Veranstaltungen mit Ehrenamtlichen-Teams durchführen

Für Vereine, deren Veranstaltungen von Ehrenamtlichen getragen werden: Kartei, feste Teams und ihre Leitungen, Rollen, Schichten, Aufgaben, Team-Inventar und der Veranstaltungstag sowie das, was Ihre Ehrenamtlichen sehen.

Ausgabe vom 18. Oktober 2026

Die jeweils aktuelle Fassung jedes Kapitels finden Sie im Hilfecenter: https://eventmann.com/de/help

Kapitel 1

Ehrenamtliche

1.1 Ehrenamtliche

Ehrenamtliche sind Menschen, die bei Ihren Veranstaltungen unentgeltlich helfen. EventMann stellt ihnen eigene Werkzeuge zur Verfügung: einen Helferkreis, den Sie über alle Ihre Veranstaltungen hinweg pflegen, dauerhafte Teams mit Leitungen, eine Einladung pro Veranstaltung, einen Dienstplan, Aufgaben, Nachrichten und eine Live-Ansicht für den Veranstaltungstag selbst. Es ist für Vereine gedacht, deren gesamtes Veranstaltungsteam aus Ehrenamtlichen besteht, und funktioniert genauso gut für eine einzelne helfende Person bei einer einzigen Veranstaltung. Sie finden es an zwei Stellen: Ehrenamtliche in der Gruppe Wachstum Ihrer Seitenleiste für alles, was sich über mehrere Veranstaltungen erstreckt (Helferkreis, Teams, Import), und Ehrenamtliche unter Team & Partner im Manage-Menü einer Veranstaltung für alles, was zu einer einzelnen Veranstaltung gehört.

Der Seitenleisteneintrag Ehrenamtliche öffnet den Helferkreis. Seine Registerleiste führt zu Teams und Ehrenamtliche importieren.

Ehrenamtliche, Mitarbeitende und Mitglieder sind drei verschiedene Dinge

	Ehrenamtliche	Mitarbeitende	Mitglieder
Wer	Menschen, die unentgeltlich helfen, oft immer wieder	Bezahlte Helfende für eine Veranstaltung	Menschen, die bei Ihnen eine Mitgliedschaft gekauft haben
Wo	Helferkreis, Teams und Manage → Ehrenamtliche	Manage → Veranstaltungspersonal, das Personalportal	Einstellungen → Mitgliedschaft
Dienstplan	Schichten für Ehrenamtliche	Schichten für Mitarbeitende, mit Tauschen und Lohnabrechnung	Keiner
Geld	Keines. Stunden werden nur erfasst	Stundensätze und Lohnabrechnung	Tarifpreis, vom Mitglied gezahlt

Die drei vermischen sich nicht. Eine ehrenamtliche Person wird nie in den Dienstplan des Personals eingetragen, und ein Dienstplan für Ehrenamtliche fließt nie in die Lohnabrechnung ein. Wenn Sie jemanden bezahlen, gehört diese Person unter Veranstaltungspersonal.

Was Sie hier tun können

Führen Sie einen Helferkreis mit allen, die geholfen haben oder die Sie fragen möchten. Fügen Sie Personen von Hand hinzu oder importieren Sie sie aus einer Tabelle — siehe Der Helferkreis und der CSV-Import.
Betreiben Sie dauerhafte Teams wie Anmeldung, Musik oder Küche, jeweils mit Leitungen und einem Kernteam, das bei jeder Veranstaltung dabei ist — siehe Dauerhafte Teams, Leitungen und das Kernteam.
Laden Sie Personen zu einer Veranstaltung ein, nehmen Sie Anmeldungen an und bestätigen Sie viele auf einmal — siehe Ehrenamtliche zu einer Veranstaltung einladen und Gewinnung über Beitrittslinks, Anmeldung und kopierte Einrichtungen.
Vergeben Sie Veranstaltungsrollen, damit eine ehrenamtliche Person die Kasse, die Finanzen oder die anderen Ehrenamtlichen leiten kann — siehe Rollen für Ehrenamtliche und Teamleitungen.
Planen Sie die Arbeit mit Schichten, Aufgaben für Ehrenamtliche und dem Aufgabenbrett der Veranstaltung.
Leiten Sie den Tag mit dem Ablaufplan und der Live-Ansicht und Nachrichten an Ihre Ehrenamtlichen.
Kümmern Sie sich um Stunden und Datenschutz — wer was sieht, die Stundenübersicht und das Löschen einer ehrenamtlichen Person, siehe Stunden von Ehrenamtlichen und Datenschutz.
Sagen Sie Danke mit einem kostenlosen oder ermäßigten Ticket, das nur Ihre Ehrenamtlichen kaufen können — siehe Das Dankeschön-Ticket für Ehrenamtliche.

Die Seiten einer Veranstaltung

Öffnen Sie eine Veranstaltung und dann Team & Partner → Ehrenamtliche. Oben verläuft eine Registerleiste. Personen zeigt, wer angefragt wurde und was geantwortet hat. Schichten und Aufgaben sind Dienstplan und Aufgabenliste, Ablaufplan bringt beides in zeitliche Reihenfolge, Live zeigt, was gerade geschieht, Nachrichten schreibt an das Team, Einstellungen enthält die Optionen für Ehrenamtliche dieser Veranstaltung, und Helferkreis ist derselbe Helferkreis wie in Ihrem Organisatorenbereich, für Personen, die nur diese eine Veranstaltung betreuen.

Ein typischer Ablauf

Legen Sie Ihren Helferkreis einmal an und richten Sie Ihre Teams ein. Machen Sie die Menschen, die immer da sind, zu Kernmitgliedern: Sie werden bei jeder neuen Veranstaltung automatisch hinzugefügt.
Öffnen Sie bei der Veranstaltung Personen und laden Sie die übrigen ein, oder veröffentlichen Sie einen Beitrittslink in Ihrer WhatsApp-Gruppe.
Legen Sie Schichten und Aufgaben an oder kopieren Sie sie vom Vorjahr, und setzen Sie dann bestätigte Personen auf die Schichten.
Senden Sie vor dem Tag eine Nachricht, drucken Sie den Ablaufplan aus und prüfen Sie unter Personen die Teamgrößen.
Halten Sie am Tag die Live-Ansicht geöffnet. Danach stehen die Stunden im Helferkreis, und Sie können für jede ehrenamtliche Person eine Stundenübersicht herunterladen.

Gut zu wissen

Im Helferkreis zu stehen ist keine Einladung. Beim Import einer Liste wird keine E-Mail versendet; Sie entscheiden pro Veranstaltung, wen Sie fragen.
Nur bestätigte Ehrenamtliche können auf Schichten gesetzt werden, Aufgaben erhalten, eine Rolle übernehmen und das Dankeschön-Ticket kaufen.
Eine Absage auf eine Einladung braucht kein Konto. Eine Zusage dagegen schon: Die ehrenamtliche Person erstellt auf der Einladungsseite ein kostenloses Konto oder meldet sich an, und erst dann wird sie bestätigt und Sie werden benachrichtigt. Über das Konto sieht sie ihre Schichten und Aufgaben, checkt ein und kauft das Dankeschön-Ticket. Ihre Seite beschreibt Ehrenamt bei einer Veranstaltung.
Einladungs-, Bestätigungs- und Nachrichten-E-Mails werden mit Ihrem eigenen stündlichen Versandlimit (Einstellungen → E-Mail) verschickt, sodass hundert Einladungen über die Zeit verteilt werden statt in einem einzigen Schwung.
Jede Einladung enthält einen Link, um sich von Ihren Ehrenamtseinladungen abzumelden. Personen, die sich abgemeldet haben, werden bei Einladungen übersprungen und im Helferkreis mit Keine Einladungen gewünscht angezeigt.
Ein Teammitglied kann mit Ehrenamtlichen arbeiten, wenn seine Rolle die Berechtigung Ehrenamtliche hat; Teamleitung (nur eigene Teams) begrenzt sie auf die Teams, die die Person leitet. Die Berechtigung Aufgaben öffnet das Aufgabenbrett. Beide setzen Sie unter Benutzerdefinierte Rollen.

Fehlerbehebung

Die Einträge zu Ehrenamtlichen fehlen im Menü — Ihre Rolle hat für diese Veranstaltung nicht die Berechtigung Ehrenamtliche. Fragen Sie die Organisatorin oder den Organisator, dem die Veranstaltung gehört.
Eine ehrenamtliche Person sagt, sie kann ihre Schichten nicht sehen — sie braucht ein Konto unter der Adresse, an die Sie eingeladen haben, und die Adresse muss bestätigt sein. Zeigt Personen neben ihr Noch kein Konto, verwenden Sie Registrierungslink senden.
Jemand wurde beim Einladen übersprungen — die Person ist in irgendeinem Status bereits bei dieser Veranstaltung, oder sie hat sich von Ihren Einladungen abgemeldet.

1.2 Die Helferkartei und der CSV-Import

Die Helferkartei ist Ihre Liste aller Personen, die bei Ihren Veranstaltungen mitgeholfen haben oder die Sie gern fragen möchten. Sie gehört Ihnen und nicht einer einzelnen Veranstaltung: Eine Person wird einmal angelegt, erhält eine Helfernummer wie V0001 und behält ihre Historie über alle Ihre Veranstaltungen hinweg. Öffnen Sie sie unter Wachstum → Ehrenamtliche in der Seitenleiste Ihres Veranstalterbereichs.

Was Sie hier tun können

Personen einzeln hinzufügen oder die Liste, die Sie bereits führen, als CSV-Datei importieren.
Nach Name, Team, Fähigkeit, Konto-Status, bisheriger Mithilfe oder Wunsch, nicht eingeladen zu werden, suchen und filtern.
Kontaktdaten, Fähigkeiten und Ihre eigenen Notizen bearbeiten.
Sehen, bei wie vielen Veranstaltungen und mit wie vielen Stunden eine Person bereits mitgeholfen hat, und einen Stundennachweis als PDF herunterladen.
Die gesamte Kartei als CSV-Datei exportieren oder eine Person samt ihrer Historie löschen.

Klicken Sie auf Ehrenamtliche:n hinzufügen, um jemanden hinzuzufügen, auf Ehrenamtliche importieren, um eine Datei zu laden, oder auf CSV exportieren, um die Liste herunterzuladen. Die vier Karten oberhalb der Tabelle zählen alle Personen in der Kartei, diejenigen, die mitgeholfen haben, diejenigen Mit Konto und diejenigen, die keine Einladungen wünschen; jede Karte ist eine Abkürzung zu diesem Filter. Nutzen Sie das Suchfeld für einen Namen, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder eine Helfernummer, und die Auswahlfelder wie Alle, um die Liste weiter einzugrenzen.

Ehrenamtliche:n hinzufügen

Klicken Sie auf Ehrenamtliche:n hinzufügen.
Geben Sie den Namen und die E-Mail der Person ein. Diese beiden Felder sind Pflicht; die E-Mail-Adresse muss in Ihrer Kartei eindeutig sein, Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
Fügen Sie Fähigkeiten durch Semikolons getrennt hinzu, zum Beispiel Einlass; Erste Hilfe; Bühnentechnik. Es werden bis zu 20 Fähigkeiten gespeichert, und sie werden zu einem Filter in der Kartei.
Optional können Sie Notizen schreiben; sie sind nur für Sie bestimmt.
Klicken Sie auf Zur Kartei hinzufügen. Es wird niemand per E-Mail benachrichtigt.

Die Tabelle lesen

Jede Zeile beginnt mit der Helfernummer der Person und den Teams, zu denen sie gehört, wobei ein Stern die Teams kennzeichnet, die sie leitet. Die Spalte Veranstaltungen zählt die Veranstaltungen, bei denen die Person bestätigt war, Stunden addiert die Zeit zwischen Check-in und Check-out jeder abgeschlossenen Schicht. Ein grünes Abzeichen Hat ein Konto bedeutet, dass ein bestätigtes EventMann-Konto diese E-Mail-Adresse verwendet, und Keine Einladungen gewünscht bedeutet, dass die Person sich von Ihren Einladungen abgemeldet hat. Bearbeiten öffnet dieselben Felder wie der Dialog zum Hinzufügen. Das Download-Symbol liefert den Stundennachweis der Person als PDF, und der Papierkorb löscht die Person.

Eine Liste aus einer Tabellenkalkulation importieren

Unter Ehrenamtliche importieren laden Sie die Liste hoch, die Sie bereits führen. Der Import fügt Personen nur zu Ihrer Kartei hinzu. Er versendet keine E-Mail und ändert niemals jemanden, der bereits vorhanden ist.

Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um die genauen Spaltennamen zu sehen, oder speichern Sie Ihre Tabelle als CSV.
Die erste Zeile muss die Spalten benennen: name, email, phone, skills und notes. Nur name und email sind Pflicht. Mehrere Fähigkeiten trennen Sie durch ein Semikolon. Dateien, die von Excel gespeichert wurden, auch deutsches Excel mit Semikolons als Trennzeichen, werden unverändert gelesen.
Wählen Sie die Datei — bis zu 5 MB und 5.000 Zeilen — und klicken Sie auf Datei überprüfen.

Anschließend sehen Sie eine Vorschau mit den Zählern Wird hinzugefügt, Übersprungen (bereits vorhanden) und Übersprungen (nicht lesbar). Zeilen, die als Bereit markiert sind, werden hinzugefügt. Eine Zeile wird übersprungen, wenn die E-Mail-Adresse bereits in Ihrer Kartei steht oder zweimal in der Datei vorkommt, und als Nicht lesbar markiert, wenn Name oder E-Mail fehlen oder ungültig sind. Es wurde noch nichts geschrieben. Klicken Sie auf Importieren, um die bereiten Zeilen hinzuzufügen.

Die Einstellungen im Detail

Helfernummer — wird automatisch aus Ihrer eigenen Nummernfolge vergeben (V0001, V0002 und so weiter) und nie wiederverwendet.
Fähigkeiten — Freitext, durch Semikolons getrennt. Der Fähigkeitsfilter liest die Fähigkeiten, die tatsächlich in der Kartei stehen.
Notizen (nur Sie sehen diese) — werden nie der ehrenamtlichen Person oder den Teamleitungen gezeigt.
Zeilen pro Seite — 25, 50, 100 oder 200; Sortieren nach Name, Helfernummer, meisten Veranstaltungen oder zuletzt hinzugefügt.

Gut zu wissen

Wenn Sie die E-Mail-Adresse einer Person ändern, wird die Verknüpfung zu deren Konto gelöst. Sie wird automatisch wiederhergestellt, sobald sich jemand mit einem bestätigten Konto unter der neuen Adresse anmeldet.
Eine Person kann sich über den Link in jeder Einladungs-E-Mail von Ihren Einladungen abmelden. Sie können ihr keine Einladung mehr senden, bis sie sich selbst erneut anmeldet.
Aus Kartei entfernen löscht die Person samt ihren Einladungen, Schichten und Stunden bei allen Ihren Veranstaltungen. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden; genau das verlangt ein Löschantrag.
Die Datei CSV exportieren enthält Kontaktdaten, Fähigkeiten, Ihre Notizen und Stunden. Behandeln Sie sie als personenbezogene Daten. Siehe Stunden von Ehrenamtlichen und Datenschutz.
Eine Helferkoordination, die nur eine Veranstaltung betreut, erreicht dieselbe Kartei unter dem Reiter Helferkreis dieser Veranstaltung. Eine Teamleitung sieht sie nur lesend, um Personen anzuwerben.
Die Importvorschau wartet 30 Minuten auf Sie. Danach wählen Sie die Datei erneut aus.

Fehlerbehebung

Der Import meldet, dass eine Spalte fehlt — die erste Zeile muss die Spalten benennen, mindestens name und email. Verwenden Sie die Vorlage für die genaue Schreibweise.
Der Import meldet, dass die Datei nicht mehr verfügbar ist — die geprüfte Datei wurde 30 Minuten aufbewahrt. Wählen Sie sie erneut aus und prüfen Sie sie erneut.
Eine Person, die ich hinzugefügt habe, wird beim Einladen zu einer Veranstaltung nicht angeboten — sie ist bei dieser Veranstaltung bereits in einem Status vermerkt oder hat sich abgemeldet. Siehe Ehrenamtliche zu einer Veranstaltung einladen.
Die E-Mail-Adresse wird als bereits verwendet abgelehnt — jede E-Mail-Adresse kann nur einmal in Ihrer Kartei stehen. Suchen Sie danach; die Person ist möglicherweise bereits erfasst.

1.3 Feste Teams, Leitungen und das Kernteam

Teams sind die Abteilungen Ihres Vereins — Anmeldung, Musik, Marketing, Sponsoren, Hallenbetrieb, Küche — die von Veranstaltung zu Veranstaltung bestehen bleiben. Ein Team hat eine Leitung, Mitglieder und ein Kernteam. Damit kann eine Leitung ihren Teil einer Veranstaltung selbst steuern, ohne in die Aufgaben anderer einzugreifen. Sie richten Teams unter Wachstum → Ehrenamtliche → Teams ein. Nur Sie als Veranstalter können Teams anlegen oder ändern.

Was Sie hier tun können

Legen Sie die Teams an, mit denen Sie Veranstaltungen durchführen, und wählen Sie, was deren Leitungen und Mitglieder bei einer Veranstaltung öffnen dürfen.
Fügen Sie Personen aus Ihrem Helferkreis einem Team hinzu, als Mitglieder, als Leitungen und als Kernteam.
Benennen Sie ein Team um, ändern Sie seine Zugriffsrechte, entfernen Sie Personen aus dem Team oder löschen Sie das Team.

Leitung, Kernteam und Mitglied

Mitglied — gehört zum Team. Bei einer Veranstaltung wird die Person einem Team zugeordnet, wenn Sie sie einladen oder wenn sie über den Link eines Teams beitritt.
Leitung — führt das Team bei jeder Veranstaltung, bei der die Person mithilft. Eine Leitung wirbt Personen für das Team an, bestätigt sie, plant die Schichten und Aufgaben des Teams und schreibt an das Team. Eine Leitung sieht die gesamte Personenliste und den Helferkreis, ändert aber nur die Angelegenheiten ihrer eigenen Teams. Siehe Helferrollen und Teamleitungen.
Kernteam — ist automatisch bei jeder Veranstaltung dabei und sieht das gesamte Bild des Teams: unter Mein Ehrenamt im Bereich Ihre Teams jede Aufgabe des Teams bei den Veranstaltungen, für die die Person bestätigt ist, sowie eine reine Leseansicht des Bestands und der Packlisten des Teams. Eine Leitung gehört immer zum Kernteam.

Dieselbe Person kann in mehreren Teams sein. Bei einer Veranstaltung ist ihr Hauptteam ein Team, das sie leitet, andernfalls das erste Team, in dem sie Mitglied des Kernteams ist.

Ein Team anlegen

Öffnen Sie Teams und klicken Sie auf Team anlegen.
Geben Sie den Teamnamen ein. Jeder Name kann nur einmal vergeben werden.
Wählen Sie unter Leitungen erhalten Zugriff auf, was eine Leitung dieses Teams bei jeder Veranstaltung öffnen darf, zum Beispiel Kasse für die Leitungen der Anmeldung. Nichts zusätzlich beschränkt sie auf ihre Helfer-Werkzeuge.
Wählen Sie unter Mitglieder erhalten Zugriff auf dasselbe für einfache Mitglieder, zum Beispiel Einlass / Check-in. Mitglieder erhalten diesen Zugriff nur bei Veranstaltungen, bei denen dies ihr Team ist.
Klicken Sie auf Team anlegen.

Zur Auswahl stehen die Rollen, die Sie Ehrenamtlichen bei einer Veranstaltung geben können — Helferkoordination, Kasse, Einlass / Check-in, Veranstaltungsort, Marketing, Finanzen — sowie alle selbst angelegten Rollen. Was jede Rolle öffnet, erklärt Helferrollen und Teamleitungen. Der Zugriff gilt nur bei den Veranstaltungen, bei denen eine Person mithilft, sowie 30 Tage nach deren Ende.

