste til genstande, der er brugt op, beskadiget eller mangler.

Panelets overskrift præsenterer arrangementerne; Taget med registrerer hele det planlagte antal som taget med, og Pakkeliste åbner arrangementets liste. Arrangementer, der sluttede for mere end syv dage siden, vises ikke længere.

Godt at vide

Koden indeholder et tilfældigt token, aldrig et id, og intet om selve genstanden. Den, der finder en etiket uden tilladelse, afvises og ser intet om genstanden eller om, hvem der har den.
Genstande i Fælles pulje åbnes kun for arrangøren, fordi de ikke har en holdleder.
Etiketten på en genstand, du har deaktiveret, udskrives ikke længere. Ny udskrivning ændrer aldrig en eksisterende kode, så gamle etiketter virker stadig.

Fejlfinding

Scanningen siger adgang nægtet — du er logget ind med en konto, der hverken ejer inventaret eller leder det hold.
Scanningen beder mig logge ind — det er forventet; log ind og åbn etiketten igen.
Arket er tomt — det valgte hold har ingen aktive genstande.

Relateret

Kapitel 2

Frivilligt arbejde

2.1 Frivilligt arbejde ved en begivenhed

Arrangører på EventMann kan bede dig om at hjælpe til deres begivenheder gratis, og nogle begivenheder lader dig tilbyde din hjælp fra begivenhedssiden. Alt om det — dine invitationer, dine vagter, dine opgaver, dine oplysninger og din takkebillet — ligger under Mit frivillige arbejde på din konto. Denne artikel er kortet; hver del har sin egen artikel.

Hvad du kan gøre her

Svar på en invitation — arrangørens e-mail spørger „Kan du hjælpe?“. Åbn den og vælg Ja eller Nej. Et nej kræver ingenting; et ja kræver en gratis EventMann-konto på den adresse, som du opretter eller logger ind på lige der. Se Svar på en invitation.
Tilbyd din hjælp — når en begivenhedsside siger „Har du lyst til at hjælpe ved denne begivenhed?“, eller en holdleder sender dig et tilmeldingslink. Se Tilmeld dig eller bliv medlem af et hold.
Se dine vagter, check ind og ud, tag eller aflever en vagt — se Mit frivillige arbejde: vagter og check-in.
Arbejd dig gennem dine opgaver — status, tjekliste og kommentarer. Se Dine frivillige opgaver.
Driv en del af en begivenhed — hvis arrangøren har givet dig en rolle, for eksempel frivillig-koordinator eller kassen, eller du leder et hold. Se Frivillige roller og Mit arbejde og Vejledning for holdledere.
Hent din frivillig-billet — hvis arrangøren tilbyder en, viser Mit frivillige arbejde en knap Få min billet, som åbner begivenhedssiden. Kun bekræftede frivillige kan købe den, når de er logget ind. Den er gratis eller nedsat, typisk én pr. person.

Hvor du finder det

Log ind, og vælg Mit frivillige arbejde i din kontos menu. Punktet vises, når en arrangør har din e-mailadresse på en frivillig-liste, eller du har meldt dig til selv.
Siden kræver en bekræftet e-mailadresse. Arrangører inviterer dig via e-mail; invitationer knyttes kun til din konto, når den adresse er bekræftet.

Godt at vide

Du kan ændre dit svar: sige ja efter et tidligere nej, eller trække dig, hvis du ikke længere kan komme. At trække dig frigiver dine vagter og giver dine opgaver tilbage til holdet.
Du får en e-mail, når du sættes på en vagt eller får en opgave, og en påmindelse omkring et døgn før hver vagt. En opgave med et starttidspunkt sender en påmindelse kort før.
Frivilligt arbejde er ulønnet. Dit navn, din e-mail, dit telefonnummer og dine færdigheder deles med arrangøren, så de kan organisere holdet.
Hver invitation indeholder et link til at stoppe den arrangørs invitationer. Andre arrangører berøres ikke.
Tider på vagter og opgaver er i begivenhedens egen tidszone.

