Evenementen organiseren met teams van vrijwilligers

Voor verenigingen waarvan de evenementen door vrijwilligers worden gedraaid: de lijst, vaste teams en hun leiders, rollen, diensten, taken, teamvoorraad en de evenementdag, en wat uw vrijwilligers zien.

Editie van 18 oktober 2026

De nieuwste versie van elk hoofdstuk staat in het Helpcentrum: https://eventmann.com/nl/help

Hoofdstuk 1

Vrijwilligers

1.1 Vrijwilligers

Vrijwilligers zijn de mensen die gratis helpen bij uw evenementen. EventMann geeft hen hun eigen hulpmiddelen: een bestand dat u over al uw evenementen heen bijhoudt, vaste teams met teamleiders, een uitnodiging per evenement, een rooster, taken, berichten en een live weergave voor de dag zelf. Het is gemaakt voor verenigingen waarvan het hele evenemententeam uit vrijwilligers bestaat, maar het werkt net zo goed voor één helper bij één evenement. U vindt het op twee plaatsen: Vrijwilligers in de groep Groei van uw zijbalk voor alles wat meerdere evenementen omvat (bestand, teams, import), en Vrijwilligers onder Team & partners in het Beheer-menu van een evenement voor alles wat bij één evenement hoort.

Het zijbalkitem Vrijwilligers opent het vrijwilligersbestand. De tabbalk daarboven leidt naar Teams en Vrijwilligers importeren.

Vrijwilligers, personeel en leden zijn drie verschillende dingen

	Vrijwilligers	Personeel	Leden
Wie	Mensen die gratis helpen, vaak keer op keer	Betaalde helpers voor één evenement	Mensen die bij u een lidmaatschap hebben gekocht
Waar	Bestand, Teams en Beheer → Vrijwilligers	Beheer → Beheer personeel, het personeelsportaal	Instellingen → Lidmaatschap
Rooster	Vrijwilligersdiensten	Personeelsdiensten, met ruilen en salarisadministratie	Geen
Geld	Geen. Uren worden alleen geregistreerd	Uurtarieven en salarisadministratie	Abonnementsprijs, betaald door het lid

De drie gaan niet samen. Een vrijwilliger komt nooit op het personeelsrooster, en een vrijwilligersrooster voedt nooit de salarisadministratie. Als u iemand betaalt, hoort die persoon thuis onder Evenementpersoneel.

Wat u hier kunt doen

Houd een bestand bij van iedereen die heeft geholpen of die u wilt vragen, voeg mensen met de hand toe of importeer ze uit een spreadsheet — zie Het vrijwilligersbestand en de csv-import.
Beheer vaste teams zoals Registratie, Muziek of Keuken, elk met teamleiders en een kernteam dat op elk evenement zit — zie Vaste teams, teamleiders en het kernteam.
Nodig mensen uit voor een evenement, neem aanmeldingen aan en bevestig in één keer — zie Vrijwilligers voor een evenement uitnodigen, en Werven met aanmeldlinks, aanmelding en gekopieerde opzetten.
Geef evenementrollen uit zodat een vrijwilliger de ingang, de financiën of de andere vrijwilligers kan beheren — zie Vrijwilligersrollen en teamleiders.
Plan het werk met diensten, vrijwilligerstaken en het taakbord van het evenement.
Draai de dag met het draaiboek en de Live-weergave en berichten aan uw vrijwilligers.
Zorg voor uren en privacy — wie wat ziet, de urenverklaring en het verwijderen van een vrijwilliger, zie Vrijwilligersuren en privacy.
Bedank hen met een gratis of verlaagd ticket dat alleen uw vrijwilligers kunnen kopen — zie Het bedankticket voor vrijwilligers.

De pagina's van één evenement

Open een evenement en kies vervolgens Team & partners → Vrijwilligers. Bovenaan staat een tabbalk. Mensen toont wie is gevraagd en wat zij hebben geantwoord. Diensten en Taken zijn het rooster en de takenlijst, Draaiboek zet beide in tijdsvolgorde, Live toont wat er op dit moment gebeurt, Berichten schrijft naar het team, Instellingen bevat de vrijwilligersopties van het evenement, en Bestand is hetzelfde bestand als in uw organisatorpaneel, bedoeld voor mensen die alleen dit ene evenement beheren.

Een typisch verloop

Bouw eenmaal uw bestand op en stel uw teams in. Maak de mensen die er altijd zijn kern: zij worden aan elk nieuw evenement toegevoegd.
Open bij het evenement Mensen en nodig de rest uit, of plaats een aanmeldlink in uw WhatsApp-groep.
Voeg Diensten en Taken toe, of kopieer ze van het evenement van vorig jaar, en zet bevestigde mensen op de diensten.
Stuur vóór de dag zelf een Bericht, print het Draaiboek en controleer de teamgroottes bij Mensen.
Houd op de dag zelf Live open. Achteraf staan de uren in het bestand en kunt u voor elke vrijwilliger een verklaring downloaden.

Goed om te weten

Op het bestand staan is geen uitnodiging. Een lijst importeren verstuurt geen e-mail; u beslist per evenement wie u vraagt.
Alleen bevestigde vrijwilligers kunnen op diensten worden gezet, taken krijgen, een rol hebben en het bedankticket kopen.
Nee zeggen op een uitnodiging heeft geen account nodig. Ja zeggen wel: de vrijwilliger maakt via de uitnodigingspagina een gratis account aan of meldt zich aan, en pas dan is hij of zij bevestigd en wordt u geïnformeerd. Het account is hoe zij hun diensten en taken zien, inchecken en het bedankticket kopen. Hun kant staat beschreven in Vrijwilligerswerk bij een evenement.
Uitnodigings-, bevestigings- en berichtmails gaan uit binnen uw eigen limiet van berichten per uur (Instellingen → E-mail), zodat honderd uitnodigingen worden gespreid in plaats van in één keer verstuurd.
Elke uitnodiging bevat een link om uit te schrijven voor uw vrijwilligersuitnodigingen. Mensen die zich hebben uitgeschreven, worden overgeslagen wanneer u hen uitnodigt, en staan in het bestand als Willen geen uitnodigingen.
Een teamlid kan met vrijwilligers werken wanneer de rol het recht Vrijwilligers heeft; Teamleider (alleen eigen teams) beperkt dat tot de teams die zij leiden. Het recht Taken opent het taakbord. Beide worden aangevinkt in Aangepaste rollen.

Problemen oplossen

De vermeldingen van Vrijwilligers ontbreken in het menu — uw rol heeft voor dat evenement niet het recht Vrijwilligers. Vraag de organisator die het evenement beheert.
Een vrijwilliger zegt dat hij of zij de diensten niet kan zien — hij of zij heeft een account nodig op het e-mailadres waarop u heeft uitgenodigd, en dat adres moet bevestigd zijn. Als Mensen naast iemand Nog geen account toont, gebruik dan Aanmeldlink sturen.
Iemand is overgeslagen toen u uitnodigde — die persoon staat al bij dit evenement in een of andere status, of heeft zich uitgeschreven voor uw uitnodigingen.

Zie ook

1.2 Het vrijwilligersbestand en de csv-import

Het vrijwilligersbestand is uw lijst van iedereen die bij uw evenementen heeft geholpen, of die u graag zou willen vragen. Het hoort bij u, niet bij één evenement: een persoon wordt één keer toegevoegd, krijgt een vrijwilligersnummer zoals V0001 en behoudt zijn geschiedenis over al uw evenementen heen. U opent het onder Groei → Vrijwilligers in de zijbalk van uw organisator.

Wat u hier kunt doen

Mensen één voor één toevoegen, of de lijst die u al bijhoudt importeren als csv-bestand.
Zoeken en filteren op naam, team, vaardigheid, of iemand een account heeft, of iemand al eerder heeft geholpen, of iemand heeft gevraagd geen uitnodigingen te krijgen.
Contactgegevens, vaardigheden en uw eigen notities bewerken.
Zien hoeveel evenementen en uren elke persoon achter de rug heeft, en een urenoverzicht als pdf downloaden.
Het hele bestand als csv-bestand exporteren, of een persoon samen met zijn geschiedenis verwijderen.

Klik op Een vrijwilliger toevoegen om iemand toe te voegen, op Vrijwilligers importeren om een bestand te laden, of op CSV exporteren om de lijst te downloaden. De vier kaarten boven de tabel tellen iedereen in het bestand, degenen die hebben geholpen, degenen Met account en degenen die geen uitnodigingen willen; elke kaart is een snelkoppeling naar dat filter. Gebruik het zoekveld voor een naam, e-mailadres, telefoonnummer of vrijwilligersnummer, en de keuzelijsten, zoals Iedereen, om de lijst verder te beperken.

Een vrijwilliger toevoegen

Klik op Een vrijwilliger toevoegen.
Typ de Naam en het E-mailadres van de persoon. Beide zijn verplicht; het e-mailadres moet uniek zijn in uw bestand, en hoofdletters maken geen verschil.
Voeg Vaardigheden toe, gescheiden door puntkomma’s, bijvoorbeeld Ingang; Eerste hulp; Podiumploeg. Er worden maximaal 20 vaardigheden bewaard, en zij worden een filter in het bestand.
Schrijf eventueel Notities; die zijn alleen voor u.
Klik op Aan lijst toevoegen. Niemand wordt een e-mail gestuurd.

De tabel lezen

Elke rij begint met het vrijwilligersnummer van de persoon en de teams waartoe hij behoort, met een ster voor de teams die hij leidt. De kolom Evenementen telt de evenementen waarvoor de persoon bevestigd was, Uren telt de tijd op tussen inchecken en uitchecken van elke dienst die is uitgecheckt. Een groen label Heeft een account betekent dat er een bevestigd EventMann-account dit e-mailadres gebruikt, en Willen geen uitnodigingen betekent dat de persoon zich heeft afgemeld voor uw uitnodigingen. Bewerken opent dezelfde velden als het dialoogvenster voor toevoegen. Het downloadpictogram geeft het urenoverzicht van de persoon als pdf, en de prullenbak verwijdert hem.

Een lijst uit een spreadsheet importeren

Onder Vrijwilligers importeren laadt u de lijst die u al bijhoudt. Importeren voegt alleen mensen aan uw bestand toe. Er wordt geen e-mail verstuurd en nooit iemand die er al staat, wordt gewijzigd.

Klik op Download de sjabloon om de exacte kolomnamen te zien, of sla uw spreadsheet op als csv-bestand.
In de eerste rij moeten de kolommen staan: name, email, phone, skills en notes. Alleen name en email zijn verplicht. Scheid meerdere vaardigheden met een puntkomma. Bestanden die door Excel zijn opgeslagen, ook Duits Excel met puntkomma’s als scheidingsteken, worden zoals ze zijn gelezen.
Kies het bestand — maximaal 5 MB en 5.000 rijen — en klik op Het bestand controleren.

Daarna ziet u een voorbeeld met de aantallen Zal worden toegevoegd, Overgeslagen (bestaan al) en Overgeslagen (onleesbaar). Rijen met de status Klaar worden toegevoegd. Een rij wordt overgeslagen wanneer het e-mailadres al in uw bestand staat of twee keer in het bestand voorkomt, en Niet leesbaar wanneer de naam of het e-mailadres ontbreekt of ongeldig is. Er is nog niets geschreven. Klik op Importeren om de klare rijen toe te voegen.

De instellingen uitgelegd

Vrijwilligersnummer — wordt automatisch toegekend uit uw eigen reeks (V0001, V0002 enzovoort) en nooit hergebruikt.
Vaardigheden — vrije tekst, gescheiden door puntkomma’s. Het vaardighedenfilter leest de vaardigheden die daadwerkelijk in het bestand staan.
Notities (alleen jij ziet deze) — worden nooit getoond aan de vrijwilliger of aan teamleiders.
Rijen per pagina — 25, 50, 100 of 200; Sorteren op naam, vrijwilligersnummer, meeste evenementen of het laatst toegevoegd.

Goed om te weten

Als u het e-mailadres van een persoon wijzigt, wordt de koppeling met zijn account verbroken. Die wordt automatisch hersteld zodra iemand zich op het nieuwe adres aanmeldt bij een bevestigd account.
Een persoon kan zich via de link in elke uitnodigingsmail afmelden voor uw uitnodigingen. U kunt hem pas weer een uitnodiging sturen wanneer hij zich zelf opnieuw aanmeldt.
Van lijst verwijderen verwijdert de persoon samen met zijn uitnodigingen, diensten en uren op al uw evenementen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt; dit is wat een verzoek tot verwijdering vraagt.
Het csv-bestand van CSV exporteren bevat contactgegevens, vaardigheden, uw notities en uren. Behandel het als persoonsgegevens. Zie Vrijwilligersuren en privacy.
Een vrijwilligerscoördinator die alleen één evenement beheert, bereikt hetzelfde bestand onder het tabblad Bestand van dat evenement. Een teamleider ziet het alleen-lezen, om mensen te werven.
De importvoorbeeld wacht 30 minuten op u. Daarna kiest u het bestand opnieuw.

Problemen oplossen

De import meldt dat een kolom ontbreekt — in de eerste rij moeten de kolomnamen staan, minimaal name en email. Gebruik de sjabloon voor de exacte spelling.
De import meldt dat het bestand niet meer beschikbaar is — het gecontroleerde bestand werd 30 minuten bewaard. Kies het bestand opnieuw en controleer het opnieuw.
Een persoon die ik heb toegevoegd, wordt niet aangeboden wanneer ik voor een evenement uitnodig — hij staat al bij dat evenement met een status, of hij heeft zich afgemeld. Zie Vrijwilligers uitnodigen voor een evenement.
Het e-mailadres wordt geweigerd omdat het al gebruikt wordt — elk e-mailadres kan één keer in uw bestand voorkomen. Zoek het op; de persoon staat er mogelijk al in.

Zie ook

1.3 Vaste teams, leiders en het kernteam

Teams zijn de afdelingen van uw vereniging — Registratie, Muziek, Marketing, Sponsors, Zaalbeheer, Keuken — die van evenement tot evenement blijven bestaan. Een team heeft leiders, leden en een kern, en daarmee kan een leider het eigen onderdeel van een evenement runnen zonder in het werk van anderen te grijpen. U stelt ze in onder Groei → Vrijwilligers → Teams. Alleen u, als organisator, kunt teams aanmaken of wijzigen.

Wat u hier kunt doen

Maak de teams aan waarmee u evenementen organiseert en kies wat hun leiders en leden bij een evenement mogen openen.
Voeg mensen uit uw bestand toe aan een team, als leden, als leiders en als kernleden.
Hernoem een team, wijzig de toegang, haal mensen uit het team of verwijder het team.

Leider, kern en lid

Lid — hoort bij het team. Bij een evenement wordt de persoon in een team geplaatst wanneer u hem of haar uitnodigt of wanneer hij of zij via de link van een team meedoet.
Leider — leidt het team bij elk evenement waarbij hij of zij helpt. Een leider werft mensen voor het team, bevestigt hen, plant de diensten en taken van het team en schrijft naar het team. Een leider ziet de volledige deelnemerslijst en het bestand, maar wijzigt alleen de eigen teams. Zie Vrijwilligersrollen en teamleiders.
Kern — staat automatisch op elk evenement en ziet het volledige beeld van het team: onder Mijn Vrijwilligerswerk, onder Je teams, elke taak van het team bij de evenementen waarvoor de persoon bevestigd is, en een alleen-lezenweergave van de voorraad en paklijsten van het team. Een leider is altijd kern.

Dezelfde persoon kan in meerdere teams zitten. Bij een evenement is het hoofdteam een team dat hij of zij leidt, anders het eerste team waarin hij of zij kern is.

Een team toevoegen

Open Teams en klik op Team toevoegen.
Typ de Teamnaam. Elke naam kan maar één keer worden gebruikt.
Kies onder Leiders krijgen toegang tot wat een leider van dit team mag openen bij elk evenement waarbij hij of zij helpt, bijvoorbeeld Kassa voor de leiders van Registratie. Niets extra laat hen alleen de vrijwilligerstools.
Kies onder Leden krijgen toegang tot hetzelfde voor gewone leden, bijvoorbeeld Ingang / check-in. Leden krijgen die toegang alleen bij evenementen waarvoor dit hun team is.
Klik op Team aanmaken.

