Organiser des événements avec des équipes de bénévoles

Pour les associations dont les événements sont portés par des bénévoles : la liste, les équipes permanentes et leurs responsables, les rôles, les créneaux, les tâches, l'inventaire des équipes et le jour de l'événement, ainsi que ce que voient vos bénévoles.

Édition du 18 octobre 2026

La dernière version de chaque chapitre se trouve dans le Centre d'aide : https://eventmann.com/fr/help

Chapitre 1

Bénévoles

1.1 Bénévoles

Les bénévoles sont les personnes qui aident à vos événements gratuitement. EventMann leur offre leurs propres outils : une liste que vous tenez à jour pour tous vos événements, des équipes permanentes avec leurs responsables, une invitation par événement, un planning, des tâches, des messages et une vue en direct pour le jour même. Il est conçu pour les associations dont toute l’équipe d’événement est composée de bénévoles, mais il fonctionne tout aussi bien pour un seul aidant lors d’un seul événement. Vous le trouverez à deux endroits : Bénévoles dans le groupe Croissance de votre barre latérale pour tout ce qui concerne plusieurs événements (liste, équipes, importation), et Bénévoles sous Équipe et partenaires dans le menu Gestion d’un événement pour tout ce qui concerne un seul événement.

L’entrée Bénévoles de la barre latérale ouvre la liste des bénévoles. Sa barre d’onglets mène à Équipes et Importer des bénévoles.

Bénévoles, personnel et membres : trois choses différentes

	Bénévoles	Personnel	Membres
Qui	Des personnes qui aident gratuitement, souvent et régulièrement	Des aidants rémunérés pour un événement	Des personnes qui ont acheté un abonnement chez vous
Où	Liste, Équipes et Gestion → Bénévoles	Gestion → Gérer le personnel, l’espace personnel	Paramètres → Adhésion
Planning	Créneaux de bénévoles	Créneaux du personnel, avec échanges et paie	Aucun
Argent	Aucun. Les heures sont seulement enregistrées	Taux horaires et paie	Prix de la formule, payé par le membre

Les trois ne se mélangent pas. Un bénévole n’est jamais inscrit au planning du personnel, et un planning de bénévoles n’alimente jamais la paie. Si vous rémunérez quelqu’un, cette personne doit figurer sous Personnel de l’événement.

Ce que vous pouvez faire ici

Tenir une liste de toutes les personnes qui ont aidé ou que vous souhaitez solliciter ; ajoutez-les à la main ou importez-les depuis un tableur — voir La liste des bénévoles et l’importation CSV.
Gérer des équipes permanentes, comme Accueil, Musique ou Cuisine, chacune avec des responsables et une équipe de base présente à chaque événement — voir Équipes permanentes, responsables et équipe de base.
Inviter des personnes à un événement, accepter les candidatures et confirmer en masse — voir Inviter des bénévoles à un événement, et Recruter avec des liens d’inscription, une candidature en ligne et des configurations copiées.
Attribuer des rôles d’événement pour qu’un bénévole puisse tenir l’accueil, les finances ou coordonner les autres bénévoles — voir Rôles de bénévoles et responsables d’équipe.
Organiser le travail avec des créneaux, des tâches de bénévoles et le tableau des tâches de l’événement.
Gérer la journée avec le programme de la journée et la vue en direct, et les messages à vos bénévoles.
Prendre soin des heures et de la vie privée — qui voit quoi, le relevé des heures et la suppression d’un bénévole, voir Heures des bénévoles et confidentialité.
Dire merci avec un billet gratuit ou à tarif réduit que seuls vos bénévoles peuvent acheter — voir Le billet de remerciement pour bénévoles.

Les pages d’un événement

Ouvrez un événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles. Une barre d’onglets s’affiche en haut. Personnes liste les personnes sollicitées et leurs réponses. Créneaux et Tâches sont le planning et la liste des missions, Programme de la journée les met dans l’ordre chronologique, En direct montre ce qui se passe en ce moment, Messages écrit à l’équipe, Paramètres contient les options de bénévolat de l’événement, et Liste est la même liste que dans votre espace organisateur, pour les personnes qui n’ont que cet événement.

Un parcours type

Constituez votre liste une seule fois et configurez vos équipes. Faites des personnes toujours présentes des membres de l’équipe de base : elles sont ajoutées à chaque nouvel événement.
Sur l’événement, ouvrez Personnes et invitez les autres, ou publiez un lien d’inscription dans votre groupe WhatsApp.
Ajoutez des Créneaux et des Tâches, ou copiez-les depuis l’événement de l’an dernier, puis placez les personnes confirmées sur les créneaux.
Avant le jour J, envoyez un Message, imprimez le Programme de la journée et vérifiez les effectifs des équipes dans Personnes.
Le jour même, gardez En direct ouvert. Ensuite, les heures figurent sur la liste et vous pouvez télécharger un relevé pour chaque bénévole.

Bon à savoir

Figurer sur la liste n’est pas une invitation. L’importation d’une liste n’envoie aucun e-mail ; vous décidez, pour chaque événement, qui solliciter.
Seuls les bénévoles confirmés peuvent être placés sur des créneaux, recevoir des tâches, tenir un rôle et acheter le billet de remerciement.
Refuser une invitation ne nécessite pas de compte. Dire oui en demande un : le bénévole crée un compte EventMann gratuit depuis la page d’invitation, ou se connecte, et ce n’est qu’alors qu’il est confirmé et que vous en êtes informé. Le compte permet de voir ses créneaux et ses tâches, de pointer et d’acheter le billet de remerciement. Son côté est décrit dans Bénévolat lors d’un événement.
Les e-mails d’invitation, de confirmation et de message partent selon votre propre limite d’envoi horaire (Paramètres → E-mail), de sorte qu’une centaine d’invitations sont réparties dans le temps plutôt qu’envoyées d’un seul coup.
Chaque invitation contient un lien pour se désinscrire de vos invitations de bénévolat. Les personnes qui se sont désinscrites sont ignorées lorsque vous les invitez, et apparaissent comme Ne souhaitent pas d’invitations sur la liste.
Un membre de l’équipe peut travailler avec des bénévoles lorsque son rôle dispose de l’autorisation Bénévoles ; Responsable d’équipe (ses seules équipes) la limite aux équipes qu’il dirige. L’autorisation Tâches ouvre le tableau des tâches. Les deux se cochent dans Rôles personnalisés.

Dépannage

Les entrées Bénévoles manquent dans le menu — votre rôle ne dispose pas de l’autorisation Bénévoles pour cet événement. Demandez à l’organisateur qui en est responsable.
Un bénévole dit ne pas voir ses créneaux — il lui faut un compte sur l’adresse e-mail à laquelle vous l’avez invité, et cette adresse doit être confirmée. Si Personnes affiche Pas encore de compte à côté de son nom, utilisez Envoyer le lien d’inscription.
Quelqu’un a été ignoré lors de votre invitation — il figure déjà sur cet événement sous un statut quelconque, ou il s’est désinscrit de vos invitations.

Voir aussi

1.2 La liste des bénévoles et l’import CSV

La liste des bénévoles est la liste de toutes les personnes qui ont aidé à vos événements, ou que vous souhaitez solliciter. Elle vous appartient, et non à un seul événement : une personne est ajoutée une seule fois, reçoit un numéro de bénévole tel que V0001 et conserve son historique sur l’ensemble de vos événements. Ouvrez-la sous Croissance → Bénévoles dans la barre latérale de votre organisateur.

Ce que vous pouvez faire ici

Ajouter des personnes une par une, ou importer la liste que vous tenez déjà sous forme de fichier CSV.
Rechercher et filtrer par nom, équipe, compétence, présence ou non d’un compte, participation antérieure, ou demande de ne pas être sollicité.
Modifier les coordonnées, les compétences et vos propres notes.
Voir le nombre d’événements et d’heures de chaque personne, et télécharger un relevé d’heures au format PDF.
Exporter toute la liste au format CSV, ou supprimer une personne avec son historique.

Cliquez sur Ajouter un bénévole pour ajouter quelqu’un, sur Importer des bénévoles pour charger un fichier, ou sur Exporter en CSV pour télécharger la liste. Les quatre cartes au-dessus du tableau comptent toutes les personnes de la liste, celles qui ont aidé, celles Avec un compte et celles qui ont demandé à ne recevoir aucune invitation ; chaque carte est un raccourci vers ce filtre. Utilisez la zone de recherche pour un nom, un e-mail, un numéro de téléphone ou un numéro de bénévole, et les listes déroulantes, comme Tout le monde, pour affiner la liste.

Ajouter un bénévole

Cliquez sur Ajouter un bénévole.
Saisissez le Nom et l’E-mail de la personne. Ces deux champs sont obligatoires ; l’e-mail doit être unique sur votre liste, et les majuscules n’ont pas d’importance.
Ajoutez des Compétences séparées par des points-virgules, par exemple Accueil; Premiers secours; Équipe scène. Jusqu’à 20 compétences sont conservées, et elles deviennent un filtre de la liste.
Vous pouvez rédiger des Notes ; elles sont réservées à vous.
Cliquez sur Ajouter à la liste. Personne n’est envoyé d’e-mail.

Lire le tableau

Chaque ligne commence par le numéro de bénévole de la personne et les équipes auxquelles elle appartient, avec une étoile pour les équipes qu’elle dirige. La colonne Événements compte les événements où la personne était confirmée, et Heures additionne le temps entre l’arrivée et le départ de chaque créneau pointé. Un badge vert Possède un compte signifie qu’un compte EventMann confirmé utilise cette adresse e-mail, et Ne souhaitent pas d’invitations signifie que la personne a refusé vos invitations. Modifier ouvre les mêmes champs que la fenêtre d’ajout. L’icône de téléchargement fournit le relevé d’heures de la personne au format PDF, et la corbeille la supprime.

Importer une liste depuis un tableur

Sous Importer des bénévoles, vous chargez la liste que vous tenez déjà. L’import ajoute des personnes à votre liste uniquement. Il n’envoie aucun e-mail et ne modifie jamais une personne déjà présente.

Cliquez sur Télécharger le modèle pour voir les noms exacts des colonnes, ou enregistrez votre tableur au format CSV.
La première ligne doit nommer les colonnes : name, email, phone, skills et notes. Seules name et email sont obligatoires. Séparez plusieurs compétences par un point-virgule. Les fichiers enregistrés par Excel, y compris l’Excel allemand qui utilise des points-virgules comme séparateurs, sont lus tels quels.
Choisissez le fichier — jusqu’à 5 Mo et 5 000 lignes — puis cliquez sur Vérifier le fichier.

Vous voyez ensuite un aperçu avec les totaux Sera ajouté, Ignoré (déjà présent) et Ignoré (illisible). Les lignes marquées Prêt seront ajoutées. Une ligne est Ignorée lorsque l’e-mail figure déjà sur votre liste ou apparaît deux fois dans le fichier, et Non lisible lorsque le nom ou l’e-mail manque ou n’est pas valide. Rien n’a encore été écrit. Cliquez sur Importer pour ajouter les lignes prêtes.

Les réglages en détail

Numéro de bénévole — attribué automatiquement selon votre propre séquence (V0001, V0002, et ainsi de suite) et jamais réutilisé.
Compétences — texte libre, séparé par des points-virgules. Le filtre de compétences lit les compétences réellement présentes sur la liste.
Notes (vous seul les voyez) — jamais affichées au bénévole ni aux chefs d’équipe.
Lignes par page — 25, 50, 100 ou 200 ; Trier par nom, numéro de bénévole, nombre d’événements le plus élevé ou ajout le plus récent.

Bon à savoir

Si vous modifiez l’adresse e-mail d’une personne, le lien vers son compte est coupé. Il est rétabli automatiquement lorsqu’une personne se connecte à un compte confirmé avec la nouvelle adresse.
Une personne peut refuser vos invitations depuis le lien figurant dans n’importe quel e-mail d’invitation. Vous ne pouvez pas lui envoyer d’invitation tant qu’elle ne s’est pas réinscrite elle-même.
Supprimer de la liste retire la personne avec ses invitations, ses créneaux et ses heures sur chacun de vos événements. Cette action est irréversible ; c’est ce que demande une demande de suppression.
Le fichier Exporter en CSV contient les coordonnées, les compétences, vos notes et les heures. Traitez-le comme des données personnelles. Voir Heures des bénévoles et confidentialité.
Un coordinateur de bénévoles qui ne dispose que d’un événement accède à la même liste sous l’onglet Liste de cet événement. Un chef d’équipe la voit en lecture seule, pour recruter.
L’aperçu de l’import vous attend pendant 30 minutes. Après cela, choisissez à nouveau le fichier.

Dépannage

L’import indique qu’une colonne manque — la première ligne doit nommer les colonnes, au moins name et email. Utilisez le modèle pour l’orthographe exacte.
L’import indique que le fichier n’est plus disponible — le fichier vérifié n’a été conservé que 30 minutes. Choisissez-le à nouveau et vérifiez-le de nouveau.
Une personne que j’ai ajoutée n’est pas proposée lorsque j’invite à un événement — elle figure déjà sur cet événement avec un statut quelconque, ou elle a refusé les invitations. Voir Inviter des bénévoles à un événement.
L’e-mail est refusé comme déjà utilisé — chaque adresse e-mail ne peut figurer qu’une fois sur votre liste. Recherchez-la ; la personne s’y trouve peut-être déjà.

Voir aussi

1.3 Équipes permanentes, chefs et équipe essentielle

Les équipes sont les services de votre association — Accueil, Musique, Communication, Partenaires, Gestion des salles, Cuisine — qui existent d’un événement à l’autre. Une équipe a des chefs, des membres et une équipe essentielle, et c’est ce qui permet à un chef de diriger sa propre partie d’un événement sans toucher à celle des autres. Vous les configurez sous Croissance → Bénévoles → Équipes. Seul vous, l’organisateur, pouvez créer ou modifier des équipes.

Ce que vous pouvez faire ici

Créer les équipes avec lesquelles vous organisez vos événements, et choisir ce que leurs chefs et leurs membres peuvent ouvrir lors d’un événement.
Ajouter des personnes de votre liste à une équipe, comme membres, comme chefs et comme membres de l’équipe essentielle.
Renommer une équipe, modifier ses accès, retirer des personnes de l’équipe ou supprimer l’équipe.

Chef, membre essentiel et membre

Membre — appartient à l’équipe. Lors d’un événement, la personne est placée dans une équipe lorsque vous l’invitez ou lorsqu’elle rejoint par le lien d’une équipe.
Chef — dirige l’équipe à chaque événement auquel elle participe. Un chef recrute des personnes dans l’équipe, les confirme, planifie les créneaux et les tâches de l’équipe et écrit à l’équipe. Un chef voit toute la liste des personnes et la liste de bénévoles, mais ne modifie que ses propres équipes. Voir Rôles des bénévoles et chefs d’équipe.
Essentiel — est automatiquement présent à chaque événement, et voit l’ensemble de l’équipe : dans Mon bénévolat, sous Vos équipes, chaque tâche de l’équipe pour les événements auxquels il est confirmé, ainsi qu’une vue en lecture seule du stock et des listes de préparation de l’équipe. Un chef est toujours essentiel.

Une même personne peut appartenir à plusieurs équipes. Lors d’un événement, son équipe principale est une équipe qu’elle dirige, sinon la première équipe dont elle est membre essentiel.

Ajouter une équipe

Ouvrez Équipes et cliquez sur Ajouter une équipe.
Saisissez le Nom de l’équipe. Chaque nom ne peut être utilisé qu’une fois.
Sous Les chefs ont accès à, choisissez ce qu’un chef de cette équipe peut ouvrir à chaque événement auquel il participe, par exemple Billetterie pour les chefs de l’Accueil. Rien de plus ne leur laisse que leurs outils de bénévole.
Sous Les membres ont accès à, choisissez la même chose pour les membres ordinaires, par exemple Entrée / contrôle. Les membres n’y ont accès que lors des événements où c’est leur équipe.
Cliquez sur Créer l’équipe.

Les choix sont les rôles que vous pouvez attribuer aux bénévoles lors d’un événement — Coordination des bénévoles, Billetterie, Entrée / contrôle, Responsable du lieu, Communication, Finances — ainsi que tout rôle personnalisé que vous avez créé. Ce que chacun ouvre est expliqué dans Rôles des bénévoles et chefs d’équipe. Ces accès ne fonctionnent que pour les événements auxquels une personne participe, et pendant 30 jours après leur fin.