Fejlfinding

Mit frivillige arbejde er tom — log ind med den adresse, invitationen blev sendt til, og sørg for, at den er bekræftet.
Jeg kan ikke checke ind — check-in åbner en time før vagten begynder og lukker, når den slutter. Bed din leder eller arrangøren om at checke dig ind fra deres vagtplan, hvis du ankommer uden for det tidsrum.
Jeg kan ikke se frivillig-billetten — den vises, når du er bekræftet for den begivenhed og logget ind. Hvis begivenheden ingen har, har arrangøren ikke oprettet en.

Relateret

2.2 Svar på en invitation

Når en arrangør inviterer dig til at hjælpe ved en begivenhed, får du en e-mail „Kan du hjælpe ved …?“ med en knap Svar på invitationen. Knappen åbner en side, der kun er til dig. Et nej tager ét klik og kræver intet andet. Et ja kræver en gratis EventMann-konto på den adresse, invitationen blev sendt til: den konto er, hvor du ser dine vagter, dine opgaver og holdet. Linket er personligt: videresend det ikke.

Svar på invitationen

Åbn linket i e-mailen. Siden viser begivenheden, hvornår og hvor den er, og dit nuværende svar (Inviteret).
Tryk på Ja, jeg hjælper gerne for at slutte dig til holdet, eller på Nej, ikke denne gang for at afvise. Linjen under knapperne fortæller dig, hvad et ja kræver af dig.
Hvad der sker efter Ja, afhænger af din konto:
- Ingen konto på den adresse endnu — siden åbner en kort kontoformular, der beskrives nedenfor.
- Du har allerede en konto — du sendes til login-siden med din adresse udfyldt. Efter login kommer du direkte tilbage til invitationen, og dit ja registreres.
- Du er allerede logget ind med den adresse — dit ja registreres med det samme.
- Din adresse er ikke bekræftet endnu — du bliver bedt om at bekræfte den først. Dit ja registreres, når du kommer tilbage til invitationen.
- Du er logget ind som en anden — siden siger det og tilbyder Log ud og fortsæt. Et ja registreres aldrig på en anden konto.
Når dit ja er registreret, ser du en tak, arrangøren får besked, og du modtager e-mailen „Du er på holdet“. Arrangøren sætter dig derefter på vagter og giver dig opgaver, og du får besked på e-mail hver gang.

Opret din konto og sig ja

Under Opret din gratis konto for at sige ja kontrollerer du dit navn; e-mailadressen er fastlåst til den, invitationen blev sendt til.
Vælg en adgangskode, og gentag den.
Tryk på Opret konto og sig ja.
Du er logget ind og lander på Mit frivillige arbejde, allerede på holdet. Kontoen er bekræftet med det samme, fordi du nåede den via linket, der blev sendt til den adresse.

Et link kan aldrig sætte en ny adgangskode på en konto, der allerede findes: har nogen allerede en konto på adressen, sender siden dem til at logge ind i stedet.

Bekræftet af arrangøren

Nogle gange bekræfter arrangøren eller en teamleder dig uden at vente på dit svar, fordi du allerede har sagt ja på telefonen. Har du ingen konto endnu, siger din e-mail „Du er på holdet“ det, og knappen Opret min konto åbner den samme kontoformular. Arrangøren kan også sende dig det link igen med Send tilmeldingslink. Indtil du opretter kontoen, er du på holdet, men du kan ikke se dine vagter og opgaver.

Skift mening

Åbn det samme link igen. Efter et ja står knappen Jeg kan alligevel ikke; du bliver bedt om at bekræfte, og dine vagter frigives til en anden.
Efter et nej, du selv har givet, kan du stadig vælge Ja — med din konto, som ovenfor. En tilmelding, arrangøren har afvist, kan du ikke genåbne, og det kan du heller ikke med en invitation, der er blevet fjernet.
Når begivenheden er overstået eller aflyst, tager siden ikke flere svar.

Stop med at modtage invitationer

Linjen Invitér mig ikke til …s begivenheder igen nederst stopper frivillig-invitationer fra denne arrangør, når du har bekræftet. Den kræver ingen konto. En invitation, der stadig er åben, bliver afvist. Det berører ikke andre arrangører. Hvis du senere melder dig selv til en af deres begivenhedssider, ophæver det fravalget igen.