Personen einem Team zuordnen

Jedes Team hat eine eigene Karte mit seinen Personen. Leitungen stehen zuerst. In der Zeile einer Person zeigen ein Badge Leitung und ein Badge Kern deren Stellung an. Setzen Sie den Haken bei Leitung oder Kern und klicken Sie auf Speichern, um dies zu ändern, oder klicken Sie auf das Kreuz, um die Person aus dem Team zu entfernen. Oben auf der Karte stehen Personen aus dem Helferkreis hinzufügen und Bearbeiten. Mit Letzterem benennen Sie das Team um und ändern seine Zugriffsrechte.

Klicken Sie auf Personen aus dem Helferkreis hinzufügen, um die Liste neben der Seite zu öffnen.
Suchen Sie mit dem Suchfeld nach Namen, E-Mail-Adresse oder Helfernummer und setzen Sie die Haken.
Setzen Sie den Haken bei als Leitung, wenn die Personen das Team führen, oder bei als Kernteam (bei jeder Veranstaltung), wenn sie bei jeder Veranstaltung dabei sein sollen.
Klicken Sie auf Zum Team hinzufügen. Es können bis zu 500 Personen auf einmal hinzugefügt werden.

Das Kernteam ist bei jeder Veranstaltung dabei

Mitglieder des Kernteams und Leitungen werden zu jeder Ihrer Veranstaltungen hinzugefügt, die noch nicht beendet ist. So müssen Sie dieselben fünfzig Personen nicht bei jeder Veranstaltung erneut einladen.

Eine Leitung wird als bestätigt hinzugefügt, weil sie das Team führt. Sie kann sich dennoch zurückziehen.
Jedes andere Mitglied des Kernteams wird als eingeladen hinzugefügt und antwortet per E-Mail mit Ja oder Nein.
Solange eine Veranstaltung ein Entwurf ist, wird niemand per E-Mail benachrichtigt. Die Einladungen gehen hinaus, sobald die Veranstaltung erstmals veröffentlicht wird, damit ein gelöschter Entwurf niemanden erreicht.
Wenn Sie jemanden zum Kernteam oder zur Leitung machen, wird diese Person sofort zu all Ihren kommenden Veranstaltungen hinzugefügt.
Wer bei einer Veranstaltung bereits in irgendeinem Status steht — abgelehnt, entfernt — wird nicht erneut hinzugefügt. Die Antwort dieser Person gilt.

Was ein Mitglied des Kernteams tun kann

Teamaufgaben — jede Aufgabe, die Sie oder eine Leitung dem Team gegeben haben, nicht nur die eigenen: Sie können eine Aufgabe weiterschieben (Öffnen, In Bearbeitung, Blockiert, Fertig), deren Checkliste abhaken und kommentieren. Hinzufügen, Löschen oder Neuzuweisen einer Aufgabe bleibt Ihnen und den Leitungen des Teams vorbehalten.
Teambestand — die Artikel des Teams mit Menge, Zustand, wer jeden Artikel hat oder wo er gelagert ist, die Warnung bei niedrigem Bestand und die Packliste des Teams für die kommenden Veranstaltungen. Artikel bearbeiten, nachfüllen oder Einkäufe erfassen können sie nicht.
Nur das eigene Team: Ein Kernmitglied des Hallenbetriebs sieht nichts von den Aufgaben oder dem Bestand der Anmeldung. Ein einfaches Mitglied sieht nur die Aufgaben, die ihm persönlich, seiner Schicht oder dem gesamten Team zugewiesen sind.

Gut zu wissen

Wenn Sie eine Person aus einem Team entfernen oder ein Mitglied das Kernteam verlässt, werden diese Personen nicht von Veranstaltungen entfernt, bei denen sie bereits zugesagt haben.
Wenn Sie ein Team löschen, bleiben seine Personen in Ihrem Helferkreis und bei jeder Veranstaltung. Nur das Team wird entfernt. Die Schichten und Aufgaben des Teams werden zu „kein Team“, und ihre Personen zeigen bei den Veranstaltungen kein Hauptteam mehr an.
Nur der Veranstalter legt Teams an. Der Zugriff eines Teams gilt für jede Veranstaltung, daher kann eine Veranstaltungskoordination, die nur eine Veranstaltung betreut, ihn nicht festlegen.
Personen, die sich von Ihren Einladungen abgemeldet haben, werden beim Hinzufügen des Kernteams übersprungen.
Jedes Team kann seinen Bestand auch zwischen den Veranstaltungen selbst betreuen; siehe Teambestand.

Fehlerbehebung

Ein Mitglied des Kernteams wurde zu meiner neuen Veranstaltung nicht eingeladen — die Veranstaltung ist noch ein Entwurf (die Einladungen gehen bei der Veröffentlichung hinaus), die Veranstaltung ist abgesagt oder vorbei, oder die Person hat sich von Ihren Einladungen abgemeldet.
Eine Leitung kann die Veranstaltung nicht öffnen — eine Leitung braucht einen bestätigten Platz bei der Veranstaltung sowie ein Konto mit der E-Mail-Adresse aus dem Helferkreis, deren E-Mail-Adresse bestätigt ist.
Der Teamname wird abgelehnt — Sie haben bereits ein Team mit diesem Namen.

1.4 Ehrenamtliche zu einer Veranstaltung einladen

Der Reiter Personen bei den Ehrenamtlichen einer Veranstaltung ist der Ort, an dem Sie festlegen, wer bei dieser Veranstaltung hilft: Sie laden Personen aus Ihrem Helferkreis ein, nehmen diejenigen an, die sich angemeldet haben, und sehen, wer zugesagt hat. Öffnen Sie die Veranstaltung und dann Team & Partner → Ehrenamtliche; Personen ist der erste Reiter. Eine Person kann im Helferkreis stehen, ohne bei einer Veranstaltung eingetragen zu sein; erst die Teilnahme an der Veranstaltung ermöglicht Schichten, Aufgaben, Rollen und das Dankeschön-Ticket.

Was Sie hier tun können

Laden Sie Personen aus Ihrem Helferkreis ein, einzeln oder alle, die bei einer früheren Veranstaltung geholfen haben.
Fügen Sie jemanden hinzu, der noch nicht im Helferkreis steht, und laden Sie diese Person in einem Schritt ein.
Nehmen Sie Bewerbungen von Personen an oder lehnen Sie sie ab, die sich über die Veranstaltungsseite oder einen Teamlink angemeldet haben.
Bestätigen, erinnern, einem Team zuordnen, eine Rolle vergeben oder viele Personen auf einmal entfernen.
Auf einen Blick sehen, wie viele Personen jedes Team hat und wie viel es braucht.

Die fünf Status

Status	Was er bedeutet
Angemeldet	Die Person hat sich über die Veranstaltungsseite oder den Link eines Teams angemeldet. Sie entscheiden.
Eingeladen	Sie haben angefragt, und die Person hat noch nicht geantwortet.
Bestätigt	Hilft bei dieser Veranstaltung. Nur bestätigte Personen können auf Schichten gesetzt werden, Aufgaben oder Rollen erhalten und das Dankeschön-Ticket kaufen.
Abgelehnt	Die Person hat abgesagt, oder Sie haben ihre Bewerbung abgelehnt. Wer eine Einladung abgelehnt hat, kann später noch über denselben Link zusagen.
Entfernt	Sie haben eine bestätigte Person von der Veranstaltung genommen. Ihre Schichtplätze werden frei, und ihre Aufgaben gehen zurück ans Team.

Personen aus Ihrem Helferkreis einladen

Klicken Sie auf Aus Ihrer Kartei einladen oben auf der Seite.
Um alle einzuladen, die bei einer früheren Veranstaltung geholfen haben, wählen Sie diese Veranstaltung unter Jeder, der mitgeholfen hat bei, wählen Sie gegebenenfalls ein Team, damit alle in einem Team landen, und klicken Sie auf Einladung senden. Es werden nur Personen angefragt, die dort bestätigt waren.
Um bestimmte Personen einzuladen, durchsuchen Sie die Liste und setzen Sie Häkchen. Alle angezeigten auswählen setzt Häkchen bei allen, die die Suche gerade zeigt.
Wählen Sie das Team. Eine Teamleitung muss eines ihrer eigenen Teams wählen; Sie dürfen das Feld leer lassen.
Klicken Sie auf Ausgewählte einladen. Jede Person erhält eine E-Mail mit der Frage „Können Sie helfen?“ und den Antworten Ja und Nein. Ein Nein ist ein Klick. Ein Ja bittet sie, auf dieser Adresse ein kostenloses EventMann-Konto zu erstellen oder sich mit dem vorhandenen anzumelden; erst dann wird sie Bestätigt, und Sie erhalten die Glockenbenachrichtigung.

Wenn Sie jemanden bereits selbst gefragt haben — am Telefon, in der Gruppe — setzen Sie vor dem Einladen das Häkchen bei Bereits bestätigt (ich habe selbst gefragt). Diese Personen werden dann als bestätigt hinzugefügt und erhalten statt einer Frage die E-Mail „Sie sind im Team“. Wer auf dieser Adresse kein Konto hat, wird in dieser E-Mail gebeten, eines einzurichten, mit der Schaltfläche Mein Konto einrichten.

Eine neue Person hinzufügen

Jemand Neues hinzufügen, oben auf der Seite, fügt eine Person Ihrem Helferkreis hinzu und lädt sie in einem Zug zu dieser Veranstaltung ein. Geben Sie Name und E-Mail ein, optional eine Telefonnummer und ein Team, und klicken Sie auf Hinzufügen und einladen. Ist die Person bereits bei dieser Veranstaltung oder hat sich von Ihren Einladungen abgemeldet, wird nichts versendet, und Sie erfahren es.

Liste lesen und bearbeiten

Die Chips oben filtern die Liste nach Status; Bestätigt zeigt nur diejenigen, die zugesagt haben. Nutzen Sie das Suchfeld für Name, E-Mail, Telefonnummer oder Ehrenamtsnummer und das Teamauswahlfeld, um ein einzelnes Team zu sehen. Die Leiste über der Tabelle enthält die Massenaktionen. Jede Zeile zeigt den Status der Person, ihr Team (dort direkt änderbar), ihre Rollen, wie viele Schichten und Stunden sie hat, und die Schaltflächen, die zu ihrem Status passen: Annehmen und Ablehnen bei einer Bewerbung. Eine bestätigte Person, deren E-Mail-Adresse kein EventMann-Konto hat, trägt das gelbe Abzeichen Noch kein Konto und die Schaltfläche Registrierungslink senden. Bewerbungen zeigen, was die Person geschrieben hat, und alles, was sie unter „Wann können Sie helfen?“ auf ihrer eigenen Seite angegeben hat.

Ehrenamtliche ohne Konto

Eine ehrenamtliche Person, die auf eine Einladung mit Ja antwortet, hat immer ein Konto — die Zusage wird erst erfasst, wenn sie eines erstellt oder sich angemeldet hat. Personen, die Sie oder eine Teamleitung selbst bestätigen (Als bestätigt markieren, Annehmen, das Häkchen Bereits bestätigt, die Massenaktion Bestätigen), haben unter Umständen noch keines. Sie gehören zum Team, können aber ihre Schichten, Aufgaben oder ihr Team nicht sehen, nicht einchecken und das Dankeschön-Ticket nicht kaufen, bis sie eines haben.

Achten Sie auf das Abzeichen Noch kein Konto neben dem Namen. Es erscheint bei bestätigten Personen, deren Helferkreis-Eintrag mit keinem Konto verknüpft ist.
Klicken Sie in der Zeile auf Registrierungslink senden, oder setzen Sie bei mehreren Personen Häkchen und wählen Sie in der Massenleiste Registrierungslink senden.
Jede dieser Personen erhält eine E-Mail „Richten Sie Ihr Konto für … ein“. Ihre Schaltfläche öffnet die Einladungsseite mit dem Kontoformular; das Konto ist sofort bestätigt, weil der Link an ihre Adresse ging. Hat die Person bereits ein Konto unter dieser Adresse, schickt die Seite sie stattdessen zur Anmeldung.
Das Abzeichen verschwindet, sobald die Person das Konto eingerichtet oder sich angemeldet hat.

Der Link geht nur an bestätigte Personen ohne Konto; alle anderen in einer Massenauswahl werden übersprungen und als übersprungen gezählt. Jeder Klick versendet eine E-Mail pro Person.

Personen, die eingeladen wurden und noch nicht geantwortet haben, finden Sie unter dem Chip Eingeladen. Als bestätigt markieren bestätigt sie, ohne auf ihre Antwort zu warten, Erneut senden verschickt die Einladung noch einmal, und das Kreuz entfernt sie.

Vielen Personen auf einmal etwas tun

Setzen Sie Häkchen bei den Personen oder wählen Sie Alle auf dieser Seite auswählen. Der Zähler zeigt, wie viele ausgewählt sind.
Wählen Sie die Aktion: Bestätigen, Einladung erneut senden, Registrierungslink senden, Team festlegen, Rolle vergeben, Rolle entziehen, Ablehnen oder Von der Veranstaltung entfernen.
Für Team festlegen wählen Sie das Team; für die Rollenaktionen wählen Sie die Rolle daneben.
Klicken Sie auf Auf Auswahl anwenden und bestätigen Sie. Bestätigen und erneutes Senden verschicken jeder Person eine E-Mail.

Das Ergebnis zeigt, wie viele erledigt und wie viele übersprungen wurden, weil die Aktion für sie nicht galt, etwa eine Bestätigung bei jemandem, der bereits bestätigt ist. Bis zu 500 Personen können gleichzeitig ausgewählt werden.

Gut zu wissen

Bewerbungen über die Veranstaltungsseite und über einen Teamlink bleiben Angemeldet, bis Sie oder die Leitung des Teams sie annehmen. Annehmen schickt der ehrenamtlichen Person eine Bestätigungs-E-Mail; Ablehnen schickt eine kurze E-Mail, dass sie diesmal nicht berücksichtigt wurde. Eine Einladung, auf die noch niemand geantwortet hat, abzulehnen (zum Beispiel über die Massenaktion), verschickt keine E-Mail.
Einladungs- und Bestätigungs-E-Mails werden mit Ihrem stündlichen Versandlimit (Einstellungen → E-Mail) verschickt, sodass eine große Einladung über die Stunden verteilt wird statt auf einmal.
Sie erhalten eine Glockenbenachrichtigung, wenn jemand auf eine Einladung antwortet oder sich bewirbt. Bei einer Zusage kommt die Benachrichtigung erst, wenn die ehrenamtliche Person ihr Konto erstellt oder sich angemeldet hat; eine Person, die noch am Kontoformular arbeitet, bleibt in Ihrer Liste Eingeladen. Die Leitungen eines Teams werden benachrichtigt, wenn sich jemand für ihr Team bewirbt.
Eine Person, die bei dieser Veranstaltung bereits in irgendeinem Status steht, wird beim Einladen übersprungen. Wenn Sie eine Person entfernen, die nicht bestätigt ist, wird ihre Zeile gelöscht, sodass Sie sie erneut einladen können; eine bestätigte Person, die entfernt wurde, kann für diese Veranstaltung nicht erneut eingeladen werden.
Auch der Rücktritt ist ein Recht der ehrenamtlichen Person: Über ihren Einladungslink kann sie eine Zusage in eine Absage ändern. Dadurch werden ihre Schichten frei und ihre Aufgaben gehen zurück ans Team.
Teamleitungen sehen die ganze Liste, handeln aber nur bei den Zeilen ihrer eigenen Teams. Sie dürfen außerdem eine Person ohne Team in eines ihrer Teams übernehmen.

Fehlerbehebung

„N übersprungen“ nach dem Einladen — diese Personen sind bereits bei dieser Veranstaltung oder möchten nicht eingeladen werden.
Erneut senden fehlt — die Schaltfläche gibt es nur für Personen, die noch nicht geantwortet haben. Abgelehnte und bestätigte Personen haben kein erneutes Senden; eine bestätigte Person ohne Konto hat stattdessen Registrierungslink senden.
Jemand hat Ihnen zugesagt, steht aber noch als Eingeladen — die Person hat das Konto noch nicht erstellt oder sich noch nicht angemeldet. Bitten Sie sie, die Einladung erneut zu öffnen, oder bestätigen Sie sie selbst und senden Sie den Registrierungslink.
Eine bestätigte ehrenamtliche Person lässt sich keiner Schicht oder Aufgabe zuordnen — prüfen Sie, ob sie Bestätigt ist, nicht Eingeladen oder Angemeldet.
Die Einladung ist nie angekommen — bitten Sie die Person, den Spam-Ordner zu prüfen, und verwenden Sie Erneut senden. Die Post geht mit Ihrem stündlichen Versandlimit hinaus, sodass ein großer Stapel Stunden dauern kann.

1.5 Gewinnung über Beitrittslinks, Anmeldung und kopierte Einrichtungen

Dieser Artikel behandelt die Wege, auf denen Menschen zu einer Veranstaltung finden, ohne dass Sie jede Person einzeln einladen: einen Beitrittslink für jedes Team, eine offene Anmeldung auf der Veranstaltungsseite und die Option, mit der Einrichtung des Vorjahres zu beginnen. Er erklärt außerdem jede Option im Reiter Einstellungen einer Veranstaltung. Alles finden Sie unter Team & Partner → Ehrenamtliche im Manage-Menü der Veranstaltung.

Was Sie hier tun können

Legen Sie fest, wie viele Personen jedes Team bei dieser Veranstaltung braucht, und sehen Sie zu, wie die Zahl sich füllt.
Geben Sie jedem Team einen Beitrittslink, den seine Leitung in einer WhatsApp-Gruppe veröffentlichen kann.
Öffnen Sie die Anmeldung auf der öffentlichen Veranstaltungsseite, mit Ihrem eigenen Text.
Lassen Sie bestätigte Ehrenamtliche ihre Schichten selbst wählen.
Schreiben Sie die Dankesnachricht, die Ehrenamtliche lesen.
Kopieren Sie Teamgrößen, Schichten, Teamaufgaben und Packlisten aus einer anderen Veranstaltung.

Teamgrößen und Beitrittslinks

Im Reiter Personen enthält das Feld Teams bei dieser Veranstaltung eine Karte pro Team. Der Name des Teams öffnet die Liste, gefiltert auf dieses Team. Die Zahl stellt bestätigte Personen dem Bedarf gegenüber, zum Beispiel 10 / 18; sie ist gelb, solange das Team unterbesetzt ist, und grün, sobald es voll ist. Ohne Zielwert zeigt sie nur die bestätigten Personen. Darunter zählt 10 bestätigt · 2 warten auf eine Antwort die Personen, die angefragt wurden, aber noch nicht geantwortet haben.

Tragen Sie die Zahl, die das Team braucht, unter Benötigt ein und klicken Sie auf Speichern. Leer lassen oder Null eintragen bedeutet kein Ziel.
Klicken Sie auf Beitrittslink erstellen. Die Karte zeigt nun den Beitrittslink.
Klicken Sie auf Kopieren, um ihn in die Zwischenablage zu legen, oder auf Auf WhatsApp teilen, um WhatsApp mit einer fertigen Nachricht zu öffnen, etwa „Hilfe bei der Anmeldung für Diwali Gala 2026? Hier anmelden:“.
Um den Link abzuschalten, klicken Sie auf Deaktivieren. Wer ihn noch hat, kann nicht mehr beitreten. Ein neuer Link bekommt eine neue Adresse.

Wer einen Beitrittslink öffnet, meldet sich an (oder registriert sich), prüft die eigenen Angaben und tritt bei. Die Person landet als Angemeldet in diesem Team, und die Leitungen des Teams sowie Sie erhalten eine Glockenbenachrichtigung. Niemand wird ohne Ihr oder das Annehmen der Leitung ehrenamtlich tätig. Ein Beitrittslink funktioniert auch dann, wenn die öffentliche Anmeldung unten ausgeschaltet ist, und hört auf zu funktionieren, sobald die Veranstaltung ein Entwurf, abgesagt oder vorbei ist. Teamleitungen können Zielwerte und Links nur für die Teams setzen, die sie leiten; andere Teams werden ihnen nicht angezeigt.

