Prowadzenie wydarzeń z zespołami wolontariuszy

Dla stowarzyszeń, których wydarzenia prowadzą wolontariusze: lista, stałe zespoły i ich liderzy, role, zmiany, zadania, wyposażenie zespołów i dzień wydarzenia oraz to, co widzą Twoi wolontariusze.

Wydanie z dnia 18 października 2026

Najnowsza wersja każdego rozdziału znajduje się w Centrum pomocy: https://eventmann.com/pl/help

Rozdział 1

Wolontariusze

1.1 Wolontariusze

Wolontariusze to osoby, które pomagają na twoich wydarzeniach za darmo. EventMann daje im własne narzędzia: listę, którą prowadzisz we wszystkich swoich wydarzeniach, stałe zespoły z liderami, zaproszenie na każde wydarzenie, grafik, zadania, wiadomości i widok na żywo na sam dzień wydarzenia. Jest stworzony dla stowarzyszeń, w których cały zespół wydarzenia to wolontariusze, ale równie dobrze działa dla jednego pomocnika na jednym wydarzeniu. Znajdziesz go w dwóch miejscach: Wolontariusze w grupie Rozwój w pasku bocznym – dla wszystkiego, co obejmuje wiele wydarzeń (lista, zespoły, import), oraz Wolontariusze w sekcji Zespół i partnerzy w menu Zarządzanie wydarzeniem – dla wszystkiego, co dotyczy jednego wydarzenia.

Wpis w pasku bocznym Wolontariusze otwiera listę wolontariuszy. Jej pasek kart prowadzi do Zespołów i Importuj wolontariuszy.

Wolontariusze, personel i członkowie to trzy różne rzeczy

	Wolontariusze	Personel	Członkowie
Kto	Osoby, które pomagają za darmo, często wielokrotnie	Płatni pomocnicy na jedno wydarzenie	Osoby, które kupiły od ciebie członkostwo
Gdzie	Lista, Zespoły i Zarządzanie → Wolontariusze	Zarządzanie → Zarządzaj personelem, portal personelu	Ustawienia → Członkostwo
Grafik	Zmiany wolontariuszy	Zmiany personelu, z zamianami i listą płac	Brak
Pieniądze	Brak. Godziny są tylko zapisywane	Stawki godzinowe i lista płac	Cena planu, płacona przez członka

Te trzy nie mieszają się. Wolontariusz nigdy nie trafia do grafiku personelu, a grafik wolontariuszy nie zasila listy płac. Jeśli komuś płacisz, należy do Personelu wydarzenia.

Co możesz tutaj zrobić

Prowadź listę wszystkich, którzy pomagali albo których chcesz zaprosić; dodawaj osoby ręcznie lub importuj je z arkusza — zob. Lista wolontariuszy i import CSV.
Prowadź stałe zespoły, np. Rejestracja, Muzyka czy Kuchnia, każdy z liderami i zespołem podstawowym, który jest na każdym wydarzeniu — zob. Stałe zespoły, liderzy i zespół podstawowy.
Zapraszaj osoby na wydarzenie, przyjmuj zgłoszenia i potwierdzaj zbiorczo — zob. Zapraszanie wolontariuszy na wydarzenie oraz Rekrutacja z linkami do dołączenia, zgłoszeniem i skopiowanymi ustawieniami.
Przydzielaj role na wydarzeniu, aby wolontariusz mógł prowadzić wejście, finanse lub innych wolontariuszy — zob. Role wolontariuszy i liderzy zespołów.
Planuj pracę za pomocą zmian, zadań wolontariuszy i tablicy zadań wydarzenia.
Prowadź dzień wydarzenia za pomocą harmonogramu dnia i widoku Na Żywo oraz wiadomości do wolontariuszy.
Dbaj o godziny i prywatność — kto co widzi, zestawienie godzin i usuwanie wolontariusza, zob. Godziny wolontariuszy i prywatność.
Podziękuj biletem darmowym lub z rabatem, który mogą kupić tylko wolontariusze — zob. Bilet z podziękowaniem dla wolontariuszy.

Strony jednego wydarzenia

Otwórz wydarzenie, a potem Zespół i partnerzy → Wolontariusze. U góry widać pasek kart. Osoby pokazują, kogo zaproszono i co odpowiedziano. Zmiany i Zadania to grafik i lista zadań, Harmonogram dnia ustawia je w kolejności czasowej, Na Żywo pokazuje, co dzieje się właśnie teraz, Wiadomości piszą do zespołu, Ustawienia zawierają opcje wolontariuszy tego wydarzenia, a Lista to ta sama lista co w panelu organizatora, dla osób, które mają tylko to jedno wydarzenie.

Typowa ścieżka

Zbuduj raz swoją listę i ustaw zespoły. Osoby, które są zawsze, oznacz jako podstawowe: są dodawane do każdego nowego wydarzenia.
Na wydarzeniu otwórz Osoby i zaproś resztę albo wyślij link do dołączenia do swojej grupy na WhatsAppie.
Dodaj Zmiany i Zadania albo skopiuj je z zeszłorocznego wydarzenia, a potem przydziel na zmiany potwierdzone osoby.
Przed dniem wydarzenia wyślij Wiadomość, wydrukuj Harmonogram dnia i sprawdź wielkości zespołów na Osobach.
W dniu wydarzenia miej otwarte Na Żywo. Potem godziny są na liście, a zestawienie możesz pobrać dla każdego wolontariusza.

Warto wiedzieć

Bycie na liście nie jest zaproszeniem. Import listy nie wysyła e-maili; decydujesz dla każdego wydarzenia, kogo zapytać.
Na zmiany, zadania, role i bilet z podziękowaniem można przydzielić tylko potwierdzonych wolontariuszy.
Odmowa zaproszenia nie wymaga konta. Tak wymaga: wolontariusz zakłada bezpłatne konto ze strony zaproszenia albo się loguje i dopiero wtedy zostaje potwierdzony, a ty dostajesz powiadomienie. Konto pozwala mu widzieć zmiany i zadania, meldować się i kupić bilet z podziękowaniem. Jego stronę opisuje Wolontariat na wydarzeniu.
E-maile z zaproszeniami, potwierdzeniami i wiadomościami wychodzą w ramach twojego własnego limitu wysyłki na godzinę (Ustawienia → E-mail), więc sto zaproszeń rozkłada się w czasie zamiast wyjść jedną falą.
Każde zaproszenie zawiera link do rezygnacji z zaproszeń wolontariackich. Osoby, które zrezygnowały, są pomijane przy każdym zaproszeniu i na liście mają status Nie chcą zaproszeń.
Członek zespołu może pracować z wolontariuszami, gdy jego rola ma uprawnienie Wolontariusze; Lider zespołu (tylko własne zespoły) ogranicza je do zespołów, którymi kieruje. Uprawnienie Zadania otwiera tablicę zadań. Oba zaznacza się w Rolach niestandardowych.

Rozwiązywanie problemów

Wpisy Wolontariuszy nie ma w menu — twoja rola nie ma uprawnienia Wolontariusze dla tego wydarzenia. Zapytaj organizatora, który jest jego właścicielem.
Wolontariusz mówi, że nie widzi swoich zmian — potrzebuje konta na adres, na który wysłano zaproszenie, a adres musi być potwierdzony. Jeśli przy nim na liście Osoby widać Jeszcze bez konta, użyj Wyślij link rejestracyjny.
Ktoś został pominięty przy zapraszaniu — jest już na tym wydarzeniu w jakimś statusie albo zrezygnował z twoich zaproszeń.

Powiązane

1.2 Lista wolontariuszy i import z pliku CSV

Lista wolontariuszy to zestawienie wszystkich osób, które pomagały na Twoich wydarzeniach, albo które chciałbyś zaprosić. Należy do Ciebie, a nie do jednego wydarzenia: osobę dodaje się raz, otrzymuje numer wolontariusza, np. V0001, i zachowuje swoją historię we wszystkich Twoich wydarzeniach. Otwierasz ją w menu organizatora, pod pozycją Rozwój → Wolontariusze.

Co możesz tutaj zrobić

Dodawać osoby pojedynczo lub importować listę, którą już prowadzisz, w pliku CSV.
Wyszukiwać i filtrować według imienia i nazwiska, zespołu, umiejętności, tego, czy osoba ma konto, czy już pomagała, czy poprosiła, by jej nie zapraszać.
Edytować dane kontaktowe, umiejętności oraz własne notatki.
Sprawdzić, ile wydarzeń i godzin ma na koncie każda osoba, i pobrać zestawienie godzin w formacie PDF.
Wyeksportować całą listę do pliku CSV albo usunąć osobę wraz z jej historią.

Kliknij Dodaj wolontariusza, aby dodać osobę, Importuj wolontariuszy, aby wczytać plik, albo Eksportuj CSV, aby pobrać listę. Cztery karty nad tabelą liczą wszystkich na liście, osoby, które pomagały, osoby Z kontem oraz te, które nie chcą zaproszeń; każda karta jest skrótem do odpowiedniego filtra. Użyj pola wyszukiwania do wpisania imienia, adresu e-mail, numeru telefonu lub numeru wolontariusza, a listy rozwijanej, np. Wszyscy, by dalej zawęzić listę.

Dodaj wolontariusza

Kliknij Dodaj wolontariusza.
Wpisz Nazwę i E-mail tej osoby. Oba pola są wymagane; adres e-mail musi być unikalny na Twojej liście, a wielkość liter nie ma znaczenia.
Dodaj Umiejętności oddzielone średnikami, np. Entrance; First aid; Stage crew. Zapisywanych jest do 20 umiejętności, a na liście stają się filtrem.
Opcjonalnie wpisz Notatki; są wyłącznie dla Ciebie.
Kliknij Dodaj do listy. Nikt nie dostaje wiadomości.

Jak czytać tabelę

Każdy wiersz zaczyna się od numeru wolontariusza tej osoby i zespołów, do których należy, z gwiazdką przy zespołach, którymi kieruje. Kolumna Wydarzenia liczy wydarzenia, na których osoba została potwierdzona, a Godziny sumują czas między zameldowaniem a wymeldowaniem w każdej zmianie, która została zakończona. Zielona odznaka Ma konto oznacza, że z tym adresem e-mail powiązane jest potwierdzone konto EventMann, a Nie chcą zaproszeń oznacza, że osoba zrezygnowała z Twoich zaproszeń. Edytuj otwiera te same pola co okno dodawania. Ikona pobierania daje zestawienie godzin tej osoby w formacie PDF, a kosz ją usuwa.

Import listy z arkusza kalkulacyjnego

W oknie Importuj wolontariuszy wczytujesz listę, którą już prowadzisz. Import tylko dodaje osoby do Twojej listy. Nie wysyła żadnych e-maili i nigdy nie zmienia osób, które już na niej są.

Kliknij Pobierz szablon, aby zobaczyć dokładne nazwy kolumn, albo zapisz swój arkusz jako CSV.
Pierwszy wiersz musi nazywać kolumny: name, email, phone, skills i notes. Wymagane są tylko name i email. Kilka umiejętności rozdziel średnikiem. Pliki zapisane przez Excela, także niemiecki Excel ze średnikami jako separatorami, są odczytywane tak, jak są.
Wybierz plik — do 5 MB i 5000 wierszy — i kliknij Sprawdź plik.

Zobaczysz wtedy podgląd z liczbami Zostanie dodane, Pominięte (już są) i Pominięte (nieczytelne). Wiersze oznaczone jako Gotowe zostaną dodane. Wiersz jest pomijany, gdy jego adres e-mail jest już na Twojej liście albo występuje w pliku dwa razy, a jest nieczytelny, gdy brakuje imienia lub adresu e-mail albo adres jest nieprawidłowy. Nic jeszcze nie zostało zapisane. Kliknij Importuj, aby dodać gotowe wiersze.

Wyjaśnienie ustawień

Numer wolontariusza — przydzielany automatycznie z Twojej własnej sekwencji (V0001, V0002 i tak dalej) i nigdy nie jest ponownie używany.
Umiejętności — wolny tekst oddzielany średnikami. Filtr umiejętności czyta te, które faktycznie są na liście.
Notatki (widzisz je tylko ty) — nigdy nie są pokazywane wolontariuszowi ani liderom zespołów.
Wierszy na stronę — 25, 50, 100 lub 200; Sortuj według imienia i nazwiska, numeru wolontariusza, liczby wydarzeń albo ostatnio dodanych.

Warto wiedzieć

Jeśli zmienisz adres e-mail osoby, połączenie z jej kontem zostaje zerwane. Zostanie ono przywrócone automatycznie, gdy ktoś zaloguje się na potwierdzone konto pod nowym adresem.
Osoba może zrezygnować z Twoich zaproszeń, korzystając z linku w każdym mailu z zaproszeniem. Nie możesz wysłać jej zaproszenia, dopóki sama się ponownie nie zapisze.
Usuń z listy usuwa osobę razem z jej zaproszeniami, zmianami i godzinami we wszystkich Twoich wydarzeniach. Tej operacji nie można cofnąć; o to właśnie prosi wniosek o usunięcie danych.
Plik Eksportuj CSV zawiera dane kontaktowe, umiejętności, twoje notatki i godziny. Traktuj go jak dane osobowe. Zobacz Godziny wolontariuszy i prywatność.
Koordynator wolontariuszy, który ma dostęp tylko do jednego wydarzenia, widzi tę samą listę w zakładce Lista tego wydarzenia. Lider zespołu widzi ją tylko do odczytu, by rekrutować osoby.
Podgląd importu czeka na Ciebie 30 minut. Po tym czasie wybierz plik ponownie.

Rozwiązywanie problemów

Import zgłasza brak kolumny — pierwszy wiersz musi nazywać kolumny, przynajmniej name i email. Dokładną pisownię sprawdź w szablonie.
Import zgłasza, że plik nie jest już dostępny — sprawdzony plik był przechowywany przez 30 minut. Wybierz go i sprawdź ponownie.
Dodanej przeze mnie osoby nie ma wśród zapraszanych do wydarzenia — jest już na tym wydarzeniu w jakimś statusie albo zrezygnowała z zaproszeń. Zobacz Zapraszanie wolontariuszy na wydarzenie.
Adres e-mail zostaje odrzucony jako już użyty — każdy adres e-mail może pojawić się na Twojej liście tylko raz. Wyszukaj go; ta osoba może już tam być.

Powiązane

1.3 Zespoły stałe, liderzy i zespół główny

Zespoły to działy Twojego stowarzyszenia — Rejestracja, Muzyka, Marketing, Sponsorzy, Obsługa hali, Kuchnia — które istnieją od wydarzenia do wydarzenia. Zespół ma liderów, członków i zespół główny, i to dzięki niemu lider może prowadzić własną część wydarzenia bez ingerencji w cudze obowiązki. Zespoły konfigurujesz w sekcji Rozwój → Wolontariusze → Zespoły. Tylko Ty, jako organizator, możesz tworzyć zespoły i je zmieniać.

Co możesz tutaj zrobić

Utwórz zespoły, z którymi prowadzisz wydarzenia, i wybierz, co liderzy i członkowie mogą otwierać przy wydarzeniu.
Dodaj osoby z listy wolontariuszy do zespołu jako członków, liderów i członków zespołu głównego.
Zmień nazwę zespołu, zmień jego uprawnienia, usuń osoby z zespołu lub usuń sam zespół.

Lider, zespół główny i członek

Członek — należy do zespołu. Przy wydarzeniu osoba zostaje przypisana do zespołu, gdy ją zaprosisz albo gdy dołączy przez link zespołu.
Lider — prowadzi zespół przy każdym wydarzeniu, w którym pomaga. Lider rekrutuje osoby do zespołu, potwierdza je, planuje zmiany i zadania zespołu oraz pisze do zespołu. Lider widzi całą listę osób i listę wolontariuszy, ale zmienia wyłącznie swoje zespoły. Zobacz Role wolontariuszy i liderzy zespołów.
Zespół główny — jest automatycznie na każdym wydarzeniu i widzi pełny obraz zespołu: w sekcji Mój wolontariat, pod Twoje zespoły, wszystkie zadania zespołu przy wydarzeniach, do których jest potwierdzony, oraz widok tylko do odczytu na stan magazynowy zespołu i listy pakowania. Lider jest zawsze członkiem zespołu głównego.

Ta sama osoba może należeć do kilku zespołów. Przy wydarzeniu jej główny zespół to zespół, który prowadzi, a jeśli takiego nie ma, pierwszy zespół, w którym jest w zespole głównym.

Dodaj zespół

Otwórz Zespoły i kliknij Dodaj zespół.
Wpisz Nazwa zespołu. Każda nazwa może być użyta tylko raz.
W polu Liderzy mają dostęp do wybierz, co lider tego zespołu może otwierać przy każdym wydarzeniu, na przykład Kasa dla liderów Rejestracji. Nic dodatkowego pozostawia im wyłącznie narzędzia wolontariusza.
W polu Członkowie mają dostęp do wybierz to samo dla zwykłych członków, na przykład Wejście / check-in. Członkowie otrzymują ten dostęp tylko przy wydarzeniach, w których to jest ich zespół.
Kliknij Utwórz zespół.

Do wyboru są role, które możesz nadać wolontariuszom przy wydarzeniu — Koordynacja wolontariuszy, Kasa, Wejście / check-in, Kierownik obiektu, Marketing, Finanse — oraz dowolna rola niestandardowa, którą utworzyłeś. Co każda z nich otwiera, wyjaśnia Role wolontariuszy i liderzy zespołów. Uprawnienia działają tylko przy wydarzeniach, w których dana osoba pomaga, oraz przez 30 dni po ich zakończeniu.

Przypisywanie osób do zespołu

Każdy zespół ma własną kartę z jego osobami. Liderzy są na początku. W wierszu osoby widoczne są odznaki Lider i Zespół główny, które pokazują jej status. Zaznacz Lider lub Zespół główny i kliknij Zapisz, aby to zmienić, albo kliknij krzyżyk, aby usunąć osobę z zespołu. Na górze karty znajdują się Dodaj osoby z listy oraz Edytuj, który zmienia nazwę zespołu i jego uprawnienia.