Godt at vide

Arrangøren får kun besked om dit ja, når det er registreret — efter at du har oprettet din konto eller logget ind. Indtil da står du stadig som Inviteret på deres liste.
Kontoen er en almindelig, gratis EventMann-konto. Du kan også bruge den til at købe billetter.
Linket virker fra enhver enhed. At sige nej eller fravælge kræver ingen login.
Mit frivillige arbejde viser den samme invitation med de samme to knapper, så længe du ikke har svaret.

Fejlfinding

„Det svar er ikke længere muligt her“ — arrangøren har allerede ændret din status, for eksempel fjernet dig. Kontakt dem.
Ingen Ja-knap — du har allerede sagt ja, tilmeldingen blev afvist, begivenheden er overstået, eller du er logget ind som en anden (log ud først).
Jeg logger ind, men mit svar står stadig som Inviteret — du logget ind med en anden adresse. Log ud, og log ind med den adresse, invitationen blev sendt til, og åbn linket igen.
Jeg har glemt adgangskoden til min eksisterende konto — brug Glemt din adgangskode? på login-siden, og åbn derefter invitationslinket igen.
Linket siger ikke fundet — begivenheden er slettet, eller du åbnede et forkortet eller ændret link. Brug knappen i e-mailen.

Relateret

2.3 Mit frivillige arbejde: vagter og check-in

Mit frivillige arbejde er din side for alt, hvad du gør som frivillig. Log ind og vælg Mit frivillige arbejde i menuen på din konto. Der er ét kort pr. arrangement, med kommende arrangementer først og afsluttede efter dem. Hvert kort viser arrangementet, datoen, arrangøren, dit hold og din status.

Hvis du er kernemedlem i et af arrangørens faste hold, starter siden med en blok Dine hold: ét kort pr. hold med alle holdets opgaver og et link til holdets Lager. Se Dine frivillige opgaver og Dit holds lager. Hvis du leder et hold, hedder blokken i stedet Hold du leder.

Hvad et kort fortæller dig

Inviteret — kortet beder dig svare med Ja, jeg hjælper eller Nej, ikke denne gang.
Ansøgt — din tilmelding ligger hos arrangøren. Du får en e-mail, når de har truffet beslutningen.
Bekræftet — du er på holdet. Kortet viser arrangørens tak, dine vagter og opgaver, ledige vagter du må tage, din tilgængelighed og dine timer.

På et inviteret kort trykker du på Ja, jeg hjælper eller Nej, ikke denne gang.

Check ind og ud

Dine timer tælles fra check-in til check-out, så husk begge dele.

Åbn kortet for dagens arrangement; titlen angiver arrangementet. Hver vagt viser sin titel, sit tidspunkt og sit sted.
Under Vagter finder du vagten og trykker på Tjek ind, når du ankommer. Knappen er tilgængelig fra en time før vagten starter, til den slutter.
Når du er færdig, trykker du på Tjek ud. Vagten viser så de timer, du har arbejdet.
Din samlede tid for arrangementet står nederst på kortet.

En vagt, der aldrig er tjekket ud, tæller ingenting, før du eller arrangøren lukker den.

Aflever en vagt

Når arrangøren lader frivillige vælge deres egne vagter, ser du Aflever ved siden af hver af dine vagter.

Tryk på Aflever ved siden af vagten og bekræft.
Dit holds ledere og arrangøren får besked om, at vagten igen har et hul.

Du kan aflevere en vagt indtil den frist, arrangøren har sat, som som standard er 24 timer før vagten, og aldrig efter at du har checket ind. Herefter skal du tale med din leder; knappen er med vilje væk.

Tag en ledig vagt

Hvis arrangøren har slået Frivillige vælger selv deres vagter til, har kortet blokken Ledige vagter du kan tage.

Læs blokken — den siger, hvor lang tid før starten du stadig kan aflevere vagten.
Tryk på Tag ved den vagt, du vil have.

Du ser dit eget holds vagter og vagter, der ikke hører til noget hold, kun dem der endnu ikke er begyndt, og som stadig har pladser. En vagt afvises, hvis den overlapper en af dine egne, er fuld, når du trykker, eller hører til et andet hold.

Fortæl hvornår du kan hjælpe

Feltet Hvornår kan du hjælpe? på hvert kort er fri tekst til arrangøren eller din leder, for eksempel “Lørdag eftermiddage”. Skriv det og tryk på Gem.

