Organizar eventos con equipos de voluntarios

Los voluntarios son las personas que ayudan en sus eventos sin cobrar. EventMann les ofrece herramientas propias: una lista de voluntarios que mantiene a lo largo de todos sus eventos, equipos permanentes con responsables, una invitación por evento, un plan de turnos, tareas, mensajes y una vista en directo para el día del evento. Está pensado para asociaciones cuyo equipo de evento está formado íntegramente por voluntarios, y funciona igual de bien para un único colaborador en un solo evento. Lo encontrará en dos sitios: Voluntarios en el grupo Crecimiento de su barra lateral para todo lo que abarca varios eventos (lista, equipos, importación), y Voluntarios bajo Equipo & Socios en el menú Gestionar de un evento para todo lo que pertenece a ese evento.

La entrada Voluntarios de la barra lateral abre la lista de voluntarios. Su franja de pestañas lleva a Equipos e Importar voluntarios.

Voluntarios, personal y miembros son tres cosas distintas

	Voluntarios	Personal	Miembros
Quiénes	Personas que ayudan gratis, a menudo una y otra vez	Ayudantes remunerados para un evento	Personas que compraron una membresía a usted
Dónde	Lista, Equipos y Gestionar → Voluntarios	Gestionar → Gestionar personal, el portal de personal	Ajustes → Membresía
Turnos	Turnos de voluntarios	Turnos de personal, con cambios y nómina	Ninguno
Dinero	Ninguno. Solo se registran las horas	Tarifas por hora y nómina	Precio del plan, pagado por el miembro

Los tres no se mezclan. Un voluntario nunca se incluye en el plan de turnos del personal, y un plan de turnos de voluntarios nunca alimenta la nómina. Si paga a alguien, esa persona debe figurar en Personal del evento.

Qué puede hacer aquí

• Mantener una lista de todas las personas que han ayudado o a las que quiere pedir ayuda; añada personas a mano o impórtelas desde una hoja de cálculo — consulte La lista de voluntarios e importación CSV.
• Gestionar equipos permanentes, como Recepción, Música o Cocina, cada uno con responsables y un equipo básico que está en todos los eventos — consulte Equipos permanentes, responsables y equipo básico.
• Invitar a personas a un evento, aceptar solicitudes y confirmar en bloque — consulte Invitar voluntarios a un evento, y Captación con enlaces de inscripción, inscripción abierta y configuraciones copiadas.
• Asignar roles de evento para que un voluntario pueda encargarse de la entrada, las finanzas o de otros voluntarios — consulte Roles de voluntario y responsables de equipo.
• Planificar el trabajo con turnos, tareas de voluntarios y el tablero de tareas del evento.
• Dirigir el día con el plan del día y la vista En vivo y los mensajes a sus voluntarios.
• Cuidar las horas y la privacidad — quién ve qué, el certificado de horas y la eliminación de un voluntario; consulte Horas de voluntarios y privacidad.
• Dar las gracias con una entrada gratuita o reducida que solo pueden comprar sus voluntarios — consulte La entrada de agradecimiento para voluntarios.

Las páginas de un evento

Abra un evento y luego Equipo & Socios → Voluntarios. Una franja de pestañas recorre la parte superior. Personas muestra quién fue invitado y qué respondió. Turnos y Tareas son el plan de turnos y la lista de trabajos; Plan del día los pone en orden cronológico; En vivo muestra lo que está ocurriendo en este momento; Mensajes escribe al equipo; Configuración contiene las opciones de voluntarios del evento, y Lista es la misma lista que en su panel de organizador, para personas que solo participan en este evento.

Un recorrido habitual

1. Cree su lista una sola vez y configure sus equipos. Marque como básicos a quienes siempre están: se añaden a cada nuevo evento.
2. En el evento, abra Personas e invite al resto, o publique un enlace de inscripción en su grupo de WhatsApp.
3. Añada Turnos y Tareas, o cópielos del evento del año pasado, y después asigne a los confirmados a los turnos.
4. Antes del día, envíe un Mensaje, imprima el Plan del día y revise los tamaños de los equipos en Personas.
5. El día del evento, mantenga abierto En vivo. Después, las horas figuran en la lista y puede descargar un certificado para cada voluntario.

Conviene saber

• Figurar en la lista no es una invitación. Importar una lista no envía ningún correo; usted decide, evento por evento, a quién pedir ayuda.
• Solo los voluntarios confirmados pueden asignarse a turnos, recibir tareas, tener un rol y comprar la entrada de agradecimiento.
• Decir que no a una invitación no requiere cuenta. Decir sí sí la requiere: el voluntario crea una cuenta gratuita desde la página de la invitación, o inicia sesión, y solo entonces queda confirmado y usted recibe el aviso. La cuenta es lo que le permite ver sus turnos y tareas, registrar su entrada y comprar la entrada de agradecimiento. Su parte se describe en Voluntariado en un evento.
• Las invitaciones, confirmaciones y mensajes salen al ritmo de su propio límite de envío por hora (Ajustes → Correo), de modo que cien invitaciones se reparten a lo largo del tiempo en lugar de enviarse en una sola ráfaga.
• Cada invitación incluye un enlace para darse de baja de las invitaciones de voluntariado. Las personas que se dieron de baja se omiten siempre que las invita, y aparecen como No quieren invitaciones en la lista.
• Un miembro del equipo puede trabajar con voluntarios cuando su rol tiene el permiso Voluntarios; Responsable de equipo (solo sus equipos) lo limita a los equipos que dirige. El permiso Tareas abre el tablero de tareas. Ambos se marcan en Roles personalizados.

Solución de problemas

• Faltan las entradas de Voluntarios en el menú — su rol no tiene el permiso Voluntarios para ese evento. Pregunte al organizador que lo gestiona.
• Un voluntario dice que no puede ver sus turnos — necesita una cuenta con la dirección a la que se envió la invitación, y esa dirección debe estar confirmada. Si Personas muestra Aún sin cuenta junto a su nombre, use Enviar enlace de registro.
• Alguien fue omitido al invitar — ya figura en este evento en algún estado, o se dio de baja de sus invitaciones.

Véase también

• La lista de voluntarios e importación CSV
• Equipos permanentes, responsables y equipo básico
• Inventario del equipo
• Personal del evento
• Voluntariado en un evento

La lista de voluntarios es su registro de todas las personas que han ayudado en sus eventos, o a las que le gustaría pedir ayuda. Pertenece a usted, no a un solo evento: una persona se añade una vez, recibe un número de voluntario como V0001 y conserva su historial en todos sus eventos. Ábrala en Crecimiento → Voluntarios en la barra lateral de su organizador.

Qué puede hacer aquí

• Añadir personas una a una, o importar la lista que ya tiene como archivo CSV.
• Buscar y filtrar por nombre, equipo, habilidad, si tienen cuenta, si ya han ayudado antes o si han pedido no recibir invitaciones.
• Editar los datos de contacto, las habilidades y sus propias notas.
• Ver cuántos eventos y horas acumula cada persona, y descargar un certificado de horas en PDF.
• Exportar toda la lista como archivo CSV, o eliminar a una persona junto con su historial.

Haga clic en Añadir un voluntario para añadir a alguien, en Importar voluntarios para cargar un archivo, o en Exportar CSV para descargar la lista. Las cuatro tarjetas situadas encima de la tabla cuentan a todas las personas de la lista, a quienes han ayudado, a quienes Tiene una cuenta y a quienes han pedido no recibir invitaciones; cada tarjeta es un atajo a ese filtro. Use el cuadro de búsqueda para buscar un nombre, un correo electrónico, un número de teléfono o un número de voluntario, y los desplegables, como Todos, para acotar más la lista.

Añadir un voluntario

1. Haga clic en Añadir un voluntario.
2. Escriba el Nombre y el Correo electrónico de la persona. Estos dos campos son obligatorios; el correo debe ser único en su lista, y no importan las mayúsculas.
3. Añada las Habilidades separadas por punto y coma, por ejemplo Entrada; Primeros auxilios; Equipo de escenario. Se guardan hasta 20 habilidades, y se convierten en un filtro de la lista.
4. Opcionalmente, escriba Notas; son solo para usted.
5. Haga clic en Añadir al equipo. No se envía ningún correo a nadie.

Leer la tabla

Cada fila empieza con el número de voluntario de la persona y los equipos a los que pertenece, con una estrella para los equipos que dirige. La columna Eventos cuenta los eventos en los que estaba confirmada, y Horas suma el tiempo entre el registro de entrada y el de salida de cada turno cerrado. Una insignia verde Tiene una cuenta indica que una cuenta de EventMann confirmada utiliza esta dirección de correo, y No quieren invitaciones indica que la persona ha renunciado a sus invitaciones. Editar abre los mismos campos que el diálogo de añadir. El icono de descarga entrega el certificado de horas de la persona en PDF, y la papelera la elimina.

Importar una lista desde una hoja de cálculo

En Importar voluntarios carga la lista que ya tiene. Importar solo añade personas a su lista. No envía ningún correo y nunca modifica a nadie que ya esté en ella.

1. Haga clic en Descargar la plantilla para ver los nombres exactos de las columnas, o guarde su hoja de cálculo como CSV.
2. La primera fila debe indicar los nombres de las columnas: name, email, phone, skills y notes. Solo name y email son obligatorias. Separe varias habilidades con punto y coma. Los archivos guardados por Excel, incluido el Excel en alemán con punto y coma como separador, se leen tal cual.
3. Elija el archivo — de hasta 5 MB y 5.000 filas — y haga clic en Verificar el archivo.

A continuación verá una vista previa con los recuentos Será agregado, Omitidos (ya existe) y Omitidos (ilegible). Las filas marcadas como Listo se añadirán. Una fila se Omite cuando el correo ya está en su lista o aparece dos veces en el archivo, y aparece como No legible cuando falta el nombre o el correo, o cuando el correo no es válido. Todavía no se ha escrito nada. Haga clic en Importar para añadir las filas listas.

Los ajustes en detalle

• Número de voluntario — se asigna automáticamente desde su propia secuencia (V0001, V0002 y así sucesivamente) y nunca se reutiliza.
• Habilidades — texto libre, separado por punto y coma. El filtro de habilidades lee las habilidades que realmente figuran en la lista.
• Notas (solo las ve usted) — nunca se muestran al voluntario ni a los jefes de equipo.
• Filas por página — 25, 50, 100 o 200; Ordenar por nombre, número de voluntario, más eventos o añadidos más recientemente.

Conviene saber

• Si cambia la dirección de correo de una persona, se corta el enlace con su cuenta. Se vuelve a vincular automáticamente cuando alguien inicia sesión en una cuenta confirmada con la nueva dirección.
• Una persona puede dejar de recibir sus invitaciones desde el enlace de cualquier correo de invitación. No podrá enviarle una invitación hasta que vuelva a registrarse por su cuenta.
• Eliminar del equipo quita a la persona junto con sus invitaciones, turnos y horas en todos sus eventos. No se puede deshacer; esto es lo que pide una solicitud de supresión de datos.
• El archivo de Exportar CSV contiene los datos de contacto, las habilidades, sus notas y las horas. Trátelo como dato personal. Consulte Horas de voluntarios y privacidad.
• Un coordinador de voluntarios que solo tenga un evento accede a la misma lista desde la pestaña Lista de ese evento. Un jefe de equipo la ve en modo de solo lectura, para reclutar.
• La vista previa de la importación le espera durante 30 minutos. Después, vuelva a elegir el archivo.

Solución de problemas

• La importación indica que falta una columna — la primera fila debe indicar los nombres de las columnas, como mínimo name y email. Use la plantilla para ver la ortografía exacta.
• La importación indica que el archivo ya no está disponible — el archivo verificado se conservó durante 30 minutos. Vuelva a elegirlo y verifíquelo de nuevo.
• Una persona que añadí no aparece al invitar a un evento — ya está en ese evento con algún estado, o ha renunciado a las invitaciones. Consulte Invitar voluntarios a un evento.
• El correo se rechaza porque ya está en uso — cada dirección de correo puede aparecer una sola vez en su lista. Búsquela; es posible que la persona ya esté allí.

Véase también

• Voluntarios
• Equipos permanentes, jefes y equipo base
• Invitar voluntarios a un evento

Los equipos son los departamentos de su asociación — Inscripción, Música, Marketing, Patrocinadores, Gestión de salas, Cocina — que existen de un evento a otro. Un equipo tiene jefes, miembros y un núcleo, y es lo que permite a un jefe dirigir su parte de un evento sin tocar la de nadie más. Los configura en Crecimiento → Voluntarios → Equipos. Solo usted, como organizador, puede crear o modificar equipos.

Qué puede hacer aquí

• Crear los equipos con los que organiza eventos y elegir a qué pueden acceder sus jefes y miembros en un evento.
• Añadir personas de su lista a un equipo, como miembros, como jefes y como miembros del equipo base.
• Cambiar el nombre de un equipo, modificar sus accesos, sacar a personas del equipo o eliminar el equipo.

Jefe, equipo base y miembro

• Miembro — pertenece al equipo. En un evento, la persona se coloca en un equipo cuando usted la invita o cuando se une a través del enlace de un equipo.
• Jefe — dirige el equipo en todos los eventos en los que colabora. Un jefe recluta personas para el equipo, las confirma, planifica los turnos y las tareas del equipo y escribe al equipo. Un jefe ve la lista completa de personas y la lista de voluntarios, pero solo modifica sus propios equipos. Véase Roles de voluntarios y jefes de equipo.
• Equipo base — está en cada evento de forma automática y ve el panorama completo del equipo: en Mi voluntariado, bajo Tus equipos, todas las tareas del equipo en los eventos para los que está confirmado, y una vista de solo lectura del inventario y de las listas de equipaje del equipo. Un jefe siempre forma parte del equipo base.

Una misma persona puede estar en varios equipos. En un evento, su equipo principal es un equipo que dirige, o, si no dirige ninguno, el primer equipo en el que forma parte del núcleo.

Añadir un equipo

1. Abra Equipos y haga clic en Añadir un equipo.
2. Escriba el Nombre del equipo. Cada nombre solo puede usarse una vez.
3. En Los jefes acceden a, elija lo que puede abrir un jefe de este equipo en cada evento en el que colabore, por ejemplo Taquilla para los jefes de Inscripción. Nada adicional les deja solo con sus herramientas de voluntario.
4. En Los miembros acceden a, elija lo mismo para los miembros normales, por ejemplo Entrada / control. Los miembros lo tienen solo en los eventos en los que este sea su equipo.
5. Haga clic en Crear equipo.

Las opciones son los roles que puede asignar a los voluntarios en un evento — Coordinación de voluntarios, Taquilla, Entrada / control, Responsable del recinto, Marketing, Finanzas — y cualquier rol personalizado que haya creado. Lo que abre cada uno se explica en Roles de voluntarios y jefes de equipo. El acceso funciona solo en los eventos en los que colabora la persona, y durante 30 días después de que terminen.

Poner personas en un equipo

Cada equipo tiene su propia tarjeta con sus personas. Los jefes aparecen primero. En la fila de cada persona, una insignia Jefe y una insignia Principal indican su posición. Marque Jefe o Principal y haga clic en Guardar para cambiarlo, o haga clic en la cruz para sacarla del equipo. En la parte superior de la tarjeta están Añadir personas de la lista y Editar, que cambia el nombre del equipo y sus accesos.