Kliknij Dodaj osoby z listy, aby otworzyć listę obok strony.
Użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć osoby po imieniu, adresie e-mail lub numerze wolontariusza, i zaznacz je.
Zaznacz jako liderów, jeśli prowadzą zespół, lub jako zespół stały (na każdym wydarzeniu), jeśli mają być na każdym wydarzeniu.
Kliknij Dodaj do zespołu. Naraz można dodać do 500 osób.

Zespół główny jest na każdym wydarzeniu

Członkowie zespołu głównego i liderzy są dodawani do każdego z Twoich wydarzeń, które jeszcze się nie zakończyło, dzięki czemu nie zapraszasz tych samych pięćdziesięciu osób za każdym razem od nowa.

lider zostaje dodany jako potwierdzony, ponieważ prowadzi zespół. Nadal może zrezygnować.
Każdy inny członek zespołu głównego zostaje dodany jako zaproszony i odpowiada Tak lub Nie z poziomu swojego e-maila.
Nikt nie dostaje e-maila, dopóki wydarzenie jest szkicem. Zaproszenia wysyłane są dopiero przy pierwszej publikacji wydarzenia, więc usunięty szkic nigdy nie dociera do nikogo.
Gdy kogoś ustawisz jako członka zespołu głównego lub lidera, zostaje od razu dodany do wszystkich Twoich nadchodzących wydarzeń.
Osoba, która jest już przypisana do wydarzenia w jakimkolwiek statusie — odmówiła, została usunięta — nigdy nie zostaje dodana ponownie. Jej odpowiedź jest ostateczna.

Co może członek zespołu głównego

Zadania zespołu — wszystkie zadania, które Ty lub lider przydzieliliście zespołowi, nie tylko własne: przesuwa zadanie dalej (Otwórz, W toku, Zablokowane, Gotowe), zaznacza jego listę kontrolną i pisze komentarze. Nie może dodawać, usuwać ani przydzielać zadań; to pozostaje w gestii Ciebie i liderów zespołu.
Inwentarz zespołu — przedmioty zespołu z ilością, stanem, informacją, kto ma dany przedmiot lub gdzie jest przechowywany, ostrzeżenie o niskim stanie oraz listę pakowania zespołu na nadchodzące wydarzenia. Nie może edytować przedmiotów, uzupełniać zapasów ani rejestrować zakupów.
Tylko własny zespół: członek zespołu głównego Obsługi hali nie widzi nic z zadań ani zapasów Rejestracji. Zwykły członek widzi wyłącznie zadania przydzielone jemu, jego zmianę lub cały zespół.

Warto wiedzieć

Usunięcie osoby z zespołu lub rezygnacja z zespołu głównego nie usuwa jej z wydarzeń, na które już się zgodziła.
Usunięcie zespołu zachowuje jego osoby na Twojej liście wolontariuszy i na każdym wydarzeniu. Usuwany jest tylko zespół; jego zmiany i zadania stają się „bez zespołu”, a jego osoby nie mają przy wydarzeniach żadnego głównego zespołu.
Zespoły definiuje wyłącznie organizator. Uprawnienia zespołu obowiązują przy każdym wydarzeniu, dlatego koordynator wydarzenia, który ma dostęp do jednego wydarzenia, nie może ich ustawić.
Osoby, które zrezygnowały z Twoich zaproszeń, są pomijane przy dodawaniu zespołu głównego.
Każdy zespół może też pilnować własnego sprzętu między wydarzeniami; zobacz Inwentarz zespołu.

Rozwiązywanie problemów

Członek zespołu głównego nie został zaproszony na moje nowe wydarzenie — wydarzenie jest jeszcze szkicem (zaproszenie zostaje wysłane po publikacji), wydarzenie zostało odwołane lub już się zakończyło, albo osoba zrezygnowała z Twoich zaproszeń.
Lider nie może otworzyć wydarzenia — lider potrzebuje potwierdzonego miejsca przy wydarzeniu oraz konta z adresem e-mail z listy wolontariuszy, z potwierdzonym adresem e-mail.
Nazwa zespołu zostaje odrzucona — masz już zespół o tej nazwie.

Powiązane

1.4 Zapraszanie wolontariuszy na wydarzenie

Karta Osoby w wolontariuszach wydarzenia to miejsce, w którym decydujesz, kto pomaga na tym wydarzeniu: zapraszasz osoby z listy, akceptujesz te, które się zgłosiły, i widzisz, kto powiedział tak. Otwórz wydarzenie, a potem Zespół i partnerzy → Wolontariusze; Osoby to pierwsza karta. Osoba może być na twojej liście bez bycia na wydarzeniu; dopiero bycie na wydarzeniu pozwala jej mieć zmiany, zadania, role i bilet z podziękowaniem.

Co możesz tutaj zrobić

Zapraszać osoby z listy, pojedynczo lub wszystkich, którzy pomagali na wcześniejszym wydarzeniu.
Dodać osobę, która nie jest jeszcze na liście, i zaprosić ją w jednym kroku.
Akceptować lub odrzucać osoby, które zgłosiły się ze strony wydarzenia lub z linku zespołu.
Potwierdzać, przypominać, przenosić do zespołu, nadawać role lub usuwać wiele osób naraz.
Zobaczyć jednym rzutem oka, ilu osób ma każdy zespół w porównaniu z potrzebami.

Pięć statusów

Status	Co oznacza
Zgłoszono	Osoba zapisała się ze strony wydarzenia lub z linku zespołu. Decydujesz ty.
Zaproszony	Zapytałeś, a osoba jeszcze nie odpowiedziała.
Potwierdzone	Pomaga na tym wydarzeniu. Tylko potwierdzone osoby mogą dostać zmiany, zadania lub role i kupić bilet z podziękowaniem.
Odrzucony	Powiedziała nie albo odrzuciłeś jej zgłoszenie. Osoba, która odrzuciła zaproszenie, może jeszcze później powiedzieć tak z tego samego linku.
Usunięte	Usunąłeś potwierdzoną osobę z wydarzenia. Jej miejsca na zmianach zostają zwolnione, a zadania wracają do zespołu.

Zaproś osoby z listy

Kliknij Zaproś z rejestru na górze strony.
Aby zaprosić wszystkich, którzy pomagali na wcześniejszym wydarzeniu, wybierz je w polu Wszyscy, którzy pomogli na, wybierz zespół, jeśli chcesz mieć ich razem, i kliknij Zaproś ich. Pytani są tylko ci, którzy tam zostali potwierdzeni.
Aby zaprosić konkretne osoby, przeszukaj listę i zaznacz je. Wybierz wszystko wyświetlane zaznacza wszystkie osoby, które wyszukiwanie aktualnie pokazuje.
Wybierz Zespół. Lider zespołu musi wybrać jeden ze swoich zespołów; możesz zostawić pole puste.
Kliknij Zaproś wybranych. Każda osoba dostaje e-mail z pytaniem „Czy możesz pomóc?” z przyciskami Tak i Nie. Nie to jedno kliknięcie. Tak prosi o założenie bezpłatnego konta EventMann na tym adresie albo zalogowanie się na istniejące konto; dopiero wtedy osoba zostaje Potwierdzona, a ty dostajesz powiadomienie w dzwonku.

Jeśli już kogoś zapytałeś sam — przez telefon, w grupie — zaznacz Już potwierdzony (zapytałem osobiście) przed zaproszeniem. Taka osoba zostaje dodana jako potwierdzona i dostaje e-mail „Jesteś w zespole” zamiast pytania. Osoba bez konta na tym adresie jest w tym e-mailu proszona o założenie konta przyciskiem Załóż konto.

Dodaj nową osobę

Dodaj kogoś nowego, na górze strony, dodaje osobę do twojej listy i zaprasza ją na to wydarzenie za jednym razem. Wpisz Nazwa i E-mail, opcjonalnie numer telefonu i zespół, i kliknij Dodaj i zaproś. Jeśli ta osoba jest już na tym wydarzeniu albo zrezygnowała z twoich zaproszeń, nic nie zostanie wysłane i zostaniesz o tym poinformowany.

Czytaj i pracuj z listą

Kafelki na górze filtrują listę według statusu; Potwierdzone pokazuje tylko tych, którzy powiedzieli tak. Użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć imię, e-mail, numer telefonu lub numer wolontariusza, oraz listy zespołów, aby zobaczyć jeden zespół. Pasek nad tabelą zawiera działania zbiorcze. Każdy wiersz pokazuje status osoby, jej zespół (można go zmienić od razu), jej role, liczbę zmian i godzin oraz przyciski pasujące do jej statusu: Akceptuj i Odrzuć dla zgłoszenia. Potwierdzona osoba, której adres e-mail nie ma konta w EventMann, ma bursztynową odznakę Jeszcze bez konta i przycisk Wyślij link rejestracyjny. Zgłoszenia pokazują, co osoba napisała, oraz to, co wpisała przy „Kiedy możesz pomóc?” na swojej stronie.

Wolontariusze bez konta

Wolontariusz, który powiedział tak na zaproszenie, zawsze ma konto — tak jest zapisywane dopiero wtedy, gdy założy konto albo się zaloguje. Osoby, które sam potwierdzasz lub potwierdza lider zespołu (Oznacz jako potwierdzone, Akceptuj, znacznik Już potwierdzony, zbiorcze Potwierdź), mogą konta nie mieć. Są w zespole, ale nie widzą swoich zmian, zadań ani zespołu, nie mogą się meldować ani kupić biletu z podziękowaniem, dopóki konta nie założą.

Szukaj odznaki Jeszcze bez konta przy imieniu. Pojawia się przy potwierdzonych osobach, których wpis na liście nie jest połączony z kontem.
Kliknij Wyślij link rejestracyjny przy wierszu albo zaznacz kilka osób i wybierz Wyślij link rejestracyjny w pasku zbiorczym.
Każda z nich dostaje e-mail „Załóż konto dla …”. Jego przycisk otwiera stronę zaproszenia z formularzem konta; konto jest od razu potwierdzone, bo link poszedł na ich adres. Jeśli mają już konto na tym adresie, strona kieruje je do logowania.
Odznaka znika, gdy założą konto albo się zalogują.

Link idzie tylko do potwierdzonych osób bez konta; każda inna osoba w zbiorczym zaznaczeniu jest pomijana i liczona jako pominięta. Każde kliknięcie wysyła jeden e-mail na osobę.

Osoby, które zostały zaproszone i jeszcze nie odpowiedziały, są pod kafelkiem Zaproszony. Oznacz jako potwierdzone potwierdza je bez czekania na odpowiedź, Wyślij ponownie wysyła zaproszenie jeszcze raz, a krzyżyk usuwa je z listy.

Zrób coś dla wielu osób naraz

Zaznacz osoby albo zaznacz Zaznacz wszystkich na tej stronie. Licznik pokazuje, ile osób jest zaznaczonych.
Wybierz działanie: Potwierdź, Wyślij zaproszenie ponownie, Wyślij link rejestracyjny, Ustaw zespół, Nadaj rolę, Odbierz rolę, Odrzuć albo Usuń z wydarzenia.
Przy Ustaw zespół wybierz zespół; przy działaniach na rolach wybierz rolę obok.
Kliknij Zastosuj do zaznaczonych i potwierdź. Potwierdzanie i ponowne wysyłanie wysyłają każdej osobie e-mail.

Wynik pokazuje, ile osób zostało objętych działaniem, a ile pominięto, bo działanie ich nie dotyczyło, na przykład potwierdzenie kogoś, kto już jest potwierdzony. Naraz można zaznaczyć do 500 osób.

Warto wiedzieć

Zgłoszenia ze strony wydarzenia i z linku zespołu pozostają Zgłoszono, dopóki ty albo lider zespołu ich nie zaakceptujecie. Akceptuj wysyła wolontariuszowi e-mail z potwierdzeniem; Odrzuć wysyła krótką wiadomość, że tym razem nie został przyjęty. Odrzucenie zaproszenia, na które nikt jeszcze nie odpowiedział (na przykład działaniem zbiorczym), nie wysyła e-maila.
E-maile z zaproszeniami i potwierdzeniami wychodzą w ramach twojego limitu wysyłki na godzinę (Ustawienia → E-mail), więc duże zaproszenie rozkłada się na godziny zamiast wyjść naraz.
Dostajesz powiadomienie w dzwonku, gdy ktoś odpowie na zaproszenie albo się zgłosi. Przy odpowiedzi „tak” powiadomienie przychodzi, dopiero gdy wolontariusz założy konto lub się zaloguje, więc osoba wciąż wypełniająca formularz konta pozostaje na twojej liście Zaproszona. Liderzy zespołu są informowani, gdy ktoś zgłosi się do ich zespołu.
Osoba, która jest już na tym wydarzeniu w jakimkolwiek statusie, jest pomijana przy zapraszaniu. Usunięcie kogoś, kto nie został potwierdzony, kasuje jego wiersz, więc możesz zaprosić go ponownie; potwierdzona osoba, która została usunięta, nie może być ponownie zaproszona na to wydarzenie.
Wycofanie się jest także prawem wolontariusza: z własnego linku z zaproszeniem może zmienić tak na nie. Zwalnia to jego zmiany i oddaje zadania zespołowi.
Liderzy zespołów widzą całą listę, ale działają tylko na wierszach swoich zespołów. Mogą też przypisać do jednego ze swoich zespołów osobę, która jeszcze nie ma zespołu.

Rozwiązywanie problemów

„Pominięto N” po zaproszeniu — te osoby są już na tym wydarzeniu albo poprosiły, by ich nie zapraszać.
Brak Wyślij ponownie — ten przycisk istnieje tylko dla osób, które nie odpowiedziały. Osoby odrzucone i potwierdzone nie mają ponownego wysyłania; potwierdzona osoba bez konta ma zamiast tego Wyślij link rejestracyjny.
Ktoś powiedział ci tak, ale wciąż jest Zaproszony — nie dokończył zakładania konta ani logowania. Poproś, żeby ponownie otworzył zaproszenie, albo potwierdź go samodzielnie i wyślij link rejestracyjny.
Potwierdzonego wolontariusza nie można wybrać na zmianę ani zadanie — sprawdź, czy jest Potwierdzone, a nie Zaproszony lub Zgłoszono.
Zaproszenie nigdy nie dotarło — poproś, żeby sprawdził spam, i użyj Wyślij ponownie. Poczta wychodzi w ramach twojego limitu na godzinę, więc duża paczka może trwać godzinami.

Powiązane

1.5 Rekrutacja z linkami do dołączenia, zgłoszeniem i skopiowanymi ustawieniami

Ten artykuł opisuje sposoby, dzięki którym osoby trafiają na wydarzenie bez zapraszania ich pojedynczo: link do dołączenia dla każdego zespołu, otwarte zgłoszenie na publicznej stronie wydarzenia i możliwość startu od zeszłorocznych ustawień. Opisuje też każdą opcję na karcie Ustawienia wydarzenia. Wszystko to znajdziesz w menu Zarządzanie wydarzeniem, w sekcji Zespół i partnerzy → Wolontariusze.

Co możesz tutaj zrobić

Określić, ilu ludzi potrzebuje każdy zespół na tym wydarzeniu, i obserwować, jak liczba się zapełnia.
Dać każdemu zespołowi link do dołączenia, który jego lider może opublikować w grupie na WhatsAppie.
Otworzyć zgłoszenie na publicznej stronie wydarzenia, z własnym tekstem.
Pozwolić potwierdzonym wolontariuszom wybierać własne zmiany.
Napisać podziękowanie, które przeczytają wolontariusze.
Skopiować rozmiary zespołów, zmiany, zadania zespołów i listy pakowania z innego wydarzenia.

Rozmiary zespołów i linki do dołączenia

Na karcie Osoby pole Zespoły na tym wydarzeniu ma jedną kartę na zespół. Nazwa zespołu otwiera listę przefiltrowaną do tego zespołu. Liczba pokazuje potwierdzone osoby w porównaniu z potrzebami, na przykład 10 / 18; jest bursztynowa, gdy zespół jest niepełny, i zielona, gdy jest pełny, a bez celu pokazuje tylko potwierdzone osoby. Poniżej 10 potwierdzonych · 2 czeka na odpowiedź liczy osoby, które zostały zaproszone, ale jeszcze nie odpowiedziały.

Wpisz liczbę osób, jakiej zespół potrzebuje, w polu Potrzeba i kliknij Zapisz. Zostaw pole puste lub wpisz zero, jeśli nie ma celu.
Kliknij Utwórz link do dołączenia. Karta pokazuje teraz Link do dołączenia.
Kliknij Kopiuj, aby umieścić link w schowku, albo Udostępnij na WhatsAppie, aby otworzyć WhatsAppa z gotowym komunikatem, na przykład „Pomożesz przy Rejestracji na Diwali Gala 2026? Zapisz się tutaj:”.
Aby link przestał działać, kliknij Wyłącz. Każdy, kto go wciąż ma, nie może już dołączyć. Ponowne utworzenie linku daje nowy adres.

Kto otworzy link do dołączenia, loguje się (albo rejestruje), sprawdza swoje dane i dołącza. Trafia jako Zgłoszono do tego zespołu, a jego liderzy i ty dostajecie powiadomienie w dzwonku. Nikt nie staje się wolontariuszem bez twojego albo lidera Akceptuj. Link do dołączenia działa nawet wtedy, gdy poniższe publiczne zgłoszenie jest wyłączone, i przestaje działać, gdy wydarzenie jest szkicem, anulowane albo już się zakończyło. Liderzy zespołów mogą ustawiać cele i linki dla zespołów, którymi kierują; pozostałe zespoły nie są im pokazywane.

