Realizar eventos com equipas de voluntários

Os voluntários são as pessoas que ajudam nos seus eventos de forma gratuita. A EventMann dá-lhes ferramentas próprias: uma lista que mantém em todos os seus eventos, equipas permanentes com responsáveis, um convite por evento, uma escala, tarefas, mensagens e uma vista em tempo real para o próprio dia. Foi concebida para associações cuja equipa de evento é composta inteiramente por voluntários, mas funciona igualmente bem para um único ajudante num único evento. Encontra-o em dois sítios: Voluntários no grupo Crescimento da barra lateral, para tudo o que abrange vários eventos (lista, equipas, importação), e Voluntários em Equipe & Parceiros no menu Gerir de um evento, para tudo o que pertence a um só evento.

A entrada Voluntários da barra lateral abre a lista de voluntários. O seu separador leva a Equipas e a Importar voluntários.

Voluntários, staff e membros são três coisas diferentes

	Voluntários	Staff	Membros
Quem	Pessoas que ajudam de forma gratuita, muitas vezes repetidamente	Ajudantes pagos para um evento	Pessoas que compraram uma adesão consigo
Onde	Lista, Equipas e Gerir → Voluntários	Gerir → Gerir Staff, o portal de staff	Definições → Adesão
Escala	Turnos de voluntários	Turnos de staff, com trocas e folha de pagamento	Nenhuma
Dinheiro	Nenhum. As horas são apenas registadas	Valores à hora e folha de pagamento	Preço do plano, pago pelo membro

As três não se misturam. Um voluntário nunca é colocado na escala do staff, e uma escala de voluntários nunca alimenta a folha de pagamento. Se pagar a alguém, essa pessoa pertence a Staff do evento.

O que pode fazer aqui

• Manter uma lista de todas as pessoas que ajudaram ou a quem quer pedir ajuda; adicione pessoas manualmente ou importe-as de uma folha de cálculo — veja A lista de voluntários e a importação CSV.
• Gerir equipas permanentes, como Acolhimento, Música ou Cozinha, cada uma com responsáveis e uma equipa principal presente em todos os eventos — veja Equipas permanentes, responsáveis e a equipa principal.
• Convidar pessoas para um evento, aceitar candidaturas e confirmar em massa — veja Convidar voluntários para um evento, e Recrutar com ligações de inscrição, candidatura e configurações copiadas.
• Atribuir funções no evento para que um voluntário possa gerir a entrada, as finanças ou os outros voluntários — veja Funções de voluntário e responsáveis de equipa.
• Planear o trabalho com turnos, tarefas de voluntários e o quadro de tarefas do evento.
• Gerir o dia com o plano do dia e a vista Ao Vivo e as mensagens aos seus voluntários.
• Cuidar das horas e da privacidade — quem vê o quê, o extrato de horas e a eliminação de um voluntário; veja Horas dos voluntários e privacidade.
• Agradecer com um bilhete gratuito ou com desconto que só os seus voluntários podem comprar — veja O bilhete de agradecimento para voluntários.

As páginas de um evento

Abra um evento e depois Equipe & Parceiros → Voluntários. Uma barra de separadores percorre a parte superior. Pessoas lista quem foi convidado e o que respondeu. Turnos e Tarefas são a escala e a lista de trabalhos, o Plano do dia coloca ambos por ordem cronológica, Ao Vivo mostra o que está a acontecer neste momento, Mensagens escreve à equipa, Definições reúne as opções de voluntariado do evento e Lista é a mesma lista do seu painel de organizador, para pessoas que só têm este evento.

Um percurso típico

1. Crie a sua lista uma vez e configure as suas equipas. Marque como principais as pessoas que estão sempre presentes: são adicionadas a todos os novos eventos.
2. No evento, abra Pessoas e convide as restantes, ou publique uma ligação de inscrição no seu grupo de WhatsApp.
3. Adicione Turnos e Tarefas, ou copie-os do evento do ano passado, e depois coloque as pessoas confirmadas nos turnos.
4. Antes do dia, envie uma Mensagem, imprima o Plano do dia e verifique os tamanhos das equipas em Pessoas.
5. No dia, mantenha Ao Vivo aberto. Depois, as horas ficam registadas na lista e pode transferir um extrato para cada voluntário.