1. Haga clic en Añadir personas de la lista para abrir la lista junto a la página.
2. Use el cuadro de búsqueda para encontrar personas por nombre, correo electrónico o número de voluntario y márquelas.
3. Marque como jefes si dirigen el equipo, o como equipo base (en cada evento) si deben estar en todos los eventos.
4. Haga clic en Añadir al equipo. Se pueden añadir hasta 500 personas a la vez.

El equipo base está en cada evento

Los miembros del equipo base y los jefes se añaden a todos sus eventos que no hayan terminado, así no tiene que invitar a los mismos cincuenta de siempre cada vez.

• Un jefe se añade como confirmado, porque dirige el equipo. Aun así, puede dar un paso atrás.
• Cualquier otro miembro del equipo base se añade como invitado y responde Sí o No desde su correo electrónico.
• Nadie recibe correo mientras el evento es un borrador. Las invitaciones se envían cuando el evento se publica por primera vez, así que un borrador que elimine nunca llega a nadie.
• Cuando hace miembro del equipo base o jefe a alguien, se le añade a todos sus eventos próximos de una vez.
• Alguien que ya está en un evento en cualquier estado — rechazado, eliminado — nunca vuelve a añadirse. Su respuesta se mantiene.

Lo que puede hacer un miembro del equipo base

• Tareas del equipo — todas las tareas que usted o un jefe asignaron al equipo, no solo las suyas: puede avanzar una tarea (Abrir, En curso, Bloqueados, Listo), marcar su lista de verificación y escribir comentarios. No puede añadir, eliminar ni reasignar una tarea; eso sigue en sus manos y en las de los jefes del equipo.
• Inventario del equipo — los artículos del equipo con cantidad, estado, quién tiene cada uno o dónde está almacenado, el aviso de existencias bajas y la lista de equipaje del equipo para sus próximos eventos. No puede editar artículos, reponer existencias ni registrar compras.
• Solo su propio equipo: un miembro del equipo base de Gestión de salas no ve nada de las tareas ni del inventario de Inscripción. Un miembro normal solo ve las tareas que se le asignan, su turno o el equipo completo.

Conviene saber

• Sacar a una persona de un equipo, o dejar el equipo base, no la elimina de los eventos a los que ya se comprometió.
• Eliminar un equipo mantiene a sus personas en su lista y en cada evento. Solo desaparece el equipo; los turnos y tareas del equipo pasan a «sin equipo», y sus personas no muestran equipo principal en los eventos.
• Solo el organizador define los equipos. El acceso de un equipo llega a todos los eventos, así que un coordinador de un evento no puede configurarlo.
• Las personas que han dejado de recibir sus invitaciones se omiten al añadir el equipo base.
• Cada equipo también puede cuidar su propio inventario entre eventos; véase Inventario del equipo.

Solución de problemas

• Un miembro del equipo base no fue invitado a mi nuevo evento — el evento sigue siendo un borrador (se les invita cuando usted publica), el evento está cancelado o ya terminó, o la persona ha dejado de recibir sus invitaciones.
• Un jefe no puede abrir el evento — un jefe necesita una plaza confirmada en el evento, y una cuenta con la dirección de correo de su lista con el correo electrónico confirmado.
• El nombre del equipo no se acepta — ya tiene un equipo con ese nombre.

Véase también

• Voluntarios
• Roles de voluntarios y jefes de equipo
• Invitar voluntarios a un evento
• Guía para jefes de equipo

La pestaña Personas de los voluntarios de un evento es donde decide quién ayuda en este evento: invite a personas de su lista, acepte a quienes se inscribieron y vea quién dijo que sí. Abra el evento y luego Equipo & Socios → Voluntarios; Personas es la primera pestaña. Una persona puede estar en su lista sin estar en un evento; estar en el evento es lo que le permite tener turnos, tareas, roles y la entrada de agradecimiento.

Qué puede hacer aquí

• Invitar a personas de su lista, una a una o a todas las que ayudaron en un evento anterior.
• Añadir a alguien que todavía no está en su lista e invitarlo en un solo paso.
• Aceptar o rechazar a las personas que se inscribieron desde la página del evento o desde el enlace de un equipo.
• Confirmar, recordar, cambiar de equipo, asignar un rol o quitar a muchas personas a la vez.
• Ver de un vistazo cuántas personas tiene cada equipo frente a las que necesita.

Los cinco estados

Estado	Qué significa
Solicitado	La persona se inscribió desde la página del evento o desde el enlace de un equipo. Usted decide.
Invitado	Usted la invitó, y todavía no ha respondido.
Confirmado	Ayuda en este evento. Solo las personas confirmadas pueden asignarse a turnos, recibir tareas o roles, y comprar la entrada de agradecimiento.
Rechazado	Dijo que no, o usted rechazó su solicitud. Quien rechazó una invitación todavía puede decir que sí más adelante desde el mismo enlace.
Retirado	Usted quitó a una persona confirmada del evento. Sus plazas en los turnos quedan libres y sus tareas vuelven al equipo.

Invitar a personas de su lista

1. Haga clic en Invitar de tu equipo en la parte superior de la página.
2. Para invitar a todas las personas que ayudaron en un evento anterior, elija ese evento en Todos los que ayudaron en, elija un equipo si quiere que vayan todas al mismo, y haga clic en Invítales. Solo se pide ayuda a quienes estuvieron confirmados allí.
3. Para invitar a personas concretas, busque en la lista y márquelas. Seleccionar todos los mostrados marca a todas las personas que muestra en ese momento la búsqueda.
4. Elija el Equipo. Un responsable de equipo debe elegir uno de sus propios equipos; puede dejarlo vacío.
5. Haga clic en Invitar a los seleccionados. Cada persona recibe un correo con la pregunta «¿Puede ayudar?» y las opciones Sí y No. Un no se responde con un solo clic. Un sí le pide crear una cuenta gratuita de EventMann con esa dirección, o iniciar sesión con la que ya tiene; pasa a Confirmado, y usted recibe el aviso en la campana solo cuando eso ocurre.

Si ya ha preguntado a alguien usted mismo — por teléfono, en el grupo — marque Ya confirmado (se lo pregunté yo) antes de invitar. Entonces se añade como confirmado y recibe el correo «Ya está en el equipo» en lugar de una pregunta. Quien no tenga cuenta con esa dirección recibe en ese correo una invitación a crearla, con un botón Crear mi cuenta.

Añadir a alguien nuevo

Añadir a alguien nuevo, en la parte superior de la página, añade a una persona a su lista y la invita a este evento de una sola vez. Escriba el Nombre y el Correo electrónico, opcionalmente un teléfono y un equipo, y haga clic en Añadir e invitar. Si esa persona ya está en este evento o se dio de baja de sus invitaciones, no se envía nada y se le informa.

Leer y trabajar la lista

Las fichas de la parte superior filtran la lista por estado; Confirmadas muestra solo a quienes dijeron que sí. Use el cuadro de búsqueda para buscar por nombre, correo, teléfono o número de voluntario, y el desplegable de equipo para ver uno solo. La barra sobre la tabla contiene las acciones en bloque. Cada fila muestra el estado de la persona, su equipo (que se puede cambiar allí mismo), sus roles, cuántos turnos y horas tiene, y los botones que corresponden a su estado: Aceptar y Rechazar para una solicitud. Una persona confirmada cuya dirección de correo no tiene cuenta de EventMann lleva la insignia amarilla Aún sin cuenta y el botón Enviar enlace de registro. Las solicitudes muestran lo que escribió la persona, y lo que puso en «¿Cuándo puede ayudar?» en su propia página.

Voluntarios sin cuenta

Un voluntario que dice que sí a una invitación siempre tiene cuenta: el sí solo se registra cuando la ha creado o ha iniciado sesión. Las personas que confirma usted mismo o un responsable de equipo (Marcar como confirmado, Aceptar, la casilla Ya confirmado, la Confirmar en bloque) pueden no tener cuenta. Están en el equipo, pero no pueden ver sus turnos, tareas ni equipo, registrar su entrada ni comprar la entrada de agradecimiento hasta que la tengan.

1. Busque la insignia Aún sin cuenta junto al nombre. Aparece en las personas confirmadas cuya ficha de la lista no está vinculada a una cuenta.
2. Haga clic en Enviar enlace de registro en la fila, o marque varias personas y elija Enviar enlace de registro en la barra de acciones en bloque.
3. Cada una recibe un correo «Configure su cuenta para …». Su botón abre su página de invitación en el formulario de cuenta; la cuenta queda confirmada de inmediato porque el enlace llegó a su dirección. Si ya tiene una cuenta con esa dirección, la página le pide que inicie sesión.
4. La insignia desaparece cuando la persona ha configurado la cuenta o ha iniciado sesión.

El enlace solo se envía a personas confirmadas sin cuenta; cualquier otra persona en una selección en bloque se omite y se cuenta como omitida. Cada clic envía un correo por persona.

Las personas a las que ha invitado y que no han respondido están bajo la ficha Invitado. Marcar como confirmado las confirma sin esperar su respuesta, Enviar de nuevo reenvía la invitación una vez más, y la cruz las quita.

Hacer algo con muchas personas a la vez

1. Marque las personas, o marque Seleccionar todo en esta página. El contador indica cuántas están seleccionadas.
2. Elija la acción: Confirmar, Reenviar invitación, Enviar enlace de registro, Asignar equipo, Asignar rol, Quitar rol, Rechazar o Quitar del evento.
3. Para Asignar equipo, elija el equipo; para las acciones de rol, elija el rol junto a ellas.
4. Haga clic en Aplicar a la selección y confirme. Confirmar y reenviar envían un correo a cada persona.

El resultado le indica cuántas se hicieron y cuántas se omitieron porque la acción no les correspondía, por ejemplo confirmar a alguien que ya estaba confirmado. Se pueden seleccionar hasta 500 personas a la vez.

Conviene saber

• Las solicitudes desde la página del evento y desde el enlace de un equipo siguen en Solicitado hasta que usted o el responsable del equipo las acepten. Aceptar envía al voluntario un correo de confirmación; Rechazar le envía un breve correo para informarle de que esta vez no ha sido seleccionado. Rechazar una invitación que nadie ha contestado todavía (por ejemplo, con la acción en bloque) no envía ningún correo.
• Las invitaciones y los correos de confirmación salen al ritmo de su límite de envío por hora (Ajustes → Correo), de modo que una invitación grande se reparte a lo largo de las horas en lugar de enviarse de golpe.
• Recibe un aviso en la campana cuando alguien responde a una invitación o se inscribe. Para un sí, el aviso llega cuando el voluntario ha creado su cuenta o ha iniciado sesión, así que una persona que todavía está en el formulario de cuenta sigue como Invitado en su lista. Los responsables de un equipo reciben aviso cuando alguien se inscribe para unirse a su equipo.
• Una persona que ya está en este evento en cualquier estado se omite al invitar. Quitar a alguien que no ha confirmado elimina su fila, de modo que puede volver a invitarlo; una persona confirmada que fue retirada no puede volver a ser invitada a este evento.
• Dar marcha atrás también es un derecho del voluntario: desde su enlace de invitación puede cambiar un sí por un no. Eso libera sus turnos y devuelve sus tareas al equipo.
• Los responsables de equipo ven la lista completa, pero solo actúan sobre las filas de sus propios equipos. También pueden incorporar a alguien que todavía no tiene equipo en uno de los suyos.

Solución de problemas

• «N omitidos» después de invitar — esas personas ya están en este evento, o pidieron no ser invitadas.
• Falta Enviar de nuevo — solo existe para las personas que no han respondido. Las personas rechazadas y confirmadas no tienen reenvío; una persona confirmada sin cuenta tiene Enviar enlace de registro en su lugar.
• Alguien le dijo que sí pero sigue como Invitado — no ha terminado de crear su cuenta o de iniciar sesión. Pídale que vuelva a abrir la invitación, o confírmela usted mismo y envíe el enlace de registro.
• Un voluntario confirmado no aparece para un turno o una tarea — compruebe que está Confirmado, y no Invitado o Solicitado.
• La invitación nunca llegó — pídale que revise la carpeta de spam, y use Enviar de nuevo. El correo sale al ritmo de su límite por hora, de modo que un lote grande puede tardar horas.

Véase también

• Voluntarios
• Captación con enlaces de inscripción, inscripción abierta y configuraciones copiadas
• Roles de voluntario y responsables de equipo
• Responder a una invitación

Este artículo trata de las formas en que las personas llegan a un evento sin que usted las invite una por una: un enlace de inscripción para cada equipo, una inscripción abierta en la página pública del evento y la opción de partir de la configuración del año pasado. También explica cada opción de la pestaña Configuración de un evento. Encontrará todo ello en Equipo & Socios → Voluntarios en el menú Gestionar del evento.

Qué puede hacer aquí

• Indicar cuántas personas necesita cada equipo en este evento y ver cómo se completa la cifra.
• Dar a cada equipo un enlace de inscripción que su responsable puede publicar en un grupo de WhatsApp.
• Abrir la inscripción en la página pública del evento, con su propio texto.
• Permitir que los voluntarios confirmados elijan sus propios turnos.
• Escribir el mensaje de agradecimiento que leen los voluntarios.
• Copiar tamaños de equipo, turnos, tareas de equipo y listas de equipaje desde otro evento.

Tamaños de equipo y enlaces de inscripción

En la pestaña Personas, el recuadro Equipos en este evento tiene una tarjeta por equipo. El nombre del equipo abre la lista filtrada por ese equipo. La cifra compara las personas confirmadas con lo que necesita el equipo, por ejemplo 10 / 18; es ámbar mientras el equipo está incompleto y verde cuando está completo, y sin objetivo muestra solo las personas confirmadas. Debajo, 10 confirmadas · 2 esperando respuesta cuenta las personas a las que se ha invitado y que aún no han respondido.

1. Escriba el número que necesita el equipo en Necesita y haga clic en Guardar. Déjelo vacío o en cero si no hay objetivo.
2. Haga clic en Crear enlace de inscripción. La tarjeta muestra ahora el Enlace de inscripción.
3. Haga clic en Copiar para ponerlo en el portapapeles, o en Compartir en WhatsApp para abrir WhatsApp con un mensaje preparado, como «¿Ayudas con Recepción en la Gala de Diwali 2026? Inscríbete aquí:».
4. Para dejar de admitir inscripciones con el enlace, haga clic en Desactivar. Quien aún lo tenga ya no podrá inscribirse. Crear un enlace nuevo da una dirección nueva.

Quien abre un enlace de inscripción inicia sesión (o se registra), revisa sus datos y se une. Queda como Solicitado en ese equipo, y los responsables del equipo y usted reciben un aviso en la campana. Nadie pasa a ser voluntario sin que usted o el responsable lo Acepte. Un enlace de inscripción funciona aunque la inscripción pública de abajo esté desactivada, y deja de funcionar cuando el evento es un borrador, está cancelado o ya terminó. Los responsables de equipo pueden fijar objetivos y enlaces para los equipos que dirigen; los demás equipos no se les muestran.