Offene Anmeldung auf der Veranstaltungsseite

Wenn Ehrenamt-Anmeldung auf der Veranstaltungsseite eingeschaltet ist und die Veranstaltung live ist, zeigt die öffentliche Veranstaltungsseite den Hinweis „Möchten Sie bei dieser Veranstaltung helfen? Hilf uns bei dieser Veranstaltung“. Angemeldete Besucherinnen und Besucher mit bestätigter E-Mail-Adresse können sich bewerben.

Das Banner führt zu einem kurzen Formular mit Telefonnummer, Fähigkeiten und einer Nachricht. Es beginnt mit dem Text, den Sie geschrieben haben.

Die Besucherin oder der Besucher ergänzt eine Telefonnummer, Fähigkeiten und alles, was Sie wissen sollten, und sendet das Formular ab. Die Person wird Ihrem Helferkreis hinzugefügt, falls sie noch nicht dort steht, und erscheint unter Personen als Angemeldet. Sie entscheiden mit Annehmen oder Ablehnen; niemand wird automatisch bestätigt, und die Bewerberin oder der Bewerber erhält in beiden Fällen eine E-Mail. Wer bereits eingeladen wurde und sich bewirbt, wird sofort bestätigt.

Die Einstellungen im Detail

Öffnen Sie den Reiter Einstellungen.

Ehrenamt-Anmeldung auf der Veranstaltungsseite — standardmäßig aus. Schaltet das Banner und das Formular für Besucherinnen und Besucher ein. Es funktioniert nur, solange die Veranstaltung live ist.
Ehrenamtliche wählen ihre Schichten selbst — erlaubt bestätigten Ehrenamtlichen, offene Schichten auf ihrer Seite „Mein Ehrenamt“ zu übernehmen. Sie können Schichten ihres eigenen Teams und Schichten ohne Team übernehmen, niemals eine, die sich mit einer bereits vorhandenen Schicht überschneidet, und niemals eine, die schon begonnen hat.
Ehrenamtliche können eine Schicht zurückgeben bis — Stunden vor Schichtbeginn, 0 bis 720, standardmäßig 24, sofern Sie es nicht ändern. Danach müssen sie mit ihrer Leitung sprechen. Eine zurückgegebene Schicht wird den Leitungen des Teams und Ihnen mitgeteilt.
Text auf der Anmeldeseite — bis zu 1.000 Zeichen: was die Mithilfe umfasst, wann man ankommen soll und wen man fragen kann.
Dankesnachricht — bis zu 300 Zeichen, angezeigt bestätigten Ehrenamtlichen auf der Veranstaltungsseite, an der Kasse neben dem Ehrenamts-Ticket und in ihrer Bestätigungs-E-Mail. {name} wird durch den Namen der ehrenamtlichen Person ersetzt. Leer bedeutet ein Standarddank in ihrer Sprache. Die grüne Zeile zeigt eine Vorschau mit einem Beispielnamen.
Klicken Sie auf Speichern. Ein geleertes Textfeld, das Sie speichern, entfernt den Text.

Einrichtung aus einer anderen Veranstaltung kopieren

Weiter unten im Reiter Einstellungen verwendet Einrichtung aus einer anderen Veranstaltung kopieren eine frühere Veranstaltung als Vorlage.

Wählen Sie die Veranstaltung unter Kopieren von. Die Liste enthält Ihre anderen Veranstaltungen, die neuesten zuerst.
Markieren Sie, was kopiert werden soll: Teamgrößen, Schichten, Teamaufgaben und Packlisten.
Klicken Sie auf Einrichtung kopieren und bestätigen Sie.

Die Zeiten wandern mit dem Veranstaltungsdatum: Eine Schicht, die vor einem Jahr zwei Stunden vor dem Einlass begann, beginnt dieses Jahr zwei Stunden vor dem Einlass. Nichts, was bereits existiert, wird ersetzt, und niemand wird per E-Mail benachrichtigt. Personen werden nicht kopiert — das Kernteam kommt von selbst, alle anderen werden neu eingeladen. Aufgaben, die einer namentlich genannten Person zugewiesen sind oder an eine Schicht gebunden sind, werden ebenfalls nicht kopiert, weil diese Person diesmal möglicherweise nicht hilft. Packlisten werden nur so weit kopiert, wie der Bestand es zulässt.

Gut zu wissen

Jeder Weg zu einer Veranstaltung als ehrenamtliche Person endet mit einem Konto: Ein Beitrittslink und die Anmeldung brauchen eines, und eine Zusage auf eine Einladung erstellt eines oder meldet an. Nur Personen, die Sie selbst bestätigen, können ohne Konto bestätigt werden — siehe Ehrenamtliche ohne Konto.
Besucherinnen und Besucher brauchen ein Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse, um sich anzumelden oder beizutreten. Eine Anmeldung erstellt einen Helferkreis-Eintrag mit der Quelle „angemeldet“ und setzt die Abmeldung von Einladungen wieder auf aus.
Der Beitrittslink ist ein Zugangsschlüssel: Wer ihn hat, kann sich bewerben. Ihn in einer privaten Gruppe zu teilen ist in Ordnung; verbreitet er sich weiter, schalten Sie ihn ab und erstellen Sie einen neuen.
Der Zielwert eines Teams ist ein Ziel für Sie und die Leitungen. Er hält niemanden davon ab, beizutreten.
Der Reiter Einstellungen braucht die Berechtigung Ehrenamtliche; eine Teamleitung sieht die anderen Reiter, aber nicht Einstellungen.

Fehlerbehebung

Das Banner erscheint nicht auf der Veranstaltungsseite — die Anmeldeeinstellung ist aus, oder die Veranstaltung ist nicht live (eine geplante Veranstaltung hat noch kein Banner; ein Beitrittslink funktioniert bereits).
Ein Beitrittslink meldet, die Seite sei nicht zu finden — der Link wurde abgeschaltet oder ersetzt, oder die Veranstaltung ist ein Entwurf, abgesagt oder vorbei.
Einrichtung kopieren wird nicht angeboten — Sie haben keine andere Veranstaltung, aus der Sie kopieren könnten.
Die Kopie hat keine Personen mitgebracht — so gewollt. Laden Sie sie unter Personen ein.

1.6 Rollen der Ehrenamtlichen und Teamleitungen

Eine ehrenamtliche Person kann für eine Veranstaltung eine Rolle erhalten: das Recht, einen Teil der Veranstaltung zu leiten — die Tür, die Finanzen, die anderen Ehrenamtlichen — ohne jemals Mitglied Ihres Veranstalterteams zu werden. Eine Rolle gehört zu einer Veranstaltung, beginnt in dem Moment, in dem Sie sie vergeben, und endet 30 Tage nach der Veranstaltung. Rollen machen es für einen Verein, dessen gesamtes Veranstaltungsteam aus Ehrenamtlichen besteht, möglich, die Arbeit zu teilen. Sie setzen sie auf dem Reiter Personen unter Team & Partner → Ehrenamtliche, oder für ein ganzes Team auf der Seite Teams.

Was Sie hier tun können

Einer bestätigten ehrenamtlichen Person eine oder mehrere Rollen für diese Veranstaltung geben und sie ihr wieder entziehen.
Vielen Personen auf einmal mit der Sammelleiste eine Rolle geben.
Jede Leitung oder jedes Mitglied eines Teams automatisch eine Rolle halten lassen (auf der Seite Teams festgelegt).

Die Rollen und was sie öffnen

Rolle	Was die Person bei dieser Veranstaltung tun kann
Helferkoordination	Die Veranstaltungsübersicht öffnen, mit allen Ehrenamtlichen arbeiten (Personen, Schichten, Aufgaben, Ablaufplan, Live, Nachrichten, Helferkreis) und das Aufgabenboard der Veranstaltung führen. Kann die Veranstaltung selbst nicht bearbeiten, sieht keine Finanzen und ändert keine anderen Einstellungen als die für Ehrenamtliche.
Kasse	Tickets scannen und einchecken, Bestellungen sehen und anlegen, Nachrichten der Teilnehmenden beantworten.
Einlass / Check-in	Tickets scannen und die Bestellliste sehen.
Veranstaltungsort	Die Angaben und Termine der Veranstaltung bearbeiten, mit dem Veranstaltungsort arbeiten, das Aufgabenboard führen, Berichte und Live-Check-in-Zahlen sehen und Rückerstattungen bearbeiten.
Marketing	Rabatte, E-Mail-Kampagnen und Berichte.
Finanzen	Bestellungen und deren Export, Berichte, die Auszahlungsübersicht und Rückerstattungen.
Teamleitung	Wird nicht von Hand vergeben: Sie ergibt sich aus der Leitung eines dauerhaften Teams. Die Seiten für Ehrenamtliche, begrenzt auf die Teams, die sie leiten. Siehe unten.
Ihre eigenen benutzerdefinierten Rollen	Was Sie unter Benutzerdefinierte Rollen angekreuzt haben.

Dies sind dieselben Berechtigungssätze wie die Rollen Ihres Veranstalterteams, sodass die Person dieselben Seiten sieht, die ein Kassenmitarbeiter oder eine Finanzverantwortliche sehen würde, und zwar nur für diese Veranstaltung.

Einer ehrenamtlichen Person eine Rolle geben

Öffnen Sie den Reiter Personen und suchen Sie die bestätigte ehrenamtliche Person. Die Spalte Rollen zeigt, was sie hält — zum Beispiel Helferkoordination — oder Helfer, wenn nichts vergeben ist.
Klicken Sie darunter auf Rollen ändern.
Haken Sie die gewünschten Rollen an. Eine Rolle, die Sie nicht vergeben dürfen, ist ausgegraut; siehe „Wer darf was vergeben“ unten.
Klicken Sie auf Speichern. Die ehrenamtliche Person erhält eine E-Mail „Sie können nun bei ... helfen“, die die Rolle nennt und sagt, was als Nächstes zu tun ist.

Für viele Personen auf einmal haken Sie sie auf der Liste Personen an, wählen in der Sammelleiste Rolle vergeben oder Rolle entziehen, wählen die Rolle daneben und klicken auf Auf Auswahl anwenden. Siehe Ehrenamtliche zu einer Veranstaltung einladen.

Rollen aus einem Team

Auf der Seite Teams geben Leitungen erhalten Zugriff auf und Mitglieder erhalten Zugriff auf einer ganzen Gruppe eine Rolle, ohne dass Sie jede Person einzeln bearbeiten. Eine Leitung hält die Leitungsrolle des Teams bei jeder Veranstaltung, bei der sie mithilft; ein Mitglied hält die Mitgliedsrolle bei Veranstaltungen, bei denen dies sein Team ist. Sie behalten außerdem alles, was Sie ihnen für diese Veranstaltung von Hand gegeben haben.

Teamleitungen

Wer ein dauerhaftes Team leitet, erhält automatisch die Rolle Teamleitung. Eine Leitung:

sieht die gesamte Liste Personen und den Helferkreis, nur lesend, um Personen anzuwerben;
bestätigt, lehnt ab, verschiebt und entfernt nur die Personen ihrer eigenen Teams und darf eine Person ohne Team in eines ihrer Teams aufnehmen;
wählt beim Anwerben, ob eine Person per E-Mail eingeladen oder bereits bestätigt wird;
plant die Schichten und Aufgaben ihrer Teams und schreibt Nachrichten nur an ihre eigenen Teams und deren Schichten;
sieht den Ablaufplan und die Live-Ansicht nur für ihre eigenen Teams;
setzt das Ziel und den Beitrittslink ihrer eigenen Teams;
darf den Personen ihrer eigenen Teams jede Rolle geben, die sie selbst halten — siehe „Wer darf was vergeben“.

Für eine Leitung ist die Seite Personen auf ihre eigenen Teams eingegrenzt. Die Leitung der Anmeldung sieht hier nur die Karte Anmeldung unter Teams bei dieser Veranstaltung, kann die Liste auf Meine Teams umschalten, das Team der Zeilen ändern, die ihr gehören, und Personen aus ihrem eigenen Team entfernen.

Eine Leitung sieht keine Einstellungen, kann nicht alle anschreiben und kann keine Teams definieren. Die Seite aus der Sicht der Teamleitung wird im Leitfaden für Teamleitungen beschrieben.

Wer darf was vergeben

Niemand kann eine Rolle vergeben, die er selbst nicht vollständig hält. Als Veranstalter können Sie jede Rolle vergeben. Eine Helferkoordination kann eine weitere Koordination ernennen, aber nicht Finanzen vergeben, weil sie diese nicht hält. Eine Leitung der Anmeldung, deren Team Kasse trägt, kann Kasse und Einlass / Check-in an ihr Team vergeben, aber nichts darüber hinaus. Rollen, die eine Person nicht ändern darf, erscheinen ausgegraut mit einem Hinweis, und wenn Sie die Rollen einer Person speichern, bleibt jede Rolle, die Sie nicht ändern konnten, so wie sie war.

Was die ehrenamtliche Person braucht

Sie muss bei dieser Veranstaltung Bestätigt sein. Wird jemand von der Veranstaltung genommen oder tritt zurück, verliert die Person ihre Rollen.
Sie braucht ein Konto unter derselben E-Mail-Adresse wie in Ihrer Kartei, mit bestätigter Adresse. Solange sie keines hat, zeigt die Zeile „Benötigt ein Konto unter dieser E-Mail-Adresse, um diese Rollen zu nutzen“ und die E-Mail bietet eine Schaltfläche, um es einzurichten.
Sobald sie es hat, findet sie die Veranstaltung unter Meine Arbeit in ihrem Konto, mit der Rolle, die sie trägt, und der einen Aktion, für die diese da ist. Siehe Rollen der Ehrenamtlichen und Meine Arbeit.

Gut zu wissen

Eine Rolle endet 30 Tage nach der Veranstaltung, damit Finanzarbeiten wie die letzten Rückerstattungen abgeschlossen werden können. Danach bleibt nichts aktiv.
Rollen werden pro Veranstaltungszeile gespeichert. Eine ehrenamtliche Person, die das Galadinner koordiniert, ist nicht automatisch Koordination Ihres Konzerts, es sei denn, Sie vergeben es dort auch (oder ihr Team tut es).
Nutzen Sie eine benutzerdefinierte Rolle, um eine genaue Mischung zu vergeben, zum Beispiel Ehrenamtliche, die Bestellungen sehen und sonst nichts.

Fehlerbehebung

Der Link Rollen ändern fehlt — die Person ist nicht bestätigt, oder Sie halten keine Rolle, die Sie vergeben könnten.
Eine ehrenamtliche Person hält eine Rolle, kann die Veranstaltung aber nicht öffnen — sie hat kein Konto unter der E-Mail-Adresse im Helferkreis, die Adresse ist nicht bestätigt, oder die Veranstaltung endete vor mehr als 30 Tagen.
Eine Rolle ist verschwunden, nachdem die Person zurückgetreten ist — Rollen werden entzogen, wenn eine ehrenamtliche Person zurücktritt oder von der Veranstaltung genommen wird. Vergeben Sie sie erneut, sobald die Person bestätigt ist.

1.7 Schichten und der Ehrenamts-Dienstplan

Der Tab Schichten ist der Ehrenamts-Dienstplan einer Veranstaltung: Was muss erledigt werden, wann, wo und von wie vielen Personen, und wer ist eingeteilt. Er ist vom Personal-Dienstplan unter Personal verwalten getrennt, weil Ehrenamtliche unbezahlt arbeiten und nie über die Lohnabrechnung laufen. Öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Sie dann Team & Partner → Ehrenamtliche → Schichten. Alle Zeiten gelten in der eigenen Zeitzone der Veranstaltung, die oben auf der Seite angegeben ist.

Was Sie hier tun können

Legen Sie die Zeitfenster an, für die Sie Personen brauchen, mit Ort und Anzahl der benötigten Personen.
Setzen Sie bestätigte Ehrenamtliche einzeln oder gleich mehrere auf eine Schicht.
Checken Sie Personen aus dem Dienstplan ein und aus, wenn sie das nicht selbst tun können.
Lassen Sie Ehrenamtliche ihre Schichten selbst wählen und wieder abgeben.
Sehen Sie auf einen Blick, welche Schichten voll sind: 8 von 8 ist grün, 2 von 3 ist gelb.

Eine Schicht hinzufügen

Klicken Sie auf Schicht hinzufügen, um das Formular zu öffnen.
Tragen Sie unter Was ein, worum es geht, zum Beispiel „Anmeldung“.
Wählen Sie das Team, zu dem sie gehört. Ein Teamleiter muss eines seiner eigenen Teams wählen; Sie können das Feld leer lassen, dann ist die Schicht für alle offen.
Setzen Sie Beginn und Endet. Sie beginnen mit dem Start der Veranstaltung und dauern drei Stunden; das Ende muss nach dem Beginn liegen.
Tragen Sie optional unter Wo einen Ort und unter Details Angaben ein. Setzen Sie Personen erforderlich auf einen Wert zwischen 1 und 500.
Klicken Sie auf Schicht hinzufügen.

Den Dienstplan lesen

Jede Schicht ist eine Karte mit Titel und Team-Badge, der Anzahl besetzter Plätze und einer Zeile pro Ehrenamtlichem mit dem Status: Nicht eingecheckt, Eingecheckt 17:02 oder die Auscheckzeit mit den geleisteten Stunden. Einchecken markiert die Person als anwesend; danach lautet derselbe Link Auschecken. Ein dritter Klick zeigt Wieder öffnen für eine Person, die versehentlich ausgecheckt wurde. Entfernen nimmt die Person von der Schicht. Bearbeiten ändert die Schicht oder löscht sie. Hat eine Schicht noch freie Plätze, setzt Personen zuweisen weitere Personen darauf.

Personen auf eine Schicht setzen

Unter der Liste der Personen öffnet Personen zuweisen (noch N Plätze frei) eine Auswahl bestätigter Ehrenamtlicher. Sie erscheint nur, solange die Schicht freie Plätze hat.

Klicken Sie auf Personen zuweisen — der Button zeigt, wie viele Plätze noch frei sind.
Suchen Sie nach Name, Team oder Fähigkeit und markieren Sie die Personen. Ein Teamleiter sieht nur die Personen seiner eigenen Teams.
Klicken Sie auf Zu Schicht hinzufügen.

Die Seite zeigt an, wie viele Personen hinzugefügt wurden. Übersprungen wird, wer bereits auf der Schicht ist, wer zu einer anderen Schicht dieser Veranstaltung mit überlappender Zeit eingeteilt ist oder wenn die Schicht inzwischen voll ist — zwei Koordinatoren, die gleichzeitig die letzten Plätze vergeben, können so nie beide Erfolg haben. Jede hinzugefügte Person erhält eine E-Mail, und etwa einen Tag vor Schichtbeginn bekommt sie einmalig eine Erinnerung.

Die Einstellungen im Detail

Personen erforderlich — kann nicht unter die Zahl der Personen gesetzt werden, die schon auf der Schicht sind. Entfernen Sie zuerst jemanden.
Team — wird als Badge angezeigt, bestimmt, welcher Teamleiter die Schicht ändern darf, und welche Ehrenamtlichen sie sich selbst nehmen dürfen.
Schicht löschen — im Bereich Bearbeiten der Schicht. Die Ehrenamtlichen darauf werden von ihr entfernt.
Ehrenamtliche wählen ihre Schichten selbst und Schicht abgeben bis — auf dem Tab Einstellungen, siehe Gewinnung mit Einladungslinks, Anmeldung und kopierten Einstellungen.