Otwarte zgłoszenie na stronie wydarzenia

Gdy Zgłoszenie wolontariuszy na stronie wydarzenia jest włączone, a wydarzenie jest na żywo, publiczna strona wydarzenia pokazuje „Chcesz pomóc na tym wydarzeniu? Bądź wolontariuszem u nas”. Zalogowani odwiedzający z potwierdzonym adresem e-mail mogą się zgłosić.

Baner prowadzi do krótkiego formularza z numerem telefonu, umiejętnościami i wiadomością. Zaczyna się od tekstu, który napisałeś.

Odwiedzający dodaje numer telefonu, umiejętności, wszystko, co organizator powinien wiedzieć, i wysyła formularz. Trafia na twoją listę, jeśli wcześniej tam nie była, i pojawia się na karcie Osoby jako Zgłoszono. Ty decydujesz przez Akceptuj lub Odrzuć; nikt nie zostaje potwierdzony automatycznie, a zgłaszający dostaje e-mail w obu przypadkach. Odwiedzający, który był już zaproszony i się zgłosił, zostaje potwierdzony od razu.

Wyjaśnienie ustawień

Otwórz kartę Ustawienia.

Zgłoszenie wolontariuszy na stronie wydarzenia — domyślnie wyłączone. Włącza baner i formularz dla odwiedzających. Działa tylko wtedy, gdy wydarzenie jest na żywo.
Wolontariusze wybierają swoje zmiany — pozwala potwierdzonym wolontariuszom zapisywać się na wolne zmiany na własnej stronie Mój wolontariat. Mogą brać zmiany swojego zespołu i zmiany bez zespołu, nigdy takie, które nakładają się na zmianę, którą już mają, i nigdy takie, które już się zaczęły.
Wolontariusze mogą oddać zmianę do — godzin przed rozpoczęciem zmiany, od 0 do 720, domyślnie 24, chyba że to zmienisz. Potem muszą porozmawiać z liderem. Oddanie zmiany informuje liderów zespołu i ciebie.
Tekst na stronie zgłoszenia — do 1000 znaków: na czym polega pomoc, o której porze przyjść i kogo pytać.
Wiadomość podziękowania — do 300 znaków, pokazywana potwierdzonym wolontariuszom na stronie wydarzenia, przy kasie obok biletu dla wolontariuszy i w ich e-mailu z potwierdzeniem. {name} jest zastępowane imieniem wolontariusza. Puste pole oznacza standardowe podziękowanie w ich języku. Zielona linia pokazuje podgląd z przykładowym imieniem.
Kliknij Zapisz. Wyczyszczenie pola tekstu i zapisanie usuwa tekst.

Kopiuj ustawienia z innego wydarzenia

Niżej na karcie Ustawienia Kopiuj ustawienia z innego wydarzenia używa wcześniejszego wydarzenia jako szablonu.

Wybierz wydarzenie w polu Kopiuj z. Lista pokazuje twoje inne wydarzenia, od najnowszego.
Zaznacz, co skopiować: Wielkości zespołów, Zmiany, Zadania zespołów i Listy pakowania.
Kliknij Kopiuj ustawienia i potwierdź.

Godziny przesuwają się wraz z datą wydarzenia: zmiana, która zaczynała się dwie godziny przed zeszłorocznym otwarciem drzwi, zaczyna się dwie godziny przed tegorocznym. Nic, co już istnieje, nie zostaje zastąpione i nikt nie dostaje e-maila. Osoby nie są kopiowane — zespół podstawowy pojawia się sam, a wszyscy inni są zapraszani od nowa. Zadania przypisane jednej nazwanej osobie albo związane ze zmianą też nie są kopiowane, bo ta osoba może tym razem nie pomagać. Wiersze pakowania są kopiowane tylko w zakresie, na jaki pozwala stan magazynu.

Warto wiedzieć

Każda droga na wydarzenie jako wolontariusz kończy się kontem: link do dołączenia i zgłoszenie go wymagają, a tak na zaproszenie tworzy konto albo loguje. Tylko osoby, które sam potwierdzasz, mogą zostać potwierdzone bez konta — zob. Wolontariusze bez konta.
Odwiedzający potrzebują konta z potwierdzonym adresem e-mail, aby się zgłosić lub dołączyć. Zgłoszenie tworzy wpis na liście ze źródłem „zgłoszony” i ustawia rezygnację z zaproszeń z powrotem na wyłączoną.
Link do dołączenia jest poświadczeniem: każdy, kto go ma, może się zgłosić. Wklejenie go do prywatnej grupy jest w porządku; jeśli rozejdzie się dalej, wyłącz go i utwórz nowy.
Cel zespołu to cel dla ciebie i liderów. Nie blokuje dołączania osób.
Karta Ustawienia wymaga uprawnienia Wolontariusze; lider zespołu widzi pozostałe karty, ale nie Ustawienia.

Rozwiązywanie problemów

Baner nie pokazuje się na stronie wydarzenia — ustawienie zgłoszeń jest wyłączone albo wydarzenie nie jest na żywo (zaplanowane wydarzenie nie ma jeszcze banera; link do dołączenia już działa).
Link do dołączenia mówi, że nie można znaleźć strony — link został wyłączony lub zastąpiony, albo wydarzenie jest szkicem, anulowane lub już się zakończyło.
Kopiowanie ustawień nie jest oferowane — nie masz innego wydarzenia, z którego można kopiować.
Kopia nie przyniosła żadnych osób — tak jest z założenia. Zaproś je z Osób.

Powiązane

1.6 Role wolontariuszy i liderzy zespołów

Wolontariusz może otrzymać rolę na jedno wydarzenie: prawo do prowadzenia części wydarzenia — wejścia, finansów, innych wolontariuszy — bez stawania się członkiem Twojego zespołu organizatora. Rola należy do jednego wydarzenia, zaczyna się w chwili jej nadania i kończy 30 dni po wydarzeniu. Role umożliwiają stowarzyszeniu, którego cały zespół wydarzenia to wolontariusze, podział pracy. Ustawiasz je w zakładce Osoby w sekcji Zespół i partnerzy → Wolontariusze albo, dla całego zespołu, na stronie Zespoły.

Co możesz tutaj zrobić

Nadać potwierdzonemu wolontariuszowi jedną lub kilka ról na to wydarzenie i je znowu odebrać.
Nadać rolę wielu osobom naraz za pomocą paska działań zbiorczych.
Pozwolić, by każdy lider lub członek zespołu automatycznie otrzymał rolę (ustawiane na stronie Zespoły).

Role i co otwierają

Rola	Co ta osoba może zrobić na tym wydarzeniu
Koordynacja wolontariuszy	Otworzyć przegląd wydarzenia, pracować ze wszystkimi wolontariuszami (Osoby, Zmiany, Zadania, Plan dnia, Na żywo, Wiadomości, Lista) i prowadzić tablicę zadań wydarzenia. Nie może edytować samego wydarzenia, widzieć pieniędzy ani zmieniać innych ustawień niż ustawienia wolontariuszy.
Kasa	Skanować i meldować bilety, widzieć i tworzyć zamówienia, odpowiadać na wiadomości od uczestników.
Wejście / check-in	Skanować bilety i widzieć listę zamówień.
Kierownik obiektu	Edytować szczegóły i daty wydarzenia, pracować z obiektem, prowadzić tablicę zadań, widzieć raporty i liczby z meldowania na żywo oraz przetwarzać zwroty.
Marketing	Rabaty, kampanie e-mailowe i raporty.
Finanse	Zamówienia i ich eksport, raporty, zestawienie wypłat i zwroty.
Lider zespołu	Nie nadaje się ręcznie: wynika z prowadzenia stałego zespołu. Strony wolontariuszy, ograniczone do zespołów, którymi kieruje. Zobacz poniżej.
Twoje własne role	Cokolwiek zaznaczysz w Własne role.

To te same zestawy uprawnień co role w zespole organizatora, więc ta osoba widzi te same strony, które widziałby agent kasy albo kierownik finansów, ale tylko dla tego wydarzenia.

Nadaj rolę jednemu wolontariuszowi

Otwórz zakładkę Osoby i znajdź potwierdzonego wolontariusza. Kolumna Role pokazuje, co osoba ma — np. Koordynacja wolontariuszy — albo Wolontariusz, jeśli nic.
Kliknij Zmień role pod nią.
Zaznacz role, które chcesz nadać. Rola, której nie możesz nadać, jest wyszarzona; zobacz „Kto może co nadać” poniżej.
Kliknij Zapisz. Wolontariusz dostaje e-mail „Możesz teraz pomagać prowadzić …”, który nazywa rolę i mówi, co robić dalej.

Dla wielu osób naraz zaznacz je na liście Osoby, wybierz Nadaj rolę lub Odbierz rolę na pasku zbiorczym, wybierz rolę obok i kliknij Zastosuj do zaznaczonych. Zobacz Zapraszanie wolontariuszy na wydarzenie.

Role z zespołu

Na stronie Zespoły pola Liderzy mają dostęp do i Członkowie mają dostęp do nadają rolę wszystkim w zespole, bez ruszania każdej osoby z osobna. Lider ma rolę lidera zespołu na każdym wydarzeniu, na którym pomaga; członek ma rolę członka na wydarzeniach, na których to jego zespół. Zachowują też to, co nadałeś im ręcznie na tym wydarzeniu.

Liderzy zespołów

Prowadzenie stałego zespołu nadaje automatycznie rolę Lider zespołu. Lider:

widzi całą listę Osoby i Listę, tylko do odczytu, by rekrutować;
potwierdza, odrzuca, przenosi i usuwa tylko osoby ze swoich zespołów i może przypisać do jednego ze swoich zespołów osobę bez zespołu;
wybiera przy rekrutacji, czy osoba jest zapraszana e-mailem, czy od razu potwierdzana;
planuje zmiany i zadania swoich zespołów oraz pisze wiadomości tylko do swoich zespołów i ich zmian;
widzi plan dnia i widok Na żywo dla swoich zespołów;
ustawia cel i link do dołączenia dla swoich zespołów;
może nadać osobom ze swoich zespołów każdą rolę, którą sam posiada — zobacz „Kto może co nadać”.

Dla lidera strona Osoby jest zawężona do jego zespołów. Tu koordynator Rejestracji widzi tylko kartę Rejestracji pod Zespoły na tym wydarzeniu, może przełączyć listę na Moje zespoły, zmienić zespół wierszy, które są jego, i usunąć osoby ze swojego zespołu.

Lider nie widzi Ustawień, nie może pisać do wszystkich i nie może definiować zespołów. Stronę z punktu widzenia lidera opisuje Przewodnik dla lidera zespołu.

Kto może co nadać

Nikt nie może nadać roli, którą sam w pełni nie posiada. Jako organizator możesz nadać każdą rolę. Koordynator wolontariuszy może zrobić innego koordynatora, ale nie może nadać Finansów, bo ich nie posiada. Lider Rejestracji, którego zespół ma Kasę, może nadać Kasę i Wejście / check-in swojemu zespołowi, i nic więcej. Role, których dana osoba nie może zmienić, są wyszarzone z adnotacją, a gdy zapisuje role osoby, każda rola, której nie mogła zmienić, zostaje taka, jaka była.

Czego potrzebuje wolontariusz

Musi być Potwierdzony na tym wydarzeniu. Usunięcie go z wydarzenia albo jego rezygnacja odbiera mu role.
Potrzebuje konta na tym samym adresie e-mail co na Twojej liście, z potwierdzonym adresem. Dopóki go nie ma, wiersz pokazuje „Potrzebuje konta na tym adresie e-mail, aby używać tych ról”, a e-mail zawiera przycisk do jego założenia.
Gdy je założy, znajdzie wydarzenie w zakładce Moja praca na swoim koncie, z czapką, którą nosi, i jedną czynnością, do której służy. Zobacz Role wolontariuszy i Moja praca.

Warto wiedzieć

Rola kończy się 30 dni po wydarzeniu, aby prace finansowe, np. ostatnie zwroty, mogły zostać dokończone. Nic nie pozostaje włączone potem.
Role są zapisywane w wierszu danego wydarzenia. Wolontariusz, który koordynuje galę, nie jest koordynatorem Twojego koncertu, chyba że nadasz mu to tam też (albo zrobi to jego zespół).
Użyj własnej roli, by przydzielić dokładną mieszankę, np. wolontariuszom, którzy mogą widzieć zamówienia i nic więcej.

Rozwiązywanie problemów

Brak linku Zmień role — osoba nie jest potwierdzona albo nie masz żadnej roli, którą mógłbyś nadać.
Wolontariusz ma rolę, ale nie może otworzyć wydarzenia — nie ma konta na adresie e-mail z listy, adres nie jest potwierdzony albo wydarzenie zakończyło się ponad 30 dni temu.
Rola zniknęła po tym, jak osoba zrezygnowała — role są odbierane, gdy wolontariusz rezygnuje albo zostaje usunięty z wydarzenia. Nadaj ją ponownie, gdy będzie potwierdzony.

Powiązane

1.7 Zmiany i grafik wolontariuszy

Zakładka Zmiany to grafik wolontariuszy na dane wydarzenie: co trzeba zrobić, kiedy, w jakim miejscu i ile osób jest potrzebnych, oraz kto jest przydzielony. Jest oddzielona od grafiku personelu w sekcji Zarządzaj personelem, ponieważ wolontariusze pracują bez wynagrodzenia i nigdy nie przechodzą przez listę płac. Otwórz wydarzenie, a następnie Zespół i partnerzy → Wolontariusze → Zmiany. Wszystkie godziny podano w strefie czasowej wydarzenia, którą strona wskazuje na górze.

Co możesz tutaj zrobić

Dodawać sloty, na które potrzebujesz ludzi, z miejscem i liczbą potrzebnych osób.
Przydzielać potwierdzonych wolontariuszy do zmiany, jednego lub wielu naraz.
Meldować osoby na wejściu i wymeldowywać je z grafiku, dla tych, którzy nie mogą zrobić tego sami.
Pozwolić wolontariuszom samodzielnie wybierać zmiany i z nich rezygnować.
Na pierwszy rzut oka zobaczyć, które zmiany są pełne: 8 z 8 jest zielone, 2 z 3 jest bursztynowe.

Dodaj zmianę

Kliknij Dodaj zmianę, aby otworzyć formularz.
Wpisz Co to jest, na przykład „Stanowisko rejestracji”.
Wybierz Zespół, do którego należy. Kierownik zespołu musi wybrać jeden ze swoich zespołów; możesz zostawić pole puste, co sprawi, że zmiana będzie dla każdego.
Ustaw Początek i Koniec. Domyślnie są to początek wydarzenia i trzy godziny później; koniec musi być po początku.
Opcjonalnie dodaj Gdzie i kilka Szczegółów. Ustaw Potrzebne osoby, między 1 a 500.
Kliknij Dodaj zmianę.

Czytanie grafiku

Każda zmiana to karta z tytułem i odznaką zespołu, liczbą obsadzonych miejsc i jedną linią na wolontariusza z jego statusem: Niezameldowany, Zameldowany 17:02 albo godzina wymeldowania z liczbą przepracowanych godzin. Zamelduj oznacza osobę jako obecną, a potem ten sam link pokazuje Wymelduj; trzecie kliknięcie to Otwórz ponownie, dla osoby wymeldowanej omyłkowo. Usuń zdejmuje osobę ze zmiany. Edytuj zmienia zmianę lub ją usuwa. Jeśli zmiana ma wolne miejsca, Przydziel osoby dodaje kolejne osoby.

Przydziel osoby do zmiany

Pod listą osób Przydziel osoby (pozostało N miejsc) otwiera wybór potwierdzonych wolontariuszy. Pojawia się tylko wtedy, gdy zmiana ma wolne miejsca.

Kliknij Przydziel osoby — przycisk pokazuje, ile miejsc zostało.
Wyszukaj osoby po nazwisku, zespole lub umiejętności i zaznacz je. Kierownik widzi tylko osoby ze swoich zespołów.
Kliknij Dodaj do zmiany.

Strona informuje, ilu osobom dodano zmianę. Osoba jest pomijana, gdy jest już na tej zmianie, gdy jest na innej zmianie tego wydarzenia w nakładającym się czasie albo gdy zmiana jest już pełna — dwaj koordynatorzy obsadzający ostatnie miejsca w tym samym momencie nie mogą oboje zostać dodani. Każda dodana osoba dostaje e-mail, a na około dzień przed startem zmiany dostaje jednorazowe przypomnienie.

Wyjaśnienie ustawień

Potrzebne osoby — nie można ustawić mniejszej liczby niż liczba osób już na zmianie. Najpierw zdejmij kogoś.
Zespół — wyświetla się jako odznaka, decyduje, który kierownik może zmieniać zmianę, i którzy wolontariusze mogą ją wziąć samodzielnie.
Usuń zmianę — w panelu Edytuj zmiany. Wolontariusze na niej zostaną z niej zdjęci.
Wolontariusze wybierają swoje zmiany oraz mogą oddać zmianę do — w zakładce Ustawienia, zob. Rekrutacja z linkami dołączenia, zapisy i kopiowane ustawienia.

Warto wiedzieć

Na zmiany można przydzielać tylko potwierdzonych wolontariuszy. Jeśli selektor mówi, że nikt jeszcze nie został potwierdzony, najpierw potwierdź osoby w zakładce Osoby.
Wolontariusze sami się meldują z Mojego wolontariatu. Meldowanie otwiera się godzinę przed zmianą i zamyka się, gdy zmiana się kończy, więc nie ma meldunku na zmianę, która już się skończyła, a wymeldowanie wymaga wcześniejszego zameldowania.
Godziny liczone są od zameldowania do wymeldowania. Zmiana, na której ktoś się zameldował, ale nie wymeldował, nie liczy się, dopóki nie zamkniesz jej przyciskiem Wymelduj tutaj.
Dopisanie kogoś do grafiku wysyła mu e-mail. Przesunięcie lub usunięcie zmiany nie wysyła go ponownie; poinformuj o tym wiadomością.
Zmiany z zespołem i zadania z zespołem to również to, co kierownik zespołu widzi na swoim harmonogramie dnia i w widoku Na żywo.

