Gestire eventi con squadre di volontari

I volontari sono le persone che aiutano ai suoi eventi gratuitamente. EventMann offre loro strumenti dedicati: un elenco che tiene aggiornato per tutti i suoi eventi, team fissi con i loro responsabili, un invito per ogni evento, un turno di lavoro, attività, messaggi e una vista in tempo reale per il giorno stesso dell’evento. È pensato per le associazioni il cui intero team di lavoro è composto da volontari, ma funziona altrettanto bene per un singolo aiutante a un singolo evento. Lo trova in due posti: Volontari nel gruppo Crescita della barra laterale, per tutto ciò che riguarda più eventi (elenco, team, importazione), e Volontari sotto Team e partner nel menu Gestisci di un evento, per tutto ciò che riguarda un singolo evento.

La voce Volontari della barra laterale apre l’elenco dei volontari. La sua barra delle schede porta a Team e Importa volontari.

Volontari, personale e membri sono tre cose diverse

	Volontari	Personale	Membri
Chi	Persone che aiutano gratuitamente, spesso più volte	Aiutanti retribuiti per un singolo evento	Persone che hanno acquistato un abbonamento da lei
Dove	Elenco, Team e Gestisci → Volontari	Gestisci → Gestisci personale, il portale del personale	Impostazioni → Abbonamento
Turni	Turni dei volontari	Turni del personale, con scambi e buste paga	Nessuno
Denaro	Nessuno. Le ore vengono solo registrate	Tariffe orarie e buste paga	Prezzo del piano, pagato dal membro

I tre non si mescolano. Un volontario non finisce mai nel turno del personale, e un turno dei volontari non alimenta mai le buste paga. Se paga qualcuno, quella persona va sotto Personale dell’evento.

Cosa può fare qui

• Tenere un elenco di tutti coloro che hanno aiutato o che vuole invitare; aggiunga le persone a mano oppure importale da un foglio di calcolo — vedi L’elenco dei volontari e l’importazione CSV.
• Gestire team fissi come Accoglienza, Musica o Cucina, ognuno con responsabili e un team base presente in ogni evento — vedi Team fissi, responsabili e team base.
• Invitare persone a un evento, accettare le candidature e confermare in blocco — vedi Invitare i volontari a un evento, e Reclutare con link di adesione, iscrizione e configurazioni copiate.
• Assegnare ruoli per l’evento in modo che un volontario possa gestire l’ingresso, le finanze o gli altri volontari — vedi Ruoli dei volontari e responsabili di team.
• Pianificare il lavoro con i turni, le attività dei volontari e la bacheca delle attività dell’evento.
• Gestire la giornata con la scaletta e la vista in tempo reale e i messaggi ai volontari.
• Curare ore e privacy — chi vede che cosa, il prospetto delle ore e l’eliminazione di un volontario, vedi Ore dei volontari e privacy.
• Ringraziare con un biglietto gratuito o ridotto che solo i volontari possono acquistare — vedi Il biglietto di ringraziamento per i volontari.

Le pagine di un evento

Apra un evento, poi Team e partner → Volontari. In alto corre una barra di schede. Persone elenca chi è stato invitato e che cosa ha risposto. Turni e Attività sono il piano dei turni e l’elenco dei compiti, Scaletta li mette in ordine cronologico, Diretta mostra ciò che sta accadendo in questo momento, Messaggi scrive al team, Impostazioni contiene le opzioni dei volontari per l’evento e Elenco è lo stesso elenco del suo pannello organizzatore, per le persone che hanno solo questo evento.

Un percorso tipico

1. Crea il suo elenco una volta sola e imposti i suoi team. Indichi come base le persone che ci sono sempre: vengono aggiunte a ogni nuovo evento.
2. Nell’evento, apra Persone e inviti gli altri, oppure pubblichi un link di adesione nel suo gruppo WhatsApp.
3. Aggiunga Turni e Attività, oppure li copi da quelli dell’evento dell’anno scorso, poi assegni i turni alle persone confermate.
4. Prima della giornata, invii un Messaggio, stampi la Scaletta e controlli le dimensioni dei team in Persone.
5. Il giorno dell’evento, tenga aperta la Diretta. Dopo, le ore sono registrate nell’elenco e può scaricare un prospetto per ogni volontario.

Da sapere

• Essere nell’elenco non equivale a un invito. Importare una lista non invia alcuna e-mail: decide lei, evento per evento, chi invitare.
• Solo i volontari confermati possono essere messi nei turni, ricevere attività, avere un ruolo e acquistare il biglietto di ringraziamento.
• Rifiutare un invito non richiede un account. Rispondere sì invece sì: il volontario crea un account gratuito dalla pagina dell’invito, oppure accede, e solo allora viene confermato e lei ne viene informato. L’account serve al volontario per vedere i propri turni e le attività, fare il check-in e acquistare il biglietto di ringraziamento. Il suo lato è descritto in Fare volontariato a un evento.
• Le e-mail di invito, conferma e messaggio partono al suo limite orario di invio (Impostazioni → E-mail), così cento inviti vengono distribuiti nel tempo invece che inviati in un unico blocco.
• Ogni invito contiene un link per non ricevere più inviti di volontariato da lei. Le persone che hanno rinunciato vengono saltate ogni volta che le invita e compaiono come Non vogliono inviti nell’elenco.
• Un membro del team può lavorare con i volontari quando il suo ruolo ha il permesso Volontari; Responsabile di team (solo i propri team) lo limita ai team che guida. Il permesso Attività apre la bacheca delle attività. Entrambi si spuntano in Ruoli personalizzati.

Risoluzione dei problemi

• Le voci Volontari mancano dal menu — il suo ruolo non ha il permesso Volontari per quell’evento. Chieda all’organizzatore che ne è il titolare.
• Un volontario dice di non vedere i suoi turni — deve avere un account sull’indirizzo e-mail a cui è stato invitato, e l’indirizzo deve essere confermato. Se in Persone accanto al nome compare Ancora senza account, usi Invia link di registrazione.
• Qualcuno è stato saltato quando ha invitato — è già presente in questo evento con uno stato qualsiasi, oppure ha rinunciato ai suoi inviti.

Vedi anche

• L’elenco dei volontari e l’importazione CSV
• Team fissi, responsabili e team base
• Inventario del team
• Personale dell’evento
• Fare volontariato a un evento

L’elenco dei volontari è la lista di tutte le persone che hanno aiutato ai suoi eventi, o che vorrebbe invitare. Appartiene a Lei, non a un singolo evento: una persona viene aggiunta una sola volta, riceve un numero di volontario come V0001 e conserva la sua storia in tutti i suoi eventi. Lo apra da Crescita → Volontari nella barra laterale dell’organizzatore.

Cosa può fare qui

• Aggiungere le persone una alla volta, oppure importare l’elenco che già conserva come file CSV.
• Cercare e filtrare per nome, squadra, competenza, presenza o assenza di un account, aver già aiutato in precedenza oppure aver chiesto di non essere invitati.
• Modificare i dati di contatto, le competenze e le sue note personali.
• Vedere quanti eventi e quante ore ha alle spalle ogni persona, e scaricare un prospetto delle ore in PDF.
• Esportare l’intero elenco come file CSV, oppure eliminare una persona insieme con la sua storia.

Clicchi Aggiungi un volontario per aggiungere qualcuno, Importa volontari per caricare un file, oppure Esporta CSV per scaricare l’elenco. Le quattro schede sopra la tabella contano tutte le persone in elenco, quelle che hanno aiutato, quelle Con account e quelle che hanno chiesto di non ricevere inviti; ogni scheda è una scorciatoia verso quel filtro. Usi la casella di ricerca per un nome, un’e-mail, un numero di telefono o un numero di volontario, e i menu a tendina, come Tutti, per restringere ulteriormente l’elenco.

Aggiungere un volontario

1. Clicchi Aggiungi un volontario.
2. Inserisca il Nome e l’E-mail della persona. Questi due campi sono obbligatori; l’e-mail deve essere unica nel suo elenco, e le maiuscole non contano.
3. Aggiunga le Competenze separandole con il punto e virgola, per esempio Ingresso; Primo soccorso; Palcoscenico. Vengono conservate fino a 20 competenze, e diventano un filtro nell’elenco.
4. Facoltativamente scriva le Note; sono solo per Lei.
5. Clicchi Aggiungi all’elenco. Nessuno riceve un’e-mail.

Leggere la tabella

Ogni riga inizia con il numero di volontario della persona e le squadre a cui appartiene, con una stella per le squadre che guida. La colonna Eventi conta gli eventi in cui era confermata, Ore somma il tempo tra il check-in e il check-out di ogni turno concluso. Un distintivo verde Ha un account indica che un account EventMann confermato usa questo indirizzo e-mail, e Non vogliono inviti indica che la persona ha rinunciato ai suoi inviti. Modifica apre gli stessi campi della finestra di aggiunta. L’icona di download fornisce il prospetto delle ore della persona in PDF, e il cestino la elimina.

Importare un elenco da un foglio di calcolo

Sotto Importa volontari carica l’elenco che già conserva. L’importazione aggiunge persone solo al suo elenco. Non invia alcuna e-mail e non modifica mai chi è già presente.

1. Clicchi Scarica il modello per vedere i nomi esatti delle colonne, oppure salvi il suo foglio di calcolo come CSV.
2. La prima riga deve indicare i nomi delle colonne: name, email, phone, skills e notes. Solo name e email sono obbligatorie. Separi più competenze con il punto e virgola. I file salvati da Excel, incluso Excel in tedesco con il punto e virgola come separatore, vengono letti così come sono.
3. Scelga il file — fino a 5 MB e 5.000 righe — e clicchi Verifica il file.

Vede quindi un’anteprima con i conteggi Verrà aggiunto, Saltato (già presente) e Saltato (illeggibile). Le righe contrassegnate come Pronto verranno aggiunte. Una riga viene Saltata quando l’e-mail è già nel suo elenco oppure compare due volte nel file, e risulta Non leggibile quando il nome o l’e-mail mancano o non sono validi. Non è stato ancora scritto nulla. Clicchi Importa per aggiungere le righe pronte.

Le impostazioni in dettaglio

• Numero di volontario — assegnato automaticamente dalla sua sequenza (V0001, V0002 e così via) e mai riutilizzato.
• Competenze — testo libero, separato da punti e virgola. Il filtro delle competenze legge quelle effettivamente presenti nell’elenco.
• Note (solo Lei le vede) — non vengono mai mostrate al volontario né ai responsabili di squadra.
• Righe per pagina — 25, 50, 100 o 200; Ordina per nome, numero di volontario, più eventi o aggiunti più di recente.

Da sapere

• Se cambia l’indirizzo e-mail di una persona, il collegamento con il suo account viene interrotto. Viene ricollegato automaticamente quando qualcuno accede a un account confermato con il nuovo indirizzo.
• Una persona può rinunciare ai suoi inviti dal link presente in ogni e-mail di invito. Non può esserle inviato un invito finché non si iscrive di nuovo da sola.
• Rimuovi dall’elenco elimina la persona insieme con i suoi inviti, turni e ore su tutti i suoi eventi. L’operazione non può essere annullata; è ciò che richiede una richiesta di cancellazione.
• Il file Esporta CSV contiene i dati di contatto, le competenze, le sue note e le ore. Lo tratti come dato personale. Vedi Ore dei volontari e privacy.
• Un coordinatore dei volontari che gestisce un solo evento raggiunge lo stesso elenco nella scheda Elenco di quell’evento. Un responsabile di squadra lo vede in sola lettura, per reclutare.
• L’anteprima dell’importazione resta in attesa per 30 minuti. Trascorsi questi, scelga di nuovo il file.

Risoluzione dei problemi

• L’importazione segnala che manca una colonna — la prima riga deve indicare i nomi delle colonne, almeno name e email. Usi il modello per la grafia esatta.
• L’importazione segnala che il file non è più disponibile — il file verificato è stato conservato per 30 minuti. Lo scelga di nuovo e lo verifichi di nuovo.
• Una persona che ho aggiunto non viene proposta quando invito a un evento — è già presente in quell’evento con uno stato qualsiasi, oppure ha rinunciato agli inviti. Vedi Invitare volontari a un evento.
• L’e-mail viene rifiutata perché già usata — ogni indirizzo e-mail può comparire una sola volta nel suo elenco. Lo cerchi; la persona potrebbe essere già presente.

Vedi anche

• Volontari
• Squadre permanenti, responsabili e nucleo
• Invitare volontari a un evento

Le squadre sono i reparti della Sua associazione — Registrazione, Musica, Marketing, Sponsor, Gestione sala, Cucina — che esistono da un evento all’altro. Una squadra ha dei responsabili, dei membri e un nucleo principale, ed è ciò che permette a un responsabile di gestire la propria parte di un evento senza intervenire sulle attività altrui. Le squadre si configurano in Crescita → Volontari → Squadre. Solo Lei, in qualità di organizzatore, può creare o modificare le squadre.

Cosa può fare qui

• Crei le squadre con cui organizza gli eventi e scelga a che cosa possono accedere i responsabili e i membri a un evento.
• Aggiunga persone dal Suo elenco a una squadra, come membri, come responsabili e come membri principali.
• Rinomini una squadra, modifichi i suoi accessi, rimuova delle persone dalla squadra oppure elimini la squadra.

Responsabile, membro principale e membro

• Membro — appartiene alla squadra. A un evento la persona viene inserita nella squadra quando Lei la invita oppure quando si iscrive tramite il link di una squadra.
• Responsabile — guida la squadra in ogni evento a cui partecipa. Un responsabile arruola persone nella squadra, le conferma, pianifica i turni e le attività della squadra e scrive alla squadra. Un responsabile vede l’intero elenco delle persone e l’elenco dei volontari, ma modifica solo le proprie squadre. Vedi Ruoli dei volontari e responsabili di squadra.
• Principale — è presente automaticamente in ogni evento e vede il quadro completo della squadra: in Il mio volontariato, sotto Le tue squadre, ogni attività della squadra negli eventi per cui è confermato, e una vista di sola lettura delle scorte della squadra e delle liste di carico. Un responsabile è sempre anche principale.

La stessa persona può far parte di più squadre. A un evento, la sua squadra principale è una squadra che guida, altrimenti la prima squadra in cui è principale.

Aggiungere una squadra

1. Apra Squadre e clicchi su Aggiungi una squadra.
2. Digiti il Nome della squadra. Ogni nome può essere usato una sola volta.
3. Sotto I responsabili accedono a scelga che cosa può aprire un responsabile di questa squadra in ogni evento a cui partecipa, ad esempio Biglietteria per i responsabili della Registrazione. Niente in più lascia loro solo gli strumenti da volontario.
4. Sotto I membri accedono a scelga la stessa cosa per i membri ordinari, ad esempio Ingresso / check-in. I membri ottengono l’accesso solo agli eventi in cui questa è la loro squadra.
5. Clicchi su Crea squadra.

Le scelte sono i ruoli che può assegnare ai volontari in un evento — Coordinamento volontari, Biglietteria, Ingresso / check-in, Responsabile della sede, Marketing, Finanza — e qualsiasi ruolo personalizzato che abbia creato. Che cosa apre ciascuno è spiegato in Ruoli dei volontari e responsabili di squadra. L’accesso funziona solo negli eventi a cui la persona partecipa, e per 30 giorni dopo la loro conclusione.

Inserire persone in una squadra

Ogni squadra ha una propria scheda con le sue persone. I responsabili compaiono per primi. Nella riga di una persona, un distintivo Responsabile e un distintivo Principale ne indicano la posizione. Spunti Responsabile o Principale e clicchi su Salva per cambiarla, oppure clicchi sulla croce per rimuoverla dalla squadra. In cima alla scheda ci sono Aggiungi persone dall’elenco e Modifica, che rinomina la squadra e ne cambia gli accessi.