Inscripción abierta en la página del evento

Cuando Inscripción de voluntarios en la página del evento está activada y el evento está en directo, la página pública del evento muestra «¿Le gustaría ayudar en este evento? Ser voluntario». Los visitantes que han iniciado sesión y tienen un correo confirmado pueden solicitar participar.

El aviso enlaza con un formulario breve con un teléfono, habilidades y un mensaje. Empieza con el texto que usted escribió.

El visitante añade un teléfono, habilidades, cualquier cosa que el organizador deba saber, y envía el formulario. Se le añade a su lista si no estaba, y aparece en Personas como Solicitado. Usted decide con Aceptar o Rechazar; nadie se confirma automáticamente, y la persona solicitante recibe un correo en cualquier caso. Un visitante que ya había sido invitado y se inscribe queda confirmado de inmediato.

Los ajustes en detalle

Abra la pestaña Configuración.

1. Inscripción de voluntarios en la página del evento — desactivada por defecto. Activa el aviso y el formulario para los visitantes. Solo funciona mientras el evento está en directo.
2. Los voluntarios eligen sus propios turnos — permite que los voluntarios confirmados tomen turnos libres en su propia página Mi voluntariado. Pueden tomar turnos de su propio equipo y turnos sin equipo, nunca uno que se solape con un turno que ya tengan, y nunca uno que ya haya empezado.
3. Los voluntarios pueden devolver un turno hasta — horas antes del inicio del turno, de 0 a 720; 24 si no lo cambia. Después tienen que hablar con su responsable. Devolver un turno avisa a los responsables del equipo y a usted.
4. Texto de la página de inscripción — hasta 1.000 caracteres: en qué consiste ayudar, a qué hora llegar, a quién preguntar.
5. Mensaje de agradecimiento — hasta 300 caracteres, que se muestra a los voluntarios confirmados en la página del evento, en la compra junto a la entrada de voluntario y en su correo de confirmación. {name} se sustituye por el nombre del voluntario. Si lo deja vacío, se usa un agradecimiento estándar en su idioma. La línea verde muestra una vista previa con un nombre de ejemplo.
6. Haga clic en Guardar. Borrar un campo de texto y guardar elimina el texto.

Copiar la configuración de otro evento

Más abajo en la pestaña Configuración, Copiar configuración de otro evento usa un evento anterior como plantilla.

1. Elija el evento en Copiar de. Aparecen sus otros eventos, del más reciente al más antiguo.
2. Marque lo que quiere copiar: Tamaños de equipo, Turnos, Tareas de equipo y Listas de equipaje.
3. Haga clic en Copiar configuración y confirme.

Las horas se desplazan con la fecha del evento: un turno que empezaba dos horas antes de las puertas del año pasado empieza dos horas antes de las de este año. No se reemplaza nada de lo que ya existe y no se envía ningún correo. Las personas no se copian: el equipo básico llega solo y el resto se invita de nuevo. Tampoco se copian las tareas asignadas a una persona concreta, ni las vinculadas a un turno, porque esa persona puede no ayudar esta vez. Las líneas de equipaje se copian solo en la medida en que lo permite el inventario.

Conviene saber

• Cada vía de entrada a un evento como voluntario termina en una cuenta: un enlace de inscripción y la inscripción abierta la requieren, y un sí a una invitación crea una o inicia sesión. Solo las personas que usted confirma directamente pueden confirmarse sin cuenta — consulte Voluntarios sin cuenta.
• Los visitantes necesitan una cuenta con correo confirmado para inscribirse o unirse. Inscribirse crea una ficha en la lista con el origen «se inscribió» y devuelve la baja de invitaciones a desactivada.
• El enlace de inscripción es una credencial: quien lo tenga puede solicitar participar. Publicarlo en un grupo privado no tiene problema; si se extiende más, desactívelo y cree uno nuevo.
• El objetivo de un equipo es una meta para usted y los responsables. No impide que la gente se una.
• La pestaña Configuración requiere el permiso Voluntarios; un responsable de equipo ve las demás pestañas, pero no Configuración.

Solución de problemas

• El aviso no aparece en la página del evento — el ajuste de inscripción está desactivado, o el evento no está en directo (un evento programado todavía no tiene aviso; un enlace de inscripción ya funciona).
• Un enlace de inscripción dice que la página no se encuentra — el enlace se desactivó o se reemplazó, o el evento es un borrador, está cancelado o ya terminó.
• No se ofrece copiar la configuración — no tiene otro evento del que copiar.
• La copia no trajo ninguna persona — es intencionado. Invítelas desde Personas.

Véase también

• Voluntarios
• Invitar voluntarios a un evento
• Turnos y el plan de turnos de voluntarios
• Inscribirse o unirse a un equipo

A un voluntario se le puede dar un rol para un evento: el derecho a dirigir una parte del mismo — la entrada, las finanzas, los demás voluntarios — sin llegar a ser nunca miembro de su equipo de organización. Un rol pertenece a un solo evento, empieza en el momento en que lo asigna y termina 30 días después del evento. Los roles son lo que permite que una asociación cuyo equipo de evento son íntegramente voluntarios reparta el trabajo. Los asigna en la pestaña Personas dentro de Equipo y Socios → Voluntarios, o para un equipo completo en la página Equipos.

Qué puede hacer aquí

• Dar a un voluntario confirmado uno o varios roles para este evento, y quitárselos de nuevo.
• Dar un rol a muchas personas a la vez con la barra de acciones en lote.
• Hacer que cada jefe o miembro de un equipo tenga automáticamente un rol (se configura en la página Equipos).

Los roles y lo que abren

Rol	Qué puede hacer la persona en este evento
Coordinación de voluntarios	Abrir el resumen del evento, trabajar con todos los voluntarios (Personas, Turnos, Tareas, Hoja de ruta, En directo, Mensajes, Lista) y dirigir el tablero de tareas del evento. No puede editar el evento en sí, ver el dinero ni cambiar otros ajustes que no sean los de voluntarios.
Taquilla	Escanear y registrar la entrada de las entradas, ver y crear pedidos, responder a los mensajes de los asistentes.
Entrada / control	Escanear entradas y ver la lista de pedidos.
Responsable del recinto	Editar los detalles y las fechas del evento, trabajar con el recinto, dirigir el tablero de tareas, ver informes y cifras de registro en directo, y tramitar reembolsos.
Marketing	Descuentos, campañas de correo electrónico e informes.
Finanzas	Pedidos y su exportación, informes, el desglose de pagos y reembolsos.
Jefe de equipo	No se asigna a mano: se obtiene al dirigir un equipo permanente. Las páginas de voluntarios, limitadas a los equipos que dirige. Véase más abajo.
Sus propios roles personalizados	Lo que haya marcado en Roles personalizados.

Son los mismos conjuntos de permisos que los roles de su equipo de organización, así que la persona ve las mismas páginas que vería un agente de taquilla o un responsable de finanzas, solo para este evento.

Dar un rol a un voluntario

1. Abra la pestaña Personas y busque al voluntario confirmado. La columna Roles muestra lo que tiene — por ejemplo Coordinación de voluntarios — o Voluntario si no tiene ninguno.
2. Haga clic en Cambiar roles debajo.
3. Marque los roles que quiera. Un rol que no puede asignar aparece atenuado; véase «Quién puede dar qué» más abajo.
4. Haga clic en Guardar. El voluntario recibe un correo «Ya puedes ayudar a dirigir …» que indica el rol y le dice qué hacer a continuación.

Para muchas personas a la vez, márquelas en la lista de Personas, elija Asignar rol o Quitar rol en la barra de acciones en lote, elija el rol junto a ella y haga clic en Aplicar a la selección. Véase Invitar voluntarios a un evento.

Roles de un equipo

En la página Equipos, Los jefes acceden a y Los miembros acceden a asignan un rol a todas las personas de un equipo, sin tocar a cada una. Un jefe tiene el rol de jefe del equipo en cada evento en el que colabora; un miembro tiene el rol de miembro en los eventos en los que este es su equipo. También conservan lo que usted les dio a mano para ese evento.

Jefes de equipo

Dirigir un equipo permanente concede automáticamente el rol de Jefe de equipo. Un jefe:

• ve la lista completa de Personas y la Lista de voluntarios, en modo de solo lectura, para reclutar;
• confirma, rechaza, mueve y quita solo a las personas de sus propios equipos, y puede reclamar a alguien sin equipo para incluirlo en uno de los suyos;
• elige, al reclutar, si una persona recibe una invitación por correo o ya queda confirmada;
• planifica los turnos y tareas de sus equipos, y escribe mensajes solo a sus propios equipos y a los turnos de esos equipos;
• ve la hoja de ruta y la vista En directo de sus propios equipos;
• fija el objetivo y el enlace de inscripción de sus propios equipos;
• puede dar a las personas de sus propios equipos cualquier rol que él mismo tenga — véase «Quién puede dar qué».

Para un jefe, la página Personas se reduce a sus propios equipos. Aquí, el jefe de Registro solo ve la tarjeta de Registro bajo Equipos en este evento, puede cambiar la lista a Mis equipos, cambiar el equipo de las filas que son suyas y quitar personas de su propio equipo.

Un jefe no ve Configuración, no puede escribir a todo el mundo y no puede definir equipos. La página desde el punto de vista del jefe se describe en la Guía para jefes de equipo.

Quién puede dar qué

Nadie puede dar un rol que no tenga plenamente él mismo. Como organizador puede dar todos los roles. Un Coordinador de voluntarios puede nombrar a otro coordinador, pero no puede dar Finanzas, porque no lo tiene. Un jefe de Registro cuyo equipo tiene Taquilla puede dar Taquilla y Entrada / control a su equipo, y nada más. Los roles que una persona no puede tocar aparecen atenuados con una nota, y cuando guarda los roles de alguien, cualquier rol que no pudo cambiar se mantiene como estaba.

Lo que necesita el voluntario

• Debe estar Confirmado en este evento. Si quita a alguien del evento, o si da un paso atrás, se le quitan sus roles.
• Necesita una cuenta con la misma dirección de correo que en su lista, con la dirección confirmada. Hasta que la tenga, la fila muestra «Necesita una cuenta con esta dirección de correo para usar estos roles» y el correo ofrece un botón para configurarla.
• Cuando la tenga, encuentra el evento en Mi trabajo en su cuenta, con el sombrero que lleva y la acción para la que sirve. Véase Roles de voluntarios y Mi trabajo.

Conviene saber

• Un rol termina 30 días después del evento, para que el trabajo de finanzas, como los últimos reembolsos, pueda terminarse. Nada permanece activo después.
• Los roles se guardan por fila de evento. Un voluntario que coordina la gala no es coordinador de su concierto a menos que se lo dé también allí (o lo haga su equipo).
• Use un rol personalizado para repartir una combinación precisa, por ejemplo voluntarios que pueden ver pedidos y nada más.

Solución de problemas

• Falta el enlace Cambiar roles — la persona no está confirmada, o usted no tiene ningún rol que pueda dar.
• Un voluntario tiene un rol pero no puede abrir el evento — no tiene cuenta con la dirección de correo de la lista, la dirección no está confirmada, o el evento terminó hace más de 30 días.
• Un rol desapareció después de que la persona diera un paso atrás — los roles se quitan cuando un voluntario da un paso atrás o se le retira del evento. Vuelva a asignarlo cuando esté confirmado.

Véase también

• Voluntarios
• Equipos permanentes, jefes y equipo base
• Roles personalizados
• Roles de voluntarios y Mi trabajo

La pestaña Turnos es el calendario de voluntarios de un evento: qué hay que hacer, cuándo, dónde y cuántas personas hacen falta, y quién está asignado. Está separada del calendario de personal de Gestionar personal, porque los voluntarios no cobran y nunca pasan por nómina. Abra el evento y luego Equipo y Socios → Voluntarios → Turnos. Todas las horas están en la zona horaria propia del evento, que la página indica arriba.

Qué puede hacer aquí

• Añadir los huecos para los que necesita personas, con un lugar y el número de personas necesarias.
• Asignar a voluntarios confirmados a un turno, de uno en uno o varios a la vez.
• Registrar entradas y salidas desde el calendario, para quienes no pueden hacerlo por sí mismos.
• Dejar que los voluntarios elijan y devuelvan turnos por sí mismos.
• Ver de un vistazo qué turnos están completos: 8 de 8 aparece en verde, 2 de 3 en ámbar.

Añadir un turno

1. Haga clic en Añadir un turno para abrir el formulario.
2. Escriba Qué es, por ejemplo “Mesa de registro”.
3. Elija el Equipo al que pertenece. Un responsable de equipo debe elegir uno de sus propios equipos; puede dejarlo vacío, lo que convierte el turno en uno para cualquiera.
4. Indique Inicio y Termina. Por defecto son el inicio del evento y tres horas después; el final debe ser posterior al inicio.
5. Opcionalmente añada Dónde y algunos Detalles. Indique Gente necesaria, entre 1 y 500.
6. Haga clic en Añadir turno.

Leer el calendario

Cada turno es una tarjeta con su título y la insignia del equipo, cuántas plazas están ocupadas y una línea por voluntario con su estado: Sin registrar, Registrado 17:02, o la hora de salida con las horas trabajadas. Registrar entrada marca a la persona como presente; después el mismo enlace dice Registrar salida, y una tercera pulsación dice Reabrir para la persona a la que se registró la salida por error. Quitar la retira del turno. Editar cambia el turno o lo elimina. Cuando un turno aún tiene plazas libres, Asignar personas añade más personas.

Asignar personas a un turno

Bajo la lista de personas, Asignar personas (quedan N plazas) abre un selector de voluntarios confirmados. Solo aparece mientras el turno tenga plazas libres.

1. Haga clic en Asignar personas; el botón muestra cuántas plazas quedan.
2. Busque por nombre, equipo o habilidad y marque a las personas. Un responsable solo ve las personas de sus propios equipos.
3. Haga clic en Añadir al turno.

La página le dice cuántas se han añadido. Se omite a alguien cuando ya está en el turno, cuando está en otro turno de este evento con un horario solapado, o cuando el turno ya está completo en ese momento; dos coordinadores que cubren las últimas plazas a la vez nunca pueden tener éxito los dos. A cada persona añadida se le envía un correo, y unas veinticuatro horas antes del inicio del turno recibe un recordatorio, una sola vez.

Los ajustes en detalle

• Gente necesaria — no se puede fijar por debajo del número de personas que ya están en el turno. Retire antes a alguien.
• Equipo — aparece como insignia, decide qué responsable puede cambiar el turno y qué voluntarios pueden tomarlo por sí mismos.
• Eliminar turno — en el panel Editar del turno. Los voluntarios que estén en él quedan retirados.
• Los voluntarios eligen sus propios turnos y pueden devolver un turno hasta — en la pestaña Configuración; véase Captación con enlaces de inscripción, inscripción y configuraciones copiadas.