Gut zu wissen

Nur bestätigte Ehrenamtliche können auf Schichten gesetzt werden. Zeigt die Auswahl, dass noch niemand bestätigt ist, bestätigen Sie zuerst Personen unter Personen.
Ehrenamtliche checken sich selbst unter Mein Ehrenamt ein. Das Einchecken öffnet eine Stunde vor der Schicht und schließt, wenn sie endet; für eine beendete Schicht gibt es kein Einchecken, und Auschecken setzt ein Einchecken voraus.
Stunden werden von Einchecken bis Auschecken gezählt. Eine Schicht, bei der eingecheckt, aber nie ausgecheckt wurde, zählt nichts, bis Sie sie hier mit Auschecken schließen.
Wer auf den Dienstplan gesetzt wird, bekommt eine E-Mail. Das Verschieben oder Löschen einer Schicht schickt keine neue E-Mail; informieren Sie die Betroffenen mit einer Nachricht.
Schichten mit Team und Aufgaben mit Team sind auch das, was ein Teamleiter auf seinem Ablaufplan und in der Live-Ansicht sieht.

Fehlerbehebung

„Ist zu dieser Zeit schon auf einer anderen Schicht“ — jede Person kann zu einem Zeitpunkt nur eine Schicht übernehmen. Kürzen Sie eine der Schichten oder wählen Sie eine andere Person.
Niemand zur Auswahl — alle bestätigten Personen sind schon auf der Schicht oder (als Teamleiter) es ist noch niemand in Ihren Teams bestätigt.
Die Anzahl lässt sich nicht senken — auf der Schicht sind schon mehr Personen; nehmen Sie zuerst einige herunter.
Die Stunden stimmen nicht — prüfen Sie die Schicht auf fehlende Auscheckungen; nutzen Sie Auschecken oder Wieder öffnen in der Zeile.

1.8 Ehrenamt-Aufgaben

Der Tab Aufgaben ist die Aufgabenliste Ihres Ehrenamts-Teams für eine Veranstaltung: Dinge, die passieren müssen, wer sie erledigt und bis wann. Eine Aufgabe kann für eine Person, für mehrere benannte Personen, für alle, die eine bestimmte Schicht übernehmen, für ein ganzes Team oder für alle offen sein. Ehrenamtliche verschieben ihre Aufgaben selbst. Sie finden den Tab unter Team & Partner → Ehrenamtliche → Aufgaben. Für die eigene Planungstafel des Veranstalters — Fristen, Prioritäten, Abhängigkeiten — siehe Das Aufgabenboard der Veranstaltung.

Was Sie hier tun können

Halten Sie fest, was passieren muss, und geben Sie einen Beginn und eine Fälligkeit an.
Geben Sie eine Aufgabe einer oder mehreren bestätigten Ehrenamtlichen, einer Schicht, einem Team oder allen.
Verfolgen Sie sie über vier Status: Offen, In Bearbeitung, Blockiert und Fertig.
Zerlegen Sie eine Aufgabe in eine Checkliste und besprechen Sie sie in Kommentaren.

Eine Aufgabe hinzufügen

Tragen Sie in das Titelfeld ein, was erledigt werden muss, zum Beispiel „Laternen bei der Druckerei abholen“.
Wählen Sie unter Für eine bestätigte Person oder lassen Sie Das ganze Team stehen. Personen, die nur eingeladen sind, werden nicht aufgelistet; die Seite zeigt, wie viele noch auf Antwort warten.
Wählen Sie das Team, zu dem die Aufgabe gehört. Ein Teamleiter muss eines seiner Teams wählen.
Setzen Sie Beginn, wenn die Aufgabe eine Uhrzeit hat.
Klicken Sie auf Weitere Angaben, um eine Schicht zu wählen (alle auf dieser Schicht erhalten die Aufgabe), eine Fällig-Zeit und eine Beschreibung.
Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen.

Wer eine Aufgabe erhält, wird in dieser Reihenfolge entschieden: die benannten Personen, falls vorhanden, sonst die Personen der Schicht, sonst das Team, sonst alle. Benannte Personen erhalten beim Hinzufügen eine E-Mail „Neue Ehrenamts-Aufgabe um …“. Eine Aufgabe mit Startzeit, die für benannte Personen, eine Schicht oder ein Team gilt, verschickt außerdem eine einmalige Erinnerung etwa zwei Stunden vor Beginn; eine Aufgabe für alle hat keine Erinnerung.

Mit der Liste arbeiten

Offene Aufgaben stehen zuerst, dann erledigte, jeweils in zeitlicher Reihenfolge. Die Zeile unter einem Titel nennt, für wen die Aufgabe ist, ihren Beginn und ihre Fälligkeit und, wenn sie erledigt ist, wer sie abgehakt hat — die ehrenamtliche Person oder „Vom Veranstalter als erledigt markiert“. Das runde Kästchen markiert eine Aufgabe als erledigt oder nicht erledigt. Das Statusmenü setzt Offen, In Bearbeitung, Blockiert oder Fertig; verwenden Sie Blockiert für eine Aufgabe, die auf etwas wartet. Eine Checkliste zeigt, wie viele Punkte erledigt sind, und lässt Sie sie abhaken. Kommentare halten die Diskussion bei der Aufgabe. Bearbeiten ändert alles Übrige.

Eine Aufgabe bearbeiten

Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Titel der Aufgabe.
Markieren Sie unter Personen alle, für die sie gilt. Wenn Sie niemanden markieren, gilt sie für die Schicht, das Team oder alle.
Ändern Sie die Schicht, die Zeiten Beginn und Fällig und die Details.
Schreiben Sie unter Checkliste einen Punkt pro Zeile. Punkte, die Sie unverändert lassen, behalten ihren Haken, sodass das Umformulieren von Punkt drei die Punkte eins und zwei nicht wieder entfernt.
Klicken Sie auf Speichern. Aufgabe löschen entfernt sie.

Gut zu wissen

Zeiten sind die eigenen Uhrzeiten der Veranstaltung, wie bei den Schichten.
Ehrenamtliche sehen ihre Aufgaben unter Mein Ehrenamt. Sie können den Status ändern, Checklistenpunkte abhaken und selbst kommentieren; Veranstalter und Teamleiter sehen es hier sofort.
Einer Person, die nicht bestätigt ist, eine Aufgabe zu geben, wird abgelehnt. Wenn jemand zurücktritt oder von der Veranstaltung entfernt wird, fallen seine Aufgaben ans Team zurück.
Aufgaben mit Beginn- oder Fälligkeitszeit erscheinen im Ablaufplan; Blockierte und überfällige erscheinen in Live.
Ein Teamleiter sieht und ändert nur die Aufgaben seiner eigenen Teams.
Eine Aufgabe als erledigt zu markieren, setzt sie auf Fertig; als nicht erledigt markiert, setzt sie sie zurück auf Offen.

Fehlerbehebung

Die gewünschte Person fehlt in der Liste — Aufgaben können nur bestätigten Ehrenamtlichen gegeben werden. Bestätigen Sie die Person unter Personen.
„Diese ehrenamtliche Person ist für diese Veranstaltung nicht mehr bestätigt“ — die Person wurde entfernt oder ist zurückgetreten, nachdem Sie das Formular geöffnet hatten. Wählen Sie eine andere Person.
Niemand hat die E-Mail zu meiner Aufgabe bekommen — E-Mails gehen an benannte Personen, sobald sie hinzugefügt werden. Eine Aufgabe für eine Schicht oder ein Team wird bei der Anlage nicht gemailt; sie erscheint unter Mein Ehrenamt, und die Erinnerung vor dem Beginn erreicht sie.

1.9 Das Aufgabenboard der Veranstaltung

Das Aufgabenboard ist die Planungsliste des Veranstalters für eine Veranstaltung: alles, was vorher, am Tag selbst und danach erledigt werden muss, mit Priorität, Frist, Startzeit, Verantwortlichem und, wo es darauf ankommt, einer anderen Aufgabe, auf die sie warten muss. Öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Sie unten im Manage-Menü Aufgabenverwaltung. Es ist von den Ehrenamt-Aufgaben getrennt, den Aufgaben des Ehrenamts-Teams; das Board ist der Ort, an dem Sie planen, und Sie können eine Board-Aufgabe einem Teammitglied oder einer bestätigten ehrenamtlichen Person übergeben.

Was Sie hier tun können

Legen Sie Aufgaben mit Titel, Kategorie, Priorität, Fälligkeitsdatum und Startzeit an.
Übernehmen Sie fertige Aufgaben aus der Vorlagenbibliothek und lassen Sie die Fristen sich einpassen.
Weisen Sie eine Aufgabe sich selbst, einem Teammitglied oder einer bestätigten ehrenamtlichen Person zu.
Lassen Sie eine Aufgabe auf eine andere warten und führen Sie dazu eine Checkliste und Kommentare.
Behalten Sie die sechs Zähler im Blick — gesamt, ausstehend, in Bearbeitung, erledigt, blockiert und überfällig — sowie den Gesamtfortschritt.

Eine Aufgabe hinzufügen

Die Zeile oben ist eine Schnellerfassung: Ein Titel genügt.

Tragen Sie den Titel ein, zum Beispiel „Catering-Bestellung bestätigen“.
Setzen Sie optional Beginn — Datum und Uhrzeit, an denen die Arbeit beginnt. Eine Aufgabe mit Startzeit erscheint im Ablaufplan für Ehrenamtliche, und eine ihr zugewiesene ehrenamtliche Person erhält etwa zwei Stunden vorher eine Erinnerung.
Wählen Sie die Kategorie: Venue & Logistik, Marketing & Promotion, Produktion & Technik, Dienstleister-Management, Kommunikation, Finanzen & Budget, Risikomanagement oder Nach der Veranstaltung.
Klicken Sie auf Weitere Angaben, um eine Priorität (Hoch, Mittel, Niedrig), eine Fälligkeit und eine Beschreibung festzulegen.
Klicken Sie auf Aufgabe erstellen. Die Aufgabe beginnt als Ausstehend mit Priorität Mittel, sofern Sie nichts anderes gewählt haben.

Die Karten oben zählen die Aufgaben nach Status; klicken Sie auf eine, etwa Blockiert, um nur diese Aufgaben zu sehen, und die Chips darunter filtern die Liste nach Kategorie. Der Reiter Vorlagenbibliothek öffnet die fertigen Aufgaben, und Aufgabe hinzufügen springt zur Schnellerfassung.

Mit einer Aufgabenkarte arbeiten

Jede Karte zeigt ihre Priorität, Kategorie, Startzeit, Fälligkeit und ihren Status. Das runde Kästchen markiert sie als erledigt. Ein graues Badge Wartet auf erscheint, solange die Aufgabe, von der sie abhängt, nicht erledigt ist. Ein grünes Badge mit dem Namen einer ehrenamtlichen Person zeigt, wem sie übergeben ist. Das erste Auswahlfeld weist sie zu, das zweite ändert den Status zwischen Ausstehend, In Bearbeitung und Blockiert, und der Stift öffnet das Bearbeitungsformular. Eine Fälligkeit in der Vergangenheit färbt die Karte rot und markiert sie als Überfällig.

Eine Aufgabe bearbeiten

Klicken Sie auf den Stift an der Karte.
Ändern Sie den Aufgabentitel, die Kategorie, die Priorität, das Fälligkeitsdatum und Beginn.
Wählen Sie unter Wartet auf eine andere Aufgabe dieser Veranstaltung, die zuerst erledigt sein muss. Die Karte zeigt dann Wartet auf diese Aufgabe, bis sie erledigt ist. Eine Aufgabe kann nicht auf sich selbst warten, und zwei Aufgaben können nicht aufeinander warten.
Schreiben Sie unter Checkliste einen Punkt pro Zeile; unveränderte Punkte behalten ihren Haken.
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie auf Speichern.

Eine Aufgabe zuweisen

Das erste Auswahlfeld auf jeder Karte hat zwei Gruppen. Team listet Sie (Ich (Inhaber)) und die Mitglieder Ihres Veranstalter-Teams. Ehrenamtliche listet die Ehrenamtlichen, die bei dieser Veranstaltung bestätigt sind.

Ein Teammitglied kann eine Aufgabe nur übernehmen, wenn seine Rolle sie abdeckt: ein Venue-Manager übernimmt Venue- und Risiko-Aufgaben, ein Finanzmanager Finanzen, Marketing Marketing und Kommunikation, und die allgemeine Personalrolle alles. Eine Aufgabe aus der Vorlagenbibliothek kann eine eigene Rolle vorgeben. Andernfalls wird Ihnen gesagt, welche Rolle Sie stattdessen zuweisen sollen. Als Inhaber dürfen Sie alles übernehmen.
Ein Teammitglied, dem eine Aufgabe zugewiesen wird, erhält eine Benachrichtigung.
Eine ehrenamtliche Person erhält dieselbe E-Mail „Neue Ehrenamts-Aufgabe“ wie bei einer Ehrenamts-Aufgabe und sieht die Aufgabe unter Mein Ehrenamt, wo sie den Status ändern, die Checkliste abhaken und kommentieren kann. Eine Aufgabe hat jeweils eine Person; wer eine andere wählt, ersetzt die erste.
Wählen Sie Nicht zugewiesen, um die Zuweisung zu entfernen.

Die Vorlagenbibliothek verwenden

Klicken Sie auf Vorlagenbibliothek.
Markieren Sie die gewünschten Aufgaben einzeln oder eine ganze Kategorie mit Alle auswählen.
Klicken Sie auf Ausgewählte Vorlagen anwenden. Die Aufgaben werden für diese Veranstaltung angelegt.

Die Bibliothek enthält fertige Aufgaben in den acht Kategorien, jede mit einer Priorität und einer üblichen Vorlaufzeit wie „30 Tage vorher“. Die Fälligkeiten werden aus dem Veranstaltungsdatum berechnet. Liegt Ihre Veranstaltung näher als die Vorlaufzeit der Vorlage, werden die Fristen so verdichtet, dass keine in der Vergangenheit liegt, und sie behalten ihre Reihenfolge. Aufgaben nach der Veranstaltung bleiben nach der Veranstaltung. Bereits angewendete Vorlagen zeigen einen Haken und können nicht noch einmal angewendet werden.

Gut zu wissen

Wer das Board nutzen darf, entscheidet die Berechtigung Aufgaben: Veranstalter, Venue-Manager und Ehrenamts-Koordinatoren haben sie, und Sie können sie in einer benutzerdefinierten Rolle ankreuzen. Sie ist eine eigene Berechtigung, getrennt von der Bearbeitung der Veranstaltung.
Eine erledigte Aufgabe zeigt, wann sie erledigt wurde. Das Entmarkieren setzt sie zurück auf Ausstehend.
Das Löschen einer Aufgabe fragt vorher nach einer Bestätigung.
Board-Aufgaben mit Startzeit erscheinen im Ablaufplan, für Personen mit der Berechtigung Aufgaben.
Sind Ehrenamtliche eingeladen, aber niemand bestätigt, sagt die Seite das und verlinkt auf Personen; in der Liste erscheinen nur bestätigte Ehrenamtliche.

Fehlerbehebung

„… kann keine …-Aufgabe übernehmen“ — die Rolle des Teammitglieds deckt die Kategorie nicht ab. Wählen Sie ein Mitglied mit der passenden Rolle, eine Personal-Person oder eine ehrenamtliche Person.
Die ehrenamtliche Person fehlt in der Liste — sie ist für diese Veranstaltung noch nicht bestätigt.
„Auf diese Aufgabe kann nicht gewartet werden“ — die Aufgabe gehört zu einer anderen Veranstaltung, oder die Auswahl würde dazu führen, dass zwei Aufgaben aufeinander warten.
Die Fristen angewendeter Vorlagen wirken zu dicht beieinander — die Veranstaltung liegt nah, daher wurden die Vorlaufzeiten verdichtet, damit sie passen.

1.10 Ablaufplan und Live-Ansicht

Zwei Tabs der Ehrenamtlichen einer Veranstaltung sind für die Tage rund um die Veranstaltung gedacht. Ablaufplan bringt jede Schicht und jede Aufgabe mit Zeit in eine einzige Liste, in der Reihenfolge, damit alle nach demselben Plan arbeiten, auf Papier, wenn Sie möchten. Live zeigt, was gerade passiert: wer im Dienst ist, wer nicht erschienen ist und was überfällig ist. Öffnen Sie die Veranstaltung, dann Team & Partner → Ehrenamtliche und wählen Sie den Tab. Beide stehen dem Veranstalter, Ehrenamts-Koordinatoren und — für ihre eigenen Teams — Teamleitern offen.

Was Sie hier tun können

Sehen Sie die ganze Veranstaltung als eine Zeitleiste, pro Tag, mit wer was wo macht.
Drucken Sie den Ablaufplan oder öffnen Sie ihn am Eingang auf einem Telefon.
Engen Sie den Plan auf ein Team ein.
Sehen Sie am Tag selbst, wie viele Ehrenamtliche eingecheckt sind, rufen oder schreiben Sie denen, die fehlen, und checken Sie sie selbst ein.
Erkennen Sie blockierte oder überfällige Aufgaben, bevor sie Ihnen den Abend kosten.

Der Ablaufplan

Der Ablaufplan hat einen Block pro Tag, der jeweils mit dem Datum beginnt. Jede Zeile zeigt die Uhrzeit, eine farbige Kennzeichnung für die Art des Eintrags und den Titel, darunter, wer es macht und wo. Es gibt drei Arten von Zeilen:

Schicht — die Ehrenamts-Schichten mit ihrer Zeitspanne, ihren Personen (oder „Noch niemand (3 benötigt)“), ihrem Team und ihrem Ort.
Aufgabe — Ehrenamts-Aufgaben mit Beginn- oder Fälligkeitszeit, für ihre benannten Personen oder „Das ganze Team“. Erledigte Aufgaben sind ausgegraut und durchgestrichen.
Aufgabenboard — Aufgaben des Aufgabenboards der Veranstaltung mit Startzeit, mit ihrem Verantwortlichen. Diese werden nur Personen mit der Berechtigung Aufgaben gezeigt.

Das Auswahlfeld engt die Liste auf ein Team ein. Drucken öffnet eine saubere Fassung in einem neuen Tab ohne Menüs; klicken Sie auf deren Druck-Button oder nutzen Sie den Druckbefehl Ihres Browsers. Die Zeiten sind die eigenen Uhrzeiten der Veranstaltung.

Die Live-Ansicht

Der Tab Live aktualisiert sich jede Minute selbst, und Aktualisieren tut dies auf Abruf. Die Karten oben zählen die Schichten, die jetzt laufen, die eingecheckten Personen, die Nicht eingecheckt sind, die überfälligen oder blockierten Aufgaben und die Gegenstände, die auf den Packlisten Ihrer Teams fehlen. Darunter:

Schicht hat begonnen, nicht eingecheckt listet Personen, deren Schicht vor mehr als 15 Minuten begonnen hat und die nicht eingecheckt sind. Jede Zeile hat Anrufen (öffnet die Telefonwahl), Auf WhatsApp teilen, wenn die Nummer im internationalen Format steht (mit + oder 00 beginnend), und Einchecken, um sie als anwesend zu markieren.
Zwei Listen von Schichten: die, die gerade laufen, und die, die in den nächsten drei Stunden beginnen, jeweils mit der Zahl der eingecheckten Personen gegenüber den eingeteilten und den benötigten. Gelb heißt, die Schicht ist nicht voll.
Aufgaben, die Aufmerksamkeit brauchen listet Aufgaben, die Blockiert sind oder deren Fälligkeitszeit verstrichen ist, ohne dass sie erledigt wurden, mit den Personen, für die sie gelten.