Bom a saber

• Estar na lista não é um convite. Importar uma lista não envia qualquer e-mail; decide, evento a evento, a quem pedir ajuda.
• Só voluntários confirmados podem ser colocados em turnos, receber tarefas, ter uma função e comprar o bilhete de agradecimento.
• Recusar um convite não exige conta. Dizer sim exige: o voluntário cria uma conta gratuita a partir da página do convite, ou inicia sessão, e só então fica confirmado e é-lhe comunicado. A conta é o que lhe permite ver os seus turnos e tarefas, fazer o registo de presença e comprar o bilhete de agradecimento. O lado dele está descrito em Voluntariado num evento.
• Os e-mails de convite, confirmação e mensagem saem ao ritmo do seu próprio limite horário de envio (Definições → E-mail), para que cem convites sejam espaçados em vez de enviados numa só rajada.
• Todos os convites incluem uma ligação para deixar de receber convites de voluntariado seus. As pessoas que deixaram de os querer são ignoradas sempre que as convida, e aparecem como Não querem convites na lista.
• Um membro da equipa pode trabalhar com voluntários quando a sua função tem a permissão Voluntários; Responsável de equipa (apenas as suas equipas) limita-a às equipas que lidera. A permissão Tarefas abre o quadro de tarefas. Ambas são marcadas em Funções personalizadas.

Resolução de problemas

• As entradas de Voluntários não aparecem no menu — a sua função não tem a permissão Voluntários para esse evento. Pergunte ao organizador responsável.
• Um voluntário diz que não consegue ver os seus turnos — precisa de uma conta no endereço de e-mail para o qual foi convidado, e esse endereço tem de estar confirmado. Se Pessoas mostrar Ainda sem conta ao lado do nome, use Enviar link de registo.
• Alguém ficou de fora ao convidar — já está neste evento num certo estado, ou deixou de receber os seus convites.

Relacionado

• A lista de voluntários e a importação CSV
• Equipas permanentes, responsáveis e a equipa principal
• Inventário da equipa
• Staff do evento
• Voluntariado num evento

O registo de voluntários é a sua lista de todas as pessoas que ajudaram nos seus eventos, ou a quem gostaria de pedir ajuda. Pertence-lhe a si, e não a um evento específico: cada pessoa é adicionada uma única vez, recebe um número de voluntário como V0001 e mantém o seu histórico em todos os seus eventos. Abra-o em Crescimento → Voluntários na barra lateral da sua organização.

O que pode fazer aqui

• Adicionar pessoas uma a uma, ou importar a lista que já mantém como ficheiro CSV.
• Pesquisar e filtrar por nome, equipa, habilidade, se têm conta, se já ajudaram antes ou se pediram para não serem convidadas.
• Editar os dados de contacto, as habilidades e as suas próprias notas.
• Ver quantos eventos e horas cada pessoa já acumulou, e descarregar um extrato de horas em PDF.
• Exportar o registo completo como ficheiro CSV, ou remover uma pessoa juntamente com o seu histórico.

Clique em Adicionar um voluntário para adicionar alguém, em Importar voluntários para carregar um ficheiro, ou em Exportar CSV para descarregar a lista. Os quatro cartões acima da tabela contam todas as pessoas do registo, as que já ajudaram, as que têm Com conta e as que pediram para não receber convites; cada cartão é um atalho para esse filtro. Use a caixa de pesquisa para um nome, email, número de telefone ou número de voluntário, e os menus pendentes, como Todos, para restringir ainda mais a lista.

Adicionar um voluntário

1. Clique em Adicionar um voluntário.
2. Escreva o Nome e o E-mail da pessoa. Estes dois campos são obrigatórios; o email tem de ser único no seu registo, e as maiúsculas não fazem diferença.
3. Adicione Habilidades separadas por ponto e vírgula, por exemplo Entrada; Primeiros socorros; Equipa de palco. São guardadas até 20 habilidades, e tornam-se um filtro no registo.
4. Opcionalmente, escreva as Notas; são apenas para si.
5. Clique em Adicionar ao registo. Ninguém recebe email.