De keuzes zijn de rollen die u aan vrijwilligers bij een evenement kunt geven — Vrijwilligerscoördinatie, Kassa, Ingang / check-in, Locatiebeheer, Marketing, Financiën — en elke eigen rol die u heeft gemaakt. Wat elk opent, staat uitgelegd in Vrijwilligersrollen en teamleiders. De toegang werkt alleen bij de evenementen waaraan iemand helpt, en tot 30 dagen nadat die zijn afgelopen.

Mensen in een team plaatsen

Elk team heeft een eigen kaart met de mensen erin. Leiders staan bovenaan. Op de rij van een persoon tonen een badge Leider en een badge Kern de positie. Vink Leider of Kern aan en klik op Opslaan om dat te wijzigen, of klik op het kruisje om iemand uit het team te halen. Bovenaan op de kaart staan Mensen uit het bestand toevoegen en Bewerken, waarmee u het team hernoemt en de toegang wijzigt.

Klik op Mensen uit het bestand toevoegen om de lijst naast de pagina te openen.
Gebruik het zoekveld om mensen op naam, e-mailadres of vrijwilligersnummer te vinden en vink ze aan.
Vink als leiders aan als zij het team leiden, of als kernteam (op elk evenement) als zij op elk evenement moeten staan.
Klik op Aan team toevoegen. Er kunnen in één keer tot 500 mensen worden toegevoegd.

Het kernteam staat op elk evenement

Kernleden en leiders worden toegevoegd aan elk van uw evenementen dat nog niet is afgelopen, zodat u dezelfde vijftig mensen niet elke keer opnieuw hoeft uit te nodigen.

Een leider wordt toegevoegd als bevestigd, omdat hij of zij het team leidt. Hij of zij kan nog steeds terugtreden.
Elk ander kernlid wordt toegevoegd als uitgenodigd en antwoordt via zijn of haar e-mail met Ja of Nee.
Niemand krijgt een e-mail zolang het evenement een concept is. De uitnodigingen gaan uit wanneer het evenement voor het eerst wordt gepubliceerd, zodat een concept dat u verwijdert nooit iemand bereikt.
Wanneer u iemand kern- of leider maakt, wordt die persoon in één keer aan al uw komende evenementen toegevoegd.
Iemand die al bij een evenement hoort in welke status ook — afgewezen, verwijderd — wordt nooit opnieuw toegevoegd. Hun antwoord blijft staan.

Wat een kernlid kan doen

Teamtaken — elke taak die u of een leider aan het team heeft gegeven, niet alleen hun eigen taken: ze zetten een taak verder (Openen, In behandeling, Geblokkeerd, Klaar), vinken de checklist af en schrijven opmerkingen. Ze kunnen geen taken toevoegen, verwijderen of opnieuw toewijzen; dat blijft bij u en de leiders van het team.
Teamvoorraad — de items van het team met aantal, staat, wie elk item heeft of waar het is opgeslagen, de waarschuwing bij lage voorraad en de paklijst van het team voor hun komende evenementen. Ze kunnen items niet bewerken, niet aanvullen en geen aankopen registreren.
Alleen hun eigen team: een kernlid van Zaalbeheer ziet niets van de taken of voorraad van Registratie. Een gewoon lid ziet alleen de taken die aan hem of haar zijn gegeven, zijn of haar dienst of het hele team.

Goed om te weten

Iemand uit een team halen, of het kernteam verlaten, verwijdert hen niet van evenementen waarvoor zij al hebben toegezegd.
Een team verwijderen houdt de mensen in uw bestand en op elk evenement. Alleen het team verdwijnt; de diensten en taken van het team worden “geen team” en de mensen tonen bij de evenementen geen hoofdteam meer.
Alleen de organisator definieert teams. De toegang van een team geldt voor elk evenement, dus een evenementcoördinator die één evenement beheert, kan die niet instellen.
Mensen die zich hebben afgemeld voor uw uitnodigingen worden overgeslagen wanneer het kernteam wordt toegevoegd.
Elk team kan ook tussen de evenementen zijn eigen voorraad beheren; zie Teamvoorraad.

Problemen oplossen

Een kernlid is niet uitgenodigd voor mijn nieuwe evenement — het evenement is nog een concept (zij worden uitgenodigd wanneer u publiceert), het evenement is geannuleerd of afgelopen, of de persoon heeft zich afgemeld voor uw uitnodigingen.
Een leider kan het evenement niet openen — een leider heeft een bevestigde plek bij het evenement nodig, en een account op het e-mailadres in het bestand met een bevestigd e-mailadres.
De teamnaam wordt geweigerd — u heeft al een team met die naam.

Zie ook

1.4 Vrijwilligers voor een evenement uitnodigen

Het tabblad Mensen van de vrijwilligers van een evenement is waar u beslist wie er bij dit evenement helpt: nodig mensen uit uw bestand uit, neem de mensen aan die zich hebben aangemeld, en zie wie ja heeft gezegd. Open het evenement en kies daarna Team & partners → Vrijwilligers; Mensen is het eerste tabblad. Iemand kan in uw bestand staan zonder bij een evenement te horen; het is het lidmaatschap van het evenement dat hen diensten, taken, rollen en het bedankticket mogelijk maakt.

Wat u hier kunt doen

Nodig mensen uit uw bestand uit, één voor één of iedereen die bij een eerder evenement heeft geholpen.
Voeg iemand toe die nog niet in uw bestand staat en nodig die persoon in één stap uit.
Neem mensen aan of wijs ze af die zich hebben aangemeld via de evenementpagina of een teamlink.
Bevestig, herinner, verplaats naar een team, geef een rol of verwijder veel mensen tegelijk.
Zie in één oogopslag hoeveel mensen elk team heeft tegenover wat het nodig heeft.

De vijf statussen

Status	Wat het betekent
Aangevraagd	De persoon heeft zich aangemeld via de evenementpagina of de link van een team. U beslist.
Uitgenodigd	U heeft gevraagd, en de persoon heeft nog niet geantwoord.
Bevestigd	Helpt bij dit evenement. Alleen bevestigde mensen kunnen op diensten worden gezet, taken of rollen krijgen, en het bedankticket kopen.
Afgewezen	De persoon heeft nee gezegd, of u heeft de aanmelding afgewezen. Wie een uitnodiging heeft afgewezen, kan later alsnog via dezelfde link ja zeggen.
Verwijderd	U heeft een bevestigde persoon van het evenement gehaald. Hun dienstplaatsen komen vrij en hun taken gaan terug naar het team.

Mensen uit uw bestand uitnodigen

Klik op Van je lijst uitnodigen bovenaan de pagina.
Wilt u iedereen uitnodigen die bij een eerder evenement heeft geholpen, kies dan dat evenement onder Iedereen die geholpen heeft bij, kies een team als u ze allemaal in één team wilt, en klik op Hen uitnodigen. Alleen mensen die daar bevestigd waren, worden gevraagd.
Wilt u bepaalde mensen uitnodigen, zoek in de lijst en vink ze aan. Alles weergegeven selecteren vinkt iedereen aan die de zoekopdracht nu toont.
Kies het Team. Een teamleider moet een van de eigen teams kiezen; u mag het leeg laten.
Klik op Geselecteerden uitnodigen. Elke persoon krijgt een e-mail met de vraag “Kun je helpen?” met Ja en Nee. Nee is één klik. Ja vraagt de persoon om een gratis EventMann-account op dat adres aan te maken, of in te loggen op het account dat er al is; pas dan worden ze Bevestigd en krijgt u de meldingsbel, en pas dan.

Hebt u iemand zelf al gevraagd — telefonisch, in de groep — vink dan Al bevestigd (ik heb het zelf gevraagd) aan voordat u uitnodigt. Ze worden dan als bevestigd toegevoegd en krijgen de e-mail “Je zit in het team” in plaats van een vraag. Iemand zonder account op dat adres wordt in die e-mail gevraagd er een aan te maken, met een knop Mijn account aanmaken.

Iemand nieuw toevoegen

Iemand nieuws toevoegen, bovenaan de pagina, voegt een persoon aan uw bestand toe en nodigt hem of haar in één keer uit voor dit evenement. Vul de Naam en het E-mailadres in, eventueel een telefoonnummer en een team, en klik op Toevoegen en uitnodigen. Als die persoon al bij dit evenement hoort of zich heeft uitgeschreven voor uw uitnodigingen, wordt niets verstuurd en krijgt u daarvan bericht.

De lijst lezen en bewerken

De chips bovenaan filteren de lijst op status; Bevestigd toont alleen wie ja heeft gezegd. Gebruik het zoekvak voor een naam, e-mailadres, telefoonnummer of vrijwilligersnummer, en de teamkeuzelijst om één team te zien. De balk boven de tabel bevat de bulkacties. Elke rij toont de status van de persoon, zijn of haar team (daar direct te wijzigen), de rollen, hoeveel diensten en uren hij of zij heeft, en de knoppen die bij de status passen: Accepteren en Weigeren voor een aanmelding. Een bevestigd persoon wiens e-mailadres geen EventMann-account heeft, krijgt het gele label Nog geen account en de knop Aanmeldlink sturen. Aanmeldingen tonen wat de persoon heeft geschreven, en wat hij of zij bij “Wanneer kun je helpen?” op de eigen pagina heeft ingevuld.

Vrijwilligers zonder account

Een vrijwilliger die ja zegt op een uitnodiging heeft altijd een account — het ja wordt pas vastgelegd nadat hij of zij een account heeft aangemaakt of is ingelogd. Mensen die u of een teamleider zelf bevestigt (Als bevestigd markeren, Accepteren, het vinkje Al bevestigd, de bulkactie Bevestigen) hebben er mogelijk geen. Zij zitten wel in het team, maar kunnen hun diensten, taken of team niet zien, niet inchecken en het bedankticket niet kopen, totdat zij er een hebben.

Let op het label Nog geen account naast de naam. Het verschijnt bij bevestigde mensen wier bestandsvermelding niet aan een account is gekoppeld.
Klik op de rij op Aanmeldlink sturen, of vink meerdere mensen aan en kies Aanmeldlink sturen in de bulkbalk.
Elk van hen krijgt een e-mail “Maak uw account aan voor …”. De knop daarin opent hun uitnodigingspagina op het accountformulier; het account is meteen bevestigd omdat de link naar hun adres is gestuurd. Hebben zij al een account op dat adres, dan stuurt de pagina hen naar inloggen.
Het label verdwijnt zodra zij het account hebben ingesteld of zijn ingelogd.

De link gaat alleen naar bevestigde mensen zonder account; anderen in een bulkselectie worden overgeslagen en als overgeslagen geteld. Elke klik verstuurt één e-mail per persoon.

Mensen die gevraagd zijn en nog niet hebben geantwoord, vindt u onder de chip Uitgenodigd. Als bevestigd markeren bevestigt hen zonder op hun antwoord te wachten, Opnieuw verzenden stuurt de uitnodiging nogmaals, en het kruisje verwijdert hen.

Veel mensen tegelijk iets laten doen

Vink de mensen aan, of vink Alles op deze pagina selecteren aan. De teller laat zien hoeveel er zijn geselecteerd.
Kies de actie: Bevestigen, Uitnodiging opnieuw sturen, Aanmeldlink sturen, Team instellen, Rol toekennen, Rol intrekken, Weigeren of Van evenement verwijderen.
Kies bij Team instellen het team; kies bij de rolacties de rol ernaast.
Klik op Toepassen op selectie en bevestig. Bevestigen en opnieuw verzenden sturen elke persoon een e-mail.

Het resultaat vertelt u hoeveel er zijn uitgevoerd en hoeveel er zijn overgeslagen omdat de actie niet op hen van toepassing was, bijvoorbeeld een bevestiging voor iemand die al bevestigd is. Er kunnen maximaal 500 mensen tegelijk worden geselecteerd.

Goed om te weten

Aanmeldingen vanaf de evenementpagina en vanaf een teamlink blijven Aangevraagd totdat u of de teamleider ze accepteert. Accepteren stuurt de vrijwilliger een bevestigingsmail; Weigeren stuurt een korte e-mail dat hij of zij deze keer niet is aangenomen. Het afwijzen van een uitnodiging waarop nog niemand heeft gereageerd (bijvoorbeeld via de bulkactie) verstuurt geen e-mail.
Uitnodigings- en bevestigingsmails gaan uit binnen uw limiet van berichten per uur (Instellingen → E-mail), zodat een grote uitnodiging over de uren wordt gespreid in plaats van in één keer.
U krijgt een meldingsbel wanneer iemand op een uitnodiging antwoordt of zich aanmeldt. Bij een ja komt de melding pas zodra de vrijwilliger een account heeft aangemaakt of is ingelogd, zodat iemand die nog met het accountformulier bezig is op uw lijst Uitgenodigd blijft staan. De teamleiders van een team worden geïnformeerd wanneer iemand zich aanmeldt voor hun team.
Een persoon die al bij dit evenement hoort, in welke status ook, wordt overgeslagen wanneer u uitnodigt. Iemand verwijderen die niet bevestigd is, wist zijn of haar rij, zodat u hem of haar opnieuw kunt uitnodigen; een bevestigd persoon die is verwijderd, kan voor dit evenement niet opnieuw worden uitgenodigd.
Terugtrekken is ook het recht van de vrijwilliger: via zijn of haar uitnodigingslink kan hij of zij een ja in een nee veranderen. Dat maakt de diensten vrij en geeft de taken terug aan het team.
Teamleiders zien de hele lijst, maar handelen alleen op de rijen van hun eigen teams. Zij mogen ook iemand die nog geen team heeft in een van hun teams opnemen.

Problemen oplossen

“N overgeslagen” na het uitnodigen — die mensen staan al bij dit evenement, of hebben gevraagd om niet te worden uitgenodigd.
Opnieuw verzenden ontbreekt — die knop bestaat alleen voor mensen die nog niet hebben geantwoord. Afgewezen en bevestigde mensen hebben geen opnieuw verzenden; een bevestigd persoon zonder account heeft in plaats daarvan Aanmeldlink sturen.
Iemand heeft u ja gezegd maar staat nog op Uitgenodigd — hij of zij heeft het account nog niet afgemaakt of is nog niet ingelogd. Vraag hem of haar de uitnodiging opnieuw te openen, of bevestig de persoon zelf en stuur de aanmeldlink.
Een bevestigde vrijwilliger kan niet voor een dienst of taak worden gekozen — controleer of hij of zij Bevestigd is, niet Uitgenodigd of Aangevraagd.
De uitnodiging is nooit aangekomen — vraag de persoon in de spam te kijken, en gebruik Opnieuw verzenden. Mail gaat uit binnen uw limiet per uur, dus een grote reeks kan uren duren.

Zie ook

1.5 Werven met aanmeldlinks, aanmelding en gekopieerde opzetten

Dit artikel gaat over de manieren waarop mensen zonder uw persoonlijke uitnodiging op een evenement terechtkomen: een aanmeldlink per team, een open aanmelding op de evenementpagina, en de optie om te beginnen met de opzet van vorig jaar. Het legt ook elke optie uit op het tabblad Instellingen van een evenement. U vindt dit alles onder Team & partners → Vrijwilligers in het Beheer-menu van het evenement.

Wat u hier kunt doen

Geef aan hoeveel mensen elk team bij dit evenement nodig heeft, en zie het aantal oplopen.
Geef elk team een aanmeldlink die de teamleider in een WhatsApp-groep kan plaatsen.
Open de aanmelding op de openbare evenementpagina, met uw eigen tekst.
Laat bevestigde vrijwilligers hun eigen diensten kiezen.
Schrijf het bedankbericht dat vrijwilligers lezen.
Kopieer teamgroottes, diensten, teamtaken en paklijsten van een ander evenement.

Teamgroottes en aanmeldlinks

Op het tabblad Mensen bevat het vak Teams bij dit evenement één kaart per team. De naam van het team opent de lijst gefilterd op dat team. Het getal zet bevestigde mensen af tegen wat het team nodig heeft, bijvoorbeeld 10 / 18; het is geel zolang het team te kort is en groen zodra het vol is, en zonder doel toont het alleen de bevestigde mensen. Daaronder telt 10 bevestigd · 2 wachten op een antwoord de mensen die zijn gevraagd maar nog niet hebben geantwoord.

Typ het aantal dat het team nodig heeft in Nodig en klik op Opslaan. Laat het leeg of zet het op nul voor geen doel.
Klik op Aanmeldlink aanmaken. De kaart toont nu de Aanmeldlink.
Klik op Kopiëren om hem naar het klembord te zetten, of op Delen op WhatsApp om WhatsApp te openen met een kant-en-klaar bericht, zoals “Hulp nodig bij Registratie voor Diwali Gala 2026? Meld je hier aan:”.
Om de link te laten stoppen, klikt u op Uitschakelen. Wie de link nog heeft, kan zich dan niet meer aanmelden. Een nieuwe link aanmaken geeft een nieuw adres.