Mettre des personnes dans une équipe

Chaque équipe a sa propre carte avec ses personnes. Les chefs apparaissent en premier. Sur la ligne d’une personne, un badge Chef et un badge Essentiel indiquent sa position. Cochez Chef ou Essentiel puis cliquez sur Enregistrer pour la modifier, ou cliquez sur la croix pour la retirer de l’équipe. En haut de la carte figurent Ajouter des personnes de la liste et Modifier, qui renomme l’équipe et modifie ses accès.

Cliquez sur Ajouter des personnes de la liste pour ouvrir la liste à côté de la page.
Utilisez la zone de recherche pour trouver des personnes par nom, adresse e-mail ou numéro de bénévole, puis cochez-les.
Cochez comme chefs si elles dirigent l’équipe, ou comme noyau (à chaque événement) si elles doivent être présentes à chaque événement.
Cliquez sur Ajouter à l’équipe. Jusqu’à 500 personnes peuvent être ajoutées à la fois.

L’équipe essentielle est présente à chaque événement

Les membres essentiels et les chefs sont ajoutés à chacun de vos événements qui n’est pas encore terminé, afin de ne pas inviter les mêmes cinquante personnes à chaque fois.

Un chef est ajouté comme confirmé, car il dirige l’équipe. Il peut toujours se retirer.
Tout autre membre essentiel est ajouté comme invité et répond Oui ou Non depuis son e-mail.
Personne n’est contacté tant que l’événement est un brouillon. Les invitations partent lorsque l’événement est publié pour la première fois, ainsi un brouillon que vous supprimez n’atteint jamais personne.
Lorsque vous rendez quelqu’un essentiel ou chef, il est ajouté à tous vos événements à venir en une seule fois.
Une personne déjà présente sur un événement, quel que soit son statut — refusé, retiré — n’est jamais réajoutée. Sa réponse est définitive.

Ce que peut faire un membre essentiel

Tâches d’équipe — chaque tâche que vous ou un chef avez confiée à l’équipe, et pas seulement la sienne : il fait avancer une tâche (Ouvrir, En cours, Bloqué, Terminé), coche sa liste de contrôle et écrit des commentaires. Il ne peut pas ajouter, supprimer ou réattribuer une tâche ; cela reste à vous et aux chefs de l’équipe.
Inventaire de l’équipe — les articles de l’équipe avec leur quantité, leur état, la personne qui détient chacun ou l’endroit où il est rangé, l’alerte de stock bas, et la liste de préparation de l’équipe pour ses prochains événements. Il ne peut ni modifier les articles, ni réapprovisionner, ni enregistrer des achats.
Uniquement pour sa propre équipe : un membre essentiel de la Gestion des salles ne voit rien des tâches ni du stock de l’Accueil. Un membre ordinaire ne voit que les tâches qui lui sont confiées, son créneau ou l’ensemble de l’équipe.

Bon à savoir

Retirer une personne d’une équipe, ou quitter l’équipe essentielle, ne la retire pas des événements auxquels elle a déjà accepté de participer.
Supprimer une équipe conserve ses personnes sur votre liste et à chaque événement. Seule l’équipe disparaît ; les créneaux et les tâches de l’équipe deviennent « aucune équipe », et ses personnes n’affichent plus d’équipe principale lors des événements.
Seul l’organisateur définit les équipes. Les accès d’une équipe s’appliquent à tous les événements ; un coordinateur d’événement qui n’a accès qu’à un seul événement ne peut donc pas les modifier.
Les personnes qui ont refusé vos invitations sont ignorées lors de l’ajout de l’équipe essentielle.
Chaque équipe peut aussi gérer son propre stock entre les événements ; voir Inventaire de l’équipe.

Dépannage

Un membre essentiel n’a pas été invité à mon nouvel événement — l’événement est encore un brouillon (les invitations partent lors de la publication), l’événement est annulé ou terminé, ou la personne a refusé vos invitations.
Un chef ne peut pas ouvrir l’événement — un chef doit avoir une place confirmée sur l’événement, et un compte associé à l’adresse e-mail de sa liste, dont l’adresse est confirmée.
Le nom de l’équipe est refusé — vous avez déjà une équipe portant ce nom.

Voir aussi

1.4 Inviter des bénévoles à un événement

L’onglet Personnes des bénévoles d’un événement sert à décider qui aide à cet événement : invitez des personnes depuis votre liste, acceptez celles qui se sont inscrites et voyez qui a dit oui. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles ; Personnes est le premier onglet. Une personne peut figurer sur votre liste sans être sur un événement ; c’est le fait d’être sur l’événement qui lui permet d’avoir des créneaux, des tâches, des rôles et le billet de remerciement.

Ce que vous pouvez faire ici

Inviter des personnes de votre liste, une par une ou tous ceux qui ont aidé lors d’un événement précédent.
Ajouter quelqu’un qui ne figure pas encore sur votre liste et l’inviter en une seule étape.
Accepter ou refuser les personnes qui se sont inscrites depuis la page de l’événement ou un lien d’équipe.
Confirmer, relancer, changer d’équipe, attribuer un rôle ou retirer plusieurs personnes à la fois.
Voir d’un coup d’œil combien de personnes compte chaque équipe par rapport à ses besoins.

Les cinq statuts

Statut	Ce que cela signifie
Candidature déposée	La personne s’est inscrite depuis la page de l’événement ou le lien d’une équipe. C’est à vous de décider.
Invité	Vous l’avez sollicitée, et elle n’a pas encore répondu.
Confirmé	Aide à cet événement. Seules les personnes confirmées peuvent être placées sur des créneaux, recevoir des tâches ou des rôles, et acheter le billet de remerciement.
Refusée	Elle a dit non, ou vous avez refusé sa candidature. Une personne qui a refusé une invitation peut encore dire oui plus tard, depuis le même lien.
Retiré	Vous avez retiré une personne confirmée de l’événement. Ses places sur les créneaux sont libérées et ses tâches retournent à l’équipe.

Inviter des personnes de votre liste

Cliquez sur Inviter de votre liste en haut de la page.
Pour inviter tous ceux qui ont aidé lors d’un événement précédent, choisissez cet événement sous Tous ceux qui ont aidé à, choisissez une équipe si vous souhaitez les regrouper, puis cliquez sur Les inviter. Seules les personnes qui y ont été confirmées sont sollicitées.
Pour inviter des personnes précises, recherchez-les dans la liste et cochez-les. Sélectionner tout ce qui est visible coche toutes les personnes que la recherche affiche actuellement.
Choisissez l’Équipe. Un responsable d’équipe doit choisir une de ses propres équipes ; vous pouvez laisser le champ vide.
Cliquez sur Inviter la sélection. Chaque personne reçoit un e-mail demandant « Pouvez-vous aider ? » avec Oui et Non. Un non se fait en un clic. Un oui demande de créer un compte EventMann gratuit sur cette adresse, ou de se connecter à celui qu’elle possède ; elle passe alors en Confirmé, et vous recevez la notification dans la cloche, seulement une fois cette étape accomplie.

Si vous avez déjà sollicité quelqu’un vous-même — par téléphone, dans le groupe — cochez Déjà confirmé (je lui ai demandé moi-même) avant d’inviter. Elle est alors ajoutée comme confirmée et reçoit l’e-mail « Vous faites partie de l’équipe » au lieu d’une question. Une personne sans compte sur cette adresse est invitée, dans cet e-mail, à en créer un, avec un bouton Créer mon compte.

Ajouter une nouvelle personne

Ajouter quelqu’un de nouveau, en haut de la page, ajoute une personne à votre liste et l’invite à cet événement d’un seul coup. Saisissez le Nom et l’E-mail, éventuellement un numéro de téléphone et une équipe, puis cliquez sur Ajouter et inviter. Si cette personne figure déjà sur cet événement ou s’est désinscrite de vos invitations, rien n’est envoyé et vous en êtes informé.

Lire et travailler la liste

Les puces en haut filtrent la liste par statut ; Confirmés n’affiche que ceux qui ont dit oui. Utilisez la zone de recherche pour un nom, une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou un numéro de bénévole, et la liste déroulante des équipes pour n’afficher qu’une équipe. La barre au-dessus du tableau contient les actions groupées. Chaque ligne affiche le statut de la personne, son équipe (modifiable directement), ses rôles, le nombre de créneaux et d’heures, et les boutons correspondant à son statut : Accepter et Refuser pour une candidature. Une personne confirmée dont l’adresse e-mail n’a pas de compte EventMann porte le badge orange Pas encore de compte et le bouton Envoyer le lien d’inscription. Les candidatures affichent ce que la personne a écrit, et ce qu’elle a indiqué sous « Quand pouvez-vous aider ? » sur sa propre page.

Bénévoles sans compte

Un bénévole qui dit oui à une invitation a toujours un compte : le oui n’est enregistré qu’une fois le compte créé ou la connexion effectuée. Les personnes que vous ou un responsable d’équipe confirmez vous-mêmes (Marquer comme confirmé, Accepter, la case Déjà confirmé, la Confirmer groupée) peuvent ne pas en avoir. Elles font partie de l’équipe, mais ne peuvent ni voir leurs créneaux, leurs tâches ou leur équipe, ni pointer, ni acheter le billet de remerciement, tant qu’elles n’en ont pas créé un.

Repérez le badge Pas encore de compte à côté du nom. Il apparaît sur les personnes confirmées dont la fiche de liste n’est pas reliée à un compte.
Cliquez sur Envoyer le lien d’inscription sur la ligne, ou cochez plusieurs personnes et choisissez Envoyer le lien d’inscription dans la barre d’actions groupées.
Chacune reçoit un e-mail « Créez votre compte pour … ». Son bouton ouvre sa page d’invitation sur le formulaire de compte ; le compte est confirmé immédiatement, car le lien a été envoyé à son adresse. Si elle a déjà un compte sur cette adresse, la page l’invite à se connecter.
Le badge disparaît dès que la personne a créé son compte ou s’est connectée.

Le lien n’est envoyé qu’aux personnes confirmées sans compte ; toute autre personne de la sélection groupée est ignorée et comptée comme ignorée. Chaque clic envoie un e-mail par personne.

Les personnes qui ont été sollicitées sans répondre figurent sous le filtre Invité. Marquer comme confirmé les confirme sans attendre leur réponse, Renvoyer renvoie l’invitation une fois de plus, et la croix les retire.

Faire une action pour plusieurs personnes à la fois

Cochez les personnes, ou cochez Tout sélectionner sur cette page. Le compteur indique combien sont sélectionnées.
Choisissez l’action : Confirmer, Renvoyer l’invitation, Envoyer le lien d’inscription, Définir l’équipe, Attribuer un rôle, Retirer un rôle, Refuser ou Retirer de l’événement.
Pour Définir l’équipe, choisissez l’équipe ; pour les actions de rôle, choisissez le rôle à côté.
Cliquez sur Appliquer à la sélection et confirmez. Confirmer et renvoyer envoient un e-mail à chaque personne.

Le résultat indique combien de personnes ont été traitées et combien ont été ignorées parce que l’action ne s’appliquait pas à elles, par exemple une confirmation pour quelqu’un déjà confirmé. Jusqu’à 500 personnes peuvent être sélectionnées à la fois.

Bon à savoir

Les candidatures depuis la page de l’événement et depuis un lien d’équipe restent Candidature déposée jusqu’à ce que vous ou le responsable de l’équipe les acceptiez. Accepter envoie au bénévole un e-mail de confirmation ; Refuser lui envoie un court e-mail l’informant qu’il n’a pas été retenu cette fois. Refuser une invitation restée sans réponse (par exemple avec l’action groupée) n’envoie aucun e-mail.
Les e-mails d’invitation et de confirmation partent selon votre limite d’envoi horaire (Paramètres → E-mail), de sorte qu’une grande invitation est répartie sur plusieurs heures plutôt qu’envoyée d’un coup.
Vous recevez une notification dans la cloche lorsqu’une personne répond à une invitation ou pose sa candidature. Pour un oui, la notification arrive une fois que le bénévole a créé son compte ou s’est connecté ; une personne encore occupée avec le formulaire de compte reste donc Invité sur votre liste. Les responsables d’une équipe sont informés lorsqu’une personne demande à rejoindre leur équipe.
Une personne déjà présente sur cet événement, quel que soit son statut, est ignorée lors de l’invitation. Retirer une personne qui n’a pas été confirmée supprime sa ligne, de sorte que vous pouvez l’inviter à nouveau ; une personne confirmée qui a été retirée ne peut pas être réinvitée sur cet événement.
Se désister est aussi un droit du bénévole : depuis son lien d’invitation, il peut changer un oui en non. Cela libère ses créneaux et rend ses tâches à l’équipe.
Les responsables d’équipe voient toute la liste, mais n’agissent que sur les lignes de leurs propres équipes. Ils peuvent aussi rattacher à l’une des leurs une personne qui n’a encore aucune équipe.

Dépannage

« N ignorés » après l’invitation — ces personnes figurent déjà sur cet événement, ou ont demandé à ne pas être invitées.
Renvoyer est absent — il n’existe que pour les personnes qui n’ont pas répondu. Les personnes refusées et confirmées n’ont pas de renvoi ; une personne confirmée sans compte dispose à la place de Envoyer le lien d’inscription.
Quelqu’un vous a dit oui mais reste Invité — elle n’a pas fini de créer son compte ou de se connecter. Demandez-lui de rouvrir l’invitation, ou confirmez-la vous-même et envoyez le lien d’inscription.
Un bénévole confirmé ne peut pas être choisi pour un créneau ou une tâche — vérifiez qu’il est Confirmé, et non Invité ou Candidature déposée.
L’invitation n’est jamais arrivée — demandez à la personne de vérifier ses indésirables, et utilisez Renvoyer. Les e-mails partent selon votre limite horaire, de sorte qu’un grand envoi peut prendre plusieurs heures.

Voir aussi

1.5 Recruter avec des liens d’inscription, une candidature en ligne et des configurations copiées

Cet article présente les moyens par lesquels les personnes rejoignent un événement sans que vous les invitiez une par une : un lien d’inscription pour chaque équipe, une candidature ouverte sur la page publique de l’événement, et l’option de partir de la configuration de l’an dernier. Il explique aussi chaque option de l’onglet Paramètres d’un événement. Vous trouverez tout cela sous Équipe et partenaires → Bénévoles dans le menu Gestion de l’événement.

Ce que vous pouvez faire ici

Indiquer combien de personnes chaque équipe doit avoir pour cet événement, et suivre le remplissage.
Donner à chaque équipe un lien d’inscription que son responsable peut publier dans un groupe WhatsApp.
Ouvrir la candidature sur la page publique de l’événement, avec votre propre texte.
Permettre aux bénévoles confirmés de choisir eux-mêmes leurs créneaux.
Rédiger le message de remerciement que lisent les bénévoles.
Copier les effectifs, les créneaux, les tâches d’équipe et les listes de préparation depuis un autre événement.

Effectifs des équipes et liens d’inscription

Dans l’onglet Personnes, l’encadré Équipes à cet événement comporte une carte par équipe. Le nom de l’équipe ouvre la liste filtrée sur cette équipe. Le chiffre compare les personnes confirmées aux besoins, par exemple 10 / 18 ; il est orange tant que l’équipe manque de monde et vert une fois complète, et sans objectif il n’affiche que les personnes confirmées. En dessous, 10 confirmés · 2 en attente de réponse compte les personnes sollicitées qui n’ont pas encore répondu.

Saisissez le nombre de personnes dont l’équipe a besoin dans Besoin et cliquez sur Enregistrer. Laissez vide ou mettez zéro pour ne pas fixer d’objectif.
Cliquez sur Créer un lien d’inscription. La carte affiche alors le Lien d’inscription.
Cliquez sur Copier pour le mettre dans le presse-papiers, ou sur Partager sur WhatsApp pour ouvrir WhatsApp avec un message tout prêt, tel que « Besoin d’aide pour l’accueil du Diwali Gala 2026 ? Inscrivez-vous ici : ».
Pour arrêter le fonctionnement du lien, cliquez sur Désactiver. Toute personne qui le possède ne peut plus s’inscrire. Créer un nouveau lien donne une nouvelle adresse.