Gut zu wissen

Die Live-Ansicht zeigt den Moment. Vor der Veranstaltung zeigt sie „Im Moment nichts“, bis die erste Schicht beginnt; für die Planung nutzen Sie den Ablaufplan.
Einchecken von hier ist dasselbe wie Einchecken im Tab Schichten. Die Stunden werden ab diesem Moment gezählt.
Ein Teamleiter sieht die Schichten und Aufgaben seiner eigenen Teams sowie die ohne Team. Er kann nur die Personen seiner eigenen Teams einchecken.
Die Seite fragt nur im Hintergrund frische Zahlen beim Server ab. Sie hält Sie nicht angemeldet: Ein unbeaufsichtigter Bildschirm meldet sich nach Ihrer Leerlaufzeit trotzdem ab.
Fehlende Gegenstände stammen aus den Packlisten der Teams; siehe Team-Inventar.

Fehlerbehebung

Eine Person fehlt im Ablaufplan — Schichten erscheinen immer; Aufgaben nur, wenn sie eine Beginn- oder Fälligkeitszeit haben.
Auf WhatsApp teilen fehlt — der Telefonnummer fehlt die internationale Vorwahl. Bearbeiten Sie die Nummer im Verzeichnis, zum Beispiel +49 …, dann erscheint sie.
Alle werden als nicht eingecheckt angezeigt — Ehrenamtliche checken sich bis zu einer Stunde vor ihrer Schicht unter Mein Ehrenamt ein. Checken Sie sie hier ein, wenn sie das nicht können.
Der Ablaufplan ist leer — legen Sie zuerst Schichten und Aufgaben mit Zeiten an.

1.11 Nachrichten an Ihre Ehrenamtlichen

Der Tab Nachrichten schreibt an die Personen, die bei einer Veranstaltung helfen: alle bestätigten Ehrenamtlichen, ein Team, die Personen einer Schicht oder die Personen, die noch nicht geantwortet haben. Denselben Text können Sie für Ihre WhatsApp-Gruppe kopieren. Öffnen Sie die Veranstaltung, dann Team & Partner → Ehrenamtliche → Nachrichten.

Was Sie hier tun können

Senden Sie eine E-Mail an eine gewählte Gruppe von Ehrenamtlichen, mit Betreff und Nachricht.
Kopieren Sie denselben Text, bereit zum Einfügen in WhatsApp.
Lesen Sie, was früher gesendet wurde, an wen und von wem.

Eine Nachricht senden

Wählen Sie unter Bis, wer sie erhält:
- Alle Bestätigten — jede bestätigte ehrenamtliche Person dieser Veranstaltung. Nur Veranstalter und Ehrenamts-Koordinatoren können dies wählen.
- Ein Team — die bestätigten Personen des Teams, das Sie als Nächstes wählen.
- Eine Schicht — die bestätigten Personen der Schicht, die Sie als Nächstes wählen.
- Personen, die noch nicht geantwortet haben — alle, die eingeladen wurden oder sich beworben haben und noch warten.
Tragen Sie einen Betreff mit bis zu 200 Zeichen ein.
Schreiben Sie die Nachricht, bis zu 5.000 Zeichen. Reiner Text mit Zeilenumbrüchen ist am besten.
Klicken Sie auf Senden und bestätigen Sie, dass die Nachricht an alle in der gewählten Gruppe geht. Die Seite zeigt Ihnen, an wie viele Personen sie gesendet wurde.

Um denselben Text in einer WhatsApp-Gruppe zu posten, klicken Sie vor oder nach dem Senden auf Text für WhatsApp kopieren. Es kopiert den Betreff fett, gefolgt von der Nachricht, bereit zum Einfügen.

Gesendetes lesen

Unter Gesendete Nachrichten stehen die neuesten Nachrichten mit Betreff, Empfängern, Anzahl der Personen, Zeitpunkt und Absender. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Nachricht zu lesen.

Gut zu wissen

E-Mails gehen mit Ihrem eigenen stündlichen Versandlimit (Einstellungen → E-Mail), demselben Limit wie für Einladungen und Erinnerungen, und sie werden so verteilt, dass die letzte vor Ende der Veranstaltung abgeht. Eine große Nachricht kann daher einige Stunden brauchen, bis sie alle erreicht.
Ist niemand in der gewählten Gruppe — ein Team ohne bestätigte Personen, eine leere Schicht — wird nichts gesendet, und Sie erhalten eine Meldung.
Ein Teamleiter kann nur an seine eigenen Teams und deren Schichten schreiben sowie an Personen seiner Teams, die noch nicht geantwortet haben. Er sieht Alle Bestätigten nicht, und sein Verlauf zeigt nur seine eigenen Nachrichten und die an seine Teams.
Nachrichten gehen an die Adresse im Verzeichnis. Sie betreffen die Mithilfe bei der Veranstaltung; für Tickets und Bestellungen nutzen Sie stattdessen Nachrichten an Teilnehmende und Ankündigungen an Teilnehmende.
Eine Nachricht kann nach dem Senden nicht mehr zurückgeholt werden. Lesen Sie sie vor der Bestätigung ganz durch.

Fehlerbehebung

„In dieser Gruppe ist noch niemand“ — die Gruppe ist leer. Bestätigen Sie Personen unter Personen oder wählen Sie eine andere Gruppe.
„Sie können nur an Ihre eigenen Teams schreiben“ — Sie sind Teamleiter und haben eine Gruppe außerhalb Ihrer Teams gewählt.
Jemand sagt, nichts sei angekommen — die E-Mail wartet vielleicht noch auf Ihr stündliches Limit oder liegt im Spam-Ordner. Schicken Sie die WhatsApp-Fassung.
Ich kann Alle Bestätigten nicht wählen — nur Personen, die alle Ehrenamtlichen verwalten (Veranstalter, Ehrenamts-Koordinator), können an alle schreiben.

1.12 Stunden von Ehrenamtlichen und Datenschutz

Der Verzeichniseintrag einer ehrenamtlichen Person enthält, was Sie für die Zusammenarbeit brauchen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Fähigkeiten, Ihre eigenen Notizen und die Stunden, die sie bei Ihren Schichten geleistet hat. Dieser Artikel erklärt, wer was sieht, wie die Stundenbescheinigung funktioniert und wie Sie die Daten einer ehrenamtlichen Person löschen. Das Verzeichnis finden Sie unter Wachstum → Ehrenamtliche.

Was Sie hier tun können

Prüfen Sie, wer in Ihrem Team welche Angaben sieht.
Laden Sie die Stundenbescheinigung einer ehrenamtlichen Person als PDF herunter.
Löschen Sie eine ehrenamtliche Person und alles, was über sie erfasst ist.

Wer sieht was

Sie und Ehrenamts-Koordinatoren sehen die Kontaktdaten jeder Person auf dem Tab Personen sowie alles im Verzeichnis.
Ein Teamleiter sieht das Verzeichnis, um Personen zu gewinnen, aber nicht die Notizen.
Der CSV-Export des Verzeichnisses enthält Kontaktdaten, Fähigkeiten, Notizen und Stunden. Bewahren Sie diese Datei sicher auf und löschen Sie sie, wenn Sie fertig sind.

Stunden und Bescheinigung

Stunden sind die Zeit zwischen Einchecken und Auschecken bei einer Schicht. Gezählt werden nur ausgecheckte Schichten und nur bei Veranstaltungen, für die die Person bestätigt war. Im Verzeichnis addiert die Spalte Stunden sie. Das Download-Symbol in der Zeile einer Person liefert eine PDF-Ehrenamt-Stundenabrechnung für eine Schule, einen Arbeitgeber oder einen Stipendienantrag. Sie listet jede Veranstaltung mit Datum, Anzahl der Schichten und Stunden, eine Gesamtsumme und das Ausstellungsdatum auf und hält fest, dass sie auf den von Ihnen erfassten Einchecks beruht. Es ist kein Schnappschuss: Es gibt den Stand am Tag des Ausdrucks wieder.

Gut zu wissen

Eine ehrenamtliche Person kann mit dem Link in jeder Einladung darum bitten, nicht mehr eingeladen zu werden. Sie wird dann als Keine Einladungen gewünscht angezeigt, und Sie können sie nicht einladen.
Aus Kartei entfernen löscht die Person und mit ihr ihre Einladungen, Schichten und Stunden bei allen Ihren Veranstaltungen. Das ist, was eine Anfrage zur Löschung ihrer Daten verlangt; deshalb wird es nicht abgeschwächt und lässt sich nicht rückgängig machen.
Wer sich über die Veranstaltungsseite anmeldet, wird darüber informiert, dass Name, E-Mail, Telefonnummer und Fähigkeiten mit Ihnen geteilt werden, um das Ehrenamts-Team zu organisieren.

Fehlerbehebung

Die Stundenbescheinigung ist leer — keine Schicht der Person wurde bisher ausgecheckt, oder sie ist bei keiner Veranstaltung bestätigt.
Die Bescheinigung zeigt weniger Stunden als erwartet — eine Schicht, bei der eingecheckt, aber nie ausgecheckt wurde, zählt nichts. Schließen Sie sie mit Auschecken im Tab Schichten und laden Sie die Bescheinigung erneut herunter.

1.13 Das Dankeschön-Ticket für Ehrenamtliche

Ein Dankeschön-Ticket erlaubt Ihren Ehrenamtlichen, die Veranstaltung zu besuchen, bei der sie helfen, kostenlos oder zu einem ermäßigten Preis. Es ist ein gewöhnlicher Tickettyp mit eingeschalteter Option Nur für Ehrenamtliche. Jeder kann es auf der Veranstaltungsseite sehen, aber nur Personen, die bei dieser Veranstaltung bestätigte Ehrenamtliche sind, können es kaufen. Sie legen es unter Tickets & Preise → Tickettypen im Manage-Menü der Veranstaltung an; der Tab Einstellungen des Ehrenamts zeigt Ihnen, ob die Veranstaltung eines hat.

Was Sie hier tun können

Bieten Sie Ihren Ehrenamtlichen ein Ticket kostenlos oder zu einem Preis Ihrer Wahl an.
Begrenzen Sie es auf eines pro Ehrenamtlichem oder erlauben Sie eine Begleitperson.
Zeigen Sie Ihren Ehrenamtlichen Ihre eigene Dankesnachricht dort, wo sie kaufen.

Das Ticket anlegen

Öffnen Sie Tickets & Preise → Tickettypen und klicken Sie auf Tickettyp hinzufügen, oder klicken Sie bei einem bestehenden auf Bearbeiten.
Geben Sie ihm einen Namen wie „Dank an Ehrenamtliche“ und setzen Sie den Preis. Null macht es kostenlos.
Setzen Sie die Kapazität auf ungefähr so viele Tickets, wie Sie Ehrenamtliche haben.
Setzen Sie den Haken bei Nur für Ehrenamtliche: „Allen angezeigt; nur bestätigte Ehrenamtliche dieser Veranstaltung können es kaufen (je eines)“.
Lassen Sie unter Max. pro Person das Feld für ein Ticket pro Ehrenamtlichem leer, oder tragen Sie eine höhere Zahl ein, um eine Begleitperson zu erlauben.
Klicken Sie auf Änderungen speichern oder legen Sie den Tickettyp an.

Was Besucher und Ehrenamtliche sehen

Auf der öffentlichen Veranstaltungsseite steht das Ticket in der Liste mit einem grünen Label Nur für Ehrenamtliche, so wie Tickets nur für Mitglieder erscheinen. Ein nicht angemeldeter Besucher liest „Für die Ehrenamtlichen dieser Veranstaltung — melden Sie sich an, um es zu erhalten“; eine angemeldete Person, die kein bestätigter Ehrenamtlicher ist, liest „Für die bestätigten Ehrenamtlichen dieser Veranstaltung“, mit einem Link zur Mitarbeit, wenn Sie die Anmeldung eingeschaltet haben. Ein bestätigter Ehrenamtlicher findet das Ticket freigeschaltet, mit Ihrer Dankesnachricht über der Liste.

Die ehrenamtliche Person kauft es wie jedes andere Ticket, angemeldet, über den normalen Bestellvorgang. Bei einem kostenlosen Ticket wird keine Zahlung eingezogen. Ihre Dankesnachricht erscheint außerdem neben dem Ticket im Bestellvorgang und in der Bestätigungs-E-Mail.

Die Einstellungen im Detail

Preis — null für ein kostenloses Ticket oder ein beliebiger Preis für ein ermäßigtes.
Max. pro Person — gezählt über alle Bestellungen der Person. Leer heißt eines pro Ehrenamtlichem.
Dankesnachricht — wird auf dem Tab Einstellungen des Ehrenamts gesetzt, bis zu 300 Zeichen, mit {name} für den Namen der ehrenamtlichen Person. Siehe Gewinnung mit Einladungslinks, Anmeldung und kopierten Einstellungen.

Gut zu wissen

Das Ticket ändert nicht den Preis, den Ihre Veranstaltung ankündigt. Es wird aus Listen, Suchergebnissen, Preisspannen und Feeds herausgelassen, sodass ein kostenloses Ehrenamts-Ticket eine kostenpflichtige Veranstaltung nicht kostenlos aussehen lassen kann.
Nur bestätigte Ehrenamtliche können es kaufen. Wer nur eingeladen war oder zurückgetreten ist, kann es nicht. Die Person muss mit der E-Mail-Adresse aus Ihrem Verzeichnis angemeldet sein; die Einladungs-E-Mail erlaubt ihr, dieses Konto anzulegen.
Das Ticket ist danach wie jedes andere: Es hat einen QR-Code und wird an der Tür gescannt.
Ehrenamtliche finden außerdem eine Schaltfläche Mein Ticket holen auf ihrer Seite Mein Ehrenamt, wenn Sie eines für sie angelegt haben.
Das Ticket zählt wie jedes andere Ticket gegen die Kapazität der Veranstaltung.

Fehlerbehebung

Eine ehrenamtliche Person kann das Ticket nicht sehen oder kaufen — sie muss bei dieser Veranstaltung Bestätigt sein und mit der E-Mail-Adresse angemeldet sein, zu der Sie eingeladen haben. Konten werden nur über eine bestätigte E-Mail-Adresse mit Verzeichniseinträgen verknüpft.
Der Tab Einstellungen sagt, es gibt kein Ehrenamts-Ticket — bei keinem Tickettyp dieser Veranstaltung ist Nur für Ehrenamtliche angekreuzt. Nutzen Sie Zu den Tickets, um eines anzulegen.
Eine ehrenamtliche Person braucht zwei Tickets — erhöhen Sie Max. pro Person beim Tickettyp.

1.14 Teambestand: Überblick

Der Bestand ist die Liste aller Dinge, die Ihr Verein für seine Veranstaltungen besitzt, leiht oder kauft: Stühle, Lautsprecher, eine Dhol, Lanyards, Reis, Teller. Er liegt unter Bestand in der Gruppe Arbeit Ihrer Veranstalter-Seitenleiste. Jeder Gegenstand gehört zu einem Team, das ihn betreut, oder zum Gemeinsamen Pool, den Sie und Ihre Ehrenamts-Koordinatoren selbst führen.

Was Sie hier tun können

Führen Sie eine Liste für jedes Team. Sie sehen alle Gegenstände. Jede Zeile zeigt das Team-Badge, ob der Gegenstand Ausrüstung oder Verbrauchsmaterial ist, seine Kategorie, wie viele verfügbar sind von insgesamt, wo er ist und in welchem Zustand.
Sehen Sie, wer ihn hat. Zwischen Veranstaltungen ist ein Gegenstand entweder bei einer Person aus Ihrer Ehrenamts-Kartei oder an einem Ort, den Sie angeben, etwa „Lagerraum B der Kulturhalle“. Geliehene Gegenstände nennen außerdem, wer sie verliehen hat.
Wissen Sie, was zu kaufen ist. Gegenstände, die knapp werden, erscheinen rot und auf der Einkaufsliste.
Erfassen Sie Einkäufe mit ihren Belegen und sehen Sie, wer noch zurückgezahlt werden muss — siehe Einkäufe, Belege und die Einkaufsliste.
Planen Sie jede Veranstaltung mit einer Packliste pro Team — siehe Packlisten für Veranstaltungen.
Drucken Sie QR-Etiketten, die Sie auf die Gegenstände kleben — siehe QR-Etiketten.

Die Bestandsseite lesen

Die drei Kacheln oben zeigen Gesamt Artikel (nur aktive Gegenstände), Niedriger Bestand und Gesamtwert, also Stückkosten mal Gesamtmenge. Klicken Sie auf die Kachel Niedriger Bestand, um die Einkaufsliste zu öffnen.
Die Reiter unter dem Titel öffnen die Einkaufsliste und die Einkäufe; die Schaltflächen neben dem Titel sind QR-Etiketten und Artikel hinzufügen.
Engen Sie die Liste mit den Filtern ein: Suche nach Name, SKU oder Barcode, Team (ein Team oder Gemeinsamer Pool), Typ (Ausrüstung oder Verbrauchsmaterial), Kategorie, Nur niedriger Bestand und Inaktive Artikel anzeigen. Löschen entfernt sie wieder.
Jede Zeile beginnt mit dem Team-Badge. Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Zeile, um den Gegenstand zu öffnen — siehe Artikel: hinzufügen, finden und betreuen.

Unter Nur niedriger Bestand sehen Sie, was auf sein Minimum gesunken ist. Die verfügbare Anzahl wird rot und zeigt „Minimum 20“. Ein Gegenstand gilt als niedrig, wenn er einen Mindestwert über null hat und die verfügbare Anzahl gleich oder darunter liegt.

Teams, der Gemeinsame Pool und wer was sieht

Sie sehen und ändern jeden Gegenstand, einschließlich des Gemeinsamen Pools, und Sie sind die einzige Person, die Kategorien verwaltet (die Schaltfläche Kategorien verwalten).
Eine Teamleitung sieht und ändert nur die Gegenstände des Teams, das sie leitet, von ihrer eigenen Seite aus: Bestand Ihres Teams. Sie sehen nie den Bestand eines anderen Teams und können keinen Gegenstand in den Gemeinsamen Pool legen.
Ein Koordinator oder eine Veranstaltungsleitung arbeitet mit den Packlisten einer Veranstaltung über Verwaltung → Veranstaltungsbestand. Der Gemeinsame Pool hat keine Leitung; er wird von Ihnen und den Koordinatoren betreut.
Das Ausleihen zwischen Teams ist keine Funktion der Plattform: Teams fragen einander außerhalb des Systems.

Gut zu wissen

Ausrüstung kommt nach einer Veranstaltung zurück. Verbrauchsmaterial wird aufgebraucht und neu gekauft; wenn Sie die Rückgabe einer Veranstaltung erfassen, geben Sie an, wie viel aufgebraucht wurde.
Ein Gegenstand, der für eine Veranstaltung ausgegeben ist, kann nicht gelöscht werden, bevor er zurück ist.
Aufgebrauchte und verlorene Mengen verlassen den Bestand endgültig. Beschädigte Gegenstände bleiben in der Gesamtmenge, sind aber nicht verfügbar.
Gegenstände, die Sie mit dem Kästchen Aktiv auf der Gegenstandsseite ausschalten, verschwinden aus der Liste und aus der Auswahl der Packliste. Haken Sie Inaktive Artikel anzeigen in den Filtern an, um sie wieder aufzulisten, markiert als Inaktiv; öffnen Sie einen und haken Sie Aktiv an, um ihn zurückzuholen.
Kategorien (zum Beispiel Ton & Licht, Möbel, Catering) werden von allen Teams gemeinsam genutzt. Fügen Sie eine unter Kategorien verwalten hinzu.

Fehlerbehebung

Ein Gegenstand fehlt in der Liste — prüfen Sie den Teamfilter und haken Sie Inaktive Artikel anzeigen an, falls der Gegenstand ausgeschaltet wurde. Die eigene Seite einer Teamleitung listet nur ihr Team.
Die Kachel Niedriger Bestand zeigt null, obwohl etwas fast leer ist — der Gegenstand hat kein Minimum. Öffnen Sie ihn und tragen Sie eine Min. Bestandsschwelle ein.
Die verfügbare Anzahl ist niedriger als das, was im Regal liegt — der Rest ist auf der Packliste einer Veranstaltung eingeplant oder noch unterwegs. Öffnen Sie den Gegenstand: Das Feld Bei Veranstaltungen gebucht zeigt, wo.