Wie een aanmeldlink opent, logt in (of registreert zich), controleert de gegevens en meldt zich aan. Die persoon komt als Aangevraagd in dat team te staan, en de teamleiders en u krijgen een meldingsbel. Niemand wordt vrijwilliger zonder uw of de Accepteren van de teamleider. Een aanmeldlink werkt ook wanneer de openbare aanmelding hieronder uit staat, en stopt met werken wanneer het evenement een concept is, is geannuleerd of voorbij is. Teamleiders kunnen doelen en links instellen voor de teams die zij leiden; de andere teams worden hun niet getoond.

Open aanmelding op de evenementpagina

Wanneer Vrijwilligersaanmelding op de evenementenpagina aan staat en het evenement live is, toont de openbare evenementpagina “Wil je helpen bij dit evenement? Help je mee?”. Bezoekers die zijn ingelogd met een bevestigd e-mailadres kunnen zich aanmelden.

De banner linkt naar een kort formulier met een telefoonnummer, vaardigheden en een bericht. Het begint met de tekst die u heeft geschreven.

De bezoeker voegt een telefoonnummer, vaardigheden en alles wat de organisator moet weten toe en verstuurt het formulier. Zij worden aan uw bestand toegevoegd als ze er nog niet in stonden, en verschijnen bij Mensen als Aangevraagd. U beslist met Accepteren of Weigeren; niemand wordt automatisch bevestigd, en de aanvrager krijgt in beide gevallen een e-mail. Een bezoeker die al was uitgenodigd en zich aanmeldt, wordt meteen bevestigd.

De instellingen uitgelegd

Open het tabblad Instellingen.

Vrijwilligersaanmelding op de evenementpagina — standaard uit. Schakelt de banner en het formulier voor bezoekers in. Werkt alleen terwijl het evenement live is.
Vrijwilligers kiezen hun eigen diensten — laat bevestigde vrijwilligers open diensten nemen op hun eigen pagina Mijn vrijwilligerswerk. Zij kunnen diensten van hun eigen team nemen en diensten zonder team, nooit een dienst die overlapt met een dienst die zij al hebben, en nooit een dienst die al is begonnen.
Vrijwilligers kunnen een dienst teruggeven tot — uren voordat de dienst begint, 0 tot 720, standaard 24, tenzij u dat wijzigt. Daarna moeten zij met hun teamleider praten. Een dienst teruggeven laat de teamleiders en u dat weten.
Tekst op de aanmeldingspagina — maximaal 1.000 tekens: wat helpen inhoudt, wanneer men moet aankomen, bij wie men terecht kan.
Bedankbericht — maximaal 300 tekens, getoond aan bevestigde vrijwilligers op de evenementpagina, bij het afrekenen naast het vrijwilligersticket en in hun bevestigingsmail. {name} wordt vervangen door de naam van de vrijwilliger. Leeg betekent een standaard bedankbericht in hun taal. De groene regel toont een voorbeeld met een voorbeeldnaam.
Klik op Opslaan. Een tekstveld leegmaken en opslaan verwijdert de tekst.

Opzet kopiëren van een ander evenement

Verderop op het tabblad Instellingen gebruikt Opzet kopiëren van een ander evenement een eerder evenement als sjabloon.

Kies het evenement onder Kopiëren van. Het toont uw andere evenementen, het nieuwste eerst.
Vink aan wat u wilt kopiëren: Teamgroottes, Diensten, Teamtaken en Paklijsten.
Klik op Opzet kopiëren en bevestig.

Tijden verschuiven mee met de datum van het evenement: een dienst die twee uur voor de deuren van vorig jaar begon, begint twee uur voor de deuren van dit jaar. Niets wat al bestaat wordt vervangen en niemand krijgt een e-mail. Mensen worden niet gekopieerd — het kernteam komt vanzelf, en alle anderen worden opnieuw uitgenodigd. Taken die aan één genoemde persoon zijn gegeven, of die aan een dienst zijn gekoppeld, worden ook niet gekopieerd, omdat die persoon dit keer misschien niet helpt. Paklijsten worden alleen gekopieerd voor zover de voorraad het toelaat.

Goed om te weten

Elke manier om als vrijwilliger op een evenement terecht te komen eindigt met een account: een aanmeldlink en de aanmelding hebben er een nodig, en een ja op een uitnodiging maakt er een aan of logt in. Alleen mensen die u zelf bevestigt, kunnen zonder account worden bevestigd — zie Vrijwilligers zonder account.
Bezoekers hebben een account met een bevestigd e-mailadres nodig om zich aan te melden of mee te doen. Aanmelden maakt een bestandsvermelding aan met de bron “aangemeld” en zet de uitschrijving voor uitnodigingen weer op uit.
De aanmeldlink is een toegangsbewijs: wie hem heeft, kan zich aanmelden. Hem in een besloten groep plaatsen is prima; als hij verder verspreid raakt, schakel hem uit en maak een nieuwe.
Het doel van een team is een streefcijfer voor u en de teamleiders. Het houdt mensen niet tegen om zich aan te melden.
Het tabblad Instellingen vereist het recht Vrijwilligers; een teamleider ziet de andere tabbladen, maar niet Instellingen.

Problemen oplossen

De banner verschijnt niet op de evenementpagina — de instelling voor aanmelding staat uit, of het evenement is niet live (een gepland evenement heeft nog geen banner; een aanmeldlink werkt al).
Een aanmeldlink zegt dat de pagina niet gevonden kan worden — de link is uitgeschakeld of vervangen, of het evenement is een concept, geannuleerd of voorbij.
Opzet kopiëren wordt niet aangeboden — u heeft geen ander evenement om van te kopiëren.
Het kopiëren heeft geen mensen meegenomen — dat is bewust zo. Nodig ze uit via Mensen.

Zie ook

1.6 Vrijwilligersrollen en teamleiders

Een vrijwilliger kan voor één evenement een rol krijgen: het recht om een deel ervan te runnen — de ingang, de financiën, de andere vrijwilligers — zonder ooit lid te worden van uw organisatieteam. Een rol hoort bij één evenement, gaat in op het moment dat u hem toekent en eindigt 30 dagen na het evenement. Rollen maken het mogelijk dat een vereniging waarvan het hele evenemententeam uit vrijwilligers bestaat het werk verdeelt. U stelt ze in op het tabblad Mensen onder Team & partners → Vrijwilligers, of voor een heel team op de pagina Teams.

Wat u hier kunt doen

Een bevestigde vrijwilliger een of meer rollen voor dit evenement geven, en ze weer intrekken.
Een rol aan veel mensen tegelijk geven met de bulkbalk.
Elke leider of elk lid van een team automatisch een rol laten hebben (in te stellen op de pagina Teams).

De rollen en wat ze openen

Rol	Wat de persoon bij dit evenement kan doen
Vrijwilligerscoördinatie	Het evenementoverzicht openen, met alle vrijwilligers werken (Mensen, Diensten, Taken, Draaiboek, Live, Berichten, Bestand) en het taakbord van het evenement beheren. Kan het evenement zelf niet bewerken, geen geld zien en geen instellingen wijzigen behalve de vrijwilligersinstellingen.
Kassa	Tickets scannen en inchecken, bestellingen zien en aanmaken, berichten van deelnemers beantwoorden.
Ingang / check-in	Tickets scannen en de bestellijst zien.
Locatiebeheer	De gegevens en data van het evenement bewerken, met de locatie werken, het taakbord beheren, rapporten en live check-in-cijfers zien, en terugbetalingen verwerken.
Marketing	Kortingen, e-mailcampagnes en rapporten.
Financiën	Bestellingen en hun export, rapporten, het uitbetalingsoverzicht en terugbetalingen.
Teamleider	Niet met de hand toegekend: die komt voort uit het leiden van een vast team. De vrijwilligerspagina’s, beperkt tot de teams die zij leiden. Zie hieronder.
Uw eigen rollen	Wat u heeft aangevinkt in Eigen rollen.

Dit zijn dezelfde rechtenpakketten als de rollen van uw organisatieteam, dus de persoon ziet dezelfde pagina’s die een kassamedewerker of financieel manager zou zien, alleen voor dit evenement.

Een rol aan één vrijwilliger geven

Open het tabblad Mensen en zoek de bevestigde vrijwilliger. De kolom Rollen toont wat hij heeft — bijvoorbeeld Vrijwilligerscoördinatie — of Vrijwilliger als hij niets heeft.
Klik op Rollen wijzigen eronder.
Vink de rollen aan die u wilt. Een rol die u niet kunt geven, is grijs; zie „Wie mag wat geven” hieronder.
Klik op Opslaan. De vrijwilliger krijgt een e-mail „U kunt nu helpen het evenement te runnen …” die de rol noemt en vertelt wat hij daarna moet doen.

Voor veel mensen tegelijk vinkt u ze aan op de lijst Mensen, kiest u Rol toekennen of Rol intrekken in de bulkbalk, kiest u de rol ernaast en klikt u op Toepassen op selectie. Zie Vrijwilligers uitnodigen voor een evenement.

Rollen via een team

Op de pagina Teams geven Leiders krijgen toegang tot en Leden krijgen toegang tot een rol aan iedereen in een team, zonder elke persoon aan te raken. Een leider heeft de leidersrol van het team bij elk evenement waar hij helpt; een lid heeft de ledenrol bij evenementen waar dit zijn team is. Ze hebben ook alles wat u voor dat evenement met de hand aan hen heeft gegeven.

Teamleiders

Een vast team leiden geeft automatisch de rol Teamleider. Een leider:

ziet de hele lijst Mensen en het Bestand, alleen-lezen, om mensen te werven;
bevestigt, weigert, verplaatst en verwijdert alleen de mensen van hun eigen teams, en mag iemand zonder team in een van hun teams opnemen;
kiest, bij het werven, of een persoon per e-mail wordt uitgenodigd of al bevestigd is;
plant de diensten en taken van hun teams, en schrijft alleen berichten aan hun eigen teams en de diensten van die teams;
ziet het draaiboek en de Live-weergave voor hun eigen teams;
stelt het doel en de aanmeldlink van hun eigen teams in;
mag de mensen van hun eigen teams elke rol geven die zij zelf hebben — zie „Wie mag wat geven”.

Voor een leider wordt de pagina Mensen beperkt tot hun eigen teams. Hier ziet de Registratieleider alleen de Registratie-kaart onder Teams bij dit evenement, kan hij de lijst op Mijn teams zetten, het team wijzigen van de rijen die van hem zijn, en mensen uit zijn eigen team verwijderen.

Een leider ziet Instellingen niet, kan niet iedereen berichten en kan geen teams definiëren. De pagina vanuit het standpunt van de leider wordt beschreven in de Gids voor teamleiders.

Wie mag wat geven

Niemand kan een rol geven die hij zelf niet volledig heeft. Als organisator kunt u elke rol geven. Een Vrijwilligerscoördinatie kan een andere coördinator aanstellen, maar kan geen Financiën geven, omdat hij die niet heeft. Een Registratieleider wiens team Kassa heeft, kan Kassa en Ingang / check-in aan zijn team geven, en niets meer. Rollen die iemand niet mag aanraken, worden grijs getoond met een opmerking, en wanneer hij de rollen van een persoon opslaat, blijft elke rol die hij niet kon wijzigen zoals die was.

Wat de vrijwilliger nodig heeft

Hij moet Bevestigd zijn voor dit evenement. Iemand van het evenement afhalen, of zijn terugtrekking, verwijdert zijn rollen.
Hij heeft een account nodig op hetzelfde e-mailadres als in uw bestand, met het adres bevestigd. Zolang hij die niet heeft, toont de rij „Heeft een account op dit e-mailadres nodig om deze rollen te gebruiken” en biedt de e-mail een knop om dit in te stellen.
Zodra hij er een heeft, vindt hij het evenement onder Mijn werk in zijn account, met de pet die hij draagt en de ene actie waarvoor het bedoeld is. Zie Vrijwilligersrollen en Mijn werk.

Goed om te weten

Een rol eindigt 30 dagen na het evenement, zodat financieel werk zoals de laatste terugbetalingen kan worden afgerond. Er blijft daarna niets actief.
Rollen worden per evenementrij opgeslagen. Een vrijwilliger die het gala coördineert, is niet coördinator van uw concert, tenzij u die rol daar ook geeft (of zijn team).
Gebruik een eigen rol om een precieze mix uit te delen, bijvoorbeeld vrijwilligers die alleen bestellingen mogen zien en verder niets.

Problemen oplossen

De link Rollen wijzigen ontbreekt — de persoon is niet bevestigd, of u heeft geen enkele rol die u kunt geven.
Een vrijwilliger heeft een rol maar kan het evenement niet openen — hij heeft geen account op het e-mailadres van het bestand, het adres is niet bevestigd, of het evenement is meer dan 30 dagen geleden afgelopen.
Een rol verdween nadat de persoon zich had teruggetrokken — rollen worden verwijderd wanneer een vrijwilliger zich terugtrekt of van het evenement wordt gehaald. Geef hem de rol opnieuw zodra hij bevestigd is.

Zie ook

1.7 Diensten en het vrijwilligersrooster

Het tabblad Diensten is het vrijwilligersrooster van een evenement: wat moet er gedaan worden, wanneer, waar en door hoeveel mensen, en wie is ingeroosterd. Het staat los van het personeelsrooster onder Personeel beheren, omdat vrijwilligers onbetaald werken en nooit via de salarisadministratie lopen. Open het evenement en ga naar Team & partners → Vrijwilligers → Diensten. Alle tijden zijn in de eigen tijdzone van het evenement, die bovenaan de pagina staat vermeld.

Wat u hier kunt doen

Voeg de plekken toe waarvoor u mensen nodig heeft, met een locatie en het aantal benodigde personen.
Zet bevestigde vrijwilligers op een dienst, een of meerdere tegelijk.
Check mensen vanuit het rooster in en uit, voor degenen die dat niet zelf kunnen.
Laat vrijwilligers zelf diensten kiezen en weer teruggeven.
Zie in één oogopslag welke diensten vol zijn: 8 van 8 is groen, 2 van 3 is oranje.

Een dienst toevoegen

Klik op Een dienst toevoegen om het formulier te openen.
Typ bij Wat waar het om gaat, bijvoorbeeld “Registratiebalie”.
Kies het Team waartoe de dienst behoort. Een teamleider moet een van zijn eigen teams kiezen; u mag het leeg laten, dan is het een dienst voor iedereen.
Stel Start en Eindigt in. Ze beginnen met de starttijd van het evenement en drie uur later; het einde moet na het begin liggen.
Voeg eventueel Waar en wat Details toe. Stel Aantal nodig in, tussen 1 en 500.
Klik op Dienst toevoegen.

Het rooster lezen

Elke dienst is een kaart met de titel en het teamlabel, het aantal bezette plekken en per vrijwilliger een regel met hun status: Niet ingecheckt, Ingecheckt 17:02, of het tijdstip van uitchecken met de gewerkte uren. Inchecken markeert iemand als aanwezig; daarna staat dezelfde link op Uitchecken; bij een derde klik staat er Opnieuw openen voor iemand die per ongeluk is uitgecheckt. Eraf halen verwijdert iemand van de dienst. Bewerken wijzigt de dienst of verwijdert hem. Als een dienst nog vrije plekken heeft, zet Mensen indelen er meer mensen op.

Mensen op een dienst zetten

Onder de lijst met mensen opent Mensen indelen (N plekken over) een keuzelijst met bevestigde vrijwilligers. Die verschijnt alleen zolang de dienst vrije plekken heeft.

Klik op Mensen indelen — de knop toont hoeveel plekken er nog over zijn.
Zoek op naam, team of vaardigheid en vink de mensen aan. Een teamleider ziet alleen de mensen van zijn eigen teams.
Klik op Aan dienst toevoegen.

De pagina laat zien hoeveel mensen zijn toegevoegd. Iemand wordt overgeslagen als die al op de dienst staat, als die op een andere dienst van dit evenement staat die overlapt in de tijd, of als de dienst inmiddels vol is — twee coördinatoren die tegelijk de laatste plekken vullen, kunnen nooit allebei slagen. Iedereen die is toegevoegd krijgt een e-mail, en ongeveer een dag voor de dienst begint krijgen ze eenmalig een herinnering.