Conviene saber

• Solo se pueden asignar a turnos los voluntarios confirmados. Si el selector dice que nadie ha confirmado todavía, confirme primero a personas en Personas.
• Los voluntarios registran su entrada por sí mismos desde Mi voluntariado. El registro se abre una hora antes del turno y se cierra cuando termina, así que no hay registro para un turno ya terminado, y registrar una salida requiere antes una entrada.
• Las horas se cuentan desde la entrada hasta la salida. Un turno con entrada pero sin salida no cuenta nada hasta que lo cierre con Registrar salida aquí.
• Asignar a alguien al calendario le envía un correo. Mover o eliminar un turno no vuelve a enviar correos; infórmeles con un mensaje.
• Los turnos con equipo y las tareas con equipo son también lo que un responsable de equipo ve en su plan del día y en la vista En vivo.

Solución de problemas

• “Ya está en otro turno a esa hora” — cada persona puede tener un turno a la vez. Acorte uno de los turnos o elija a otra persona.
• No hay a quién elegir — todas las personas confirmadas ya están en el turno, o (para un responsable) nadie de sus equipos está confirmado todavía.
• El número no se puede reducir — el turno ya tiene más personas; retire antes a algunas.
• Las horas son incorrectas — revise el turno por si faltan salidas registradas; use Registrar salida o Reabrir en la línea.

Véase también

• Voluntarios
• Tareas de voluntarios
• El plan del día y la vista En vivo
• Mi voluntariado: turnos y registro de entrada

La pestaña Tareas es la lista de trabajos de su equipo de voluntarios para un evento: cosas que tienen que ocurrir, quién las hace y para cuándo. Una tarea puede ser para una persona, para varias personas nombradas, para quienes trabajan en un turno determinado, para todo un equipo o abierta a cualquiera. Los voluntarios cambian el estado de sus tareas por sí mismos. La encontrará en Equipo y Socios → Voluntarios → Tareas. Para el tablero de planificación del organizador — plazos, prioridades, dependencias — véase El tablero de tareas del evento.

Qué puede hacer aquí

• Anotar lo que tiene que pasar y asignarle una hora de inicio y una hora de vencimiento.
• Dar una tarea a uno o varios voluntarios confirmados, a un turno, a un equipo o a todos.
• Seguir la tarea a través de cuatro estados: Abrir, En curso, Bloqueados y Listo.
• Dividir una tarea en una lista de comprobación y debatirla en comentarios.

Añadir una tarea

1. Escriba lo que hay que hacer en el campo de título, por ejemplo “Recoger los faroles en la imprenta”.
2. En Para elija un voluntario confirmado, o deje Todo el equipo. Las personas que solo han sido invitadas no aparecen en la lista; la página indica cuántas siguen esperando.
3. Elija el Equipo al que pertenece la tarea. Un responsable de equipo debe elegir uno de sus equipos.
4. Indique Inicio si la tarea tiene hora.
5. Haga clic en Más detalles para elegir un Turno (todos los de ese turno reciben la tarea), una hora de Vencimiento y una descripción.
6. Haga clic en Añadir tarea.

Quién recibe una tarea se decide en este orden: las personas nombradas si las hay, si no las personas del turno, si no el equipo, si no todos. Las personas nombradas reciben un correo “Nueva tarea de voluntario en …” cuando se les añade. Una tarea que tiene hora de inicio y está destinada a personas nombradas, a un turno o a un equipo envía además un único recordatorio unas dos horas antes de empezar; una tarea para todos no tiene recordatorio.

Trabajar con la lista

Primero aparecen las tareas abiertas, luego las terminadas, cada grupo en orden de tiempo. La línea bajo un título indica para quién es, su inicio y su vencimiento, y cuándo se completó, quién la marcó — el voluntario, o “Marcada como lista por el organizador”. La casilla redonda marca una tarea como lista o no lista. El menú de estado fija Abrir, En curso, Bloqueados o Listo; use Bloqueados para una tarea que espera algo. Una lista de comprobación muestra cuántos elementos están hechos y permite marcarlos. Los comentarios conservan la conversación de la tarea. Editar cambia todo lo demás.

Editar una tarea

1. Haga clic en Editar junto al título de la tarea.
2. En Personas marque a todas las personas a las que va dirigida. Si no marca a nadie, se aplica el turno, el equipo o todos.
3. Cambie el Turno, las horas de Inicio y Vencimiento y los detalles.
4. En Lista de comprobación escriba un elemento por línea. Los elementos que mantenga como estaban conservan su marca, así que reformular el tercero no desmarca el primero ni el segundo.
5. Haga clic en Guardar. Eliminar tarea la borra.

Conviene saber

• Las horas son las horas de reloj propias del evento, igual que en los turnos.
• Los voluntarios ven sus tareas en Mi voluntariado. Pueden cambiar el estado, marcar elementos de la lista de comprobación y añadir comentarios por sí mismos; el organizador y el responsable del equipo lo ven aquí al instante.
• No se admite dar una tarea a una persona que no está confirmada. Si alguien se retira o es retirado del evento, sus tareas vuelven al equipo.
• Las tareas con hora de inicio o de vencimiento aparecen en el Plan del día; las Bloqueadas y las vencidas aparecen en En vivo.
• Un responsable de equipo ve y cambia solo las tareas de sus propios equipos.
• Marcar una tarea como lista la pone en Listo; marcarla como no lista la devuelve a Abrir.

Solución de problemas

• La persona que quiero no está en la lista — solo se pueden dar tareas a voluntarios confirmados. Confírmelos en Personas.
• “Ese voluntario ya no está confirmado para este evento” — la persona fue retirada o se retiró después de que abriera el formulario. Elija a otra.
• Nadie recibió el correo de mi tarea — los correos van a las personas nombradas, en el momento en que se les añade. Una tarea para un turno o un equipo no se envía por correo al crearse; aparece en su página Mi voluntariado, y el recordatorio antes de su hora de inicio les llega.

Véase también

• Voluntarios
• El tablero de tareas del evento
• Turnos y el calendario de voluntarios
• Sus tareas de voluntariado

El tablero de tareas es la lista de planificación del organizador para un evento: todo lo que hay que hacer antes, durante y después del día, con una prioridad, un plazo, una hora de inicio, un responsable y, cuando importa, otra tarea de la que depende. Abra el evento y elija Gestión de tareas al final del menú de Gestionar. Es independiente de las tareas de voluntarios, que son los trabajos del equipo de voluntarios; el tablero es donde usted planifica, y puede pasar una tarea del tablero a un miembro del equipo o a un voluntario confirmado.

Qué puede hacer aquí

• Añadir tareas con un título, una categoría, una prioridad, una fecha de vencimiento y una hora de inicio.
• Aplicar tareas ya preparadas de la biblioteca de plantillas y dejar que los plazos se ajusten solos.
• Asignar una tarea a usted mismo, a un miembro del equipo o a un voluntario confirmado.
• Hacer que una tarea espere a otra, y mantener una lista de comprobación y comentarios en ella.
• Seguir los seis contadores — total, pendientes, en curso, completadas, bloqueadas y vencidas — y la barra de progreso general.

Añadir una tarea

La fila cerca de la parte superior es un añadido rápido: basta con un título.

1. Escriba el título, por ejemplo “Confirmar el pedido de catering”.
2. Opcionalmente indique Inicio — la fecha y hora en que empieza el trabajo. Una tarea con hora de inicio aparece en el Plan del día de los voluntarios, y a un voluntario asignado le llega un recordatorio unas dos horas antes.
3. Elija la Categoría: Sede y logística, Marketing y promoción, Producción y técnica, Gestión de proveedores, Comunicación, Finanzas y presupuesto, Gestión de riesgos o Posterior al evento.
4. Haga clic en Más detalles para fijar una prioridad (Alta, Mediana, Baja), una fecha de vencimiento y una descripción.
5. Haga clic en Crear tarea. La tarea empieza como Pendiente, con prioridad Mediana salvo que haya elegido otra.

Las tarjetas de arriba cuentan las tareas por estado; haga clic en una, como Bloqueados, para ver solo esas tareas, y las etiquetas bajo ellas filtran por categoría. La pestaña Biblioteca de plantillas abre las tareas preparadas y Añadir tarea lleva al añadido rápido.

Trabajar con una tarjeta de tarea

Cada tarjeta muestra su prioridad, su categoría, su hora de inicio, su fecha de vencimiento y su estado. La casilla redonda la marca como completada. Aparece una insignia gris Espera a mientras la tarea de la que depende no está completada. Una insignia verde con el nombre de un voluntario indica a quién está asignada. El primer desplegable la asigna, el segundo cambia su estado entre Pendiente, En Progreso y Bloqueados, y el lápiz abre el formulario de edición. Una fecha de vencimiento pasada vuelve la tarjeta roja y la marca como Vencida.

Editar una tarea

1. Haga clic en el lápiz de la tarjeta.
2. Cambie el Título de la tarea, la Categoría, la Prioridad, la Fecha de vencimiento y el Inicio.
3. En Espera a elija otra tarea de este evento que deba completarse antes. La tarjeta mostrará entonces Espera a esa tarea hasta que esté hecha. Una tarea no puede esperar a sí misma, y dos tareas no pueden esperarse mutuamente.
4. En Lista de comprobación escriba un elemento por línea; los elementos que deje sin cambios conservan su marca.
5. Añada una descripción y haga clic en Guardar.

Asignar una tarea

El primer desplegable de cada tarjeta tiene dos grupos. Equipo enumera a usted (Yo (titular)) y a los miembros de su equipo de organización. Voluntarios enumera a los voluntarios que están confirmados en este evento.

• Un miembro del equipo solo puede tomar una tarea si su rol la cubre: un responsable de sede toma las tareas de Sede y de Riesgos, un responsable de finanzas las de Finanzas, marketing las de Marketing y Comunicación, y el rol general de personal cualquiera. Una tarea de la biblioteca de plantillas puede indicar su propio rol. En caso contrario se le indica qué rol asignar en su lugar. Usted, como titular, puede tomar cualquiera.
• Un miembro del equipo al que se le asigna una tarea recibe una notificación.
• Un voluntario recibe el mismo correo “Nueva tarea de voluntario” que para una tarea de voluntario y ve la tarea en Mi voluntariado, donde puede cambiar su estado, marcar la lista de comprobación y comentar. Una tarea tiene una persona a la vez; elegir a otra sustituye a la primera.
• Elija Sin asignar para quitar la asignación.

Usar la biblioteca de plantillas

1. Haga clic en Biblioteca de plantillas.
2. Marque las tareas que quiera, una a una o una categoría entera con Seleccionar todo.
3. Haga clic en Aplicar plantillas seleccionadas. Las tareas se crean para este evento.

La biblioteca contiene tareas preparadas en las ocho categorías, cada una con una prioridad y un plazo habitual como “30 días antes”. Las fechas de vencimiento se calculan a partir de la fecha del evento. Si su evento está más cerca que el plazo propio de la plantilla, los vencimientos se comprimen para que ninguno caiga en el pasado, y mantienen su orden. Las tareas posteriores al evento quedan después del evento. Las plantillas que ya aplicó muestran una marca y no se pueden aplicar dos veces.

Conviene saber

• Quién puede usar el tablero lo decide el permiso Tareas: lo tienen el organizador, los responsables de sede y los coordinadores de voluntarios, y puede marcarlo en un rol personalizado. Es un permiso distinto al de editar el evento.
• Una tarea completada muestra cuándo se hizo. Desmarcarla la devuelve a Pendiente.
• Eliminar una tarea pide confirmación antes.
• Las tareas del tablero con hora de inicio aparecen en el Plan del día, para las personas que tienen el permiso Tareas.
• Si hay voluntarios invitados pero nadie ha confirmado, la página lo indica y enlaza a Personas; solo los voluntarios confirmados aparecen en la lista.

Solución de problemas

• “… no puede tomar una tarea de …” — el rol del miembro del equipo no cubre la categoría. Elija a un miembro con el rol adecuado, a un miembro del personal o a un voluntario.
• El voluntario no está en la lista — todavía no está confirmado para este evento.
• “Esa tarea no puede usarse como espera” — la tarea es de otro evento, o elegirla haría que dos tareas se esperaran mutuamente.
• Los plazos de las plantillas aplicadas parecen demasiado juntos — el evento está cerca, así que los plazos se comprimieron para encajar.

Véase también

• Tareas de voluntarios
• El plan del día y la vista En vivo
• Roles personalizados
• Gestión de equipos

Dos pestañas de los voluntarios de un evento están pensadas para los días alrededor del evento. Plan del día reúne en una sola lista, en orden, cada turno y cada tarea con hora, para que todos trabajen con el mismo plan, en papel si lo prefiere. En vivo muestra lo que está pasando ahora mismo: quién está de turno, quién no ha llegado y qué va retrasado. Abra el evento, luego Equipo y Socios → Voluntarios, y elija la pestaña. Ambas están abiertas al organizador, a los coordinadores de voluntarios y — para sus propios equipos — a los responsables de equipo.

Qué puede hacer aquí

• Ver todo el evento como una sola línea de tiempo, por día, con quién hace qué y dónde.
• Imprimir el plan del día, o abrirlo en un teléfono en la puerta.
• Reducir el plan a un solo equipo.
• El día del evento, ver cuántos voluntarios han registrado su entrada, llamar o escribir a los que faltan, y registrarlos usted mismo.
• Detectar tareas bloqueadas o vencidas antes de que le cuesten la tarde.

El plan del día

El plan del día tiene un bloque por día, cada uno encabezado por la fecha. Cada línea muestra la hora, una etiqueta de color para lo que es y el título, y debajo quién lo hace y dónde. Hay tres tipos de línea:

• Turno — los turnos de voluntarios con su franja horaria, sus personas (o “Nadie todavía (3 necesarios)”), su equipo y su lugar.
• Tarea — tareas de voluntarios que tienen hora de inicio o de vencimiento, para sus personas nombradas o para “Todo el equipo”. Las tareas terminadas aparecen en gris y tachadas.
• Tablero de tareas — tareas del tablero de tareas del evento que tienen hora de inicio, con su responsable. Solo las ven las personas que tienen el permiso Tareas.

El desplegable reduce la lista a un solo equipo. Imprimir abre una versión limpia en una pestaña nueva, sin menús; haga clic en su botón Imprimir, o use el comando de impresión de su navegador. Las horas son las horas de reloj propias del evento.

La vista En vivo

La pestaña En vivo se actualiza sola cada minuto, y Actualizar lo hace bajo demanda. Las tarjetas de arriba cuentan los turnos en curso, las personas con entrada registrada, las personas Sin registrar, las tareas vencidas o bloqueadas, y los elementos que faltan en las listas de material de sus equipos. Debajo:

• Turno iniciado, sin registro enumera a las personas cuyo turno empezó hace más de 15 minutos y que no han registrado su entrada. Cada línea tiene Llamar (abre el marcador del teléfono), Compartir en WhatsApp cuando el número está en formato internacional (empieza por + o 00), y Registrar entrada para marcarlas como presentes.
• Dos listas de turnos: los que están en curso ahora y los que empiezan en las tres horas siguientes, cada uno con cuántos han registrado entrada frente a cuántos están asignados y cuántos necesita. El ámbar significa que el turno no está completo.
• Tareas que requieren atención enumera las tareas Bloqueadas, o cuya hora de vencimiento ha pasado sin completarse, con sus personas.