1. Clicchi su Aggiungi persone dall’elenco per aprire l’elenco accanto alla pagina.
2. Usi la casella di ricerca per trovare le persone per nome, e-mail o numero di volontario e le spunti.
3. Spunti come responsabili se guidano la squadra, oppure come nucleo principale (a ogni evento) se devono essere presenti in ogni evento.
4. Clicchi su Aggiungi alla squadra. Si possono aggiungere fino a 500 persone alla volta.

Il nucleo principale è presente in ogni evento

I membri principali e i responsabili vengono aggiunti a ogni Suo evento che non sia ancora concluso, così non deve invitare ogni volta le stesse cinquanta persone.

• Un responsabile viene aggiunto come confermato, perché guida la squadra. Può comunque ritirarsi.
• Ogni altro membro principale viene aggiunto come invitato e risponde Sì o No dalla propria e-mail.
• Nessuno riceve un’e-mail finché l’evento è una bozza. Gli inviti partono quando l’evento viene pubblicato la prima volta, così una bozza che elimina non raggiunge mai nessuno.
• Quando rende qualcuno membro principale o responsabile, questa persona viene aggiunta in una sola volta a tutti i Suoi eventi futuri.
• Chi è già presente in un evento con qualsiasi stato — rifiutato, rimosso — non viene mai aggiunto di nuovo. La sua risposta resta valida.

Che cosa può fare un membro principale

• Attività di squadra — ogni attività che Lei o un responsabile avete assegnato alla squadra, non solo le proprie: può farla avanzare (Apra, In corso, Bloccati, Fatto), spuntare la sua checklist e scrivere commenti. Non può aggiungere, eliminare o riassegnare un’attività; questo resta a Lei e ai responsabili della squadra.
• Inventario di squadra — gli articoli della squadra con quantità, condizione, chi ne è in possesso o dove sono conservati, l’avviso di scorta bassa e la lista di carico della squadra per i prossimi eventi. Non può modificare gli articoli, rifornire o registrare acquisti.
• Solo la propria squadra: un membro principale della Gestione sala non vede nulla delle attività o delle scorte della Registrazione. Un membro ordinario vede solo le attività assegnate a lui, il suo turno o l’intera squadra.

Da sapere

• Rimuovere una persona da una squadra, o lasciare il nucleo principale, non la toglie dagli eventi a cui ha già dato la propria adesione.
• Eliminare una squadra mantiene le sue persone nel Suo elenco e in ogni evento. Viene eliminata solo la squadra; i turni e le attività della squadra diventano “nessuna squadra”, e le sue persone non mostrano più una squadra principale negli eventi.
• Solo l’organizzatore definisce le squadre. L’accesso di una squadra vale per ogni evento, quindi un coordinatore di evento che ha accesso a un solo evento non può impostarlo.
• Le persone che hanno rinunciato alle Sue comunicazioni di invito vengono saltate quando viene aggiunto il nucleo principale.
• Ogni squadra può anche curare le proprie scorte tra un evento e l’altro; vedi Inventario di squadra.

Risoluzione dei problemi

• Un membro principale non è stato invitato al mio nuovo evento — l’evento è ancora una bozza (gli inviti partono alla pubblicazione), l’evento è annullato o concluso, oppure la persona ha rinunciato alle Sue comunicazioni di invito.
• Un responsabile non riesce ad aprire l’evento — un responsabile deve avere un posto confermato nell’evento, e un account con l’indirizzo e-mail presente nel suo elenco, con e-mail confermata.
• Il nome della squadra viene rifiutato — ha già una squadra con quel nome.

Vedi anche

• Volontari
• Ruoli dei volontari e responsabili di squadra
• Invitare volontari a un evento
• Guida per il responsabile di squadra

La scheda Persone dei volontari di un evento è dove decide chi aiuta a questo evento: inviti persone dal suo elenco, accetti chi si è candidato e vede chi ha detto sì. Apra l’evento, poi Team e partner → Volontari; Persone è la prima scheda. Una persona può essere nel suo elenco senza essere in un evento; essere nell’evento è ciò che le permette di avere turni, attività, ruoli e il biglietto di ringraziamento.

Cosa può fare qui

• Invitare persone dal suo elenco, una alla volta oppure tutti quelli che hanno aiutato a un evento precedente.
• Aggiungere qualcuno che non è ancora nel suo elenco e invitarlo in un solo passaggio.
• Accettare o rifiutare le persone che si sono candidate dalla pagina dell’evento o dal link di un team.
• Confermare, sollecitare, spostare in un team, assegnare un ruolo o rimuovere molte persone insieme.
• Vedere a colpo d’occhio quante persone ha ogni team rispetto a quante ne servono.

I cinque stati

Stato	Che cosa significa
Candidatura inviata	La persona si è iscritta dalla pagina dell’evento o dal link di un team. Decide lei.
Invitato	Lei ha chiesto, e la persona non ha ancora risposto.
Confermato	Aiuta a questo evento. Solo le persone confermate possono essere messe nei turni, ricevere attività o ruoli e acquistare il biglietto di ringraziamento.
Rifiutato	Ha detto no, oppure lei ha rifiutato la sua candidatura. Chi ha rifiutato un invito può ancora dire sì più tardi dallo stesso link.
Rimosso	Ha tolto dall’evento una persona confermata. I suoi posti nei turni vengono liberati e le sue attività tornano al team.

Invitare persone dal suo elenco

1. Clicchi su Invita dal suo elenco in cima alla pagina.
2. Per invitare tutti quelli che hanno aiutato a un evento precedente, scelga quell’evento sotto Tutti coloro che hanno aiutato a, scelga un team se li vuole tutti in uno, e clicchi Invitali. Vengono invitate solo le persone che lì erano confermate.
3. Per invitare persone specifiche, cerchi nell’elenco e le spunti. Seleziona tutto quello mostrato spunta tutti quelli che la ricerca mostra in quel momento.
4. Scelga il Team. Un responsabile di team deve scegliere uno dei propri team; può anche lasciarlo vuoto.
5. Clicchi Invita i selezionati. Ogni persona riceve un’e-mail che chiede «Può aiutare?» con Sì e No. Un no richiede un clic. Un sì chiede di creare un account EventMann gratuito con quell’indirizzo, oppure di accedere a quello che ha già; diventano Confermati, e lei riceve l’avviso nella campanella, solo quando questo è fatto.

Se ha già chiesto lei stesso a qualcuno — al telefono, nel gruppo — spunti Già confermato (gliel’ho chiesto io) prima di invitare. Vengono quindi aggiunti come confermati e ricevono l’e-mail «È nel team» invece di una domanda. Chi non ha un account su quell’indirizzo viene invitato in quella e-mail a crearlo, con un pulsante Crea il mio account.

Aggiungere una persona nuova

Aggiungi qualcuno di nuovo, in cima alla pagina, aggiunge una persona al suo elenco e la invita a questo evento in un solo passaggio. Inserisca il Nome e l’E-mail, facoltativamente un numero di telefono e un team, e clicchi Aggiungi e invita. Se quella persona è già in questo evento o ha rinunciato ai suoi inviti, non viene inviato nulla e lei ne viene informato.

Leggere e lavorare sull’elenco

I chip in alto filtrano l’elenco per stato; Confermate mostra solo chi ha detto sì. Usi la casella di ricerca per un nome, un’e-mail, un numero di telefono o un numero di volontario, e il menu a tendina dei team per vederne uno solo. La barra sopra la tabella contiene le azioni in blocco. Ogni riga mostra lo stato della persona, il suo team (modificabile direttamente lì), i suoi ruoli, quanti turni e ore ha, e i pulsanti adatti al suo stato: Accetta e Rifiuta per una candidatura. Una persona confermata il cui indirizzo e-mail non ha un account EventMann porta l’etichetta arancione Ancora senza account e il pulsante Invia link di registrazione. Le candidature mostrano ciò che la persona ha scritto e quanto ha indicato alla voce «Quando può aiutare?» sulla sua pagina.

Volontari senza account

Un volontario che dice sì a un invito ha sempre un account — il sì viene registrato solo quando ha creato un account o ha effettuato l’accesso. Le persone che confermate voi stessi o un responsabile di team (Segna come confermato, Accetta, la spunta Già confermato, la Conferma in blocco) potrebbero non averne uno. Sono nel team, ma non possono vedere i propri turni, le attività o il team, fare il check-in o acquistare il biglietto di ringraziamento finché non lo fanno.

1. Cerchi l’etichetta Ancora senza account accanto al nome. Compare sulle persone confermate la cui voce nell’elenco non è collegata a un account.
2. Clicchi Invia link di registrazione sulla riga, oppure spunti più persone e scelga Invia link di registrazione nella barra delle azioni in blocco.
3. Ciascuna riceve un’e-mail «Crea il suo account per …». Il suo pulsante apre la pagina dell’invito con il modulo dell’account; l’account viene confermato subito, perché il link è arrivato al loro indirizzo. Se hanno già un account su quell’indirizzo, la pagina li invita ad accedere.
4. L’etichetta scompare quando hanno creato l’account o hanno effettuato l’accesso.

Il link va solo alle persone confermate senza account; chiunque altro nella selezione in blocco viene saltato e conteggiato come saltato. Ogni clic invia un’e-mail per persona.

Le persone a cui è stato chiesto e che non hanno ancora risposto si trovano sotto il chip Invitato. Segna come confermato le conferma senza attendere la loro risposta, Invia di nuovo rinvia l’invito una volta ancora, e la croce le rimuove.

Fare qualcosa per molte persone insieme

1. Spunti le persone, oppure spunti Seleziona tutti in questa pagina. Il contatore indica quante sono selezionate.
2. Scelga l’azione: Conferma, Invia di nuovo l’invito, Invia link di registrazione, Imposta team, Assegna ruolo, Togli ruolo, Rifiuta oppure Rimuovi dall’evento.
3. Per Imposta team scelga il team; per le azioni sui ruoli scelga il ruolo accanto.
4. Clicchi Applica alla selezione e confermi. Confermare e reinviare mandano un’e-mail a ciascuna persona.

Il risultato indica quante persone sono state elaborate e quante sono state saltate perché l’azione non le riguardava, per esempio una conferma per qualcuno già confermato. È possibile selezionare fino a 500 persone alla volta.

Da sapere

• Le candidature dalla pagina dell’evento e dal link di un team restano Candidatura inviata finché lei o il responsabile del team non le accetta. Accetta invia al volontario un’e-mail di conferma; Rifiuta gli invia una breve e-mail per dirgli che questa volta non è stato accettato. Rifiutare un invito a cui nessuno ha ancora risposto (per esempio con l’azione in blocco) non invia alcuna e-mail.
• Le e-mail di invito e conferma partono al suo limite orario di invio (Impostazioni → E-mail), così un invito numeroso viene distribuito nel corso delle ore invece di essere inviato in una volta sola.
• Riceve un avviso nella campanella quando qualcuno risponde a un invito o si candida. Per un sì, l’avviso arriva quando il volontario ha creato l’account o ha effettuato l’accesso, quindi una persona ancora occupata con il modulo dell’account resta Invitato nel suo elenco. I responsabili di un team vengono avvisati quando qualcuno si candida per entrare nel loro team.
• Una persona già presente in questo evento in qualsiasi stato viene saltata quando invita. Rimuovere qualcuno che non ha confermato ne cancella la riga, così può invitarlo di nuovo; una persona confermata che è stata rimossa non può essere invitata di nuovo a questo evento.
• Tirarsi indietro è un diritto anche del volontario: dal suo link d’invito può cambiare un sì in un no. Questo libera i suoi turni e restituisce le sue attività al team.
• I responsabili di team vedono l’elenco completo, ma agiscono solo sulle righe dei propri team. Possono anche assegnare a uno dei propri team una persona che non ha ancora un team.

Risoluzione dei problemi

• «N saltati» dopo l’invito — quelle persone sono già in questo evento, oppure hanno chiesto di non essere invitate.
• Invia di nuovo manca — esiste solo per le persone che non hanno risposto. Le persone rifiutate e confermate non hanno il reinvio; una persona confermata senza account ha invece Invia link di registrazione.
• Qualcuno le ha detto sì ma risulta ancora Invitato — non ha ancora finito di creare l’account o di accedere. Lo inviti a riaprire l’invito, oppure lo confermi lei stesso e invii il link di registrazione.
• Un volontario confermato non può essere scelto per un turno o un’attività — verifichi che sia Confermato, non Invitato o Candidatura inviata.
• L’invito non è arrivato — chieda di controllare la posta indesiderata, e usi Invia di nuovo. La posta parte al suo limite orario, quindi un invio numeroso può richiedere ore.

Vedi anche

• Volontari
• Reclutare con link di adesione, iscrizione e configurazioni copiate
• Ruoli dei volontari e responsabili di team
• Rispondere a un invito

Questo articolo tratta i modi in cui le persone trovano la strada per un evento senza che lei le inviti una per una: un link di adesione per ogni team, un’iscrizione aperta nella pagina pubblica dell’evento e la possibilità di partire dalla configurazione dell’anno scorso. Spiega anche ogni opzione della scheda Impostazioni di un evento. Trova tutto questo sotto Team e partner → Volontari nel menu Gestisci dell’evento.

Cosa può fare qui

• Indicare quante persone servono a ogni team per questo evento e vedere il conteggio riempirsi.
• Dare a ogni team un link di adesione che il suo responsabile può pubblicare in un gruppo WhatsApp.
• Aprire l’iscrizione nella pagina pubblica dell’evento, con un testo suo.
• Permettere ai volontari confermati di scegliere i propri turni.
• Scrivere il messaggio di ringraziamento che i volontari leggono.
• Copiare le dimensioni dei team, i turni, le attività di team e le liste di carico da un altro evento.

Dimensioni dei team e link di adesione

Nella scheda Persone, il riquadro Squadre a questo evento ha una scheda per ogni team. Il nome del team apre l’elenco filtrato su quel team. La cifra confronta le persone confermate con quelle necessarie, per esempio 10 / 18; è arancione finché il team è corto e verde quando è completo, e senza un obiettivo mostra solo le persone confermate. Sotto, 10 confermati · 2 in attesa di risposta conta le persone a cui è stato chiesto ma che non hanno ancora risposto.

1. Digiti il numero di persone necessarie nel campo Necessari e clicchi Salva. Lo lasci vuoto o a zero per nessun obiettivo.
2. Clicchi Crea link di adesione. La scheda ora mostra il Link di adesione.
3. Clicchi Copia per metterlo negli appunti, oppure Condividi su WhatsApp per aprire WhatsApp con un messaggio già pronto come «Le serve aiuto per Accoglienza al Diwali Gala 2026? Iscriviti qui:».
4. Per far smettere di funzionare il link, clicchi Disattiva. Chi lo possiede ancora non può più aderire. Creare di nuovo un link ne genera uno nuovo.

Chi apre un link di adesione accede (o si registra), controlla i propri dati e aderisce. Entra come Candidatura inviata in quel team, e i responsabili del team e lei ricevono un avviso nella campanella. Nessuno diventa volontario senza il suo Accetta o quello del responsabile. Un link di adesione funziona anche quando l’iscrizione pubblica qui sotto è disattivata, e smette di funzionare quando l’evento è una bozza, annullato o concluso. I responsabili di team possono impostare obiettivi e link solo per i team che guidano; gli altri team non vengono mostrati loro.

Iscrizione aperta nella pagina dell’evento

Quando Iscrizione dei volontari nella pagina dell’evento è attiva e l’evento è in vendita, la pagina pubblica dell’evento mostra «Vuoi aiutare a questo evento? Aiutaci come volontario». I visitatori autenticati con un indirizzo e-mail confermato possono candidarsi.

Il banner porta a un breve modulo con un numero di telefono, competenze e un messaggio. Inizia con il testo che lei ha scritto.