De instellingen uitgelegd

Aantal nodig — kan niet lager worden ingesteld dan het aantal mensen dat al op de dienst staat. Haal eerst iemand eraf.
Team — wordt getoond als label, bepaalt welke teamleider de dienst mag wijzigen, en welke vrijwilligers zichzelf erop mogen zetten.
Dienst verwijderen — in het paneel Bewerken van de dienst. De vrijwilligers erop worden eraf gehaald.
Vrijwilligers kiezen zelf hun diensten en Dienst teruggeven tot — op het tabblad Instellingen, zie Werven met deelnamelinks, aanmelding en gekopieerde opzetten.

Goed om te weten

Alleen bevestigde vrijwilligers kunnen op diensten worden gezet. Als de keuzelijst meldt dat nog niemand bevestigd is, bevestig dan eerst mensen onder Mensen.
Vrijwilligers checken zichzelf in via Mijn vrijwilligerswerk. Inchecken kan een uur voor de dienst begint en sluit wanneer de dienst eindigt; er is dus geen inchecken voor een dienst die voorbij is, en uitchecken vereist eerst een inchecking.
Uren worden geteld van inchecken tot uitchecken. Een dienst waarop is ingecheckt maar nooit is uitgecheckt, telt niet mee totdat u hem sluit met Uitchecken hier.
Iemand op het rooster zetten stuurt hem een e-mail. Een dienst verplaatsen of verwijderen stuurt geen nieuwe e-mail; laat het hen weten met een bericht.
Diensten met een team en taken met een team zijn ook wat een teamleider ziet op zijn draaiboek en in de Live-weergave.

Problemen oplossen

“Staat al op een andere dienst op dat moment” — elke persoon kan tegelijk één dienst hebben. Verkort een dienst of kies een andere persoon.
Niemand om uit te kiezen — iedereen die bevestigd is, staat al op de dienst, of (voor een teamleider) niemand in uw teams is nog bevestigd.
Het aantal kan niet worden verlaagd — de dienst heeft al meer mensen; haal eerst een aantal eraf.
De uren kloppen niet — controleer de dienst op ontbrekende uitcheckingen; gebruik Uitchecken of Opnieuw openen bij de regel.

Zie ook

1.8 Vrijwilligerstaken

Het tabblad Taken is de takenlijst van uw vrijwilligersteam voor één evenement: dingen die moeten gebeuren, wie ze doet en tot wanneer. Een taak kan voor één persoon zijn, voor meerdere benoemde personen, voor wie een bepaalde dienst draait, voor een heel team, of openstaan voor iedereen. Vrijwilligers zetten hun taken zelf verder. U vindt het onder Team & partners → Vrijwilligers → Taken. Voor het eigen planbord van de organisator — deadlines, prioriteiten, afhankelijkheden — zie Het taakbord van het evenement.

Wat u hier kunt doen

Schrijf op wat er moet gebeuren en geef het een starttijd en een vervaldatum.
Geef een taak aan een of meerdere bevestigde vrijwilligers, aan een dienst, aan een team of aan iedereen.
Volg de taak via vier statussen: Open, In behandeling, Geblokkeerd en Klaar.
Splits een taak op in een checklist en bespreek hem in reacties.

Een taak toevoegen

Typ wat er moet gebeuren in het veld voor de titel, bijvoorbeeld “De lampions ophalen bij de drukkerij”.
Kies bij Voor een bevestigde vrijwilliger, of laat Het hele team staan. Mensen die alleen zijn uitgenodigd, worden niet getoond; de pagina zegt hoeveel er nog wachten.
Kies het Team waartoe de taak behoort. Een teamleider moet een van zijn teams kiezen.
Stel Start in als de taak een tijd heeft.
Klik op Meer details om een Dienst te kiezen (iedereen op die dienst krijgt de taak), een Vervaldatum en een beschrijving.
Klik op Taak toevoegen.

Wie een taak krijgt, wordt als volgt bepaald: de benoemde personen als die er zijn, anders de mensen van de dienst, anders het team, anders iedereen. Benoemde personen krijgen een e-mail “Nieuwe vrijwilligerstaak op …” zodra ze zijn toegevoegd. Een taak die een starttijd heeft en voor benoemde personen, een dienst of een team is, stuurt ook één herinnering ongeveer twee uur voor de start; een taak voor iedereen krijgt geen herinnering.

Met de lijst werken

Openstaande taken staan eerst, dan afgeronde taken, elk in tijdsvolgorde. De regel onder een titel vermeldt voor wie de taak is, de start en de vervaldatum, en wanneer hij klaar is en wie hem heeft afgevinkt — de vrijwilliger, of “Als klaar gemarkeerd door de organisator”. Het ronde vakje markeert een taak als klaar of niet klaar. Het statusmenu zet Open, In behandeling, Geblokkeerd of Klaar; gebruik Geblokkeerd voor een taak die op iets wacht. Een checklist toont hoeveel items klaar zijn en laat u ze afvinken. Reacties bewaren het gesprek bij de taak. Bewerken wijzigt al het andere.

Een taak bewerken

Klik naast de titel van de taak op Bewerken.
Vink onder Mensen iedereen aan voor wie de taak is. Als u niemand aanvinkt, gaat de taak naar de dienst, het team of iedereen.
Wijzig de Dienst, de tijden Start en Vervaldatum en de details.
Schrijf onder Checklist één item per regel. Items die u ongewijzigd laat, behouden hun vinkje, zodat het herformuleren van item drie items één en twee niet uitvinkt.
Klik op Opslaan. Taak verwijderen verwijdert hem.

Goed om te weten

Tijden zijn de eigen kloktijden van het evenement, net als bij diensten.
Vrijwilligers zien hun taken op Mijn vrijwilligerswerk. Ze kunnen zelf de status wijzigen, checklistitems afvinken en reacties toevoegen; de organisator en de teamleider van het team zien het hier meteen.
Een taak geven aan iemand die niet bevestigd is, wordt geweigerd. Als iemand zich terugtrekt of van het evenement wordt gehaald, gaan hun taken terug naar het team.
Taken met een start- of vervaltijd verschijnen op het Draaiboek; Geblokkeerde en achterstallige taken verschijnen op Live.
Een teamleider ziet en wijzigt alleen de taken van zijn eigen teams.
Een taak als klaar markeren zet de status op Klaar; markeren als niet klaar zet hem terug op Open.

Problemen oplossen

De persoon die ik wil, staat niet in de lijst — alleen bevestigde vrijwilligers kunnen taken krijgen. Bevestig ze onder Mensen.
“Die vrijwilliger is niet meer bevestigd voor dit evenement” — de persoon is verwijderd of heeft zich teruggetrokken nadat u het formulier opende. Kies iemand anders.
Niemand kreeg de e-mail voor mijn taak — e-mails gaan naar benoemde personen op het moment dat ze worden toegevoegd. Een taak voor een dienst of een team wordt bij het aanmaken niet gemaild; ze verschijnt op hun pagina Mijn vrijwilligerswerk, en de herinnering voor de starttijd bereikt hen.

Zie ook

1.9 Het taakbord van het evenement

Het taakbord is de planlijst van de organisator voor één evenement: alles wat moet gebeuren vóór, op en na de dag, met een prioriteit, een deadline, een starttijd, een eigenaar en, waar nodig, een andere taak waarop deze moet wachten. Open het evenement en kies onderaan het menu Beheer Taakbeheer. Het staat los van de vrijwilligerstaken, die het werk van het vrijwilligersteam zijn; het bord is waar u plant, en u kunt een taak van het bord overdragen aan een teamlid of aan een bevestigde vrijwilliger.

Wat u hier kunt doen

Voeg taken toe met een titel, een categorie, een prioriteit, een vervaldatum en een starttijd.
Pas kant-en-klare taken uit de sjablonenbibliotheek toe en laat de deadlines erop aansluiten.
Wijs een taak toe aan uzelf, aan een teamlid of aan een bevestigde vrijwilliger.
Laat een taak wachten op een andere taak, en houd een checklist en reacties bij.
Houd de zes tellers in de gaten — totaal, openstaand, in behandeling, afgerond, geblokkeerd en achterstallig — en de algehele voortgangsbalk.

Een taak toevoegen

De rij bovenaan is een snelle invoer: een titel is genoeg.

Typ de titel, bijvoorbeeld “Cateringorder bevestigen”.
Stel eventueel Start in — de datum en tijd waarop het werk begint. Een taak met een starttijd verschijnt op het vrijwilligers-Draaiboek, en een vrijwilliger die eraan is toegewezen, krijgt ongeveer twee uur vooraf een herinnering.
Kies de Categorie: Locatie & logistiek, Marketing & promotie, Productie & techniek, Leveranciersbeheer, Communicatie, Financiën & budget, Risicobeheer of Na het evenement.
Klik op Meer details om een prioriteit (Hoog, Gemiddeld, Laag), een vervaldatum en een beschrijving in te stellen.
Klik op Taak aanmaken. De taak begint als Openstaand, met prioriteit Gemiddeld tenzij u iets anders koos.

De kaarten bovenaan tellen de taken per status; klik op een ervan, zoals Geblokkeerd, om alleen die taken te zien, en de chips eronder filteren op categorie. Het tabblad Sjablonenbibliotheek opent de kant-en-klare taken en Taak toevoegen springt naar de snelle invoer.

Met een taakkaart werken

Elke kaart toont de prioriteit, de categorie, de starttijd, de vervaldatum en de status. Het ronde vakje markeert de taak als afgerond. Een grijze badge Wacht op verschijnt zolang de taak waarvan deze afhangt niet is afgerond. Een groene badge met de naam van een vrijwilliger laat zien aan wie hij is gegeven. Het eerste keuzemenu wijst toe, het tweede wijzigt de status tussen Openstaand, In behandeling en Geblokkeerd, en het potlood opent het bewerkformulier. Een vervaldatum in het verleden maakt de kaart rood en markeert hem als Achterstallig.

Een taak bewerken

Klik op het potlood op de kaart.
Wijzig de Taaktitel, de Categorie, de Prioriteit, de Vervaldatum en Start.
Kies onder Wacht op een andere taak van dit evenement die eerst moet zijn afgerond. De kaart toont dan Wacht op die taak totdat die klaar is. Een taak kan niet op zichzelf wachten, en twee taken kunnen niet op elkaar wachten.
Schrijf onder Checklist één item per regel; items die u ongewijzigd laat, behouden hun vinkje.
Voeg een beschrijving toe en klik op Opslaan.

Een taak toewijzen

Het eerste keuzemenu op elke kaart heeft twee groepen. Team toont u (Ik (eigenaar)) en de leden van uw organisatorteam. Vrijwilligers toont de vrijwilligers die voor dit evenement bevestigd zijn.

Een teamlid kan een taak alleen aannemen als zijn rol erbij past: een locatiemanager neemt locatie- en risicotaken, een financieel manager financiën, marketing marketing en communicatie, en de algemene personeelsrol alles. Een sjabloon uit de bibliotheek kan zijn eigen rol vermelden. Anders wordt u verteld welke rol u in plaats daarvan moet kiezen. Als eigenaar kunt u alles aannemen.
Een teamlid dat een taak krijgt toegewezen, ontvangt een melding.
Een vrijwilliger krijgt dezelfde e-mail “Nieuwe vrijwilligerstaak” als bij een vrijwilligerstaak en ziet de taak op Mijn vrijwilligerswerk, waar hij de status kan wijzigen, de checklist kan afvinken en kan reageren. Een taak heeft één persoon tegelijk; als u iemand anders kiest, wordt de eerste vervangen.
Kies Niet toegewezen om de toewijzing te wissen.

De sjablonenbibliotheek gebruiken

Klik op Sjablonenbibliotheek.
Vink de taken aan die u wilt, één voor één of een hele categorie tegelijk met Alles selecteren.
Klik op Geselecteerde sjablonen toepassen. De taken worden voor dit evenement aangemaakt.

De bibliotheek bevat kant-en-klare taken in de acht categorieën, elk met een prioriteit en een gebruikelijke doorlooptijd zoals “30 dagen vooraf”. Vervaldatums worden berekend vanaf de datum van het evenement. Als uw evenement dichterbij is dan de eigen doorlooptijd van de sjabloon, worden de deadlines samengedrukt zodat er geen in het verleden valt, en behouden ze hun volgorde. Taken na het evenement blijven na het evenement staan. Sjablonen die u al hebt toegepast, tonen een vinkje en kunnen niet nogmaals worden toegepast.

Goed om te weten

Wie het bord mag gebruiken, wordt bepaald door de machtiging Taken: de organisator, locatiemanagers en vrijwilligerscoördinatoren hebben die, en u kunt die aanvinken in een aangepaste rol. Het is een aparte machtiging van het bewerken van het evenement.
Een afgeronde taak toont wanneer hij klaar was. Het vinkje weer uitzetten zet hem terug op Openstaand.
Het verwijderen van een taak vraagt eerst om bevestiging.
Taken op het bord met een starttijd verschijnen op het Draaiboek, voor mensen die de machtiging Taken hebben.
Als vrijwilligers zijn uitgenodigd maar niemand is bevestigd, meldt de pagina dat en verwijst naar Mensen; alleen bevestigde vrijwilligers verschijnen in de lijst.

Problemen oplossen

“… kan geen …-taak aannemen” — de rol van het teamlid dekt de categorie niet. Kies een lid met de juiste rol, een personeelslid of een vrijwilliger.
De vrijwilliger staat niet in de lijst — hij is nog niet bevestigd voor dit evenement.
“Op die taak kan niet worden gewacht” — de taak hoort bij een ander evenement, of kiezen ervan zou twee taken op elkaar laten wachten.
De deadlines van toegepaste sjablonen liggen te dicht op elkaar — het evenement is dichtbij, dus de doorlooptijden zijn samengedrukt om te passen.

Zie ook

1.10 Het draaiboek en de Live-weergave

Twee tabbladen van de vrijwilligers van een evenement zijn bedoeld voor de dagen rond het evenement. Draaiboek zet elke dienst en elke taak met een tijd in één lijst, in volgorde, zodat iedereen met hetzelfde plan werkt, desgewenst op papier. Live toont wat er nu gebeurt: wie er op dienst is, wie nog niet is komen opdagen, en wat achterstallig is. Open het evenement, ga naar Team & partners → Vrijwilligers en kies het tabblad. Beide zijn toegankelijk voor de organisator, vrijwilligerscoördinatoren en — voor hun eigen teams — teamleiders.

Wat u hier kunt doen

Zie het hele evenement als één tijdlijn, per dag, met wie wat doet en waar.
Print het draaiboek, of open het op een telefoon bij de deur.
Beperk het plan tot één team.
Zie op de dag hoeveel vrijwilligers zijn ingecheckt, bel of stuur een bericht naar degenen die ontbreken, en check ze zelf in.
Signaleer geblokkeerde of achterstallige taken voordat ze de avond kosten.

Het draaiboek

Het draaiboek heeft per dag een blok, dat begint met de datum. Elke regel toont de tijd, een gekleurd label voor wat het is en de titel, en daaronder wie het doet en waar. Er zijn drie soorten regels:

Dienst — de vrijwilligersdiensten met hun tijdsduur, hun mensen (of “Nog niemand (3 nodig)”), hun team en hun locatie.
Taak — vrijwilligerstaken met een start- of vervaltijd, voor hun benoemde personen of “Het hele team”. Afgeronde taken zijn grijs en doorgestreept.
Taakbord — taken van het taakbord van het evenement met een starttijd, met hun eigenaar. Deze worden alleen getoond aan mensen met de machtiging Taken.

Het keuzemenu beperkt de lijst tot één team. Afdrukken opent een schone versie in een nieuw tabblad zonder menu's; klik op de knop Afdrukken of gebruik de afdrukopdracht van uw browser. Tijden zijn de eigen kloktijden van het evenement.

De Live-weergave

Het tabblad Live vernieuwt zichzelf elke minuut, en Vernieuwen doet dat op verzoek. De kaarten bovenaan tellen de diensten die nu lopen, de mensen die zijn ingecheckt, de mensen die Niet ingecheckt zijn, de taken die achterstallig of geblokkeerd zijn, en de items die ontbreken op de inpaklijsten van uw teams. Daaronder:

Dienst gestart, niet ingecheckt toont mensen wier dienst meer dan 15 minuten geleden begon en die niet zijn ingecheckt. Elke regel heeft Bellen (opent de telefoon), Delen op WhatsApp wanneer het nummer in internationale vorm staat (beginnend met + of 00), en Inchecken om hen als aanwezig te markeren.
Twee lijsten met diensten: die nu lopen en die binnen de volgende drie uur beginnen, elk met hoeveel er zijn ingecheckt tegenover hoeveel er op de dienst staan en hoeveel er nodig zijn. Oranje betekent dat de dienst niet vol is.
Taken die aandacht nodig hebben toont taken die Geblokkeerd zijn, of waarvan de vervaltijd is verstreken zonder dat ze klaar zijn, met voor wie ze zijn.