Conviene saber

• La vista En vivo es para el momento. Antes del evento muestra “Nada en este momento” hasta que empiece el primer turno; use el Plan del día para planificar.
• Registrar la entrada desde aquí es lo mismo que Registrar entrada en la pestaña Turnos. Las horas se cuentan desde ese momento.
• Un responsable de equipo ve los turnos y tareas de sus propios equipos, y los que no tienen equipo. Solo puede registrar la entrada de las personas de sus propios equipos.
• La página solo pide datos actualizados al servidor en segundo plano. No le mantiene conectado: una pantalla desatendida se cierra sola al terminar su tiempo de inactividad.
• Los elementos que faltan provienen de las listas de material de los equipos; véase Inventario del equipo.

Solución de problemas

• Una persona no aparece en el plan del día — los turnos siempre aparecen; las tareas solo si tienen hora de inicio o de vencimiento.
• Falta Compartir en WhatsApp — el número de teléfono no tiene prefijo internacional. Edite el número en el censo, por ejemplo +49 …, y aparecerá.
• Todos aparecen como sin registrar — los voluntarios registran su entrada desde Mi voluntariado hasta una hora antes de su turno. Regístrelos aquí si no pueden hacerlo.
• El plan del día está vacío — añada primero turnos y tareas con horas.

Véase también

• Voluntarios
• Turnos y el calendario de voluntarios
• Mensajes a sus voluntarios
• Mi voluntariado: turnos y registro de entrada

La pestaña Mensajes escribe a las personas que ayudan en un evento: todos los confirmados, un equipo, las personas de un turno o las que todavía no han respondido. Las mismas palabras se pueden copiar para su grupo de WhatsApp. Abra el evento, luego Equipo y Socios → Voluntarios → Mensajes.

Qué puede hacer aquí

• Enviar un correo a un grupo elegido de voluntarios, con un asunto y un mensaje.
• Copiar el mismo texto, listo para pegar en WhatsApp.
• Leer lo que se envió antes, a quién y por quién.

Enviar un mensaje

1. En Para elija quién lo recibe:
   • Todos los confirmados — cada voluntario confirmado de este evento. Solo el organizador y los coordinadores de voluntarios pueden elegir esta opción.
   • Un equipo — las personas confirmadas del equipo que elija a continuación.
   • Un turno — las personas confirmadas del turno que elija a continuación.
   • Personas que aún no han respondido — todas las que fueron invitadas o se inscribieron y siguen esperando.
2. Escriba un Asunto de hasta 200 caracteres.
3. Escriba el Mensaje, de hasta 5.000 caracteres. Lo mejor es texto sin formato con saltos de línea.
4. Haga clic en Enviar y confirme que el mensaje va a todos del grupo elegido. La página le indica a cuántas personas se envió.

Para publicar las mismas palabras en un grupo de WhatsApp, haga clic en Copiar para WhatsApp antes o después de enviar. Copia el asunto en negrita seguido del mensaje, listo para pegar.

Leer lo enviado

Bajo Mensajes enviados aparecen los mensajes más recientes con su asunto, a quién se enviaron, cuántas personas, cuándo y por quién. Haga clic en una línea para leer el mensaje.

Conviene saber

• Los correos se envían al límite horario de envío propio de usted (Configuración → Correo), el mismo límite que las invitaciones y los recordatorios, y se reparten para que el último salga antes de que termine el evento. Un mensaje grande puede tardar varias horas en llegar a todos.
• Si nadie está en el grupo elegido — un equipo sin personas confirmadas, un turno vacío — no se envía nada, y se le avisa.
• Un responsable de equipo solo puede escribir a sus propios equipos y a los turnos de esos equipos, y a las personas de sus equipos que no han respondido. No ve Todos los confirmados, y su historial muestra solo sus propios mensajes y los enviados a sus equipos.
• Los mensajes van a la dirección del censo. Tratan de ayudar en el evento; para entradas y pedidos use Mensajes a asistentes y Anuncios a asistentes en su lugar.
• El mensaje no se puede retirar una vez enviado. Léalo completo antes de confirmar.

Solución de problemas

• “Todavía no hay nadie en ese grupo” — el grupo está vacío. Confirme personas en Personas o elija otro grupo.
• “Solo puede escribir a sus propios equipos” — es responsable de equipo y eligió un grupo fuera de sus equipos.
• Alguien dice que no le llegó nada — el correo puede seguir esperando su límite horario, o estar en spam. Envíele la copia para WhatsApp.
• No puedo elegir Todos los confirmados — solo quienes gestionan a todos los voluntarios (organizador, coordinador de voluntarios) pueden escribir a todos.

Véase también

• Voluntarios
• El plan del día y la vista En vivo
• Invitar voluntarios a un evento
• Anuncios a asistentes

El registro de un voluntario contiene lo que necesita para trabajar con él: nombre, dirección de correo, número de teléfono, habilidades, sus propias notas y las horas que ha trabajado en sus turnos. Este artículo explica quién ve qué, cómo funciona la declaración de horas y cómo eliminar los datos de un voluntario. Encontrará el censo en Crecimiento → Voluntarios.

Qué puede hacer aquí

• Comprobar quién de su equipo ve qué datos.
• Descargar la declaración de horas de un voluntario como PDF.
• Eliminar un voluntario y todo lo registrado sobre él.

Quién ve qué

• Usted y los coordinadores de voluntarios ven los datos de contacto de cada persona en la pestaña Personas, y todo el censo.
• Un responsable de equipo ve el censo para captar personas, pero no las notas.
• La Exportación CSV del censo contiene los datos de contacto, las habilidades, las notas y las horas. Guarde ese archivo con cuidado y elimínelo cuando termine.

Horas y declaración

Las horas son el tiempo entre la entrada y la salida en un turno. Solo cuentan los turnos con salida registrada, y solo en eventos en los que la persona estaba confirmada. En el censo, la columna Horas las suma. El icono de descarga en la fila de una persona da un PDF de Declaración de horas de voluntariado para un colegio, un empleador o una solicitud de beca. Enumera cada evento con su fecha, el número de turnos y las horas, un total, y la fecha de emisión, y dice que se basa en los registros de entrada que usted ha anotado. No es una instantánea: refleja el registro vigente el día en que se imprime.

Conviene saber

• Un voluntario puede pedir no ser invitado de nuevo con el enlace de cualquier invitación. Entonces aparece como No quieren invitaciones, y usted no puede invitarlo.
• Eliminar del equipo borra a la persona y, con ella, sus invitaciones, turnos y horas en cada uno de sus eventos. Es lo que pide una solicitud de eliminación de sus datos, así que no se suaviza y no se puede deshacer.
• Cuando alguien se inscribe desde la página del evento se le indica que su nombre, correo, teléfono y habilidades se comparten con usted para organizar el equipo de voluntarios.

Solución de problemas

• La declaración de horas está vacía — ningún turno de la persona tiene salida registrada todavía, o no está confirmada en ningún evento.
• La declaración muestra menos horas de las esperadas — un turno con entrada pero sin salida no cuenta nada. Ciérrelo con Registrar salida en la pestaña Turnos y descargue la declaración de nuevo.

Véase también

• El censo de voluntarios e importación CSV
• Turnos y el calendario de voluntarios

Una entrada de agradecimiento permite a sus voluntarios asistir al evento en el que ayudan, gratis o a precio reducido. Es un tipo de entrada normal con Solo voluntarios activado. Todos pueden verla en la página del evento, pero solo las personas que están confirmadas como voluntarios de ese evento pueden comprarla. La crea en Entradas y Precios → Tipos de entrada en el menú Gestionar del evento; la pestaña Configuración de voluntarios le indica si el evento tiene una.

Qué puede hacer aquí

• Ofrecer a sus voluntarios una entrada sin coste, o a un precio que usted elija.
• Limitarla a una por voluntario, o permitir un acompañante.
• Mostrar a los voluntarios su propio mensaje de agradecimiento donde la compran.

Crear la entrada

1. Abra Entradas y Precios → Tipos de entrada y haga clic en Añadir tipo de entrada, o en Editar en uno existente.
2. Póngale un nombre como “Agradecimiento a voluntarios” y fije el Precio. Cero la hace gratuita.
3. Fije el Aforo en aproximadamente el número de voluntarios que tiene.
4. Marque Solo voluntarios: “Se muestra a todos; solo los voluntarios confirmados de este evento pueden comprarla (una cada uno)”.
5. En Máx. por persona deje el campo vacío para una entrada por voluntario, o indique un número mayor para permitir un acompañante.
6. Haga clic en Guardar cambios, o añada el tipo de entrada.

Lo que ven los visitantes y los voluntarios

En la página pública del evento la entrada aparece en la lista con una etiqueta verde Solo voluntarios, igual que se muestran las entradas solo para socios. Un visitante que no ha iniciado sesión lee “Para los voluntarios de este evento — inicie sesión para obtenerla”; una persona con sesión iniciada que no es voluntaria confirmada lee “Para los voluntarios confirmados de este evento”, con un enlace a voluntariado si ha activado la inscripción. Un voluntario confirmado ve la entrada desbloqueada, con su mensaje de agradecimiento encima de la lista.

El voluntario la compra como cualquier otra entrada, con la sesión iniciada, a través del proceso de compra normal. Para una entrada gratuita no se cobra ningún pago. Su mensaje de agradecimiento también aparece junto a la entrada en el pago y en el correo de confirmación.

Los ajustes en detalle

• Precio — cero para una entrada gratuita, o cualquier precio para una reducida.
• Máx. por persona — se cuenta en todos sus pedidos. Vacío significa una por voluntario.
• Mensaje de agradecimiento — se fija en la pestaña Configuración de voluntarios, de hasta 300 caracteres, con {name} para el nombre del voluntario. Véase Captación con enlaces de inscripción, inscripción y configuraciones copiadas.

Conviene saber

• La entrada no cambia el precio que anuncia su evento. Se deja fuera de los listados, los resultados de búsqueda, los rangos de precios y los feeds, así que una entrada gratuita de voluntario no puede hacer que un evento de pago parezca gratuito.
• Solo los voluntarios confirmados pueden comprarla. Quien solo fue invitado, o quien se retiró, no puede. El voluntario debe tener la sesión iniciada con la dirección de correo de su censo; el correo de invitación le permite crear esa cuenta.
• Después la entrada es igual que cualquier otra: tiene un código QR y se escanea en la puerta.
• Los voluntarios también encuentran un botón Obtener mi entrada en su página Mi voluntariado cuando usted tiene una para ellos.
• La entrada cuenta contra el aforo del evento como cualquier otra.

Solución de problemas

• Un voluntario no puede ver ni comprar la entrada — debe estar Confirmado en este evento y con la sesión iniciada con la dirección que usted invitó. Las cuentas solo se vinculan a registros del censo con una dirección de correo confirmada.
• La pestaña Configuración dice que no hay entrada de voluntario — ningún tipo de entrada de este evento tiene marcado Solo voluntarios. Use Ir a tickets para crear una.
• Un voluntario necesita dos entradas — suba Máx. por persona en el tipo de entrada.

Véase también

• Voluntarios
• Tipos de entrada
• Invitar voluntarios a un evento
• Ser voluntario en un evento

El inventario es la lista de todo lo que su asociación posee, pide prestado o compra para sus eventos: sillas, altavoces, un dhol, acreditaciones, arroz, platos. Está en Inventario, en el grupo Trabajo de la barra lateral del organizador. Cada artículo pertenece a un equipo de voluntarios que lo cuida, o al Fondo común que usted y sus coordinadores de voluntarios gestionan.

Qué puede hacer aquí

• Tenga una sola lista para cada equipo. Ve todos los artículos. Cada fila muestra la insignia del equipo, si el artículo es Equipo o Consumible, su categoría, cuántos están disponibles sobre el total, dónde está y su estado.
• Vea quién lo tiene. Entre eventos, un artículo lo tiene una persona de su lista de voluntarios o se guarda en un lugar que usted indica, como «almacén B de Kulturhalle». Los artículos prestados también indican quién los prestó.
• Sepa qué comprar. Los artículos que escasean aparecen en rojo y en la Lista de compra.
• Registre las compras con sus recibos y vea a quién todavía hay que devolverle dinero — véase Compras, recibos y lista de compra.
• Planifique cada evento con una lista de equipaje por equipo — véase Listas de equipaje de eventos.
• Imprima etiquetas QR para pegarlas en los artículos — véase Etiquetas QR.

Lea la página de Inventario

1. Los tres recuadros superiores muestran Total de articulos (solo artículos activos), Stock bajo y Valor total, que es el coste unitario por la cantidad total. Haga clic en el recuadro Stock bajo para abrir la lista de compra.
2. Las pestañas bajo el título abren la Lista de compra y las Compras; los botones junto al título son Etiquetas QR y Agregar articulo.
3. Reduzca la lista con los filtros: busque por nombre, SKU o código de barras, Equipo (un equipo, o Fondo común), Tipo (Equipo o Consumible), Categoría, Solo stock bajo y Mostrar artículos inactivos. Limpiar los quita de nuevo.
4. Cada fila empieza con la insignia del equipo. Haga clic en Editar en una fila para abrir el artículo — véase Artículos: añadirlos, encontrarlos y cuidarlos.

En Solo stock bajo ve lo que ha bajado a su mínimo. La cifra disponible se vuelve roja y dice «mínimo 20». Un artículo está en stock bajo cuando tiene un mínimo superior a cero y el número disponible es igual o inferior a él.

Equipos, fondo común y quién ve qué

• Usted ve y cambia todos los artículos, incluido el Fondo común, y es el único que gestiona las categorías (el botón Gestionar categorias).
• Un responsable de equipo ve y cambia solo los artículos del equipo que dirige, desde su propia página: El inventario de su equipo. Nunca ve el stock de otro equipo, y no puede poner un artículo en el Fondo común.
• Un coordinador o gestor de eventos trabaja con las listas de equipaje de un evento desde Gestionar → Inventario del evento. El Fondo común no tiene responsable, así que lo cuidan usted y los coordinadores.
• Prestarse artículos entre equipos no es una función de la plataforma: los equipos se lo piden entre ellos fuera del sistema.

Conviene saber

• Equipo regresa tras un evento. Los consumibles se gastan y se vuelven a comprar; al registrar la devolución de un evento, indique cuántos se gastaron.
• Un artículo que está asignado a un evento no se puede eliminar hasta que vuelva.
• Las cantidades usadas o perdidas salen del stock para siempre. Los artículos dañados siguen contando en el total pero no están disponibles.
• Los artículos que desactive con la casilla Activo de su página desaparecen de la lista y del selector de listas de equipaje. Marque Mostrar artículos inactivos en los filtros para volver a listarlos, marcados como Inactivo; ábralo y marque Activo para reactivarlo.
• Las categorías (por ejemplo Sonido e iluminación, Mobiliario, Catering) las comparten todos los equipos. Añada una en Gestionar categorias.

Solución de problemas

• Falta un artículo en la lista — revise el filtro de Equipo, y marque Mostrar artículos inactivos por si el artículo se desactivó. La página de un responsable solo lista su equipo.
• El recuadro Stock bajo muestra cero aunque algo esté casi agotado — el artículo no tiene mínimo. Ábralo e introduzca un Umbral de stock min..
• La cifra disponible es menor que lo que hay en el estante — el resto está previsto en la lista de equipaje de un evento o todavía fuera. Abra el artículo: el panel Reservado en eventos indica dónde.