Il visitatore aggiunge un numero di telefono, le competenze, tutto ciò che l’organizzatore dovrebbe sapere, e invia il modulo. Viene aggiunto al suo elenco se non c’era già, e compare in Persone come Candidatura inviata. Decide lei con Accetta o Rifiuta; nessuno viene confermato automaticamente, e il candidato riceve un’e-mail in entrambi i casi. Un visitatore già invitato che si candida viene confermato subito.

Le impostazioni in dettaglio

Apra la scheda Impostazioni.

1. Iscrizione dei volontari nella pagina dell’evento — disattivata per impostazione predefinita. Attiva il banner e il modulo per i visitatori. Funziona solo mentre l’evento è in vendita.
2. I volontari scelgono i propri turni — permette ai volontari confermati di prendere i turni liberi dalla propria pagina Il mio volontariato. Possono prendere turni del proprio team e turni senza team, mai uno che si sovrappone a un turno che hanno già, e mai uno già iniziato.
3. I volontari possono restituire un turno fino a — ore prima dell’inizio del turno, da 0 a 720, 24 se non lo cambia. Dopo, devono parlare con il responsabile. Restituire un turno avvisa i responsabili del team e lei.
4. Testo sulla pagina di iscrizione — fino a 1.000 caratteri: in cosa consiste l’aiuto, a che ora arrivare, a chi chiedere.
5. Messaggio di ringraziamento — fino a 300 caratteri, mostrato ai volontari confermati nella pagina dell’evento, al checkout accanto al biglietto dei volontari e nella loro e-mail di conferma. {name} viene sostituito con il nome del volontario. Se vuoto, viene usato un ringraziamento standard nella loro lingua. La riga verde mostra l’anteprima con un nome di esempio.
6. Clicchi Salva. Svuotare un campo di testo e salvare ne rimuove il contenuto.

Copiare la configurazione da un altro evento

Più in basso nella scheda Impostazioni, Copia la configurazione da un altro evento usa un evento precedente come modello.

1. Scelga l’evento sotto Copia da. Elenca i suoi altri eventi, dal più recente.
2. Spunti cosa copiare: Dimensioni delle squadre, Turni, Attività di squadra e Liste di carico.
3. Clicchi Copia configurazione e confermi.

Gli orari si spostano con la data dell’evento: un turno che iniziava due ore prima dell’apertura dell’anno scorso inizia due ore prima dell’apertura di quest’anno. Niente di ciò che esiste già viene sostituito e nessuno riceve un’e-mail. Le persone non vengono copiate: il team base arriva da solo e tutti gli altri vengono invitati di nuovo. Le attività assegnate a una persona specifica, o legate a un turno, non vengono copiate, perché quella persona potrebbe non aiutare questa volta. Le righe della lista di carico vengono copiate solo nei limiti dello stock disponibile.

Da sapere

• Ogni percorso per diventare volontario di un evento finisce con un account: un link di adesione e l’iscrizione ne richiedono uno, e un sì a un invito ne crea uno o fa accedere a quello esistente. Solo le persone che conferma lei stesso possono essere confermate senza account — vedi Volontari senza account.
• I visitatori devono avere un account con un indirizzo e-mail confermato per iscriversi o aderire. Iscriversi crea una voce nell’elenco con la fonte «iscritto» e riporta a no l’opzione di rinuncia agli inviti.
• Il link di adesione è una credenziale: chiunque lo possieda può candidarsi. Pubblicarlo in un gruppo privato va bene; se si diffonde oltre, lo disattivi e ne crei un altro.
• L’obiettivo di un team è un traguardo per lei e per i responsabili. Non impedisce alle persone di aderire.
• La scheda Impostazioni richiede il permesso Volontari; un responsabile di team vede le altre schede ma non Impostazioni.

Risoluzione dei problemi

• Il banner non compare nella pagina dell’evento — l’impostazione dell’iscrizione è disattivata, oppure l’evento non è in vendita (un evento programmato non ha ancora il banner; un link di adesione funziona già).
• Un link di adesione dice che la pagina non si trova — il link è stato disattivato o sostituito, oppure l’evento è una bozza, annullato o concluso.
• Copia configurazione non viene proposta — non ha altri eventi da cui copiare.
• La copia non ha portato alcuna persona — è voluto. Le inviti da Persone.

Vedi anche

• Volontari
• Invitare i volontari a un evento
• Turni e piano dei volontari
• Iscriversi o aderire a un team

A un volontario può essere assegnato un ruolo per un evento: il diritto di gestire una parte dell’evento — l’ingresso, le finanze, gli altri volontari — senza mai diventare membro del suo team organizzativo. Un ruolo appartiene a un solo evento, inizia nel momento in cui lo assegna e finisce 30 giorni dopo l’evento. I ruoli rendono possibile che un’associazione il cui intero team dell’evento è composto da volontari condivida il lavoro. Li imposta nella scheda Persone sotto Team e partner → Volontari, oppure, per un’intera squadra, nella pagina Squadre.

Cosa può fare qui

• Assegnare a un volontario confermato uno o più ruoli per questo evento, e toglierli di nuovo.
• Assegnare un ruolo a molte persone insieme con la barra delle azioni multiple.
• Far ottenere automaticamente a ogni responsabile o membro di una squadra un ruolo (impostato nella pagina Squadre).

I ruoli e ciò che aprono

Ruolo	Cosa può fare la persona in questo evento
Coordinamento volontari	Aprire la panoramica dell’evento, lavorare con tutti i volontari (Persone, Turni, Attività, Run sheet, Live, Messaggi, Elenco) e gestire la lavagna delle attività dell’evento. Non può modificare l’evento stesso, vedere i movimenti di denaro né cambiare impostazioni diverse da quelle dei volontari.
Biglietteria	Scansionare e fare il check-in dei biglietti, vedere e creare ordini, rispondere ai messaggi dei partecipanti.
Ingresso / check-in	Scansionare i biglietti e vedere l’elenco degli ordini.
Responsabile della sede	Modificare i dettagli e le date dell’evento, lavorare con la sede, gestire la lavagna delle attività, vedere i report e i dati del check-in in tempo reale, ed elaborare rimborsi.
Marketing	Sconti, campagne e-mail e report.
Finanza	Ordini e relativa esportazione, report, riepilogo dei pagamenti e rimborsi.
Responsabile di squadra	Non assegnato a mano: deriva dal guidare una squadra permanente. Le pagine dei volontari, limitate alle squadre che guida. Vedi sotto.
I suoi ruoli personalizzati	Qualunque cosa abbia selezionato in Ruoli personalizzati.

Sono gli stessi insiemi di permessi dei ruoli del suo team organizzativo, quindi la persona vede le stesse pagine che vedrebbe un addetto alla biglietteria o un responsabile finanziario, solo per questo evento.

Assegnare un ruolo a un volontario

1. Apra la scheda Persone e trovi il volontario confermato. La colonna Ruoli mostra quelli che ha — per esempio Coordinamento volontari — oppure Volontario se non ne ha.
2. Clicchi Modifica ruoli sotto di essa.
3. Spunti i ruoli che desidera. Un ruolo che non può assegnare appare in grigio; vedi “Chi può assegnare cosa” più sotto.
4. Clicchi Salva. Il volontario riceve un’e-mail “Ora può aiutare a gestire …” che indica il ruolo e cosa fare dopo.

Per molte persone insieme, le spunti nell’elenco Persone, scelga Assegna ruolo o Togli ruolo nella barra delle azioni multiple, scelga il ruolo accanto e clicchi Applica alla selezione. Vedi Invitare volontari a un evento.

Ruoli dalla squadra

Nella pagina Squadre, I responsabili accedono a e I membri accedono a assegnano un ruolo a tutti i membri di una squadra, senza intervenire su ciascuna persona. Un responsabile detiene il ruolo di responsabile della squadra a ogni evento a cui partecipa; un membro detiene il ruolo di membro negli eventi in cui questa è la sua squadra. Detengono anche ciò che Lei ha assegnato loro a mano per quell’evento.

Responsabili di squadra

Guidare una squadra permanente assegna automaticamente il ruolo Responsabile di squadra. Un responsabile:

• vede l’intero elenco Persone e l’Elenco, in sola lettura, per reclutare;
• conferma, rifiuta, sposta e rimuove solo le persone delle proprie squadre, e può assegnare a una delle proprie squadre una persona senza squadra;
• sceglie, quando recluta, se una persona viene invitata via e-mail o è già confermata;
• pianifica turni e attività delle proprie squadre, e scrive messaggi solo alle proprie squadre e ai turni di quelle squadre;
• vede il run sheet e la vista Live per le proprie squadre;
• imposta l’obiettivo e il link di adesione delle proprie squadre;
• può assegnare alle persone delle proprie squadre qualsiasi ruolo che detiene lui stesso — vedi “Chi può assegnare cosa”.

Per un responsabile, la pagina Persone è limitata alle proprie squadre. Qui il responsabile della Registrazione vede solo la scheda Registrazione sotto Squadre a questo evento, può passare l’elenco a Le mie squadre, cambiare la squadra delle righe che sono sue e rimuovere persone dalla propria squadra.

Un responsabile non vede Impostazioni, non può inviare messaggi a tutti e non può definire le squadre. La pagina dal punto di vista del responsabile è descritta nella Guida per il responsabile di squadra.

Chi può assegnare cosa

Nessuno può assegnare un ruolo che non detiene pienamente. Come organizzatore può assegnare ogni ruolo. Un Coordinamento volontari può nominare un altro coordinatore, ma non può assegnare Finanza, perché non la detiene. Un responsabile della Registrazione la cui squadra ha Biglietteria può assegnare Biglietteria e Ingresso / check-in alla propria squadra, e nient’altro. I ruoli che una persona non può modificare appaiono in grigio con una nota, e quando salva i ruoli di una persona, qualsiasi ruolo che non poteva cambiare viene mantenuto com’era.

Cosa serve al volontario

• Deve essere Confermate in questo evento. Togliere qualcuno dall’evento, o il suo passo indietro, rimuove i suoi ruoli.
• Deve avere un account con lo stesso indirizzo e-mail presente nel suo elenco, con l’indirizzo confermato. Finché non lo ha, la riga mostra “Serve un account con questo indirizzo e-mail per usare questi ruoli” e l’e-mail offre un pulsante per crearlo.
• Una volta che lo ha, trova l’evento sotto Il mio lavoro nel suo account, con il cappello che indossa e l’azione per cui serve. Vedi Ruoli dei volontari e Il mio lavoro.

Da sapere

• Un ruolo termina 30 giorni dopo l’evento, così il lavoro finanziario come gli ultimi rimborsi può essere completato. Nulla resta attivo dopo.
• I ruoli sono salvati per riga di evento. Un volontario che coordina la festa di gala non è coordinatore del suo concerto, a meno che non glielo assegni anche lì (o che lo faccia la sua squadra).
• Usi un ruolo personalizzato per distribuire un mix preciso, per esempio volontari che possono vedere gli ordini e nient’altro.

Risoluzione dei problemi

• Il link Modifica ruoli manca — la persona non è confermata, oppure Lei non detiene alcun ruolo che potrebbe assegnare.
• Un volontario ha un ruolo ma non riesce ad aprire l’evento — non ha un account con l’indirizzo e-mail presente nell’elenco, l’indirizzo non è confermato, oppure l’evento è terminato da più di 30 giorni.
• Un ruolo è scomparso dopo che la persona ha fatto un passo indietro — i ruoli vengono rimossi quando un volontario fa un passo indietro o viene tolto dall’evento. Lo assegni di nuovo quando è confermato.

Vedi anche

• Volontari
• Squadre permanenti, responsabili e nucleo
• Ruoli personalizzati
• Ruoli dei volontari e Il mio lavoro

La scheda Turni è il piano dei volontari di un evento: che cosa va fatto, quando, dove e da quante persone, e chi è assegnato. È separata dal piano del personale sotto Gestisci personale, perché i volontari non sono retribuiti e non passano dalla busta paga. Apra l’evento, poi Team e partner → Volontari → Turni. Tutti gli orari sono nel fuso orario dell’evento, che la pagina indica in alto.

Cosa può fare qui

• Aggiunga i turni per cui servono persone, con un luogo e il numero di persone necessarie.
• Assegni volontari confermati a un turno, uno alla volta o più insieme.
• Registri ingressi e uscite dal piano, per chi non può farlo da sé.
• Lasci che i volontari scelgano e restituiscano da soli i turni.
• Veda a colpo d’occhio quali turni sono completi: 8 di 8 è verde, 2 di 3 è ambra.

Aggiungere un turno

1. Clicchi Aggiungi un turno per aprire il modulo.
2. Digiti in Cosa il nome, per esempio “Banco di registrazione”.
3. Scelga il Team a cui appartiene. Un responsabile di team deve sceglierne uno dei propri; può lasciarlo vuoto, e il turno sarà aperto a chiunque.
4. Imposti Inizio e Termina. Partono dall’inizio dell’evento e tre ore dopo; la fine deve essere successiva all’inizio.
5. Facoltativamente aggiunga Dove e alcuni Dettagli. Imposti Persone necessarie, tra 1 e 500.
6. Clicchi Aggiungi turno.

Leggere il piano

Ogni turno è una scheda con il titolo e l’etichetta del team, quanti posti sono occupati e una riga per volontario con il suo stato: Non registrato, Registrato 17:02, oppure l’orario di uscita con le ore lavorate. Registra ingresso lo segna presente; poi lo stesso link diventa Registra uscita, e una terza pressione mostra Riapri per la persona registrata in uscita per errore. Togli la rimuove dal turno. Modifica cambia il turno o lo elimina. Dove un turno ha ancora posti liberi, Assegna persone ne aggiunge altri.

Assegnare persone a un turno

Sotto l’elenco delle persone, Assegna persone (N posti rimasti) apre un selettore di volontari confermati. Compare solo finché il turno ha posti liberi.

1. Clicchi Assegna persone — il pulsante indica quanti posti restano.
2. Cerchi per nome, team o competenza e spunti le persone. Un responsabile vede solo le persone dei propri team.
3. Clicchi Aggiungi al turno.

La pagina indica quante persone sono state aggiunte. Una persona viene saltata quando è già nel turno, quando è in un altro turno di questo evento in un orario che si sovrappone, o quando il turno nel frattempo è completo — due coordinatori che riempiono gli ultimi posti nello stesso momento non possono riuscirci entrambi. Ogni persona aggiunta riceve un’email e, circa un giorno prima dell’inizio del turno, un promemoria, una sola volta.

Le impostazioni in dettaglio

• Persone necessarie — non può essere impostato sotto il numero di persone già nel turno. Tolga prima qualcuno.
• Team — appare come etichetta, decide quale responsabile può modificare il turno e quali volontari possono prenderlo da soli.
• Elimina turno — nel pannello Modifica del turno. I volontari presenti vengono tolti dal turno.
• I volontari scelgono i propri turni e restituiscono un turno fino a — nella scheda Impostazioni, vedi Reclutamento con link di adesione, iscrizioni e configurazioni copiate.

Da sapere

• Solo i volontari confermati possono essere assegnati ai turni. Se il selettore dice che nessuno ha ancora confermato, confermi prima le persone sotto Persone.
• I volontari registrano da sé l’ingresso da Il mio volontariato. La registrazione si apre un’ora prima del turno e si chiude quando questo finisce: non c’è registrazione per un turno concluso, e la registrazione in uscita richiede prima un ingresso.
• Le ore si contano dalla registrazione d’ingresso a quella d’uscita. Un turno con ingresso ma senza uscita non conta nulla finché non lo chiude con Registra uscita qui.
• Inserire qualcuno nel piano gli invia un’email. Spostare o eliminare un turno non gli invia di nuovo un’email; lo informi con un messaggio.
• I turni e le attività con un team sono anche ciò che un responsabile di team vede nella propria scaletta e nella vista Live.