Goed om te weten

De Live-weergave gaat over het moment. Vóór het evenement toont hij “Nu niets” tot de eerste dienst begint; gebruik het Draaiboek voor planning.
Hier inchecken is hetzelfde als Inchecken op het tabblad Diensten. Uren worden vanaf dat moment geteld.
Een teamleider ziet de diensten en taken van zijn eigen teams, en die zonder team. Hij kan alleen mensen van zijn eigen teams inchecken.
De pagina vraagt de server alleen op de achtergrond om verse cijfers. Ze houdt u niet ingelogd: een onbewaakt scherm logt zichzelf nog steeds uit na uw time-out.
Ontbrekende items komen uit de inpaklijsten van de teams; zie Teamvoorraad.

Problemen oplossen

Een persoon ontbreekt in het draaiboek — diensten worden altijd getoond; taken alleen als ze een start- of vervaltijd hebben.
Delen op WhatsApp ontbreekt — het telefoonnummer heeft geen internationaal voorvoegsel. Pas het nummer aan op de lijst, bijvoorbeeld +49 …, dan verschijnt het.
Iedereen staat als niet ingecheckt — vrijwilligers checken zichzelf tot een uur voor hun dienst in via Mijn vrijwilligerswerk. Check ze hier in als ze dat niet kunnen.
Het draaiboek is leeg — voeg eerst diensten en taken met tijden toe.

Zie ook

1.11 Berichten aan uw vrijwilligers

Het tabblad Berichten schrijft naar de mensen die bij één evenement helpen: iedereen die bevestigd is, één team, de mensen op één dienst, of de mensen die nog niet hebben gereageerd. Dezelfde tekst kan worden gekopieerd voor uw WhatsApp-groep. Open het evenement, ga naar Team & partners → Vrijwilligers → Berichten.

Wat u hier kunt doen

Stuur één e-mail naar een gekozen groep vrijwilligers, met een onderwerp en een bericht.
Kopieer dezelfde tekst, klaar om in WhatsApp te plakken.
Lees wat er eerder is verstuurd, naar wie en door wie.

Een bericht versturen

Kies onder Tot wie het ontvangt:
- Iedereen die bevestigd is — elke bevestigde vrijwilliger van dit evenement. Alleen de organisator en vrijwilligerscoördinatoren kunnen dit kiezen.
- Eén team — de bevestigde mensen van het team dat u hierna kiest.
- Eén dienst — de bevestigde mensen op de dienst die u hierna kiest.
- Mensen die nog niet hebben gereageerd — iedereen die is uitgenodigd of zich heeft aangemeld en nog wacht.
Typ een Onderwerp van maximaal 200 tekens.
Schrijf het Bericht, maximaal 5.000 tekens. Platte tekst met regeleinden is het beste.
Klik op Verzenden en bevestig dat het bericht naar iedereen in de gekozen groep gaat. De pagina laat zien aan hoeveel mensen het is verzonden.

Om dezelfde woorden in een WhatsApp-groep te plaatsen, klikt u voor of na het verzenden op Kopiëren voor WhatsApp. Dat kopieert het onderwerp in vet, gevolgd door het bericht, klaar om te plakken.

Verzonden berichten lezen

Onder Verzonden berichten staan de laatste berichten met hun onderwerp, naar wie ze gingen, hoeveel mensen, wanneer en door wie. Klik op een regel om het bericht te lezen.

Goed om te weten

E-mails worden verstuurd binnen uw eigen limiet per uur (Instellingen → E-mail), dezelfde limiet als voor uitnodigingen en herinneringen, en ze worden gespreid zodat de laatste vertrekt voordat het evenement eindigt. Een groot bericht kan daarom enkele uren nodig hebben om iedereen te bereiken.
Als niemand in de gekozen groep zit — een team zonder bevestigde mensen, een lege dienst — wordt er niets verstuurd, en krijgt u dat te horen.
Een teamleider kan alleen schrijven naar zijn eigen teams en de diensten van die teams, en naar mensen van zijn teams die nog niet hebben gereageerd. Hij ziet Iedereen die bevestigd is niet, en zijn geschiedenis toont alleen zijn eigen berichten en die aan zijn teams.
Berichten gaan naar het adres op uw lijst. Ze gaan over het helpen bij het evenement; voor kaartjes en bestellingen gebruikt u Berichten aan deelnemers en Aankondigingen aan deelnemers.
Een verzonden bericht kan niet worden teruggehaald. Lees het goed door voordat u bevestigt.

Problemen oplossen

“Er zit nog niemand in die groep” — de groep is leeg. Bevestig mensen onder Mensen of kies een andere groep.
“U kunt alleen naar uw eigen teams schrijven” — u bent teamleider en koos een groep buiten uw teams.
Iemand zegt dat er niets is aangekomen — de e-mail wacht misschien nog op uw limiet per uur, of staat in de spam. Stuur hen de WhatsApp-kopie.
Ik kan Iedereen die bevestigd is niet kiezen — alleen mensen die alle vrijwilligers beheren (organisator, vrijwilligerscoördinator) kunnen naar iedereen schrijven.

Zie ook

1.12 Vrijwilligersuren en privacy

De regel van een vrijwilliger bevat wat u nodig hebt om met die persoon te werken: naam, e-mailadres, telefoonnummer, vaardigheden, uw eigen notities en de uren die de persoon op uw diensten heeft gewerkt. Dit artikel legt uit wie wat ziet, hoe de urenverklaring werkt en hoe u de gegevens van een vrijwilliger verwijdert. U vindt de lijst onder Groeien → Vrijwilligers.

Wat u hier kunt doen

Controleer wie in uw team welke gegevens ziet.
Download de urenverklaring van een vrijwilliger als pdf.
Verwijder een vrijwilliger en alles wat over hem of haar is vastgelegd.

Wie ziet wat

U en vrijwilligerscoördinatoren zien de contactgegevens van elke persoon op het tabblad Mensen, en alles in de lijst.
Een teamleider ziet de lijst om uit te werven, maar niet de notities.
De CSV-export van de lijst bevat contactgegevens, vaardigheden, notities en uren. Bewaar dat bestand zorgvuldig en verwijder het als u klaar bent.

Uren en de verklaring

Uren zijn de tijd tussen inchecken en uitchecken op een dienst. Alleen diensten die zijn uitgecheckt tellen mee, en alleen voor evenementen waarvoor de persoon bevestigd was. Op de lijst telt de kolom Uren ze op. Het downloadpictogram in de rij van een persoon geeft een pdf Vrijwilligersurenafrekening voor een school, een werkgever of een beursaanvraag. Die toont per evenement de datum, het aantal diensten en de uren, een totaal, en de datum van afgifte, en vermeldt dat hij is gebaseerd op de door u vastgelegde inchecks. Het is geen momentopname: het geeft de administratie weer zoals die op de dag van afdrukken is.

Goed om te weten

Een vrijwilliger kan via de link in elke uitnodiging vragen om niet meer te worden uitgenodigd. Die persoon wordt dan getoond als Willen geen uitnodigingen, en u kunt hem niet uitnodigen.
Van lijst verwijderen haalt de persoon weg en daarmee zijn of haar uitnodigingen, diensten en uren bij elk van uw evenementen. Dit is wat een verzoek om verwijdering van gegevens vraagt, dus het wordt niet verzacht en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Wie zich via de evenementpagina aanmeldt, wordt verteld dat zijn of haar naam, e-mailadres, telefoonnummer en vaardigheden met u worden gedeeld om het vrijwilligersteam te organiseren.

Problemen oplossen

De urenverklaring is leeg — nog geen enkele dienst van de persoon is uitgecheckt, of de persoon is nergens bevestigd.
De verklaring toont minder uren dan verwacht — een dienst waarop is ingecheckt maar nooit is uitgecheckt, telt niet mee. Sluit hem met Uitchecken op het tabblad Diensten en download de verklaring opnieuw.

Zie ook

1.13 Het bedankticket voor vrijwilligers

Een bedankticket laat uw vrijwilligers het evenement bijwonen waarbij ze helpen, gratis of tegen een verlaagde prijs. Het is een gewoon tickettype met Alleen voor vrijwilligers ingeschakeld. Iedereen ziet het op de evenementpagina, maar alleen mensen die bevestigde vrijwilligers van dat evenement zijn, kunnen het kopen. U maakt het aan onder Tickets & prijzen → Tickettypes in het menu Beheer van het evenement; het tabblad Instellingen van de vrijwilliger laat zien of het evenement er een heeft.

Wat u hier kunt doen

Bied uw vrijwilligers een ticket kosteloos aan, of tegen een prijs naar keuze.
Beperk het tot één per vrijwilliger, of sta een introducé toe.
Toon uw eigen bedankboodschap waar ze het kopen.

Het ticket aanmaken

Open Tickets & prijzen → Tickettypes en klik op Tickettype toevoegen, of klik op Bewerken bij een bestaand type.
Geef het een naam, zoals “Bedankticket vrijwilligers”, en stel de Prijs in. Nul maakt het gratis.
Stel de Capaciteit in op ongeveer het aantal vrijwilligers dat u heeft.
Vink Alleen voor vrijwilligers aan: “Aan iedereen getoond; alleen de bevestigde vrijwilligers van dit evenement kunnen het kopen (één per persoon)”.
Laat onder Max. per persoon het veld leeg voor één ticket per vrijwilliger, of vul een hoger getal in om een introducé toe te staan.
Klik op Wijzigingen opslaan, of voeg het tickettype toe.

Wat bezoekers en vrijwilligers zien

Op de openbare evenementpagina staat het ticket in de lijst met een groen label Alleen voor vrijwilligers, zoals ledenticketten worden getoond. Een bezoeker die niet is ingelogd, leest “Voor de vrijwilligers van dit evenement — log in om het te krijgen”; een ingelogd persoon die geen bevestigde vrijwilliger is, leest “Voor de bevestigde vrijwilligers van dit evenement”, met een link naar vrijwilliger worden als u de aanmelding hebt ingeschakeld. Een bevestigde vrijwilliger vindt het ticket ontgrendeld, met uw bedankboodschap boven de lijst.

De vrijwilliger koopt het zoals elk ander ticket, ingelogd, via de normale checkout. Voor een gratis ticket wordt geen betaling afgeschreven. Uw bedankboodschap verschijnt ook naast het ticket bij de checkout en in de bevestigingsmail.

De instellingen uitgelegd

Prijs — nul voor een gratis ticket, of een willekeurige prijs voor een verlaagd ticket.
Max. per persoon — geteld over al hun bestellingen. Leeg betekent één per vrijwilliger.
Bedankbericht — ingesteld op het tabblad Instellingen van de vrijwilliger, maximaal 300 tekens, met {name} voor de naam van de vrijwilliger. Zie Werven met deelnamelinks, aanmelding en gekopieerde opzetten.

Goed om te weten

Het ticket verandert niet de prijs die uw evenement adverteert. Het wordt weggelaten uit overzichten, zoekresultaten, prijsbereiken en feeds, zodat een gratis vrijwilligersticket een betaald evenement niet gratis kan laten lijken.
Alleen bevestigde vrijwilligers kunnen het kopen. Iemand die alleen is uitgenodigd, of zich heeft teruggetrokken, kan dat niet. De vrijwilliger moet ingelogd zijn met het e-mailadres op uw lijst; de uitnodigingsmail laat hem dat account aanmaken.
Het ticket is daarna gewoon een ticket: het heeft een QR-code en wordt bij de deur gescand.
Vrijwilligers vinden ook een knop Mijn ticket krijgen op hun pagina Mijn vrijwilligerswerk wanneer u er een voor hen hebt.
Het ticket telt mee voor de capaciteit van het evenement, net als elk ander ticket.

Problemen oplossen

Een vrijwilliger kan het ticket niet zien of kopen — hij moet op dit evenement Bevestigd zijn en ingelogd met het e-mailadres waarop u hem heeft uitgenodigd. Accounts worden alleen aan lijstrijen gekoppeld op een bevestigd e-mailadres.
Het tabblad Instellingen zegt dat er geen vrijwilligersticket is — geen tickettype van dit evenement heeft Alleen voor vrijwilligers aangevinkt. Gebruik Naar tickets om er een te maken.
Een vrijwilliger heeft twee tickets nodig — verhoog Max. per persoon bij het tickettype.

Zie ook

1.14 Teamvoorraad: overzicht

Voorraad is de lijst van alles wat uw vereniging bezit, leent of voor haar evenementen koopt: stoelen, luidsprekers, een dhol, naamkaartjes, rijst, borden. Die staat onder Inventaris in de groep Werk van uw organisatorzijbalk. Elk item hoort bij één vrijwilligersteam dat er zorg voor draagt, of bij de Gedeelde pool die u en uw vrijwilligerscoördinatoren zelf beheren.

Wat u hier kunt doen

Houd één lijst voor elk team. U ziet alle items. Elke rij toont de teamlabel, of het item Materiaal of een Verbruiksartikel is, de categorie, hoeveel er beschikbaar zijn van het totaal, waar het is en in welke staat het verkeert.
Zie wie het heeft. Tussen evenementen is een item in het bezit van iemand van uw vrijwilligerslijst, of bewaard op een plek die u noemt, zoals “Opslagruimte B Kulturhalle”. Geleende items vermelden ook wie ze heeft uitgeleend.
Weet wat u moet kopen. Items die bijna op zijn, staan in rood en verschijnen op de Boodschappenlijst.
Registreer aankopen met hun bonnen en zie wie nog moet worden terugbetaald — zie Aankopen, bonnen en de boodschappenlijst.
Plan elk evenement met één paklijst per team — zie Paklijsten per evenement.
Print QR-labels om op de items te plakken — zie QR-labels.

De pagina Inventaris lezen

De drie tegels bovenaan tonen Totaal items (alleen actieve items), Lage voorraad en Totale waarde, die is eenheidskosten maal totale hoeveelheid. Klik op de tegel Lage voorraad om de boodschappenlijst te openen.
De tabbladen onder de titel openen de Boodschappenlijst en de Aankopen; de knoppen naast de titel zijn QR-labels en Item toevoegen.
Beperk de lijst met de filters: zoeken op naam, SKU of barcode, Team (een team, of Gedeelde pool), Type (Materiaal of Verbruiksartikel), Categorie, Alleen lage voorraad en Inactieve items tonen. Wissen verwijdert ze weer.
Elke rij begint met de teamlabel. Klik op Bewerken bij een rij om het item te openen — zie Items: toevoegen, vinden en beheren.

Onder Alleen lage voorraad ziet u wat tot het minimum is gedaald. Het aantal beschikbaar wordt rood en zegt “minimum 20”. Een item is laag wanneer het een minimum boven nul heeft en het aantal beschikbare items op of onder dat minimum ligt.

Teams, de gedeelde pool en wie wat ziet

U ziet en wijzigt elk item, inclusief de Gedeelde pool, en u bent de enige die categorieën beheert (de knop Categorieën beheren).
Een teamleider ziet en wijzigt alleen de items van het team dat hij of zij leidt, vanaf de eigen pagina: De voorraad van uw team. Die ziet nooit de voorraad van een ander team en kan geen item in de Gedeelde pool zetten.
Een coördinator of evenementbeheerder werkt met de paklijsten van een evenement vanuit Beheer → Evenementvoorraad. De Gedeelde pool heeft geen teamleider, dus wordt die door u en de coördinatoren beheerd.
Lenen tussen teams is geen functie van het platform: teams regelen dat onderling buiten het systeem om.

Goed om te weten

Materiaal komt na een evenement terug. Verbruiksartikelen raken op en worden opnieuw gekocht; wanneer u de terugkomst van een evenement registreert, geeft u aan hoeveel er zijn opgebruikt.
Een item dat voor een evenement is uitgeleend, kan niet worden verwijderd zolang het niet terug is.
Opgebruikte en vermiste hoeveelheden verdwijnen definitief uit de voorraad. Beschadigde items blijven in het totaal geteld, maar zijn niet beschikbaar.
Items die u uitschakelt met het vinkje Actief op de itempagina, verdwijnen uit de lijst en uit de keuzelijst van de paklijst. Vink Inactieve items tonen aan in de filters om ze weer te zien, gemarkeerd als Inactief; open er een en vink Actief aan om hem terug te zetten.
Categorieën (bijvoorbeeld Geluid & licht, Meubilair, Catering) worden door alle teams gedeeld. Voeg er een toe onder Categorieën beheren.