Véase también

• Voluntarios
• Artículos: añadirlos, encontrarlos y cuidarlos
• Compras, recibos y lista de compra
• Listas de equipaje de eventos
• Etiquetas QR

Un artículo es un tipo de cosa que guarda, con una cantidad: “Sillas plegables, 420”. Este artículo explica cómo añadir un artículo, indicar dónde está, los artículos prestados y las demás acciones en la página de un artículo. Abra Inventario en el grupo Trabajo y haga clic en Agregar articulo, o en Editar en una fila existente.

Añadir un artículo

1. Haga clic en Agregar articulo en la página de Inventario y escriba el Nombre del articulo. Es el único texto obligatorio, junto con la cantidad, la condición y la propiedad.
2. Elija el Equipo que se encarga de él. Déjelo en Fondo común si nadie en particular se encarga. Un responsable de equipo que añade un artículo desde su propia página no puede elegir: siempre será de su equipo.
3. Elija el Tipo: el Equipo vuelve después de un evento, un Consumible se gasta y se vuelve a comprar.
4. Introduzca la Cantidad total y, si lo desea, una Unidad como uds., kg o rollos. Ponga un Umbral de stock min. en todo lo que vuelva a comprar; cuando el stock baje a ese número, el artículo aparecerá en la lista de compra.
5. Indique dónde está en Quién lo tiene (una persona de su lista de voluntarios) o en Ubicación de almacenamiento.
6. Elija la Condición (Nuevo, Bueno, Regular, Malo, Dañado, Retirado) y la Propiedad. Para los artículos Prestado aparece un campo Prestado por: escriba de quién es, por ejemplo la familia Patel. Los artículos alquilados y propios no tienen ese campo.
7. Opcionalmente añada una categoría, SKU, descripción, código de barras, imagen y el Costo unitario (que se usa para el valor total), y luego haga clic en Crear articulo.

Los ajustes en detalle

• SKU — su propio código. Debe ser único entre sus artículos.
• Umbral de stock min. — cero significa “no me avise”. Por encima de cero, el artículo tiene poco stock cuando la cantidad disponible es igual o inferior a ese número.
• Activo (en un artículo existente) — desactívelo para algo que ya no guarda. Sale de la lista, de la lista de compra, de las etiquetas y del selector de la lista de material. Mostrar artículos inactivos en la página de Inventario lo vuelve a encontrar.
• Imagen — JPG, PNG o WebP, hasta 2 MB.

¿Dónde está?

Abra un artículo con Editar. El panel Dónde está le indica en una frase: “Con Ravi Patel”, “En Oficina de la asociación”, o que nadie ha anotado dónde está, junto con quién lo prestó. Cámbielo con la lista de personas y el campo de lugar, y luego haga clic en Guardar. Puede usar ambos: una persona y un lugar.

Junto a él, Registrar una compra añade stock junto con el recibo; vea Compras, recibos y la lista de compra.

Más en la página del artículo

• Reservado en eventos — aparece cuando el artículo está en la lista de material de un evento actual o próximo. Tiene botones rápidos para Retirado y Todo devuelto; vea Etiquetas QR.
• Reabastecimiento — añade una cantidad con una nota opcional, sin compra. Úselo para el stock que se encontró, se donó o se volvió a contar.
• Mantenimiento — registre un Servicio, Reparación o Inspección con una fecha, un costo y la fecha del próximo servicio.
• Historial de movimientos — los últimos movimientos: llevado a un evento, devuelto, gastado, reabastecido.
• Eliminar — pide confirmación. Se rechaza mientras alguna cantidad siga entregada a un evento.

Conviene saber

• Cambiar el equipo de un artículo lo traslada a la lista de ese equipo, y su responsable puede gestionarlo entonces.
• Las cantidades son números enteros. La cifra disponible es el total menos lo que está planificado o fuera en las listas de material de los eventos, menos los artículos dañados, gastados y perdidos.
• El costo por unidad solo sirve para la tarjeta Valor total. El dinero que realmente gasta se registra como compras.

Solución de problemas

• El SKU se rechaza — otro de sus artículos ya lo usa.
• No aparece Prestado por — elija primero Prestado en Propiedad.
• No puedo elegir una persona en Quién lo tiene — la lista muestra su lista de voluntarios. Añada primero a la persona en Voluntarios.

Véase también

• Inventario del equipo: resumen
• Voluntarios

Cuando un equipo compra algo para el inventario, lo registra como una compra: la cantidad entra en el stock, el recibo se guarda y el dinero aparece entre los gastos del evento. Si un voluntario pagó de su propio bolsillo, la compra queda abierta hasta que la marque como reembolsada. Encontrará la lista en Inventario → Compras, y lo que hay que comprar en Inventario → Lista de compra.

Registrar una compra

1. Abra el artículo que compró en la página de Inventario (Editar).
2. En Registrar una compra, introduzca la Cantidad comprada, el Importe pagado y la Fecha.
3. En Pagado por, elija La asociación o el voluntario que pagó. La compra de un voluntario aparece como Por devolver hasta que la salde.
4. Opcionalmente, elija Para el evento y adjunte el Recibo (PDF, JPG, PNG o WebP, de hasta 10 MB).
5. Haga clic en Registrar una compra. La cantidad se suma al stock del artículo de inmediato.

La página de Compras

Aparecen todas las compras de todos los equipos, de la más reciente a la más antigua, con su fecha, el artículo, el equipo, quién pagó y el importe. Un líder de equipo ve solo las compras de su propio equipo.

1. El aviso amarillo indica el total que aún se debe devolver a los voluntarios. Haga clic en Mostrar para listar solo las abiertas.
2. La columna Pagado por muestra el voluntario y Por devolver o Devuelto. Las compras pagadas por la asociación no llevan insignia.
3. Haga clic en Recibo para abrir el archivo que adjuntó. Los recibos son privados: solo usted y el líder del equipo pueden abrirlos.
4. Cuando haya pagado al voluntario, haga clic en Marcar como devuelto. Marcar como no devuelto lo deshace. Solo usted, el organizador, puede hacerlo; un líder ve el estado pero no tiene botón.

La lista de compra

La lista de compra muestra cada artículo activo que está igual o por debajo de su stock mínimo, agrupado por equipo. Los equipos sin artículos no aparecen, y el Fondo común es un grupo más.

1. Cada grupo de equipo enumera sus artículos; la línea de la derecha indica cuántos quedan y el mínimo.
2. El recuadro Compartir la lista contiene la misma lista en texto plano, con el nombre del equipo en negrita para WhatsApp.
3. Haga clic en Copiar y péguelo en el grupo de su equipo.

Conviene saber

• Una compra es un gasto ordinario. Aparece en los gastos del evento y en su estado de pérdidas y ganancias; el título dice «40 × Arroz basmati». El equipo se archiva bajo la categoría equipo, y los consumibles bajo otros. La moneda es la del artículo, o el euro si no tiene una.
• Si no elige ningún evento, la compra pertenece a su organización y no a un evento concreto.
• El dinero solo se registra. La plataforma no reembolsa a nadie; usted lo hace por su cuenta y luego lo marca.
• Use Reabastecimiento en la página del artículo en lugar de una compra cuando no se compró nada.

Solución de problemas

• El artículo no está en la lista de compra — no tiene un mínimo definido, o su cantidad disponible sigue por encima de él. Las cantidades planificadas para un evento cuentan como no disponibles.
• Un enlace de recibo dice que no se encuentra — la compra se registró sin archivo.
• Falta el voluntario en Pagado por — solo se ofrecen las personas de su lista de voluntarios.

Véase también

• Inventario del equipo: visión general
• Artículos: cómo agregarlos, encontrarlos y cuidarlos
• El inventario de su equipo (líderes de equipo)

Una lista de material indica qué artículos lleva cada equipo a un evento, cuántos y cuántos regresaron. Cada evento tiene sus propias listas, una por equipo más el Fondo común. Abra el evento y elija Gestionar → Operaciones del Día → Inventario del evento. Los editores del evento y los gestores de voluntarios ven las listas de todos los equipos; un líder de equipo ve solo las listas de los equipos que dirige.

Planificar lo que va al evento

1. Haga clic en Asignar articulo en la parte superior de la página y elija el Artículo. La lista está agrupada por equipo y muestra cuántos hay disponibles. Los artículos que ya están en la lista de este evento, o que no tienen ninguno disponible, no se ofrecen.
2. Introduzca la Cantidad y, si lo desea, una nota, y luego haga clic en Asignar. No puede planificar más de lo disponible.
3. La línea aparece en el recuadro de su equipo con el estado Asignado: «Planificado 420 · llevados 0 · de vuelta 0», y un botón Llevado al evento para el día.

El día: llevados, luego de vuelta

1. Cuando los artículos salen del almacén, introduzca el número en la línea y haga clic en Llevado al evento. El estado pasa a En salida.
2. Cuando regresan, rellene el formulario de devolución en la misma línea: Devuelto, Dañado (equipo) o Gastado (consumibles), Falta y una nota. Haga clic en Guardar. Las cifras juntas no pueden superar lo que todavía está fuera.
3. Cuando todo está contabilizado, la línea dice Devuelto.

Las cantidades gastadas o perdidas salen del stock para siempre. Un artículo perdido que aparezca más tarde puede volver a agregarse con Reabastecimiento en su página.

Lo que aún falta

Una vez registrado, todo lo que falta — y, cuando el evento ha terminado, todo lo que sigue fuera — se recoge en un recuadro amarillo Aún no devuelto. Muestra el equipo y los artículos. Haga clic en Crear una tarea para el equipo para agregar una tarea para ese equipo, «Buscar artículos perdidos», con vencimiento en siete días y con cada línea enumerada. Aparece en la página Mi voluntariado de los miembros y con su líder.

Los formularios de devolución aparecen en cada línea que todavía tiene artículos fuera. Las líneas del Fondo común no tienen botón de tarea, porque el Fondo común no tiene equipo al que asignársela.

Conviene saber

• Asignar no mueve nada: la cifra disponible del artículo baja para que nadie más planifique las mismas sillas, y se recupera cuando se devuelven.
• Puede quitar una línea (Quitar de la lista) solo mientras nada se haya llevado, o cuando todo haya vuelto.
• En la página de un artículo, el panel Reservado en eventos muestra la misma línea con botones de un toque, Llevados y Todos de vuelta, pensados para usar después de escanear una etiqueta. Todos de vuelta cuenta todo como devuelto, no como gastado.
• Copiar la configuración de un evento anterior (Gestionar → Voluntarios) puede trasladar listas de material cuando hay suficiente stock disponible.

Solución de problemas

• Solo hay X unidades disponibles — el resto está planificado para otro evento o todavía fuera. Reduzca la cantidad o devuelva primero los artículos del otro evento.
• El artículo no está en la lista — ya está en la lista de este evento (cambie la línea en su lugar), está inactivo o no tiene nada disponible.
• Un líder ve una página vacía — solo ve los equipos que dirige.

Véase también

• Inventario del equipo: visión general
• Etiquetas QR
• Voluntarios

Una etiqueta QR en un artículo permite abrirlo con un teléfono: al escanearla se abre la página del artículo, con su ubicación, su lugar en la lista de material y los botones para marcarlo como llevado o devuelto. Imprima las etiquetas desde Inventario → Etiquetas QR.

Imprimir etiquetas

1. En la página de Inventario, opcionalmente filtre por Equipo; el botón Etiquetas QR conserva su filtro, así que imprime las etiquetas de un equipo a la vez.
2. Haga clic en Etiquetas QR. Se abre una hoja sencilla con una etiqueta por cada artículo activo: el código QR, el nombre, el equipo (o Fondo común) y el SKU.
3. Haga clic en Imprimir. El botón y el encabezado no se imprimen, solo las etiquetas.
4. Corte por las líneas discontinuas y pegue cada etiqueta en su artículo o caja.

Cada etiqueta muestra el nombre del artículo debajo del código.

Escanear una etiqueta

1. Apunte la cámara del teléfono al código y abra el enlace. Necesita haber iniciado sesión.
2. Si es el organizador, el artículo se abre en su página de Inventario. Si dirige el equipo al que pertenece el artículo, se abre en la página de inventario de su propio equipo.
3. Si el artículo está en la lista de material de un evento actual o próximo, el panel superior Reservado en eventos muestra las cifras y dos botones: Llevados marca todo lo que todavía falta por llevar, Todos de vuelta marca como devuelto todo lo que está fuera. Use la lista de material completa para los artículos gastados, dañados o perdidos.

El encabezado del panel presenta los eventos; Llevados registra toda la cantidad planificada como llevada, y Lista de equipaje abre la lista del evento. Los eventos que terminaron hace más de siete días ya no se muestran.

Conviene saber

• El código contiene un token aleatorio, nunca un id, y nada sobre el artículo en sí. Cualquiera que encuentre una etiqueta sin permiso es rechazado y no ve nada sobre el artículo ni sobre quién lo tiene.
• Los artículos del Fondo común se abren solo para el organizador, porque no tienen líder de equipo.
• La etiqueta de un artículo que desactive ya no se imprime. Volver a imprimir nunca cambia un código existente, así que las etiquetas antiguas siguen funcionando.

Solución de problemas

• El escaneo dice acceso denegado — ha iniciado sesión con una cuenta que no es propietaria del inventario ni dirige ese equipo.
• El escaneo me pide iniciar sesión — es lo esperado; inicie sesión y abra la etiqueta de nuevo.
• La hoja está vacía — el equipo elegido no tiene artículos activos.

Véase también

• Inventario del equipo: visión general
• Listas de material del evento

Los organizadores de EventMann pueden pedirle que ayude en sus eventos sin cobrar, y algunos eventos le permiten ofrecer su ayuda desde la página del evento. Todo lo relacionado con ello — sus invitaciones, sus turnos, sus tareas, sus datos y su entrada de agradecimiento — está en Mi voluntariado dentro de su cuenta. Este artículo es el mapa; cada parte tiene su propio artículo.

Qué puede hacer aquí

• Responder a una invitación — el correo del organizador le pregunta «¿Puede ayudar?». Ábralo y elija Sí o No. Un no no necesita nada; un sí requiere una cuenta gratuita de EventMann con esa dirección, que crea o en la que inicia sesión allí mismo. Consulte Responder a una invitación.
• Ofrecer su ayuda — cuando una página de evento dice «¿Le gustaría ayudar en este evento?», o un responsable de equipo le envía un enlace de inscripción. Consulte Inscribirse o unirse a un equipo.
• Ver sus turnos, registrar su entrada y salida, tomar un turno o devolverlo — consulte Mi voluntariado: turnos y registro de entrada.
• Trabajar en sus tareas — estado, lista de comprobación y comentarios. Consulte Sus tareas de voluntario.
• Dirigir una parte de un evento — si el organizador le asignó un rol, como coordinador de voluntarios o taquilla, o si dirige un equipo. Consulte Roles de voluntario y Mi trabajo y Guía para responsables de equipo.
• Obtener su entrada de voluntario — si el organizador la ofrece, Mi voluntariado muestra un botón Obtener mi ticket que abre la página del evento. Solo pueden comprarla los voluntarios confirmados, con sesión iniciada. Es gratuita o reducida, normalmente una por persona.