Risoluzione dei problemi

• “È già in un altro turno a quell’ora” — ogni persona può occupare un solo turno alla volta. Accorci un turno o scelga un’altra persona.
• Nessuno tra cui scegliere — tutti i confermati sono già nel turno, oppure (per un responsabile) nessuno dei suoi team è ancora confermato.
• Il numero non può essere abbassato — il turno ha già più persone; ne tolga prima alcune.
• Le ore sono sbagliate — controlli il turno per le uscite mancanti e usi Registra uscita o Riapri sulla riga.

Vedi anche

• Volontari
• Attività dei volontari
• La scaletta e la vista Live
• Il mio volontariato: turni e registrazione

La scheda Attività è l’elenco dei compiti della squadra di volontari per un evento: ciò che deve succedere, chi lo fa e entro quando. Un’attività può essere per una sola persona, per più persone indicate per nome, per chi lavora un dato turno, per un intero team, o aperta a tutti. I volontari spostano da sé le proprie attività. La trova sotto Team e partner → Volontari → Attività. Per la bacheca di pianificazione dell’organizzatore — scadenze, priorità, dipendenze — vedi Il tabellone dei compiti dell’evento.

Cosa può fare qui

• Scriva che cosa deve accadere e gli assegni un orario d’inizio e una scadenza.
• Assegni un’attività a uno o più volontari confermati, a un turno, a un team o a tutti.
• Segua l’attività attraverso quattro stati: Apri, In corso, Bloccati e Fatto.
• Divida un’attività in una lista di controllo e ne discuta nei commenti.

Aggiungere un compito

1. Digiti nel campo del titolo ciò che va fatto, per esempio “Ritirare le lanterne dalla tipografia”.
2. Sotto Per scelga un solo volontario confermato, oppure lasci Tutto il team. Le persone solo invitate non sono elencate; la pagina indica quante sono ancora in attesa.
3. Scelga il Team a cui appartiene l’attività. Un responsabile di team deve sceglierne uno dei propri.
4. Imposti Inizio se ha un orario.
5. Clicchi Altri dettagli per scegliere un Turno (tutti i presenti in quel turno ricevono l’attività), una Scadenza e una descrizione.
6. Clicchi Aggiungi compito.

Chi riceve un’attività è deciso in quest’ordine: le persone indicate per nome, se ce ne sono; altrimenti le persone del turno; altrimenti il team; altrimenti tutti. Le persone indicate per nome ricevono un’email “Nuova attività per volontari a …” quando vengono aggiunte. Un’attività con un orario di inizio e destinata a persone indicate per nome, a un turno o a un team invia anche un unico promemoria circa due ore prima dell’inizio; un’attività per tutti non ha promemoria.

Lavorare con l’elenco

Prima le attività aperte, poi quelle fatte, ciascuna in ordine di tempo. La riga sotto un titolo indica per chi è, il suo inizio e la sua scadenza e, quando è fatta, chi l’ha spuntata — il volontario, oppure “Segnata come fatta dall’organizzatore”. Il riquadro tondo segna un’attività come fatta o non fatta. Il menu di stato imposta Apri, In corso, Bloccati o Fatto; usi Bloccati per un’attività che attende qualcosa. Una lista di controllo mostra quanti punti sono fatti e permette di spuntarli. I commenti tengono la discussione legata all’attività. Modifica cambia tutto il resto.

Modificare un’attività

1. Clicchi Modifica accanto al titolo dell’attività.
2. Sotto Persone spunti tutti quelli a cui è destinata. Non spuntarne nessuno significa il turno, il team o tutti.
3. Cambi il Turno, gli orari Inizio e Scadenza e i dettagli.
4. Sotto Lista di controllo scriva una voce per riga. Le voci che lascia invariate mantengono la spunta, quindi riformulare la voce tre non toglie la spunta alle voci uno e due.
5. Clicchi Salva. Cancella compito lo rimuove.

Da sapere

• Gli orari sono gli orari dell’evento, come quelli dei turni.
• I volontari vedono le proprie attività in Il mio volontariato. Possono cambiare lo stato, spuntare le voci della lista di controllo e aggiungere commenti da soli; l’organizzatore e il responsabile del team lo vedono subito qui.
• Assegnare un’attività a una persona non confermata viene rifiutato. Se qualcuno si fa da parte o viene tolto dall’evento, le sue attività tornano al team.
• Le attività con un orario di inizio o di scadenza appaiono nella Scaletta; quelle Bloccati e quelle scadute appaiono in Live.
• Un responsabile di team vede e modifica solo le attività dei propri team.
• Segnare un’attività come fatta imposta Fatto; segnarla come non fatta la riporta ad Apri.

Risoluzione dei problemi

• La persona che cerco non è nell’elenco — solo i volontari confermati possono ricevere attività. Li confermi sotto Persone.
• “Quel volontario non è più confermato per questo evento” — la persona è stata rimossa o si è fatta da parte dopo che ha aperto il modulo. Ne scelga un’altra.
• Nessuno ha ricevuto l’email per la mia attività — le email vanno alle persone indicate per nome, nel momento in cui vengono aggiunte. Un’attività per un turno o un team non viene inviata per email alla creazione; compare nella pagina Il mio volontariato, e il promemoria prima dell’orario di inizio la raggiunge.

Vedi anche

• Volontari
• Il tabellone dei compiti dell’evento
• Turni e piano dei volontari
• Le tue attività di volontariato

Il tabellone dei compiti è l’elenco di pianificazione dell’organizzatore per un evento: tutto ciò che va fatto prima, durante e dopo il giorno, con una priorità, una scadenza, un orario di inizio, un responsabile e, dove serve, un altro compito da cui dipende. Apra l’evento e scelga Gestione attività in fondo al menu Gestisci. È separato dalle attività dei volontari, che sono i compiti della squadra di volontari; il tabellone è dove pianifica, e può affidare un compito del tabellone a un membro del team o a un volontario confermato.

Cosa può fare qui

• Aggiungere compiti con un titolo, una categoria, una priorità, una scadenza e un orario di inizio.
• Applicare compiti già pronti dalla libreria dei modelli e lasciare che le scadenze si dispongano di conseguenza.
• Assegnare un compito a sé stesso, a un membro del team o a un volontario confermato.
• Far attendere un compito su un altro, e tenere una lista di controllo e commenti.
• Controllare i sei contatori — totale, in attesa, in corso, completati, bloccati e in ritardo — e la barra di avanzamento complessiva.

Aggiungere un compito

La riga in alto è un inserimento rapido: basta un titolo.

1. Digiti il titolo, per esempio “Confermare l’ordine del catering”.
2. Facoltativamente imposti Inizio — la data e l’ora in cui il lavoro comincia. Un compito con un orario di inizio appare nella Scaletta dei volontari, e un volontario a cui è assegnato riceve un promemoria circa due ore prima.
3. Scelga la Categoria: Sede e logistica, Marketing e promozione, Produzione e tecnica, Gestione fornitori, Comunicazione, Finanze e budget, Gestione dei rischi o Dopo l’evento.
4. Clicchi Altri dettagli per impostare una priorità (Alto, Medio, Basso), una data di scadenza e una descrizione.
5. Clicchi Crea attività. Il compito parte come Pagamenti in Attesa, con priorità Medio se non ne sceglie un’altra.

Le schede in alto contano i compiti per stato; clicchi una di esse, come Bloccati, per vedere solo quei compiti, e i filtri sotto li limitano per categoria. La scheda Libreria di modelli apre i compiti già pronti e Aggiungi attività porta all’inserimento rapido.

Lavorare con una scheda attività

Ogni scheda mostra la sua priorità, la sua categoria, il suo orario di inizio, la sua scadenza e il suo stato. Il riquadro tondo la segna come completata. Un badge grigio Attende compare finché il compito da cui dipende non è completato. Un badge verde con il nome di un volontario indica a chi è affidata. Il primo menu a tendina la assegna, il secondo cambia lo stato tra Pagamenti in Attesa, In corso e Bloccati, e la matita apre il modulo di modifica. Una scadenza passata rende la scheda rossa e la segna come Scaduta.

Modificare un compito

1. Clicchi la matita sulla scheda.
2. Cambi il Titolo attività, la Categoria, la Priorità, la Data di Scadenza e Inizio.
3. Sotto Attende scelga un altro compito di questo evento che deve essere completato prima. La scheda mostrerà quindi Attende quel compito finché non è fatto. Un compito non può attendere sé stesso, e due compiti non possono attendersi a vicenda.
4. Sotto Lista di controllo scriva una voce per riga; le voci lasciate invariate mantengono la spunta.
5. Aggiunga una descrizione e clicchi Salva.

Assegnare un compito

Il primo menu a tendina di ogni scheda ha due gruppi. Team elenca lei (Io (titolare)) e i membri del suo team di organizzazione. Volontari elenca i volontari confermati per questo evento.

• Un membro del team può prendere un compito solo se il suo ruolo lo copre: un responsabile della sede prende i compiti di Sede e di Gestione dei rischi, un responsabile finanze quelli di Finanze, il marketing quelli di Marketing e Comunicazione, e il ruolo generico di personale qualsiasi compito. Un compito dalla libreria dei modelli può indicare il proprio ruolo. Altrimenti le viene detto quale ruolo assegnare. Lei, come titolare, può prendere qualsiasi compito.
• Un membro del team a cui viene assegnato un compito riceve una notifica.
• Un volontario riceve la stessa email “Nuova attività per volontari” di un compito dei volontari e vede il compito in Il mio volontariato, dove può cambiarne lo stato, spuntare la lista di controllo e commentare. Un compito ha una sola persona alla volta: sceglierne un’altra sostituisce la prima.
• Scelga Non assegnata per svuotare il campo.

Usare la libreria dei modelli

1. Clicchi Libreria di modelli.
2. Spunti i compiti che desidera, uno alla volta oppure un’intera categoria alla volta con Seleziona tutto.
3. Clicchi Applica i modelli selezionati. I compiti vengono creati per questo evento.

La libreria contiene compiti già pronti nelle otto categorie, ciascuno con una priorità e un tempo di anticipo tipico, come “30 giorni prima”. Le scadenze sono calcolate a partire dalla data dell’evento. Se il suo evento è più vicino del tempo di anticipo del modello, le scadenze vengono compresse in modo che nessuna cada nel passato, e mantengono il loro ordine. I compiti post-evento restano dopo l’evento. I modelli già applicati mostrano una spunta e non possono essere applicati due volte.

Da sapere

• Chi può usare il tabellone è deciso dal permesso Attività: lo hanno il titolare, i responsabili della sede e i coordinatori dei volontari, e può spuntarlo in un ruolo personalizzato. È un permesso separato da quello di modificare l’evento.
• Un compito completato mostra quando è stato fatto. Togliere la spunta lo riporta a Pagamenti in Attesa.
• Eliminare un compito chiede prima una conferma.
• I compiti del tabellone con un orario di inizio appaiono nella Scaletta, per le persone che hanno il permesso Attività.
• Se i volontari sono stati invitati ma nessuno ha confermato, la pagina lo dice e rimanda a Persone; nell’elenco compaiono solo i volontari confermati.

Risoluzione dei problemi

• “… non può prendere un compito di …” — il ruolo del membro del team non copre la categoria. Scelga un membro con il ruolo giusto, un membro del personale o un volontario.
• Il volontario non è nell’elenco — non è ancora confermato per questo evento.
• “Quel compito non può essere fatto attendere” — il compito appartiene a un altro evento, oppure sceglierlo farebbe attendere due compiti l’uno dell’altro.
• Le scadenze dei modelli applicati sembrano troppo ravvicinate — l’evento è vicino, quindi i tempi di anticipo sono stati compressi per rientrare.

Vedi anche

• Attività dei volontari
• La scaletta e la vista Live
• Ruoli personalizzati
• Gestione dei team

Due schede dei volontari di un evento sono pensate per i giorni intorno all’evento. Scaletta mette ogni turno e ogni attività con un orario in un’unica lista, in ordine, così tutti lavorano dallo stesso piano, anche su carta se preferisce. Live mostra ciò che sta accadendo in questo momento: chi è di turno, chi non si è presentato e che cosa è in ritardo. Apra l’evento, poi Team e partner → Volontari, e scelga la scheda. Entrambe sono aperte all’organizzatore, ai coordinatori dei volontari e — per i propri team — ai responsabili di team.

Cosa può fare qui

• Vedere l’intero evento come una sola linea temporale, per giorno, con chi fa che cosa e dove.
• Stampare la scaletta, o aprirla su un telefono alla porta.
• Restringere il piano a un solo team.
• Il giorno dell’evento, vedere quanti volontari sono registrati, chiamare o scrivere a quelli che mancano, e registrarli lei stesso.
• Individuare attività bloccate o in ritardo prima che le costino la serata.

La scaletta

La scaletta ha un blocco per giorno, ciascuno che inizia con la data. Ogni riga mostra l’orario, un’etichetta colorata per il tipo e il titolo, e sotto chi lo fa e dove. Ci sono tre tipi di riga:

• Turno — i turni dei volontari con il loro intervallo, le persone (o “Nessuno ancora (3 necessari)”), il loro team e il luogo.
• Compito — le attività dei volontari con un orario di inizio o di scadenza, per le persone indicate per nome o per “Tutto il team”. Le attività fatte sono in grigio e barrate.
• Tabellone dei compiti — i compiti del tabellone dei compiti dell’evento con un orario di inizio, con il loro responsabile. Sono mostrati solo a chi ha il permesso Attività.

Il menu a tendina restringe l’elenco a un solo team. Stampa apre una versione pulita in una nuova scheda, senza menu; clicchi il suo pulsante Stampa, oppure usi il comando di stampa del browser. Gli orari sono quelli dell’orologio dell’evento.

La vista Live

La scheda Live si aggiorna da sola ogni minuto, e Aggiorna lo fa su richiesta. Le schede in alto contano i turni in corso, le persone registrate, le persone Non registrato, le attività in ritardo o bloccate, e gli oggetti mancanti dagli inventari dei suoi team. Sotto:

• Turno iniziato, non registrato elenca le persone il cui turno è iniziato da più di 15 minuti e che non si sono registrate. Ogni riga ha Chiama (apre il selettore del telefono), Condividi su WhatsApp quando il numero è in formato internazionale (che inizia con + o 00), e Registra ingresso per segnarle presenti.
• Due elenchi di turni: quelli in corso adesso e quelli che iniziano entro le tre ore successive, ciascuno con quante persone sono registrate rispetto a quante sono nel turno e quante ne servono. L’ambra indica che il turno non è completo.
• Compiti che richiedono attenzione elenca i compiti Bloccati, o il cui orario di scadenza è passato senza essere fatti, con le persone a cui sono destinati.

Da sapere

• La vista Live riguarda il momento. Prima dell’evento mostra “Niente in questo momento” fino all’inizio del primo turno; per la pianificazione usi la Scaletta.
• Registrare da qui equivale a Registra ingresso nella scheda Turni. Le ore si contano da quel momento.
• Un responsabile di team vede i turni e le attività dei propri team, e quelli senza team. Può registrare solo le persone dei propri team.
• La pagina chiede al server dati aggiornati solo in background. Non la mantiene connessa: uno schermo lasciato incustodito si disconnette comunque dopo il tempo di inattività.
• Gli oggetti mancanti derivano dagli inventari dei team; vedi Inventario del team.

Risoluzione dei problemi

• Una persona manca dalla scaletta — i turni compaiono sempre; le attività solo quando hanno un orario di inizio o di scadenza.
• Manca Condividi su WhatsApp — il numero di telefono non ha il prefisso internazionale. Modifichi il numero nell’elenco, per esempio +49 …, e comparirà.
• Tutti risultano non registrati — i volontari si registrano da Il mio volontariato fino a un’ora prima del turno. Li registri qui se non riescono a farlo.
• La scaletta è vuota — aggiunga prima turni e attività con gli orari.