Problemen oplossen

Een item ontbreekt in de lijst — controleer het teamfilter, en vink Inactieve items tonen aan voor het geval het item is uitgeschakeld. De eigen pagina van een teamleider toont alleen hun team.
De tegel Lage voorraad toont nul, terwijl iets bijna op is — het item heeft geen minimum ingesteld. Open het en vul een Min. voorraaddrempel in.
Het aantal beschikbaar is lager dan wat er op de plank ligt — de rest staat gepland op de paklijst van een evenement of is nog buiten. Open het item: het paneel Geboekt bij evenementen laat zien waar.

Zie ook

1.15 Items: toevoegen, vinden en onderhouden

Een item is één soort ding dat u bewaart, met een aantal: “Klapstoelen, 420”. Dit artikel behandelt het toevoegen van een item, aangeven waar het zich bevindt, geleende items en de overige dingen die u op de pagina van een item kunt doen. Open Inventaris in de groep Werk en klik op Item toevoegen, of op Bewerken bij een bestaande rij.

Een item toevoegen

Klik op de pagina Inventaris op Item toevoegen en typ de Itemnaam. Dit is het enige verplichte tekstveld, samen met het aantal, de conditie en het eigendom.
Kies het Team dat het beheert. Laat het op Gedeelde pool staan als niemand in het bijzonder het beheert. Een teamleider die een item toevoegt op de eigen pagina kan niet kiezen: het is altijd hun team.
Kies het Type: Materiaal komt na een evenement terug, een Verbruiksartikel wordt op gebruikt en opnieuw aangeschaft.
Vul het Totaal aantal in en, desgewenst, een Eenheid zoals stuks, kg of rollen. Zet een Min. voorraaddrempel bij alles wat u opnieuw koopt; zodra de voorraad tot dat aantal daalt, verschijnt het item op de boodschappenlijst.
Geef onder Wie heeft het aan waar het is: een persoon uit uw vrijwilligerslijst, of een Opslaglocatie.
Kies de Conditie (Nieuw, Goed, Redelijk, Slecht, Beschadigd, Afgeschreven) en het Eigendom. Bij Geleend items verschijnt een veld Uitgeleend door: vul in van wie het is, bijvoorbeeld de familie Patel. Gehuurd en Eigen hebben dit veld niet.
Voeg desgewenst een categorie, SKU, omschrijving, barcode, afbeelding en de Eenheidsprijs toe (die wordt gebruikt voor de totale waarde), en klik daarna op Item aanmaken.

De instellingen uitgelegd

SKU — uw eigen code. Die moet uniek zijn onder uw items.
Min. voorraaddrempel — nul betekent “niet waarschuwen”. Boven nul is het item laag in voorraad zodra het beschikbare aantal gelijk is aan of lager is dan deze drempel.
Actief (bij een bestaand item) — zet het uit voor iets dat u niet langer bewaart. Het verdwijnt uit de lijst, de boodschappenlijst, de labels en de keuzelijst van de paklijst. Inactieve items tonen op de pagina Inventaris vindt het weer.
Afbeelding — JPG, PNG of WebP, tot 2 MB.

Waar is het?

Open een item met Bewerken. Het paneel Waar is het vertelt u dat in één zin: “Bij Ravi Patel”, “Op het verenigingskantoor”, of dat niemand heeft genoteerd waar het is, plus wie het heeft uitgeleend. Wijzig dit met de personenlijst en het plaatsveld, en klik daarna op Opslaan. U kunt beide gebruiken: een persoon en een plaats.

Daarnaast voegt Aankoop registreren voorraad toe samen met het bonnetje; zie Aankopen, bonnetjes en de boodschappenlijst.

Meer op de pagina van het item

Geboekt bij evenementen — verschijnt wanneer het item op de paklijst staat van een lopend of komend evenement. Er zijn snelknoppen voor Mee en Alles terug; zie QR-labels.
Herbevoorrading — voegt een aantal toe met een optionele notitie, zonder aankoop. Gebruik dit voor voorraad die is gevonden, geschonken of opnieuw geteld.
Onderhoud — registreer een Service, Reparatie of Inspectie met een datum, een kostenbedrag en de datum van de volgende service.
Transactiegeschiedenis — de laatste bewegingen: naar een evenement meegenomen, teruggebracht, opgebruikt, bijgevuld.
Verwijderen — vraagt om bevestiging. Het wordt geweigerd zolang er nog een aantal bij een evenement is uitgeleend.

Goed om te weten

Als u het team van een item wijzigt, verhuist het naar de lijst van dat team, en de leider daarvan kan het dan beheren.
Aantallen zijn hele getallen. Het beschikbare aantal is het totaal, minus wat is gepland of op paklijsten van evenementen staat, minus beschadigde, opgebruikte en vermiste items.
De kosten per stuk zijn alleen voor de tegel Totale waarde. Het geld dat u daadwerkelijk uitgeeft, wordt vastgelegd als aankopen.

Problemen oplossen

De SKU wordt geweigerd — een ander van uw items gebruikt die al.
Uitgeleend door verschijnt niet — kies eerst Geleend onder Eigendom.
Ik kan geen persoon kiezen onder Wie heeft het — de lijst toont uw vrijwilligerslijst. Voeg de persoon eerst toe onder Vrijwilligers.

Zie ook

1.16 Aankopen, bonnetjes en de boodschappenlijst

Wanneer een team iets koopt voor de inventaris, registreert u dat als aankoop: het aantal komt op de voorraad, het bonnetje wordt bewaard en het geld verschijnt bij de uitgaven van het evenement. Als een vrijwilliger uit eigen zak heeft betaald, blijft de aankoop open tot u markeert dat hij is terugbetaald. De lijst vindt u onder Inventaris → Aankopen, en wat u moet kopen onder Inventaris → Boodschappenlijst.

Een aankoop registreren

Open het artikel dat u hebt gekocht op de inventarispagina (Bewerken).
Vul bij Een aankoop registreren het Aantal in dat is gekocht, het Betaald bedrag en de Datum.
Kies onder Betaald door De vereniging, of de vrijwilliger die heeft betaald. De aankoop van een vrijwilliger krijgt de status Nog terug te betalen totdat u die afrekent.
Kies eventueel Voor evenement en voeg het Bonnetje toe (PDF, JPG, PNG of WebP, tot 10 MB).
Klik op Een aankoop registreren. Het aantal wordt meteen aan de voorraad van het artikel toegevoegd.

De pagina Aankopen

Elke aankoop van elk team staat vermeld, de nieuwste eerst, met datum, artikel, team, wie heeft betaald en het bedrag. Een teamleider ziet alleen de aankopen van het eigen team.

De gele melding geeft het totaal dat nog aan vrijwilligers moet worden terugbetaald. Klik op Tonen om alleen de openstaande te zien.
De kolom Betaald door toont de vrijwilliger en Nog terug te betalen of Terugbetaald. Aankopen die de vereniging heeft betaald hebben geen badge.
Klik op Bonnetje om het bestand dat u hebt toegevoegd te openen. Bonnetjes zijn privé: alleen u en de leider van het team kunnen ze openen.
Wanneer u de vrijwilliger hebt terugbetaald, klikt u op Markeren als terugbetaald. Markeren als niet terugbetaald maakt dat ongedaan. Alleen u, de organisator, kunt dit doen; een leider ziet de status maar heeft geen knop.

De boodschappenlijst

De boodschappenlijst toont elk actief artikel dat op of onder zijn minimum voorraad zit, gegroepeerd per team. Teams zonder artikelen verschijnen niet, en de Gedeelde pool is een groep als elke andere.

Elke teamgroep toont haar artikelen; de regel rechts zegt hoeveel er nog zijn en het minimum.
Het vak De lijst delen bevat dezelfde lijst als platte tekst, met de teamnaam in vet voor WhatsApp.
Klik op Kopiëren en plak hem in de groep van uw team.

Goed om te weten

Een aankoop is een gewone uitgave. Ze verschijnt bij de uitgaven van het evenement en in de winst- en verliesrekening; de titel luidt “40 × Basmatirijst”. Materiaal wordt geboekt onder de categorie materiaal, verbruiksartikelen onder overig. De valuta is die van het artikel, of euro als het er geen heeft.
Als u geen evenement kiest, hoort de aankoop bij uw organisatie en niet bij één evenement.
Het geld wordt alleen vastgelegd. Het platform betaalt niemand terug; dat doet u zelf en markeert het daarna.
Gebruik Herbevoorraden op de artikelpagina in plaats van een aankoop wanneer er niets is gekocht.

Problemen oplossen

Het artikel staat niet op de boodschappenlijst — er is geen minimum ingesteld, of het aantal beschikbaar ligt nog boven dat minimum. Aantallen die voor een evenement zijn ingepland, tellen als niet beschikbaar.
Een link naar een bonnetje zegt niet gevonden — de aankoop is geregistreerd zonder bestand.
De vrijwilliger ontbreekt onder Betaald door — alleen personen uit uw vrijwilligersregister worden aangeboden.

Zie ook

1.17 Paklijsten voor evenementen

Een paklijst geeft aan welke artikelen elk team naar een evenement meeneemt, hoeveel ervan, en wat er is teruggekomen. Elk evenement heeft zijn eigen lijsten, één per team plus de Gedeelde pool. Open het evenement en kies Beheren → Operaties op de dag zelf → Evenementinventaris. Evenementbeheerders en vrijwilligersbeheerders zien de lijsten van elk team; een teamleider ziet alleen de lijsten van de teams die hij of zij leidt.

Plannen wat naar het evenement gaat

Klik bovenaan de pagina op Item toewijzen en kies het Artikel. De lijst is gegroepeerd per team en toont hoeveel er beschikbaar zijn. Artikelen die al op de lijst van dit evenement staan, of waarvan er geen meer over zijn, worden niet aangeboden.
Vul het Aantal in en eventueel een notitie, en klik op Toewijzen. U kunt niet meer inplannen dan er beschikbaar is.
De regel verschijnt in het vak van zijn team met de status Toegewezen: “Gepland 420 · meegenomen 0 · terug 0”, en een knop Meegenomen naar het evenement voor de dag zelf.

Op de dag zelf: meegenomen, dan terug

Wanneer de artikelen de opslag verlaten, vult u het aantal in op de regel en klikt u op Meegenomen naar het evenement. De status wordt Uitgegeven.
Wanneer ze terugkomen, vult u het retourformulier op dezelfde regel in: Geretourneerd, Beschadigd (materiaal) of Opgebruikt (verbruiksartikelen), Ontbrekend, en een notitie. Klik op Opslaan. De getallen samen mogen niet hoger zijn dan wat nog buiten is.
Wanneer alles is verantwoord, staat er op de regel Geretourneerd.

Opgebruikte of ontbrekende aantallen verlaten de voorraad definitief. Een ontbrekend artikel dat later weer opduikt, kan opnieuw worden toegevoegd met Herbevoorraden op de artikelpagina.

Wat nog ontbreekt

Zodra het is geregistreerd, wordt alles wat ontbreekt — en, na afloop van het evenement, alles wat nog buiten is — verzameld in een gele box Nog niet terug. Die toont het team en de artikelen. Klik op Een taak voor het team aanmaken om één taak voor dat team toe te voegen, “Ontbrekende artikelen zoeken”, met een deadline van zeven dagen en elke regel erin. Die verschijnt op de pagina Mijn vrijwilligerswerk van de leden en bij hun leider.

De retourformulieren staan op elke regel waarop nog artikelen buiten zijn. Regels in de Gedeelde pool hebben geen taakknop, omdat de Gedeelde pool geen team heeft om de taak aan toe te wijzen.

Goed om te weten

Toewijzen verplaatst niets: het aantal beschikbaar op het artikel daalt zodat niemand anders dezelfde stoelen inplant, en herstelt zich wanneer ze worden teruggebracht.
U kunt een regel verwijderen (Van de lijst verwijderen) alleen zolang er niets is meegenomen, of wanneer alles weer terug is.
Op de pagina van een artikel toont het paneel Geboekt bij evenementen dezelfde regel met knoppen voor één tik, Meegenomen en Alles terug — bedoeld voor gebruik na het scannen van een label. Alles terug telt alles als teruggebracht, niet als opgebruikt.
Het kopiëren van de opzet van een eerder evenement (Beheren → Vrijwilligers) kan paklijsten meenemen wanneer er voldoende voorraad beschikbaar is.

Problemen oplossen

Alleen X stuks beschikbaar — de rest is ingepland voor een ander evenement of is nog buiten. Verlaag het aantal of breng eerst de artikelen van het andere evenement terug.
Het artikel staat niet in de lijst — het staat al op de lijst van dit evenement (wijzig dan liever de regel), is inactief, of er is niets beschikbaar.
Een leider ziet een lege pagina — die ziet alleen de teams die hij of zij leidt.

Zie ook

1.18 QR-labels

Een QR-label op een artikel laat iemand het openen met een telefoon: scan het en de artikelpagina opent, met de locatie, de plek op de paklijst en de knoppen om het als meegenomen of teruggebracht te markeren. Print de labels vanaf Inventaris → QR-labels.

Labels printen

Filter op de inventarispagina eventueel op Team; de knop QR-labels behoudt uw filter, zodat u de labels van één team tegelijk print.
Klik op QR-labels. Er opent een eenvoudige pagina met één label per actief artikel: de QR-code, de naam, het team (of de Gedeelde pool) en de SKU.
Klik op Afdrukken. De knop en de koptekst worden niet afgedrukt, alleen de labels.
Knip langs de stippellijnen en plak elk label op het artikel of de doos.

Elk label toont de artikelnaam onder de code.

Een label scannen

Richt de camera van een telefoon op de code en open de link. U moet ingelogd zijn.
Als u de organisator bent, opent het artikel op uw inventarispagina. Als u het team leidt waartoe het artikel hoort, opent het op uw eigen pagina voor de teaminventaris.
Als het artikel op de paklijst staat van een huidig of komend evenement, toont het bovenste paneel Geboekt bij evenementen de aantallen en twee knoppen: Meegenomen markeert alles wat nog moet worden meegenomen, Alles terug markeert alles wat buiten is als teruggebracht. Gebruik de volledige paklijst voor opgebruikte, beschadigde of ontbrekende artikelen.

De kop van het paneel introduceert de evenementen; Meegenomen registreert de hele geplande hoeveelheid als meegenomen, en Paklijst opent de lijst van het evenement. Evenementen die meer dan zeven dagen geleden zijn afgelopen, worden niet meer getoond.

Goed om te weten

De code bevat een willekeurig token, nooit een id, en niets over het artikel zelf. Wie zonder toestemming een label vindt, wordt geweigerd en ziet niets over het artikel of wie het heeft.
Artikelen uit de Gedeelde pool openen alleen voor de organisator, omdat ze geen teamleider hebben.
Het label van een artikel dat u deactiveert, wordt niet meer geprint. Opnieuw printen wijzigt nooit een bestaande code, dus oude labels blijven werken.

Problemen oplossen

De scan meldt toegang geweigerd — u bent ingelogd met een account dat de inventaris niet bezit en dat team ook niet leidt.
De scan vraagt mij in te loggen — dat is verwacht; log in en open het label opnieuw.
Het vel is leeg — het gekozen team heeft geen actieve artikelen.

Zie ook

Hoofdstuk 2

Vrijwilligerswerk

2.1 Vrijwilligerswerk bij een evenement

Organisatoren op EventMann kunnen u vragen gratis te helpen bij hun evenementen, en sommige evenementen laten u uw hulp aanbieden vanaf de evenementpagina. Alles daarover — uw uitnodigingen, uw diensten, uw taken, uw gegevens en uw bedankticket — staat onder Mijn vrijwilligerswerk in uw account. Dit artikel is de kaart; elk onderdeel heeft een eigen artikel.