Quiconque ouvre un lien d’inscription se connecte (ou s’inscrit), vérifie ses informations et rejoint l’équipe. La personne apparaît comme Candidature déposée dans cette équipe, et les responsables de l’équipe ainsi que vous recevez une notification dans la cloche. Personne ne devient bénévole sans votre Accepter ou celui du responsable. Un lien d’inscription fonctionne même lorsque la candidature publique ci-dessous est désactivée, et cesse de fonctionner lorsque l’événement est un brouillon, annulé ou terminé. Les responsables d’équipe peuvent fixer des objectifs et des liens pour les équipes qu’ils dirigent ; les autres équipes ne leur sont pas affichées.

Candidature ouverte sur la page de l’événement

Lorsque Inscription des bénévoles sur la page d’événement est activée et que l’événement est en direct, la page publique de l’événement affiche « Souhaitez-vous aider lors de cet événement ? Aidez-nous en tant que bénévole ». Les visiteurs connectés dont l’adresse e-mail est confirmée peuvent postuler.

Le bandeau mène à un court formulaire avec un numéro de téléphone, des compétences et un message. Il commence par le texte que vous avez rédigé.

Le visiteur ajoute un numéro de téléphone, des compétences, tout ce que l’organisateur doit savoir, puis envoie le formulaire. Il est ajouté à votre liste s’il n’y figurait pas encore, et apparaît dans Personnes comme Candidature déposée. Vous décidez avec Accepter ou Refuser ; personne n’est confirmé automatiquement, et le candidat reçoit un e-mail dans les deux cas. Un visiteur qui avait déjà été invité et qui postule est confirmé immédiatement.

Les réglages en détail

Ouvrez l’onglet Paramètres.

Inscription des bénévoles sur la page d’événement — désactivée par défaut. Active le bandeau et le formulaire pour les visiteurs. Ne fonctionne que lorsque l’événement est en direct.
Les bénévoles choisissent leurs propres créneaux — permet aux bénévoles confirmés de prendre des créneaux libres depuis leur page Mon bénévolat. Ils peuvent prendre des créneaux de leur propre équipe et des créneaux sans équipe, jamais un créneau qui chevauche un créneau déjà pris, et jamais un créneau déjà commencé.
Les bénévoles peuvent rendre un quart jusqu’à — nombre d’heures avant le début du créneau, de 0 à 720, 24 par défaut sauf si vous le modifiez. Ensuite, ils doivent s’adresser à leur responsable. Rendre un créneau prévient les responsables de l’équipe et vous.
Texte sur la page d’inscription — jusqu’à 1 000 caractères : en quoi consiste l’aide, à quelle heure arriver, à qui s’adresser.
Message de remerciement — jusqu’à 300 caractères, affiché aux bénévoles confirmés sur la page de l’événement, à la caisse à côté du billet bénévole et dans leur e-mail de confirmation. {name} est remplacé par le nom du bénévole. Si le champ est vide, un remerciement standard est affiché dans leur langue. La ligne verte en donne un aperçu avec un nom d’exemple.
Cliquez sur Enregistrer. Vider un champ de texte puis enregistrer supprime le texte.

Copier la configuration depuis un autre événement

Plus bas dans l’onglet Paramètres, Copier la configuration depuis un autre événement utilise un événement antérieur comme modèle.

Choisissez l’événement sous Copier depuis. La liste affiche vos autres événements, du plus récent au plus ancien.
Cochez ce qu’il faut copier : Effectifs des équipes, Créneaux, Tâches d’équipe et Listes de préparation.
Cliquez sur Copier la configuration et confirmez.

Les horaires suivent la date de l’événement : un créneau qui commençait deux heures avant l’ouverture des portes de l’an dernier commence deux heures avant celle de cette année. Rien de ce qui existe déjà n’est remplacé et personne n’est informé par e-mail. Les personnes ne sont pas copiées : l’équipe de base arrive d’elle-même, et tous les autres sont invités de nouveau. Les tâches confiées à une personne nommée, ou rattachées à un créneau, ne sont pas copiées non plus, car cette personne ne participera peut-être pas cette fois. Les lignes de préparation ne sont copiées que dans la limite du stock disponible.

Bon à savoir

Toute voie d’accès à un événement en tant que bénévole aboutit à un compte : un lien d’inscription et la candidature en exigent un, et un oui à une invitation en crée un ou connecte à un existant. Seules les personnes que vous confirmez vous-même peuvent être confirmées sans compte — voir Bénévoles sans compte.
Les visiteurs ont besoin d’un compte avec une adresse e-mail confirmée pour postuler ou rejoindre une équipe. Une candidature crée une fiche de liste avec la source « inscrit en ligne » et remet à zéro la désinscription des invitations.
Le lien d’inscription est un justificatif d’accès : quiconque le possède peut postuler. Le publier dans un groupe privé ne pose pas de problème ; s’il se diffuse davantage, désactivez-le et créez-en un nouveau.
L’objectif d’une équipe est un but pour vous et les responsables. Il n’empêche pas les personnes de rejoindre l’équipe.
L’onglet Paramètres nécessite l’autorisation Bénévoles ; un responsable d’équipe voit les autres onglets, mais pas Paramètres.

Dépannage

Le bandeau n’apparaît pas sur la page de l’événement — le réglage d’inscription est désactivé, ou l’événement n’est pas en direct (un événement programmé n’a pas encore de bandeau ; un lien d’inscription fonctionne déjà).
Un lien d’inscription indique que la page est introuvable — le lien a été désactivé ou remplacé, ou l’événement est un brouillon, annulé ou terminé.
La copie de configuration n’est pas proposée — vous n’avez pas d’autre événement dont copier la configuration.
La copie n’a apporté aucune personne — c’est voulu. Invitez-les depuis Personnes.

Voir aussi

1.6 Rôles des bénévoles et chefs d’équipe

Un bénévole peut recevoir un rôle pour un événement : le droit de diriger une partie de l’événement — l’entrée, les finances, les autres bénévoles — sans jamais devenir membre de votre équipe d’organisation. Un rôle appartient à un seul événement, prend effet dès que vous l’attribuez et prend fin 30 jours après l’événement. Les rôles permettent à une association dont toute l’équipe d’événement est composée de bénévoles de se répartir le travail. Vous les définissez sur l’onglet Personnes sous Équipe et partenaires → Bénévoles, ou pour une équipe entière sur la page Équipes.

Ce que vous pouvez faire ici

Attribuer à un bénévole confirmé un ou plusieurs rôles pour cet événement, et les retirer.
Attribuer un rôle à plusieurs personnes à la fois avec la barre d’actions en masse.
Faire en sorte que chaque chef ou membre d’une équipe détienne automatiquement un rôle (défini sur la page Équipes).

Les rôles et ce qu’ils ouvrent

Rôle	Ce que la personne peut faire à cet événement
Coordination des bénévoles	Ouvrir l’aperçu de l’événement, travailler avec tous les bénévoles (Personnes, Créneaux, Tâches, Programme, En direct, Messages, Liste) et gérer le tableau des tâches de l’événement. Ne peut pas modifier l’événement lui-même, voir l’argent ni changer d’autres réglages que ceux des bénévoles.
Billetterie	Scanner et enregistrer les billets, voir et créer des commandes, répondre aux messages des participants.
Entrée / contrôle	Scanner les billets et voir la liste des commandes.
Responsable du lieu	Modifier les détails et les dates de l’événement, gérer le lieu, gérer le tableau des tâches, consulter les rapports et les chiffres d’enregistrement en direct, et traiter les remboursements.
Communication	Remises, campagnes par e-mail et rapports.
Finances	Commandes et leur export, rapports, détail des versements et remboursements.
Chef d’équipe	Jamais attribué à la main : il découle de la direction d’une équipe permanente. Les pages des bénévoles, limitées aux équipes qu’il dirige. Voir ci-dessous.
Vos propres rôles personnalisés	Tout ce que vous avez coché dans Rôles personnalisés.

Ce sont les mêmes ensembles d’autorisations que les rôles de votre équipe d’organisation, de sorte que la personne voit les mêmes pages qu’un agent de billetterie ou un responsable financier, pour cet événement seulement.

Attribuer un rôle à un bénévole

Ouvrez l’onglet Personnes et trouvez le bénévole confirmé. La colonne Rôles indique ce qu’il détient — par exemple Coordination des bénévoles — ou Bénévole si rien.
Cliquez sur Modifier les rôles sous son nom.
Cochez les rôles souhaités. Un rôle que vous ne pouvez pas attribuer est grisé ; voir « Qui peut attribuer quoi » ci-dessous.
Cliquez sur Enregistrer. Le bénévole reçoit un e-mail « Vous pouvez désormais aider à diriger … » qui nomme le rôle et lui indique la suite.

Pour plusieurs personnes à la fois, cochez-les dans la liste Personnes, choisissez Attribuer un rôle ou Retirer un rôle dans la barre d’actions en masse, choisissez le rôle à côté et cliquez sur Appliquer à la sélection. Voir Inviter des bénévoles à un événement.

Rôles issus d’une équipe

Sur la page Équipes, Les chefs ont accès à et Les membres ont accès à attribuent un rôle à tous les membres d’une équipe, sans toucher à chaque personne. Un chef détient le rôle de chef de l’équipe à chaque événement auquel il participe ; un membre détient le rôle de membre pour les événements où c’est son équipe. Ils conservent aussi ce que vous leur avez donné à la main pour cet événement.

Chefs d’équipe

Diriger une équipe permanente donne automatiquement le rôle Chef d’équipe. Un chef :

voit la liste complète des Personnes et la Liste, en lecture seule, pour recruter ;
confirme, refuse, déplace et retire uniquement les personnes de ses propres équipes, et peut rattacher à l’une des siennes une personne sans équipe ;
choisit, lorsqu’il recrute, si une personne est invitée par e-mail ou déjà confirmée ;
planifie les créneaux et les tâches de ses équipes, et n’écrit qu’aux membres de ses équipes et aux créneaux de ces équipes ;
voit le programme et la vue En direct pour ses propres équipes ;
fixe l’objectif et le lien d’inscription de ses propres équipes ;
peut donner aux personnes de ses équipes tout rôle qu’il détient lui-même — voir « Qui peut attribuer quoi ».

Pour un chef, la page Personnes est restreinte à ses propres équipes. Ici, le chef de l’équipe Accueil ne voit que la carte Accueil sous Équipes à cet événement, peut passer la liste sur Mes équipes, modifier l’équipe des lignes qui sont les siennes et retirer des personnes de sa propre équipe.

Un chef n’a pas accès aux Paramètres, ne peut pas écrire à tout le monde et ne peut pas définir les équipes. La page vue par le chef est décrite dans le Guide du chef d’équipe.

Qui peut attribuer quoi

Personne ne peut attribuer un rôle qu’il ne détient pas entièrement. En tant qu’organisateur, vous pouvez attribuer tous les rôles. Un Coordinateur des bénévoles peut en nommer un autre, mais ne peut pas attribuer Finances, car il ne le détient pas. Un chef de l’accueil dont l’équipe porte Billetterie peut attribuer Billetterie et Entrée / contrôle à son équipe, et rien de plus. Les rôles qu’une personne ne peut pas modifier apparaissent grisés avec une note ; lorsqu’elle enregistre les rôles d’une personne, tout rôle qu’elle ne pouvait pas modifier reste tel quel.

Ce dont le bénévole a besoin

Il doit être Confirmé à cet événement. Le retirer de l’événement, ou son désistement, supprime ses rôles.
Il a besoin d’un compte sur la même adresse e-mail que sur votre liste, avec l’adresse confirmée. Tant qu’il n’en a pas, la ligne affiche « Un compte sur cette adresse e-mail est nécessaire pour utiliser ces rôles », et l’e-mail propose un bouton pour le créer.
Une fois le compte créé, il trouve l’événement sous Mon travail dans son compte, avec le rôle qu’il porte et l’action principale qui y correspond. Voir Rôles des bénévoles et Mon travail.

Bon à savoir

Un rôle prend fin 30 jours après l’événement, afin que le travail financier, comme les derniers remboursements, puisse être terminé. Rien ne reste actif ensuite.
Les rôles sont enregistrés par ligne d’événement. Un bénévole qui coordonne le gala n’est pas coordinateur de votre concert, sauf si vous le lui attribuez aussi (ou si son équipe le fait).
Utilisez un rôle personnalisé pour accorder un mélange précis, par exemple des bénévoles qui peuvent voir les commandes et rien d’autre.

Dépannage

Le lien Modifier les rôles est absent — la personne n’est pas confirmée, ou vous ne détenez aucun rôle que vous pourriez attribuer.
Un bénévole détient un rôle mais ne peut pas ouvrir l’événement — il n’a pas de compte sur l’adresse e-mail de la liste, l’adresse n’est pas confirmée, ou l’événement s’est terminé il y a plus de 30 jours.
Un rôle a disparu après le désistement de la personne — les rôles sont retirés lorsqu’un bénévole se désiste ou est retiré de l’événement. Attribuez-le à nouveau une fois la personne confirmée.

Voir aussi

1.7 Créneaux et planning des bénévoles

L’onglet Créneaux est le planning des bénévoles d’un événement : ce qui doit être fait, quand, où, par combien de personnes, et qui est dessus. Il est distinct du planning du personnel sous Gérer le personnel, parce que les bénévoles ne sont pas rémunérés et ne passent jamais par la paie. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles → Créneaux. Toutes les heures sont celles du fuseau horaire propre à l’événement, indiqué en haut de la page.

Ce que vous pouvez faire ici

Ajouter les créneaux pour lesquels vous avez besoin de personnes, avec un lieu et le nombre de personnes requises.
Affecter des bénévoles confirmés à un créneau, une ou plusieurs personnes à la fois.
Enregistrer et faire sortir des personnes depuis le planning, pour celles qui ne peuvent pas le faire elles-mêmes.
Laisser les bénévoles choisir et rendre eux-mêmes des créneaux.
Voir d’un coup d’œil quels créneaux sont complets : 8 sur 8 est en vert, 2 sur 3 est en orange.

Ajouter un créneau

Cliquez sur Ajouter un quart pour ouvrir le formulaire.
Saisissez Quoi, par exemple « Stand d’accueil ».
Choisissez l’Équipe à laquelle il appartient. Un responsable d’équipe doit choisir l’une de ses propres équipes ; vous pouvez laisser vide, ce qui en fait un créneau pour n’importe qui.
Renseignez Début et Se termine. Ils commencent avec le début de l’événement et trois heures plus tard ; la fin doit être après le début.
Ajoutez éventuellement Où et quelques Détails. Renseignez Personnes nécessaires, entre 1 et 500.
Cliquez sur Ajouter quart.

Lire le planning

Chaque créneau est une fiche avec son titre et le badge de son équipe, le nombre de places occupées, et une ligne par bénévole avec son statut : Non enregistré, Enregistré à 17:02, ou l’heure de sortie avec les heures effectuées. Enregistrer marque la personne présente ; le même lien affiche ensuite Faire sortir, et un troisième clic affiche Rouvrir pour la personne qui a été sortie par erreur. Retirer la retire du créneau. Modifier change le créneau ou le supprime. Lorsqu’un créneau a encore des places libres, Affecter des personnes ajoute davantage de monde.

Affecter des personnes à un créneau

Sous la liste des personnes, Affecter des personnes (N places restantes) ouvre un sélecteur de bénévoles confirmés. Il n’apparaît que tant que le créneau a des places libres.

Cliquez sur Affecter des personnes — le bouton indique combien de places restent.
Recherchez par nom, équipe ou compétence et cochez les personnes. Un responsable ne voit que les personnes de ses propres équipes.
Cliquez sur Ajouter au quart.

La page indique combien de personnes ont été ajoutées. Une personne est ignorée lorsqu’elle est déjà sur le créneau, lorsqu’elle est sur un autre créneau de cet événement à un horaire qui se chevauche, ou lorsque le créneau est complet entre-temps — deux coordinateurs qui remplissent les dernières places en même temps ne peuvent jamais réussir tous les deux. Chaque personne ajoutée reçoit un e-mail, et environ un jour avant le début du créneau elle reçoit un rappel, une seule fois.

Les réglages en détail

Personnes nécessaires — ne peut pas être fixé en dessous du nombre de personnes déjà sur le créneau. Retirez d’abord quelqu’un.
Équipe — s’affiche sous forme de badge, détermine quel responsable peut modifier le créneau, et quels bénévoles peuvent le prendre eux-mêmes.
Supprimer le créneau — dans le panneau Modifier du créneau. Les bénévoles qui y figurent en sont retirés.
Les bénévoles choisissent leurs propres créneaux et rendre un créneau jusqu’au — dans l’onglet Paramètres, voir Recrutement par liens d’inscription, inscription et configurations copiées.