Vedi anche

• Volontari
• Turni e piano dei volontari
• Messaggi ai volontari
• Il mio volontariato: turni e registrazione

La scheda Messaggi scrive alle persone che aiutano a un evento: tutti i confermati, un team, le persone di un turno, oppure chi non ha ancora risposto. Le stesse parole possono essere copiate per il gruppo WhatsApp. Apra l’evento, poi Team e partner → Volontari → Messaggi.

Cosa può fare qui

• Inviare una sola email a un gruppo scelto di volontari, con un oggetto e un messaggio.
• Copiare lo stesso testo, pronto da incollare su WhatsApp.
• Rileggere ciò che è stato inviato prima, a chi e da chi.

Inviare un messaggio

1. Sotto A scelga chi lo riceve:
   • Tutti i confermati — ogni volontario confermato di questo evento. Possono sceglierlo solo l’organizzatore e i coordinatori dei volontari.
   • Un team — i confermati del team che sceglie subito dopo.
   • Un turno — i confermati del turno che sceglie subito dopo.
   • Persone che non hanno ancora risposto — tutti quelli che sono stati invitati o hanno fatto domanda e attendono ancora.
2. Scriva un Oggetto di al massimo 200 caratteri.
3. Scriva il Messaggio, fino a 5.000 caratteri. Il testo semplice con a capo è la scelta migliore.
4. Clicchi Invia e confermi che il messaggio va a tutti nel gruppo scelto. La pagina indica a quante persone è stato inviato.

Per pubblicare le stesse parole in un gruppo WhatsApp, clicchi Copia per WhatsApp prima o dopo l’invio. Copia l’oggetto in grassetto seguito dal messaggio, pronto da incollare.

Leggere ciò che è stato inviato

Sotto Messaggi inviati sono elencati gli ultimi messaggi con oggetto, destinatari, numero di persone, data e mittente. Clicchi una riga per leggere il messaggio.

Da sapere

• Le email partono al suo limite orario di invio (Impostazioni → Email), lo stesso limite di inviti e promemoria, e sono distribuite in modo che l’ultima parta prima della fine dell’evento. Un messaggio numeroso può quindi richiedere alcune ore per raggiungere tutti.
• Se nessuno è nel gruppo scelto — un team senza confermati, un turno vuoto — non viene inviato nulla, e le viene detto.
• Un responsabile di team può scrivere solo ai propri team e ai turni di quei team, e alle persone dei propri team che non hanno ancora risposto. Non vede Tutti i confermati, e la sua cronologia mostra solo i suoi messaggi e quelli inviati ai suoi team.
• I messaggi vanno all’indirizzo presente nell’elenco. Riguardano l’aiuto all’evento; per biglietti e ordini usi invece Messaggi ai partecipanti e Annunci ai partecipanti.
• Il messaggio non può essere ritirato una volta inviato. Lo rilegga con attenzione prima di confermare.

Risoluzione dei problemi

• “Nessuno è in quel gruppo ancora” — il gruppo è vuoto. Confermi le persone sotto Persone oppure scelga un altro gruppo.
• “Può scrivere solo ai propri team” — è un responsabile di team e ha scelto un gruppo fuori dai suoi team.
• Qualcuno dice che non è arrivato nulla — l’email potrebbe essere ancora in attesa del suo limite orario, o nello spam. Gli invii la copia WhatsApp.
• Non posso scegliere Tutti i confermati — solo chi gestisce tutti i volontari (organizzatore, coordinatore dei volontari) può scrivere a tutti.

Vedi anche

• Volontari
• La scaletta e la vista Live
• Invitare volontari a un evento
• Annunci ai partecipanti

La scheda di un volontario contiene ciò che serve per lavorare con lui: nome, indirizzo email, numero di telefono, competenze, le sue note personali e le ore svolte nei suoi turni. Questo articolo spiega chi vede che cosa, come funziona la dichiarazione delle ore e come eliminare i dati di un volontario. Trova l’elenco sotto Crescita → Volontari.

Cosa può fare qui

• Verificare chi, nel suo team, vede quali dati.
• Scaricare la dichiarazione delle ore di un volontario in PDF.
• Eliminare un volontario e tutto ciò che è registrato su di lui.

Chi vede che cosa

• Lei e i coordinatori dei volontari vedete i dati di contatto di ogni persona nella scheda Persone, e tutto nell’elenco.
• Un responsabile di team vede l’elenco per reclutare, ma non le note.
• L’Esporta CSV dell’elenco contiene dati di contatto, competenze, note e ore. Conservi quel file al sicuro, e lo elimini quando ha finito.

Ore e dichiarazione

Le ore sono il tempo tra la registrazione d’ingresso e quella d’uscita di un turno. Contano solo i turni con l’uscita registrata, e solo per gli eventi a cui la persona era confermata. Nell’elenco la colonna Ore le somma. L’icona di download nella riga di una persona dà una Dichiarazione ore di volontariato in PDF per una scuola, un datore di lavoro o una domanda di borsa di studio. Elenca ogni evento con data, numero di turni e ore, un totale, e la data di emissione, e dichiara che si basa sulle registrazioni da lei raccolte. Non è una fotografia: riporta la situazione registrata il giorno in cui viene stampato.

Da sapere

• Un volontario può chiedere di non essere più invitato tramite il link presente in ogni invito. Risulta allora come Non vogliono inviti, e non può essere invitato.
• Rimuovi dall’elenco elimina la persona e, con lei, i suoi inviti, turni e ore su tutti i suoi eventi. È ciò che chiede una richiesta di cancellazione dei suoi dati, quindi non viene ammorbidito e non può essere annullato.
• Quando qualcuno si iscrive dalla pagina dell’evento gli viene detto che nome, email, telefono e competenze sono condivisi con lei per organizzare la squadra di volontari.

Risoluzione dei problemi

• La dichiarazione delle ore è vuota — nessun turno della persona è ancora stato chiuso con l’uscita, oppure non è confermata per alcun evento.
• La dichiarazione mostra meno ore del previsto — un turno con ingresso ma senza uscita non conta nulla. Lo chiuda con Registra uscita nella scheda Turni e scarichi di nuovo la dichiarazione.

Vedi anche

• L’elenco dei volontari e l’importazione CSV
• Turni e piano dei volontari

Un biglietto di ringraziamento permette ai volontari di partecipare all’evento per cui lavorano, gratis o a un prezzo ridotto. È un normale tipo di biglietto con Solo per volontari attivato. Tutti lo vedono nella pagina dell’evento, ma solo le persone che sono volontari confermati di quell’evento possono acquistarlo. Lo crea in Biglietti e prezzi → Tipi di biglietto nel menu Gestisci dell’evento; la scheda Impostazioni dei volontari le dice se l’evento ne ha uno.

Cosa può fare qui

• Offrire ai volontari un biglietto gratuito, o a un prezzo che sceglie lei.
• Limitarlo a uno per volontario, oppure consentire un accompagnatore.
• Mostrare ai volontari il proprio messaggio di ringraziamento dove lo acquistano.

Creare il biglietto

1. Apra Biglietti e prezzi → Tipi di biglietto e clicchi Aggiungi tipo di biglietto, oppure clicchi Modifica su uno esistente.
2. Gli dia un nome come “Ringraziamento volontari” e imposti il Prezzo. Zero lo rende gratuito.
3. Imposti la Capienza a circa quanti volontari ha.
4. Spunti Solo per volontari: “Mostrato a tutti; solo i volontari confermati di questo evento possono acquistarlo (uno a testa)”.
5. Sotto Max per persona lasci il campo vuoto per un biglietto per volontario, oppure inserisca un numero più alto per consentire un accompagnatore.
6. Clicchi Salva modifiche, oppure aggiunga il tipo di biglietto.

Che cosa vedono i visitatori e i volontari

Nella pagina pubblica dell’evento il biglietto compare nell’elenco con un’etichetta verde Solo per volontari, come i biglietti riservati ai membri. Un visitatore non registrato legge “Per i volontari di questo evento — acceda per ottenerlo”; una persona registrata che non è un volontario confermato legge “Per i volontari confermati di questo evento”, con un link a diventare volontario se ha attivato l’iscrizione. Un volontario confermato trova il biglietto sbloccato, con il suo messaggio di ringraziamento sopra l’elenco.

Il volontario lo acquista come qualsiasi altro biglietto, da registrato, tramite il normale checkout. Per un biglietto gratuito non viene addebitato nulla. Il suo messaggio di ringraziamento compare anche accanto al biglietto al checkout e nell’email di conferma.

Le impostazioni in dettaglio

• Prezzo — zero per un biglietto gratuito, oppure un prezzo qualsiasi per uno ridotto.
• Max per persona — conteggiato su tutti i suoi ordini. Vuoto significa uno per volontario.
• Messaggio di ringraziamento — impostato nella scheda Impostazioni dei volontari, fino a 300 caratteri, con {name} per il nome del volontario. Vedi Reclutamento con link di adesione, iscrizioni e configurazioni copiate.

Da sapere

• Il biglietto non modifica il prezzo che il suo evento pubblicizza. È escluso da elenchi, risultati di ricerca, fasce di prezzo e feed, così un biglietto gratuito per volontari non può far sembrare gratuito un evento a pagamento.
• Solo i volontari confermati possono acquistarlo. Chi è stato solo invitato, o si è fatto da parte, non può. Il volontario deve essere registrato con l’indirizzo email presente nel suo elenco; l’email di invito gli permette di creare quell’account.
• Il biglietto è poi uguale a ogni altro: ha un codice QR ed è scansionato alla porta.
• I volontari trovano anche un pulsante Ottieni il mio biglietto nella pagina Il mio volontariato, quando ne ha uno per loro.
• Il biglietto conta sulla capienza dell’evento come ogni altro biglietto.

Risoluzione dei problemi

• Un volontario non vede o non può acquistare il biglietto — deve essere Confermato per questo evento e registrato con l’indirizzo email a cui ha ricevuto l’invito. Gli account vengono collegati alle schede dell’elenco solo con un indirizzo email confermato.
• La scheda Impostazioni dice che non c’è un biglietto per volontari — nessun tipo di biglietto di questo evento ha Solo per volontari spuntato. Usi Vai ai biglietti per crearne uno.
• Un volontario ha bisogno di due biglietti — aumenti Max per persona sul tipo di biglietto.

Vedi anche

• Volontari
• Tipi di biglietto
• Invitare volontari a un evento
• Fare volontariato a un evento

L’inventario è l’elenco di tutto ciò che la tua associazione possiede, prende in prestito o acquista per i suoi eventi: sedie, altoparlanti, un dhol, cordoncini per badge, riso, piatti. Si trova sotto Inventario nel gruppo Lavoro della barra laterale dell’organizzatore. Ogni articolo appartiene a un solo team di volontari che se ne occupa, oppure al Magazzino comune che gestite tu e i coordinatori dei volontari.

Cosa può fare qui

• Tenere un’unica lista per ogni team. Vedi tutti gli articoli. Ogni riga mostra il badge del team, se l’articolo è Attrezzatura o Materiale di consumo, la sua categoria, quanti ne sono disponibili sul totale, dove si trova e in che condizioni è.
• Vedere chi lo ha. Tra un evento e l’altro un articolo è in mano a una persona del tuo elenco di volontari, oppure è conservato in un luogo che indichi, come “magazzino Kulturhalle, stanza B”. Gli articoli in prestito indicano anche chi li ha prestati.
• Sapere cosa comprare. Gli articoli in esaurimento compaiono in rosso e nella Lista della spesa.
• Registrare gli acquisti con le ricevute e vedere chi deve ancora essere rimborsato — vedi Acquisti, ricevute e lista della spesa.
• Pianificare ogni evento con una lista di carico per team — vedi Liste di carico degli eventi.
• Stampare etichette QR da applicare agli articoli — vedi Etichette QR.

Leggere la pagina Inventario

1. Le tre schede in alto mostrano Totale articoli (solo articoli attivi), Scorte basse e Valore totale, che è il costo unitario per la quantità totale. Clicca sulla scheda Scorte basse per aprire la lista della spesa.
2. Le schede sotto il titolo aprono la Lista della spesa e gli Acquisti; i pulsanti accanto al titolo sono Etichette QR e Aggiungi articolo.
3. Restringi l’elenco con i filtri: cerca per nome, SKU o codice a barre, Team (un team, oppure il Magazzino comune), Tipo (Attrezzatura o Materiale di consumo), Categoria, Solo scorte basse e Mostra articoli inattivi. Cancella li rimuove di nuovo.
4. Ogni riga inizia con il badge del team. Clicca su Modifica su una riga per aprire l’articolo — vedi Articoli: aggiungerli, trovarli e curarli.

Con Solo scorte basse vedi ciò che è sceso al minimo. La quantità disponibile diventa rossa e indica “minimo 20”. Un articolo è in esaurimento quando ha un minimo superiore a zero e la quantità disponibile è pari o inferiore a quel minimo.

Team, magazzino comune e chi vede cosa

• Tu vedi e modifichi ogni articolo, compreso il Magazzino comune, e sei l’unico a gestire le categorie (il pulsante Gestisci categorie).
• Un responsabile di team vede e modifica solo gli articoli del team che guida, dalla propria pagina: Inventario del tuo team. Non vede mai le scorte di un altro team, e non può mettere un articolo nel Magazzino comune.
• Un coordinatore o un responsabile di evento lavora con le liste di carico di un evento da Gestione → Inventario evento. Il Magazzino comune non ha un responsabile, quindi se ne occupano tu e i coordinatori.
• Il prestito tra team non è una funzione della piattaforma: i team si chiedono le cose tra loro al di fuori del sistema.

Da sapere

• L’attrezzatura torna dopo un evento. Il materiale di consumo si esaurisce e va riacquistato; quando registri la restituzione di un evento indichi quanto è stato consumato.
• Un articolo assegnato a un evento non può essere eliminato finché non torna.
• Le quantità consumate o mancanti escono dalle scorte in modo definitivo. Gli articoli danneggiati restano nel totale ma non sono disponibili.
• Gli articoli che disattivi con la casella Attivo nella pagina dell’articolo scompaiono dall’elenco e dal selettore delle liste di carico. Seleziona Mostra articoli inattivi nei filtri per rivederli, contrassegnati Inattivo; aprine uno e seleziona Attivo per riportarlo.
• Le categorie (per esempio Audio e luci, Arredi, Catering) sono condivise da tutti i team. Aggiungine una da Gestisci categorie.

Risoluzione dei problemi

• Un articolo manca dall’elenco — controlla il filtro Team, e seleziona Mostra articoli inattivi nel caso l’articolo sia stato disattivato. La pagina di un responsabile elenca solo il suo team.
• La scheda Scorte basse mostra zero anche se qualcosa sta per finire — l’articolo non ha un minimo impostato. Aprilo e inserisci una Soglia scorte min.
• La quantità disponibile è inferiore a quella sullo scaffale — il resto è previsto nella lista di carico di un evento oppure è ancora fuori. Apri l’articolo: il pannello Prenotato agli eventi mostra dove.

Vedi anche

• Volontari
• Articoli: aggiungerli, trovarli e curarli
• Acquisti, ricevute e lista della spesa
• Liste di carico degli eventi
• Etichette QR

Un articolo è un tipo di oggetto che Lei conserva, con una quantità: “Sedie pieghevoli, 420”. Questo articolo spiega come aggiungere un articolo, indicare dove si trova, gli articoli in prestito e le altre operazioni che può fare nella pagina di un articolo. Apra Inventario nel gruppo Lavoro e clicchi su Aggiungi articolo, oppure su Modifica di una riga esistente.