Wat u hier kunt doen

Beantwoord een uitnodiging — de e-mail van de organisator vraagt “Kun je helpen?”. Open hem en kies Ja of Nee. Nee vraagt niets; Ja vraagt om een gratis EventMann-account op dat adres, dat u daar meteen aanmaakt of waarmee u daar inlogt. Zie Een uitnodiging beantwoorden.
Bied uw hulp aan — wanneer een evenementpagina zegt “Wil je helpen bij dit evenement?”, of een teamleider u een aanmeldlink stuurt. Zie Aanmelden of meedoen met een team.
Zie uw diensten, check in en uit, en neem of geef een dienst terug — zie Mijn vrijwilligerswerk: diensten en inchecken.
Werk uw taken af — status, checklist en opmerkingen. Zie Uw vrijwilligerstaken.
Draai een deel van een evenement — als de organisator u een rol heeft gegeven, zoals vrijwilligerscoördinator of kassa, of als u een team leidt. Zie Vrijwilligersrollen en Mijn werk en Gids voor teamleiders.
Krijg uw vrijwilligersticket — als de organisator er een aanbiedt, toont Mijn vrijwilligerswerk een knop Mijn ticket krijgen die de evenementpagina opent. Alleen bevestigde vrijwilligers die zijn ingelogd kunnen het kopen. Het is gratis of verlaagd, meestal één per persoon.

Waar u het vindt

Log in en kies Mijn vrijwilligerswerk in het menu van uw account. Het item verschijnt zodra een organisator uw e-mailadres in een vrijwilligersbestand heeft staan, of u zich zelf heeft aangemeld.
De pagina vereist een bevestigd e-mailadres. Organisatoren nodigen u per e-mail uit; uitnodigingen worden alleen aan uw account gekoppeld wanneer dat adres is bevestigd.

Goed om te weten

U kunt uw antwoord wijzigen: alsnog ja zeggen na eerder nee, of terugtrekken als u niet meer kunt komen. Terugtrekken maakt uw diensten vrij en geeft uw taken terug aan het team.
U krijgt een e-mail wanneer u op een dienst wordt gezet of een taak krijgt, en een herinnering ongeveer een dag voor elke dienst. Een taak met een starttijd stuurt kort daarvoor een herinnering.
Vrijwilligerswerk is onbetaald. Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en vaardigheden worden gedeeld met de organisator, zodat die het team kan organiseren.
Elke uitnodiging bevat een link om de uitnodigingen van die organisator te stoppen. Andere organisatoren worden daardoor niet beïnvloed.
Tijden van diensten en taken zijn in de eigen tijdzone van het evenement.

Problemen oplossen

Mijn vrijwilligerswerk is leeg — log in met het adres waarop de uitnodiging is verstuurd, en zorg dat dat adres bevestigd is.
Ik kan niet inchecken — inchecken opent een uur voordat de dienst begint en sluit wanneer hij eindigt. Vraag uw teamleider of de organisator u vanuit hun rooster in te checken als u buiten dat tijdstip komt.
Ik zie het vrijwilligersticket niet — het verschijnt zodra u voor dat evenement bent bevestigd en bent ingelogd. Als het evenement geen ticket heeft, heeft de organisator er geen ingesteld.

Zie ook

2.2 Een uitnodiging beantwoorden

Wanneer een organisator u uitnodigt om bij een evenement te helpen, krijgt u een e-mail “Kun je helpen bij …?” met een knop Beantwoord de uitnodiging. De knop opent een pagina die alleen voor u is. Nee zeggen kost één klik en vraagt niets anders. Ja zeggen betekent dat u een gratis EventMann-account heeft op het adres waarop de uitnodiging is verstuurd: dat account is waar u uw diensten, uw taken en het team ziet. De link is persoonlijk: stuur hem niet door.

Beantwoord de uitnodiging

Open de link in de e-mail. De pagina toont het evenement, wanneer en waar het plaatsvindt, en uw huidige antwoord (Uitgenodigd).
Tik op Ja, ik help mee om lid te worden van het team, of op Nee, deze keer niet om af te wijzen. De regel onder de knoppen vertelt u wat een ja van u vraagt.
Wat er na Ja gebeurt, hangt af van uw account:
- Nog geen account op dat adres — de pagina opent een kort accountformulier, hieronder beschreven.
- U heeft al een account — u gaat naar de inlogpagina met uw adres al ingevuld. Na het inloggen komt u meteen terug bij de uitnodiging, en uw ja wordt vastgelegd.
- U bent al ingelogd met dat adres — uw ja wordt meteen vastgelegd.
- Uw adres is nog niet bevestigd — u wordt gevraagd het eerst te bevestigen. Uw ja wordt vastgelegd wanneer u terugkomt bij de uitnodiging.
- U bent ingelogd als iemand anders — de pagina zegt dat, en biedt Afmelden en doorgaan aan. Een ja wordt nooit vastgelegd voor een ander account.
Zodra uw ja is vastgelegd, ziet u een bedankbericht, wordt de organisator geïnformeerd en ontvangt u een e-mail “Je zit in het team”. De organisator zet u vervolgens op diensten en geeft u taken, en u wordt elke keer per e-mail op de hoogte gebracht.

Maak uw account aan en zeg ja

Controleer onder Maak je gratis account aan om ja te zeggen uw naam; het e-mailadres is vast ingesteld op het adres waarop de uitnodiging is verstuurd.
Kies een wachtwoord en herhaal het.
Tik op Account aanmaken en ja zeggen.
U bent ingelogd en komt uit bij Mijn vrijwilligerswerk, al in het team. Het account is meteen bevestigd, omdat u het via de link bereikt die naar dat adres is gestuurd.

Een link kan nooit een nieuw wachtwoord instellen voor een account dat al bestaat: heeft iemand al een account op dat adres, dan stuurt de pagina hem of haar naar inloggen.

Bevestigd door de organisator

Soms bevestigt de organisator of een teamleider u zonder op uw antwoord te wachten, omdat u al telefonisch ja heeft gezegd. Als u nog geen account heeft, zegt uw e-mail “Je zit in het team” dat, en opent de knop Mijn account aanmaken hetzelfde accountformulier. De organisator kan u die link ook opnieuw sturen met Aanmeldlink sturen. Totdat u het account heeft ingesteld, zit u in het team, maar kunt u uw diensten en taken niet zien.

Van gedachten veranderen

Open dezelfde link opnieuw. Na een ja luidt de knop Ik kan het toch niet; u wordt gevraagd dit te bevestigen en uw diensten worden vrijgegeven voor iemand anders.
Na een nee dat u zelf gaf, kunt u nog steeds Ja kiezen — met uw account, zoals hierboven. Een aanmelding die de organisator heeft afgewezen kunt u zelf niet heropenen, en een uitnodiging die is verwijderd evenmin.
Zodra het evenement voorbij of geannuleerd is, neemt de pagina geen antwoorden meer aan.

Geen uitnodigingen meer ontvangen

De regel Nodig me niet meer uit voor de evenementen van … onderaan stopt vrijwilligersuitnodigingen van deze organisator, nadat u dat bevestigt. Daarvoor is geen account nodig. Een openstaande uitnodiging wordt afgewezen. Het heeft geen invloed op andere organisatoren. Als u zich later zelf aanmeldt op een van hun evenementpagina's, heft dat de uitschrijving weer op.

Goed om te weten

De organisator hoort pas van uw ja zodra het is vastgelegd — nadat u uw account heeft aangemaakt of bent ingelogd. Tot die tijd staat u nog als Uitgenodigd op hun lijst.
Het account is een gewoon, gratis EventMann-account. U kunt het ook gebruiken om tickets te boeken.
De link werkt op elk apparaat. Nee zeggen of uitschrijven vraagt geen inloggen.
Mijn vrijwilligerswerk toont dezelfde uitnodiging met dezelfde twee knoppen zolang u nog niet heeft geantwoord.

Problemen oplossen

“Dat antwoord is hier niet meer mogelijk” — de organisator heeft uw status al gewijzigd, bijvoorbeeld door u te verwijderen. Neem contact op met de organisator.
Geen knop Ja — u heeft al ja gezegd, de aanmelding is afgewezen, het evenement is voorbij, of u bent ingelogd als iemand anders (meld u eerst af).
Ik ben ingelogd maar mijn antwoord staat nog op Uitgenodigd — u bent ingelogd met een ander adres. Meld u af en log in met het adres waarop de uitnodiging is verstuurd, en open de link daarna opnieuw.
Ik ben het wachtwoord van mijn bestaande account vergeten — gebruik Wachtwoord vergeten? op de inlogpagina, en open daarna de uitnodigingslink opnieuw.
De link zegt niet gevonden — het evenement is verwijderd, of u heeft een ingekorte of gewijzigde link geopend. Gebruik de knop in de e-mail.

Zie ook

2.3 Mijn Vrijwilligerswerk: diensten en inchecken

Mijn Vrijwilligerswerk is uw pagina voor alles wat u als vrijwilliger doet. Meld u aan en kies Mijn vrijwilligerswerk in het menu van uw account. Er is één kaart per evenement, komende evenementen eerst en afgelopen evenementen daarna. Elke kaart toont het evenement, de datum, de organisator, uw team en uw status.

Als u kernlid bent van een van de vaste teams van de organisator, begint de pagina met een blok Je teams: één kaart per team met alle taken van het team en een link naar de Inventaris van het team. Zie Uw vrijwilligerstaken en De inventaris van uw team. Als u een team leidt, heet het blok Teams die je leidt.

Wat een kaart u vertelt

Uitgenodigd — op de kaart wordt gevraagd om te antwoorden met Ja, ik help mee of Nee, niet deze keer.
Aangevraagd — uw aanmelding ligt bij de organisator. U krijgt een e-mail wanneer zij beslissen.
Bevestigd — u zit in het team. De kaart toont het dankwoord van de organisator, uw diensten en taken, open diensten die u mag nemen, uw beschikbaarheid en uw uren.

Tik op een uitnodigingskaart op Ja, ik help mee of Nee, niet deze keer.

Inchecken en uitchecken

Uw uren worden geteld van inchecken tot uitchecken, dus doe beide.

Open de kaart van het evenement van vandaag; de titel noemt het evenement. Elke dienst toont zijn titel, tijd en plaats.
Zoek onder Diensten de dienst en tik op Inchecken wanneer u aankomt. De knop is beschikbaar vanaf een uur voordat de dienst begint tot het einde ervan.
Wanneer u klaar bent, tik op Uitchecken. De dienst toont dan de uren die u heeft gewerkt.
Uw totaal voor het evenement staat onderaan de kaart.

Een dienst die nooit is uitgecheckt, telt niet mee totdat u of de organisator hem afsluit.

Een dienst teruggeven

Wanneer de organisator vrijwilligers laat kiezen welke diensten zij nemen, ziet u naast elke dienst van u de knop Teruggeven.

Tik naast de dienst op Teruggeven en bevestig.
De leiders van uw team en de organisator krijgen bericht dat de dienst weer een gat heeft.

U kunt een dienst teruggeven tot de grens die de organisator heeft ingesteld, standaard 24 uur voor de dienst, en nooit nadat u bent ingecheckt. Daarna neemt u contact op met uw leider; de knop is bewust verdwenen.

Een open dienst nemen

Als de organisator Vrijwilligers kiezen zelf hun diensten heeft ingeschakeld, toont de kaart het blok Open diensten die u kunt nemen.

Lees het blok — het toont hoelang vóór de start u de dienst nog kunt teruggeven.
Tik op Nemen bij de dienst die u wilt.

U ziet de diensten van uw eigen team en diensten die bij geen team horen, alleen die nog niet zijn begonnen en nog plaatsen hebben. Een dienst wordt geweigerd als hij overlapt met een van uw diensten, als hij vol is op het moment dat u tikt, of als hij bij een ander team hoort.

Laat weten wanneer u kunt helpen

Het veld Wanneer kunt u helpen? op elke kaart is vrije tekst voor de organisator of uw leider, bijvoorbeeld “zaterdagmiddag”. Typ het en tik op Opslaan.

Voer uw tekst in en tik op Opslaan. Het mag maximaal 500 tekens bevatten.

Goed om te weten

Mijn antwoord wijzigen onderaan een kaart opent uw uitnodigingspagina, zolang het evenement nog antwoorden aanneemt.
Het vrijwilligersticket verschijnt als notitie met Mijn ticket krijgen zolang het evenement niet is afgelopen.
U krijgt ongeveer een dag vóór elke dienst een herinneringsmail, met de taken voor die dienst.

Problemen oplossen

Geen knop Inchecken — die opent een uur voor de dienst. Buiten dat venster vraagt u uw leider om u in te checken.
Geen knop Teruggeven — het evenement staat dat niet toe, de grens is verstreken of u bent al ingecheckt.
Geen open diensten — de organisator heeft zelfbediening niet ingeschakeld, of er is niets meer over voor uw team.
Geen blok Je teams — u bent geen kernlid van een team, of u leidt het (dan ziet u Teams die je leidt). Vraag het de organisator.

Zie ook

2.4 Uw vrijwilligerstaken

Taken zijn de klussen die u voor een evenement wordt gevraagd, zoals “420 stoelen neerzetten”. Ze staan op uw kaart in Mijn Vrijwilligerswerk onder Taken. U kunt ze afvinken, verder zetten, een checklist doorlopen en opmerkingen schrijven, alles vanaf uw telefoon.

Welke taken de uwe zijn

Taken die u bij naam zijn gegeven, alleen of samen met anderen.
Taken voor een dienst die u werkt: iedereen op die dienst ziet ze.
Taken voor uw team bij dat evenement, wanneer uw team is ingesteld.
Taken die openstaan voor het hele vrijwilligersteam.
Taken van het eigen taakbord van de organisator, wanneer de organisator ze bij naam aan u heeft gegeven.
Als u kernlid bent van een team: elke taak van dat team, onder Je teams bovenaan de pagina.

Aan een taak werken

Lees de titel, de begin- en eindtijd en de beschrijving eronder.
Wanneer u klaar bent, tik op het vakje voor de taak. Tik er nogmaals op om de taak weer te heropenen.
Om aan te geven hoe ver u bent, wijzigt u de status. Uw eigen lijst biedt Openen, In behandeling, Geblokkeerd en Klaar; kies Geblokkeerd wanneer u op iets wacht. De wijziging wordt vanzelf opgeslagen.
Heeft de taak een checklist, tik elke regel aan wanneer u hem af heeft. De kop zegt “2 van 4 klaar”.
Open opmerkingen om te lezen wat het team heeft geschreven en om zelf te reageren. De lijst opent zichzelf wanneer iemand in de laatste dag heeft geschreven.

Taken van het taakbord van de organisator

Een taak die de organisator u op zijn eigen taakbord heeft gegeven, ziet er hetzelfde uit, met eigen statussen: Openstaande Uitbetalingen, In uitvoering, Geblokkeerd en Voltooid.

Vink hem af, of zet hem verder met de status.

De taken van uw team (kernleden)

Een kernlid van een vast team ziet het volledige werk van het team, niet alleen het eigen werk. Bovenaan Mijn Vrijwilligerswerk heeft het blok Je teams één kaart per team waarin u kernlid bent, met de taken van dat team bij de evenementen waarvoor u bevestigd bent, gegroepeerd per evenement. Komende evenementen komen eerst; een evenement blijft daar 30 dagen na afloop staan, zodat een vervolgactie zoals het zoeken naar ontbrekende spullen nog bereikbaar is.

Zoek de kaart van uw team. Inventaris opent de voorraad van het team.
Onder elke taak ziet u voor wie die is: genoemde personen, iedereen op een dienst of het hele team.
Vink een taak af, wijzig de status, werk de checklist af of reageer, precies zoals bij uw eigen taken. U kunt dit doen bij elke taak van uw team, bijvoorbeeld om een teamgenoot te helpen die vastzit.

Taken toevoegen, verwijderen en aan personen geven blijft bij de teamleider en de organisator. Een taak die ook de uwe is, verschijnt zowel hier als op de evenementkaart; een wijziging op de ene plek is ook op de andere te zien.

Goed om te weten

Een taak die door een dienst of een team gedeeld wordt, is één taak voor veel mensen. De organisator ziet wie hem heeft afgevinkt.
U kunt alleen taken aanpassen die van u zijn, of taken van een team waarin u kernlid bent. Alles wat u bij een taak doet, wordt gecontroleerd tegen uw bevestigde plek bij dat evenement.
Als u een evenement verlaat, gaan taken die u bij naam waren gegeven terug naar het team.
Taken met een begintijd sturen u kort voor de start een e-mail; taken voor een dienst verschijnen in de herinnering voor de dienst.

Problemen oplossen

“Nog geen taken” — er is niets aan u of uw team gegeven. Vraag het uw leider.
Een opmerking wordt niet opgeslagen — hij mag niet leeg zijn, en is maximaal 2.000 tekens.
Ik heb per ongeluk een taak afgevinkt — tik nogmaals op het vakje.