Rozwiązywanie problemów

„Jest już na innej zmianie w tym czasie” — każda osoba może mieć jedną zmianę naraz. Skróć jedną zmianę albo wybierz inną osobę.
Brak osób do wyboru — wszyscy potwierdzeni są już na zmianie albo (dla kierownika) nikt z jego zespołów nie jest jeszcze potwierdzony.
Liczby nie da się obniżyć — zmiana ma już więcej osób; najpierw zdejmij kilka z nich.
Godziny są błędne — sprawdź zmianę pod kątem brakujących wymeldowań; użyj Wymelduj lub Otwórz ponownie przy danej linii.

Powiązane

1.8 Zadania wolontariuszy

Zakładka Zadania to lista prac twojego zespołu wolontariuszy na jedno wydarzenie: rzeczy, które muszą się wydarzyć, kto je wykonuje i do kiedy. Zadanie może być przypisane jednej osobie, kilku wskazanym osobom, osobom pracującym na danej zmianie, całemu zespołowi albo może być otwarte dla wszystkich. Wolontariusze sami przesuwają swoje zadania. Znajdziesz je w sekcji Zespół i partnerzy → Wolontariusze → Zadania. Planowanie organizatora — terminy, priorytety, zależności — to Tablica zadań wydarzenia.

Co możesz tutaj zrobić

Zapisać, co ma się wydarzyć, i nadać mu godzinę początku oraz termin.
Przypisać zadanie jednemu lub kilku potwierdzonym wolontariuszom, zmianie, zespołowi albo wszystkim.
Śledzić je przez cztery statusy: Otwarte, W toku, Zablokowane i Gotowe.
Podzielić zadanie na listę kontrolną i omawiać je w komentarzach.

Dodaj zadanie

Wpisz, co trzeba zrobić, w polu tytułu, na przykład „Odbierz lampiony z drukarni”.
Pod Dla wybierz jednego potwierdzonego wolontariusza albo zostaw Cały zespół. Osoby, które zostały tylko zaproszone, nie są na liście; strona informuje, ilu jeszcze czeka.
Wybierz Zespół, do którego zadanie należy. Kierownik zespołu musi wybrać jeden ze swoich zespołów.
Ustaw Początek, jeśli zadanie ma godzinę.
Kliknij Więcej szczegółów, aby wybrać Zmianę (każdy z tej zmiany dostaje zadanie), Termin i opis.
Kliknij Dodaj zadanie.

Komu przypada zadanie, rozstrzyga się w tej kolejności: wskazane osoby, jeśli są, w przeciwnym razie osoby ze zmiany, w przeciwnym razie zespół, w przeciwnym razie wszyscy. Wskazane osoby dostają e-mail „Nowe zadanie wolontariusza w …”, gdy zostaną dodane. Zadanie z godziną początku, przypisane wskazanym osobom, zmianie lub zespołowi, wysyła jedno przypomnienie na około dwie godziny przed startem; zadanie dla wszystkich nie ma przypomnienia.

Praca z listą

Najpierw pokazują się zadania otwarte, potem gotowe, każde w kolejności czasu. Linia pod tytułem mówi, dla kogo jest zadanie, jego początek i termin, a gdy jest gotowe — kto je odhaczył: wolontariusz albo „Oznaczone jako gotowe przez organizatora”. Okrągłe pole oznacza zadanie jako gotowe lub nie. Menu statusu ustawia Otwarte, W toku, Zablokowane lub Gotowe; użyj Zablokowane dla zadania, które czeka na coś innego. Lista kontrolna pokazuje, ile punktów jest zrobionych, i pozwala je odhaczać. Komentarze prowadzą dyskusję przy zadaniu. Edytuj zmienia całą resztę.

Edytuj zadanie

Kliknij Edytuj obok tytułu zadania.
Pod Osoby zaznacz wszystkie osoby, dla których jest zadanie. Nieznaczenie nikogo oznacza zmianę, zespół lub wszystkich.
Zmień Zmianę, godziny Początek i Termin oraz szczegóły.
Pod Listą kontrolną wpisz jeden punkt w każdej linii. Punkty, które zostawisz bez zmian, zachowują swój odhaczony stan, więc przeredagowanie punktu trzeciego nie odznaczy punktów pierwszego i drugiego.
Kliknij Zapisz. Usuń zadanie je kasuje.

Warto wiedzieć

Godziny to lokalne godziny wydarzenia, takie same jak przy zmianach.
Wolontariusze widzą swoje zadania w Moim wolontariacie. Mogą sami zmieniać status, odhaczać punkty listy kontrolnej i dodawać komentarze; organizator i kierownik zespołu widzą to tutaj od razu.
Przypisanie zadania osobie, która nie jest potwierdzona, zostaje odrzucone. Jeśli ktoś się wycofa albo zostanie zdjęty z wydarzenia, jego zadania wracają do zespołu.
Zadania z godziną początku lub terminu pojawiają się w Harmonogramie dnia; zadania Zablokowane i przeterminowane pojawiają się w widoku Na żywo.
Kierownik zespołu widzi i zmienia tylko zadania swoich zespołów.
Oznaczenie zadania jako gotowego ustawia status Gotowe; odznaczenie go ustawia z powrotem Otwarte.

Rozwiązywanie problemów

Osoby, której szukam, nie ma na liście — zadania mogą dostawać tylko potwierdzeni wolontariusze. Potwierdź je w zakładce Osoby.
„Ten wolontariusz nie jest już potwierdzony na to wydarzenie” — osoba została usunięta albo wycofała się, po tym jak otworzyłeś formularz. Wybierz kogoś innego.
Nikt nie dostał e-maila o moim zadaniu — e-maile idą do wskazanych osób, w chwili gdy zostają dodane. Zadanie dla zmiany lub zespołu nie jest wysyłane przy tworzeniu; pojawia się na ich stronie Mój wolontariat, a przypomnienie przed godziną startu do nich dociera.

Powiązane

1.9 Tablica zadań wydarzenia

Tablica zadań to lista planistyczna organizatora dla jednego wydarzenia: wszystko, co trzeba zrobić przed, w trakcie i po dniu wydarzenia, z priorytetem, terminem, godziną początku, właścicielem i, tam gdzie to ważne, innym zadaniem, na które trzeba poczekać. Otwórz wydarzenie i wybierz Zarządzanie zadaniami na dole menu Zarządzaj. Jest oddzielona od zadań wolontariuszy, czyli prac zespołu wolontariuszy; tablica to miejsce planowania, a zadanie z tablicy możesz przekazać członkowi zespołu albo potwierdzonemu wolontariuszowi.

Co możesz tutaj zrobić

Dodawać zadania z tytułem, kategorią, priorytetem, terminem i godziną początku.
Zastosować gotowe zadania z biblioteki szablonów i pozwolić, by terminy same się ułożyły.
Przypisać zadanie sobie, członkowi zespołu albo potwierdzonemu wolontariuszowi.
Sprawić, by zadanie czekało na inne, i prowadzić przy nim listę kontrolną oraz komentarze.
Obserwować sześć liczników — łącznie, oczekujące, w trakcie, ukończone, zablokowane i zaległe — oraz ogólny pasek postępu.

Dodaj zadanie

Wiersz na górze to szybkie dodawanie: wystarczy sam tytuł.

Wpisz tytuł, na przykład „Potwierdź zamówienie cateringu”.
Opcjonalnie ustaw Początek — datę i godzinę rozpoczęcia pracy. Zadanie z godziną początku pojawia się w Harmonogramie dnia, a wolontariusz, któremu jest przypisane, dostaje przypomnienie na około dwie godziny przed.
Wybierz Kategorię: Miejsce i logistyka, Marketing i promocja, Produkcja i technika, Zarządzanie dostawcami, Komunikacja, Finanse i budżet, Zarządzanie ryzykiem albo Po wydarzeniu.
Kliknij Więcej szczegółów, aby ustawić priorytet (Wysoki, Średni, Niski), termin i opis.
Kliknij Utwórz zadanie. Zadanie zaczyna jako Oczekujące, z priorytetem Średnim, chyba że wybrałeś inny.

Karty na górze liczą zadania według statusu; kliknij jedną z nich, na przykład Zablokowane, aby zobaczyć tylko te zadania, a chipy pod nimi filtrują według kategorii. Zakładka Biblioteka szablonów otwiera gotowe zadania, a Dodaj zadanie przenosi do szybkiego dodawania.

Praca z kartą zadania

Każda karta pokazuje swój priorytet, kategorię, godzinę początku, termin i status. Okrągłe pole oznacza ją jako ukończoną. Szara odznaka Czeka na pojawia się, dopóki zadanie, od którego zależy, nie jest ukończone. Zielona odznaka z imieniem wolontariusza pokazuje, komu je przypisano. Pierwsze menu przypisuje zadanie, drugie zmienia jego status między Oczekujące, W trakcie i Zablokowane, a ołówek otwiera formularz edycji. Termin w przeszłości zmienia kartę na czerwoną i oznacza ją jako Zaległa.

Edytuj zadanie

Kliknij ołówek na karcie.
Zmień Tytuł zadania, Kategorię, Priorytet, Termin płatności i Początek.
Pod Czeka na wybierz inne zadanie tego wydarzenia, które musi zostać ukończone najpierw. Karta pokazuje wtedy Czeka na to zadanie, aż zostanie ukończone. Zadanie nie może czekać samo na siebie, a dwa zadania nie mogą czekać na siebie nawzajem.
Pod Listą kontrolną wpisz jeden punkt w każdej linii; punkty, które zostawisz bez zmian, zachowują swój odhaczony stan.
Dodaj opis i kliknij Zapisz.

Przypisz zadanie

Pierwsze menu na każdej karcie ma dwie grupy. Zespół wymienia ciebie (Ja (właściciel)) i członków twojego zespołu organizatora. Wolontariusze wymienia wolontariuszy, którzy są potwierdzeni na tym wydarzeniu.

Członek zespołu może wziąć zadanie tylko wtedy, gdy jego rola je obejmuje: kierownik miejsca bierze zadania Miejsce i Ryzyko, kierownik finansów — Finanse, marketing — Marketing i Komunikację, a rola personelu ogólnego — cokolwiek. Zadanie z biblioteki szablonów może wskazać własną rolę. W przeciwnym razie zobaczysz, jaka rola powinna je przejąć. Jako właściciel możesz wziąć wszystko.
Członek zespołu, któremu przypisano zadanie, dostaje powiadomienie.
Wolontariusz dostaje ten sam e-mail „Nowe zadanie wolontariusza” co przy zadaniu wolontariackim i widzi zadanie w Moim wolontariacie, gdzie może zmienić jego status, odhaczyć listę kontrolną i dodać komentarz. Zadanie ma jedną osobę naraz; wybranie kogoś innego zastępuje poprzednią.
Wybierz Nieprzypisane, aby to wyczyścić.

Użyj biblioteki szablonów

Kliknij Biblioteka szablonów.
Zaznacz zadania, które chcesz, pojedynczo albo całą kategorię naraz przyciskiem Zaznacz wszystko.
Kliknij Zastosuj wybrane szablony. Zadania zostaną utworzone dla tego wydarzenia.

Biblioteka zawiera gotowe zadania w ośmiu kategoriach, każde z priorytetem i typowym czasem wyprzedzenia, na przykład „30 dni przed”. Terminy wyliczane są od daty wydarzenia. Jeśli wydarzenie jest bliżej niż czas wyprzedzenia szablonu, terminy są ściśnięte tak, by żaden nie wypadł w przeszłości, i zachowują swoją kolejność. Zadania po wydarzeniu zostają po nim. Szablony, które już zastosowałeś, pokazują znacznik i nie można ich zastosować dwa razy.

Warto wiedzieć

Kto może korzystać z tablicy, decyduje uprawnienie Zadania: organizator, kierownicy miejsca i koordynatorzy wolontariuszy je mają, a w roli niestandardowej możesz je zaznaczyć. To osobne uprawnienie od edycji wydarzenia.
Ukończone zadanie pokazuje, kiedy zostało zrobione. Odznaczenie go ustawia z powrotem Oczekujące.
Usunięcie zadania najpierw prosi o potwierdzenie.
Zadania z tablicy z godziną początku pojawiają się w Harmonogramie dnia, dla osób, które mają uprawnienie Zadania.
Jeśli wolontariusze zostali zaproszeni, ale nikt nie został potwierdzony, strona o tym informuje i prowadzi do Osób; na liście pojawiają się tylko potwierdzeni wolontariusze.

Rozwiązywanie problemów

„… nie może wziąć zadania …” — rola członka zespołu nie obejmuje tej kategorii. Wybierz członka z odpowiednią rolą, członka personelu albo wolontariusza.
Wolontariusza nie ma na liście — nie jest jeszcze potwierdzony na to wydarzenie.
„Tego zadania nie można ustawić jako czekającego” — zadanie należy do innego wydarzenia albo jego wybór sprawiłby, że dwa zadania czekałyby na siebie nawzajem.
Terminy zastosowanych szablonów wyglądają na zbyt bliskie siebie — wydarzenie jest blisko, więc czasy wyprzedzenia zostały ściśnięte, by się zmieścić.

Powiązane

1.10 Harmonogram dnia i widok Na żywo

Dwie zakładki wolontariuszy wydarzenia są stworzone na dni wokół wydarzenia. Harmonogram dnia zbiera każdą zmianę i każde zadanie z godziną na jednej liście, w kolejności, tak by wszyscy pracowali według tego samego planu, także na papierze, jeśli wolisz. Na żywo pokazuje, co dzieje się teraz: kto jest na zmianie, kto się nie pojawił i co jest zaległe. Otwórz wydarzenie, a następnie Zespół i partnerzy → Wolontariusze i wybierz zakładkę. Obie są dostępne dla organizatora, koordynatorów wolontariuszy i — dla swoich zespołów — kierowników zespołów.

Co możesz tutaj zrobić

Zobaczyć całe wydarzenie jako jedną oś czasu, dzień po dniu, z tym, kto co robi i gdzie.
Wydrukować harmonogram dnia albo otworzyć go na telefonie przy wejściu.
Zawęzić plan do jednego zespołu.
W dniu wydarzenia zobaczyć, ilu wolontariuszy jest zameldowanych, zadzwonić lub napisać do tych, którzy brakują, i zameldować ich samodzielnie.
Wyłapać zadania zablokowane albo przeterminowane, zanim kosztują cię wieczór.

Harmonogram dnia

Harmonogram dnia ma jeden blok na dzień, każdy zaczyna się od daty. Każda linia pokazuje godzinę, kolorową etykietę oznaczającą rodzaj wpisu i tytuł, a pod nim, kto to robi i gdzie. Są trzy rodzaje linii:

Zmiana — zmiany wolontariuszy z ich przedziałem czasowym, ich osobami (albo „Jeszcze nikt (potrzeba 3)”), zespołem i miejscem.
Zadanie — zadania wolontariuszy, które mają godzinę początku lub terminu, dla wskazanych osób albo „Cały zespół”. Ukończone zadania są wyszarzone i przekreślone.
Tablica zadań — zadania z tablicy zadań wydarzenia, które mają godzinę początku, wraz z ich właścicielem. Widzą je tylko osoby z uprawnieniem Zadania.

Rozwijane menu zawęża listę do jednego zespołu. Drukuj otwiera czystą wersję w nowej karcie, bez menu; kliknij jej przycisk Drukuj albo użyj polecenia drukowania w przeglądarce. Godziny to lokalne godziny wydarzenia.

Widok Na żywo

Zakładka Na żywo odświeża się sama co minutę, a Odśwież robi to na żądanie. Karty na górze liczą zmiany trwające teraz, osoby zameldowane, osoby Niezameldowane, zadania przeterminowane lub zablokowane oraz rzeczy brakujące na listach sprzętu twoich zespołów. Poniżej:

Zmiana rozpoczęta, brak zameldowania wymienia osoby, których zmiana zaczęła się ponad 15 minut temu, a które się nie zameldowały. Każda linia ma Zadzwoń (otwiera wybieranie numeru), Udostępnij na WhatsAppie, gdy numer jest w formacie międzynarodowym (zaczyna się od + lub 00), i Zamelduj, aby oznaczyć osobę jako obecną.
Dwie listy zmian: te trwające teraz i te zaczynające się w ciągu najbliższych trzech godzin, każda z liczbą zameldowanych w porównaniu z liczbą osób na zmianie i liczbą potrzebnych. Bursztynowy oznacza, że zmiana nie jest pełna.
Zadania wymagające uwagi wymienia zadania Zablokowane albo takie, których czas minął bez wykonania, wraz z tym, dla kogo są.

Warto wiedzieć

Widok Na żywo dotyczy chwili obecnej. Przed wydarzeniem pokazuje „Nic w tej chwili”, aż zacznie się pierwsza zmiana; do planowania użyj Harmonogramu dnia.
Zameldowanie stąd jest tym samym co Zamelduj w zakładce Zmiany. Godziny liczą się od tego momentu.
Kierownik zespołu widzi zmiany i zadania swoich zespołów oraz te bez zespołu. Może meldować tylko osoby ze swoich zespołów.
Strona pyta serwer o świeże dane tylko w tle. Nie podtrzymuje sesji: nieobserwowany ekran nadal wyloguje się po upływie czasu bezczynności.
Brakujące rzeczy pochodzą z list sprzętu zespołów; zob. Sprzęt zespołu.