1.15 Artikel: hinzufügen, finden und pflegen

Ein Artikel ist eine Art von Gegenstand, den Sie mit einer Menge aufbewahren: „Klappstühle, 420“. Dieser Artikel behandelt das Hinzufügen eines Artikels, die Angabe seines Lagerorts, geliehene Artikel und die weiteren Aktionen auf der Seite eines Artikels. Öffnen Sie Bestand in der Gruppe Arbeit und klicken Sie auf Artikel hinzufügen oder auf Bearbeiten bei einer bestehenden Zeile.

Einen Artikel hinzufügen

Klicken Sie auf der Seite Bestand auf Artikel hinzufügen und geben Sie den Artikelnamen ein. Er ist das einzige Textfeld, das Pflicht ist, zusammen mit Menge, Zustand und Eigentum.
Wählen Sie das Team, das sich darum kümmert. Lassen Sie es auf Gemeinsamer Pool, wenn sich niemand Bestimmtes darum kümmert. Eine Teamleitung, die einen Artikel auf der eigenen Seite hinzufügt, kann nicht wählen: Es ist immer ihr Team.
Wählen Sie den Typ: Ausrüstung kommt nach einer Veranstaltung zurück, Verbrauchsmaterial wird aufgebraucht und neu gekauft.
Geben Sie die Gesamtmenge ein und, falls gewünscht, eine Einheit wie Stück, kg oder Rollen. Setzen Sie eine Min. Bestandsschwelle bei allem, was Sie wieder nachkaufen; sinkt der Bestand auf diese Zahl, erscheint der Artikel auf der Einkaufsliste.
Geben Sie unter Wer hat es eine Person aus Ihrem Freiwilligen-Verzeichnis an oder unter Lagerort den Ort, an dem sich der Artikel befindet.
Wählen Sie den Zustand (Neu, Gut, Befriedigend, Schlecht, Beschädigt, Ausgemustert) und das Eigentum. Bei Geliehen-Artikeln erscheint ein Feld Geliehen von: Tragen Sie ein, wem der Artikel gehört, zum Beispiel die Familie Patel. Bei Gemietet und Eigen gibt es dieses Feld nicht.
Optional können Sie eine Kategorie, SKU, Beschreibung, Barcode, ein Bild und die Stückkosten (für den Gesamtwert) hinzufügen und dann auf Artikel erstellen klicken.

Die Einstellungen im Detail

SKU — Ihr eigener Code. Er muss unter Ihren Artikeln eindeutig sein.
Min. Bestandsschwelle — Null bedeutet „nicht warnen“. Ist der Wert größer als null, gilt der Artikel als knapp, sobald der verfügbare Bestand auf diesem Wert oder darunter liegt.
Aktiv (bei einem bestehenden Artikel) — schalten Sie dies aus, wenn Sie etwas nicht mehr besitzen. Der Artikel verschwindet dann aus der Liste, der Einkaufsliste, den Etiketten und der Auswahl für die Packliste. Inaktive Artikel anzeigen auf der Seite Bestand macht ihn wieder sichtbar.
Bild — JPG, PNG oder WebP, bis zu 2 MB.

Wo ist er?

Öffnen Sie einen Artikel mit Bearbeiten. Das Feld Wo ist es sagt Ihnen in einem Satz, ob der Artikel bei einer Person ist, „Bei Ravi Patel“, „Im Büro des Vereins“, oder ob niemand notiert hat, wo er sich befindet, und wer ihn verliehen hat. Ändern Sie es mit der Personenliste und dem Ortsfeld und klicken Sie dann auf Speichern. Sie können beides nutzen: eine Person und einen Ort.

Daneben fügt Einkauf erfassen Bestand zusammen mit dem Beleg hinzu; siehe Einkäufe, Belege und die Einkaufsliste.

Weiteres auf der Seite des Artikels

Bei Veranstaltungen gebucht — erscheint, wenn der Artikel auf der Packliste einer laufenden oder bevorstehenden Veranstaltung steht. Dort gibt es Schnellschaltflächen für Entnommen und Alle zurück; siehe QR-Etiketten.
Nachbestand — fügt eine Menge mit optionaler Notiz hinzu, ohne Einkauf. Nutzen Sie es für Bestand, der gefunden, gespendet oder neu gezählt wurde.
Wartung — protokollieren Sie einen Service, eine Reparatur oder eine Prüfung mit Datum, Kosten und dem Termin des nächsten Service.
Buchungsverlauf — die letzten Bewegungen: zu einer Veranstaltung mitgenommen, zurückgebracht, aufgebraucht, nachgefüllt.
Löschen — fragt nach einer Bestätigung. Es wird verweigert, solange noch eine Menge bei einer Veranstaltung ausgecheckt ist.

Gut zu wissen

Wenn Sie das Team eines Artikels ändern, wandert er auf die Liste dieses Teams, und dessen Leitung kann ihn dann verwalten.
Mengen sind ganze Zahlen. Die verfügbare Zahl ist die Gesamtmenge abzüglich dessen, was auf Packlisten von Veranstaltungen geplant oder unterwegs ist, und abzüglich beschädigter, aufgebrauchter und fehlender Artikel.
Die Stückkosten dienen nur der Kachel Gesamtwert. Das Geld, das Sie tatsächlich ausgeben, wird als Einkäufe erfasst.

Fehlerbehebung

Die SKU wird abgelehnt — einer Ihrer anderen Artikel verwendet sie bereits.
Geliehen von erscheint nicht — wählen Sie zuerst unter Eigentum Geliehen.
Ich kann unter Wer hat es keine Person auswählen — die Liste zeigt Ihr Freiwilligen-Verzeichnis. Fügen Sie die Person zuerst unter Freiwillige hinzu.

1.16 Einkäufe, Belege und die Einkaufsliste

Wenn ein Team etwas für das Inventar kauft, erfassen Sie es als Einkauf: Die Menge kommt auf den Bestand, der Beleg wird aufbewahrt, und das Geld erscheint unter den Ausgaben der Veranstaltung. Hat ein Freiwilliger aus eigener Tasche bezahlt, bleibt der Einkauf offen, bis Sie als erstattet markieren. Die Liste finden Sie unter Bestand → Einkäufe, und was zu kaufen ist, unter Bestand → Einkaufsliste.

Einen Einkauf erfassen

Öffnen Sie den Artikel, den Sie gekauft haben, auf der Inventarseite (Bearbeiten).
Geben Sie unter Einkauf erfassen die gekaufte Menge, den Bezahlten Betrag und das Datum ein.
Wählen Sie unter Bezahlt von entweder Der Verein oder den Freiwilligen, der bezahlt hat. Der Einkauf eines Freiwilligen ist als Noch zu erstatten markiert, bis Sie ihn begleichen.
Wählen Sie optional eine Für Veranstaltung und fügen Sie den Beleg an (PDF, JPG, PNG oder WebP, bis 10 MB).
Klicken Sie auf Einkauf erfassen. Die Menge wird sofort dem Bestand des Artikels hinzugefügt.

Die Seite Einkäufe

Jeder Einkauf aus allen Teams ist aufgelistet, der neueste zuerst, mit Datum, Artikel, Team, wer bezahlt hat und dem Betrag. Ein Teamleiter sieht nur die Einkäufe seines eigenen Teams.

Der gelbe Hinweis nennt die Summe, die noch an Freiwillige zu erstatten ist. Klicken Sie auf Anzeigen, um nur die offenen aufzulisten.
Die Spalte Bezahlt von zeigt den Freiwilligen und Noch zu erstatten oder Erstattet. Vom Verein bezahlte Einkäufe tragen keine Kennzeichnung.
Klicken Sie auf Beleg, um die angehängte Datei zu öffnen. Belege sind privat: Nur Sie und der Teamleiter können sie öffnen.
Wenn Sie den Freiwilligen bezahlt haben, klicken Sie auf Als erstattet markieren. Als nicht erstattet markieren macht es rückgängig. Nur Sie als Veranstalter können das; ein Leiter sieht den Status, hat aber keine Schaltfläche.

Die Einkaufsliste

Die Einkaufsliste zeigt jeden aktiven Artikel, der auf oder unter seinem Mindestbestand liegt, nach Team gruppiert. Teams ohne Artikel erscheinen nicht, und der Gemeinsame Pool ist eine Gruppe wie jede andere.

Jede Teamgruppe listet ihre Artikel auf; die Zeile rechts zeigt, wie viele übrig sind und wie hoch das Minimum ist.
Das Feld Liste teilen enthält dieselbe Liste als Klartext, mit dem Teamnamen fett für WhatsApp.
Klicken Sie auf Kopieren und fügen Sie sie in die Gruppe Ihres Teams ein.

Gut zu wissen

Ein Einkauf ist eine gewöhnliche Ausgabe. Er erscheint bei den Ausgaben der Veranstaltung und in ihrer Gewinn- und Verlustrechnung; der Titel lautet „40 × Basmatireis“. Ausrüstung wird unter der Kategorie Ausrüstung abgelegt, Verbrauchsmaterial unter Sonstiges. Die Währung ist die des Artikels, oder Euro, falls keine hinterlegt ist.
Wenn Sie keine Veranstaltung wählen, gehört der Einkauf zu Ihrem Verein statt zu einer einzelnen Veranstaltung.
Das Geld wird nur erfasst. Die Plattform zahlt niemandem etwas zurück; das tun Sie selbst und markieren es danach.
Nutzen Sie auf der Artikelseite Nachbestand statt eines Einkaufs, wenn nichts gekauft wurde.

Fehlerbehebung

Der Artikel steht nicht auf der Einkaufsliste — es ist kein Minimum gesetzt, oder die verfügbare Menge liegt noch darüber. Für eine Veranstaltung eingeplante Mengen zählen als nicht verfügbar.
Ein Belegslink sagt nicht gefunden — der Einkauf wurde ohne Datei erfasst.
Der Freiwillige fehlt unter Bezahlt von — es werden nur Personen aus Ihrem Freiwilligenverzeichnis angeboten.

1.17 Packlisten für Veranstaltungen

Eine Packliste legt fest, welche Artikel jedes Team zu einer Veranstaltung mitnimmt, wie viele, und was zurückkam. Jede Veranstaltung hat ihre eigenen Listen, eine pro Team plus eine für den Gemeinsamen Pool. Öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Sie Verwalten → Tagesablauf → Veranstaltungsbestand. Veranstaltungsbearbeiter und Freiwilligenmanager sehen die Listen aller Teams; ein Teamleiter sieht nur die Listen der Teams, die er leitet.

Planen, was zur Veranstaltung geht

Klicken Sie oben auf der Seite auf Artikel zuweisen und wählen Sie den Artikel. Die Liste ist nach Team gruppiert und zeigt, wie viele verfügbar sind. Artikel, die schon auf der Liste dieser Veranstaltung stehen oder keinen Bestand mehr haben, werden nicht angeboten.
Geben Sie die Menge und optional eine Notiz ein und klicken Sie auf Zuweisen. Sie können nicht mehr einplanen, als verfügbar ist.
Die Zeile erscheint im Kasten ihres Teams mit dem Status Zugewiesen: „Geplant 420 · mitgenommen 0 · zurück 0“, und einer Schaltfläche Zur Veranstaltung mitgenommen für den Tag.

Am Tag: mitgenommen, dann zurück

Wenn die Artikel das Lager verlassen, geben Sie die Anzahl in der Zeile ein und klicken auf Zur Veranstaltung mitgenommen. Der Status wird zu Entnommen.
Wenn sie zurückkommen, füllen Sie das Rückgabeformular in derselben Zeile aus: Zurückgegeben, Beschädigt (Ausrüstung) oder Aufgebraucht (Verbrauchsmaterial), Fehlend und eine Notiz. Klicken Sie auf Speichern. Die Zahlen zusammen dürfen nicht größer sein als das, was noch draußen ist.
Wenn alles erfasst ist, zeigt die Zeile Zurückgegeben.

Aufgebrauchte oder fehlende Mengen verlassen den Bestand endgültig. Ein fehlender Artikel, der später wieder auftaucht, kann mit Nachbestand auf seiner Artikelseite erneut hinzugefügt werden.

Was noch fehlt

Sobald erfasst, wird alles Fehlende — und, nachdem die Veranstaltung beendet ist, alles noch Draußen — im gelben Kasten Noch nicht zurück gesammelt. Er nennt das Team und die Artikel. Klicken Sie auf Aufgabe für das Team anlegen, um eine Aufgabe für dieses Team zu erstellen, „Fehlende Artikel finden“, fällig in sieben Tagen, mit jeder Zeile aufgelistet. Sie erscheint auf der Seite Meine Freiwilligenarbeit der Mitglieder und bei ihrem Leiter.

Die Rückgabeformulare erscheinen bei jeder Zeile, die noch Artikel draußen hat. Zeilen im Gemeinsamen Pool haben keine Aufgabenschaltfläche, weil der Gemeinsame Pool kein Team hat, dem man die Aufgabe geben könnte.

Gut zu wissen

Zuweisen bewegt nichts: Die verfügbare Anzahl des Artikels sinkt, damit niemand anderes dieselben Stühle einplant, und erholt sich, wenn sie zurückgegeben werden.
Sie können eine Zeile nur entfernen (Von der Liste entfernen), solange nichts mitgenommen wurde oder alles zurück ist.
Auf der Seite eines Artikels zeigt das Feld Bei Veranstaltungen gebucht dieselbe Zeile mit Ein-Tipp-Schaltflächen Mitgenommen und Alle zurück — gedacht für die Nutzung nach dem Scannen eines Etiketts. Alle zurück zählt alles als zurückgegeben, nicht als aufgebraucht.
Das Übernehmen der Einrichtung einer früheren Veranstaltung (Verwalten → Freiwillige) kann Packlisten mitnehmen, wenn genug Bestand verfügbar ist.

Fehlerbehebung

Nur X Stück verfügbar — der Rest ist für eine andere Veranstaltung eingeplant oder noch draußen. Verringern Sie die Menge oder bringen Sie zuerst die Artikel der anderen Veranstaltung zurück.
Der Artikel steht nicht in der Liste — er steht schon auf der Liste dieser Veranstaltung (ändern Sie stattdessen die Zeile), ist inaktiv oder hat nichts verfügbar.
Ein Leiter sieht eine leere Seite — er sieht nur die Teams, die er leitet.

1.18 QR-Etiketten

Ein QR-Etikett auf einem Artikel ermöglicht es, ihn mit einem Telefon zu öffnen: Scannen Sie es, und die Artikelseite öffnet sich, mit dem Lagerort, dem Platz auf der Packliste und den Schaltflächen zum Markieren als mitgenommen oder zurück. Drucken Sie die Etiketten unter Bestand → QR-Etiketten.

Etiketten drucken

Filtern Sie auf der Inventarseite optional nach Team; die Schaltfläche QR-Etiketten behält Ihren Filter, sodass Sie die Etiketten eines Teams nacheinander drucken.
Klicken Sie auf QR-Etiketten. Ein schlichtes Blatt öffnet sich mit einem Etikett pro aktivem Artikel: der QR-Code, der Name, das Team (oder der Gemeinsame Pool) und die SKU.
Klicken Sie auf Drucken. Die Schaltfläche und der Kopfbereich werden nicht gedruckt, nur die Etiketten.
Schneiden Sie entlang der gestrichelten Linien und kleben Sie jedes Etikett auf seinen Artikel oder Karton.

Jedes Etikett zeigt den Artikelnamen unter dem Code.

Ein Etikett scannen

Richten Sie die Telefonkamera auf den Code und öffnen Sie den Link. Sie müssen angemeldet sein.
Sind Sie der Veranstalter, öffnet sich der Artikel auf Ihrer Inventarseite. Gehört der Artikel zu einem Team, das Sie leiten, öffnet er sich auf der eigenen Inventarseite Ihres Teams.
Steht der Artikel auf der Packliste einer laufenden oder kommenden Veranstaltung, zeigt das obere Feld Bei Veranstaltungen gebucht die Zahlen und zwei Schaltflächen: Mitgenommen markiert alles, was noch mitzunehmen ist, Alle zurück markiert alles, was draußen ist, als zurückgegeben. Nutzen Sie die vollständige Packliste für aufgebrauchte, beschädigte oder fehlende Artikel.

Die Überschrift des Feldes stellt die Veranstaltungen vor; Mitgenommen erfasst die gesamte geplante Menge als mitgenommen, und Packliste öffnet die Liste der Veranstaltung. Veranstaltungen, die vor mehr als sieben Tagen endeten, werden nicht mehr angezeigt.

Gut zu wissen

Der Code enthält ein zufälliges Token, nie eine ID, und nichts über den Artikel selbst. Wer ein Etikett ohne Berechtigung findet, wird abgewiesen und sieht nichts über den Artikel oder wer ihn hat.
Artikel im Gemeinsamen Pool öffnen sich nur für den Veranstalter, weil sie keinen Teamleiter haben.
Das Etikett eines deaktivierten Artikels wird nicht mehr gedruckt. Erneutes Drucken ändert nie einen bestehenden Code, daher funktionieren alte Etiketten weiter.

Fehlerbehebung

Der Scan meldet Zugriff verweigert — Sie sind mit einem Konto angemeldet, das den Bestand weder besitzt noch das Team leitet.
Der Scan bittet mich, mich anzumelden — das ist erwartet; melden Sie sich an und öffnen Sie das Etikett erneut.
Das Blatt ist leer — das gewählte Team hat keine aktiven Artikel.

Ehrenamt

2.1 Ehrenamt bei einer Veranstaltung

Veranstalter auf EventMann können Sie bitten, bei ihren Veranstaltungen unentgeltlich zu helfen, und manche Veranstaltungen lassen Sie Ihre Hilfe direkt von der Veranstaltungsseite aus anbieten. Alles dazu — Ihre Einladungen, Ihre Schichten, Ihre Aufgaben, Ihre Angaben und Ihr Dankeschön-Ticket — finden Sie unter Mein Ehrenamt in Ihrem Konto. Dieser Artikel ist die Übersicht; jeder Teil hat seinen eigenen Artikel.

Was Sie hier tun können

Auf eine Einladung antworten — die E-Mail des Veranstalters fragt „Können Sie helfen?“. Öffnen Sie sie und wählen Sie Ja oder Nein. Ein Nein braucht nichts; ein Ja braucht ein kostenloses EventMann-Konto auf dieser Adresse, das Sie dort gleich erstellen oder mit dem Sie sich anmelden. Siehe Auf eine Einladung antworten.
Ihre Hilfe anbieten — wenn eine Veranstaltungsseite fragt „Möchten Sie bei dieser Veranstaltung helfen?“, oder eine Teamleitung Ihnen einen Beitrittslink schickt. Siehe Anmelden oder einem Team beitreten.
Ihre Schichten sehen, ein- und auschecken, eine Schicht übernehmen oder zurückgeben — siehe Mein Ehrenamt: Schichten und Einchecken.
Ihre Aufgaben abarbeiten — Status, Checkliste und Kommentare. Siehe Ihre Aufgaben als Ehrenamtliche.
Einen Teil einer Veranstaltung leiten — wenn der Veranstalter Ihnen eine Rolle gegeben hat, etwa Koordination der Ehrenamtlichen oder Kasse, oder Sie ein Team leiten. Siehe Rollen für Ehrenamtliche und Mein Bereich und Leitfaden für Teamleitungen.
Ihr Dankeschön-Ticket erhalten — wenn der Veranstalter eines anbietet, zeigt Mein Ehrenamt die Schaltfläche Mein Ticket holen, die die Veranstaltungsseite öffnet. Nur bestätigte Ehrenamtliche können es angemeldet kaufen. Es ist kostenlos oder ermäßigt, in der Regel eines pro Person.