Aggiungere un articolo

1. Clicchi su Aggiungi articolo nella pagina Inventario e scriva il Nome articolo. È l'unico testo obbligatorio, insieme alla quantità, alla condizione e alla proprietà.
2. Scelga la Squadra che se ne occupa. Lasci Magazzino comune se nessuno in particolare se ne occupa. Un responsabile di squadra che aggiunge un articolo dalla propria pagina non può scegliere: è sempre la sua squadra.
3. Scelga il Tipo: Attrezzatura torna dopo un evento, un Materiale di consumo si esaurisce e viene riacquistato.
4. Inserisca la Quantità totale e, se vuole, un'Unità come pz, kg o rotoli. Imposti una Soglia scorte min. per ciò che riacquista; quando le scorte scendono a quel numero, l'articolo compare nella lista della spesa.
5. Indichi dove si trova sotto Chi l'ha (una persona dell'elenco dei volontari) oppure Luogo di stoccaggio.
6. Scelga la Condizione (Nuovo, Buono, Discreto, Scarso, Danneggiato, Ritirato) e la Proprietà. Per gli articoli In prestito compare un campo Prestato da: scriva di chi è, ad esempio la famiglia Patel. Per Noleggiato e Di proprietà questo campo non compare.
7. Facoltativamente aggiunga una categoria, un SKU, una descrizione, un codice a barre, un'immagine e il Costo unitario (usato per il valore totale), poi clicchi su Crea articolo.

Le impostazioni in dettaglio

• SKU — il Suo codice. Deve essere unico tra i Suoi articoli.
• Soglia scorte min. — zero significa “non avvisarmi”. Sopra zero, l'articolo è in scorta bassa quando il numero disponibile è pari o inferiore a quella soglia.
• Attivo (su un articolo esistente) — lo disattivi per qualcosa che non possiede più. Esce dall'elenco, dalla lista della spesa, dalle etichette e dal selettore della lista di carico. Mostra articoli inattivi nella pagina Inventario lo ritrova.
• Immagine — JPG, PNG o WebP, fino a 2 MB.

Dove si trova?

Apra un articolo con Modifica. Il riquadro Dove si trova Le dice in una frase: “Con Ravi Patel”, “Presso Ufficio dell'associazione”, oppure che nessuno ha annotato dove si trova, più chi l'ha prestato. Lo cambi con l'elenco delle persone e il campo del luogo, poi clicchi su Salva. Può usarli entrambi: una persona e un luogo.

Accanto, Registra un acquisto aggiunge scorte insieme alla ricevuta; vedi Acquisti, ricevute e lista della spesa.

Altro nella pagina dell'articolo

• Prenotato agli eventi — compare quando l'articolo è nella lista di carico di un evento in corso o imminente. Ha pulsanti rapidi per Preso e Tutto rientrato; vedi Etichette QR.
• Rifornimento — aggiunge una quantità con una nota facoltativa, senza un acquisto. Lo usi per scorte trovate, donate o ricontate.
• Manutenzione — registri un Servizio, una Riparazione o un'Ispezione con data, costo e data del prossimo servizio.
• Storico delle operazioni — gli ultimi movimenti: portato a un evento, restituito, esaurito, rifornito.
• Elimina — chiede conferma. Viene rifiutato finché una quantità è ancora assegnata a un evento.

Da sapere

• Se cambia la squadra di un articolo, questo passa all'elenco di quella squadra, e il suo responsabile può gestirlo.
• Le quantità sono numeri interi. La cifra disponibile è il totale meno ciò che è previsto o fuori sulle liste di carico degli eventi, meno gli articoli danneggiati, esauriti e mancanti.
• Il costo unitario serve solo per il riquadro Valore totale. Il denaro che spende effettivamente viene registrato come acquisti.

Risoluzione dei problemi

• L'SKU viene rifiutato — un altro Suo articolo lo usa già.
• Prestato da non compare — scelga prima In prestito sotto Proprietà.
• Non posso scegliere una persona sotto Chi l'ha — l'elenco mostra il Suo elenco dei volontari. Aggiunga prima la persona sotto Volontari.

Vedi anche

• Inventario di squadra: panoramica
• Volontari

Quando una squadra acquista qualcosa per l'inventario, lo registra come acquisto: la quantità entra nelle scorte, lo scontrino viene conservato e la spesa compare tra le uscite dell'evento. Se un volontario ha pagato di tasca propria, l'acquisto resta aperto finché non lo segna come rimborsato. Trova l'elenco sotto Inventario → Acquisti, e ciò che c'è da acquistare sotto Inventario → Lista della spesa.

Registrare un acquisto

1. Apra l'articolo acquistato nella pagina Inventario (Modifica).
2. In Registra un acquisto inserisca la Quantità acquistata, l'Importo pagato e la Data.
3. Sotto Pagato da scelga L'associazione, oppure il volontario che ha pagato. L'acquisto di un volontario è contrassegnato Da rimborsare finché non lo salda.
4. Facoltativamente scelga Per l'evento e alleghi lo Scontrino (PDF, JPG, PNG o WebP, fino a 10 MB).
5. Clicchi su Registra un acquisto. La quantità viene aggiunta subito alle scorte dell'articolo.

La pagina Acquisti

Ogni acquisto di ogni squadra è elencato, dal più recente, con data, articolo, squadra, chi ha pagato e importo. Un responsabile di squadra vede solo gli acquisti della propria squadra.

1. L'avviso giallo indica il totale ancora da rimborsare ai volontari. Clicchi su Spettacolo per elencare solo quelli aperti.
2. La colonna Pagato da mostra il volontario e Da rimborsare oppure Rimborsato. Gli acquisti pagati dall'associazione non hanno alcun contrassegno.
3. Un clic su Scontrino apre il file allegato. Gli scontrini sono privati: possono aprirli solo lei e il responsabile della squadra.
4. Quando ha pagato il volontario, clicchi su Segna come rimborsato. Segna come non rimborsato annulla l'operazione. Solo lei, in qualità di organizzatore, può farlo; un responsabile vede lo stato ma non ha il pulsante.

La lista della spesa

La lista della spesa mostra ogni articolo attivo al livello o sotto la scorta minima, raggruppato per squadra. Le squadre senza articoli non compaiono, e il Magazzino comune è un gruppo come un altro.

1. Ogni gruppo di squadra elenca i propri articoli; la riga a destra indica quanti ne restano e il minimo.
2. La casella Condividi la lista contiene la stessa lista come testo semplice, con il nome della squadra in grassetto per WhatsApp.
3. Clicchi su Copia e la incolli nel gruppo della sua squadra.

Da sapere

• Un acquisto è una normale spesa. Compare tra le uscite dell'evento e nel suo conto economico; il titolo recita “40 × Riso basmati”. L'attrezzatura è classificata nella categoria attrezzatura, i materiali di consumo in altro. La valuta è quella dell'articolo, oppure euro se non ne ha una.
• Se non sceglie un evento, l'acquisto appartiene alla sua organizzazione e non a un singolo evento.
• Il denaro viene solo registrato. La piattaforma non rimborsa nessuno: lo fa lei e poi lo segna.
• Usi Rifornimento nella pagina dell'articolo invece di un acquisto quando non è stato comprato nulla.

Risoluzione dei problemi

• L'articolo non è nella lista della spesa — non ha una soglia impostata, oppure la quantità disponibile è ancora superiore. Le quantità previste per un evento contano come non disponibili.
• Un link allo scontrino dice non trovato — l'acquisto è stato registrato senza file.
• Il volontario manca sotto Pagato da — vengono proposte solo le persone del suo roster dei volontari.

Vedi anche

• Inventario della squadra: panoramica
• Articoli: aggiungerli, trovarli e gestirli
• L'inventario della sua squadra (responsabili di squadra)

Una lista di carico indica quali articoli ogni squadra porta a un evento, in quale quantità e cosa è tornato indietro. Ogni evento ha le proprie liste, una per squadra più quella del Magazzino comune. Apra l'evento e scelga Gestisci → Operazioni del giorno → Inventario evento. Gli editor dell'evento e i responsabili dei volontari vedono le liste di ogni squadra; un responsabile di squadra vede solo le liste delle squadre che guida.

Pianificare cosa va all'evento

1. Clicchi su Assegna articolo in alto nella pagina e scelga l'Articolo. L'elenco è raggruppato per squadra e mostra quanti sono disponibili. Gli articoli già presenti nella lista di questo evento, o che non hanno più disponibilità, non vengono proposti.
2. Inserisca la Quantità e, se vuole, una nota, poi clicchi su Assegna. Non può pianificare più di quanto è disponibile.
3. La riga compare nel riquadro della sua squadra con lo stato Assegnato: “Pianificati 420 · portati 0 · rientrati 0”, e un pulsante Portato all'evento per il giorno dell'evento.

Il giorno dell'evento: portati, poi rientrati

1. Quando gli articoli lasciano il magazzino, inserisca il numero sulla riga e clicchi su Portato all'evento. Lo stato diventa In prelievo.
2. Quando rientrano, compili il modulo di rientro sulla stessa riga: Restituito, Danneggiato (attrezzatura) oppure Esaurito (materiali di consumo), Mancante e una nota. Clicchi su Salva. I numeri insieme non possono superare ciò che è ancora fuori.
3. Quando tutto è stato contato, la riga riporta Restituito.

Le quantità esaurite o mancanti escono dalle scorte in modo definitivo. Un articolo mancante che ricompare in seguito può essere aggiunto di nuovo con Rifornimento nella sua pagina.

Cosa manca ancora

Una volta registrato, tutto ciò che manca — e, dopo la conclusione dell'evento, tutto ciò che è ancora fuori — viene raccolto in un riquadro giallo Non ancora rientrato. Elenca la squadra e gli articoli. Clicchi su Crea un'attività per la squadra per aggiungere un'attività per quella squadra, “Ritrovare gli articoli mancanti”, con scadenza tra sette giorni e l'elenco di ogni riga. Compare nella pagina Il mio volontariato dei membri e presso il loro responsabile.

I moduli di rientro compaiono su ogni riga con articoli ancora fuori. Le righe del Magazzino comune non hanno il pulsante attività, perché il Magazzino comune non ha una squadra cui assegnare l'attività.

Da sapere

• Assegnare non sposta nulla: il numero disponibile dell'articolo scende, così nessun altro pianifica le stesse sedie, e torna quando vengono restituite.
• Può rimuovere una riga (Rimuovi dalla lista) solo finché nulla è stato portato, oppure quando tutto è rientrato.
• Nella pagina di un articolo il pannello Prenotato agli eventi mostra la stessa riga con i pulsanti Portati e Tutti rientrati — pensati per l'uso dopo la scansione di un'etichetta. Tutti rientrati conta tutto come restituito, non come esaurito.
• Copiare la configurazione da un evento precedente (Gestisci → Volontari) può portare con sé le liste di carico, quando ci sono scorte sufficienti.

Risoluzione dei problemi

• Solo X unità disponibili — il resto è pianificato per un altro evento oppure è ancora fuori. Riduca la quantità oppure faccia rientrare prima gli articoli dell'altro evento.
• L'articolo non è nell'elenco — è già nella lista di questo evento (modifichi invece la riga), è disattivato, oppure non ha disponibilità.
• Un responsabile vede una pagina vuota — vede solo le squadre che guida.

Vedi anche

• Inventario della squadra: panoramica
• Etichette QR
• Volontari

Un'etichetta QR su un articolo permette a chiunque di aprirlo con il telefono: scansionandola si apre la pagina dell'articolo, con il suo luogo, la sua posizione nella lista di carico e i pulsanti per segnarlo come portato o rientrato. Stampi le etichette da Inventario → Etichette QR.

Stampare le etichette

1. Nella pagina Inventario, se vuole, filtri per Squadra; il pulsante Etichette QR mantiene il suo filtro, così stampa le etichette di una squadra alla volta.
2. Clicchi su Etichette QR. Si apre un foglio semplice con un'etichetta per ogni articolo attivo: il codice QR, il nome, la squadra (o il Magazzino comune) e lo SKU.
3. Clicchi su Stampa. Il pulsante e l'intestazione non vengono stampati, solo le etichette.
4. Tagli lungo le linee tratteggiate e applichi ogni etichetta sull'articolo o sulla scatola.

Ogni etichetta mostra il nome dell'articolo sotto il codice.

Scansionare un'etichetta

1. Punti la fotocamera del telefono sul codice e apra il link. Deve aver effettuato l'accesso.
2. Se è l'organizzatore, l'articolo si apre nella sua pagina Inventario. Se guida la squadra cui appartiene l'articolo, si apre nella pagina dell'inventario della sua squadra.
3. Se l'articolo è nella lista di carico di un evento in corso o imminente, il pannello in alto Prenotato agli eventi mostra i numeri e due pulsanti: Portati segna come portato tutto ciò che deve ancora partire, Tutti rientrati segna come rientrato tutto ciò che è fuori. Per gli articoli esauriti, danneggiati o mancanti usi la lista di carico completa.

L'intestazione del pannello presenta gli eventi; Portati registra come portata l'intera quantità pianificata, e Lista di carico apre la lista dell'evento. Gli eventi terminati da più di sette giorni non vengono più mostrati.

Da sapere

• Il codice contiene un token casuale, mai un id, e nulla sull'articolo in sé. Chiunque trovi un'etichetta senza autorizzazione viene respinto e non vede nulla sull'articolo né su chi lo detiene.
• Gli articoli del Magazzino comune si aprono solo per l'organizzatore, perché non hanno un responsabile di squadra.
• L'etichetta di un articolo che disattiva non viene più stampata. Stampare di nuovo non cambia mai un codice esistente, quindi le vecchie etichette continuano a funzionare.

Risoluzione dei problemi

• La scansione dice accesso negato — ha effettuato l'accesso con un account che non è proprietario dell'inventario né responsabile di quella squadra.
• La scansione mi chiede di accedere — è normale; acceda e apra di nuovo l'etichetta.
• Il foglio è vuoto — la squadra scelta non ha articoli attivi.

Vedi anche

• Inventario della squadra: panoramica
• Liste di carico degli eventi

Gli organizzatori su EventMann possono chiederle di aiutare gratuitamente ai loro eventi, e alcuni eventi le permettono di offrire il suo aiuto dalla pagina dell’evento. Tutto ciò che riguarda questo — i suoi inviti, i suoi turni, le sue attività, i suoi dati e il suo biglietto di ringraziamento — si trova in Il mio volontariato nel suo account. Questo articolo è la mappa; ogni parte ha il suo articolo.

Cosa può fare qui

• Rispondere a un invito — l’e-mail dell’organizzatore chiede «Può aiutare?». La apra e scelga Sì o No. Un no non richiede nulla; un sì richiede un account EventMann gratuito con quell’indirizzo, che crea o con cui accede proprio lì. Vedi Rispondere a un invito.
• Offrire il suo aiuto — quando la pagina di un evento dice «Vuoi aiutare a questo evento?», oppure un responsabile di team le invia un link di adesione. Vedi Iscriversi o aderire a un team.
• Vedere i suoi turni, fare check-in e check-out, prendere o restituire un turno — vedi Il mio volontariato: turni e check-in.
• Lavorare sulle sue attività — stato, lista di controllo e commenti. Vedi Le sue attività di volontariato.
• Gestire una parte di un evento — se l’organizzatore le ha dato un ruolo, come coordinatore dei volontari o biglietteria, oppure lei guida un team. Vedi Ruoli dei volontari e Il mio lavoro e Guida per il responsabile di team.
• Ottenere il suo biglietto di volontario — se l’organizzatore ne offre uno, Il mio volontariato mostra un pulsante Ottieni il mio biglietto che apre la pagina dell’evento. Solo i volontari confermati possono acquistarlo, autenticati. È gratuito o ridotto, di solito uno a testa.

Dove trovarlo

• Acceda e scelga Il mio volontariato nel menu del suo account. La voce compare quando un organizzatore ha il suo indirizzo e-mail in un elenco di volontari, oppure quando si è candidato lei.
• La pagina richiede un indirizzo e-mail confermato. Gli organizzatori la invitano via e-mail; gli inviti vengono collegati al suo account solo quando quell’indirizzo è confermato.