Rozwiązywanie problemów

Osoby nie ma w Harmonogramie dnia — zmiany są zawsze widoczne; zadania tylko wtedy, gdy mają godzinę początku lub terminu.
Brakuje Udostępnij na WhatsAppie — numer telefonu nie ma międzynarodowego prefiksu. Popraw numer w rejestrze, na przykład +49 …, a przycisk się pojawi.
Wszyscy pokazują się jako niezameldowani — wolontariusze meldują się w Moim wolontariacie do godziny przed zmianą. Jeśli nie mogą, zamelduj ich tutaj.
Harmonogram dnia jest pusty — najpierw dodaj zmiany i zadania z godzinami.

Powiązane

1.11 Wiadomości do wolontariuszy

Zakładka Wiadomości pisze do osób, które pomagają przy jednym wydarzeniu: do wszystkich potwierdzonych, do jednego zespołu, do osób na jednej zmianie albo do tych, którzy jeszcze nie odpowiedzieli. Te same słowa można skopiować na grupę WhatsApp. Otwórz wydarzenie, a następnie Zespół i partnerzy → Wolontariusze → Wiadomości.

Co możesz tutaj zrobić

Wysłać jeden e-mail do wybranej grupy wolontariuszy, z tematem i treścią.
Skopiować ten sam tekst, gotowy do wklejenia w WhatsApp.
Przeczytać, co wysłano wcześniej, do kogo i przez kogo.

Wyślij wiadomość

Pod Do wybierz, kto ją dostanie:
- Wszyscy potwierdzeni — każdy potwierdzony wolontariusz tego wydarzenia. Mogą to wybrać tylko organizator i koordynatorzy wolontariuszy.
- Jeden zespół — potwierdzone osoby zespołu, który wybierzesz w następnym kroku.
- Jedna zmiana — potwierdzone osoby na zmianie, którą wybierzesz w następnym kroku.
- Osoby, które jeszcze nie odpowiedziały — wszyscy, którzy zostali zaproszeni albo się zgłosili i nadal czekają.
Wpisz Temat, do 200 znaków.
Napisz Wiadomość, do 5000 znaków. Najlepiej zwykły tekst z podziałami wierszy.
Kliknij Wyślij i potwierdź, że wiadomość trafia do wszystkich w wybranej grupie. Strona informuje, do ilu osób wysłano wiadomość.

Aby opublikować te same słowa w grupie WhatsApp, kliknij Kopiuj do WhatsApp przed albo po wysłaniu. Skopiuje temat pogrubiony, a za nim treść, gotową do wklejenia.

Czytanie wysłanych

Pod Wysłane wiadomości wymienione są najnowsze wiadomości z tematem, adresatami, liczbą osób, czasem i nadawcą. Kliknij linię, aby przeczytać wiadomość.

Warto wiedzieć

E-maile wysyłane są w ramach twojego własnego godzinowego limitu wysyłki (Ustawienia → E-mail), tego samego co zaproszenia i przypomnienia, rozłożone tak, by ostatni wyszedł przed końcem wydarzenia. Duża wiadomość może więc dotrzeć do wszystkich dopiero po kilku godzinach.
Jeśli w wybranej grupie nikogo nie ma — zespół bez potwierdzonych osób, pusta zmiana — nic nie zostanie wysłane, a dostaniesz o tym informację.
Kierownik zespołu może pisać tylko do swoich zespołów i zmian tych zespołów oraz do osób z jego zespołów, które jeszcze nie odpowiedziały. Nie widzi opcji Wszyscy potwierdzeni, a jego historia pokazuje tylko jego własne wiadomości i te wysłane do jego zespołów.
Wiadomości idą na adres z twojego rejestru. Dotyczą pomocy przy wydarzeniu; w sprawach biletów i zamówień użyj raczej Wiadomości do uczestników i Ogłoszeń dla uczestników.
Wiadomości nie da się cofnąć po wysłaniu. Przeczytaj ją uważnie, zanim potwierdzisz.

Rozwiązywanie problemów

„W tej grupie nie ma jeszcze nikogo” — grupa jest pusta. Potwierdź osoby w zakładce Osoby albo wybierz inną grupę.
„Możesz pisać tylko do swoich zespołów” — jesteś kierownikiem zespołu i wybrałeś grupę spoza swoich zespołów.
Ktoś mówi, że nic nie dotarło — e-mail może nadal czekać na twój godzinowy limit albo być w spamie. Wyślij mu kopię do WhatsApp.
Nie mogę wybrać Wszyscy potwierdzeni — pisać do wszystkich mogą tylko osoby zarządzające wszystkimi wolontariuszami (organizator, koordynator wolontariuszy).

Powiązane

1.12 Godziny wolontariuszy i prywatność

Wpis wolontariusza w rejestrze zawiera to, czego potrzebujesz do pracy z nim: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, umiejętności, twoje własne notatki oraz godziny przepracowane na twoich zmianach. Ten artykuł wyjaśnia, kto co widzi, jak działa zestawienie godzin i jak usunąć dane wolontariusza. Rejestr znajdziesz w Rozwój → Wolontariusze.

Co możesz tutaj zrobić

Sprawdzić, kto w twoim zespole widzi które dane.
Pobrać zestawienie godzin wolontariusza jako PDF.
Usunąć wolontariusza i wszystko, co o nim zapisano.

Kto co widzi

Ty i koordynatorzy wolontariuszy widzicie dane kontaktowe każdej osoby w zakładce Osoby, a w rejestrze wszystko.
Kierownik zespołu widzi rejestr, z którego może rekrutować, ale nie widzi notatek.
Eksport CSV rejestru zawiera dane kontaktowe, umiejętności, notatki i godziny. Przechowuj ten plik bezpiecznie i usuń go, gdy skończysz.

Godziny i zestawienie

Godziny to czas między zameldowaniem a wymeldowaniem na zmianie. Liczą się tylko zmiany, które zostały wymeldowane, i tylko przy wydarzeniach, na które osoba była potwierdzona. W rejestrze kolumna Godziny je sumuje. Ikona pobierania w wierszu osoby daje PDF Raport godzin wolontariatu dla szkoły, pracodawcy albo wniosku o stypendium. Wymienia każde wydarzenie z datą, liczbą zmian i godzin, sumę oraz datę wystawienia, i podaje, że opiera się na zameldowaniach zapisanych przez ciebie. To nie jest migawka: dokument przedstawia stan zapisów z dnia wydruku.

Warto wiedzieć

Wolontariusz może poprosić, by nie zapraszać go ponownie, linkiem z każdego zaproszenia. Pokazuje się wtedy jako Nie chcą zaproszeń i nie możesz go zaprosić.
Usuń z rejestru usuwa osobę wraz z jej zaproszeniami, zmianami i godzinami na każdym z twoich wydarzeń. Tego właśnie wymaga prośba o usunięcie danych, więc nie jest to łagodzone i nie da się tego cofnąć.
Gdy ktoś zgłasza się ze strony wydarzenia, informuje się go, że jego imię, e-mail, telefon i umiejętności są udostępniane tobie w celu organizacji zespołu wolontariuszy.

Rozwiązywanie problemów

Zestawienie godzin jest puste — żadna zmiana osoby nie została jeszcze wymeldowana albo nie jest potwierdzona na żadnym wydarzeniu.
Zestawienie pokazuje mniej godzin, niż oczekiwano — zmiana, na której ktoś się zameldował, ale nie wymeldował, nie liczy się. Zamknij ją przyciskiem Wymelduj w zakładce Zmiany i pobierz zestawienie ponownie.

Powiązane

1.13 Bilet z podziękowaniem dla wolontariuszy

Bilet z podziękowaniem pozwala twoim wolontariuszom wziąć udział w wydarzeniu, przy którym pomagają, za darmo albo po obniżonej cenie. To zwykły rodzaj biletu z włączonym Tylko wolontariusze. Każdy widzi go na stronie wydarzenia, ale kupić go mogą tylko osoby, które są potwierdzonymi wolontariuszami tego wydarzenia. Tworzysz go w Bilety i ceny → Rodzaje biletów w menu Zarządzaj wydarzeniem; zakładka Ustawienia wolontariuszy mówi, czy wydarzenie ma taki bilet.

Co możesz tutaj zrobić

Zaoferować wolontariuszom bilet za darmo albo po cenie, którą wybierzesz.
Ograniczyć go do jednego na wolontariusza albo pozwolić na osobę towarzyszącą.
Pokazać wolontariuszom własne podziękowanie w miejscu zakupu.

Utwórz bilet

Otwórz Bilety i ceny → Rodzaje biletów i kliknij Dodaj rodzaj biletu, albo kliknij Edytuj przy istniejącym.
Nadaj mu nazwę, na przykład „Podziękowanie dla wolontariusza”, i ustaw Cenę. Zero oznacza bilet darmowy.
Ustaw Pojemność na mniej więcej tyle, ile masz wolontariuszy.
Zaznacz Tylko wolontariusze: „Widoczny dla wszystkich; kupić go mogą tylko potwierdzeni wolontariusze tego wydarzenia (po jednym)”.
Pod Maks. na osobę zostaw pole puste, aby mieć jeden bilet na wolontariusza, albo wpisz wyższą liczbę, by pozwolić na osobę towarzyszącą.
Kliknij Zapisz zmiany albo dodaj rodzaj biletu.

Co widzą odwiedzający i wolontariusze

Na publicznej stronie wydarzenia bilet znajduje się na liście z zieloną etykietą Tylko wolontariusze, tak jak bilety tylko dla członków. Odwiedzający, który nie jest zalogowany, widzi „Dla wolontariuszy tego wydarzenia — zaloguj się, by go otrzymać”; zalogowana osoba, która nie jest potwierdzonym wolontariuszem, widzi „Dla potwierdzonych wolontariuszy tego wydarzenia”, wraz z linkiem do zgłoszenia, jeśli włączyłeś zapisy. Potwierdzony wolontariusz widzi bilet odblokowany, z twoją wiadomością podziękowania nad listą.

Wolontariusz kupuje go jak każdy inny bilet, będąc zalogowanym, przez zwykły proces zakupu. Przy bilecie darmowym nie pobiera się żadnej płatności. Twoja wiadomość podziękowania pojawia się też obok biletu przy zakupie i w e-mailu potwierdzającym.

Wyjaśnienie ustawień

Cena — zero dla biletu darmowego albo dowolna cena dla biletu obniżonego.
Maks. na osobę — liczone we wszystkich zamówieniach danej osoby. Puste oznacza jeden na wolontariusza.
Wiadomość podziękowania — ustawiana w zakładce Ustawienia wolontariuszy, do 300 znaków, z {name} dla imienia wolontariusza. Zob. Rekrutacja z linkami dołączenia, zapisy i kopiowane ustawienia.

Warto wiedzieć

Bilet nie zmienia ceny, jaką reklamuje twoje wydarzenie. Jest pomijany w listingach, wynikach wyszukiwania, zakresach cen i kanałach, więc darmowy bilet wolontariusza nie może sprawić, że płatne wydarzenie wygląda na darmowe.
Kupić go mogą tylko potwierdzeni wolontariusze. Ktoś, kto został tylko zaproszony albo się wycofał, nie może. Wolontariusz musi być zalogowany na adres e-mail z twojego rejestru; e-mail z zaproszeniem pozwala mu założyć to konto.
Bilet jest potem zwykłym biletem: ma kod QR i jest skanowany przy wejściu.
Wolontariusze znajdują też przycisk Pobierz mój bilet na swojej stronie Mój wolontariat, gdy dla nich go przygotowałeś.
Bilet wlicza się w pojemność wydarzenia jak każdy inny bilet.

Rozwiązywanie problemów

Wolontariusz nie widzi ani nie może kupić biletu — musi być Potwierdzony na tym wydarzeniu i zalogowany na adres e-mail, na który wysłano zaproszenie. Konta są łączone z wpisami w rejestrze tylko przy potwierdzonym adresie e-mail.
Zakładka Ustawienia mówi, że nie ma biletu dla wolontariuszy — żaden rodzaj biletu tego wydarzenia nie ma zaznaczonego Tylko wolontariusze. Użyj Przejdź do biletów, aby go utworzyć.
Wolontariusz potrzebuje dwóch biletów — podnieś Maks. na osobę w rodzaju biletu.

Powiązane

1.14 Inwentarz zespołu: przegląd

Inwentarz to lista wszystkiego, co Twoje stowarzyszenie posiada, pożycza lub kupuje na swoje wydarzenia: krzesła, głośniki, bęben dhol, smycze, ryż, talerze. Znajduje się w sekcji Inwentarz w grupie Praca w pasku bocznym organizatora. Każdy przedmiot należy do jednego zespołu wolontariuszy, który się nim opiekuje, albo do Wspólnego zapasu, którym Ty i koordynatorzy wolontariuszy zarządzacie sami.

Co możesz tutaj zrobić

Prowadź jedną listę dla każdego zespołu. Widzisz wszystkie przedmioty. Każdy wiersz pokazuje odznakę zespołu, czy przedmiot jest Sprzętem, czy Materiałem zużywalnym, jego kategorię, ile sztuk jest dostępnych z całości, gdzie się znajduje i w jakim jest stanie.
Sprawdź, kto to ma. Między wydarzeniami przedmiot jest albo u osoby z Twojego spisu wolontariuszy, albo trzymany w miejscu, które podasz, na przykład „magazyn B w Kulturhalle”. Pożyczone przedmioty mówią też, kto je pożyczył.
Wiedz, co kupić. Przedmioty, których zaczyna brakować, są pokazywane na czerwono i trafiają na Listę zakupów.
Rejestruj zakupy z paragonami i sprawdzaj, kto jeszcze musi zostać zwrócony — zob. Zakupy, paragony i lista zakupów.
Planuj każde wydarzenie jedną listą pakowania na zespół — zob. Listy pakowania wydarzeń.
Drukuj etykiety QR, które przykleisz do przedmiotów — zob. Etykiety QR.

Czytanie strony Inwentarz

Trzy kafelki na górze pokazują Łącznie przedmiotów (tylko aktywne), Niski stan i Wartość całkowita, czyli koszt jednostkowy pomnożony przez łączną ilość. Kliknij kafelek Niski stan, aby otworzyć listę zakupów.
Zakładki pod tytułem otwierają Listę zakupów i Zakupy; przyciski obok tytułu to Etykiety QR i Dodaj przedmiot.
Zawęź listę filtrami: wyszukaj po nazwie, SKU lub kodzie kreskowym, Zespół (zespół albo Wspólny zapas), Typ (Sprzęt lub Materiał zużywalny), Kategoria, Tylko niski stan i Pokaż nieaktywne przedmioty. Wyczyść je usuwa.
Każdy wiersz zaczyna się od odznaki zespołu. Kliknij Edytuj przy wierszu, aby otworzyć przedmiot — zob. Przedmioty: dodawanie, wyszukiwanie i opieka nad nimi.

Po zaznaczeniu Tylko niski stan widzisz to, co spadło do swojego minimum. Liczba dostępnych sztuk staje się czerwona i pisze „minimum 20”. Przedmiot jest w niskim stanie, gdy ma minimum większe od zera, a liczba dostępnych sztuk jest na tym poziomie lub poniżej.

Zespoły, wspólny zapas i kto co widzi

Ty widzisz i zmieniasz każdy przedmiot, w tym Wspólny zapas, i tylko Ty zarządzasz kategoriami (przycisk Zarządzaj kategoriami).
Lider zespołu widzi i zmienia tylko przedmioty zespołu, którym kieruje, na własnej stronie: Inwentarz Twojego zespołu. Nigdy nie widzi zapasów innego zespołu i nie może umieścić przedmiotu we Wspólnym zapasie.
Koordynator albo kierownik wydarzenia pracuje z listami pakowania wydarzenia z menu Zarządzaj → Inwentarz wydarzenia. Wspólny zapas nie ma lidera, więc opiekujecie się nim Ty i koordynatorzy.
Pożyczanie między zespołami nie jest funkcją platformy: zespoły pytają się nawzajem poza systemem.

Warto wiedzieć

Sprzęt wraca po wydarzeniu. Materiały zużywalne zużywają się i są kupowane ponownie; rejestrując zwrot po wydarzeniu, podajesz, ile zostało zużytych.
Przedmiotu, który jest wydany na wydarzenie, nie można usunąć, dopóki nie wróci.
Zużyte i zaginione ilości na stałe opuszczają zapas. Uszkodzone przedmioty pozostają w łącznej liczbie, ale nie są dostępne.
Przedmioty wyłączone polem Aktywny na stronie przedmiotu znikają z listy i z wyboru na liście pakowania. Zaznacz Pokaż nieaktywne przedmioty w filtrach, aby znów je zobaczyć, oznaczone jako Nieaktywny; otwórz taki przedmiot i zaznacz Aktywny, aby go przywrócić.
Kategorie (na przykład Dźwięk i światło, Meble, Catering) są wspólne dla wszystkich zespołów. Dodaj kategorię w Zarządzaj kategoriami.

Rozwiązywanie problemów

Przedmiotu brakuje na liście — sprawdź filtr Zespół i zaznacz Pokaż nieaktywne przedmioty na wypadek, gdyby przedmiot został wyłączony. Własna strona lidera pokazuje tylko jego zespół.
Kafelek Niski stan pokazuje zero, mimo że coś się prawie kończy — przedmiot nie ma ustawionego minimum. Otwórz go i wpisz Min. próg magazynowy.
Liczba dostępnych sztuk jest niższa niż to, co leży na półce — reszta jest zaplanowana na liście pakowania wydarzenia albo nadal jest wydana. Otwórz przedmiot: panel Zarezerwowane na wydarzeniach pokazuje gdzie.

Powiązane

1.15 Przedmioty: dodawanie, wyszukiwanie i dbanie o nie

Przedmiot to jedna rzecz, którą przechowujesz, z określoną ilością: „Krzesła składane, 420”. Ten artykuł opisuje dodawanie przedmiotu, wskazywanie, gdzie się znajduje, pożyczone przedmioty oraz inne czynności na stronie przedmiotu. Otwórz Inwentarz w grupie Praca i kliknij Dodaj przedmiot albo Edytuj przy istniejącym wierszu.