Bon à savoir

Seuls les bénévoles confirmés peuvent être affectés à des créneaux. Si le sélecteur indique que personne n’a encore confirmé, confirmez d’abord des personnes sous Personnes.
Les bénévoles s’enregistrent eux-mêmes depuis Mon bénévolat. L’enregistrement s’ouvre une heure avant le créneau et se ferme à sa fin ; il n’y a donc pas d’enregistrement pour un créneau terminé, et la sortie nécessite un enregistrement préalable.
Les heures sont comptées de l’enregistrement à la sortie. Un créneau où l’on s’est enregistré mais jamais sorti ne compte aucune heure tant que vous ne le fermez pas avec Faire sortir ici.
Affecter quelqu’un au planning l’envoie un e-mail. Déplacer ou supprimer un créneau ne renvoie pas d’e-mail ; prévenez-les avec un message.
Les créneaux avec une équipe et les tâches avec une équipe sont aussi ce qu’un responsable d’équipe voit sur son programme de la journée et sa vue En direct.

Dépannage

« Est déjà sur un autre créneau à cette heure » — chaque personne ne peut tenir qu’un créneau à la fois. Raccourcissez l’un des créneaux ou choisissez une autre personne.
Personne à choisir — tous les confirmés sont déjà sur le créneau, ou (pour un responsable) personne dans vos équipes n’est encore confirmé.
Le nombre ne peut pas être abaissé — le créneau compte déjà plus de personnes ; retirez-en d’abord.
Les heures sont fausses — vérifiez le créneau pour des sorties manquantes ; utilisez Faire sortir ou Rouvrir sur la ligne.

Voir aussi

1.8 Tâches des bénévoles

L’onglet Tâches est la liste des travaux de votre équipe de bénévoles pour un événement : ce qui doit se passer, qui le fait et pour quand. Une tâche peut être pour une personne, pour plusieurs personnes nommées, pour quiconque travaille sur un créneau donné, pour une équipe entière, ou ouverte à tous. Les bénévoles font avancer leurs tâches eux-mêmes. Vous le trouvez sous Équipe et partenaires → Bénévoles → Tâches. Pour le tableau de planification de l’organisateur — échéances, priorités, dépendances — voir Le tableau des tâches de l’événement.

Ce que vous pouvez faire ici

Noter ce qui doit se passer et lui donner une heure de début et une échéance.
Confier une tâche à un ou plusieurs bénévoles confirmés, à un créneau, à une équipe ou à tout le monde.
Suivre la tâche à travers quatre statuts : Ouvrir, En cours, Bloqué et Terminé.
Découper une tâche en liste de contrôle, et en discuter dans des commentaires.

Ajouter une tâche

Saisissez ce qui doit être fait dans le champ titre, par exemple « Récupérer les lanternes chez l’imprimeur ».
Sous Pour, choisissez un bénévole confirmé, ou laissez Toute l’équipe. Les personnes simplement invitées ne sont pas listées ; la page indique combien attendent encore.
Choisissez l’Équipe à laquelle appartient la tâche. Un responsable d’équipe doit choisir l’une de ses équipes.
Renseignez Début si la tâche a une heure.
Cliquez sur Plus de détails pour choisir un Créneau (toutes les personnes de ce créneau reçoivent la tâche), une heure d’Échéance et une description.
Cliquez sur Ajouter tâche.

Qui reçoit une tâche est décidé dans cet ordre : les personnes nommées s’il y en a, sinon les personnes du créneau, sinon l’équipe, sinon tout le monde. Les personnes nommées reçoivent un e-mail « Nouvelle tâche de bénévole … » lorsqu’elles sont ajoutées. Une tâche qui a une heure de début et qui est pour des personnes nommées, un créneau ou une équipe envoie aussi un seul rappel environ deux heures avant le début ; une tâche pour tout le monde n’a pas de rappel.

Utiliser la liste

Les tâches ouvertes viennent en premier, puis les terminées, chacune dans l’ordre des heures. La ligne sous un titre indique pour qui elle est, son début et son échéance, et quand elle est terminée, qui l’a cochée — le bénévole, ou « Marquée terminée par l’organisateur ». Le petit cercle marque une tâche terminée ou non. Le menu de statut définit Ouvrir, En cours, Bloqué ou Terminé ; utilisez Bloqué pour une tâche qui attend quelque chose. Une liste de contrôle affiche combien d’éléments sont faits et permet de les cocher. Les commentaires gardent la discussion liée à la tâche. Modifier change tout le reste.

Modifier une tâche

Cliquez sur Modifier à côté du titre de la tâche.
Sous Personnes, cochez toutes les personnes concernées. Ne rien cocher signifie le créneau, l’équipe ou tout le monde.
Modifiez le Créneau, les heures Début et Échéance, et les détails.
Sous Liste de contrôle, écrivez un élément par ligne. Les éléments que vous gardez tels quels conservent leur case cochée, donc reformuler l’élément trois ne décoche pas les éléments un et deux.
Cliquez sur Enregistrer. Supprimer tâche la supprime.

Bon à savoir

Les heures sont les heures murales propres à l’événement, les mêmes que pour les créneaux.
Les bénévoles voient leurs tâches sur Mon bénévolat. Ils peuvent eux-mêmes changer le statut, cocher les éléments de la liste de contrôle et ajouter des commentaires ; l’organisateur et le responsable de l’équipe le voient ici aussitôt.
Confier une tâche à une personne non confirmée est refusé. Si quelqu’un se désiste ou est retiré de l’événement, ses tâches retournent à l’équipe.
Les tâches avec une heure de début ou d’échéance apparaissent sur le Programme de la journée ; les tâches Bloqué et en retard apparaissent sur En direct.
Un responsable d’équipe ne voit et ne modifie que les tâches de ses propres équipes.
Marquer une tâche terminée la met sur Terminé ; la marquer non terminée la remet sur Ouvrir.

Dépannage

La personne que je veux n’est pas dans la liste — seuls les bénévoles confirmés peuvent recevoir des tâches. Confirmez-les sous Personnes.
« Ce bénévole n’est plus confirmé pour cet événement » — la personne a été retirée ou s’est désistée après l’ouverture du formulaire. Choisissez quelqu’un d’autre.
Personne n’a reçu l’e-mail de ma tâche — les e-mails sont envoyés aux personnes nommées, au moment où elles sont ajoutées. Une tâche pour un créneau ou une équipe n’est pas envoyée par e-mail à sa création ; elle apparaît sur leur page Mon bénévolat, et le rappel avant son heure de début les atteint.

Voir aussi

1.9 Le tableau des tâches de l’événement

Le tableau des tâches est la liste de planification de l’organisateur pour un événement : tout ce qui doit être fait avant, pendant et après le jour, avec une priorité, une échéance, une heure de début, un responsable et, lorsque c’est utile, une autre tâche dont elle dépend. Ouvrez l’événement et choisissez Gestion des tâches en bas du menu Gérer. Il est distinct des tâches des bénévoles, qui sont les travaux de l’équipe de bénévoles ; le tableau sert à planifier, et vous pouvez confier une tâche du tableau à un membre de l’équipe ou à un bénévole confirmé.

Ce que vous pouvez faire ici

Ajouter des tâches avec un titre, une catégorie, une priorité, une échéance et une heure de début.
Appliquer des tâches prêtes à l’emploi depuis la bibliothèque de modèles et laisser les échéances se placer d’elles-mêmes.
Attribuer une tâche à vous-même, à un membre de l’équipe ou à un bénévole confirmé.
Faire attendre une tâche sur une autre, et garder une liste de contrôle et des commentaires dessus.
Suivre les six compteurs — total, en attente, en cours, terminées, bloquées et en retard — et la barre de progression globale.

Ajouter une tâche

La ligne en haut est un ajout rapide : un titre suffit.

Saisissez le titre, par exemple « Confirmer la commande du traiteur ».
Renseignez éventuellement Début — la date et l’heure où le travail commence. Une tâche avec une heure de début apparaît sur le Programme de la journée, et un bénévole à qui elle est confiée reçoit un rappel environ deux heures avant.
Choisissez la Catégorie : Lieu et logistique, Marketing et promotion, Production et technique, Gestion des prestataires, Communication, Finances et budget, Gestion des risques ou Après l’événement.
Cliquez sur Plus de détails pour définir une priorité (Élevé, Moyenne, Faible), une date d’échéance et une description.
Cliquez sur Créer une tâche. La tâche démarre en En attente, avec la priorité Moyenne sauf si vous en avez choisi une autre.

Les cartes en haut comptent les tâches par statut ; cliquez sur l’une d’elles, telle que Bloqué, pour ne voir que ces tâches, et les puces dessous filtrent par catégorie. L’onglet Bibliothèque de modèles ouvre les tâches prêtes à l’emploi et Ajouter une tâche saute à l’ajout rapide.

Travailler avec une fiche de tâche

Chaque fiche affiche sa priorité, sa catégorie, son heure de début, son échéance et son statut. Le petit cercle la marque terminée. Un badge gris En attente de apparaît tant que la tâche dont elle dépend n’est pas terminée. Un badge vert avec le nom d’un bénévole indique à qui elle est confiée. Le premier menu déroulant l’attribue, le second change son statut entre En attente, En cours et Bloqué, et le crayon ouvre le formulaire de modification. Une échéance passée rend la fiche rouge et la marque En retard.

Modifier une tâche

Cliquez sur le crayon de la fiche.
Modifiez le Titre de la tâche, la Catégorie, la Priorité, la Date d’échéance et Début.
Sous Attend, choisissez une autre tâche de cet événement qui doit être terminée d’abord. La fiche affiche alors En attente de cette tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Une tâche ne peut pas attendre sur elle-même, et deux tâches ne peuvent pas s’attendre mutuellement.
Sous Liste de contrôle, écrivez un élément par ligne ; les éléments inchangés gardent leur case cochée.
Ajoutez une description et cliquez sur Enregistrer.

Confier une tâche

Le premier menu déroulant de chaque fiche a deux groupes. Équipe liste vous (Moi (organisateur)) et les membres de votre équipe d’organisation. Bénévoles liste les bénévoles qui sont confirmés sur cet événement.

Un membre de l’équipe ne peut prendre une tâche que si son rôle la couvre : un responsable de lieu prend les tâches Lieu et Risque, un responsable financier les Finances, le marketing le Marketing et la Communication, et le rôle personnel générique tout le reste. Un modèle de la bibliothèque peut nommer son propre rôle. Sinon, on vous indique quel rôle choisir à la place. En tant que responsable, vous pouvez tout prendre.
Un membre de l’équipe à qui une tâche est confiée reçoit une notification.
Un bénévole reçoit le même e-mail « Nouvelle tâche de bénévole » que pour une tâche de bénévole, et voit la tâche sur Mon bénévolat, où il peut changer son statut, cocher la liste de contrôle et commenter. Une tâche n’a qu’une personne à la fois ; en choisir une autre remplace la première.
Choisissez Non attribuée pour la libérer.

Utiliser la bibliothèque de modèles

Cliquez sur Bibliothèque de modèles.
Cochez les tâches voulues, une à une ou une catégorie entière avec Sélectionner tout.
Cliquez sur Appliquer les modèles sélectionnés. Les tâches sont créées pour cet événement.

La bibliothèque contient des tâches prêtes à l’emploi dans les huit catégories, chacune avec une priorité et un délai habituel tel que « 30 jours avant ». Les échéances sont calculées à partir de la date de l’événement. Si votre événement est plus proche que le délai propre au modèle, les échéances sont resserrées pour qu’aucune ne tombe dans le passé, et gardent leur ordre. Les tâches après l’événement restent après l’événement. Les modèles déjà appliqués affichent une coche et ne peuvent pas être appliqués deux fois.

Bon à savoir

Qui peut utiliser le tableau est décidé par l’autorisation Tâches : l’organisateur, les responsables de lieu et les coordinateurs de bénévoles l’ont, et vous pouvez la cocher dans un rôle personnalisé. C’est une autorisation distincte de la modification de l’événement.
Une tâche terminée affiche la date où elle a été faite. La décocher la remet sur En attente.
Supprimer une tâche demande d’abord une confirmation.
Les tâches du tableau avec une heure de début apparaissent sur le Programme de la journée, pour les personnes qui détiennent l’autorisation Tâches.
Si des bénévoles ont été invités mais que personne n’a confirmé, la page le dit et renvoie vers Personnes ; seuls les bénévoles confirmés apparaissent dans la liste.

Dépannage

« … ne peut pas prendre une tâche … » — le rôle du membre de l’équipe ne couvre pas la catégorie. Choisissez un membre au bon rôle, un membre du personnel ou un bénévole.
Le bénévole n’est pas dans la liste — il n’est pas encore confirmé pour cet événement.
« Cette tâche ne peut pas être attendue » — la tâche appartient à un autre événement, ou la choisir ferait attendre deux tâches l’une sur l’autre.
Les échéances des modèles appliqués semblent trop rapprochées — l’événement est proche, donc les délais ont été resserrés pour tenir.

Voir aussi

1.10 Le programme de la journée et la vue En direct

Deux onglets des bénévoles d’un événement sont conçus pour les jours autour de l’événement. Programme de la journée met chaque créneau et chaque tâche avec une heure dans une seule liste, dans l’ordre, pour que tout le monde travaille d’après le même plan, sur papier si vous le souhaitez. En direct montre ce qui se passe maintenant : qui est en créneau, qui ne s’est pas présenté, et ce qui est en retard. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles, et choisissez l’onglet. Les deux sont accessibles à l’organisateur, aux coordinateurs de bénévoles et — pour leurs propres équipes — aux responsables d’équipe.

Ce que vous pouvez faire ici

Voir tout l’événement comme une seule chronologie, par jour, avec qui fait quoi et où.
Imprimer le programme de la journée, ou l’ouvrir sur un téléphone à l’entrée.
Réduire le plan à une seule équipe.
Le jour J, voir combien de bénévoles sont enregistrés, appeler ou écrire aux absents, et les enregistrer vous-même.
Repérer les tâches bloquées ou en retard avant qu’elles ne vous coûtent la soirée.

Le programme de la journée

Le programme comporte un bloc par jour, chacun commençant par la date. Chaque ligne affiche l’heure, une étiquette colorée indiquant ce que c’est et le titre, et en dessous qui le fait et où. Il existe trois types de lignes :

Créneau — les créneaux de bénévoles avec leur plage horaire, leurs personnes (ou « Personne pour l’instant (3 nécessaires) »), leur équipe et leur lieu.
Tâche — les tâches de bénévoles qui ont une heure de début ou d’échéance, pour leurs personnes nommées ou « Toute l’équipe ». Les tâches terminées sont grisées et barrées.
Tableau des tâches — les tâches du tableau des tâches de l’événement qui ont une heure de début, avec leur responsable. Elles ne sont montrées qu’aux personnes qui détiennent l’autorisation Tâches.

La liste déroulante restreint la liste à une équipe. Imprimer ouvre une version épurée dans un nouvel onglet, sans les menus ; cliquez sur son bouton Imprimer, ou utilisez la commande d’impression de votre navigateur. Les heures sont celles de l’horloge propre à l’événement.

La vue En direct

L’onglet En direct se rafraîchit lui-même chaque minute, et Actualiser le fait à la demande. Les cartes en haut comptent les créneaux en cours, les personnes enregistrées, les personnes Non enregistré, les tâches en retard ou bloquées, et les éléments manquant aux listes de matériel de vos équipes. En dessous :

Quart commencé, non enregistré liste les personnes dont le créneau a commencé il y a plus de 15 minutes et qui ne se sont pas enregistrées. Chaque ligne a Appeler (ouvre le composeur téléphonique), Partager sur WhatsApp lorsque le numéro est au format international (commençant par + ou 00), et Enregistrer pour les marquer présentes.
Deux listes de créneaux : ceux qui sont en cours et ceux qui commencent dans les trois prochaines heures, chacun avec le nombre de personnes enregistrées par rapport au nombre prévu sur le créneau et au nombre nécessaire. L’orange signifie que le créneau n’est pas complet.
Tâches qui demandent votre attention liste les tâches Bloqué, ou dont l’heure d’échéance est passée sans être faite, avec pour qui elles sont.