Da sapere

• Può cambiare la sua risposta: dire sì dopo un no precedente, oppure tirarsi indietro se non può più venire. Tirarsi indietro libera i suoi turni e restituisce le sue attività al team.
• Riceve un’e-mail quando viene messo in un turno o le viene assegnata un’attività, e un promemoria circa un giorno prima di ogni turno. Un’attività con un orario di inizio invia un promemoria poco prima.
• Il volontariato non è retribuito. Il suo nome, la sua e-mail, il suo numero di telefono e le sue competenze vengono condivisi con l’organizzatore perché possa organizzare il team.
• Ogni invito contiene un link per smettere di ricevere gli inviti di quell’organizzatore. Gli altri organizzatori non sono coinvolti.
• Gli orari dei turni e delle attività sono nel fuso orario proprio dell’evento.

Risoluzione dei problemi

• Il mio volontariato è vuoto — acceda con l’indirizzo a cui è stato inviato l’invito, e verifichi che sia confermato.
• Non riesco a fare il check-in — il check-in si apre un’ora prima dell’inizio del turno e si chiude alla sua fine. Se arriva fuori da quell’orario, chieda al responsabile o all’organizzatore di farle il check-in dal turno.
• Non vedo il biglietto di volontario — compare quando è confermato per quell’evento e ha effettuato l’accesso. Se l’evento non ne ha uno, l’organizzatore non lo ha predisposto.

Vedi anche

• Impostazioni dell’account
• Preferenze di notifica
• Volontari (per gli organizzatori)

Quando un organizzatore la invita ad aiutare a un evento, riceve un’e-mail «Può aiutare a …?» con un pulsante Rispondi all’invito. Il pulsante apre una pagina riservata a lei. Dire no richiede un clic e nient’altro. Dire sì richiede di avere un account EventMann gratuito con l’indirizzo a cui è stato inviato l’invito: quell’account è dove vede i suoi turni, le sue attività e il team. Il link è personale: non lo inoltri.

Rispondere all’invito

1. Apra il link nell’e-mail. La pagina mostra l’evento, quando e dove si svolge, e la sua risposta attuale (Invitato).
2. Tocchi Sì, ci sto per entrare nel team, oppure No, non questa volta per rifiutare. La riga sotto i pulsanti le dice cosa richiede un sì.
3. Ciò che accade dopo il Sì dipende dal suo account:
   • Nessun account su quell’indirizzo — la pagina apre un breve modulo per l’account, descritto sotto.
   • Ha già un account — viene portato alla pagina di accesso con il suo indirizzo già inserito. Dopo l’accesso torna direttamente all’invito, e il suo sì viene registrato.
   • Ha già effettuato l’accesso con quell’indirizzo — il suo sì viene registrato subito.
   • Il suo indirizzo non è ancora confermato — le viene chiesto di confermarlo prima. Il suo sì viene registrato quando torna all’invito.
   • Ha effettuato l’accesso come un’altra persona — la pagina lo segnala e offre Esci e continua. Un sì non viene mai registrato per un account diverso.
4. Una volta registrato il suo sì, vede un ringraziamento, l’organizzatore viene avvisato e riceve un’e-mail «È nel team». L’organizzatore poi la mette nei turni e le assegna delle attività, e lei viene avvisata via e-mail ogni volta.

Crea il suo account e dica sì

1. Sotto Crea il tuo account gratuito per dire sì controlli il suo nome; l’indirizzo e-mail è fisso su quello a cui è stato inviato l’invito.
2. Scelga una password e la ripeta.
3. Tocchi Crea l’account e di’ sì.
4. Ha effettuato l’accesso e arriva su Il mio volontariato, già nel team. L’account viene confermato subito, perché vi è arrivato tramite il link inviato a quell’indirizzo.

Un link non può mai impostare una nuova password per un account che esiste già: se qualcuno ha già un account su quell’indirizzo, la pagina lo invita ad accedere.

Confermato dall’organizzatore

A volte l’organizzatore o un responsabile di team la conferma senza attendere la sua risposta, perché lei ha già detto sì al telefono. Se non ha ancora un account, l’e-mail «È nel team» lo dice, e il suo pulsante Crea il mio account apre lo stesso modulo. L’organizzatore può anche rinviarle quel link con Invia link di registrazione. Finché non crea l’account, lei è nel team ma non può vedere i suoi turni e le sue attività.

Cambiare idea

• Riapra lo stesso link. Dopo un sì il pulsante dice Non ce la faccio dopo tutto; le viene chiesto di confermare e i suoi turni vengono liberati per qualcun altro.
• Dopo un no che ha dato lei stessa, può ancora scegliere Sì — con il suo account, come sopra. Una candidatura rifiutata dall’organizzatore non può essere riaperta da lei, e nemmeno un invito che è stato rimosso.
• Una volta concluso o annullato l’evento, la pagina non accetta più risposte.

Smettere di ricevere inviti

La riga Non invitarmi più agli eventi di … in fondo blocca gli inviti di volontariato da questo organizzatore, dopo che lei conferma. Non richiede un account. Un invito ancora aperto viene rifiutato. Non influisce sugli altri organizzatori. Se in seguito si iscrive lei stesso a uno dei loro eventi dalla pagina pubblica, questo annulla di nuovo la rinuncia.

Da sapere

• L’organizzatore viene avvisato del suo sì solo quando è registrato — dopo che lei ha creato l’account o ha effettuato l’accesso. Fino ad allora risulta ancora Invitato nel suo elenco.
• L’account è un normale account EventMann gratuito. Può usarlo anche per acquistare biglietti.
• Il link funziona da qualsiasi dispositivo. Dire no o rinunciare non richiede l’accesso.
• Il mio volontariato elenca lo stesso invito con gli stessi due pulsanti finché non ha risposto.

Risoluzione dei problemi

• «Questa risposta non è più possibile qui» — l’organizzatore ha già cambiato il suo stato, per esempio l’ha rimossa. Lo contatti.
• Nessun pulsante Sì — ha già detto sì, la candidatura è stata rifiutata, l’evento è concluso, oppure ha effettuato l’accesso come un’altra persona (prima esca).
• Ho effettuato l’accesso ma la mia risposta è ancora Invitato — ha acceduto con un indirizzo diverso. Esca e acceda con l’indirizzo a cui è stato inviato l’invito, poi riapra il link.
• Ho dimenticato la password del mio account esistente — usi Hai dimenticato la password? nella pagina di accesso, poi riapra il link dell’invito.
• Il link dice non trovato — l’evento è stato eliminato, oppure ha aperto un link abbreviato o modificato. Usi il pulsante nell’e-mail.

Vedi anche

• Fare volontariato a un evento
• Il mio volontariato: turni e check-in
• Impostazioni dell’account

Il mio volontariato è la Sua pagina per tutto ciò che fa come volontario. Acceda e scelga Il mio volontariato nel menu del Suo account. C’è una scheda per ogni evento, prima gli eventi futuri e poi quelli conclusi. Ogni scheda mostra l’evento, la data, l’organizzatore, la Sua squadra e il Suo stato.

Se è membro principale di una delle squadre permanenti dell’organizzatore, la pagina si apre con un blocco Le tue squadre: una scheda per ogni squadra con tutte le attività della squadra e un link all’Inventario della squadra. Vedi Le sue attività da volontario e L’inventario della sua squadra. Se guida una squadra, il blocco si chiama invece Squadre che guida.

Che cosa indica una scheda

• Invitato — la scheda le chiede di rispondere con Sì, aiuterò oppure No, non questa volta.
• Candidatura inviata — la Sua richiesta è presso l’organizzatore. Riceverà un’e-mail quando decideranno.
• Confermato — è nella squadra. La scheda mostra il ringraziamento dell’organizzatore, i Suoi turni e le Sue attività, i turni liberi che può prendere, la Sua disponibilità e le Sue ore.

Su una scheda di invito, tocchi Sì, aiuterò oppure No, non questa volta.

Registrare ingresso e uscita

Le Sue ore si contano dalla registrazione dell’ingresso a quella dell’uscita, quindi registri entrambe.

1. Apra la scheda dell’evento di oggi; il titolo ne indica il nome. Ogni turno riporta titolo, orario e luogo.
2. Sotto Turni trovi il turno e tocchi Registra ingresso quando arriva. Il pulsante è disponibile da un’ora prima dell’inizio del turno fino alla sua fine.
3. Quando ha finito, tocchi Registra uscita. Il turno mostra poi le ore lavorate.
4. Il Suo totale per l’evento si trova in fondo alla scheda.

Un turno su cui non è stata registrata l’uscita non conta nulla finché lei stesso o l’organizzatore non lo chiudete.

Restituire un turno

Quando l’organizzatore consente ai volontari di scegliere i propri turni, accanto a ciascuno dei Suoi turni vede Restituisci.

1. Tocchi Restituisci accanto al turno e confermi.
2. I responsabili della Sua squadra e l’organizzatore vengono informati che il turno è di nuovo scoperto.

Può restituire un turno fino al limite impostato dall’organizzatore, per impostazione predefinita 24 ore prima del turno, e mai dopo aver registrato l’ingresso. Dopo, si rivolga al Suo responsabile; il pulsante è stato tolto di proposito.

Prendere un turno libero

Se l’organizzatore ha attivato I volontari scelgono i propri turni, la scheda contiene il blocco Turni liberi che può prendere.

1. Legga il blocco — indica quanto tempo prima dell’inizio può ancora restituire il turno.
2. Tocchi Prendi sul turno che desidera.

Vede i turni della Sua squadra e i turni che non appartengono a nessuna squadra, solo quelli non ancora iniziati e che hanno ancora posti. Un turno viene rifiutato se si sovrappone a uno dei Suoi, se è al completo nel momento in cui lo tocca, oppure se appartiene a un’altra squadra.

Indicare quando può aiutare

Il campo Quando può aiutare? su ciascuna scheda è un testo libero per l’organizzatore o per il Suo responsabile, ad esempio “sabato pomeriggio”. Scriva il testo e tocchi Salva.

Inserisca il testo e tocchi Salva. Può contenere fino a 500 caratteri.

Da sapere

• Cambia la mia risposta in fondo a una scheda apre la pagina del Suo invito, finché l’evento accetta ancora risposte.
• Il biglietto da volontario compare come nota con Ottieni il mio biglietto finché l’evento non è concluso.
• Riceve un’e-mail di promemoria circa un giorno prima di ogni turno, con le attività di quel turno.

Risoluzione dei problemi

• Non vede il pulsante Registra ingresso — si apre un’ora prima del turno. Fuori da quella finestra, chieda al Suo responsabile di registrarla.
• Non vede il pulsante Restituisci — l’evento non lo consente, il limite è scaduto oppure ha già registrato l’ingresso.
• Non ci sono turni liberi — l’organizzatore non ha attivato l’autoservizio, oppure non resta nulla per la Sua squadra.
• Non vede il blocco Le tue squadre — non è membro principale di una squadra, oppure ne è responsabile (allora vede Squadre che guida). Chieda all’organizzatore.

Vedi anche

• Le sue attività da volontario
• L’inventario della sua squadra

Le attività sono i compiti che le vengono chiesti per un evento, come “Disporre 420 sedie”. Si trovano sulla sua scheda in Il mio volontariato sotto Attività. Può spuntarle, farle avanzare, seguire una checklist e scrivere commenti, il tutto dal telefono.

Quali attività sono sue

• Attività assegnate a lei per nome, da sola o insieme ad altri.
• Attività legate a un turno in cui lavora: tutti i presenti in quel turno le vedono.
• Attività per la sua squadra a quell’evento, quando la squadra è definita.
• Attività lasciate aperte a tutta la squadra dei volontari.
• Attività dalla bacheca attività dell’organizzatore, quando l’organizzatore gliele ha assegnate per nome.
• Se è membro principale di una squadra: ogni attività di quella squadra, sotto Le tue squadre in cima alla pagina.

Lavorare su un’attività

1. Legga il titolo, l’ora di inizio e di scadenza e la descrizione sotto di esso.
2. Quando ha finito, tocchi il quadratino davanti all’attività. Tocchi di nuovo per riaprirla.
3. Per mostrare a che punto è, cambi lo stato. La Sua lista offre Apra, In corso, Bloccati e Fatto; scelga Bloccati quando sta aspettando qualcosa. La modifica si salva da sola.
4. Se l’attività ha una checklist, tocchi ogni riga quando la completa. L’intestazione riporta “2 di 4 fatti”.
5. Apra commenti per leggere quello che ha scritto la squadra e per aggiungere il Suo. L’elenco si apre da solo quando qualcuno ha scritto nell’ultimo giorno.

Attività dalla bacheca dell’organizzatore

Un’attività che l’organizzatore le ha assegnato sulla propria bacheca appare allo stesso modo, con i propri stati: Pagamenti in Attesa, In corso, Bloccati e Completato.

La spunti, oppure falla avanzare con lo stato.

Le attività della sua squadra (membri principali)

Un membro principale di una squadra permanente vede l’intero lavoro della squadra, non solo il proprio. In cima a Il mio volontariato, il blocco Le tue squadre contiene una scheda per ogni squadra di cui è membro principale, con le attività di quella squadra negli eventi per cui è confermato, raggruppate per evento. Prima vengono gli eventi futuri; un evento resta visibile per 30 giorni dopo la conclusione, così un seguito come la ricerca di oggetti mancanti resta raggiungibile.

1. Trovi la scheda della Sua squadra. Inventario apre le scorte della squadra.
2. Sotto ogni attività vede per chi è: persone nominate, tutti i presenti in un turno oppure l’intera squadra.
3. Spunti un’attività, cambi il suo stato, segua la checklist o scriva un commento, esattamente come per le Sue attività. Può farlo su qualsiasi attività della Sua squadra, ad esempio per aiutare un collega che è bloccato.

Aggiungere, eliminare e assegnare attività alle persone resta al responsabile della squadra e all’organizzatore. Un’attività che è anche sua compare sia qui sia nella scheda dell’evento; una modifica in un punto si vede anche nell’altro.

Da sapere

• Un’attività condivisa da un turno o da una squadra è una sola attività per molte persone. L’organizzatore vede chi l’ha spuntata.
• Può modificare solo le attività che sono sue, oppure le attività di una squadra di cui è membro principale. Ogni Sua azione su un’attività viene verificata rispetto al Suo posto confermato in quell’evento.
• Se si ritira da un evento, le attività che le erano state assegnate per nome tornano alla squadra.
• Le attività con un orario di inizio le inviano un’e-mail poco prima che inizino; le attività di un turno compaiono nel promemoria del turno.

Risoluzione dei problemi

• “Nessuna attività” — non è stato assegnato nulla a lei o alla sua squadra. Chieda al Suo responsabile.
• Un commento non si salva — non può essere vuoto e può contenere al massimo 2.000 caratteri.
• Ho spuntato un’attività per errore — tocchi di nuovo il quadratino.

Vedi anche

• Il mio volontariato: turni e registrazione dell’ingresso
• Fare il volontario a un evento
• L’inventario della sua squadra

Ci sono due modi per offrire Lei stesso il Suo aiuto senza aspettare un invito: l’iscrizione dalla pagina di un evento e un link di adesione che un responsabile di squadra condivide nella chat del gruppo. Entrambi richiedono un account con un indirizzo e-mail confermato.

Iscriversi dalla pagina dell’evento

Se l’organizzatore ha attivato l’iscrizione dei volontari per un evento in corso, la sua pagina mostra “Vorrebbe aiutare a questo evento?” con il link Aiutaci come volontario. Il link compare anche sul biglietto da volontario.

1. Acceda e clicchi su Aiutaci come volontario.
2. Legga il testo dell’organizzatore sopra il modulo: in cosa consiste l’aiuto, quando arrivare, a chi rivolgersi.
3. Controlli il modulo. Il Suo indirizzo e-mail è fisso. Può aggiungere facoltativamente un Telefono, le Sue Competenze separate da punti e virgola o virgole, e un messaggio sotto C’è qualcosa che l’organizzatore dovrebbe sapere?.
4. Tocchi Aiutaci come volontario.