Dodawanie przedmiotu

Kliknij Dodaj przedmiot na stronie Inwentarz i wpisz Nazwa przedmiotu. To jedyne pole tekstowe wymagane, obok ilości, stanu i własności.
Wybierz Zespół, który się nim opiekuje. Zostaw Wspólny zapas, jeśli nikt konkretny się nim nie zajmuje. Lider zespołu dodający przedmiot na własnej stronie nie może wybierać: zawsze jest to jego zespół.
Wybierz Typ: Sprzęt wraca po wydarzeniu, a Materiał zużywalny zostaje zużyty i jest kupowany ponownie.
Wpisz Łączna ilość i, jeśli chcesz, Jednostkę, na przykład szt., kg lub rolki. Przy każdym przedmiocie, który kupujesz ponownie, ustaw Min. próg magazynowy; gdy zapas spadnie do tej liczby, przedmiot pojawi się na liście zakupów.
Wskaż, gdzie się znajduje, w polu Kto ma (osoba z Twojej listy wolontariuszy) lub Miejsce przechowywania.
Wybierz Warunek (Nowy, Dobry, Dostateczny, Zły, Uszkodzony, Wycofany) i Własność. Dla przedmiotów Pożyczony pojawia się pole Pożyczone od: wpisz, czyje to jest, na przykład rodzina Patel. Przy Wynajętym i Własnym tego pola nie ma.
Opcjonalnie dodaj kategorię, SKU, opis, kod kreskowy, zdjęcie i Koszt jednostkowy (służy do obliczenia wartości całkowitej), a potem kliknij Utwórz przedmiot.

Wyjaśnienie ustawień

SKU — Twój własny kod. Musi być unikalny wśród Twoich przedmiotów.
Min. próg magazynowy — zero oznacza „nie ostrzegaj mnie”. Powyżej zera przedmiot ma niski stan, gdy dostępna liczba jest równa lub mniejsza od progu.
Aktywny (przy istniejącym przedmiocie) — wyłącz tę opcję dla czegoś, czego już nie posiadasz. Przedmiot znika z listy, listy zakupów, etykiet i wyboru na liście do pakowania. Pokaż nieaktywne przedmioty na stronie Inwentarz pozwala go odnaleźć.
Zdjęcie — JPG, PNG lub WebP, do 2 MB.

Gdzie to jest?

Otwórz przedmiot przyciskiem Edytuj. Panel Gdzie jest powie Ci to jednym zdaniem: „U Ravi Patel”, „W biurze stowarzyszenia” albo że nikt nie zapisał, gdzie to jest, wraz z tym, kto to pożyczył. Zmień to listą osób i polem miejsca, a potem kliknij Zapisz. Możesz użyć obu: osoby i miejsca.

Obok tego Zarejestruj zakup dodaje zapas wraz z paragonem; zobacz Zakupy, paragony i lista zakupów.

Więcej na stronie przedmiotu

Zarezerwowane na wydarzeniach — pojawia się, gdy przedmiot jest na liście do pakowania bieżącego lub nadchodzącego wydarzenia. Ma szybkie przyciski Wzięty i Wszystkie wróciły; zobacz Etykiety QR.
Uzupełnienie — dodaje ilość z opcjonalną notatką, bez zakupu. Użyj tego dla zapasu, który znaleziono, otrzymano w darowiźnie lub przeliczono ponownie.
Konserwacja — zapisz Serwis, Naprawę lub Przegląd z datą, kosztem i datą następnego serwisu.
Historia transakcji — ostatnie ruchy: wzięte na wydarzenie, zwrócone, zużyte, uzupełnione.
Usuń — prosi o potwierdzenie. Jest odrzucone, dopóki jakakolwiek ilość jest wydana na wydarzenie.

Warto wiedzieć

Zmiana zespołu przedmiotu przenosi go na listę tego zespołu, a jego lider może nim wtedy zarządzać.
Ilości są liczbami całkowitymi. Dostępna liczba to łączna ilość minus to, co jest zaplanowane lub wydane na listach pakowania wydarzeń, minus przedmioty uszkodzone, zużyte i zaginione.
Koszt jednostkowy służy tylko kafelkowi Wartość całkowita. Pieniądze, które faktycznie wydajesz, są zapisywane jako zakupy.

Rozwiązywanie problemów

SKU zostaje odrzucone — inny Twój przedmiot już go używa.
Pożyczone od się nie pojawia — najpierw wybierz Pożyczony w sekcji Własność.
Nie mogę wybrać osoby w polu Kto ma — lista pokazuje Twoją listę wolontariuszy. Najpierw dodaj tę osobę w sekcji Wolontariusze.

Powiązane

1.16 Zakupy, paragony i lista zakupów

Gdy zespół kupuje coś do inwentarza, rejestrujesz to jako zakup: ilość trafia do zapasu, paragon zostaje zachowany, a pieniądze pojawiają się wśród wydatków wydarzenia. Jeśli wolontariusz zapłacił z własnej kieszeni, zakup pozostaje otwarty, aż oznaczysz go jako zwrócony. Listę znajdziesz w Inwentarz → Zakupy, a to, co kupić, w Inwentarz → Lista zakupów.

Rejestrowanie zakupu

Otwórz przedmiot, który kupiłeś, na stronie Inwentarz (Edytuj).
W sekcji Zarejestruj zakup wpisz Ilość kupioną, Zapłaconą kwotę i Datę.
W polu Zapłacone przez wybierz Stowarzyszenie albo wolontariusza, który zapłacił. Zakup wolontariusza jest oznaczony jako Do zwrotu, dopóki go nie rozliczysz.
Opcjonalnie wybierz Na wydarzenie i dołącz Paragon (PDF, JPG, PNG lub WebP, do 10 MB).
Kliknij Zarejestruj zakup. Ilość zostaje od razu dodana do zapasu przedmiotu.

Strona Zakupy

Widoczne są wszystkie zakupy ze wszystkich zespołów, od najnowszych, z datą, przedmiotem, zespołem, osobą płacącą i kwotą. Lider zespołu widzi tylko zakupy swojego zespołu.

Żółta informacja podaje łączną kwotę, jaką wciąż trzeba zwrócić wolontariuszom. Kliknij Spektakl, aby pokazać tylko otwarte pozycje.
Kolumna Zapłacone przez pokazuje wolontariusza oraz Do zwrotu albo Zwrócone. Zakupy opłacone przez stowarzyszenie nie mają etykiety.
Kliknij Paragon, aby otworzyć załączony plik. Paragony są prywatne: mogą je otworzyć tylko Ty i lider zespołu.
Gdy zwrócisz pieniądze wolontariuszowi, kliknij Oznacz jako zwrócone. Oznacz jako niezwrócone cofa to. Tylko Ty, jako organizator, możesz to zrobić; lider widzi status, ale nie ma przycisku.

Lista zakupów

Lista zakupów pokazuje każdy aktywny przedmiot, którego zapas jest na poziomie minimum lub poniżej, pogrupowany według zespołów. Zespoły bez przedmiotów się nie pojawiają, a Wspólny zapas jest taką samą grupą jak każda inna.

Każda grupa zespołu wymienia swoje przedmioty; wiersz po prawej mówi, ile sztuk zostało i jakie jest minimum.
Pole Udostępnij listę zawiera tę samą listę jako zwykły tekst, z nazwą zespołu pogrubioną dla WhatsAppa.
Kliknij Kopiuj i wklej ją do grupy swojego zespołu.

Warto wiedzieć

Zakup jest zwykłym wydatkiem. Pojawia się w wydatkach wydarzenia i w jego zysku i stracie; tytuł brzmi „40 × Ryż basmati”. Sprzęt jest zapisywany w kategorii sprzęt, a materiały zużywalne w kategorii inne. Walutą jest waluta przedmiotu, a jeśli jej nie ma, euro.
Jeśli nie wybierzesz wydarzenia, zakup należy do Twojej organizacji, a nie do jednego wydarzenia.
Pieniądze są tylko zapisywane. Platforma nikomu nie zwraca pieniędzy; robisz to sam, a potem oznaczasz zakup.
Zamiast zakupu użyj Uzupełnienia na stronie przedmiotu, gdy nic nie kupiono.

Rozwiązywanie problemów

Przedmiotu nie ma na liście zakupów — nie ma ustawionego minimum albo jego dostępna ilość jest nadal powyżej niego. Ilości zaplanowane na wydarzenie liczą się jako niedostępne.
Link do paragonu mówi, że nie znaleziono — zakup został zapisany bez pliku.
Wolontariusza brakuje w polu Zapłacone przez — oferowane są tylko osoby z Twojego rejestru wolontariuszy.

Powiązane

1.17 Listy do spakowania na wydarzenia

Lista do spakowania określa, jakie przedmioty każdy zespół zabiera na wydarzenie, w jakiej ilości i co wróciło. Każde wydarzenie ma własne listy: jedną dla każdego zespołu plus Wspólny zapas. Otwórz wydarzenie i wybierz Zarządzaj → Działania w dniu wydarzenia → Inwentarz wydarzenia. Edytorzy wydarzenia i kierownicy wolontariuszy widzą listy wszystkich zespołów; lider zespołu widzi tylko listy zespołów, którymi kieruje.

Zaplanuj, co pojedzie na wydarzenie

Kliknij Przydziel przedmiot na górze strony i wybierz Przedmiot. Lista jest pogrupowana według zespołów i pokazuje, ile sztuk jest dostępnych. Przedmioty, które już są na liście tego wydarzenia albo których nie ma już na stanie, nie są proponowane.
Wpisz Ilość i ewentualnie notatkę, a następnie kliknij Przydziel. Nie możesz zaplanować więcej, niż jest dostępne.
Pozycja pojawia się w polu swojego zespołu ze statusem Przydzielony: „Zaplanowano 420 · zabrane 0 · z powrotem 0”, oraz przycisk Zabrane na wydarzenie na dzień wydarzenia.

W dniu wydarzenia: zabrane, potem z powrotem

Gdy przedmioty wychodzą z magazynu, wpisz liczbę w wierszu i kliknij Zabrane na wydarzenie. Status zmienia się na Wydany.
Gdy wracają, wypełnij formularz zwrotu w tym samym wierszu: Zwrócony, Uszkodzony (sprzęt) lub Zużyte (materiały zużywalne), Zaginione i notatkę. Kliknij Zapisz. Liczby razem nie mogą przekroczyć tego, co wciąż jest wydane.
Gdy wszystko jest rozliczone, wiersz pokazuje Zwrócony.

Przedmioty zużyte lub zaginione znikają z zapasu na dobre. Zaginiony przedmiot, który później się znajdzie, można dodać ponownie przez Uzupełnienie na jego stronie.

Czego jeszcze brakuje

Po zarejestrowaniu wszystko, czego brakuje — a po zakończeniu wydarzenia także wszystko, co wciąż jest wydane — trafia do żółtego pola Jeszcze nie wrócił. Pole wymienia zespół i przedmioty. Kliknij Utwórz zadanie dla zespołu, aby dodać jedno zadanie dla tego zespołu, „Znajdź brakujące przedmioty”, z terminem za siedem dni i listą każdej pozycji. Pojawia się ono na stronie Moje wolontariat członków i u ich lidera.

Formularze zwrotu znajdują się przy każdej pozycji, na której wciąż coś jest wydane. Pozycje we Wspólnym zapasie nie mają przycisku zadania, ponieważ Wspólny zapas nie ma zespołu, któremu można by je przypisać.

Warto wiedzieć

Przydzielanie niczego nie przenosi: liczba dostępnych sztuk przedmiotu spada, żeby nikt inny nie zaplanował tych samych krzeseł, i wraca, gdy zostaną zwrócone.
Pozycję możesz usunąć (Usuń z listy) tylko wtedy, gdy nic nie zostało zabrane, albo gdy wszystko wróciło.
Na stronie przedmiotu panel Zarezerwowane na wydarzeniach pokazuje tę samą pozycję z przyciskami jednym dotknięciem Zabrane i Wszystko z powrotem — stworzonymi do użycia po zeskanowaniu etykiety. Wszystko z powrotem liczy wszystko jako zwrócone, a nie jako zużyte.
Kopiowanie ustawień z wcześniejszego wydarzenia (Zarządzaj → Wolontariusze) może przenieść listy do spakowania, jeśli wystarczy zapasu.

Rozwiązywanie problemów

Dostępne tylko X sztuk — reszta jest zaplanowana na inne wydarzenie albo wciąż wydana. Zmniejsz ilość albo najpierw zwróć przedmioty z tamtego wydarzenia.
Przedmiotu nie ma na liście — jest już na liście tego wydarzenia (zmień wtedy pozycję), jest nieaktywny albo nie ma go dostępnego.
Lider widzi pustą stronę — widzi tylko zespoły, którymi kieruje.

Powiązane

1.18 Etykiety QR

Etykieta QR na przedmiocie pozwala otworzyć go telefonem: po zeskanowaniu otwiera się strona przedmiotu z jego miejscem, miejscem na liście do spakowania i przyciskami do oznaczenia jako wzięty lub zwrócony. Etykiety drukujesz w Inwentarz → Etykiety QR.

Drukowanie etykiet

Na stronie Inwentarz opcjonalnie filtruj według Zespołu; przycisk Etykiety QR zachowuje Twój filtr, więc drukujesz etykiety jednego zespołu naraz.
Kliknij Etykiety QR. Otwiera się prosty arkusz z jedną etykietą na każdy aktywny przedmiot: kod QR, nazwa, zespół (lub Wspólny zapas) i SKU.
Kliknij Drukuj. Przycisk i nagłówek się nie drukują, tylko etykiety.
Wytnij wzdłuż przerywanych linii i naklej każdą etykietę na przedmiot lub pudełko.

Na każdej etykiecie nazwa przedmiotu jest pod kodem.

Skanowanie etykiety

Skieruj aparat telefonu na kod i otwórz link. Musisz być zalogowany.
Jeśli jesteś organizatorem, przedmiot otworzy się na Twojej stronie Inwentarz. Jeśli kierujesz zespołem, do którego przedmiot należy, otworzy się na Twojej stronie inwentarza zespołu.
Jeśli przedmiot jest na liście do spakowania bieżącego lub nadchodzącego wydarzenia, górny panel Zarezerwowane na wydarzeniach pokazuje liczby i dwa przyciski: Zabrane oznacza wszystko, co jeszcze ma być zabrane, a Wszystko z powrotem oznacza wszystko, co jest wydane, jako zwrócone. Do zużytych, uszkodzonych lub zaginionych sztuk użyj pełnej listy do spakowania.

Nagłówek panelu wprowadza wydarzenia; Zabrane zapisuje całą zaplanowaną ilość jako zabraną, a Lista do spakowania otwiera listę wydarzenia. Wydarzenia, które zakończyły się ponad siedem dni temu, nie są już pokazywane.

Warto wiedzieć

Kod zawiera losowy token, nigdy identyfikator, i nic o samym przedmiocie. Każdy, kto znajdzie etykietę bez uprawnień, zostaje odrzucony i nie widzi niczego o przedmiocie ani o tym, kto go ma.
Przedmioty Wspólnego zapasu otwierają się tylko dla organizatora, ponieważ nie mają lidera zespołu.
Etykieta przedmiotu, który dezaktywujesz, nie jest już drukowana. Ponowne drukowanie nigdy nie zmienia istniejącego kodu, więc stare etykiety nadal działają.

Rozwiązywanie problemów

Skanowanie mówi o odmowie dostępu — jesteś zalogowany na koncie, które nie jest właścicielem inwentarza ani nie kieruje tym zespołem.
Skanowanie prosi o zalogowanie — to oczekiwane; zaloguj się i otwórz etykietę ponownie.
Arkusz jest pusty — wybrany zespół nie ma aktywnych przedmiotów.

Powiązane

Rozdział 2

Wolontariat

2.1 Wolontariat na wydarzeniu

Organizatorzy w EventMann mogą poprosić cię o pomoc za darmo na swoich wydarzeniach, a niektóre wydarzenia pozwalają zaoferować pomoc ze strony wydarzenia. Wszystko o tym — twoje zaproszenia, zmiany, zadania, dane i bilet z podziękowaniem — znajdziesz w Mój wolontariat na swoim koncie. Ten artykuł to mapa; każda część ma własny artykuł.

Co możesz tutaj zrobić

Odpowiedz na zaproszenie — e-mail organizatora pyta „Czy możesz pomóc?”. Otwórz go i wybierz Tak albo Nie. Nie wymaga nic; tak wymaga bezpłatnego konta EventMann na tym adresie, które tam zakładasz albo na które się logujesz. Zob. Odpowiadanie na zaproszenie.
Zaoferuj pomoc — gdy strona wydarzenia mówi „Chcesz pomóc na tym wydarzeniu?”, albo lider zespołu wyśle ci link do dołączenia. Zob. Zapisz się lub dołącz do zespołu.
Zobacz swoje zmiany, melduj się i wymeldowuj, oddawaj lub przejmuj zmianę — zob. Mój wolontariat: zmiany i meldowanie.
Wykonuj swoje zadania — status, lista kontrolna i komentarze. Zob. Twoje zadania wolontariackie.
Prowadź część wydarzenia — jeśli organizator nadał ci rolę, na przykład koordynatora wolontariuszy albo kasy, lub kierujesz zespołem. Zob. Role wolontariuszy i Moja praca oraz Przewodnik dla lidera zespołu.
Odbierz swój bilet wolontariusza — jeśli organizator go oferuje, Mój wolontariat pokazuje przycisk Pobierz mój bilet, który otwiera stronę wydarzenia. Kupić go mogą tylko potwierdzeni wolontariusze, zalogowani. Jest darmowy lub obniżony, zwykle po jednym na osobę.