Ler a tabela

Cada linha começa com o número de voluntário da pessoa e as equipas a que pertence, com uma estrela para as equipas que lidera. A coluna Eventos conta os eventos em que a pessoa foi confirmada, e Horas soma o tempo entre o check-in e o check-out de cada turno que foi fechado. Um distintivo verde Tem uma conta significa que um endereço de email confirmado de uma conta EventMann usa este endereço, e Não querem convites significa que a pessoa recusou os seus convites. Editar abre os mesmos campos do diálogo de adicionar. O ícone de descarregar dá o extrato de horas da pessoa em PDF, e o caixote do lixo elimina-a.

Importar uma lista de uma folha de cálculo

Em Importar voluntários carrega a lista que já mantém. Importar acrescenta pessoas apenas ao seu registo. Não envia nenhum email e nunca altera ninguém que já lá esteja.

1. Clique em Descarregar o modelo para ver os nomes exatos das colunas, ou guarde a sua folha de cálculo como CSV.
2. A primeira linha tem de indicar os nomes das colunas: name, email, phone, skills e notes. Apenas name e email são obrigatórios. Separe várias habilidades com ponto e vírgula. Os ficheiros guardados pelo Excel, incluindo o Excel alemão com ponto e vírgula como separador, são lidos tal como estão.
3. Escolha o ficheiro — até 5 MB e 5.000 linhas — e clique em Verificar o ficheiro.

Vê então uma pré-visualização com as contagens Será adicionado, Ignorado (já existe) e Ignorado (ilegível). As linhas marcadas como Pronto serão adicionadas. Uma linha é Ignorada quando o email já está no seu registo ou aparece duas vezes no ficheiro, e Não legível quando o nome ou o email estão em falta ou não são válidos. Ainda não foi gravado nada. Clique em Importar para adicionar as linhas prontas.

Definições explicadas

• Número de voluntário — atribuído automaticamente a partir da sua própria sequência (V0001, V0002 e assim por diante) e nunca reutilizado.
• Habilidades — texto livre, separado por ponto e vírgula. O filtro de habilidades lê as habilidades que estão efetivamente no registo.
• Notas (apenas você vê estas) — nunca são mostradas ao voluntário nem aos chefes de equipa.
• Linhas por página — 25, 50, 100 ou 200; Ordenar por nome, número de voluntário, mais eventos ou adicionado mais recentemente.

Bom a saber

• Se alterar o endereço de email de uma pessoa, a ligação à sua conta é cortada. Volta a ser associada automaticamente quando alguém entra numa conta confirmada com o novo endereço.
• Uma pessoa pode recusar os seus convites através da ligação presente em qualquer email de convite. Não lhe pode enviar um convite até se voltar a inscrever por iniciativa própria.
• Remover do registo elimina a pessoa juntamente com os seus convites, turnos e horas em todos os seus eventos. Não pode ser desfeito; é isto que um pedido de eliminação exige.
• O ficheiro Exportar CSV contém os dados de contacto, as competências, as suas notas e as horas. Trate-o como dados pessoais. Veja Horas dos voluntários e privacidade.
• Um coordenador de voluntários que tenha apenas um evento acede ao mesmo registo através do separador Lista desse evento. Um chefe de equipa vê-o apenas para consulta, para recrutar.
• A pré-visualização da importação aguarda por si durante 30 minutos. Depois disso, escolha o ficheiro novamente.

Resolução de problemas

• A importação diz que falta uma coluna — a primeira linha tem de indicar os nomes das colunas, pelo menos name e email. Use o modelo para a grafia exata.
• A importação diz que o ficheiro já não está disponível — o ficheiro verificado foi guardado durante 30 minutos. Escolha-o novamente e volte a verificá-lo.
• Uma pessoa que adicionei não é proposta quando convido para um evento — já está nesse evento com algum estado, ou recusou os convites. Veja Convidar voluntários para um evento.
• O email é recusado por já estar em uso — cada endereço de email pode aparecer uma vez no seu registo. Pesquise-o; a pessoa pode já lá estar.

Relacionado

• Voluntários
• Equipas permanentes, chefes e equipa base
• Convidar voluntários para um evento

As equipas são os departamentos da sua associação — Inscrições, Música, Marketing, Patrocinadores, Gestão de salas, Cozinha — que existem de evento para evento. Uma equipa tem chefes, membros e uma equipa base, e é o que permite a um chefe dirigir a sua parte de um evento sem interferir com a de outros. Configura-as em Crescimento → Voluntários → Equipas. Só o senhor, como organizador, pode criar ou alterar equipas.