Skriv din tekst og tryk på Gem. Den kan indeholde op til 500 tegn.

Godt at vide

Ændr mit svar nederst på et kort åbner din invitationsside, mens arrangementet stadig modtager svar.
Den frivillige billet vises som en note med Få min billet, mens arrangementet ikke er afsluttet.
Du får en påmindelse på e-mail cirka et døgn før hver vagt, med opgaverne for den vagt.

Fejlfinding

Ingen knap til Tjek ind — den åbner en time før vagten. Uden for det tidsrum må du bede din leder om at checke dig ind.
Ingen knap til Aflever — arrangementet tillader det ikke, fristen er overskredet, eller du har allerede checket ind.
Ingen ledige vagter — arrangøren har ikke slået selvbetjening til, eller der er ikke noget tilbage til dit hold.
Ingen blok Dine hold — du er ikke kernemedlem af et hold, eller du leder det (så ser du i stedet Hold du leder). Spørg arrangøren.

Relateret

2.4 Dine frivillige opgaver

Opgaver er de jobs, du bliver bedt om at lave til et arrangement, for eksempel “Stil 420 stole op”. De findes på dit kort i Mit frivillige arbejde under Opgaver. Du kan sætte kryds, flytte dem videre, arbejde dig igennem en tjekliste og skrive kommentarer, alt sammen fra din telefon.

Hvilke opgaver er dine

Opgaver, der er givet til dig med navn, alene eller sammen med andre.
Opgaver for en vagt, du arbejder: alle på den vagt ser dem.
Opgaver for dit hold ved det arrangement, når dit hold er sat.
Opgaver, der er åbne for hele det frivillige team.
Opgaver fra arrangørens egen opgavetavle, når arrangøren har givet dig dem med navn.
Hvis du er kernemedlem af et hold: alle opgaver for det hold, under Dine hold øverst på siden.

Arbejd på en opgave

Læs titlen, start- og sluttidspunktet og beskrivelsen under den.
Når du er færdig, trykker du på firkanten foran opgaven. Tryk igen for at genåbne opgaven.
For at vise, hvor langt du er, skifter du status. Din egen liste tilbyder Åbn, I gang, Blokerede og Færdig; vælg Blokerede, når du venter på noget. Ændringen gemmes af sig selv.
Hvis opgaven har en tjekliste, trykker du på hver linje, når du er færdig med den. Overskriften siger “2 af 4 færdige”.
Åbn kommentarer for at læse, hvad holdet har skrevet, og skrive dine egne. Listen åbner af sig selv, når nogen har skrevet inden for det seneste døgn.

Opgaver fra arrangørens opgavetavle

En opgave, arrangøren har givet dig på deres egen opgavetavle, ser ens ud, med sine egne statusser: Afventende udbetalinger, I gang, Blokerede og Afsluttet.

Sæt kryds, eller flyt den videre med statussen.

Dit holds opgaver (kernemedlemmer)

Et kernemedlem af et fast hold ser hele holdets arbejde, ikke kun sit eget. Øverst på Mit frivillige arbejde har blokken Dine hold ét kort pr. hold, du er kerne i, med holdets opgaver ved de arrangementer, du er bekræftet til, grupperet efter arrangement. Kommende arrangementer kommer først; et arrangement bliver der i 30 dage efter sin slutning, så en opfølgning som at finde manglende genstande stadig er inden for rækkevidde.

Find kortet for dit hold. Lager åbner holdets lager.
Under hver opgave ser du, hvem den er for: navngivne personer, alle på en vagt eller hele holdet.
Sæt kryds ved en opgave, skift dens status, arbejd dig igennem dens tjekliste eller kommentér, præcis som på dine egne opgaver. Det kan du gøre på enhver opgave for dit hold, for eksempel for at hjælpe en holdkammerat, der er gået i stå.

At tilføje, slette og give opgaver til personer bliver hos holdlederen og arrangøren. En opgave, der også er din, vises både her og på arrangementskortet; en ændring et sted vises det andet sted.