Gdzie to znaleźć

Zaloguj się i wybierz Mój wolontariat w menu swojego konta. Wpis pojawia się, gdy organizator ma twój adres e-mail na liście wolontariuszy albo zgłosiłeś się sam.
Strona wymaga potwierdzonego adresu e-mail. Organizatorzy zapraszają cię e-mailem; zaproszenia są łączone z twoim kontem tylko wtedy, gdy ten adres jest potwierdzony.

Warto wiedzieć

Możesz zmienić swoją odpowiedź: powiedzieć tak po wcześniejszym nie albo się wycofać, jeśli już nie możesz przyjść. Wycofanie zwalnia twoje zmiany i oddaje zadania zespołowi.
Dostajesz e-mail, gdy zostajesz przydzielony na zmianę albo dostajesz zadanie, oraz przypomnienie na około dzień przed każdą zmianą. Zadanie z godziną rozpoczęcia wysyła przypomnienie tuż przed nią.
Wolontariat jest nieodpłatny. Twoje imię, e-mail, numer telefonu i umiejętności są udostępniane organizatorowi, aby mógł zorganizować zespół.
Każde zaproszenie zawiera link do wyłączenia zaproszeń od tego organizatora. Inni organizatorzy nie są objęci zmianą.
Godziny zmian i zadań są podane w strefie czasowej wydarzenia.

Rozwiązywanie problemów

Mój wolontariat jest pusty — zaloguj się na adres, na który wysłano zaproszenie, i upewnij się, że jest potwierdzony.
Nie mogę się zameldować — meldowanie otwiera się godzinę przed rozpoczęciem zmiany i zamyka się, gdy się kończy. Jeśli przychodzisz poza tym czasem, poproś lidera albo organizatora, aby zameldował cię z grafiku.
Nie widzę biletu wolontariusza — pojawia się, gdy jesteś potwierdzony na to wydarzenie i zalogowany. Jeśli wydarzenie go nie ma, organizator go nie przygotował.

Powiązane

2.2 Odpowiadanie na zaproszenie

Gdy organizator zaprasza cię do pomocy na wydarzeniu, dostajesz e-mail „Czy możesz pomóc na …?” z przyciskiem Odpowiedz na zaproszenie. Przycisk otwiera stronę wyłącznie dla ciebie. Odmowa wymaga jednego kliknięcia i nic więcej. Powiedzenie tak wymaga bezpłatnego konta EventMann na adresie, na który wysłano zaproszenie: to na tym koncie widzisz swoje zmiany, zadania i zespół. Link jest osobisty: nie przekazuj go dalej.

Odpowiedz na zaproszenie

Otwórz link z e-maila. Strona pokazuje wydarzenie, kiedy i gdzie się odbywa, oraz twoją obecną odpowiedź (Zaproszony).
Dotknij Tak, pomogę, aby dołączyć do zespołu, albo Nie, tym razem nie, aby odmówić. Linia pod przyciskami mówi, czego tak wymaga od ciebie.
Co dzieje się po Tak, zależy od twojego konta:
- Nie masz jeszcze konta na tym adresie — strona otwiera krótki formularz konta, opisany niżej.
- Masz już konto — przechodzisz do logowania z wpisanym adresem. Po zalogowaniu wracasz od razu do zaproszenia, a twoje tak zostaje zapisane.
- Jesteś już zalogowany na ten adres — twoje tak zostaje zapisane od razu.
- Twój adres nie jest jeszcze potwierdzony — zostaniesz poproszony o jego potwierdzenie. Twoje tak zostanie zapisane, gdy wrócisz do zaproszenia.
- Jesteś zalogowany jako ktoś inny — strona to mówi i proponuje Wyloguj i kontynuuj. Tak nigdy nie jest zapisywane dla innego konta.
Gdy twoje tak zostanie zapisane, widzisz podziękowanie, organizator dostaje informację, a ty otrzymujesz e-mail „Jesteś w zespole”. Organizator przydziela cię potem na zmiany i zadania, a za każdym razem dostajesz o tym e-mail.

Załóż konto i powiedz tak

W sekcji Załóż bezpłatne konto, aby odpowiedzieć „tak” sprawdź swoje imię; adres e-mail jest ustalony na ten, na który wysłano zaproszenie.
Wybierz hasło i powtórz je.
Kliknij Załóż konto i odpowiedz „tak”.
Jesteś zalogowany i trafiasz do Mój wolontariat, już w zespole. Konto jest od razu potwierdzone, bo dotarłeś do niego przez link wysłany na ten adres.

Link nigdy nie może ustawić nowego hasła dla istniejącego konta: jeśli ktoś ma już konto na tym adresie, strona kieruje go do logowania.

Potwierdzony przez organizatora

Czasem organizator albo lider zespołu potwierdza cię bez czekania na twoją odpowiedź, bo już powiedziałeś tak przez telefon. Jeśli nie masz jeszcze konta, twój e-mail „Jesteś w zespole” to mówi, a jego przycisk Załóż konto otwiera ten sam formularz konta. Organizator może też wysłać ci ten link ponownie przyciskiem Wyślij link rejestracyjny. Dopóki nie założysz konta, jesteś w zespole, ale nie widzisz swoich zmian i zadań.

Zmień zdanie

Otwórz ten sam link ponownie. Po tak przycisk brzmi Jednak nie dam rady; zostaniesz poproszony o potwierdzenie, a twoje zmiany zostaną zwolnione dla kogoś innego.
Po nie, które powiedziałeś sam, nadal możesz wybrać Tak — ze swoim kontem, jak wyżej. Zgłoszenia odrzucone przez organizatora nie mogą zostać otwarte przez ciebie, tak jak zaproszenie, które zostało usunięte.
Gdy wydarzenie się zakończy albo zostanie anulowane, strona nie przyjmuje już odpowiedzi.

Przestań otrzymywać zaproszenia

Linia Nie zapraszaj mnie już na wydarzenia … na dole zatrzymuje zaproszenia wolontariackie od tego organizatora, po potwierdzeniu. Nie wymaga konta. Otwarte zaproszenie zostaje odrzucone. Nie wpływa na innych organizatorów. Jeśli później sam zgłosisz się na jednej z ich stron wydarzenia, rezygnacja zostaje ponownie zniesiona.

Warto wiedzieć

Organizator dowiaduje się o twoim tak dopiero, gdy zostanie zapisane — po tym, jak założysz konto albo się zalogujesz. Do tego czasu jesteś na jego liście jako Zaproszony.
Konto to zwykłe, bezpłatne konto EventMann. Możesz go też używać do kupowania biletów.
Link działa z każdego urządzenia. Odmowa lub rezygnacja z zaproszeń nie wymaga logowania.
Mój wolontariat pokazuje to samo zaproszenie z tymi samymi dwoma przyciskami, dopóki nie odpowiesz.

Rozwiązywanie problemów

„Ta odpowiedź nie jest już tutaj możliwa” — organizator już zmienił twój status, na przykład cię usunął. Skontaktuj się z nim.
Brak przycisku Tak — już powiedziałeś tak, zgłoszenie zostało odrzucone, wydarzenie się zakończyło albo jesteś zalogowany jako ktoś inny (najpierw się wyloguj).
Zalogowałem się, ale moja odpowiedź wciąż to Zaproszony — zalogowałeś się innym adresem. Wyloguj się i zaloguj adresem, na który wysłano zaproszenie, a potem otwórz link ponownie.
Zapomniałem hasła do istniejącego konta — użyj Nie pamiętasz hasła? na stronie logowania, a potem otwórz ponownie link z zaproszeniem.
Link mówi, że nie znaleziono — wydarzenie zostało usunięte albo otworzyłeś skrócony lub zmieniony link. Użyj przycisku z e-maila.

Powiązane

2.3 Mój wolontariat: zmiany i meldowanie

Mój wolontariat to Twoja strona ze wszystkim, co robisz jako wolontariusz. Zaloguj się i wybierz Mój wolontariat w menu swojego konta. Jest jedna karta na wydarzenie: najpierw nadchodzące, a potem zakończone. Każda karta pokazuje wydarzenie, datę, organizatora, Twój zespół i Twój status.

Jeśli jesteś członkiem zespołu głównego jednego z zespołów stałych organizatora, strona zaczyna się od bloku Twoje zespoły: jedna karta na zespół ze wszystkimi jego zadaniami i linkiem do Inwentarza zespołu. Zobacz Twoje zadania wolontariusza oraz Inwentarz Twojego zespołu. Jeśli prowadzisz zespół, blok nazywa się zamiast tego Zespoły, którymi kierujesz.

Co mówi karta

Zaproszony — karta prosi o odpowiedź Tak, pomogę albo Nie, nie tym razem.
Zgłoszono — Twoje zgłoszenie jest u organizatora. Dostaniesz e-mail, gdy podejmie decyzję.
Potwierdzone — jesteś w zespole. Karta pokazuje podziękowanie organizatora, Twoje zmiany i zadania, wolne zmiany, które możesz objąć, Twoją dostępność i Twoje godziny.

Na karcie zaproszenia dotknij Tak, pomogę albo Nie, nie tym razem.

Meldowanie i wymeldowanie

Twoje godziny liczą się od meldunku do wymeldowania, więc zrób oba.

Otwórz kartę dzisiejszego wydarzenia; jej tytuł podaje nazwę wydarzenia. Każda zmiana pokazuje swój tytuł, godzinę i miejsce.
W sekcji Zmiany znajdź zmianę i dotknij Zamelduj, gdy dotrzesz. Przycisk jest dostępny od godziny przed rozpoczęciem zmiany do jej końca.
Gdy skończysz, dotknij Wymelduj. Zmiana pokaże wtedy godziny, które przepracowałeś.
Twoja suma za wydarzenie jest na dole karty.

Zmiana, z której nie wymeldowano, nie liczy się, dopóki Ty lub organizator jej nie zamkniecie.

Oddaj zmianę

Gdy organizator pozwala wolontariuszom wybierać własne zmiany, przy każdej Twojej zmianie widzisz przycisk Oddaj.

Dotknij Oddaj przy zmianie i potwierdź.
Liderzy Twojego zespołu i organizator dostają informację, że zmiana znowu ma wolne miejsce.

Możesz oddać zmianę do terminu, który ustawił organizator, domyślnie 24 godziny przed zmianą, i nigdy po zameldowaniu. Potem porozmawiaj ze swoim liderem; przycisk znika celowo.

Weź wolną zmianę

Jeśli organizator włączył opcję Wolontariusze wybierają swoje zmiany, na karcie pojawia się blok Wolne zmiany, które można objąć.

Przeczytaj blok — pokazuje, na ile przed rozpoczęciem możesz jeszcze oddać zmianę.
Dotknij Weź przy zmianie, którą chcesz.

Widzisz zmiany swojego zespołu oraz zmiany, które nie należą do żadnego zespołu, tylko te, które jeszcze się nie zaczęły i mają wolne miejsca. Zmiana zostaje odrzucona, jeśli nakłada się na jedną z Twoich, jest pełna w chwili, gdy dotkniesz, albo należy do innego zespołu.

Napisz, kiedy możesz pomóc

Pole Kiedy można pomóc? na każdej karcie to wolny tekst dla organizatora lub Twojego lidera, na przykład „soboty po południu”. Wpisz go i dotknij Zapisz.

Wpisz tekst i dotknij Zapisz. Pole przyjmuje do 500 znaków.

Warto wiedzieć

Zmień moją odpowiedź na dole karty otwiera stronę zaproszenia, dopóki wydarzenie przyjmuje odpowiedzi.
Bilet wolontariusza pojawia się jako notatka z przyciskiem Pobierz mój bilet, dopóki wydarzenie się nie zakończyło.
Dostaniesz e-mail z przypomnieniem około dnia przed każdą zmianą, z zadaniami na tę zmianę.

Rozwiązywanie problemów

Brak przycisku Zamelduj — pojawia się na godzinę przed zmianą. Poza tym oknem poproś lidera, aby Cię zameldował.
Brak przycisku Oddaj — wydarzenie tego nie dopuszcza, termin minął albo już się zameldowałeś.
Brak wolnych zmian — organizator nie włączył samodzielnego wyboru zmian albo dla Twojego zespołu nic już nie zostało.
Brak bloku Twoje zespoły — nie jesteś członkiem zespołu głównego żadnego zespołu albo go prowadzisz (wtedy widzisz Zespoły, którymi kierujesz). Zapytaj organizatora.

Powiązane

2.4 Twoje zadania wolontariusza

Zadania to prace, o które prosimy Cię przy wydarzeniu, na przykład „Ustaw 420 krzeseł”. Znajdziesz je na swojej karcie w sekcji Mój wolontariat, pod Zadania. Możesz je odhaczać, przesuwać dalej, przechodzić przez listę kontrolną i pisać komentarze, wszystko z telefonu.

Które zadania są Twoje

Zadania przydzielone Tobie z imienia, samodzielnie lub razem z innymi.
Zadania dla zmiany, którą pracujesz: każdy na tej zmianie je widzi.
Zadania dla Twojego zespołu przy tym wydarzeniu, gdy zespół jest ustawiony.
Zadania pozostawione otwarte dla całego zespołu wolontariuszy.
Zadania z tablicy zadań organizatora, gdy organizator przekazał Ci je z imienia.
Jeśli jesteś członkiem zespołu głównego: wszystkie zadania tego zespołu, w bloku Twoje zespoły u góry strony.

Praca nad zadaniem

Przeczytaj tytuł, czas rozpoczęcia i terminu oraz opis pod nim.
Gdy skończysz, dotknij kwadratu przed zadaniem. Dotknij go ponownie, aby otworzyć zadanie na nowo.
Aby pokazać, na jakim etapie jesteś, zmień status. Twoja lista pozwala wybrać Otwórz, W toku, Zablokowane i Gotowe; wybierz Zablokowane, gdy czekasz na coś. Zmiana zapisuje się sama.
Jeśli zadanie ma listę kontrolną, dotykaj każdej pozycji po jej wykonaniu. Nagłówek pokazuje „2 z 4 gotowe”.
Otwórz komentarze, aby przeczytać, co napisał zespół, i dopisać własny. Lista otwiera się sama, gdy ktoś pisał w ciągu ostatniego dnia.

Zadania z tablicy zadań organizatora

Zadanie, które organizator przydzielił Ci na swojej tablicy, wygląda tak samo, ale ma własne statusy: Oczekujące, W trakcie, Zablokowane i Zakończone.

Odhacz je albo przesuń dalej, zmieniając status.

Zadania Twojego zespołu (członkowie zespołu głównego)

Członek zespołu głównego stałego zespołu widzi całą pracę zespołu, nie tylko swoją. U góry strony Mój wolontariat blok Twoje zespoły ma jedną kartę na każdy zespół, w którym jesteś w zespole głównym, z zadaniami tego zespołu przy wydarzeniach, do których jesteś potwierdzony, pogrupowanymi według wydarzenia. Nadchodzące wydarzenia są pierwsze; wydarzenie pozostaje tam przez 30 dni po zakończeniu, dzięki czemu dalsze zadania, na przykład szukanie brakujących przedmiotów, są w zasięgu.

Znajdź kartę swojego zespołu. Inwentarz otwiera zasoby zespołu.
Pod każdym zadaniem widzisz, dla kogo ono jest: dla wskazanych osób, dla wszystkich na zmianie albo dla całego zespołu.
Odhacz zadanie, zmień jego status, przejdź przez listę kontrolną lub napisz komentarz, dokładnie tak jak przy swoich zadaniach. Możesz to zrobić przy każdym zadaniu swojego zespołu, na przykład aby pomóc koledze, który utknął.

Dodawanie, usuwanie i przydzielanie zadań osobom pozostaje w gestii lidera zespołu i organizatora. Zadanie, które jest też Twoje, pojawia się zarówno tutaj, jak i na karcie wydarzenia; zmiana w jednym miejscu jest widoczna w drugim.

Warto wiedzieć

Zadanie przydzielone zmianie lub zespołowi to jedno zadanie dla wielu osób. Organizator widzi, kto je odhaczył.
Możesz zmieniać tylko zadania, które są Twoje, albo zadania zespołu, w którym jesteś w zespole głównym. Wszystko, co robisz przy zadaniu, jest sprawdzane względem Twojego potwierdzonego miejsca przy danym wydarzeniu.
Jeśli zrezygnujesz z wydarzenia, zadania przydzielone Tobie z imienia wracają do zespołu.
Zadania z godziną rozpoczęcia wysyłają Ci e-mail krótko przed jej nadejściem; zadania dla zmiany pojawiają się w przypomnieniu o zmianie.

Rozwiązywanie problemów

„Brak zadań” — nic nie zostało przydzielone Tobie ani Twojemu zespołowi. Zapytaj lidera.
Komentarz się nie zapisuje — nie może być pusty i ma maksymalnie 2000 znaków.
Odhaczyłem zadanie omyłkowo — dotknij kwadratu ponownie.

Powiązane

2.5 Zgłoszenie się lub dołączenie do zespołu

Są dwa sposoby, aby samodzielnie zaoferować pomoc zamiast czekać na zaproszenie: zgłoszenie na stronie wydarzenia oraz link do dołączenia, który lider zespołu udostępnia w swojej grupie na czacie. Oba wymagają konta z potwierdzonym adresem e-mail.

Zgłoszenie ze strony wydarzenia

Jeśli organizator włączył zgłoszenia wolontariuszy dla wydarzenia na żywo, jego strona pokazuje „Czy chcesz pomóc przy tym wydarzeniu?” z linkiem Bądź wolontariuszem u nas. Link jest też pokazany przy bilecie wolontariusza.

Zaloguj się i kliknij Bądź wolontariuszem u nas.
Przeczytaj tekst organizatora nad formularzem: na czym polega pomoc, o której przyjść i kogo zapytać.
Sprawdź formularz. Twój adres e-mail jest stały. Opcjonalnie możesz dodać Telefon, swoje Umiejętności oddzielone średnikami lub przecinkami oraz wiadomość w polu Coś, co organizator powinien wiedzieć?.
Kliknij Bądź wolontariuszem u nas.