O que pode fazer aqui

• Criar as equipas com que organiza eventos e escolher o que os seus chefes e membros podem abrir em cada evento.
• Adicionar pessoas da sua lista a uma equipa, como membros, como chefes e como membros da equipa base.
• Mudar o nome de uma equipa, alterar o seu acesso, retirar pessoas da equipa ou eliminar a equipa.

Chefe, equipa base e membro

• Membro — pertence à equipa. Em cada evento, a pessoa fica numa equipa quando a convida ou quando se inscreve através da ligação de uma equipa.
• Chefe — dirige a equipa em todos os eventos em que ajuda. Um chefe recruta pessoas para a equipa, confirma-as, planeia os turnos e tarefas da equipa e escreve para a equipa. Um chefe vê a lista completa de Pessoas e a lista de voluntários, mas só altera as suas próprias equipas. Consulte Funções de voluntário e chefes de equipa.
• Equipa base — está em todos os eventos automaticamente e vê a situação completa da equipa: em O meu voluntariado, em As suas equipas, todas as tarefas da equipa nos eventos para os quais está confirmada, e uma vista só de leitura do stock e das listas de carga da equipa. Um chefe faz sempre parte da equipa base.

A mesma pessoa pode estar em várias equipas. Num evento, a sua equipa principal é uma equipa que chefia; caso contrário, é a primeira equipa de que faz parte como membro da equipa base.

Adicionar uma equipa

1. Abra Equipas e clique em Adicionar uma equipa.
2. Escreva o Nome da equipa. Cada nome só pode ser usado uma vez.
3. Em Os chefes acedem a, escolha o que um chefe desta equipa pode abrir em todos os eventos em que ajuda, por exemplo Bilheteira para os chefes de Inscrições. Nada a mais deixa-os apenas com as ferramentas de voluntário.
4. Em Os membros acedem a, escolha o mesmo para os membros comuns, por exemplo Entrada / check-in. Os membros só o têm nos eventos em que esta é a sua equipa.
5. Clique em Criar equipa.

As opções são as funções que pode atribuir a voluntários num evento — Coordenação de voluntários, Bilheteira, Entrada / check-in, Responsável do local, Marketing, Finanças — e qualquer função personalizada que tenha criado. O que cada uma abre está explicado em Funções de voluntário e chefes de equipa. O acesso só funciona nos eventos em que a pessoa ajuda, e durante 30 dias após o seu fim.

Colocar pessoas numa equipa

Cada equipa tem o seu próprio cartão com as respetivas pessoas. Os chefes aparecem primeiro. Na linha de cada pessoa, um distintivo Chefe e um distintivo Essencial mostram o seu estatuto. Marque Chefe ou Essencial e clique em Guardar para o alterar, ou clique na cruz para a retirar da equipa. No topo do cartão estão Adicionar pessoas da lista e Editar, que muda o nome da equipa e o seu acesso.

1. Clique em Adicionar pessoas da lista para abrir a lista ao lado da página.
2. Use a caixa de pesquisa para encontrar pessoas por nome, email ou número de voluntário e marque-as.
3. Marque como chefes se dirigirem a equipa, ou como equipa base (em todos os eventos) se devem estar em todos os eventos.
4. Clique em Adicionar à equipa. Podem ser adicionadas até 500 pessoas de uma só vez.

A equipa base está em todos os eventos

Os membros da equipa base e os chefes são adicionados a todos os seus eventos que ainda não terminaram, para não ter de voltar a convidar as mesmas cinquenta pessoas em cada evento.

• Um chefe é adicionado como confirmado, porque dirige a equipa. Pode, ainda assim, desistir.
• Qualquer outro membro da equipa base é adicionado como convidado e responde Sim ou Não a partir do seu email.
• Ninguém recebe email enquanto o evento estiver em rascunho. Os convites são enviados quando o evento é publicado pela primeira vez, para que um rascunho que elimine nunca chegue a ninguém.
• Quando torna alguém da equipa base ou chefe, essa pessoa é adicionada de uma só vez a todos os seus eventos futuros.
• Quem já está num evento, em qualquer estado — recusado, retirado — nunca volta a ser adicionado. A sua resposta mantém-se.