Godt at vide

En opgave, der deles af en vagt eller et hold, er én enkelt opgave for mange personer. Arrangøren ser, hvem der har sat kryds.
Du kan kun røre ved opgaver, der er dine, eller opgaver for et hold, du er kernemedlem af. Alt, du gør på en opgave, kontrolleres mod din bekræftede plads ved det arrangement.
Hvis du trækker dig fra et arrangement, går opgaver, der er givet til dig med navn, tilbage til holdet.
Opgaver med et starttidspunkt sender dig en e-mail kort før, de begynder; opgaver for en vagt vises i vagtpåmindelsen.

Fejlfinding

“Ingen opgaver endnu” — intet er givet til dig eller dit hold. Spørg din leder.
En kommentar gemmes ikke — den må ikke være tom og må højst være 2.000 tegn.
Jeg satte kryds ved en opgave ved en fejl — tryk på firkanten igen.

Relateret

2.5 Tilmeld dig eller deltag i et hold

Der er to måder at tilbyde din hjælp selv i stedet for at vente på en invitation: tilmeldingen på en begivenhedsside og et tilmeldingslink, som en holdleder deler i sin gruppechat. Begge kræver en konto med en bekræftet e-mailadresse.

Tilmeld dig fra begivenhedssiden

Hvis arrangøren har slået frivillig-tilmelding til for en live begivenhed, viser dens side „Har du lyst til at hjælpe ved denne begivenhed?“ med linket Vær frivillig hos os. Linket vises også ved den frivillige billet.

Log ind og klik på Vær frivillig hos os.
Læs arrangørens tekst over formularen: hvad hjælpen indebærer, hvornår du skal møde op, og hvem du skal spørge.
Kontroller formularen. Din e-mailadresse er fast. Du kan valgfrit tilføje et Telefon-nummer, dine Færdigheder adskilt med semikolon eller komma og en besked under Noget arrangøren bør vide?.
Tryk på Vær frivillig hos os.

Din ansøgning går til arrangøren, som accepterer eller afslår. Du får en e-mail begge veje, og ansøgningen vises som Ansøgt under Mit frivillige arbejde indtil da. Ingen bliver accepteret automatisk. Hvis du allerede var inviteret, tæller tilmeldingen som dit ja.

Deltag i et hold med et link

En holdleder kan dele et tilmeldingslink for sit hold ved en begivenhed. Det virker, selv når offentlig tilmelding på begivenhedssiden er slået fra.

Åbn linket og log ind, hvis du bliver bedt om det.
Siden nævner det hold, du deltager i.
Udfyld formularen som ovenfor og tryk på Vær frivillig hos os.

Du lander i det hold som ansøger, og holdlederen accepterer dig. Var du allerede på begivenheden uden et hold, sætter linket dig i det hold.

Godt at vide

Dit telefonnummer føjes til arrangørens liste kun, hvis der ikke allerede var et; færdigheder noteres kun, når du er ny på den arrangørs liste.
Tilmelding ophæver også et tidligere „inviter mig ikke“ fra den arrangør.
Er du allerede på begivenheden, siger siden det og viser din status.

Fejlfinding

Siden findes ikke — tilmelding er slået fra, begivenheden er ikke live, den er forbi, eller tilmeldingslinket er slået fra af lederen.
Jeg sendes til login — siderne kræver en konto med en bekræftet e-mailadresse.
Jeg har aldrig hørt noget — spørg arrangøren eller holdlederen; ansøgninger venter på deres beslutning.

Relateret

2.6 Frivillige roller og Mit arbejde

Nogle frivillige gør mere end at hjælpe: en arrangør kan give dig en rolle til én begivenhed, f.eks. Frivilligkoordinering, Billetsalg, Indgang / check-in, Stedansvarlig, Marketing eller Økonomi, eller en af arrangørens egne tilpassede roller. Rollen åbner arrangørens skærme for den begivenhed, og kun dem rollen har brug for.

Sådan bemærker du en rolle

På begivenhedens kort i Mit frivillige arbejde ser du en lilla note: Du hjælper med at drive denne begivenhed som: Frivilligkoordinering, med knappen Åbn „Mit arbejde“.
I menuen under din avatar viser rækken Eventarbejde dine roller og linker til Mit arbejde. På en telefon står den i menuen som Mit arbejde.