Zie ook

2.5 Aanmelden of een team joinen

Er zijn twee manieren om zelf uw hulp aan te bieden in plaats van op een uitnodiging te wachten: de aanmelding op een evenementpagina, en een aanmeldlink die een teamleider in zijn groepschat deelt. Beide vereisen een account met een bevestigd e-mailadres.

Aanmelden vanaf de evenementpagina

Als de organisator aanmelding als vrijwilliger heeft ingeschakeld voor een evenement dat live is, toont de pagina “Wilt u helpen bij dit evenement?” met de link Help je mee?. De link staat ook bij het vrijwilligersticket.

Log in en klik op Help je mee?.
Lees de tekst van de organisator boven het formulier: wat helpen inhoudt, wanneer u moet aankomen, wie u moet aanspreken.
Controleer het formulier. Uw e-mailadres is vast. Voeg desgewenst een Telefoon-nummer toe, uw Vaardigheden gescheiden door puntkomma’s of komma’s, en een bericht onder Iets wat de organisator moet weten?.
Tik op Help je mee?.

Uw aanmelding gaat naar de organisator, die accepteert of afwijst. U krijgt in beide gevallen een e-mail, en de aanmelding staat tot die tijd als Aangevraagd onder Mijn vrijwilligerswerk. Niemand wordt automatisch geaccepteerd. Was u al uitgenodigd, dan telt aanmelden als uw ja.

Met een link een team joinen

Een teamleider kan een aanmeldlink voor zijn team bij een evenement plaatsen. Die werkt ook wanneer de openbare aanmelding op de evenementpagina is uitgeschakeld.

Open de link en log in als dat wordt gevraagd.
De pagina noemt het team waarbij u zich aansluit.
Vul het formulier in zoals hierboven en tik op Help je mee?.

U komt in dat team als aanvrager, en de teamleider accepteert u. Stond u al op het evenement zonder team, dan zet de link u in dat team.

Goed om te weten

Uw telefoonnummer wordt alleen aan het rooster van de organisator toegevoegd als er nog geen nummer stond; vaardigheden worden alleen genoteerd wanneer u nieuw bent op het rooster van die organisator.
Aanmelden heft ook een eerdere “nodig mij niet uit” van die organisator op.
Als u al op het evenement staat, meldt de pagina dat en toont uw status.

Problemen oplossen

De pagina is niet gevonden — aanmelden staat uit, het evenement is niet live, het is afgelopen, of de aanmeldlink is door de teamleider uitgeschakeld.
Ik word naar inloggen gestuurd — de pagina’s vereisen een account met een bevestigd e-mailadres.
Ik heb nooit iets gehoord — vraag de organisator of de teamleider; aanmeldingen wachten op hun beslissing.

Zie ook

2.6 Vrijwilligersrollen en Mijn werk

Sommige vrijwilligers doen meer dan helpen: een organisator kan u een rol geven voor één evenement, zoals Vrijwilligerscoördinatie, Kassa, Ingang / check-in, Locatiebeheer, Marketing of Financiën, of een van hun eigen aangepaste rollen. De rol opent de schermen van de organisator voor dat evenement, en alleen de schermen die de rol nodig heeft.

Hoe u een rol herkent

Op de kaart van het evenement in Mijn vrijwilligerswerk ziet u een lila notitie: U helpt dit evenement draaien als: Vrijwilligerscoördinatie, met de knop “Mijn werk” openen.
In het menu van uw avatar staat de regel Evenementwerk; die somt uw rollen op en linkt naar Mijn werk. Op een telefoon staat het in het menu als Mijn werk.

Mijn werk

Mijn werk toont elk evenement waarvoor u een rol hebt, met de rol als badge en de organisator en datum. Elke rij heeft één knop voor waar die rol voor dient: Scannen voor de ingang, Bestellingen, Vrijwilligers, Taakbeheer, Analyse of Overzicht.

Zoek het evenement en lees de rolbadge.
Klik op de knop om de schermen van dat evenement te openen.

Wat een coördinator ziet

Een vrijwilligerscoördinator opent de pagina’s Vrijwilligers van het evenement met alle tabbladen — Mensen, Diensten, Taken, Draaiboek, Live, Berichten, Instellingen en Bestand — en het taakbord. Ze nodigen mensen uit en bevestigen hen, plannen diensten en taken, sturen berichten en geven, voor de rollen die ze zelf bezitten, rollen door aan andere vrijwilligers. Ze zien ook het overzicht van het evenement en de inpaklijsten. Ze zien geen bestellingen, geld of instellingen die hun rol niet meebrengt.

Alleen dit evenement is voor u open; de andere evenementen van de organisator blijven dicht.

Goed om te weten

Een rol geldt voor één evenement. Ze eindigt 30 dagen na het evenement, zodat financieel werk kan worden afgerond nadat de deuren dicht zijn.
Ze telt alleen zolang u voor het evenement bent bevestigd en bent ingelogd met het bevestigde adres dat de organisator op bestand heeft. Als u zich terugtrekt van het evenement, eindigen de rollen.
Niemand kan een rol uitdelen die hij zelf niet volledig bezit, dus een coördinator kan een andere coördinator aanwijzen, maar geen Financiën uitdelen.
Leidinggevenden van vaste teams krijgen een rol doordat ze leidinggevende zijn, en kunnen een extra rol krijgen die de organisator aan het team heeft gekoppeld (bijvoorbeeld Kassa voor de teamleiders van Registratie). Zie Handleiding voor teamleiders.
Een e-mail laat u weten wanneer een rol is toegekend. Heeft u nog geen account voor dat adres, dan verwijst die u naar het instellen van een account.

Problemen oplossen

Geen rij Mijn werk — u hebt geen actieve rol: het evenement is meer dan 30 dagen geleden afgelopen, u bent niet bevestigd, of u bent ingelogd met een ander adres.
Een pagina zegt toegang geweigerd — uw rol omvat dat niet. Vraag de organisator om uw rol te wijzigen.

Zie ook

2.7 Gids voor teamleiders

Een teamleider leidt één vast team van een vereniging, zoals Registratie of Zaalbeheer, bij elk evenement. Als leider werft u mensen voor uw team, bevestigt u hen, plant u de diensten en taken van het team, schrijft u naar uw mensen en zorgt u voor de voorraad van het team. U doet dit vanuit uw eigen account, niet vanuit een organizer-paneel van uzelf. Deze gids is het overzicht; elk onderdeel verwijst naar de details.

Wat u hier kunt doen

Werven uit het bestand van de organisator, met een aanmeldlink of door iemand nieuw toe te voegen.
Bevestigen van aanmelders en bepalen of iemand die u uitnodigt meteen bevestigd is.
Plannen van diensten en taken voor uw team en uw mensen erop zetten.
De dag volgen op het draaiboek en de livepagina, en uw team berichten sturen.
Zorg dragen voor de voorraad van uw team: artikelen, boodschappenlijst, aankopen en bonnen. Zie De voorraad van uw team.

Uw evenementen openen

Open het menu van uw avatar. Kies onder Evenementwerk uw rol, of open Mijn werk.
Klik op de knop bij het evenement: Vrijwilligers, of een andere knop als uw team ook een rol heeft, zoals Kassa.
Kies in de zijbalk Vrijwilligers. Een leider ziet de tabbladen Mensen, Diensten, Taken, Draaiboek, Live, Berichten en Bestand. Er is geen tabblad Instellingen: instellingen voor het hele evenement blijven bij de organisator.

Mensen werven

Op Mensen toont het blok Teams bij dit evenement elk team dat u leidt: hoeveel mensen bevestigd zijn tegenover wat het team nodig heeft, en hoeveel mensen nog niet hebben gereageerd.

Stel bij Nodig in hoeveel mensen uw team nodig heeft en tik op Opslaan.
Maak onder Aanmeldlink een link aan en gebruik Kopiëren of Delen op WhatsApp. Mensen die de link openen, melden zich aan en vragen om in uw team te komen; u accepteert hen. Uitschakelen stopt de link; een nieuwe link vervangt de oude. Zie Aanmelden of lid worden van een team.
Klik bovenaan de pagina op Van je lijst uitnodigen om mensen uit te nodigen die de organisator al kent.

Uitnodigen uit het bestand: uitnodigen of meteen bevestigen

Kies mensen in de lijst (zoeken, Alles weergegeven selecteren), of — in het eerste deel — iedereen die bij een eerder evenement van de organisator heeft geholpen.
Bij Team staan alleen uw teams. U moet er één kiezen.
Laat Al bevestigd (ik heb het zelf gevraagd) uit om de gewone uitnodiging “Kunt u helpen?” te sturen; de persoon antwoordt met Ja of Nee, en een ja vraagt om een gratis account aan te maken of in te loggen voordat het telt. Vink het aan als iemand al met u heeft afgesproken: die is meteen bevestigd en ontvangt “U zit in het team” in plaats van een uitnodiging. Heeft iemand nog geen account, dan bevat die e-mail een knop Mijn account aanmaken, en op Mensen staan zij met Nog geen account en een knop Aanmeldlink sturen tot zij er een hebben.
Klik op Hen uitnodigen of Geselecteerden uitnodigen. Een resultaatregel vertelt hoeveel mensen zijn uitgenodigd en hoeveel zijn overgeslagen (al bij het evenement of niet uitgenodigd willen worden).

Dezelfde keuze staat bij Iemand nieuws toevoegen, die een persoon in één stap aan het bestand toevoegt en uitnodigt. Uitnodigingen gaan uit in het uurlijkse verzendtempo van de organisator, dus een grote groep wordt over tijd gemaild.

Diensten en taken

Op Diensten ziet u elke dienst, maar u voegt er alleen diensten van uw teams aan toe, past ze aan of vult ze. Een nieuwe dienst of taak moet aan een van uw teams worden toegewezen.

Open Een dienst toevoegen en vul in wat, wanneer, waar en hoeveel mensen u nodig heeft.
Voeg bevestigde leden van uw team aan de dienst toe. Iemand die op dat moment al op een andere dienst staat, wordt overgeslagen.
Bij een dienst van uw team kunt u mensen in- of uitchecken, of iemand Eraf halen.

Op Taken voegt u een taak toe met Taak toevoegen, voor één persoon, een dienst of het hele team, met een starttijd, een deadline en een checklist. Taken tonen hun status, checklist en opmerkingen, die uw mensen schrijven vanuit Mijn vrijwilligerswerk.

Alleen lezen en bewerken

U ziet alles, u wijzigt uw team. U ziet de volledige lijst Mensen en het bestand — daaruit werft u — maar u bevestigt, wijst af, stuurt opnieuw, verwijdert, stelt een team in en stuurt berichten alleen naar mensen in uw eigen teams. U mag mensen zonder team via de bulkactie Team instellen in uw team opnemen.
Berichten kunnen alleen naar uw eigen teams en hun diensten.
Rollen die u kunt geven, zijn beperkt tot de rollen die u zelf heeft.
Het kopiëren van de opzet van een eerder evenement en de evenementinstellingen (aanmelding, bedankttekst, zelfbediening van diensten) blijven bij de organisator of een coördinator.
Op de eigen pagina's van de organisator kunt u geen categorieën wijzigen, een artikel naar een ander team verplaatsen of aankopen als terugbetaald markeren.

Goed om te weten

Leiders horen bij de kernploeg van hun groep: bij elk evenement wordt een leider automatisch als bevestigd toegevoegd, en de uitnodigingen voor de andere kernleden worden verstuurd zodra het evenement is gepubliceerd.
Wanneer iemand uit uw team een dienst afstaat, ontvangen u en de organisator een melding.
Als de organisator een rol aan uw team heeft gekoppeld (de leidersrol), hebt u die bij elk evenement waar u werkt, bijvoorbeeld Kassa.

Problemen oplossen

Ik zie geen aanmeldlink — maak er één aan onder Teams bij dit evenement; er is er pas een als u die aanmaakt.
Iemand is grijs of wordt overgeslagen — die staat al in een status bij dit evenement, of heeft de organisator gevraagd hem of haar niet uit te nodigen.
Een actie wordt geweigerd — de persoon of dienst hoort bij een ander team.

Zie ook

2.8 De inventaris van uw team

Als u een team leidt, beheert u de voorraad van dat team tussen de evenementen door: wat er is, waar het staat, wat er gekocht moet worden en wat er is gekocht. Het staat onder Mijn Vrijwilligerswerk in het blok Teams die je leidt, met links naar Inventaris, Boodschappenlijst en Aankopen. Als u kernlid bent van een team, ziet u dezelfde voorraad alleen-lezen, vanuit het blok Je teams; zie Kernleden: de voorraad van het team bekijken hieronder.

Wat u hier kunt doen

Zoek het blok en het team dat u leidt.
Klik op Inventaris voor de items van het team, op Boodschappenlijst voor wat tot het minimum is gedaald, of op Aankopen voor de aankopen van het team met hun bonnetjes.

De paginatitel is Inventaris: Registratie. U ziet alleen de items van uw team, nooit die van een ander team of de Gedeelde pool.
Item toevoegen maakt een item voor uw team. Het team kan niet worden gewijzigd; het is van u.
Open een item met Bewerken om het te wijzigen, aan te geven wie het heeft of waar het is, aan te vullen, onderhoud te registreren, een aankoop met bonnetje vast te leggen, of het te verwijderen. De pagina's zijn dezelfde als die van de organisator, zie Items en Aankopen.
De Boodschappenlijst bevat de tekst om in de WhatsApp-groep van uw team te kopiëren.
QR-labels drukt labels af voor de items van uw team.

Een label scannen

Wanneer uw telefoon een label van een item van uw team opent, komt u op de itempagina. Staat het item op een paklijst voor een lopend of komend evenement, dan toont het bovenste paneel Geboekt bij evenementen hoeveel er gepland, meegenomen en teruggebracht zijn.

Het paneel heeft Meegenomen om alles wat gepland was als meegenomen te markeren, en Allemaal terug wanneer het is teruggebracht. Daaronder vertelt Waar is het wie het item heeft.

Kernleden: de voorraad van het team bekijken

Een kernlid dat het team niet leidt, krijgt een alleen-lezenpagina met de items van het team, zodat u weet wat er is en wie het heeft voordat u iets gaat halen.

Klik op Mijn Vrijwilligerswerk, onder Je teams, op Inventaris op de kaart van uw team. De pagina heet Inventaris: Zaalbeheer.
Elk item toont het type, de staat en de categorie, hoeveel er beschikbaar zijn van het totaal, en wie het heeft (Bij …) of waar het is opgeslagen (In …). Items die u zelf heeft, zijn gemarkeerd met Heb jij.
Een item op of onder het minimum toont zijn cijfers in rood met het minimum; de kop telt hoeveel items laag zijn.
Onder de items toont Paklijsten wat het team meeneemt naar elk komend evenement waarvoor u bevestigd bent: het geplande aantal, hoeveel er zijn meegenomen en hoeveel er zijn teruggekomen.

Niets op deze pagina kan worden gewijzigd. Items bewerken, aangeven wie ze heeft, aanvullen en aankopen registreren blijven bij de teamleider en de organisator, dus laat uw leider weten wanneer u iets meeneemt of terugbrengt.

Paklijsten voor uw evenementen

Voor een evenement waaraan u werkt, is de paklijst van uw team de pagina Evenementinventaris in het Beheer-menu van het evenement. U ziet en wijzigt alleen de lijsten van de teams die u leidt. Zie Paklijsten voor evenementen. Na een evenement wordt elk ontbrekend item een taak voor uw team op Mijn Vrijwilligerswerk.

Goed om te weten

De organisator vergoedt vrijwilligers die uit eigen zak hebben betaald. U ziet dat een aankoop Nog terug te betalen is, maar u kunt die niet als terugbetaald markeren.
Bonnetjes zijn alleen zichtbaar voor de organisator en voor u.
Categorieën zijn van de organisator; u kunt er één kiezen voor een item, maar niet toevoegen of verwijderen.
Items van andere teams zijn niet zichtbaar, en het lenen tussen teams gebeurt door elkaar te vragen, buiten het platform.

Problemen oplossen

Geen blok Teams die je leidt — de organisator heeft u niet als leider van een team aangemerkt, of uw rijen in het bestand zijn niet gekoppeld aan uw bevestigde e-mailadres.
Geen link Inventaris onder Je teams — u bent geen kernlid van dat team. Gewone leden zien de voorraad van het team niet; vraag het uw leider of de organisator.
De paklijst is leeg — er is nog niets gepland voor uw team bij een komend evenement waarvoor u bevestigd bent.
Een scan wordt geweigerd — het item hoort bij een ander team of bij de Gedeelde pool.