O que um membro da equipa base pode fazer

• Tarefas da equipa — todas as tarefas que o senhor ou um chefe atribuiu à equipa, e não apenas as suas: pode fazer avançar uma tarefa (Abrir, Em curso, Bloqueados, Concluído), marcar a sua lista de verificação e escrever comentários. Não pode acrescentar, eliminar nem reatribuir uma tarefa; isso fica a cargo do senhor e dos chefes da equipa.
• Inventário da equipa — os artigos da equipa com quantidade, estado, quem tem cada um ou onde está guardado, o aviso de stock baixo e a lista de carga da equipa para os seus próximos eventos. Não podem editar artigos, reabastecer nem registar compras.
• Apenas da sua equipa: um membro da equipa base de Gestão de salas não vê nada das tarefas nem do stock de Inscrições. Um membro comum vê apenas as tarefas que lhe foram atribuídas, o seu turno ou a equipa inteira.

Bom a saber

• Retirar uma pessoa de uma equipa, ou sair da equipa base, não a retira dos eventos que já aceitou.
• Eliminar uma equipa mantém as suas pessoas na sua lista e em todos os eventos. Só a equipa desaparece; os turnos e tarefas da equipa passam a “sem equipa”, e as suas pessoas deixam de mostrar uma equipa principal nos eventos.
• Só o organizador define equipas. O acesso de uma equipa chega a todos os eventos, por isso um coordenador de evento que tenha apenas um evento não pode defini-lo.
• As pessoas que recusaram os seus convites são ignoradas quando a equipa base é adicionada.
• Cada equipa pode também gerir o seu próprio stock entre eventos; consulte Inventário da equipa.

Resolução de problemas

• Um membro da equipa base não foi convidado para o meu novo evento — o evento ainda está em rascunho (são convidados quando publica), o evento foi cancelado ou já terminou, ou a pessoa recusou os seus convites.
• Um chefe não consegue abrir o evento — um chefe precisa de um lugar confirmado no evento e de uma conta com o email da lista, com o email confirmado.
• O nome da equipa é recusado — já tem uma equipa com esse nome.

Relacionado

• Voluntários
• Funções de voluntário e chefes de equipa
• Convidar voluntários para um evento
• Guia do chefe de equipa

O separador Pessoas dos voluntários de um evento é onde decide quem ajuda neste evento: convida pessoas da sua lista, aceita as que se candidataram e vê quem disse que sim. Abra o evento e depois Equipe & Parceiros → Voluntários; Pessoas é o primeiro separador. Uma pessoa pode estar na sua lista sem estar num evento; é estar no evento que lhe permite ter turnos, tarefas, funções e o bilhete de agradecimento.

O que pode fazer aqui

• Convidar pessoas da sua lista, uma a uma, ou todas as que ajudaram num evento anterior.
• Adicionar alguém que ainda não está na sua lista e convidá-lo num único passo.
• Aceitar ou recusar pessoas que se candidataram a partir da página do evento ou de uma ligação de equipa.
• Confirmar, lembrar, mudar para outra equipa, atribuir uma função ou remover muitas pessoas de uma vez.
• Ver de relance quantas pessoas tem cada equipa face ao que precisa.

Os cinco estados

Estado	O que significa
Candidatou-se	A pessoa inscreveu-se a partir da página do evento ou da ligação de uma equipa. Decide você.
Convidado	Pediu-lhe ajuda e ainda não respondeu.
Confirmadas	Ajuda neste evento. Só pessoas confirmadas podem ser colocadas em turnos, receber tarefas ou funções, e comprar o bilhete de agradecimento.
Recusado	Disse que não, ou recusou a sua candidatura. Quem recusou um convite ainda pode dizer que sim mais tarde, a partir da mesma ligação.
Removido	Retirou uma pessoa confirmada do evento. Os seus lugares em turnos ficam libertados e as suas tarefas voltam à equipa.

Convidar pessoas da sua lista

1. Clique em Convidar da sua lista no topo da página.
2. Para convidar todas as pessoas que ajudaram num evento anterior, escolha esse evento em Todas as pessoas que ajudaram em, escolha uma equipa se as quiser todas numa só, e clique em Convidá-las. Só são convidadas as pessoas que aí foram confirmadas.
3. Para convidar pessoas em particular, pesquise na lista e marque-as. Selecionar todas as mostradas marca todas as pessoas que a pesquisa mostra neste momento.
4. Escolha a Equipa. Um responsável de equipa tem de escolher uma das suas próprias equipas; pode deixar vazio.
5. Clique em Convidar selecionadas. Cada pessoa recebe um e-mail a perguntar «Pode ajudar?» com Sim e Não. Um não é um clique. Um sim pede-lhe que crie uma conta EventMann gratuita nesse endereço, ou que inicie sessão na que já tem; fica Confirmadas, e só depois disso recebe da sua parte a notificação no sino.