Mit arbejde

Mit arbejde viser hver begivenhed, hvor du har en rolle, med rollen som et mærke og arrangøren og datoen. Hver række har én knap til det, rollen er til: Scan for indgangen, Ordrer, Frivillige, Opgavestyring, Analyse eller Oversigt.

Find begivenheden og læs rollemærket.
Klik på knappen for at åbne den begivenheds skærme.

Hvad en frivilligkoordinator ser

En frivilligkoordinator åbner begivenhedens Frivillige-sider med alle faner — Mennesker, Vagter, Opgaver, Dagsplan, Live, Beskeder, Indstillinger og Liste — og opgavetavlen. De inviterer og bekræfter personer, planlægger vagter og opgaver, sender beskeder og giver, for de roller de selv har, roller videre til andre frivillige. De ser også begivenhedens oversigt og dens pakkelister. De ser ikke ordrer, penge eller indstillinger, som deres rolle ikke omfatter.

Kun denne begivenhed er åben for dig; arrangørens andre begivenheder forbliver lukkede.

Godt at vide

En rolle gælder for én begivenhed. Den udløber 30 dage efter begivenheden, så økonomiarbejde kan blive færdigt, efter døren er lukket.
Den gælder kun, mens du er bekræftet til begivenheden og er logget ind med den bekræftede adresse, arrangøren har på fil. Træder du tilbage fra begivenheden, udløber rollerne.
Ingen kan give en rolle, de ikke selv fuldt ud har, så en koordinator kan lave en anden koordinator, men ikke uddele Økonomi.
Ledere af faste hold får også en rolle ved at være leder og kan få en ekstra, som arrangøren har knyttet til holdet (f.eks. Billetsalg for tilmeldingslederne). Se Vejledning for holdledere.
En e-mail fortæller dig, når en rolle gives. Har du ingen konto endnu for den adresse, peger den dig på at oprette en.

Fejlfinding

Ingen række i Mit arbejde — du har ingen aktiv rolle: begivenheden sluttede for mere end 30 dage siden, du er ikke bekræftet, eller du er logget ind med en anden adresse.
En side siger adgang nægtet — din rolle omfatter den ikke. Bed arrangøren om at ændre din rolle.

Relateret

2.7 Vejledning for holdledere

En holdleder driver ét fast hold i en forening, f.eks. Registrering eller Lokaleadministration, ved hver begivenhed. Som leder rekrutterer du folk til dit hold, bekræfter dem, planlægger holdets vagter og opgaver, skriver til dine folk og passer på holdets lager. Du gør dette fra din egen konto og ikke fra et arrangørpanel. Denne vejledning er oversigten; hvert afsnit linker til detaljerne.

Hvad du kan gøre her

Rekruttér fra arrangørens liste, med et tilmeldingslink eller ved at tilføje en ny person.
Bekræft ansøgere og afgør, om en person, du inviterer, er bekræftet med det samme.
Planlæg vagter og opgaver for dit hold og sæt dine folk på dem.
Følg dagen på dagsplanen og livesiden, og skriv til dit hold.
Pas på dit holds lager: varer, indkøbsliste, køb og kvitteringer. Se Dit holds lager.

Åbn dine begivenheder

Åbn menuen for din avatar. Under Eventarbejde vælger du din rolle, eller du åbner Mit arbejde.
Klik på knappen ved begivenheden: Frivillige, eller en anden knap, hvis dit hold også har en rolle som Billetkontor.
I sidebaren vælger du Frivillige. En leder ser fanerne Mennesker, Vagter, Opgaver, Dagsplan, Live, Beskeder og Liste. Der er ingen fane Indstillinger: begivenhedens generelle indstillinger forbliver hos arrangøren.

Rekruttér folk

Under Mennesker viser blokken Hold ved denne begivenhed hvert hold, du leder: hvor mange der er bekræftet i forhold til, hvad holdet har brug for, og hvor mange der endnu ikke har svaret.

Angiv under Behov, hvor mange personer dit hold har brug for, og tryk på Gem.
Under Tilmeldingslink opretter du et link og bruger Kopiér eller Del på WhatsApp. Personer, der åbner det, logger ind og ansøger om at komme på dit hold; du accepterer dem. Slå fra stopper linket; et nyt link erstatter det gamle. Se Tilmeld dig eller deltag i et hold.
Klik på Invitér fra din liste øverst på siden for at spørge personer, som arrangøren allerede kender.