Bon à savoir

La vue En direct concerne le moment présent. Avant l’événement, elle affiche « Rien pour l’instant » jusqu’au début du premier créneau ; utilisez le programme de la journée pour planifier.
Enregistrer depuis ici équivaut à Enregistrer sur l’onglet Créneaux. Les heures sont comptées à partir de ce moment.
Un responsable d’équipe voit les créneaux et tâches de ses propres équipes, et ceux sans équipe. Il ne peut enregistrer que les personnes de ses propres équipes.
La page ne demande au serveur des chiffres à jour qu’en arrière-plan. Elle ne vous maintient pas connecté : un écran sans surveillance se déconnecte toujours après votre délai d’inactivité.
Les éléments manquants viennent des listes de matériel des équipes ; voir Inventaire de l’équipe.

Dépannage

Une personne manque sur le programme — les créneaux apparaissent toujours ; les tâches seulement lorsqu’elles ont une heure de début ou d’échéance.
Partager sur WhatsApp n’apparaît pas — le numéro de téléphone n’a pas de préfixe international. Modifiez le numéro dans la liste, par exemple +49 …, et il apparaît.
Tout le monde apparaît comme non enregistré — les bénévoles s’enregistrent depuis Mon bénévolat jusqu’à une heure avant leur créneau. Enregistrez-les ici s’ils ne le peuvent pas.
Le programme de la journée est vide — ajoutez d’abord des créneaux et des tâches avec des heures.

Voir aussi

1.11 Messages aux bénévoles

L’onglet Messages écrit aux personnes qui aident à un événement : tous les confirmés, une équipe, les personnes d’un créneau, ou les personnes qui n’ont pas encore répondu. Le même texte peut être copié pour votre groupe WhatsApp. Ouvrez l’événement, puis Équipe et partenaires → Bénévoles → Messages.

Ce que vous pouvez faire ici

Envoyer un seul e-mail à un groupe choisi de bénévoles, avec un sujet et un message.
Copier le même texte, prêt à coller dans WhatsApp.
Relire ce qui a été envoyé avant, à qui, et par qui.

Envoyer un message

Sous À, choisissez qui reçoit :
- Toutes les personnes confirmées — chaque bénévole confirmé de cet événement. Seuls l’organisateur et les coordinateurs de bénévoles peuvent choisir cette option.
- Une équipe — les personnes confirmées de l’équipe que vous choisissez ensuite.
- Un créneau — les personnes confirmées du créneau que vous choisissez ensuite.
- Personnes qui n’ont pas encore répondu — toutes les personnes invitées ou candidates qui attendent encore.
Saisissez un Sujet de 200 caractères au maximum.
Rédigez le Message, jusqu’à 5,000 caractères. Du texte brut avec des retours à la ligne est préférable.
Cliquez sur Envoyer et confirmez que le message va à tout le groupe choisi. La page indique combien de personnes il a été envoyé.

Pour publier les mêmes mots dans un groupe WhatsApp, cliquez sur Copier pour WhatsApp avant ou après l’envoi. Cela copie le sujet en gras suivi du message, prêt à coller.

Relire ce qui a été envoyé

Sous Messages envoyés, les derniers messages sont listés avec leur sujet, leurs destinataires, le nombre de personnes, la date et l’auteur. Cliquez sur une ligne pour lire le message.

Bon à savoir

Les e-mails sont envoyés à votre propre limite horaire (Paramètres → E-mail), la même que pour les invitations et les rappels, et ils sont répartis pour que le dernier parte avant la fin de l’événement. Un message important peut donc prendre quelques heures pour atteindre tout le monde.
Si personne n’est dans le groupe choisi — une équipe sans personne confirmée, un créneau vide — rien n’est envoyé, et on vous le signale.
Un responsable d’équipe ne peut écrire qu’à ses propres équipes et aux créneaux de ces équipes, et aux personnes de ses équipes qui n’ont pas encore répondu. Il ne voit pas Toutes les personnes confirmées, et son historique ne montre que ses propres messages et ceux envoyés à ses équipes.
Les messages vont à l’adresse de votre liste. Ils concernent l’aide à l’événement ; pour les billets et commandes, utilisez plutôt Messages aux participants et Annonces aux participants.
Le message ne peut pas être repris une fois envoyé. Relisez-le avant de confirmer.

Dépannage

« Personne dans ce groupe pour l’instant » — le groupe est vide. Confirmez des personnes sous Personnes ou choisissez un autre groupe.
« Vous ne pouvez écrire qu’à vos propres équipes » — vous êtes responsable d’équipe et avez choisi un groupe en dehors de vos équipes.
Quelqu’un dit que rien n’est arrivé — l’e-mail attend peut-être votre limite horaire, ou se trouve dans les spams. Envoyez-lui la copie WhatsApp.
Je ne peux pas choisir Toutes les personnes confirmées — seules les personnes qui gèrent tous les bénévoles (organisateur, coordinateur de bénévoles) peuvent écrire à tout le monde.

Voir aussi

1.12 Heures des bénévoles et confidentialité

La fiche d’un bénévole contient ce dont vous avez besoin pour travailler avec lui : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, compétences, vos propres notes et les heures effectuées sur vos créneaux. Cet article explique qui voit quoi, comment fonctionne la déclaration d’heures et comment supprimer les données d’un bénévole. Vous trouvez la liste sous Croissance → Bénévoles.

Ce que vous pouvez faire ici

Vérifier qui, dans votre équipe, voit quelles informations.
Télécharger la déclaration d’heures d’un bénévole en PDF.
Supprimer un bénévole et tout ce qui est enregistré à son sujet.

Qui voit quoi

Vous et les coordinateurs de bénévoles voient les coordonnées de chaque personne dans l’onglet Personnes, et tout le contenu de la liste.
Un responsable d’équipe voit la liste pour recruter, mais pas les notes.
L’Export CSV de la liste contient les coordonnées, les compétences, les notes et les heures. Conservez ce fichier en sécurité, et supprimez-le lorsque vous avez terminé.

Heures et déclaration

Les heures sont le temps entre l’enregistrement et la sortie sur un créneau. Seuls les créneaux dont la sortie a été faite comptent, et seulement pour les événements où la personne était confirmée. Sur la liste, la colonne Heures les additionne. L’icône de téléchargement dans la ligne d’une personne donne un PDF Déclaration des heures de bénévolat destiné à une école, un employeur ou une demande de bourse. Il liste chaque événement avec sa date, le nombre de créneaux et les heures, un total, et la date de délivrance, et indique qu’il repose sur les enregistrements faits par vous. Ce n’est pas un instantané : il énonce l’état des données le jour de l’impression.

Bon à savoir

Un bénévole peut demander à ne plus être invité avec le lien présent dans chaque invitation. Il apparaît alors comme Ne souhaitent pas d’invitations, et vous ne pouvez pas l’inviter.
Supprimer de la liste retire la personne et, avec elle, ses invitations, ses créneaux et ses heures sur chacun de vos événements. C’est ce que demande une demande de suppression de ses données, donc ce n’est pas atténué et ne peut pas être annulé.
Lorsqu’une personne s’inscrit depuis la page de l’événement, elle est informée que son nom, son e-mail, son téléphone et ses compétences sont partagés avec vous pour organiser l’équipe de bénévoles.

Dépannage

La déclaration d’heures est vide — aucun créneau de la personne n’a encore été suivi d’une sortie, ou elle n’est confirmée sur aucun événement.
La déclaration indique moins d’heures que prévu — un créneau où l’on s’est enregistré mais jamais sorti ne compte rien. Fermez-le avec Faire sortir sur l’onglet Créneaux, puis téléchargez à nouveau la déclaration.

Voir aussi

1.13 Le billet de remerciement des bénévoles

Un billet de remerciement permet à vos bénévoles d’assister à l’événement où ils aident, gratuitement ou à prix réduit. C’est un type de billet ordinaire avec Bénévoles uniquement activé. Tout le monde peut le voir sur la page de l’événement, mais seules les personnes confirmées comme bénévoles de cet événement peuvent l’acheter. Vous le créez sous Billets et tarification → Types de billets dans le menu Gérer de l’événement ; l’onglet Paramètres des bénévoles vous indique si l’événement en a un.

Ce que vous pouvez faire ici

Offrir à vos bénévoles un billet sans frais, ou à un prix de votre choix.
Le limiter à un par bénévole, ou autoriser un accompagnant.
Montrer à vos bénévoles votre propre message de remerciement là où ils l’achètent.

Créer le billet

Ouvrez Billets et tarification → Types de billets et cliquez sur Ajouter un type de billet, ou cliquez sur Modifier sur un type existant.
Donnez-lui un nom tel que « Remerciement bénévole » et fixez le Prix. Zéro le rend gratuit.
Fixez la Capacité à environ autant de billets que vous avez de bénévoles.
Cochez Bénévoles uniquement : « Affiché à tous ; seuls les bénévoles confirmés de cet événement peuvent l’acheter (un chacun) ».
Sous Max. par personne, laissez le champ vide pour un billet par bénévole, ou saisissez un nombre plus élevé pour autoriser un accompagnant.
Cliquez sur Enregistrer les modifications, ou ajoutez le type de billet.

Ce que voient les visiteurs et les bénévoles

Sur la page publique de l’événement, le billet figure dans la liste avec une étiquette verte Bénévoles uniquement, comme les billets réservés aux membres. Un visiteur non connecté lit « Pour les bénévoles de cet événement — connectez-vous pour l’obtenir » ; une personne connectée qui n’est pas bénévole confirmé lit « Pour les bénévoles confirmés de cet événement », avec un lien vers devenir bénévole si vous avez activé l’inscription. Un bénévole confirmé trouve le billet débloqué, avec votre message de remerciement au-dessus de la liste.

Le bénévole l’achète comme n’importe quel autre billet, connecté, via le paiement normal. Pour un billet gratuit, aucun paiement n’est demandé. Votre message de remerciement apparaît aussi à côté du billet lors du paiement et dans l’e-mail de confirmation.

Les réglages en détail

Prix — zéro pour un billet gratuit, ou tout prix pour un billet réduit.
Max. par personne — compté sur l’ensemble de leurs commandes. Vide signifie un par bénévole.
Message de remerciement — défini dans l’onglet Paramètres des bénévoles, jusqu’à 300 caractères, avec {name} pour le nom du bénévole. Voir Recrutement par liens d’inscription, inscription et configurations copiées.

Bon à savoir

Le billet ne modifie pas le prix que votre événement annonce. Il est exclu des listes, résultats de recherche, fourchettes de prix et flux, afin qu’un billet bénévole gratuit ne fasse pas paraître un événement payant comme gratuit.
Seuls les bénévoles confirmés peuvent l’acheter. Une personne simplement invitée, ou qui s’est désistée, ne peut pas. Le bénévole doit être connecté avec l’adresse e-mail de votre liste ; l’e-mail d’invitation lui permet de créer ce compte.
Le billet est ensuite identique à tout autre billet : il a un QR code et est scanné à l’entrée.
Les bénévoles trouvent aussi un bouton Obtenir mon billet sur leur page Mon bénévolat lorsque vous en avez émis un pour eux.
Le billet compte dans la capacité de l’événement comme tout autre billet.

Dépannage

Un bénévole ne voit ni n’achète le billet — il doit être Confirmé pour cet événement et connecté avec l’adresse e-mail que vous avez invitée. Les comptes ne sont liés aux fiches de la liste que sur une adresse e-mail confirmée.
L’onglet Paramètres indique qu’il n’y a pas de billet bénévole — aucun type de billet de cet événement n’a Bénévoles uniquement coché. Utilisez Aller aux billets pour en créer un.
Un bénévole a besoin de deux billets — augmentez Max. par personne sur le type de billet.

Voir aussi

1.14 Inventaire d’équipe : vue d’ensemble

L’inventaire est la liste de tout ce que votre association possède, emprunte ou achète pour ses événements : chaises, enceintes, un dhol, cordons porte-badge, riz, assiettes. Il se trouve sous Inventaire, dans le groupe Travail de la barre latérale de votre espace organisateur. Chaque article appartient à une seule équipe bénévole qui en assure la garde, ou au Stock commun que vous et vos coordinateurs bénévoles gérez vous-mêmes.

Ce que vous pouvez faire ici

Tenir une liste pour chaque équipe. Vous voyez tous les articles. Chaque ligne affiche le badge d’équipe, si l’article est du Matériel ou un Consommable, sa catégorie, le nombre disponible sur le total, l’endroit où il se trouve et son état.
Savoir qui le détient. Entre deux événements, un article est soit détenu par une personne de votre liste de bénévoles, soit conservé à un endroit que vous indiquez, par exemple « Réserve de la Kulturhalle, salle B ». Les articles empruntés indiquent aussi qui les a prêtés.
Savoir quoi acheter. Les articles en baisse apparaissent en rouge et figurent sur la Liste de courses.
Enregistrer les achats avec leurs justificatifs et voir qui doit encore être remboursé — voir Achats, justificatifs et liste de courses.
Préparer chaque événement avec une liste de préparation par équipe — voir Listes de préparation des événements.
Imprimer des étiquettes QR à coller sur les articles — voir Étiquettes QR.

Lire la page Inventaire

Les trois tuiles en haut affichent le Nombre total d’articles (articles actifs uniquement), le Stock faible et la Valeur totale, qui correspond au coût unitaire multiplié par la quantité totale. Cliquez sur la tuile Stock faible pour ouvrir la liste de courses.
Les onglets sous le titre ouvrent la Liste de courses et les Achats ; les boutons à côté du titre sont Étiquettes QR et Ajouter un article.
Affinez la liste avec les filtres : recherche par nom, SKU ou code-barres, Équipe (une équipe, ou le Stock commun), Type (Matériel ou Consommable), Catégorie, Uniquement le stock faible et Afficher les articles inactifs. Effacer les retire.
Chaque ligne commence par le badge de l’équipe. Cliquez sur Modifier sur une ligne pour ouvrir l’article — voir Articles : ajouter, retrouver et entretenir.

Sous Uniquement le stock faible, vous voyez ce qui est tombé à son minimum. Le nombre disponible passe en rouge et indique « minimum 20 ». Un article est en stock faible lorsqu’il a un minimum supérieur à zéro et que le nombre disponible est égal ou inférieur à ce minimum.

Équipes, stock commun et qui voit quoi

Vous voyez et modifiez tous les articles, y compris ceux du Stock commun, et vous êtes le seul à gérer les catégories (bouton Gérer les catégories).
Un responsable d’équipe ne voit et ne modifie que les articles de l’équipe qu’il dirige, depuis sa propre page : Inventaire de votre équipe. Il ne voit jamais le stock d’une autre équipe, et ne peut pas placer un article dans le Stock commun.
Un coordinateur ou un responsable d’événement travaille avec les listes de préparation d’un événement depuis Gestion → Inventaire de l’événement. Le Stock commun n’a pas de responsable : il est géré par vous et les coordinateurs.
Emprunter entre équipes ne relève pas de la plateforme : les équipes se demandent du matériel en dehors du système.

Bon à savoir

Le matériel revient après un événement. Les consommables sont utilisés et rachetés ; lorsque vous enregistrez le retour d’un événement, vous indiquez combien ont été consommés.
Un article sorti pour un événement ne peut pas être supprimé tant qu’il n’est pas revenu.
Les quantités consommées ou manquantes quittent définitivement le stock. Les articles endommagés restent comptés dans le total, mais ne sont pas disponibles.
Les articles que vous désactivez avec la case Actif sur la page de l’article disparaissent de la liste et du sélecteur de liste de préparation. Cochez Afficher les articles inactifs dans les filtres pour les afficher à nouveau, marqués Inactif ; ouvrez-en un et cochez Actif pour le réactiver.
Les catégories (par exemple Son et éclairage, Mobilier, Restauration) sont partagées par toutes les équipes. Ajoutez-en une sous Gérer les catégories.

Dépannage

Un article manque dans la liste — vérifiez le filtre Équipe, et cochez Afficher les articles inactifs au cas où l’article aurait été désactivé. La page d’un responsable n’affiche que son équipe.
La tuile Stock faible affiche zéro alors qu’un article est presque épuisé — l’article n’a pas de minimum défini. Ouvrez-le et saisissez un Seuil de stock minimum.
Le nombre disponible est inférieur à ce qui se trouve en rayon — le reste est prévu sur la liste de préparation d’un événement, ou toujours sorti. Ouvrez l’article : le panneau Réservé lors d’événements indique où.

Voir aussi

1.15 Articles : les ajouter, les retrouver et en prendre soin

Un article est un type de chose que vous conservez, avec une quantité : « Chaises pliantes, 420 ». Cet article explique comment ajouter un article, indiquer où il se trouve, gérer les articles empruntés et les autres actions possibles sur la page d’un article. Ouvrez Inventaire dans le groupe Travail et cliquez sur Ajouter un article, ou sur Modifier pour une ligne existante.