Twoje zgłoszenie trafia do organizatora, który je przyjmuje lub odrzuca. Dostajesz e-mail w obu przypadkach, a zgłoszenie pokazuje się jako Zgłoszono w Moim wolontariacie do tego czasu. Nikt nie jest przyjmowany automatycznie. Jeśli już wcześniej dostałeś zaproszenie, zgłoszenie liczy się jako Twoja odpowiedź tak.

Dołącz do zespołu linkiem

Lider zespołu może opublikować link do dołączenia dla swojego zespołu przy wydarzeniu. Działa nawet wtedy, gdy zgłoszenia publiczne na stronie wydarzenia są wyłączone.

Otwórz link i zaloguj się, jeśli zostaniesz o to poproszony.
Strona podaje nazwę zespołu, do którego dołączasz.
Wypełnij formularz jak wyżej i kliknij Bądź wolontariuszem u nas.

Trafiasz do tego zespołu jako kandydat, a lider zespołu Cię przyjmuje. Jeśli byłeś już na wydarzeniu bez zespołu, link przypisze Cię do tego zespołu.

Warto wiedzieć

Numer telefonu jest dodawany do listy organizatora tylko wtedy, gdy go tam nie było; umiejętności są notowane tylko wtedy, gdy jesteś nowy na liście tego organizatora.
Zgłoszenie znosi też wcześniejsze „nie zapraszaj mnie” od tego organizatora.
Jeśli jesteś już na wydarzeniu, strona to mówi i pokazuje Twój status.

Rozwiązywanie problemów

Strona nie została znaleziona — zgłoszenia są wyłączone, wydarzenie nie jest na żywo, już się zakończyło albo lider wyłączył link do dołączenia.
Zostaję przekierowany do logowania — strony wymagają konta z potwierdzonym adresem e-mail.
Nie dostałem odpowiedzi — zapytaj organizatora lub lidera zespołu; zgłoszenia czekają na ich decyzję.

Powiązane

2.6 Role wolontariuszy i Moja praca

Niektórzy wolontariusze robią więcej niż pomagają: organizator może przydzielić Ci rolę przy jednym wydarzeniu, na przykład Koordynacja wolontariuszy, Kasa, Wejście / check-in, Kierownik obiektu, Marketing lub Finanse, albo jedną z własnych ról niestandardowych. Rola otwiera ekrany organizatora dla tego wydarzenia, i tylko te, których rola potrzebuje.

Jak zauważyć rolę

Na karcie wydarzenia w Mój wolontariat widzisz liliowy komunikat: Pomagasz prowadzić to wydarzenie jako: Koordynacja wolontariuszy, z przyciskiem Otwórz „Moja praca”.
W menu swojego awatara wiersz Praca przy wydarzeniu wymienia Twoje role i prowadzi do Moja praca. Na telefonie znajdziesz to w menu jako Moja praca.

Moja praca

Moja praca wymienia każde wydarzenie, przy którym masz rolę, z tą rolą jako etykietą oraz organizatorem i datą. Każdy wiersz ma jeden przycisk do tego, do czego służy rola: Skanowanie przy wejściu, Zamówienia, Wolontariusze, Zarządzanie zadaniami, Analityka lub Przegląd.

Znajdź wydarzenie i przeczytaj etykietę roli.
Kliknij przycisk, aby otworzyć ekrany tego wydarzenia.

Co widzi koordynator

Koordynator wolontariuszy otwiera strony Wolontariusze wydarzenia ze wszystkimi zakładkami — Osoby, Zmiany, Zadania, Harmonogram dnia, Na żywo, Wiadomości, Ustawienia i Lista — oraz tablicę zadań. Zaprasza i potwierdza osoby, planuje zmiany i zadania, wysyła wiadomości i, dla ról, które sam posiada, przekazuje role innym wolontariuszom. Widzi też przegląd wydarzenia i jego listy pakowania. Nie widzi zamówień, pieniędzy ani ustawień, na które jego rola nie pozwala.

Tylko to wydarzenie jest dla Ciebie otwarte; pozostałe wydarzenia organizatora pozostają zamknięte.

Warto wiedzieć

Rola dotyczy jednego wydarzenia. Wygasa 30 dni po wydarzeniu, aby prace finansowe mogły być dokończone po zamknięciu drzwi.
Rola liczy się tylko wtedy, gdy jesteś potwierdzony na to wydarzenie i zalogowany przez potwierdzony adres, który organizator ma na liście. Jeśli zrezygnujesz z wydarzenia, role wygasają.
Nikt nie może przydzielić roli, której sam w pełni nie posiada, więc koordynator może mianować innego koordynatora, ale nie może przydzielić Finansów.
Liderzy stałych zespołów otrzymują rolę również dzięki swojej funkcji lidera, a mogą dostać dodatkową, którą organizator przypisał do zespołu (na przykład Kasa dla liderów Rejestracji). Zob. Przewodnik dla lidera zespołu.
E-mail informuje Cię, gdy rola zostaje przydzielona. Jeśli nie masz jeszcze konta dla tego adresu, wskazuje, jak je utworzyć.

Rozwiązywanie problemów

Brak wiersza Moja praca — nie masz żadnej aktywnej roli: wydarzenie zakończyło się ponad 30 dni temu, nie jesteś potwierdzony albo jesteś zalogowany innym adresem.
Strona mówi o braku dostępu — Twoja rola tego nie obejmuje. Poproś organizatora o zmianę roli.

Powiązane

2.7 Przewodnik dla lidera zespołu

Lider zespołu prowadzi jeden stały zespół stowarzyszenia, na przykład Rejestrację lub Obsługę sali, na każdym wydarzeniu. Jako lider rekrutujesz osoby do swojego zespołu, potwierdzasz je, planujesz zmiany i zadania zespołu, piszesz do swoich ludzi i dbasz o zapasy zespołu. Robisz to z własnego konta, a nie z panelu organizatora. Ten przewodnik jest przeglądem; każda część prowadzi do szczegółów.

Co możesz tutaj zrobić

Rekrutuj z listy organizatora, z linkiem do dołączenia lub dodając kogoś nowego.
Potwierdzaj zgłoszenia i decyduj, czy zaproszona osoba jest od razu potwierdzona.
Planuj zmiany i zadania dla swojego zespołu i przydzielaj do nich swoich ludzi.
Śledź przebieg dnia na harmonogramie dnia i stronie Na Żywo oraz pisz do swojego zespołu.
Dbaj o zapasy swojego zespołu: przedmioty, listę zakupów, zakupy i paragony. Zobacz Zapasy twojego zespołu.

Otwieranie swoich wydarzeń

Otwórz menu swojego awatara. W sekcji Praca przy wydarzeniu wybierz swoją rolę lub otwórz Moja praca.
Kliknij przycisk przy wydarzeniu: Wolontariusze albo inny przycisk, jeśli twój zespół ma też rolę, na przykład Obsługę kasy.
W pasku bocznym wybierz Wolontariusze. Lider widzi zakładki Osoby, Zmiany, Zadania, Harmonogram dnia, Na Żywo, Wiadomości i Lista. Nie ma zakładki Ustawienia: ustawienia całego wydarzenia pozostają u organizatora.

Rekrutacja osób

Na zakładce Osoby blok Zespoły na tym wydarzeniu pokazuje każdy zespół, którym kierujesz: ilu członków jest potwierdzonych w porównaniu z tym, ilu zespół potrzebuje, oraz ilu jeszcze nie odpowiedziało.

Ustaw, ilu ludzi potrzebuje twój zespół, w polu Potrzeba, i kliknij Zapisz.
W sekcji Link do dołączenia utwórz link i użyj przycisku Kopiuj lub Udostępnij na WhatsAppie. Osoby, które go otworzą, logują się i zgłaszają do twojego zespołu; ty je akceptujesz. Wyłącz zatrzymuje link; nowy link zastępuje stary. Zobacz Zapisz się lub dołącz do zespołu.
Kliknij Zaproś z rejestru na górze strony, aby zaprosić osoby, które organizator już zna.

Zaproszenie z listy: zaproś lub potwierdź od razu

Wybierz osoby z listy (wyszukiwanie, Wybierz wszystko wyświetlane) lub — w pierwszej części — wszystkich, którzy pomagali na wcześniejszych wydarzeniach organizatora.
Pole Zespół pokazuje tylko twoje zespoły. Musisz wybrać jeden.
Pozostaw pole Już potwierdzony (zapytałem osobiście) odznaczone, aby wysłać zwykłe zaproszenie „Czy możesz pomóc?”; osoba odpowiada Tak lub Nie, a odpowiedź Tak wymaga od niej założenia bezpłatnego konta lub zalogowania się, zanim zostanie uznana. Zaznacz je, gdy ktoś już się z tobą zgodził: zostaje od razu potwierdzony i otrzymuje wiadomość „Jesteś w zespole” zamiast zaproszenia. Jeśli nie ma jeszcze konta, ten e-mail zawiera przycisk Załóż konto, a na zakładce Osoby widnieje przy niej Jeszcze bez konta z przyciskiem Wyślij link rejestracyjny, dopóki konta nie założy.
Kliknij Zaproś ich lub Zaproś wybranych. Wiersz z wynikiem podaje, ilu zaproszono i ilu pominięto (już są na wydarzeniu lub poprosili, by ich nie zapraszać).

Ten sam wybór jest w sekcji Dodaj kogoś nowego, która dodaje osobę do listy i zaprasza ją w jednym kroku. Zaproszenia wychodzą w godzinowym tempie wysyłki organizatora, więc dużą grupę wysyła się stopniowo.

Zmiany i zadania

Na zakładce Zmiany widzisz wszystkie zmiany, ale dodajesz, zmieniasz i obsadzasz tylko te swoich zespołów. Nowa zmiana lub zadanie musi być przypisane do jednego z twoich zespołów.

Otwórz Dodaj zmianę i wpisz, co, kiedy, gdzie i ilu ludzi potrzebujesz.
Dodaj do niej potwierdzonych członków swojego zespołu. Osoba, która ma już inną zmianę w tym samym czasie, zostanie pominięta.
Na zmianie swojego zespołu możesz zameldować osoby lub wymeldować je albo Usuń kogoś ze zmiany.

Na zakładce Zadania dodaj zadanie przyciskiem Dodaj zadanie, dla jednej osoby, zmiany lub całego zespołu, z godziną rozpoczęcia, terminem i listą kontrolną. Zadania pokazują swój status, listę kontrolną i komentarze, które twoi ludzie piszą w Mojej pracy wolontariusza.

Tylko do odczytu i do edycji

Widzisz wszystko, zmieniasz swój zespół. Widzisz całą listę Osób i rejestr — rekrutujesz z niego — ale potwierdzasz, odrzucasz, wysyłasz ponownie, usuwasz, ustawiasz zespół i piszesz tylko do osób ze swoich zespołów. Osoby, które nie mają jeszcze zespołu, możesz przypisać do swojego zespołu za pomocą zbiorczej akcji Ustaw zespół.
Wiadomości mogą trafiać tylko do twoich zespołów i ich zmian.
Role, które możesz nadać, ograniczają się do tych, które sam posiadasz.
Kopiowanie ustawień wcześniejszego wydarzenia oraz ustawienia wydarzenia (zapisy, tekst podziękowania, samodzielne zapisywanie się na zmiany) pozostają u organizatora lub koordynatora.
Na własnych stronach organizatora nie możesz zmieniać kategorii, przenosić przedmiotów do innego zespołu ani oznaczać zakupów jako zwróconych.

Warto wiedzieć

Liderzy należą do zespołu podstawowego swojej grupy: na każdym wydarzeniu lider zostaje automatycznie dodany jako potwierdzony, a zaproszenia pozostałych członków zespołu podstawowego wysyłane są po opublikowaniu wydarzenia.
Gdy jedna z twoich osób zrezygnuje ze zmiany, ty i organizator otrzymujecie powiadomienie.
Jeśli organizator przypisał do twojego zespołu rolę (rolę lidera), posiadasz ją na każdym wydarzeniu, na którym pracujesz, na przykład Obsługę kasy.

Rozwiązywanie problemów

Nie widzę linku do dołączenia — utwórz go w sekcji Zespoły na tym wydarzeniu; dopóki tego nie zrobisz, link nie istnieje.
Osoba jest wyszarzona lub pominięta — jest już na tym wydarzeniu w jakimś statusie albo poprosiła organizatora, by jej nie zapraszać.
Akcja zostaje odrzucona — osoba lub zmiana należy do innego zespołu.

Powiązane

2.8 Inwentarz Twojego zespołu

Jeśli prowadzisz zespół, pilnujesz jego zasobów między wydarzeniami: co zespół ma, gdzie to jest, co trzeba kupić i co zostało kupione. Znajdziesz to w sekcji Mój wolontariat, w bloku Zespoły, którymi kierujesz, który ma linki do Inwentarza, Listy zakupów i Zakupów. Jeśli jesteś członkiem zespołu głównego, widzisz te same zasoby w trybie tylko do odczytu, z bloku Twoje zespoły; zobacz Członkowie zespołu głównego: podgląd zasobów zespołu poniżej.

Co możesz tutaj zrobić

Znajdź blok i zespół, którym kierujesz.
Kliknij Inwentarz, aby zobaczyć przedmioty zespołu, Listę zakupów, aby zobaczyć, co spadło do minimum, albo Zakupy, aby zobaczyć zakupy zespołu wraz z paragonami.

Tytuł strony to Inwentarz: Rejestracja. Widzisz wyłącznie przedmioty swojego zespołu, nigdy innego zespołu ani Puli wspólnej.
Dodaj przedmiot tworzy przedmiot dla Twojego zespołu. Zespołu nie można zmienić; jest Twój.
Otwórz przedmiot przyciskiem Edytuj, aby go zmienić, wskazać, kto go ma lub gdzie jest, uzupełnić zapas, zapisać konserwację, zarejestrować zakup z paragonem albo go usunąć. Strony są takie same jak u organizatora; zobacz Przedmioty i Zakupy.
Lista zakupów zawiera tekst do skopiowania do grupy WhatsApp Twojego zespołu.
Etykiety QR drukuje etykiety dla przedmiotów Twojego zespołu.

Zeskanuj etykietę

Gdy telefon otwiera etykietę jednego z przedmiotów Twojego zespołu, trafiasz na stronę tego przedmiotu. Jeśli przedmiot jest na liście pakowania bieżącego lub nadchodzącego wydarzenia, panel u góry Zarezerwowane na wydarzeniach pokazuje, ile sztuk jest zaplanowanych, zabranych i zwróconych.

Panel ma przycisk Zabrane, aby oznaczyć wszystko zaplanowane jako zabrane, oraz Wszystkie wróciły, gdy wszystko jest z powrotem. Poniżej Gdzie jest pokazuje, kto ma przedmiot.

Członkowie zespołu głównego: podgląd zasobów zespołu

Członek zespołu głównego, który nie prowadzi zespołu, dostaje stronę przedmiotów zespołu tylko do odczytu, dzięki czemu wiesz, co istnieje i kto to ma, zanim pójdziesz po coś.

W sekcji Mój wolontariat, pod Twoje zespoły, kliknij Inwentarz na karcie swojego zespołu. Strona nazywa się Inwentarz: Obsługa hali.
Każdy przedmiot pokazuje swój typ, stan i kategorię, ile sztuk jest dostępnych z ogólnej liczby oraz kto go ma (U …) albo gdzie jest przechowywany (W …). Przedmioty, które masz u siebie, są podświetlone napisem Masz to u siebie.
Przedmiot na minimum lub poniżej pokazuje swoje liczby na czerwono wraz z minimum; nagłówek liczy, ile przedmiotów ma niski stan.
Poniżej przedmiotów sekcja Listy pakowania pokazuje, co zespół zabiera na każde nadchodzące wydarzenie, do którego jesteś potwierdzony: planowaną ilość, ile zabrano i ile wróciło.

Na tej stronie nic nie da się zmienić. Edycja przedmiotu, wskazywanie, kto go ma, uzupełnianie zapasu i rejestrowanie zakupu pozostają w gestii lidera zespołu i organizatora, więc powiedz swojemu liderowi, gdy coś zabierasz lub oddajesz.

Listy pakowania na Twoje wydarzenia

Przy wydarzeniu, które obsługujesz, lista pakowania Twojego zespołu to strona Inwentarz wydarzenia w menu bocznym Zarządzania wydarzeniem. Widzisz i zmieniasz wyłącznie listy zespołów, którymi kierujesz. Zobacz Listy pakowania wydarzenia. Po wydarzeniu brakujące przedmioty stają się zadaniem dla Twojego zespołu w sekcji Mój wolontariat.

Warto wiedzieć

Organizator zwraca wolontariuszom, którzy zapłacili z własnej kieszeni. Widzisz, że zakup ma status Do zwrotu, ale nie możesz go oznaczyć jako zwrócony.
Paragony są prywatne i widoczne tylko dla organizatora i dla Ciebie.
Kategorie należą do organizatora; możesz wybrać jedną dla przedmiotu, ale nie możesz dodawać ani usuwać kategorii.
Przedmioty innych zespołów nie są widoczne, a pożyczanie między zespołami odbywa się przez ustalenie tego między sobą, poza platformą.

Rozwiązywanie problemów

Brak bloku Zespoły, którymi kierujesz — organizator nie oznaczył Cię jako lidera zespołu albo Twój wpis na liście wolontariuszy nie jest powiązany z Twoim potwierdzonym adresem e-mail.
Brak linku Inwentarz pod Twoje zespoły — nie jesteś członkiem zespołu głównego tego zespołu. Zwykli członkowie nie widzą zasobów zespołu; zapytaj lidera lub organizatora.
Lista pakowania jest pusta — dla Twojego zespołu nic nie jest jeszcze zaplanowane na nadchodzące wydarzenie, do którego jesteś potwierdzony.
Skan zostaje odrzucony — przedmiot należy do innego zespołu lub do Puli wspólnej.