Invitér fra listen: inviter eller bekræft med det samme

Vælg personer i listen (søg, eller brug Vælg alle viste), eller — i første del — alle, der har hjulpet ved en af arrangørens tidligere begivenheder.
Feltet Hold viser kun dine hold. Du skal vælge et.
Lad Allerede bekræftet (jeg har selv spurgt) være fravalgt, hvis du vil sende den almindelige invitation „Kan du hjælpe?”; personen svarer Ja eller Nej, og et ja beder dem om at oprette en gratis konto eller logge ind, før det tæller. Sæt kryds, når nogen allerede har sagt ja til dig: de bliver bekræftet med det samme og modtager „Du er på holdet” i stedet for en invitation. Har de endnu ingen konto, indeholder mailen en knap Opret min konto, og under Mennesker vises de med Ingen konto endnu og en knap Send tilmeldingslink, indtil de har oprettet en.
Klik på Invitér dem eller Invitér valgte. En resultatlinje viser, hvor mange der blev inviteret, og hvor mange der blev sprunget over (allerede på begivenheden eller bedt om ikke at blive inviteret).

Det samme valg findes under Tilføj nogen ny, som tilføjer en person til listen og inviterer vedkommende i ét trin. Invitationer sendes i arrangørens timebaserede afsendelsestempo, så en stor gruppe får sine mails over tid.

Vagter og opgaver

Under Vagter ser du alle vagter, men du tilføjer, ændrer og udfylder kun dem for dine egne hold. En ny vagt eller opgave skal tildeles et af dine hold.

Åbn Tilføj en vagt og udfyld, hvad, hvornår, hvor og hvor mange personer du har brug for.
Tilføj bekræftede medlemmer af dit hold til vagten. En person, der allerede har en anden vagt på det tidspunkt, springes over.
På en vagt for dit hold kan du registrere personer ind eller ud, eller Fjern en person.

Under Opgaver tilføjer du en opgave med Tilføj opgave, til én person, en vagt eller hele holdet, med et starttidspunkt, en frist og en tjekliste. Opgaver viser status, tjekliste og kommentarer, som dine folk skriver fra Mit frivilligarbejde.

Kun læsning og redigerbart

Du ser alt, men du ændrer kun dit hold. Du ser hele listen over Mennesker og listen — du rekrutterer fra den — men du bekræfter, afslår, sender igen, fjerner, angiver hold og skriver kun til personer i dine egne hold. Du må dog tilknytte personer uden hold til dit hold med massehandlingen Angiv team.
Beskeder kan kun sendes til dine egne hold og deres vagter.
Roller, du kan give, er begrænset til dem, du selv har.
Kopiering af opsætningen fra en tidligere begivenhed samt begivenhedens indstillinger (tilmelding, takketekst, selvbetjente vagter) forbliver hos arrangøren eller en koordinator.
På arrangørens egne sider kan du ikke ændre kategorier, flytte en post til et andet hold eller markere køb som refunderet.

Godt at vide

Ledere er med i kerneholdet i deres gruppe: ved hver begivenhed tilføjes en leder automatisk som bekræftet, og invitationerne til de øvrige kernemedlemmer sendes, når begivenheden er offentliggjort.
Når en af dine personer giver en vagt tilbage, modtager du og arrangøren en besked.
Hvis arrangøren har knyttet en rolle til dit hold (lederrollen), har du den ved hver begivenhed, du arbejder ved, f.eks. Billetkontor.

Fejlfinding

Jeg ser intet tilmeldingslink — opret et under Hold ved denne begivenhed; der findes ingen, før du gør det.
En person er nedtonet eller springes over — vedkommende er allerede på denne begivenhed i en eller anden status, eller har bedt arrangøren om ikke at blive inviteret.
En handling afvises — personen eller vagten hører til et andet hold.