Ajouter un article

Cliquez sur Ajouter un article sur la page Inventaire et saisissez le Nom de l’article. C’est le seul texte obligatoire, avec la quantité, l’état et la propriété.
Choisissez l’Équipe qui s’en occupe. Laissez Stock commun si personne en particulier ne s’en charge. Un responsable d’équipe qui ajoute un article depuis sa propre page ne peut pas choisir : ce sera toujours son équipe.
Choisissez le Type : Matériel revient après un événement, un Consommable est utilisé et racheté.
Saisissez la Quantité totale et, si vous le souhaitez, une Unité comme pièces, kg ou rouleaux. Indiquez un Seuil de stock minimum pour tout ce que vous rachetez ; lorsque le stock descend à ce nombre, l’article apparaît sur la liste de courses.
Indiquez où il se trouve sous Qui l’a (une personne de votre liste de bénévoles) ou Lieu de stockage.
Choisissez l’État (Neuf, Bon, Correct, Mauvais, Endommagé, Retiré) et la Propriété. Pour les articles Emprunté, un champ Prêté par apparaît : indiquez à qui il appartient, par exemple la famille Patel. Les articles loués et possédés n’ont pas ce champ.
Ajoutez éventuellement une catégorie, un SKU, une description, un code-barres, une photo et le Coût unitaire (utilisé pour la valeur totale), puis cliquez sur Créer un article.

Les réglages en détail

SKU — votre propre code. Il doit être unique parmi vos articles.
Seuil de stock minimum — zéro signifie « ne pas me prévenir ». Au-dessus de zéro, l’article est en stock faible lorsque la quantité disponible est égale ou inférieure à ce seuil.
Actif (sur un article existant) — désactivez-le pour un article que vous ne conservez plus. Il quitte la liste, la liste de courses, les étiquettes et le sélecteur de la liste de matériel. Afficher les articles inactifs sur la page Inventaire permet de le retrouver.
Image — JPG, PNG ou WebP, jusqu’à 2 Mo.

Où est-il ?

Ouvrez un article avec Modifier. Le panneau Où est-il vous l’indique en une phrase : « Avec Ravi Patel », « Au bureau de l’association », ou qu’aucune personne n’a noté où il se trouve, ainsi que la personne qui l’a prêté. Modifiez-le avec la liste des personnes et le champ du lieu, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez utiliser les deux : une personne et un lieu.

À côté, Enregistrer un achat ajoute du stock avec le justificatif ; voir Achats, justificatifs et liste de courses.

Autres informations sur la page de l’article

Réservé lors d’événements — apparaît lorsque l’article figure sur la liste de matériel d’un événement en cours ou à venir. Il propose des boutons rapides Sorti et Tout est revenu ; voir Étiquettes QR.
Réapprovisionner — ajoute une quantité avec une note facultative, sans achat. Utilisez-le pour un stock trouvé, donné ou recompté.
Maintenance — consignez une révision, une réparation ou un contrôle avec une date, un coût et la date de la prochaine révision.
Historique des mouvements — les derniers mouvements : sorti pour un événement, rentré, utilisé, réapprovisionné.
Supprimer — demande une confirmation. La suppression est refusée tant qu’une quantité est encore sortie pour un événement.

Bon à savoir

Changer l’équipe d’un article le déplace sur la liste de cette équipe, et son responsable peut alors le gérer.
Les quantités sont des nombres entiers. La quantité disponible correspond au total moins ce qui est prévu ou sorti sur les listes de matériel des événements, moins les articles endommagés, utilisés et manquants.
Le coût unitaire ne sert qu’à la tuile Valeur totale. L’argent réellement dépensé est enregistré sous forme d’achats.

Dépannage

Le SKU est refusé — un autre de vos articles utilise déjà ce code.
Prêté par n’apparaît pas — choisissez d’abord Emprunté sous Propriété.
Je ne peux pas choisir une personne sous Qui l’a — la liste affiche votre liste de bénévoles. Ajoutez d’abord la personne dans Bénévoles.

Voir aussi

1.16 Achats, justificatifs et liste de courses

Lorsqu'une équipe achète quelque chose pour l'inventaire, vous l'enregistrez comme un achat : la quantité entre dans le stock, le justificatif est conservé et la somme apparaît parmi les dépenses de l'événement. Si un bénévole a avancé l'argent, l'achat reste ouvert jusqu'à ce que vous le marquiez comme remboursé. La liste des achats se trouve sous Inventaire → Achats, et ce qu'il faut acheter sous Inventaire → Liste de courses.

Enregistrer un achat

Ouvrez l'article que vous avez acheté sur la page Inventaire (Modifier).
Dans Enregistrer un achat, saisissez la Quantité achetée, le Montant payé et la Date.
Sous Payé par, choisissez L'association, ou le bénévole qui a payé. L'achat d'un bénévole est marqué À rembourser jusqu'à ce que vous le régliez.
Vous pouvez éventuellement choisir Pour l'événement et joindre le Justificatif (PDF, JPG, PNG ou WebP, jusqu'à 10 Mo).
Cliquez sur Enregistrer un achat. La quantité est immédiatement ajoutée au stock de l'article.

La page Achats

Tous les achats de toutes les équipes sont listés, du plus récent au plus ancien, avec leur date, l'article, l'équipe, la personne qui a payé et le montant. Un responsable d'équipe ne voit que les achats de sa propre équipe.

L'avis jaune indique le total encore à rembourser aux bénévoles. Cliquez sur Afficher pour ne lister que les achats ouverts.
La colonne Payé par indique le bénévole et À rembourser ou Remboursé. Les achats payés par l'association ne portent aucun badge.
Cliquez sur Justificatif pour ouvrir le fichier joint. Les justificatifs sont privés : seuls vous et le responsable de l'équipe pouvez les ouvrir.
Une fois le bénévole remboursé, cliquez sur Marquer comme remboursé. Marquer comme non remboursé annule cette action. Seul vous, l'organisateur, pouvez le faire ; un responsable voit le statut mais n'a pas de bouton.

La liste de courses

La liste de courses affiche chaque article actif égal ou inférieur à son stock minimum, regroupé par équipe. Les équipes sans article n'apparaissent pas, et le Stock commun est un groupe comme les autres.

Chaque groupe d'équipe liste ses articles ; la mention à droite indique combien il en reste et le minimum.
La zone Partager la liste contient la même liste en texte brut, avec le nom de l'équipe en gras pour WhatsApp.
Cliquez sur Copier et collez-la dans le groupe de votre équipe.

Bon à savoir

Un achat est une dépense ordinaire. Il apparaît dans les dépenses de l'événement et dans son compte de résultat ; le titre indique « 40 × Riz basmati ». Le matériel est classé dans la catégorie matériel, les consommables dans autres. La devise est celle de l'article, ou l'euro s'il n'en a pas.
Si vous ne choisissez aucun événement, l'achat est rattaché à votre organisation et non à un événement.
L'argent est seulement enregistré. La plateforme ne rembourse personne : c'est à vous de le faire, puis de le marquer.
Utilisez Réapprovisionner sur la page de l'article plutôt qu'un achat lorsque rien n'a été acheté.

Dépannage

L'article n'apparaît pas sur la liste de courses — il n'a pas de minimum défini, ou sa quantité disponible est encore supérieure à ce minimum. Les quantités prévues pour un événement comptent comme non disponibles.
Un lien vers un justificatif indique introuvable — l'achat a été enregistré sans fichier.
Le bénévole manque sous Payé par — seules les personnes de votre liste de bénévoles sont proposées.

Voir aussi

1.17 Listes de préparation des événements

Une liste de préparation indique quels articles chaque équipe emporte à un événement, en quelle quantité, et ce qui est revenu. Chaque événement a ses propres listes, une par équipe plus une pour le Stock commun. Ouvrez l'événement et choisissez Gérer → Opérations du jour J → Inventaire de l'événement. Les éditeurs d'événements et les responsables des bénévoles voient les listes de toutes les équipes ; un responsable d'équipe ne voit que les listes des équipes qu'il dirige.

Prévoir ce qui part à l'événement

Cliquez sur Allouer un article en haut de la page, puis choisissez l'Article. La liste est regroupée par équipe et indique combien sont disponibles. Les articles déjà présents sur la liste de cet événement, ou dont il ne reste plus rien, ne sont pas proposés.
Saisissez la Quantité et, si vous le souhaitez, une note, puis cliquez sur Allouer. Vous ne pouvez pas prévoir plus que ce qui est disponible.
La ligne apparaît dans la case de son équipe avec le statut Alloué : « Prévu 420 · emportés 0 · rentrés 0 », et un bouton Emporté à l'événement pour le jour J.

Le jour J : emportés, puis rentrés

Lorsque les articles quittent le stock, saisissez le nombre sur la ligne et cliquez sur Emporté à l'événement. Le statut devient Retiré.
Au retour, remplissez le formulaire de retour sur la même ligne : Retourné, Endommagé (matériel) ou Utilisé (consommables), Manquant, et une note. Cliquez sur Enregistrer. Les chiffres réunis ne peuvent pas dépasser ce qui est encore sorti.
Lorsque tout est comptabilisé, la ligne indique Retourné.

Les quantités utilisées ou manquantes quittent le stock définitivement. Un article manquant qui réapparaît plus tard peut être rajouté avec Réapprovisionner sur sa page.

Ce qui manque encore

Une fois enregistré, tout ce qui manque — et, après la fin de l'événement, tout ce qui est encore sorti — est regroupé dans un encadré jaune Pas encore rentré. Il indique l'équipe et les articles. Cliquez sur Créer une tâche pour l'équipe pour ajouter une seule tâche à cette équipe, « Retrouver les articles manquants », à échéance de sept jours, qui liste chaque ligne. Elle apparaît sur la page Mes bénévolats des membres et chez leur responsable.

Les formulaires de retour figurent sur chaque ligne qui a encore des articles sortis. Les lignes du Stock commun n'ont pas de bouton de tâche, car le Stock commun n'a pas d'équipe à qui la confier.

Bon à savoir

Allouer ne déplace rien : le nombre disponible de l'article baisse pour que personne d'autre ne prévoie les mêmes chaises, et il remonte lorsqu'elles sont rendues.
Vous ne pouvez supprimer une ligne (Retirer de la liste) que tant que rien n'a été emporté, ou une fois que tout est rentré.
Sur la page d'un article, le panneau Réservé lors d'événements affiche la même ligne avec les boutons en un clic Emportés et Tous rentrés — conçus pour être utilisés après avoir scanné une étiquette. Tous rentrés compte tout comme retourné, et non comme utilisé.
Copier la configuration d'un événement précédent (Gérer → Bénévoles) peut reporter les listes de préparation lorsque le stock est suffisant.

Dépannage

Seulement X unités disponibles — le reste est prévu pour un autre événement ou encore sorti. Réduisez la quantité ou rendez d'abord les articles de l'autre événement.
L'article n'est pas dans la liste — il figure déjà sur la liste de cet événement (modifiez plutôt la ligne), il est inactif, ou il n'a rien de disponible.
Un responsable voit une page vide — il ne voit que les équipes qu'il dirige.

Voir aussi

1.18 Étiquettes QR

Une étiquette QR sur un article permet de l'ouvrir avec un téléphone : en la scannant, la page de l'article s'affiche, avec son emplacement, sa place sur la liste de préparation et les boutons pour le marquer comme emporté ou rentré. Imprimez les étiquettes depuis Inventaire → Étiquettes QR.

Imprimer les étiquettes

Sur la page Inventaire, filtrez éventuellement par Équipe ; le bouton Étiquettes QR conserve votre filtre, ce qui vous permet d'imprimer les étiquettes d'une équipe à la fois.
Cliquez sur Étiquettes QR. Une feuille simple s'ouvre, avec une étiquette par article actif : le code QR, le nom, l'équipe (ou Stock commun) et le SKU.
Cliquez sur Imprimer. Le bouton et l'en-tête ne s'impriment pas, seules les étiquettes sont imprimées.
Découpez le long des pointillés et collez chaque étiquette sur son article ou sa boîte.

Chaque étiquette affiche le nom de l'article sous le code.

Scanner une étiquette

Pointez l'appareil photo d'un téléphone vers le code et ouvrez le lien. Vous devez être connecté.
Si vous êtes l'organisateur, l'article s'ouvre sur votre page Inventaire. Si vous dirigez l'équipe à laquelle appartient l'article, il s'ouvre sur la page d'inventaire de votre équipe.
Si l'article figure sur la liste de préparation d'un événement en cours ou à venir, le panneau supérieur Réservé lors d'événements affiche les chiffres et deux boutons : Emportés marque tout ce qui reste à emporter, Tous rentrés marque comme retourné tout ce qui est sorti. Utilisez la liste de préparation complète pour les articles utilisés, endommagés ou manquants.

L'en-tête du panneau présente les événements ; Emportés enregistre la quantité prévue en totalité comme emportée, et Liste de préparation ouvre la liste de l'événement. Les événements terminés depuis plus de sept jours ne sont plus affichés.

Bon à savoir

Le code contient un jeton aléatoire, jamais un identifiant, et rien sur l'article lui-même. Toute personne qui trouve une étiquette sans autorisation est refusée et ne voit ni l'article ni la personne qui le détient.
Les articles du Stock commun ne s'ouvrent que pour l'organisateur, car ils n'ont pas de responsable d'équipe.
L'étiquette d'un article que vous désactivez n'est plus imprimée. Une nouvelle impression ne modifie jamais un code existant, donc les anciennes étiquettes continuent de fonctionner.

Dépannage

Le scan indique accès refusé — vous êtes connecté avec un compte qui ne possède pas l'inventaire et ne dirige pas cette équipe.
Le scan me demande de me connecter — c'est normal ; connectez-vous puis ouvrez de nouveau l'étiquette.
La feuille est vide — l'équipe choisie n'a aucun article actif.

Voir aussi

Chapitre 2

Bénévolat

2.1 Bénévolat lors d’un événement

Les organisateurs sur EventMann peuvent vous demander de les aider gratuitement lors de leurs événements, et certains événements vous permettent de proposer votre aide depuis la page de l’événement. Tout ce qui concerne cela — vos invitations, vos créneaux, vos tâches, vos coordonnées et votre billet de remerciement — se trouve sous Mon bénévolat dans votre compte. Cet article est la carte d’ensemble ; chaque partie a son propre article.

Ce que vous pouvez faire ici

Répondre à une invitation — l’e-mail de l’organisateur demande « Pouvez-vous aider ? ». Ouvrez-le et choisissez Oui ou Non. Un non ne demande rien ; un oui exige un compte EventMann gratuit sur cette adresse, que vous créez ou dans lequel vous vous connectez sur place. Voir Répondre à une invitation.
Proposer votre aide — lorsqu’une page d’événement indique « Souhaitez-vous aider lors de cet événement ? », ou qu’un responsable d’équipe vous envoie un lien d’inscription. Voir S’inscrire ou rejoindre une équipe.
Voir vos créneaux, pointer et sortir, prendre ou rendre un créneau — voir Mon bénévolat : créneaux et pointage.
Accomplir vos tâches — statut, liste de contrôle et commentaires. Voir Vos tâches de bénévole.
Diriger une partie d’un événement — si l’organisateur vous a confié un rôle, comme coordinateur des bénévoles ou billetterie, ou si vous dirigez une équipe. Voir Rôles de bénévoles et Mon travail et Guide du responsable d’équipe.
Obtenir votre billet de bénévole — si l’organisateur en propose un, Mon bénévolat affiche un bouton Obtenir mon billet qui ouvre la page de l’événement. Seuls les bénévoles confirmés peuvent l’acheter, connectés. Il est gratuit ou à tarif réduit, généralement un par personne.

Où le trouver

Connectez-vous et choisissez Mon bénévolat dans le menu de votre compte. L’entrée apparaît dès qu’un organisateur a votre adresse e-mail sur une liste de bénévoles, ou que vous vous êtes inscrit.
La page nécessite une adresse e-mail confirmée. Les organisateurs vous invitent par e-mail ; les invitations ne sont reliées à votre compte que lorsque cette adresse est confirmée.