Dónde encontrarlo

• Inicie sesión y elija Mi voluntariado en el menú de su cuenta. La entrada aparece una vez que un organizador tiene su correo en una lista de voluntarios, o cuando usted se ha inscrito.
• La página necesita un correo electrónico confirmado. Los organizadores le invitan por correo; las invitaciones solo se vinculan a su cuenta cuando esa dirección está confirmada.

Conviene saber

• Puede cambiar su respuesta: decir sí después de un no anterior, o dar marcha atrás si ya no puede asistir. Dar marcha atrás libera sus turnos y devuelve sus tareas al equipo.
• Recibe un correo cuando lo ponen en un turno o le asignan una tarea, y un recordatorio aproximadamente un día antes de cada turno. Una tarea con hora de inicio envía un recordatorio poco antes.
• Ser voluntario no tiene remuneración. Su nombre, correo, teléfono y habilidades se comparten con el organizador para que pueda organizar el equipo.
• Cada invitación incluye un enlace para dejar de recibir las invitaciones de ese organizador. Los demás organizadores no se ven afectados.
• Las horas de los turnos y las tareas están en la zona horaria propia del evento.

Solución de problemas

• Mi voluntariado está vacío — inicie sesión con la dirección a la que se envió la invitación, y compruebe que esté confirmada.
• No puedo registrar mi entrada — el registro se abre una hora antes del inicio del turno y se cierra cuando termina. Pida a su responsable o al organizador que le registre desde su plan de turnos si llega fuera de ese horario.
• No puedo ver la entrada de voluntario — aparece cuando está confirmado para ese evento y ha iniciado sesión. Si el evento no tiene ninguna, el organizador no la ha configurado.

Véase también

• Ajustes de la cuenta
• Preferencias de notificación
• Voluntarios (para organizadores)

Cuando un organizador le invita a ayudar en un evento, recibe un correo «¿Puede ayudar en …?» con un botón Responder a la invitación. El botón abre una página solo para usted. Decir que no requiere un clic y nada más. Decir sí requiere tener una cuenta gratuita de EventMann con la dirección a la que se envió la invitación: esa cuenta es donde verá sus turnos, sus tareas y el equipo. El enlace es personal: no lo reenvíe.

Responder a la invitación

1. Abra el enlace del correo. La página muestra el evento, cuándo y dónde se celebra, y su respuesta actual (Invitado).
2. Pulse Sí, ayudaré para unirse al equipo, o No, no esta vez para rechazar. La línea debajo de los botones le indica qué necesita un sí.
3. Lo que ocurre después de Sí depende de su cuenta:
   • Todavía no tiene cuenta con esa dirección — la página abre un formulario breve de cuenta, descrito a continuación.
   • Ya tiene una cuenta — le llevamos a la página de inicio de sesión con su dirección ya escrita. Tras iniciar sesión vuelve directamente a la invitación, y su sí queda registrado.
   • Ya ha iniciado sesión con esa dirección — su sí se registra de inmediato.
   • Su dirección todavía no está confirmada — se le pide que la confirme primero. Su sí se registra cuando vuelve a la invitación.
   • Ha iniciado sesión con otra cuenta — la página se lo indica y ofrece Cerrar sesión y continuar. Nunca se registra un sí para una cuenta distinta.
4. Una vez registrado su sí, ve un agradecimiento, el organizador recibe aviso y usted recibe un correo «Ya está en el equipo». El organizador le asignará después turnos y tareas, y se le informará por correo cada vez.

Cree su cuenta y diga que sí

1. En Crea tu cuenta gratuita para decir sí, compruebe su nombre; la dirección de correo está fijada a la que recibió la invitación.
2. Elija una contraseña y repítala.
3. Pulse Crear cuenta y decir sí.
4. Ha iniciado sesión y llega a Mi voluntariado, ya en el equipo. La cuenta queda confirmada de inmediato, porque llegó a través del enlace enviado a esa dirección.

Un enlace nunca puede establecer una contraseña nueva para una cuenta que ya existe: si alguien ya tiene una cuenta con esa dirección, la página le pide que inicie sesión.

Confirmado por el organizador

A veces el organizador o un responsable de equipo le confirma sin esperar su respuesta, porque ya dijo que sí por teléfono. Si todavía no tiene cuenta, su correo «Ya está en el equipo» lo indica, y su botón Crear mi cuenta abre el mismo formulario de cuenta. El organizador también puede volver a enviarle ese enlace con Enviar enlace de registro. Hasta que configure la cuenta, usted está en el equipo, pero no puede ver sus turnos ni sus tareas.

Cambiar de opinión

• Vuelva a abrir el mismo enlace. Tras un sí, el botón dice Ya no puedo asistir; se le pide que confirme y sus turnos quedan libres para otra persona.
• Tras un no que usted mismo dio, todavía puede elegir Sí — con su cuenta, como se ha explicado. Una solicitud que el organizador rechazó no puede reabrirla usted, ni tampoco una invitación que fue retirada.
• Una vez terminado o cancelado el evento, la página ya no admite respuestas.

Dejar de recibir invitaciones

La línea No volver a invitarme a los eventos de … al final detiene las invitaciones de voluntariado de este organizador, después de que confirme. No necesita cuenta. Una invitación todavía abierta se rechaza. No afecta a otros organizadores. Si más adelante se inscribe usted mismo en una de sus páginas de evento, eso vuelve a levantar la baja.

Conviene saber

• El organizador solo se entera de su sí cuando queda registrado — después de que haya creado su cuenta o iniciado sesión. Hasta entonces, usted sigue como Invitado en su lista.
• La cuenta es una cuenta de EventMann ordinaria y gratuita. También puede usarla para comprar entradas.
• El enlace funciona desde cualquier dispositivo. Decir que no o darse de baja no requiere iniciar sesión.
• Mi voluntariado muestra la misma invitación con los mismos dos botones mientras no haya respondido.

Solución de problemas

• «Esa respuesta ya no es posible aquí» — el organizador ya cambió su estado, por ejemplo le quitó del evento. Póngase en contacto con él.
• No aparece el botón Sí — ya dijo que sí, la solicitud fue rechazada, el evento terminó, o ha iniciado sesión con otra persona (cierre sesión primero).
• He iniciado sesión pero mi respuesta sigue como Invitado — inició sesión con otra dirección. Cierre sesión e inicie sesión con la dirección a la que se envió la invitación, y vuelva a abrir el enlace.
• He olvidado la contraseña de mi cuenta existente — use ¿Olvidaste tu contraseña? en la página de inicio de sesión, y luego vuelva a abrir el enlace de la invitación.
• El enlace dice que no se encuentra — el evento fue eliminado, o abrió un enlace acortado o alterado. Use el botón del correo.

Véase también

• Voluntariado en un evento
• Mi voluntariado: turnos y registro de entrada
• Ajustes de la cuenta

Mi voluntariado es su página para todo lo que hace como voluntario. Inicie sesión y elija Mi voluntariado en el menú de su cuenta. Hay una tarjeta por evento, primero los eventos próximos y después los terminados. Cada tarjeta muestra el evento, la fecha, el organizador, su equipo y su estado.

Si es miembro del equipo base de uno de los equipos fijos del organizador, la página empieza con un bloque Tus equipos: una tarjeta por equipo con todas las tareas del equipo y un enlace al Inventario del equipo. Véase Sus tareas de voluntario y El inventario de su equipo. Si dirige un equipo, el bloque se llama Equipos que diriges.

Lo que le indica una tarjeta

• Invitado — la tarjeta le pide que responda con Sí, ayudaré o No, no esta vez.
• Solicitado — su solicitud está en manos del organizador. Recibirá un correo cuando decida.
• Confirmadas — usted está en el equipo. La tarjeta muestra el agradecimiento del organizador, sus turnos y tareas, los turnos libres que puede tomar, su disponibilidad y sus horas.

En una tarjeta invitada, pulse Sí, ayudaré o No, no esta vez.

Registrar entrada y salida

Sus horas se cuentan desde la entrada hasta la salida, así que registre ambas.

1. Abra la tarjeta del evento de hoy; su título indica el evento. Cada turno muestra su título, horario y lugar.
2. Bajo Turnos, busque el turno y pulse Registrar entrada cuando llegue. El botón está disponible desde una hora antes del inicio del turno hasta que termina.
3. Cuando termine, pulse Registrar salida. El turno muestra entonces las horas trabajadas.
4. Su total para el evento aparece al final de la tarjeta.

Un turno que nunca se cierra con salida no cuenta nada hasta que usted o el organizador lo cierren.

Devolver un turno

Cuando el organizador permite que los voluntarios elijan sus propios turnos, verá Devolver junto a cada uno de sus turnos.

1. Pulse Devolver junto al turno y confirme.
2. Los jefes de su equipo y el organizador reciben aviso de que el turno vuelve a tener un hueco.

Puede devolver un turno hasta el límite que fijó el organizador, por defecto 24 horas antes del turno, y nunca después de haber registrado su entrada. Pasado ese momento, hable con su jefe; el botón desaparece a propósito.

Tomar un turno libre

Si el organizador activó Los voluntarios eligen sus propios turnos, la tarjeta tiene el bloque Turnos libres que puede tomar.

1. Lea el bloque — indica con cuánta antelación puede todavía devolver el turno.
2. Pulse Tomar en el turno que quiera.

Solo ve los turnos de su propio equipo y los turnos que no pertenecen a ningún equipo, únicamente los que aún no han empezado y todavía tienen plazas. Un turno se rechaza si se solapa con uno de los suyos, si está completo en el momento de pulsar o si pertenece a otro equipo.

Indique cuándo puede ayudar

El campo ¿Cuándo puede ayudar? de cada tarjeta es texto libre para el organizador o su jefe, por ejemplo «los sábados por la tarde». Escríbalo y pulse Guardar.

Escriba su texto y pulse Guardar. Admite hasta 500 caracteres.

Conviene saber

• Cambiar mi respuesta al final de una tarjeta abre su página de invitación, mientras el evento siga aceptando respuestas.
• La entrada de voluntario aparece como una nota con Obtener mi ticket mientras el evento no haya terminado.
• Recibirá un correo de recordatorio aproximadamente un día antes de cada turno, con las tareas de ese turno.

Solución de problemas

• No aparece el botón Registrar entrada — se activa una hora antes del turno. Fuera de ese margen, pida a su jefe que le registre la entrada.
• No aparece el botón Devolver — el evento no lo permite, ya pasó el límite o ya ha registrado su entrada.
• No hay turnos libres — el organizador no ha activado la autogestión o no queda nada para su equipo.
• No aparece el bloque Tus equipos — no es miembro del equipo base de ningún equipo, o lo dirige (en ese caso verá Equipos que diriges). Consulte al organizador.

Véase también

• Sus tareas de voluntario
• El inventario de su equipo

Las tareas son los trabajos que se le piden para un evento, como «Colocar 420 sillas». Aparecen en su tarjeta de Mi voluntariado, bajo Tareas. Puede marcarlas como hechas, avanzarlas, seguir una lista de verificación y escribir comentarios, todo desde el móvil.

Qué tareas son suyas

• Las tareas que se le asignan por nombre, solo o junto con otros.
• Las tareas de un turno que usted trabaja: todos los del turno las ven.
• Las tareas de su equipo en ese evento, cuando el equipo está definido.
• Las tareas abiertas para todo el equipo de voluntarios.
• Las tareas del tablero de tareas del organizador, cuando este se las asignó por nombre.
• Si es miembro del equipo base de un equipo: todas las tareas de ese equipo, bajo Tus equipos en la parte superior de la página.

Trabajar en una tarea

1. Lea el título, la hora de inicio y de vencimiento y la descripción que aparece debajo.
2. Cuando termine, pulse el cuadrado delante de la tarea. Púlselo de nuevo para reabrir la tarea.
3. Para mostrar en qué punto está, cambie el estado. Su lista ofrece Abrir, En curso, Bloqueados y Listo; elija Bloqueados cuando esté esperando algo. El cambio se guarda solo.
4. Si la tarea tiene una lista de verificación, pulse cada línea al terminarla. El encabezado indica «2 de 4 hechos».
5. Abra comentarios para leer lo que escribió el equipo y añadir los suyos. La lista se abre sola si alguien escribió en el último día.

Tareas del tablero de tareas del organizador

Una tarea que el organizador le asignó en su propio tablero de tareas tiene el mismo aspecto, con sus propios estados: Pagos pendientes, En Progreso, Bloqueados y Completado.

Márquela, o avance su estado.

Las tareas de su equipo (miembros del equipo base)

Un miembro del equipo base de un equipo fijo ve todo el trabajo del equipo, no solo el suyo. En la parte superior de Mi voluntariado, el bloque Tus equipos tiene una tarjeta por cada equipo del que es miembro del núcleo, con las tareas de ese equipo en los eventos para los que está confirmado, agrupadas por evento. Primero aparecen los eventos próximos; un evento permanece allí 30 días después de terminar, para que un seguimiento, como localizar artículos que faltan, siga al alcance.

1. Busque la tarjeta de su equipo. Inventario abre el stock del equipo.
2. Bajo cada tarea verá para quién es: personas con nombre, todos los del turno o el equipo completo.
3. Marque una tarea, cambie su estado, siga su lista de verificación o comente, exactamente como en sus propias tareas. Puede hacerlo en cualquier tarea de su equipo, por ejemplo para ayudar a un compañero que está atascado.

Añadir, eliminar y asignar tareas a personas sigue en manos del jefe del equipo y del organizador. Una tarea que también es suya aparece aquí y en la tarjeta del evento; un cambio en un lugar se ve en el otro.

Conviene saber

• Una tarea compartida por un turno o un equipo es una sola tarea para muchas personas. El organizador ve quién la marcó.
• Solo puede tocar las tareas que son suyas, o las tareas de un equipo del que es miembro del núcleo. Todo lo que haga en una tarea se comprueba frente a su plaza confirmada en ese evento.
• Si da un paso atrás en un evento, las tareas que se le asignaron por nombre vuelven al equipo.
• Las tareas con hora de inicio le envían un correo poco antes de empezar; las tareas de un turno aparecen en el recordatorio del turno.

Solución de problemas

• «Todavía no hay tareas» — no se le ha asignado nada a usted ni a su equipo. Consulte a su jefe.
• Un comentario no se guarda — no puede estar vacío, y tiene como máximo 2.000 caracteres.
• Marqué una tarea por error — pulse el cuadrado de nuevo.

Véase también

• Mi voluntariado: turnos y registro de entrada
• Voluntariado en un evento
• El inventario de su equipo

Hay dos formas de ofrecer su ayuda por iniciativa propia en lugar de esperar una invitación: la inscripción en la página de un evento, y un enlace de unión que un líder de equipo comparte en su grupo de chat. Ambas requieren una cuenta con una dirección de correo confirmada.

Inscribirse desde la página del evento

Si el organizador activó la inscripción de voluntarios para un evento en vivo, su página muestra «¿Le gustaría ayudar en este evento?» con el enlace Ser voluntario. El enlace también aparece en la entrada solo para voluntarios.