Se já pediu ajuda a alguém pessoalmente — por telefone, no grupo — marque Já confirmado (perguntei-lhe eu) antes de convidar. Essa pessoa é então adicionada como confirmada e recebe o e-mail «Está na equipa» em vez de uma pergunta. Quem não tiver conta nesse endereço é convidado, nesse e-mail, a criar uma, com um botão Criar a minha conta.

Adicionar alguém novo

Adicionar alguém novo, no topo da página, adiciona uma pessoa à sua lista e convida-a para este evento de uma só vez. Introduza o Nome e o E-mail, opcionalmente um número de telefone e uma equipa, e clique em Adicionar e convidar. Se essa pessoa já estiver neste evento ou tiver deixado de receber os seus convites, nada é enviado e é informado disso.

Ler e trabalhar a lista

As etiquetas no topo filtram a lista por estado; Confirmadas mostra apenas quem disse que sim. Use a caixa de pesquisa para um nome, e-mail, número de telefone ou número de voluntário, e o menu de equipas para ver uma só equipa. A barra acima da tabela contém as ações em massa. Cada linha mostra o estado da pessoa, a sua equipa (alterável ali mesmo), as suas funções, quantos turnos e horas tem, e os botões adequados ao seu estado: Aceitar e Recusar para uma candidatura. Uma pessoa confirmada cujo e-mail não tem conta EventMann tem o distintivo âmbar Ainda sem conta e o botão Enviar link de registo. As candidaturas mostram o que a pessoa escreveu, e o que pôs em «Quando pode ajudar?» na sua própria página.

Voluntários sem conta

Um voluntário que diz que sim a um convite tem sempre uma conta — o sim só é registado depois de criar uma ou de iniciar sessão. As pessoas que confirma você próprio ou um responsável de equipa (Marcar como confirmado, Aceitar, a marcação Já confirmado, a Confirmar em massa) podem não ter uma. Estão na equipa, mas não conseguem ver os seus turnos, tarefas ou equipa, fazer o registo de presença nem comprar o bilhete de agradecimento até o fazerem.

1. Procure o distintivo Ainda sem conta ao lado do nome. Aparece em pessoas confirmadas cuja entrada na lista não está ligada a uma conta.
2. Clique em Enviar link de registo na linha, ou marque várias pessoas e escolha Enviar link de registo na barra de ações em massa.
3. Cada uma recebe um e-mail «Crie a sua conta para …». O seu botão abre a página do convite no formulário de conta; a conta fica confirmada de imediato, porque a ligação foi enviada para o endereço dela. Se já tiver uma conta nesse endereço, a página envia-a para iniciar sessão.
4. O distintivo desaparece assim que criar a conta ou iniciar sessão.

A ligação só é enviada a pessoas confirmadas sem conta; qualquer outra pessoa numa seleção em massa é ignorada e contada como ignorada. Cada clique envia um e-mail por pessoa.

As pessoas a quem pediu ajuda e que ainda não responderam estão na etiqueta Convidado. Marcar como confirmado confirma-as sem esperar pela resposta, Enviar novamente reenvia o convite uma vez mais, e a cruz remove-as.

Fazer algo a muitas pessoas de uma vez

1. Marque as pessoas, ou marque Selecionar todos nesta página. O contador mostra quantas estão selecionadas.
2. Escolha a ação: Confirmar, Reenviar convite, Enviar link de registo, Definir equipa, Atribuir função, Retirar função, Recusar ou Remover do evento.
3. Para Definir equipa, escolha a equipa; para as ações de função, escolha a função ao lado.
4. Clique em Aplicar à seleção e confirme. Confirmar e reenviar enviam um e-mail a cada pessoa.

O resultado indica quantas foram tratadas e quantas foram ignoradas por a ação não se aplicar, por exemplo uma confirmação a alguém já confirmado. Podem ser selecionadas até 500 pessoas de cada vez.