Relateret

2.8 Dit holds lager

Hvis du leder et hold, passer du på holdets lager mellem arrangementerne: hvad der findes, hvor det er, hvad der skal købes, og hvad der er købt. Det findes under Mit frivillige arbejde i blokken Hold du leder, som har links til Inventar, Indkøbsliste og Køb. Hvis du er kernemedlem af et hold, ser du det samme lager skrivebeskyttet, fra blokken Dine hold; se Kernemedlemmer: se holdets lager nedenfor.

Hvad du kan gøre her

Find blokken og det hold, du leder.
Klik på Inventar for holdets genstande, Indkøbsliste for det, der er nået ned på sit minimum, eller Køb for holdets køb med deres kvitteringer.

Sidens titel er Inventar: Registrering. Du ser kun dit holds genstande, aldrig et andet holds eller den fælles pulje.
Tilføj genstand opretter en genstand for dit hold. Holdet kan ikke ændres; det er dit.
Åbn en genstand med Rediger for at ændre den, sige hvem der har den eller hvor den er, genopfylde den, registrere vedligeholdelse, registrere et køb med dets kvittering eller slette den. Siderne er de samme som arrangørens, se Genstande og Køb.
Indkøbslisten har teksten, du kan kopiere ind i dit holds WhatsApp-gruppe.
QR-etiketter udskriver etiketter til dit holds genstande.

Scan en etiket

Når din telefon åbner en etiket på en af dit holds genstande, lander du på genstandens side. Hvis genstanden står på en pakkeliste for et igangværende eller kommende arrangement, viser det øverste panel Booket til arrangementer, hvor mange der er planlagt, taget med og tilbage.

Panelet har Taget med, så alt planlagt markeres som taget med, og Alle tilbage, når det er returneret. Nedenunder viser Hvor er den, hvem der har genstanden.

Kernemedlemmer: se holdets lager

Et kernemedlem, der ikke leder holdet, får en skrivebeskyttet side med holdets genstande, så du ved, hvad der findes, og hvem der har det, før du går og henter noget.

Under Mit frivillige arbejde, under Dine hold, klikker du på Inventar på dit holds kort. Siden hedder Inventar: Hallens drift.
Hver genstand viser sin type, stand og kategori, hvor mange der er tilgængelige af det samlede antal, og hvem der har den (Hos …) eller hvor den er opbevaret (I …). Genstande, du selv har, er fremhævet med Du har den.
En genstand, der er på eller under sit minimum, viser sine tal med rødt sammen med minimum; overskriften tæller, hvor mange genstande der er lave.
Under genstandene viser Pakkelister, hvad holdet tager med til hvert kommende arrangement, du er bekræftet til: det planlagte antal, hvor mange der blev taget med, og hvor mange der kom tilbage.

Intet på denne side kan ændres. Redigering af en genstand, angivelse af hvem der har den, genopfyldning og registrering af et køb bliver hos holdlederen og arrangøren, så sig til din leder, når du tager eller returnerer noget.

Pakkelister til dine arrangementer

For et arrangement, du arbejder ved, er holdets pakkeliste siden Begivenhedsinventar i arrangementets Manage-sidebar. Du ser og ændrer kun listerne for de hold, du leder. Se Pakkelister til arrangementer. Efter et arrangement bliver manglende genstande til en opgave for dit hold under Mit frivillige arbejde.

Godt at vide

Arrangøren refunderer frivillige, der har betalt af egen lomme. Du ser, at et køb er Skal tilbagebetales, men du kan ikke markere det som tilbagebetalt.
Kvitteringer er private for arrangøren og for dig.
Kategorierne er arrangørens; du kan vælge en for en genstand, men ikke tilføje eller fjerne dem.
Genstande fra andre hold er ikke synlige, og lån mellem hold sker ved, at I spørger hinanden, uden for platformen.

Fejlfinding

Ingen blok Hold du leder — arrangøren har ikke markeret dig som leder af et hold, eller din liste-post er ikke knyttet til din bekræftede e-mailadresse.
Intet Inventar-link under Dine hold — du er ikke kernemedlem af dette hold. Almindelige medlemmer ser ikke holdets lager; spørg din leder eller arrangøren.
Pakkelisten er tom — intet er endnu planlagt for dit hold ved et kommende arrangement, du er bekræftet til.
En scanning afvises — genstanden hører til et andet hold eller den fælles pulje.