Wo Sie es finden

Melden Sie sich an und wählen Sie Mein Ehrenamt im Menü Ihres Kontos. Der Eintrag erscheint, sobald ein Veranstalter Ihre E-Mail-Adresse in einen Helferkreis aufgenommen hat oder Sie sich angemeldet haben.
Die Seite braucht eine bestätigte E-Mail-Adresse. Veranstalter laden Sie per E-Mail ein; Einladungen werden nur dann mit Ihrem Konto verknüpft, wenn diese Adresse bestätigt ist.

Gut zu wissen

Sie können Ihre Antwort ändern: nach einem früheren Nein doch zusagen, oder zurücktreten, wenn Sie nicht mehr kommen können. Ein Rücktritt gibt Ihre Schichten frei und Ihre Aufgaben zurück ans Team.
Sie erhalten eine E-Mail, wenn Sie auf eine Schicht gesetzt oder mit einer Aufgabe betraut werden, und etwa einen Tag vor jeder Schicht eine Erinnerung. Eine Aufgabe mit Startzeit löst kurz davor eine Erinnerung aus.
Ehrenamt ist unbezahlt. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Fähigkeiten werden mit dem Veranstalter geteilt, damit er das Team organisieren kann.
Jede Einladung enthält einen Link, um die Einladungen dieses Veranstalters zu beenden. Andere Veranstalter sind davon nicht betroffen.
Zeiten für Schichten und Aufgaben beziehen sich auf die Zeitzone der Veranstaltung.

Fehlerbehebung

Mein Ehrenamt ist leer — melden Sie sich mit der Adresse an, an die die Einladung ging, und achten Sie darauf, dass sie bestätigt ist.
Ich kann nicht einchecken — das Einchecken öffnet eine Stunde vor Schichtbeginn und schließt, wenn sie endet. Bitten Sie Ihre Leitung oder den Veranstalter, Sie aus deren Dienstplan einzuchecken, wenn Sie außerhalb dieser Zeit ankommen.
Ich sehe das Ehrenamts-Ticket nicht — es erscheint, sobald Sie für diese Veranstaltung bestätigt und angemeldet sind. Wenn die Veranstaltung keines hat, hat der Veranstalter keines eingerichtet.

2.2 Auf eine Einladung antworten

Wenn ein Veranstalter Sie einlädt, bei einer Veranstaltung zu helfen, erhalten Sie eine E-Mail „Können Sie bei … helfen?“ mit der Schaltfläche Auf die Einladung antworten. Die Schaltfläche öffnet eine Seite, die nur für Sie bestimmt ist. Eine Absage dauert einen Klick und braucht nichts weiter. Eine Zusage dagegen setzt ein kostenloses EventMann-Konto auf der Adresse voraus, an die die Einladung ging: Dieses Konto ist der Ort, an dem Sie Ihre Schichten, Ihre Aufgaben und das Team sehen. Der Link ist persönlich: leiten Sie ihn nicht weiter.

Auf die Einladung antworten

Öffnen Sie den Link in der E-Mail. Die Seite zeigt die Veranstaltung, Zeit und Ort sowie Ihre aktuelle Antwort (Eingeladen).
Tippen Sie auf Ja, ich helfe, um dem Team beizutreten, oder auf Nein, diesmal nicht, um abzulehnen. Die Zeile unter den Schaltflächen sagt Ihnen, was eine Zusage von Ihnen braucht.
Was nach Ja geschieht, hängt von Ihrem Konto ab:
- Noch kein Konto unter dieser Adresse — die Seite öffnet ein kurzes Kontoformular, siehe unten.
- Sie haben bereits ein Konto — Sie werden zur Anmeldeseite geführt, mit Ihrer Adresse bereits ausgefüllt. Nach der Anmeldung kehren Sie direkt zur Einladung zurück, und Ihre Zusage wird erfasst.
- Sie sind bereits mit dieser Adresse angemeldet — Ihre Zusage wird sofort erfasst.
- Ihre Adresse ist noch nicht bestätigt — Sie werden gebeten, sie zuerst zu bestätigen. Ihre Zusage wird erfasst, wenn Sie zur Einladung zurückkehren.
- Sie sind als jemand anderes angemeldet — die Seite teilt das mit und bietet Abmelden und fortfahren an. Eine Zusage wird niemals für ein anderes Konto erfasst.
Sobald Ihre Zusage erfasst ist, sehen Sie eine Dankesnachricht, der Veranstalter wird informiert, und Sie erhalten die E-Mail „Sie sind im Team“. Der Veranstalter setzt Sie dann auf Schichten und gibt Ihnen Aufgaben, und Sie werden jedes Mal per E-Mail informiert.

Konto erstellen und zusagen

Prüfen Sie unter Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto, um zuzusagen Ihren Namen; die E-Mail-Adresse ist auf jene festgelegt, an die die Einladung ging.
Wählen Sie ein Passwort und wiederholen Sie es.
Tippen Sie auf Konto erstellen und zusagen.
Sie sind angemeldet und landen unter Mein Ehrenamt, bereits im Team. Das Konto ist sofort bestätigt, weil Sie es über den an diese Adresse gesendeten Link erreicht haben.

Ein Link kann niemals ein neues Passwort für ein bereits bestehendes Konto setzen: Wenn jemand bereits ein Konto unter dieser Adresse hat, schickt ihn die Seite zur Anmeldung.

Vom Veranstalter bestätigt

Manchmal bestätigt der Veranstalter oder eine Teamleitung Sie, ohne auf Ihre Antwort zu warten, weil Sie am Telefon bereits zugesagt haben. Haben Sie noch kein Konto, sagt Ihre E-Mail „Sie sind im Team“ das, und ihre Schaltfläche Mein Konto einrichten öffnet dasselbe Kontoformular. Der Veranstalter kann Ihnen diesen Link auch mit Registrierungslink senden erneut schicken. Bis Sie das Konto eingerichtet haben, sind Sie im Team, können Ihre Schichten und Aufgaben aber nicht sehen.

Es sich anders überlegen

Öffnen Sie denselben Link erneut. Nach einer Zusage lautet die Schaltfläche Ich kann es doch nicht einrichten; Sie werden um Bestätigung gebeten, und Ihre Schichten werden für jemand anderen frei.
Nach einer Absage, die Sie selbst gegeben haben, können Sie weiterhin Ja wählen — mit Ihrem Konto, wie oben. Eine Anmeldung, die der Veranstalter abgelehnt hat, können Sie nicht wieder öffnen, und ebenso wenig eine Einladung, die entfernt wurde.
Ist die Veranstaltung vorbei oder abgesagt, nimmt die Seite keine Antworten mehr an.

Keine Einladungen mehr erhalten

Die Zeile Laden Sie mich nicht mehr zu …s Veranstaltungen ein am Ende beendet Ehrenamtseinladungen dieses Veranstalters, nachdem Sie bestätigt haben. Dafür brauchen Sie kein Konto. Eine noch offene Einladung wird abgelehnt. Andere Veranstalter sind nicht betroffen. Wenn Sie sich später selbst über eine ihrer Veranstaltungsseiten anmelden, hebt das die Abmeldung wieder auf.

Gut zu wissen

Der Veranstalter wird über Ihre Zusage erst informiert, wenn sie erfasst ist — nachdem Sie Ihr Konto erstellt oder sich angemeldet haben. Bis dahin stehen Sie auf seiner Liste weiterhin als Eingeladen.
Das Konto ist ein gewöhnliches, kostenloses EventMann-Konto. Sie können es auch zum Buchen von Tickets nutzen.
Der Link funktioniert von jedem Gerät aus. Eine Absage oder eine Abmeldung braucht keine Anmeldung.
Mein Ehrenamt zeigt dieselbe Einladung mit denselben zwei Schaltflächen, solange Sie nicht geantwortet haben.

Fehlerbehebung

„Diese Antwort ist hier nicht mehr möglich“ — der Veranstalter hat Ihren Status bereits geändert, zum Beispiel haben Sie ihn entfernt. Wenden Sie sich an ihn.
Keine Schaltfläche Ja — Sie haben bereits zugesagt, die Anmeldung wurde abgelehnt, die Veranstaltung ist vorbei, oder Sie sind als jemand anderes angemeldet (melden Sie sich zuerst ab).
Ich habe mich angemeldet, aber meine Antwort steht noch auf Eingeladen — Sie haben sich mit einer anderen Adresse angemeldet. Melden Sie sich ab und mit der Adresse an, an die die Einladung ging, und öffnen Sie dann den Link erneut.
Ich habe das Passwort meines bestehenden Kontos vergessen — nutzen Sie auf der Anmeldeseite Passwort vergessen? und öffnen Sie danach den Einladungslink erneut.
Der Link sagt, die Seite sei nicht gefunden — die Veranstaltung wurde gelöscht, oder Sie haben einen verkürzten oder veränderten Link geöffnet. Nutzen Sie die Schaltfläche in der E-Mail.

2.3 Mein Ehrenamt: Schichten und Check-in

Mein Ehrenamt ist Ihre Seite für alles, was Sie als Ehrenamtliche Person tun. Melden Sie sich an und wählen Sie Mein Ehrenamt im Menü Ihres Kontos. Es gibt eine Karte pro Veranstaltung, kommende Veranstaltungen zuerst, beendete danach. Jede Karte zeigt die Veranstaltung, das Datum, den Veranstalter, Ihr Team und Ihren Status.

Wenn Sie Kernmitglied eines festen Teams des Veranstalters sind, beginnt die Seite mit dem Block Ihre Teams: eine Karte pro Team mit allen Aufgaben des Teams und einem Link zum Bestand des Teams. Siehe Ihre Aufgaben als Ehrenamtliche Person und Der Bestand Ihres Teams. Wenn Sie ein Team leiten, heißt der Block stattdessen Teams, die Sie leiten.

Was eine Karte Ihnen mitteilt

Eingeladen — die Karte bittet Sie, mit Ja, ich helfe oder Nein, nicht diesmal zu antworten.
Beworben — Ihre Anmeldung liegt beim Veranstalter. Sie erhalten eine E-Mail, sobald er entschieden hat.
Bestätigt — Sie gehören zum Team. Die Karte zeigt den Dank des Veranstalters, Ihre Schichten und Aufgaben, offene Schichten, die Sie übernehmen können, Ihre Verfügbarkeit und Ihre Stunden.

Tippen Sie auf einer eingeladenen Karte auf Ja, ich helfe oder Nein, nicht diesmal.

Ein- und Auschecken

Ihre Stunden zählen vom Einchecken bis zum Auschecken, daher sollten Sie beides tun.

Öffnen Sie die Karte der heutigen Veranstaltung; ihr Titel nennt die Veranstaltung. Jede Schicht zeigt ihren Titel, ihre Zeit und ihren Ort.
Suchen Sie unter Schichten die Schicht und tippen Sie bei Ihrer Ankunft auf Einchecken. Die Schaltfläche ist ab einer Stunde vor Schichtbeginn bis zu ihrem Ende verfügbar.
Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf Auschecken. Die Schicht zeigt dann die Stunden, die Sie gearbeitet haben.
Ihre Gesamtsumme für die Veranstaltung steht unten auf der Karte.

Eine Schicht, die nie ausgecheckt wurde, zählt nichts, bis Sie oder der Veranstalter sie abschließen.

Eine Schicht zurückgeben

Wenn der Veranstalter es Ehrenamtlichen erlaubt, ihre Schichten selbst zu wählen, sehen Sie neben jeder Ihrer Schichten Zurückgeben.

Tippen Sie neben der Schicht auf Zurückgeben und bestätigen Sie.
Die Leitungen Ihres Teams und der Veranstalter erfahren, dass die Schicht wieder eine Lücke hat.

Sie können bis zum vom Veranstalter festgelegten Stichtag zurückgeben, standardmäßig 24 Stunden vor der Schicht, und nie nach dem Einchecken. Danach wenden Sie sich an Ihre Leitung; die Schaltfläche fehlt bewusst.

Eine offene Schicht übernehmen

Wenn der Veranstalter Ehrenamtliche wählen ihre Schichten selbst aktiviert hat, zeigt die Karte den Block Offene Schichten, die Sie übernehmen können.

Lesen Sie den Block — er zeigt, wie lange vor Beginn Sie die Schicht noch zurückgeben können.
Tippen Sie bei der gewünschten Schicht auf Übernehmen.

Sie sehen die Schichten Ihres eigenen Teams sowie Schichten, die keinem Team gehören, nur solche, die noch nicht begonnen haben und noch freie Plätze haben. Eine Schicht wird abgelehnt, wenn sie sich mit einer Ihrer Schichten überschneidet, beim Tippen bereits voll ist oder zu einem anderen Team gehört.

Angeben, wann Sie helfen können

Das Feld Wann können Sie helfen? auf jeder Karte ist ein Freitextfeld für den Veranstalter oder Ihre Leitung, zum Beispiel „Samstagnachmittags“. Geben Sie Ihren Text ein und tippen Sie auf Speichern.

Geben Sie Ihren Text ein und tippen Sie auf Speichern. Es sind bis zu 500 Zeichen möglich.

Gut zu wissen

Meine Antwort ändern unten auf einer Karte öffnet Ihre Einladungsseite, solange die Veranstaltung noch Antworten annimmt.
Das Ehrenamts-Ticket erscheint als Hinweis mit Mein Ticket holen, solange die Veranstaltung nicht beendet ist.
Etwa einen Tag vor jeder Schicht erhalten Sie eine Erinnerungs-E-Mail mit den Aufgaben für diese Schicht.

Fehlerbehebung

Keine Schaltfläche Einchecken — sie öffnet sich eine Stunde vor der Schicht. Außerhalb dieses Zeitraums bitten Sie Ihre Leitung, Sie einzuchecken.
Keine Schaltfläche Zurückgeben — die Veranstaltung erlaubt es nicht, der Stichtag ist verstrichen, oder Sie haben bereits eingecheckt.
Keine offenen Schichten — der Veranstalter hat die Selbstauswahl nicht aktiviert, oder für Ihr Team ist nichts mehr frei.
Kein Block Ihre Teams — Sie sind kein Kernmitglied eines Teams oder Sie leiten es (dann sehen Sie Teams, die Sie leiten). Fragen Sie den Veranstalter.

2.4 Ihre Aufgaben als Ehrenamtliche Person

Aufgaben sind die Arbeiten, die Sie für eine Veranstaltung übernehmen sollen, etwa „420 Stühle aufstellen“. Sie finden sie auf Ihrer Karte unter Mein Ehrenamt im Bereich Aufgaben. Sie können sie abhaken, weiterschieben, eine Checkliste abarbeiten und kommentieren, alles von Ihrem Telefon aus.

Welche Aufgaben Ihnen gehören

Aufgaben, die Ihnen namentlich zugewiesen wurden, allein oder gemeinsam mit anderen.
Aufgaben für eine Schicht, die Sie arbeiten: Jede Person in dieser Schicht sieht sie.
Aufgaben für Ihr Team bei dieser Veranstaltung, wenn Ihr Team festgelegt ist.
Aufgaben, die allen Ehrenamtlichen offenstehen.
Aufgaben aus dem Aufgabenboard des Veranstalters, wenn er Ihnen diese namentlich übergeben hat.
Wenn Sie Kernmitglied eines Teams sind: jede Aufgabe dieses Teams, unter Ihre Teams ganz oben auf der Seite.

An einer Aufgabe arbeiten

Lesen Sie den Titel, die Start- und Fälligkeitszeit und die Beschreibung darunter.
Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf das Kästchen vor der Aufgabe. Tippen Sie erneut, um die Aufgabe wieder zu öffnen.
Um Ihren Fortschritt zu zeigen, ändern Sie den Status. Ihre eigene Liste bietet Öffnen, In Bearbeitung, Blockiert und Fertig; wählen Sie Blockiert, wenn Sie auf etwas warten. Die Änderung wird automatisch gespeichert.
Hat die Aufgabe eine Checkliste, tippen Sie jede Zeile an, sobald Sie sie erledigt haben. Die Überschrift zeigt „2 von 4 erledigt“.
Öffnen Sie Kommentare, um zu lesen, was das Team geschrieben hat, und Ihren eigenen Kommentar zu ergänzen. Die Liste öffnet sich von selbst, wenn innerhalb des letzten Tages jemand geschrieben hat.

Aufgaben aus dem Aufgabenboard des Veranstalters

Eine Aufgabe, die Ihnen der Veranstalter auf seinem eigenen Aufgabenboard übergeben hat, sieht gleich aus, mit eigenen Status: Ausstehend, In Bearbeitung, Blockiert und Fertig.

Haken Sie sie ab oder schieben Sie sie mit dem Status weiter.

Die Aufgaben Ihres Teams (Kernmitglieder)

Ein Kernmitglied eines festen Teams sieht die gesamte Arbeit des Teams, nicht nur die eigene. Ganz oben auf Mein Ehrenamt zeigt der Block Ihre Teams eine Karte pro Team, in dem Sie Kernmitglied sind, mit den Aufgaben dieses Teams bei den Veranstaltungen, für die Sie bestätigt sind, nach Veranstaltung gruppiert. Kommende Veranstaltungen stehen zuerst; eine Veranstaltung bleibt dort 30 Tage nach ihrem Ende, damit eine Nachbearbeitung, etwa das Suchen fehlender Artikel, noch erreichbar ist.

Suchen Sie die Karte Ihres Teams. Bestand öffnet den Bestand des Teams.
Unter jeder Aufgabe sehen Sie, für wen sie ist: namentlich genannte Personen, alle in einer Schicht oder das gesamte Team.
Haken Sie eine Aufgabe ab, ändern Sie ihren Status, arbeiten Sie ihre Checkliste ab oder kommentieren Sie sie, genau wie bei Ihren eigenen Aufgaben. Das können Sie bei jeder Aufgabe Ihres Teams tun, zum Beispiel um einem Teamkollegen zu helfen, der festhängt.

Hinzufügen, Löschen und Übergeben von Aufgaben an Personen bleibt bei der Teamleitung und dem Veranstalter. Eine Aufgabe, die auch Ihnen gehört, erscheint hier und auf der Veranstaltungskarte; eine Änderung an einer Stelle zeigt sich auch an der anderen.

Gut zu wissen

Eine Aufgabe, die von einer Schicht oder einem Team geteilt wird, ist eine einzige Aufgabe für viele Personen. Der Veranstalter sieht, wer sie abgehakt hat.
Sie können nur Aufgaben bearbeiten, die Ihnen gehören, oder Aufgaben eines Teams, in dem Sie Kernmitglied sind. Alles, was Sie an einer Aufgabe tun, wird anhand Ihres bestätigten Platzes bei dieser Veranstaltung geprüft.
Wenn Sie sich von einer Veranstaltung zurückziehen, gehen Aufgaben, die Ihnen namentlich übergeben wurden, wieder an das Team zurück.
Aufgaben mit einer Startzeit senden Ihnen kurz vor Beginn eine E-Mail; Aufgaben für eine Schicht erscheinen in der Schichterinnerung.

Fehlerbehebung

„Noch keine Aufgaben“ — Ihnen oder Ihrem Team wurde noch nichts übergeben. Fragen Sie Ihre Leitung.
Ein Kommentar wird nicht gespeichert — er darf nicht leer sein und hat höchstens 2.000 Zeichen.
Ich habe eine Aufgabe versehentlich abgehakt — tippen Sie erneut auf das Kästchen.

2.5 Sich anmelden oder einem Team beitreten

Es gibt zwei Wege, Ihre Hilfe selbst anzubieten, statt auf eine Einladung zu warten: die Anmeldung auf einer Veranstaltungsseite und einen Beitrittslink, den eine Teamleitung in ihrer Gruppe teilt. Beide brauchen ein Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse.

Von der Veranstaltungsseite aus anmelden

Hat der Veranstalter die Ehrenamts-Anmeldung für eine laufende Veranstaltung aktiviert, zeigt ihre Seite „Möchten Sie bei dieser Veranstaltung helfen?“ mit dem Link Hilf uns bei dieser Veranstaltung. Der Link wird auch beim reinen Ehrenamts-Ticket angezeigt.