Bom a saber

• As candidaturas feitas a partir da página do evento e de uma ligação de equipa ficam Candidatou-se até que você ou o responsável da equipa as aceite. Aceitar envia ao voluntário um e-mail de confirmação; Recusar envia-lhe um breve e-mail a dizer que desta vez não foi aceite. Recusar um convite que ninguém ainda respondeu (por exemplo, com a ação em massa) não envia qualquer e-mail.
• Os e-mails de convite e de confirmação saem ao ritmo do seu limite horário de envio (Definições → E-mail), por isso um convite grande é distribuído ao longo das horas em vez de ser enviado de uma vez.
• Recebe uma notificação no sino quando alguém responde a um convite ou se candidata. No caso de um sim, a notificação chega depois de o voluntário ter criado a conta ou iniciado sessão, pelo que quem ainda esteja a preencher o formulário da conta continua Convidado na sua lista. Os responsáveis de uma equipa são informados quando alguém se candidata a juntar-se à respetiva equipa.
• Uma pessoa que já está neste evento, em qualquer estado, é ignorada quando convida. Remover alguém que não confirmou apaga a sua linha, para que possa voltar a convidá-la; uma pessoa confirmada que foi removida não pode ser convidada de novo para este evento.
• Desistir é também um direito do voluntário: a partir da sua ligação de convite pode mudar um sim para um não. Isso liberta os seus turnos e devolve as suas tarefas à equipa.
• Os responsáveis de equipa veem a lista completa, mas atuam apenas nas linhas das suas próprias equipas. Podem também atribuir a uma das suas equipas alguém que ainda não tenha equipa.

Resolução de problemas

• «N ignorados» depois de convidar — essas pessoas já estão neste evento, ou pediram para não ser convidadas.
• Enviar novamente não aparece — só existe para pessoas que não responderam. Pessoas recusadas e confirmadas não têm reenvio; uma pessoa confirmada sem conta tem Enviar link de registo em vez disso.
• Alguém lhe disse que sim mas continua Convidado — ainda não terminou de criar a conta ou de iniciar sessão. Peça-lhe que volte a abrir o convite, ou confirme-a você próprio e envie-lhe o link de registo.
• Um voluntário confirmado não pode ser escolhido para um turno ou tarefa — verifique se está Confirmadas, e não Convidado ou Candidatou-se.
• O convite nunca chegou — peça-lhe que verifique o lixo eletrónico, e use Enviar novamente. O correio sai ao ritmo do seu limite horário, por isso um lote grande pode demorar horas.

Relacionado

• Voluntários
• Recrutar com ligações de inscrição, candidatura e configurações copiadas
• Funções de voluntário e responsáveis de equipa
• Responder a um convite

Este artigo trata das formas de as pessoas chegarem a um evento sem que as convide uma a uma: uma ligação de inscrição para cada equipa, uma candidatura aberta na página pública do evento, e a opção de partir da configuração do ano passado. Explica também cada opção do separador Definições de um evento. Encontra tudo isto em Equipe & Parceiros → Voluntários no menu Gerir do evento.

O que pode fazer aqui

• Indicar quantas pessoas cada equipa precisa neste evento e ver a contagem preencher-se.
• Dar a cada equipa uma ligação de inscrição que o seu responsável pode publicar num grupo de WhatsApp.
• Abrir a candidatura na página pública do evento, com o seu próprio texto.
• Deixar os voluntários confirmados escolherem os seus próprios turnos.
• Escrever a mensagem de agradecimento que os voluntários leem.
• Copiar tamanhos de equipas, turnos, tarefas de equipa e listas de carga de outro evento.

Tamanhos das equipas e ligações de inscrição

No separador Pessoas, a caixa Equipas neste evento tem um cartão por equipa. O nome da equipa abre a lista filtrada para essa equipa. O número compara as pessoas confirmadas com o que a equipa precisa, por exemplo 10 / 18; fica âmbar enquanto a equipa estiver incompleta e verde quando estiver completa, e sem objetivo mostra apenas as pessoas confirmadas. Por baixo, 10 confirmadas · 2 à espera de resposta conta as pessoas a quem foi pedida ajuda e que ainda não responderam.