Bon à savoir

Vous pouvez changer votre réponse : dire oui après un non précédent, ou vous désister si vous ne pouvez plus venir. Se désister libère vos créneaux et rend vos tâches à l’équipe.
Vous recevez un e-mail lorsque vous êtes placé sur un créneau ou qu’une tâche vous est confiée, ainsi qu’un rappel environ un jour avant chaque créneau. Une tâche avec une heure de début déclenche un rappel peu avant.
Le bénévolat n’est pas rémunéré. Votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et vos compétences sont partagés avec l’organisateur pour qu’il puisse organiser l’équipe.
Chaque invitation contient un lien pour arrêter les invitations de cet organisateur. Les autres organisateurs ne sont pas concernés.
Les horaires des créneaux et des tâches sont donnés dans le fuseau horaire propre à l’événement.

Dépannage

Mon bénévolat est vide — connectez-vous avec l’adresse à laquelle l’invitation a été envoyée, et vérifiez qu’elle est confirmée.
Je ne peux pas pointer — le pointage s’ouvre une heure avant le début du créneau et se ferme à sa fin. Si vous arrivez en dehors de cette plage, demandez à votre responsable ou à l’organisateur de vous pointer depuis leur planning.
Je ne vois pas le billet de bénévole — il apparaît une fois que vous êtes confirmé pour cet événement et connecté. Si l’événement n’en propose aucun, l’organisateur n’en a pas configuré.

Voir aussi

2.2 Répondre à une invitation

Lorsqu’un organisateur vous invite à aider lors d’un événement, vous recevez un e-mail « Pouvez-vous aider lors de … ? » avec un bouton Répondre à l’invitation. Ce bouton ouvre une page réservée à vous. Dire non prend un clic et ne demande rien d’autre. Dire oui suppose un compte EventMann gratuit sur l’adresse à laquelle l’invitation a été envoyée : c’est là que vous voyez vos créneaux, vos tâches et l’équipe. Le lien est personnel : ne le transférez pas.

Répondre à l’invitation

Ouvrez le lien dans l’e-mail. La page présente l’événement, la date et le lieu, ainsi que votre réponse actuelle (Invité).
Appuyez sur Oui, je vais aider pour rejoindre l’équipe, ou sur Non, pas cette fois pour refuser. La ligne sous les boutons indique ce qu’un oui exige de vous.
Ce qui se passe après Oui dépend de votre compte :
- Pas encore de compte sur cette adresse — la page ouvre un bref formulaire de compte, décrit ci-dessous.
- Vous avez déjà un compte — vous êtes dirigé vers la page de connexion, avec votre adresse déjà renseignée. Après la connexion, vous revenez directement à l’invitation, et votre oui est enregistré.
- Vous êtes déjà connecté avec cette adresse — votre oui est enregistré immédiatement.
- Votre adresse n’est pas encore confirmée — il vous est demandé de la confirmer d’abord. Votre oui est enregistré lorsque vous revenez à l’invitation.
- Vous êtes connecté avec un autre compte — la page le signale et propose Se déconnecter et continuer. Un oui n’est jamais enregistré pour un autre compte.
Une fois votre oui enregistré, vous voyez un message de remerciement, l’organisateur est informé, et vous recevez un e-mail « Vous faites partie de l’équipe ». L’organisateur vous place ensuite sur des créneaux et vous confie des tâches, et vous en êtes informé par e-mail à chaque fois.

Créez votre compte et dites oui

Sous Créez votre compte gratuit pour dire oui, vérifiez votre nom ; l’adresse e-mail est fixée à celle à laquelle l’invitation a été envoyée.
Choisissez un mot de passe et répétez-le.
Appuyez sur Créer le compte et dire oui.
Vous êtes connecté et arrivez sur Mon bénévolat, déjà membre de l’équipe. Le compte est confirmé immédiatement, car vous l’avez créé via le lien envoyé à cette adresse.

Un lien ne peut jamais définir un nouveau mot de passe pour un compte existant : si quelqu’un a déjà un compte sur cette adresse, la page l’invite à se connecter.

Confirmé par l’organisateur

Il arrive que l’organisateur ou un responsable d’équipe vous confirme sans attendre votre réponse, parce que vous avez déjà dit oui par téléphone. Si vous n’avez pas encore de compte, votre e-mail « Vous faites partie de l’équipe » l’indique, et son bouton Créer mon compte ouvre le même formulaire de compte. L’organisateur peut aussi vous renvoyer ce lien avec Envoyer le lien d’inscription. Tant que vous n’avez pas créé votre compte, vous faites partie de l’équipe, mais vous ne pouvez pas voir vos créneaux et vos tâches.

Changer d’avis

Rouvrez le même lien. Après un oui, le bouton indique Je ne pourrai finalement pas venir ; il vous est demandé de confirmer, et vos créneaux sont libérés pour quelqu’un d’autre.
Après un non que vous avez donné vous-même, vous pouvez toujours choisir Oui — avec votre compte, comme ci-dessus. Une candidature refusée par l’organisateur ne peut pas être rouverte par vous, pas plus qu’une invitation retirée.
Une fois l’événement terminé ou annulé, la page n’accepte plus de réponses.

Ne plus recevoir d’invitations

La ligne Ne plus m’inviter aux événements de … en bas arrête les invitations de bénévolat de cet organisateur, après votre confirmation. Elle ne nécessite aucun compte. Une invitation encore ouverte est refusée. Cela n’affecte pas les autres organisateurs. Si vous vous inscrivez plus tard vous-même sur l’une de leurs pages d’événement, cela lève de nouveau la désinscription.

Bon à savoir

L’organisateur n’est informé de votre oui qu’une fois celui-ci enregistré, c’est-à-dire après que vous avez créé votre compte ou vous êtes connecté. D’ici là, vous restez Invité sur sa liste.
Le compte est un compte EventMann ordinaire et gratuit. Vous pouvez aussi vous en servir pour réserver des billets.
Le lien fonctionne depuis n’importe quel appareil. Dire non ou se désinscrire ne nécessite aucune connexion.
Mon bénévolat affiche la même invitation avec les deux mêmes boutons tant que vous n’avez pas répondu.

Dépannage

« Cette réponse n’est plus possible ici » — l’organisateur a déjà modifié votre statut, par exemple en vous retirant. Contactez-le.
Pas de bouton Oui — vous avez déjà dit oui, la candidature a été refusée, l’événement est terminé, ou vous êtes connecté avec une autre personne (déconnectez-vous d’abord).
Je me suis connecté mais ma réponse est toujours Invité — vous vous êtes connecté avec une autre adresse. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec l’adresse à laquelle l’invitation a été envoyée, puis rouvrez le lien.
J’ai oublié le mot de passe de mon compte existant — utilisez Vous avez oublié votre mot de passe ? sur la page de connexion, puis rouvrez le lien d’invitation.
Le lien indique introuvable — l’événement a été supprimé, ou vous avez ouvert un lien raccourci ou modifié. Utilisez le bouton de l’e-mail.

Voir aussi

2.3 Mon bénévolat : créneaux et enregistrement

Mon bénévolat est votre page pour tout ce que vous faites en tant que bénévole. Connectez-vous et choisissez Mon bénévolat dans le menu de votre compte. Il y a une carte par événement, les événements à venir en premier et les événements terminés ensuite. Chaque carte affiche l’événement, la date, l’organisateur, votre équipe et votre statut.

Si vous êtes membre essentiel d’une des équipes permanentes de l’organisateur, la page commence par un bloc Vos équipes : une carte par équipe avec toutes les tâches de l’équipe et un lien vers son Inventaire. Voir Vos tâches de bénévole et L’inventaire de votre équipe. Si vous dirigez une équipe, le bloc s’appelle plutôt Équipes que vous dirigez.

Ce que vous dit une carte

Invité — la carte vous demande de répondre par Oui, je veux aider ou Non, pas cette fois.
Candidature déposée — votre inscription est chez l’organisateur. Vous recevez un e-mail lorsqu’il décide.
Confirmés — vous faites partie de l’équipe. La carte affiche les remerciements de l’organisateur, vos créneaux et tâches, les créneaux libres que vous pouvez prendre, vos disponibilités et vos heures.

Sur une carte d’invitation, appuyez sur Oui, je veux aider ou Non, pas cette fois.

Enregistrer votre arrivée et votre départ

Vos heures sont comptées de l’enregistrement à la sortie, alors pensez à faire les deux.

Ouvrez la carte de l’événement du jour ; son titre indique l’événement. Chaque créneau indique son intitulé, son horaire et son lieu.
Sous Créneaux, trouvez le créneau et appuyez sur Enregistrer à votre arrivée. Le bouton est disponible une heure avant le début du créneau, jusqu’à sa fin.
Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Faire sortir. Le créneau affiche alors les heures que vous avez travaillées.
Votre total pour l’événement se trouve en bas de la carte.

Un créneau jamais clôturé par une sortie ne compte pas tant que vous ou l’organisateur ne l’avez pas fermé.

Rendre un créneau

Lorsque l’organisateur permet aux bénévoles de choisir leurs propres créneaux, vous voyez Rendre à côté de chacun de vos créneaux.

Appuyez sur Rendre à côté du créneau puis confirmez.
Les chefs de votre équipe et l’organisateur sont informés que le créneau a de nouveau une place vacante.

Vous pouvez rendre un créneau jusqu’à la limite fixée par l’organisateur, 24 heures avant le créneau par défaut, et jamais après votre enregistrement. Ensuite, parlez-en à votre chef ; le bouton disparaît volontairement.

Prendre un créneau libre

Si l’organisateur a activé Les bénévoles choisissent leurs propres quarts, la carte affiche le bloc Quarts libres que vous pouvez prendre.

Lisez le bloc — il indique combien de temps avant le début vous pouvez encore rendre le créneau.
Appuyez sur Prendre sur le créneau de votre choix.

Vous voyez les créneaux de votre propre équipe et les créneaux qui n’appartiennent à aucune équipe, uniquement ceux qui n’ont pas encore commencé et qui ont encore des places. Un créneau est refusé s’il chevauche l’un des vôtres, s’il est complet au moment où vous appuyez, ou s’il appartient à une autre équipe.

Indiquer quand vous pouvez aider

Le champ Quand pouvez-vous aider ? sur chaque carte est un texte libre destiné à l’organisateur ou à votre chef, par exemple « les samedis après-midi ». Saisissez-le puis appuyez sur Enregistrer.

Saisissez votre texte et appuyez sur Enregistrer. Il peut contenir jusqu’à 500 caractères.

Bon à savoir

Changer ma réponse en bas d’une carte ouvre votre page d’invitation, tant que l’événement accepte encore les réponses.
Le billet de bénévole apparaît sous forme de note avec Obtenir mon billet tant que l’événement n’est pas terminé.
Vous recevez un e-mail de rappel environ un jour avant chaque créneau, avec les tâches de ce créneau.

Dépannage

Pas de bouton Enregistrer — il s’ouvre une heure avant le créneau. En dehors de cette période, demandez à votre chef de vous enregistrer.
Pas de bouton Rendre — l’événement ne le permet pas, la limite est dépassée ou vous vous êtes déjà enregistré.
Aucun quart libre — l’organisateur n’a pas activé le libre-service, ou il ne reste rien pour votre équipe.
Pas de bloc Vos équipes — vous n’êtes pas membre essentiel d’une équipe, ou vous la dirigez (vous voyez alors Équipes que vous dirigez). Demandez à l’organisateur.

Voir aussi

2.4 Vos tâches de bénévole

Les tâches sont les missions qui vous sont confiées pour un événement, par exemple « Disposer 420 chaises ». Elles figurent sur votre carte dans Mon bénévolat, sous Tâches. Vous pouvez les cocher, les faire avancer, suivre une liste de contrôle et écrire des commentaires, le tout depuis votre téléphone.

Quelles tâches sont les vôtres

Les tâches qui vous sont confiées nommément, seul ou avec d’autres.
Les tâches d’un créneau que vous assurez : tous ceux qui sont sur ce créneau les voient.
Les tâches de votre équipe pour cet événement, lorsque votre équipe est définie.
Les tâches laissées ouvertes à l’ensemble de l’équipe des bénévoles.
Les tâches du tableau de tâches de l’organisateur, lorsqu’il vous les a confiées nommément.
Si vous êtes membre essentiel d’une équipe : chaque tâche de cette équipe, sous Vos équipes en haut de la page.

Travailler sur une tâche

Lisez le titre, les heures de début et d’échéance, ainsi que la description en dessous.
Lorsque vous avez terminé, appuyez sur le carré devant la tâche. Appuyez de nouveau pour la rouvrir.
Pour indiquer où vous en êtes, changez le statut. Votre propre liste propose Ouvrir, En cours, Bloqué et Terminé ; choisissez Bloqué lorsque vous attendez quelque chose. Le changement s’enregistre automatiquement.
Si la tâche a une liste de contrôle, appuyez sur chaque ligne au fur et à mesure. Le titre indique « 2 sur 4 faits ».
Ouvrez commentaires pour lire ce que l’équipe a écrit et ajouter les vôtres. La liste s’ouvre d’elle-même si quelqu’un a écrit au cours du dernier jour.

Tâches du tableau de tâches de l’organisateur

Une tâche que l’organisateur vous a confiée sur son propre tableau de tâches ressemble à celle-ci, avec ses propres statuts : En attente, En cours, Bloqué et Terminé.

Cochez-la, ou faites-la avancer avec le statut.

Les tâches de votre équipe (membres essentiels)

Un membre essentiel d’une équipe permanente voit tout le travail de l’équipe, et pas seulement le sien. En haut de Mon bénévolat, le bloc Vos équipes affiche une carte par équipe dont vous êtes membre essentiel, avec les tâches de cette équipe pour les événements auxquels vous êtes confirmé, regroupées par événement. Les événements à venir apparaissent en premier ; un événement reste visible pendant 30 jours après sa fin, afin qu’un suivi, comme retrouver des articles manquants, reste accessible.

Trouvez la carte de votre équipe. Inventaire ouvre le stock de l’équipe.
Sous chaque tâche, vous voyez pour qui elle est : des personnes nommées, tous ceux d’un créneau, ou l’équipe entière.
Cochez une tâche, changez son statut, suivez sa liste de contrôle ou commentez-la, exactement comme vos propres tâches. Vous pouvez le faire sur n’importe quelle tâche de votre équipe, par exemple pour aider un coéquipier bloqué.

Ajouter, supprimer et confier des tâches à des personnes reste du ressort du chef d’équipe et de l’organisateur. Une tâche qui vous est aussi attribuée apparaît à la fois ici et sur la carte de l’événement ; une modification à un endroit s’affiche à l’autre.

Bon à savoir

Une tâche partagée par un créneau ou une équipe est une seule tâche pour plusieurs personnes. L’organisateur voit qui l’a cochée.
Vous ne pouvez modifier que les tâches qui vous sont attribuées, ou les tâches d’une équipe dont vous êtes membre essentiel. Chacune de vos actions sur une tâche est vérifiée par rapport à votre place confirmée sur cet événement.
Si vous vous désistez d’un événement, les tâches qui vous étaient confiées nommément retournent à l’équipe.
Les tâches ayant une heure de début vous envoient un e-mail peu avant leur début ; les tâches d’un créneau apparaissent dans le rappel du créneau.

Dépannage

« Aucune tâche pour le moment » — rien ne vous ni à votre équipe n’a encore été confié. Demandez à votre chef.
Un commentaire ne s’enregistre pas — il ne doit pas être vide, et compte au plus 2 000 caractères.
J’ai coché une tâche par erreur — appuyez de nouveau sur le carré.

Voir aussi

2.5 S’inscrire ou rejoindre une équipe

Il existe deux façons de proposer votre aide sans attendre une invitation : l’inscription depuis la page d’un événement, et un lien d’inscription qu’un responsable d’équipe partage dans son groupe de discussion. Les deux nécessitent un compte avec une adresse e-mail confirmée.

S’inscrire depuis la page de l’événement

Si l’organisateur a activé l’inscription des bénévoles pour un événement en direct, sa page affiche « Souhaitez-vous aider lors de cet événement ? » avec le lien Aidez-nous en tant que bénévole. Le lien figure aussi sur le billet réservé aux bénévoles.

Connectez-vous et cliquez sur Aidez-nous en tant que bénévole.
Lisez le texte de l’organisateur au-dessus du formulaire : ce que suppose l’aide, quand arriver, à qui s’adresser.
Vérifiez le formulaire. Votre adresse e-mail est fixe. Vous pouvez ajouter facultativement un Téléphone, vos Compétences séparées par des points-virgules ou des virgules, et un message sous Quelque chose que l'organisateur devrait savoir ?.
Appuyez sur Aidez-nous en tant que bénévole.