La Sua candidatura va all’organizzatore, che l’accetta o la rifiuta. Riceve un’e-mail in entrambi i casi, e fino ad allora la candidatura compare come Candidatura inviata in Il mio volontariato. Nessuno viene accettato automaticamente. Se era già stato invitato, iscriversi vale come il Suo sì.

Entrare in una squadra con un link

Un responsabile di squadra può pubblicare un link di adesione per la propria squadra a un evento. Funziona anche quando l’iscrizione pubblica dalla pagina dell’evento è disattivata.

1. Apra il link e acceda se Le viene chiesto.
2. La pagina indica la squadra a cui sta aderendo.
3. Compili il modulo come sopra e tocchi Aiutaci come volontario.

Entra in quella squadra come candidato, e il responsabile della squadra La accetta. Se era già nell’evento senza squadra, il link La inserisce in quella squadra.

Da sapere

• Il Suo numero di telefono viene aggiunto all’elenco dell’organizzatore solo se non ne aveva uno; le competenze vengono annotate solo se è nuovo nell’elenco di quell’organizzatore.
• Iscriversi annulla anche un precedente “non invitarmi” di quell’organizzatore.
• Se è già nell’evento, la pagina lo indica e mostra il Suo stato.

Risoluzione dei problemi

• La pagina non viene trovata — l’iscrizione è disattivata, l’evento non è in vendita, è terminato, oppure il responsabile ha disattivato il link di adesione.
• Vengo mandato ad accedere — le pagine richiedono un account con un indirizzo e-mail confermato.
• Non ho ricevuto risposta — chieda all’organizzatore o al responsabile della squadra; le candidature attendono la loro decisione.

Vedi anche

• Fare volontariato a un evento
• Guida per il responsabile di squadra

Alcuni volontari fanno più che aiutare: un organizzatore può affidarLe un ruolo per un evento, come Coordinamento volontari, Biglietteria, Ingresso / check-in, Responsabile della sede, Marketing o Finanza, oppure uno dei ruoli personalizzati dell’organizzatore. Il ruolo apre le schermate dell’organizzatore per quell’evento, e solo quelle di cui il ruolo ha bisogno.

Come si riconosce un ruolo

1. Sulla scheda dell’evento in Il mio volontariato vede una nota lilla: Aiuta a gestire questo evento come: Coordinamento volontari, con il pulsante Apri «Il mio lavoro».
2. Nel menu sotto il Suo avatar, la voce Lavoro sull’evento elenca i Suoi ruoli e porta a Il mio lavoro. Su un telefono si trova nel menu come Il mio lavoro.

Il mio lavoro

Il mio lavoro elenca ogni evento in cui ha un ruolo, con il ruolo come etichetta e l’organizzatore e la data. Ogni riga ha un solo pulsante per ciò a cui serve quel ruolo: Scansiona per l’ingresso, Ordini, Volontari, Gestione attività, Analisi o Panoramica.

1. Trovi l’evento e legga l’etichetta del ruolo.
2. Clicchi sul pulsante per aprire le schermate di quell’evento.

Cosa vede un coordinatore

Un coordinatore dei volontari apre le pagine Volontari dell’evento con tutte le schede — Persone, Turni, Compiti, Scaletta, Live, Messaggi, Impostazioni ed Elenco — e la bacheca attività. Invita e conferma le persone, pianifica turni e compiti, invia messaggi e, per i ruoli che ricopre lui stesso, affida ruoli ad altri volontari. Vede anche la panoramica dell’evento e i suoi elenchi di materiale. Non vede ordini, denaro né impostazioni che il Suo ruolo non comprende.

Solo questo evento Le è accessibile; gli altri eventi dell’organizzatore restano chiusi.

Da sapere

• Un ruolo vale per un solo evento. Scade 30 giorni dopo l’evento, così il lavoro di contabilità può essere completato dopo la chiusura delle porte.
• Vale solo finché è confermato per l’evento e ha effettuato l’accesso con l’indirizzo e-mail confermato che l’organizzatore ha in archivio. Se si ritira dall’evento, i ruoli terminano.
• Nessuno può affidare un ruolo che non possiede interamente, quindi un coordinatore può nominare un altro coordinatore ma non può assegnare la Finanza.
• I responsabili di squadre permanenti ricevono anche un ruolo per essere responsabili, e possono riceverne un ulteriore che l’organizzatore ha collegato alla squadra (ad esempio Biglietteria per i responsabili della Registrazione). Vedi Guida per il responsabile di squadra.
• Un’e-mail La informa quando le viene affidato un ruolo. Se non ha ancora un account per quell’indirizzo, l’e-mail La indirizza a configurarne uno.

Risoluzione dei problemi

• Non c’è una riga Il mio lavoro — non ha alcun ruolo attivo: l’evento è terminato da più di 30 giorni, non è confermato, oppure ha effettuato l’accesso con un altro indirizzo.
• Una pagina dice accesso negato — il Suo ruolo non la comprende. Chieda all’organizzatore di modificare il Suo ruolo.

Vedi anche

• Fare volontariato a un evento
• Volontari (per gli organizzatori)
• Ruoli personalizzati

Un responsabile di squadra guida una squadra permanente di un’associazione, come Registrazione o Gestione delle sale, a ogni evento. Come responsabile Lei recluta persone nella Sua squadra, le conferma, pianifica i turni e le attività della squadra, scrive alle Sue persone e si occupa del materiale della squadra. Lo fa dal Suo account, non da un pannello organizzatore proprio. Questa guida è la panoramica; ogni parte rimanda ai suoi dettagli.

Cosa può fare qui

• Recluti dall’elenco dell’organizzatore, con un link di adesione o aggiungendo una persona nuova.
• Confermi i candidati e decida se una persona che invita è confermata subito.
• Pianifichi turni e attività per la Sua squadra e assegni le Sue persone.
• Segua la giornata dalla scaletta e dalla pagina dal vivo, e scriva alla Sua squadra.
• Si occupi del materiale della Sua squadra: articoli, lista della spesa, acquisti e ricevute. Vedi Il materiale della Sua squadra.

Apra i Suoi eventi

1. Apra il menu del Suo avatar. Sotto Lavoro sull’evento scelga il Suo ruolo oppure apra Il mio lavoro.
2. Clicchi il pulsante dell’evento: Volontari, oppure un altro pulsante se la Sua squadra ha anche un ruolo, come Biglietteria.
3. Nella barra laterale scelga Volontari. Un responsabile vede le schede Persone, Turni, Attività, Scaletta, Dal vivo, Messaggi ed Elenco. Non c’è una scheda Impostazioni: le impostazioni generali dell’evento restano all’organizzatore.

Recluti persone

In Persone, il blocco Squadre a questo evento mostra ogni squadra che Lei guida: quante persone sono confermate rispetto a quante ne servono alla squadra, e quante non hanno ancora risposto.

1. Imposti in Necessari quante persone servono alla Sua squadra e prema Salva.
2. Sotto Link di adesione crei un link e usi Copia o Condividi su WhatsApp. Chi lo apre accede e si candida alla Sua squadra; Lei accetta le candidature. Disattiva interrompe il link; un nuovo link sostituisce quello vecchio. Vedi Iscriversi o aderire a una squadra.
3. Clicchi su Invita dal tuo elenco in alto nella pagina per invitare persone che l’organizzatore già conosce.

Invitare dall’elenco: invita o conferma subito

1. Scelga le persone nell’elenco (ricerca, Seleziona tutto quello mostrato), oppure — nella prima parte — tutti coloro che hanno aiutato a uno degli eventi precedenti dell’organizzatore.
2. Nella Squadra compaiono solo le Sue squadre. Deve sceglierne una.
3. Lasci Già confermato (gliel’ho chiesto io) disattivato per inviare il normale invito «Può aiutarci?»; la persona risponde Sì o No, e un sì le chiede di creare un account gratuito o di accedere prima che conti. Lo attivi quando qualcuno ha già accettato con Lei: viene confermato subito e riceve «Fa parte della squadra» invece di un invito. Se non ha ancora un account, quell’email contiene un pulsante Crea il mio account, e in Persone risultano Ancora senza account con un pulsante Invia link di registrazione finché non ne ha uno.
4. Clicchi Invitali o Invita i selezionati. Una riga di esito indica quante persone sono state invitate e quante saltate (già nell’evento o che hanno chiesto di non essere invitate).

La stessa scelta si trova in Aggiungi qualcuno di nuovo, che aggiunge una persona all’elenco e la invita in un solo passaggio. Gli inviti partono al ritmo orario di invio dell’organizzatore, quindi un gruppo numeroso riceve la mail nel tempo.

Turni e attività

In Turni vede tutti i turni, ma può aggiungere, modificare o riempire solo quelli delle Sue squadre. Un nuovo turno o una nuova attività deve essere assegnato a una delle Sue squadre.

1. Apra Aggiungi un turno e compili cosa, quando, dove e quante persone servono.
2. Aggiunga al turno i membri confermati della Sua squadra. Una persona già in un altro turno in quell’orario viene saltata.
3. Su un turno della Sua squadra può registrare l’ingresso o l’uscita delle persone, oppure Togli qualcuno.

In Attività aggiunga un’attività con Aggiungi compito, per una persona, un turno o l’intera squadra, con un orario di inizio, una scadenza e una lista di controllo. Le attività mostrano stato, lista di controllo e commenti, che le Sue persone scrivono da Il mio volontariato.

Sola lettura e modifica

• Vede tutto, modifica la Sua squadra. Vede l’intero elenco Persone e l’elenco dei volontari — da lì recluta — ma può confermare, rifiutare, rinviare, rimuovere, assegnare una squadra e scrivere solo alle persone delle Sue squadre. Può inserire nella Sua squadra le persone che non ne hanno ancora una, con l’azione multipla Imposta team.
• I messaggi possono essere inviati solo alle Sue squadre e ai loro turni.
• I ruoli che può assegnare sono limitati a quelli che possiede Lei stesso.
• Copiare la configurazione di un evento precedente, e le impostazioni dell’evento (iscrizione, testo di ringraziamento, turni autonomi), restano all’organizzatore o a un coordinatore.
• Nelle pagine proprie dell’organizzatore non può cambiare le categorie, spostare un articolo in un’altra squadra o segnare gli acquisti come rimborsati.

Da sapere

• I responsabili fanno parte della squadra centrale del loro gruppo: a ogni evento un responsabile viene aggiunto automaticamente come confermato, mentre gli inviti agli altri membri della squadra centrale partono una volta pubblicato l’evento.
• Quando una delle Sue persone rinuncia a un turno, Lei e l’organizzatore ricevete una notifica.
• Se l’organizzatore ha assegnato un ruolo alla Sua squadra (il ruolo di responsabile), lo detiene a ogni evento a cui lavora, per esempio Biglietteria.

Risoluzione dei problemi

• Non vedo nessun link di adesione — lo crei sotto Squadre a questo evento; finché non lo fa, non ce n’è nessuno.
• Una persona è in grigio o saltata — è già nell’evento in qualche stato, oppure ha chiesto all’organizzatore di non invitarla.
• Un’azione viene rifiutata — la persona o il turno appartengono a un’altra squadra.

Vedi anche

• Il materiale della Sua squadra
• Ruoli di volontariato e Il mio lavoro
• Volontari (per gli organizzatori)

Se guida una squadra, si occupa delle scorte della squadra tra un evento e l’altro: che cosa c’è, dove si trova, che cosa comprare e che cosa è stato acquistato. Si trova in Il mio volontariato nel blocco Squadre che guida, che contiene i link a Inventario, Lista della spesa e Acquisti. Se è membro principale di una squadra, vede le stesse scorte in sola lettura, dal blocco Le tue squadre; vedi I membri principali: vedere le scorte della squadra più sotto.

Cosa può fare qui

1. Trovi il blocco e la squadra che guida.
2. Clicchi Inventario per gli articoli della squadra, Lista della spesa per ciò che è sceso al minimo, oppure Acquisti per gli acquisti della squadra con le relative ricevute.

• Il titolo della pagina è Inventario: Registrazione. Vede solo gli articoli della sua squadra, mai quelli di un’altra squadra né il Deposito comune.
• Aggiungi articolo crea un articolo per la sua squadra. La squadra non può essere cambiata; è la sua.
• Apra un articolo con Modifica per cambiarlo, indicare chi ne è in possesso o dove si trova, rifornirlo, registrare una manutenzione, registrare un acquisto con la sua ricevuta, oppure eliminarlo. Le pagine sono le stesse dell’organizzatore, vedi Articoli e Acquisti.
• La Lista della spesa contiene il testo da copiare nel gruppo WhatsApp della sua squadra.
• Etichette QR stampa le etichette per gli articoli della sua squadra.

Scansionare un’etichetta

Quando il telefono apre l’etichetta di uno degli articoli della sua squadra, si ritrova sulla pagina dell’articolo. Se l’articolo è in una lista di carico per un evento in corso o imminente, il pannello in alto Prenotato agli eventi mostra quanti sono previsti, portati e rientrati.

Il pannello contiene Portati per segnare come portato tutto ciò che era previsto, e Tutti rientrati quando è tutto di ritorno. Più sotto, Dove si trova indica chi ne è in possesso.

I membri principali: vedere le scorte della squadra

Un membro principale che non guida la squadra ottiene una pagina di sola lettura con gli articoli della squadra, così sa che cosa esiste e chi lo ha prima di andare a prendere qualcosa.

1. In Il mio volontariato, sotto Le tue squadre, clicchi Inventario sulla scheda della sua squadra. La pagina si chiama Inventario: Gestione sala.
2. Ogni articolo mostra il tipo, la condizione e la categoria, quanti sono disponibili sul totale, e chi lo ha (Con …) o dove è conservato (A …). Gli articoli che ha lei stesso in possesso sono evidenziati con Ce l’hai tu.
3. Un articolo al minimo o al di sotto mostra le sue cifre in rosso con il minimo; l’intestazione conta quanti articoli sono in esaurimento.
4. Sotto gli articoli, Liste di carico mostra ciò che la squadra porta a ciascun evento futuro per cui è confermato: la quantità prevista, quanti sono stati portati e quanti sono rientrati.

Nulla in questa pagina può essere modificato. Modificare un articolo, indicare chi ne è in possesso, rifornire e registrare un acquisto restano al responsabile della squadra e all’organizzatore; quindi informi il Suo responsabile quando prende o restituisce qualcosa.

Liste di carico per i Suoi eventi

Per un evento in cui lavora, la lista di carico della sua squadra è la pagina Inventario evento nella barra laterale Gestione dell’evento. Vede e modifica solo le liste delle squadre che guida. Vedi Liste di carico per l’evento. Dopo un evento, gli articoli mancanti diventano un’attività per la sua squadra in Il mio volontariato.

Da sapere

• L’organizzatore rimborsa i volontari che hanno anticipato denaro di tasca propria. Vede che un acquisto è Da rimborsare, ma non può segnarlo come rimborsato.
• Le ricevute sono riservate all’organizzatore e a lei.
• Le categorie sono dell’organizzatore; può sceglierne una per un articolo, ma non aggiungerne o rimuoverne.
• Gli articoli delle altre squadre non sono visibili, e il prestito tra squadre avviene chiedendosi l’un l’altro, al di fuori della piattaforma.

Risoluzione dei problemi

• Non vede il blocco Squadre che guida — l’organizzatore non l’ha indicata come responsabile di una squadra, oppure il Suo elenco non è collegato al Suo indirizzo e-mail confermato.
• Non vede il link Inventario sotto Le tue squadre — non è membro principale di quella squadra. I membri ordinari non vedono le scorte della squadra; chieda al Suo responsabile o all’organizzatore.
• La lista di carico è vuota — non è ancora previsto nulla per la sua squadra in un evento imminente a cui è confermato.
• Una scansione viene rifiutata — l’articolo appartiene a un’altra squadra o al Deposito comune.

Vedi anche

• Guida per il responsabile di squadra
• Inventario di squadra: panoramica