Melden Sie sich an und klicken Sie auf Hilf uns bei dieser Veranstaltung.
Lesen Sie den Text des Veranstalters über dem Formular: was die Hilfe umfasst, wann Sie ankommen sollen und wen Sie fragen können.
Prüfen Sie das Formular. Ihre E-Mail-Adresse ist festgelegt. Optional können Sie eine Telefon-Nummer, Ihre Fähigkeiten, durch Semikolons oder Kommas getrennt, sowie eine Nachricht unter Sollte der Organisator noch etwas wissen? angeben.
Tippen Sie auf Hilf uns bei dieser Veranstaltung.

Ihre Anmeldung geht an den Veranstalter, der sie annimmt oder ablehnt. Sie erhalten in beiden Fällen eine E-Mail, und bis dahin wird die Anmeldung unter Mein Ehrenamt als Angemeldet angezeigt. Niemand wird automatisch angenommen. Waren Sie bereits eingeladen, zählt Ihre Anmeldung als Ihr Ja.

Mit einem Link einem Team beitreten

Eine Teamleitung kann für ihr Team bei einer Veranstaltung einen Beitrittslink teilen. Er funktioniert auch dann, wenn die öffentliche Anmeldung auf der Veranstaltungsseite ausgeschaltet ist.

Öffnen Sie den Link und melden Sie sich an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
Die Seite nennt das Team, dem Sie beitreten.
Füllen Sie das Formular wie oben aus und tippen Sie auf Hilf uns bei dieser Veranstaltung.

Sie landen in diesem Team als Bewerberin oder Bewerber, und die Teamleitung nimmt Sie an. Waren Sie bereits ohne Team bei der Veranstaltung, versetzt Sie der Link in dieses Team.

Gut zu wissen

Ihre Telefonnummer wird nur dann in die Ehrenamtsliste des Veranstalters übernommen, wenn dort keine hinterlegt ist; Fähigkeiten werden nur vermerkt, wenn Sie in dessen Ehrenamtsliste neu sind.
Eine Anmeldung hebt auch einen früheren Verzicht „Lade mich nicht ein“ bei diesem Veranstalter auf.
Sind Sie bereits bei der Veranstaltung, zeigt die Seite dies an und Ihren Status.

Fehlerbehebung

Die Seite wird nicht gefunden — die Anmeldung ist aus, die Veranstaltung ist nicht live, sie ist vorbei, oder die Teamleitung hat den Beitrittslink deaktiviert.
Ich werde zur Anmeldung geschickt — die Seiten brauchen ein Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse.
Ich habe nie eine Antwort erhalten — fragen Sie den Veranstalter oder die Teamleitung; Anmeldungen warten auf deren Entscheidung.

2.6 Ehrenamtsrollen und Meine Arbeit

Manche Ehrenamtliche tun mehr als helfen: Ein Veranstalter kann Ihnen für eine Veranstaltung eine Rolle geben, etwa Helferkoordination, Kasse, Einlass / Check-in, Veranstaltungsort, Marketing oder Finanzen, oder eine seiner eigenen benutzerdefinierten Rollen. Die Rolle öffnet die Bereiche des Veranstalters für diese Veranstaltung, und zwar nur die, die diese Rolle braucht.

Woran Sie eine Rolle erkennen

Auf der Karte der Veranstaltung unter Mein Ehrenamt sehen Sie einen lilafarbenen Hinweis: Sie helfen, diese Veranstaltung zu leiten als: Helferkoordination, mit der Schaltfläche „Meine Arbeit“ öffnen.
Im Menü Ihres Avatars listet die Zeile Event-Arbeit Ihre Rollen auf und verlinkt auf Meine Arbeit. Auf dem Telefon steht sie im Menü als Meine Arbeit.

Meine Arbeit

Meine Arbeit listet jede Veranstaltung auf, bei der Sie eine Rolle innehaben, mit der Rolle als Abzeichen sowie Veranstalter und Datum. Jede Zeile hat eine Schaltfläche für das, wofür die Rolle da ist: Scannen für den Einlass, Bestellungen, Ehrenamtliche, Aufgabenverwaltung, Analytik oder Übersicht.

Finden Sie die Veranstaltung und lesen Sie das Rollenabzeichen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Bereiche dieser Veranstaltung zu öffnen.

Was eine Koordinatorin oder ein Koordinator sieht

Eine Helferkoordinatorin oder ein Helferkoordinator öffnet die Seiten Ehrenamtliche der Veranstaltung mit allen Reitern — Personen, Schichten, Aufgaben, Ablaufplan, Live, Nachrichten, Einstellungen und Ehrenamtsliste — sowie das Aufgabenboard. Sie laden Personen ein und bestätigen sie, planen Schichten und Aufgaben, versenden Nachrichten und können für die Rollen, die sie selbst innehaben, andere Ehrenamtliche damit betrauen. Sie sehen außerdem die Übersicht der Veranstaltung und ihre Packlisten. Bestellungen, Geld oder Einstellungen, die ihre Rolle nicht umfasst, sehen sie nicht.

Nur diese Veranstaltung steht Ihnen offen; die übrigen Veranstaltungen des Veranstalters bleiben für Sie geschlossen.

Gut zu wissen

Eine Rolle gilt für eine Veranstaltung. Sie endet 30 Tage nach der Veranstaltung, damit Finanzarbeiten nach dem Ende des Einlasses abgeschlossen werden können.
Sie zählt nur, solange Sie für die Veranstaltung bestätigt und mit der bestätigten Adresse angemeldet sind, die der Veranstalter hinterlegt hat. Wenn Sie sich von der Veranstaltung zurückziehen, enden die Rollen.
Niemand kann eine Rolle vergeben, die er selbst nicht vollständig innehat. Eine Koordinatorin oder ein Koordinator kann daher eine weitere Koordinatorin oder einen weiteren Koordinator ernennen, aber keine Finanzrolle vergeben.
Leitungen standardisierter Teams erhalten eine Rolle schon dadurch, dass sie Leitung sind, und können zusätzlich eine weitere bekommen, die der Veranstalter dem Team zugeordnet hat (zum Beispiel Kasse für die Anmeldungs-Leitungen). Siehe Leitfaden für Teamleitungen.
Eine E-Mail teilt Ihnen mit, wenn Ihnen eine Rolle gegeben wird. Haben Sie für diese Adresse noch kein Konto, verweist sie Sie darauf, eines einzurichten.

Fehlerbehebung

Keine Zeile „Meine Arbeit“ — Sie haben keine aktive Rolle: Die Veranstaltung ist mehr als 30 Tage vorbei, Sie sind nicht bestätigt, oder Sie sind mit einer anderen Adresse angemeldet.
Eine Seite meldet „Zugriff verweigert“ — Ihre Rolle umfasst sie nicht. Bitten Sie den Veranstalter, Ihre Rolle zu ändern.

2.7 Leitfaden für Teamleitungen

Eine Teamleitung führt bei jeder Veranstaltung ein dauerhaftes Team eines Vereins, etwa Anmeldung oder Hallenbetrieb. Als Teamleitung werben Sie Personen für Ihr Team, bestätigen sie, planen Schichten und Aufgaben des Teams, schreiben an Ihre Helferinnen und Helfer und kümmern sich um den Bestand des Teams. Das tun Sie über Ihr Konto, nicht über ein eigenes Veranstalter-Panel. Dieser Leitfaden ist die Übersicht; jeder Teil verlinkt auf seine Details.

Was Sie hier tun können

Werben Sie aus der Kartei des Veranstalters, mit einem Beitrittslink oder indem Sie jemand Neues hinzufügen.
Bestätigen Sie Bewerberinnen und Bewerber und entscheiden Sie, ob eine eingeladene Person sofort bestätigt ist.
Planen Sie Schichten und Aufgaben für Ihr Team und setzen Sie Ihre Leute ein.
Verfolgen Sie den Tag im Ablaufplan und auf der Live-Seite und schreiben Sie an Ihr Team.
Kümmern Sie sich um den Bestand Ihres Teams: Gegenstände, Einkaufsliste, Einkäufe und Belege. Siehe Der Bestand Ihres Teams.

Ihre Veranstaltungen öffnen

Öffnen Sie das Menü Ihres Profilbilds. Wählen Sie unter Event-Arbeit Ihre Rolle oder öffnen Sie Meine Arbeit.
Klicken Sie auf die Schaltfläche der Veranstaltung: Ehrenamtliche oder eine andere Schaltfläche, falls Ihr Team außerdem eine Rolle wie Box office trägt.
Wählen Sie in der Seitenleiste Ehrenamtliche. Eine Teamleitung sieht die Reiter Personen, Schichten, Aufgaben, Ablaufplan, Live, Nachrichten und Helferkreis. Es gibt keinen Reiter Einstellungen: Veranstaltungsweite Einstellungen bleiben beim Veranstalter.

Personen werben

Unter Personen zeigt der Block Teams bei dieser Veranstaltung jedes Team, das Sie leiten: wie viele bestätigt sind im Verhältnis zu dem, was das Team braucht, und wie viele noch nicht geantwortet haben.

Legen Sie unter Benötigt fest, wie viele Personen Ihr Team braucht, und tippen Sie auf Speichern.
Erstellen Sie unter Beitrittslink einen Link und nutzen Sie Kopieren oder Auf WhatsApp teilen. Personen, die ihn öffnen, melden sich an und bewerben sich für Ihr Team; Sie nehmen sie an. Deaktivieren beendet den Link; ein neuer Link ersetzt den alten. Siehe Sich anmelden oder einem Team beitreten.
Klicken Sie oben auf der Seite auf Aus Ihrer Kartei einladen, um Personen einzuladen, die der Veranstalter bereits kennt.

Aus der Kartei einladen: einladen oder sofort bestätigen

Wählen Sie Personen in der Liste (Suche, Alle angezeigten auswählen) oder — im ersten Teil — alle, die bei einer früheren Veranstaltung des Veranstalters geholfen haben.
Unter Team stehen nur Ihre Teams. Sie müssen eines wählen.
Lassen Sie Bereits bestätigt (ich habe selbst gefragt) frei, um die übliche Einladung „Können Sie helfen?“ zu senden; die Person antwortet mit Ja oder Nein, und ein Ja bittet sie, ein kostenloses Konto anzulegen oder sich anzumelden, bevor es zählt. Setzen Sie den Haken, wenn Sie eine Person bereits selbst gefragt haben und sie zugesagt hat: Sie wird sofort bestätigt und erhält statt einer Einladung „Sie sind im Team“. Hat sie noch kein Konto, enthält diese E-Mail die Schaltfläche Mein Konto einrichten, und unter Personen steht sie mit Noch kein Konto und der Schaltfläche Registrierungslink senden, bis sie eines hat.
Klicken Sie auf Einladung senden oder Ausgewählte einladen. Eine Ergebniszeile zeigt, wie viele eingeladen und wie viele übersprungen wurden (bereits bei der Veranstaltung oder nicht eingeladen werden wollend).

Dieselbe Wahl gibt es unter Jemand Neues hinzufügen, das eine Person in einem Schritt in die Kartei aufnimmt und einlädt. Einladungen gehen im stündlichen Versandtempo des Veranstalters hinaus, sodass eine große Gruppe über einen längeren Zeitraum angeschrieben wird.

Schichten und Aufgaben

Unter Schichten sehen Sie jede Schicht, aber Sie legen nur die Schichten Ihrer Teams an, ändern oder besetzen sie. Eine neue Schicht oder Aufgabe muss einem Ihrer Teams zugeordnet werden.

Öffnen Sie Schicht hinzufügen und tragen Sie ein, was, wann, wo und wie viele Personen Sie brauchen.
Fügen Sie der Schicht bestätigte Mitglieder Ihres Teams hinzu. Eine Person, die zu dieser Zeit schon auf einer anderen Schicht steht, wird übersprungen.
Bei einer Schicht Ihres Teams können Sie Personen ein- oder auschecken oder jemanden Entfernen.

Unter Aufgaben fügen Sie mit Aufgabe hinzufügen eine Aufgabe hinzu, für eine Person, eine Schicht oder das ganze Team, mit Startzeit, Fälligkeit und Checkliste. Aufgaben zeigen ihren Status, ihre Checkliste und Kommentare, die Ihre Helferinnen und Helfer unter Meine Arbeit schreiben.

Nur lesend und bearbeitbar

Sie sehen alles, Sie ändern Ihr Team. Sie sehen die gesamte Liste Personen und den Helferkreis — daraus werben Sie — aber Sie bestätigen, lehnen ab, senden erneut, entfernen, legen ein Team fest und schreiben nur Personen aus Ihren eigenen Teams. Personen ohne Team können Sie mit der Sammelaktion Team festlegen in Ihr Team übernehmen.
Nachrichten können nur an Ihre eigenen Teams und deren Schichten gehen.
Rollen, die Sie vergeben können, beschränken sich auf jene, die Sie selbst innehaben.
Das Kopieren des Aufbaus einer früheren Veranstaltung sowie die Veranstaltungseinstellungen (Anmeldung, Dankestext, selbst gewählte Schichten) bleiben beim Veranstalter oder einer Koordination.
Auf den eigenen Seiten des Veranstalters können Sie Kategorien nicht ändern, einen Gegenstand nicht einem anderen Team zuordnen und Einkäufe nicht als erstattet markieren.

Gut zu wissen

Teamleitungen gehören zum Kernteam ihrer Gruppe: Bei jeder Veranstaltung wird eine Teamleitung automatisch als bestätigt hinzugefügt; die Einladungen der übrigen Kernmitglieder gehen raus, sobald die Veranstaltung veröffentlicht ist.
Wenn eine Ihrer Helferinnen oder Helfer eine Schicht abgibt, erhalten Sie und der Veranstalter eine Benachrichtigung.
Hat der Veranstalter Ihrem Team eine Rolle zugeordnet (die Rolle der Teamleitung), haben Sie sie bei jeder Veranstaltung, bei der Sie mitarbeiten, zum Beispiel Box office.

Fehlerbehebung

Ich sehe keinen Beitrittslink — Erstellen Sie einen unter Teams bei dieser Veranstaltung; bis dahin gibt es keinen.
Eine Person ist ausgegraut oder wird übersprungen — Sie ist bei dieser Veranstaltung bereits in einem Status, oder sie hat den Veranstalter gebeten, sie nicht einzuladen.
Eine Aktion wird abgelehnt — Die Person oder Schicht gehört zu einem anderen Team.

2.8 Der Bestand Ihres Teams

Wenn Sie ein Team leiten, betreuen Sie dessen Bestand zwischen den Veranstaltungen: was vorhanden ist, wo es sich befindet, was nachgekauft werden muss und was gekauft wurde. Sie finden ihn unter Mein Ehrenamt im Block Teams, die Sie leiten, der Links zu Bestand, Einkaufsliste und Einkäufe enthält. Wenn Sie Kernmitglied eines Teams sind, sehen Sie denselben Bestand nur lesend, im Block Ihre Teams; siehe Kernmitglieder: den Bestand des Teams ansehen weiter unten.

Was Sie hier tun können

Suchen Sie den Block und das Team, das Sie leiten.
Klicken Sie auf Bestand für die Artikel des Teams, auf Einkaufsliste für alles, was den Mindestbestand erreicht hat, oder auf Einkäufe für die Einkäufe des Teams mit ihren Belegen.

Der Seitentitel lautet Bestand: Anmeldung. Sie sehen nur die Artikel Ihres Teams, nie die eines anderen Teams oder den gemeinsamen Pool.
Artikel hinzufügen legt einen Artikel für Ihr Team an. Das Team lässt sich nicht ändern; es ist Ihr Team.
Öffnen Sie einen Artikel mit Bearbeiten, um ihn zu ändern, festzulegen, wer ihn hat oder wo er ist, ihn nachzufüllen, eine Wartung zu erfassen, einen Einkauf mit Beleg zu erfassen oder den Artikel zu löschen. Die Seiten entsprechen denen des Veranstalters, siehe Artikel und Einkäufe.
Die Einkaufsliste enthält den Text, den Sie in die WhatsApp-Gruppe Ihres Teams kopieren können.
QR-Etiketten druckt Etiketten für die Artikel Ihres Teams.

Ein Etikett scannen

Wenn Ihr Telefon das Etikett eines Artikels Ihres Teams öffnet, landen Sie auf der Seite des Artikels. Steht der Artikel auf einer Packliste für eine laufende oder kommende Veranstaltung, zeigt das obere Feld Bei Veranstaltungen gebucht, wie viele geplant, mitgenommen und zurückgebracht sind.

Das Feld enthält Mitgenommen, um alles Geplante als mitgenommen zu markieren, und Alle zurück, wenn alles zurück ist. Darunter zeigt Wo ist es, wer den Artikel hat.

Kernmitglieder: den Bestand des Teams ansehen

Ein Kernmitglied, das das Team nicht leitet, erhält eine reine Leseansicht der Artikel des Teams, damit Sie wissen, was vorhanden ist und wer es hat, bevor Sie etwas holen.

Klicken Sie unter Mein Ehrenamt in Ihre Teams auf der Karte Ihres Teams auf Bestand. Die Seite heißt Bestand: Hallenbetrieb.
Jeder Artikel zeigt Typ, Zustand und Kategorie, wie viele verfügbar sind von insgesamt, und wer ihn hat (Bei …) oder wo er gelagert ist (In …). Artikel, die Sie selbst haben, sind mit Bei Ihnen hervorgehoben.
Ein Artikel auf oder unter seinem Mindestbestand zeigt seine Werte rot mit dem Mindestbestand; die Überschrift zählt, wie viele Artikel knapp sind.
Unter den Artikeln zeigen Packlisten, was das Team zu jeder kommenden Veranstaltung mitnimmt, bei der Sie bestätigt sind: die geplante Menge, wie viel mitgenommen und wie viel zurückgebracht wurde.

Auf dieser Seite lässt sich nichts ändern. Artikel bearbeiten, festlegen, wer etwas hat, nachfüllen und Einkäufe erfassen bleiben bei der Teamleitung und dem Veranstalter. Sagen Sie Ihrer Leitung Bescheid, wenn Sie etwas mitnehmen oder zurückbringen.

Packlisten für Ihre Veranstaltungen

Für eine Veranstaltung, bei der Sie mitarbeiten, ist die Packliste Ihres Teams die Seite Veranstaltungsbestand in der Manage-Seitenleiste der Veranstaltung. Sie sehen und ändern nur die Listen der Teams, die Sie leiten. Siehe Packlisten für Veranstaltungen. Nach einer Veranstaltung werden fehlende Artikel zu einer Aufgabe für Ihr Team unter Mein Ehrenamt.

Gut zu wissen

Der Veranstalter erstattet Ehrenamtlichen, die aus eigener Tasche bezahlt haben. Sie sehen, dass ein Einkauf Noch zu erstatten ist, können ihn aber nicht als erstattet markieren.
Belege sind nur für den Veranstalter und für Sie sichtbar.
Kategorien legt der Veranstalter fest; Sie können eine für einen Artikel wählen, aber keine hinzufügen oder entfernen.
Artikel anderer Teams sind nicht sichtbar, und das Ausleihen zwischen Teams läuft darüber, dass Sie sich gegenseitig fragen, außerhalb der Plattform.

Fehlerbehebung

Kein Block Teams, die Sie leiten — der Veranstalter hat Sie nicht als Leitung eines Teams eingetragen, oder Ihr Eintrag im Helferkreis ist nicht mit Ihrer bestätigten E-Mail-Adresse verknüpft.
Kein Link Bestand unter Ihre Teams — Sie sind kein Kernmitglied dieses Teams. Gewöhnliche Mitglieder sehen den Bestand des Teams nicht; fragen Sie Ihre Leitung oder den Veranstalter.
Die Packliste ist leer — für Ihr Team ist bei einer kommenden Veranstaltung, für die Sie bestätigt sind, noch nichts geplant.
Ein Scan wird abgelehnt — der Artikel gehört einem anderen Team oder dem gemeinsamen Pool.

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