Votre candidature est transmise à l’organisateur, qui l’accepte ou la refuse. Vous recevez un e-mail dans les deux cas, et la candidature apparaît comme Candidature déposée sous Mon bénévolat jusque-là. Personne n’est accepté automatiquement. Si vous aviez déjà été invité, vous inscrire vaut comme votre oui.

Rejoindre une équipe avec un lien

Un responsable d’équipe peut publier un lien d’inscription pour son équipe lors d’un événement. Il fonctionne même lorsque l’inscription publique sur la page de l’événement est désactivée.

Ouvrez le lien et connectez-vous si on vous le demande.
La page indique le nom de l’équipe que vous rejoignez.
Remplissez le formulaire comme ci-dessus et appuyez sur Aidez-nous en tant que bénévole.

Vous entrez dans cette équipe en tant que candidat, et le responsable d’équipe vous accepte. Si vous étiez déjà sur l’événement sans équipe, le lien vous place dans cette équipe.

Bon à savoir

Votre numéro de téléphone n’est ajouté à la liste de l’organisateur que s’il n’en avait pas ; les compétences ne sont notées que lorsque vous êtes nouveau sur sa liste.
S’inscrire lève aussi un « ne plus m’inviter » précédent de cet organisateur.
Si vous êtes déjà sur l’événement, la page le dit et affiche votre statut.

Dépannage

La page est introuvable — l’inscription est désactivée, l’événement n’est pas en direct, il est terminé, ou le lien a été désactivé par le responsable.
On me renvoie vers la connexion — ces pages exigent un compte avec une adresse e-mail confirmée.
Je n’ai pas eu de réponse — demandez à l’organisateur ou au responsable d’équipe ; les candidatures attendent leur décision.

Voir aussi

2.6 Rôles de bénévole et Mon travail

Certains bénévoles font plus que d’aider : un organisateur peut vous confier un rôle pour un événement, comme Coordination des bénévoles, Billetterie, Entrée / contrôle, Responsable du lieu, Marketing ou Finances, ou l’un de ses rôles personnalisés. Le rôle ouvre les écrans de l’organisateur pour cet événement, et seulement ceux dont le rôle a besoin.

Comment reconnaître un rôle

Sur la carte de l’événement dans Mon bénévolat, vous voyez une note lilas : Vous aidez à diriger cet événement en tant que : Coordination des bénévoles, avec le bouton Ouvrir « Mon travail ».
Dans le menu de votre avatar, la ligne Travail sur événement liste vos rôles et renvoie vers Mon travail. Sur téléphone, elle figure dans le menu sous Mon travail.

Mon travail

Mon travail liste chaque événement où vous détenez un rôle, avec le rôle en badge, l’organisateur et la date. Chaque ligne a un bouton pour ce à quoi sert ce rôle : Scanner pour l’entrée, Commandes, Bénévoles, Gestion des tâches, Analyses ou Aperçu.

Trouvez l’événement et lisez le badge de rôle.
Cliquez sur le bouton pour ouvrir les écrans de cet événement.

Ce que voit un coordinateur

Un coordinateur des bénévoles ouvre les pages Bénévoles de l’événement avec tous les onglets — Personnes, Créneaux, Tâches, Programme de la journée, En direct, Messages, Paramètres et Liste — ainsi que le tableau des tâches. Il invite et confirme les personnes, planifie les créneaux et les tâches, envoie des messages et, pour les rôles qu’il détient lui-même, confie des rôles à d’autres bénévoles. Il voit aussi l’aperçu de l’événement et ses listes de matériel. Il ne voit ni commandes, ni argent, ni paramètres que son rôle ne couvre pas.

Seul cet événement vous est ouvert ; les autres événements de l’organisateur restent fermés.

Bon à savoir

Un rôle vaut pour un seul événement. Il prend fin 30 jours après l’événement, pour que le travail financier puisse être achevé après la fermeture des portes.
Il ne compte que lorsque vous êtes confirmé pour l’événement et connecté avec l’adresse confirmée que l’organisateur a sur dossier. Si vous vous désistez de l’événement, les rôles prennent fin.
Personne ne peut attribuer un rôle qu’il ne détient pas entièrement lui-même : un coordinateur peut en nommer un autre, mais ne peut pas attribuer Finances.
Les responsables d’équipes permanentes reçoivent aussi un rôle du fait d’être responsables, et peuvent en recevoir un supplémentaire que l’organisateur a rattaché à l’équipe (par exemple Billetterie pour les responsables de l’inscription). Voir Guide du responsable d’équipe.
Un e-mail vous informe lorsqu’un rôle vous est attribué. Si vous n’avez pas encore de compte pour cette adresse, il vous indique comment en créer un.

Dépannage

Aucune ligne Mon travail — vous ne détenez aucun rôle actif : l’événement est terminé depuis plus de 30 jours, vous n’êtes pas confirmé, ou vous êtes connecté avec une autre adresse.
Une page indique accès refusé — votre rôle ne l’inclut pas. Demandez à l’organisateur de modifier votre rôle.

Voir aussi

2.7 Guide du responsable d’équipe

Un responsable d’équipe dirige une équipe permanente d’une association, comme l’accueil ou la gestion de la salle, à chaque événement. En tant que responsable, vous recrutez des personnes pour votre équipe, vous les confirmez, vous planifiez les créneaux et les tâches de l’équipe, vous écrivez à vos bénévoles et vous veillez sur le matériel de l’équipe. Vous faites tout cela depuis votre compte, et non depuis un espace organisateur qui vous serait propre. Ce guide donne la vue d’ensemble ; chaque partie renvoie à ses détails.

Ce que vous pouvez faire ici

Recruter dans la liste de l’organisateur, avec un lien d’inscription ou en ajoutant une nouvelle personne.
Confirmer les candidats et décider si une personne que vous invitez est confirmée tout de suite.
Planifier les créneaux et les tâches de votre équipe et y affecter vos bénévoles.
Suivre la journée sur le programme de la journée et la page en direct, et écrire à votre équipe.
Veiller sur le matériel de votre équipe : articles, liste de courses, achats et justificatifs. Voir Le matériel de votre équipe.

Ouvrir vos événements

Ouvrez le menu de votre avatar. Sous Travail sur événement, choisissez votre rôle, ou ouvrez Mon travail.
Cliquez sur le bouton de l’événement : Bénévoles, ou un autre bouton si votre équipe porte aussi un rôle, comme la billetterie.
Dans la barre latérale, choisissez Bénévoles. Un responsable voit les onglets Personnes, Créneaux, Tâches, Programme de la journée, En direct, Messages et Liste. Il n’y a pas d’onglet Paramètres : les réglages de l’événement restent à l’organisateur.

Recruter des personnes

Dans Personnes, le bloc Équipes à cet événement affiche chaque équipe que vous dirigez : combien de personnes sont confirmées par rapport au besoin de l’équipe, et combien n’ont pas encore répondu.

Indiquez le nombre de personnes dont votre équipe a besoin dans Besoin, puis cliquez sur Enregistrer.
Sous Lien d’inscription, créez un lien et utilisez Copier ou Partager sur WhatsApp. Les personnes qui l’ouvrent se connectent et postulent à votre équipe ; vous les acceptez. Désactiver arrête le lien ; un nouveau lien remplace l’ancien. Voir S’inscrire ou rejoindre une équipe.
Cliquez sur Inviter de votre liste en haut de la page pour demander à des personnes que l’organisateur connaît déjà.

Inviter depuis la liste : inviter ou confirmer tout de suite

Choisissez des personnes dans la liste (recherche, Sélectionner tout ce qui est visible), ou — dans la première partie — toutes les personnes qui ont aidé lors d’un des événements précédents de l’organisateur.
La liste Équipe ne montre que vos équipes. Vous devez en choisir une.
Laissez Déjà confirmé (je lui ai demandé moi-même) décoché pour envoyer l’invitation habituelle « Pouvez-vous nous aider ? » ; la personne répond Oui ou Non, et un oui lui demande de créer un compte gratuit ou de se connecter avant que cela ne compte. Cochez-la lorsque quelqu’un a déjà accepté avec vous : elle est confirmée immédiatement et reçoit « Vous faites partie de l’équipe » au lieu d’une invitation. Si la personne n’a pas encore de compte, ce courriel contient un bouton Créer mon compte, et dans Personnes elle s’affiche avec Pas encore de compte et un bouton Envoyer le lien d’inscription tant qu’elle n’en a pas créé.
Cliquez sur Les inviter ou Inviter la sélection. Une ligne de résultat indique combien de personnes ont été invitées et combien ont été ignorées (déjà présentes à l’événement ou ayant demandé à ne pas être invitées).

Le même choix se trouve dans Ajouter quelqu’un de nouveau, qui ajoute une personne à la liste et l’invite en une seule étape. Les invitations partent au rythme horaire d’envoi de l’organisateur, si bien qu’un grand groupe reçoit ses courriels progressivement.

Créneaux et tâches

Dans Créneaux, vous voyez chaque créneau, mais vous n’ajoutez, ne modifiez et ne pourvoyez que ceux de vos équipes. Un nouveau créneau ou une nouvelle tâche doit être confié à l’une de vos équipes.

Ouvrez Ajouter un quart et indiquez quoi, quand, où et combien de personnes vous faut-il.
Ajoutez-y des membres confirmés de votre équipe. Une personne déjà affectée à un autre créneau à cette heure-là est ignorée.
Sur un créneau de votre équipe, vous pouvez enregistrer l’arrivée ou le départ de personnes, ou Retirer quelqu’un.

Dans Tâches, ajoutez une tâche avec Ajouter tâche, pour une personne, un créneau ou toute l’équipe, avec une heure de début, une heure limite et une liste de contrôle. Les tâches affichent leur statut, leur liste de contrôle et leurs commentaires, que vos bénévoles rédigent depuis Mon bénévolat.

Lecture seule et modifiable

Vous voyez tout, vous modifiez votre équipe. Vous voyez la liste complète des Personnes et la liste de bénévoles — vous recrutez à partir de celle-ci — mais vous ne confirmez, refusez, renvoyez, retirez ou définissez une équipe que pour les personnes de vos propres équipes. Vous pouvez rattacher à votre équipe les personnes qui n’en ont pas encore, grâce à l’action groupée Définir l’équipe.
Les messages ne peuvent être envoyés qu’à vos propres équipes et à leurs créneaux.
Les rôles que vous pouvez attribuer se limitent à ceux que vous détenez vous-même.
Copier la configuration d’un événement précédent, ainsi que les paramètres de l’événement (inscription, texte de remerciement, créneaux en libre-service), restent du ressort de l’organisateur ou d’un coordinateur.
Sur les pages propres à l’organisateur, vous ne pouvez pas modifier les catégories, déplacer un article vers une autre équipe ou marquer des achats comme remboursés.

Bon à savoir

Les responsables font partie de l’équipe centrale de leur groupe : à chaque événement, un responsable est ajouté automatiquement comme confirmé, et les invitations des autres membres de l’équipe centrale partent une fois l’événement publié.
Lorsqu’une de vos personnes rend un créneau, vous et l’organisateur recevez un avis.
Si l’organisateur a attaché un rôle à votre équipe (le rôle de responsable), vous le détenez à chaque événement où vous travaillez, par exemple la billetterie.

Dépannage

Je ne vois aucun lien d’inscription — créez-en un sous Équipes à cet événement ; tant que vous n’en avez pas créé, il n’existe pas.
Une personne est grisée ou ignorée — elle figure déjà à cet événement avec un certain statut, ou elle a demandé à l’organisateur de ne pas l’inviter.
Une action est refusée — la personne ou le créneau appartient à une autre équipe.

Voir aussi

2.8 L’inventaire de votre équipe

Si vous dirigez une équipe, vous vous occupez de son stock entre les événements : ce qu’elle possède, où il se trouve, ce qu’il faut acheter et ce qui a été acheté. Il se trouve dans Mon bénévolat, dans le bloc Équipes que vous dirigez, qui propose des liens vers Inventaire, Liste de courses et Achats. Si vous êtes membre essentiel d’une équipe, vous voyez le même stock en lecture seule, depuis le bloc Vos équipes ; voir Membres essentiels : consulter le stock de l’équipe ci-dessous.

Ce que vous pouvez faire ici

Trouvez le bloc et l’équipe que vous dirigez.
Cliquez sur Inventaire pour les articles de l’équipe, sur Liste de courses pour ce qui est tombé à son minimum, ou sur Achats pour les achats de l’équipe avec leurs justificatifs.

Le titre de la page est Inventaire : Accueil. Vous ne voyez que les articles de votre équipe, jamais ceux d’une autre équipe ni le Stock commun.
Ajouter un article crée un article pour votre équipe. L’équipe ne peut pas être modifiée ; elle est à vous.
Ouvrez un article avec Modifier pour le changer, indiquer qui le détient ou où il se trouve, le réapprovisionner, enregistrer une maintenance, enregistrer un achat avec son justificatif, ou le supprimer. Les pages sont les mêmes que celles de l’organisateur ; voir Articles et Achats.
La Liste de courses contient le texte à copier dans le groupe WhatsApp de votre équipe.
Étiquettes QR imprime des étiquettes pour les articles de votre équipe.

Scanner une étiquette

Lorsque votre téléphone ouvre l’étiquette d’un article de votre équipe, vous arrivez sur la page de l’article. Si l’article figure sur une liste de préparation d’un événement en cours ou à venir, le panneau du haut Réservé lors d’événements indique combien sont prévus, emportés et revenus.

Le panneau propose Emportés pour marquer tout ce qui était prévu comme emporté, et Tout est revenu lorsque tout est de retour. En dessous, Où est-il indique qui détient l’article.

Membres essentiels : consulter le stock de l’équipe

Un membre essentiel qui ne dirige pas l’équipe obtient une page en lecture seule des articles de l’équipe, pour savoir ce qui existe et qui le détient avant d’aller chercher quelque chose.

Dans Mon bénévolat, sous Vos équipes, cliquez sur Inventaire sur la carte de votre équipe. La page s’intitule Inventaire : Gestion des salles.
Chaque article affiche son type, son état et sa catégorie, le nombre disponible sur le total, et qui le détient (Avec …) ou où il est rangé (À …). Les articles que vous détenez vous-même sont signalés par Vous l’avez.
Un article au niveau de son minimum ou en dessous affiche ses chiffres en rouge avec le minimum ; le titre compte le nombre d’articles en stock bas.
Sous les articles, Listes de préparation indique ce que l’équipe emporte à chaque événement à venir auquel vous êtes confirmé : la quantité prévue, le nombre emporté et le nombre revenu.

Rien sur cette page ne peut être modifié. La modification d’un article, l’indication de qui le détient, le réapprovisionnement et l’enregistrement d’un achat restent du ressort du chef d’équipe et de l’organisateur ; prévenez votre chef lorsque vous prenez ou rendez quelque chose.

Listes de préparation pour vos événements

Pour un événement que vous assurez, la liste de préparation de votre équipe est la page Inventaire de l’événement dans le menu Gérer de l’événement. Vous ne voyez et ne modifiez que les listes des équipes que vous dirigez. Voir Listes de préparation de l’événement. Après un événement, les articles manquants deviennent une tâche pour votre équipe dans Mon bénévolat.

Bon à savoir

L’organisateur rembourse les bénévoles qui ont avancé de l’argent de leur poche. Vous voyez qu’un achat est À rembourser, mais vous ne pouvez pas le marquer comme remboursé.
Les justificatifs sont privés, accessibles uniquement à l’organisateur et à vous.
Les catégories appartiennent à l’organisateur ; vous pouvez en choisir une pour un article, mais pas en ajouter ni en retirer.
Les articles des autres équipes ne sont pas visibles, et les prêts entre équipes se font en se demandant directement, hors de la plateforme.

Dépannage

Pas de bloc Équipes que vous dirigez — l’organisateur ne vous a pas désigné comme chef d’une équipe, ou votre entrée de liste n’est pas liée à votre adresse e-mail confirmée.
Pas de lien Inventaire sous Vos équipes — vous n’êtes pas membre essentiel de cette équipe. Les membres ordinaires ne voient pas le stock de l’équipe ; demandez à votre chef ou à l’organisateur.
La liste de préparation est vide — rien n’est encore prévu pour votre équipe lors d’un événement à venir auquel vous êtes confirmé.
Un scan est refusé — l’article appartient à une autre équipe ou au Stock commun.