1. Inicie sesión y haga clic en Ser voluntario.
2. Lea el texto del organizador encima del formulario: en qué consiste ayudar, a qué hora llegar, a quién preguntar.
3. Revise el formulario. Su dirección de correo es fija. Opcionalmente, añada un Teléfono, sus Habilidades separadas por punto y coma o comas, y un mensaje en ¿Algo que el organizador deba saber?.
4. Pulse Ser voluntario.

Su solicitud llega al organizador, que la acepta o la rechaza. Recibirá un correo en cualquiera de los dos casos, y la solicitud aparece como Solicitado en Mi voluntariado hasta entonces. Nadie es aceptado automáticamente. Si ya le habían invitado, inscribirse cuenta como su sí.

Unirse a un equipo con un enlace

Un líder de equipo puede publicar un enlace de unión para su equipo en un evento. Funciona incluso cuando la inscripción pública en la página del evento está desactivada.

1. Abra el enlace e inicie sesión si se le pide.
2. La página indica el equipo al que se une.
3. Rellene el formulario como se ha indicado y pulse Ser voluntario.

Entra en ese equipo como solicitante, y el líder del equipo le acepta. Si ya estaba en el evento sin equipo, el enlace le asigna a ese equipo.

Conviene saber

• Su número de teléfono se añade a la lista de voluntarios del organizador solo si no tenía ninguno; las habilidades se anotan solo cuando es nuevo en la lista de ese organizador.
• Inscribirse también levanta una anterior petición de «no me invite» de ese organizador.
• Si ya está en el evento, la página se lo indica y muestra su estado.

Solución de problemas

• No se encuentra la página — la inscripción está desactivada, el evento no está en vivo, ya terminó, o el líder desactivó el enlace de unión.
• Me envían a iniciar sesión — las páginas requieren una cuenta con una dirección de correo confirmada.
• No he recibido respuesta — pregunte al organizador o al líder del equipo; las solicitudes esperan su decisión.

Véase también

• Voluntariado en un evento
• Guía para líderes de equipo

Algunos voluntarios hacen más que ayudar: un organizador puede asignarle un rol para un evento, como Coordinación de voluntarios, Taquilla, Entrada / control, Responsable del recinto, Marketing o Finanzas, o uno de sus propios roles personalizados. El rol abre las pantallas del organizador para ese evento, y solo las que el rol necesita.

Cómo se nota un rol

1. En la tarjeta del evento dentro de Mi voluntariado verá una nota lila: Ayuda a dirigir este evento como: Coordinación de voluntarios, con el botón Abrir «Mi trabajo».
2. En el menú de su avatar, la fila Trabajo en eventos enumera sus roles y enlaza con Mi trabajo. En el teléfono aparece en el menú como Mi trabajo.

Mi trabajo

Mi trabajo enumera cada evento en el que tiene un rol, con el rol como insignia, y el organizador y la fecha. Cada fila tiene un solo botón para la función de ese rol: Escanear para la entrada, Pedidos, Voluntarios, Gestión de tareas, Analítica o Vista general.

1. Busque el evento y lea la insignia del rol.
2. Haga clic en el botón para abrir las pantallas de ese evento.

Qué ve un coordinador

Un coordinador de voluntarios abre las páginas de Voluntarios del evento con todas las pestañas — Personas, Turnos, Tareas, Plan del día, En vivo, Mensajes, Configuración y Lista — y el tablero de tareas. Invita y confirma a personas, planifica turnos y tareas, envía mensajes y, en los roles que él mismo ocupa, asigna roles a otros voluntarios. También ve la vista general del evento y sus listas de material. No ve pedidos, dinero ni configuraciones que su rol no incluya.

Solo este evento está abierto para usted; los demás eventos del organizador permanecen cerrados.

Conviene saber

• Un rol es para un solo evento. Termina 30 días después del evento, para que el trabajo financiero pueda completarse después de cerrar las puertas.
• Solo cuenta mientras esté confirmado para el evento y haya iniciado sesión con la dirección confirmada que el organizador tiene registrada. Si se retira del evento, los roles terminan.
• Nadie puede asignar un rol que no posea por completo, así que un coordinador puede nombrar a otro coordinador, pero no puede dar acceso a Finanzas.
• Los líderes de equipos permanentes también reciben un rol por ser líderes, y pueden recibir un rol adicional que el organizador vincule al equipo (por ejemplo, Taquilla para los líderes de Inscripción). Consulte la Guía para líderes de equipo.
• Un correo le avisa cuando se le asigna un rol. Si todavía no tiene cuenta para esa dirección, le indica cómo crear una.

Solución de problemas

• No aparece la fila Mi trabajo — no tiene ningún rol activo: el evento terminó hace más de 30 días, no está confirmado, o ha iniciado sesión con otra dirección.
• Una página indica acceso denegado — su rol no incluye esa función. Pida al organizador que cambie su rol.

Véase también

• Voluntariado en un evento
• Voluntarios (para organizadores)
• Roles personalizados

Un responsable de equipo dirige un equipo permanente de una asociación, como Inscripción o Gestión de la sala, en cada evento. Como responsable, usted recluta personas para su equipo, las confirma, planifica los turnos y las tareas del equipo, escribe a sus voluntarios y se ocupa del material del equipo. Lo hace desde su cuenta, no desde un panel de organizador propio. Esta guía es la visión general; cada apartado enlaza con sus detalles.

Qué puede hacer aquí

• Reclutar desde la lista del organizador, con un enlace de inscripción o añadiendo a alguien nuevo.
• Confirmar a las personas que se han presentado y decidir si a una persona que invita se le confirma de inmediato.
• Planificar turnos y tareas para su equipo y asignar a sus voluntarios.
• Seguir la jornada en el plan del día y en la página en vivo, y escribir a su equipo.
• Ocuparse del material de su equipo: artículos, lista de compra, compras y recibos. Consulte El material de su equipo.

Abra sus eventos

1. Abra el menú de su avatar. Bajo Trabajo en eventos, elija su función o abra Mi trabajo.
2. Haga clic en el botón del evento: Voluntarios, u otro botón si su equipo también tiene una función, como Taquilla.
3. En la barra lateral elija Voluntarios. Un responsable ve las pestañas Personas, Turnos, Tareas, Plan del día, En vivo, Mensajes y Lista. No hay una pestaña Configuración: los ajustes generales del evento permanecen en manos del organizador.

Reclutar personas

En Personas, el bloque Equipos en este evento muestra cada equipo que dirige: cuántas personas están confirmadas frente a las que necesita el equipo, y cuántas aún no han respondido.

1. Indique cuántas personas necesita su equipo en Necesita y pulse Guardar.
2. Bajo Enlace de inscripción, cree un enlace y use Copiar o Compartir en WhatsApp. Quienes lo abran iniciarán sesión y se postularán a su equipo; usted las aceptará. Desactivar detiene el enlace; un enlace nuevo sustituye al anterior. Consulte Regístrese o únase a un equipo.
3. Haga clic en Invitar de tu equipo en la parte superior de la página para pedir ayuda a personas que el organizador ya conoce.

Invitar desde la lista: invitar o confirmar ahora

1. Elija personas en la lista (búsqueda, Seleccionar todos los mostrados), o — en la primera parte — a todas las personas que ayudaron en alguno de los eventos anteriores del organizador.
2. El campo Equipo solo muestra sus equipos. Debe elegir uno.
3. Deje Ya confirmado (se lo pregunté yo) sin marcar para enviar la invitación habitual “¿Puede ayudar?”; la persona responde Sí o No, y un sí le pide crear una cuenta gratuita o iniciar sesión antes de que cuente. Márquelo cuando alguien ya haya aceptado con usted: queda confirmado de inmediato y recibe “Forma parte del equipo” en lugar de una invitación. Si aún no tiene cuenta, ese correo incluye un botón Crear mi cuenta, y en Personas aparece como Aún sin cuenta con un botón Enviar enlace de registro hasta que la cree.
4. Haga clic en Invítales o Invitar a los seleccionados. Una línea de resultado indica cuántas personas han sido invitadas y cuántas se han omitido (ya estaban en el evento o pidieron no recibir invitaciones).

La misma elección está en Añadir a alguien nuevo, que añade a una persona a la lista y la invita en un solo paso. Las invitaciones se envían al ritmo horario de envío del organizador, de modo que un grupo grande recibirá el correo a lo largo de un tiempo.

Turnos y tareas

En Turnos ve todos los turnos, pero solo puede añadir, cambiar o cubrir los de sus equipos. Un turno o una tarea nuevos deben asignarse a uno de sus equipos.

1. Abra Añadir un turno y complete qué, cuándo, dónde y cuántas personas necesita.
2. Añada al turno a miembros confirmados de su equipo. Una persona que ya tenga otro turno a esa hora se omite.
3. En un turno de su equipo puede registrar la entrada o la salida de personas, o Quitar a alguien.

En Tareas, añada una tarea con Añadir tarea, para una persona, un turno o todo el equipo, con una hora de inicio, una hora límite y una lista de comprobación. Las tareas muestran su estado, su lista de comprobación y sus comentarios, que sus voluntarios escriben desde Mi voluntariado.

Solo lectura y edición

• Usted ve todo, y cambia solo su equipo. Ve la lista completa de Personas y la lista de voluntarios — desde ella recluta — pero solo puede confirmar, rechazar, reenviar, eliminar, asignar un equipo y enviar mensajes a personas de sus propios equipos. Puede asignar a su equipo, con la acción masiva Asignar equipo, a personas que todavía no tienen equipo.
• Los Mensajes solo pueden enviarse a sus propios equipos y a sus turnos.
• Las funciones que puede asignar se limitan a las que usted mismo tiene.
• Copiar la configuración de un evento anterior, y los ajustes del evento (inscripción, texto de agradecimiento, turnos de autoservicio), corresponden al organizador o a un coordinador.
• En las páginas propias del organizador no puede cambiar categorías, trasladar un artículo a otro equipo ni marcar compras como reembolsadas.

Conviene saber

• Los responsables forman parte del equipo principal de su grupo: en cada evento se añade automáticamente a un responsable como confirmado, y las invitaciones de los demás miembros del equipo principal se envían una vez publicado el evento.
• Cuando una de sus personas renuncia a un turno, usted y el organizador reciben un aviso.
• Si el organizador ha asignado una función a su equipo (la función de responsable), usted la ostenta en cada evento en el que trabaje, por ejemplo Taquilla.

Solución de problemas

• No veo ningún enlace de inscripción — créelo en Equipos en este evento; no existe ninguno hasta que lo cree.
• Una persona aparece atenuada u omitida — ya está en este evento con algún estado, o pidió al organizador que no la invite.
• Una acción se rechaza — la persona o el turno pertenecen a otro equipo.

Véase también

• El material de su equipo
• Funciones de voluntario y Mi trabajo
• Voluntarios (para organizadores)

Si dirige un equipo, usted cuida el stock del equipo entre eventos: qué tiene, dónde está, qué hay que comprar y qué se compró. Está en Mi voluntariado, en el bloque Equipos que diriges, que tiene enlaces a Inventario, Lista de compra y Compras. Si es miembro del equipo base de un equipo, ve el mismo stock en modo de solo lectura desde el bloque Tus equipos; véase Miembros del equipo base: ver el stock del equipo más abajo.

Qué puede hacer aquí

1. Busque el bloque y el equipo que dirige.
2. Haga clic en Inventario para ver los artículos del equipo, en Lista de compra para lo que ha bajado a su mínimo, o en Compras para las compras del equipo con sus recibos.

• El título de la página es Inventario: Inscripción. Solo ve los artículos de su equipo, nunca los de otro equipo ni los del Fondo común.
• Agregar artículo crea un artículo para su equipo. El equipo no se puede cambiar; es el suyo.
• Abra un artículo con Editar para modificarlo, indicar quién lo tiene o dónde está, reponerlo, registrar un mantenimiento, registrar una compra con su recibo o eliminarlo. Las páginas son las mismas que las del organizador; véanse Artículos y Compras.
• La Lista de compra tiene el texto para copiar en el grupo de WhatsApp de su equipo.
• Etiquetas QR imprime etiquetas para los artículos de su equipo.

Escanear una etiqueta

Cuando su teléfono abre una etiqueta de un artículo de su equipo, llega a la página del artículo. Si el artículo está en una lista de equipaje de un evento actual o próximo, el panel superior Reservado en eventos muestra cuántos están previstos, llevados y de vuelta.

El panel tiene Llevados para marcar todo lo previsto como llevado, y Todo de vuelta cuando ya ha regresado. Debajo, Dónde está indica quién tiene el artículo.

Miembros del equipo base: ver el stock del equipo

Un miembro del equipo base que no dirige el equipo ve una página de solo lectura con los artículos del equipo, para saber qué existe y quién lo tiene antes de ir a buscar algo.

1. En Mi voluntariado, bajo Tus equipos, haga clic en Inventario en la tarjeta de su equipo. La página se llama Inventario: Gestión de salas.
2. Cada artículo muestra su tipo, estado y categoría, cuántos están disponibles del total, y quién lo tiene (Con …) o dónde está almacenado (En …). Los artículos que usted mismo tiene aparecen destacados con Lo tienes tú.
3. Un artículo igual o inferior a su mínimo muestra sus cifras en rojo con el mínimo; el encabezado cuenta cuántos artículos están bajos.
4. Debajo de los artículos, Listas de equipaje muestra lo que lleva el equipo a cada evento próximo en el que usted está confirmado: la cantidad prevista, cuántos se llevaron y cuántos volvieron.

Nada de esta página se puede modificar. Editar un artículo, indicar quién lo tiene, reponer y registrar una compra siguen en manos del jefe del equipo y del organizador, así que avise a su jefe cuando se lleve o devuelva algo.

Listas de equipaje para sus eventos

Para un evento en el que trabaja, la lista de equipaje de su equipo es la página Inventario del evento en el menú de Gestión del evento. Solo ve y modifica las listas de los equipos que dirige. Véase Listas de equipaje del evento. Después de un evento, los artículos que faltan se convierten en una tarea para su equipo en Mi voluntariado.

Conviene saber

• El organizador reembolsa a los voluntarios que pagaron de su propio bolsillo. Verá que una compra está Por devolver, pero no puede marcarla como reembolsada.
• Los recibos son privados: solo los ven el organizador y usted.
• Las categorías son del organizador; puede elegir una para un artículo, pero no añadirla ni quitarla.
• Los artículos de otros equipos no son visibles, y el préstamo entre equipos se acuerda entre ustedes, fuera de la plataforma.

Solución de problemas

• No aparece el bloque Equipos que diriges — el organizador no le ha marcado como jefe de un equipo, o su entrada en la lista no está vinculada a su correo electrónico confirmado.
• No aparece el enlace Inventario bajo Tus equipos — no es miembro del equipo base de ese equipo. Los miembros normales no ven el stock del equipo; consulte a su jefe o al organizador.
• La lista de equipaje está vacía — todavía no hay nada previsto para su equipo en un evento próximo en el que está confirmado.
• Un escaneo se rechaza — el artículo pertenece a otro equipo o al Fondo común.

Véase también

• Guía para jefes de equipo
• Inventario del equipo: resumen