1. Escreva o número de que a equipa precisa em Necessidades e clique em Guardar. Deixe vazio ou zero para não ter objetivo.
2. Clique em Criar ligação de inscrição. O cartão passa a mostrar a Ligação de inscrição.
3. Clique em Copiar para a pôr na área de transferência, ou em Partilhar no WhatsApp para abrir o WhatsApp com uma mensagem pronta, como «Ajuda com o Acolhimento no Diwali Gala 2026? Inscreva-se aqui:».
4. Para deixar a ligação de funcionar, clique em Desativar. Quem a tiver ainda deixa de poder entrar. Criar uma nova ligação gera um novo endereço.

Quem abre uma ligação de inscrição inicia sessão (ou regista-se), verifica os seus dados e entra. Fica Candidatou-se nessa equipa, e os responsáveis da equipa e você recebem uma notificação no sino. Ninguém se torna voluntário sem a sua ou a Aceitar do responsável. Uma ligação de inscrição funciona mesmo quando a candidatura pública abaixo está desativada, e deixa de funcionar quando o evento é um rascunho, está cancelado ou já terminou. Os responsáveis de equipa podem definir objetivos e ligações para as equipas que lideram; as outras equipas não lhes são mostradas.

Candidatura aberta na página do evento

Quando Candidatura de voluntário na página do evento está ativa e o evento está ao vivo, a página pública do evento mostra «Quer ajudar neste evento? Voluntarie-se connosco». Os visitantes com sessão iniciada e um endereço de e-mail confirmado podem candidatar-se.

O banner liga a um formulário curto com um número de telefone, competências e uma mensagem. Começa com o texto que escreveu.

O visitante acrescenta um número de telefone, competências, tudo o que o organizador deva saber, e envia o formulário. É adicionado à sua lista se ainda não lá estava, e aparece em Pessoas como Candidatou-se. Decide com Aceitar ou Recusar; ninguém é confirmado automaticamente, e o candidato recebe um e-mail em qualquer dos casos. Um visitante que já tinha sido convidado e se candidata fica confirmado de imediato.

Definições explicadas

Abra o separador Definições.

1. Candidatura de voluntário na página do evento — desligada por predefinição. Ativa o banner e o formulário para os visitantes. Só funciona enquanto o evento estiver ao vivo.
2. Os voluntários escolhem os seus próprios turnos — permite que os voluntários confirmados ocupem turnos livres na sua própria página Meu Voluntariado. Podem escolher turnos da sua própria equipa e turnos sem equipa, nunca um que se sobreponha a um turno que já têm, e nunca um que já tenha começado.
3. Os voluntários podem devolver um turno até — horas antes de o turno começar, de 0 a 720, 24 se não alterar. Depois disso têm de falar com o seu responsável. Devolver um turno avisa os responsáveis da equipa e você.
4. Texto na página de candidatura — até 1.000 caracteres: em que consiste ajudar, a que horas chegar, a quem perguntar.
5. Mensagem de agradecimento — até 300 caracteres, mostrada aos voluntários confirmados na página do evento, no pagamento junto ao bilhete de voluntário e no seu e-mail de confirmação. {name} é substituído pelo nome do voluntário. Vazio significa um agradecimento padrão no idioma dele. A linha verde mostra uma pré-visualização com um nome de exemplo.
6. Clique em Guardar. Apagar o texto de um campo e guardar remove o texto.

Copiar configuração de outro evento

Mais abaixo no separador Definições, Copiar configuração de outro evento usa um evento anterior como modelo.

1. Escolha o evento em Copiar de. A lista mostra os seus outros eventos, do mais recente para o mais antigo.
2. Marque o que copiar: Tamanhos das equipas, Turnos, Tarefas das equipas e Listas de carga.
3. Clique em Copiar configuração e confirme.

As horas acompanham a data do evento: um turno que começou duas horas antes da abertura do ano passado começa duas horas antes da abertura deste ano. Nada que já exista é substituído e ninguém recebe e-mail. As pessoas não são copiadas — o núcleo da equipa chega sozinho e todas as outras são convidadas de novo. As tarefas atribuídas a uma pessoa concreta, ou ligadas a um turno, também não são copiadas, porque essa pessoa pode não ajudar desta vez. As linhas de carga são copiadas apenas na medida em que o stock o permitir.

Bom a saber

• Todas as formas de entrar num evento como voluntário terminam com uma conta: uma ligação de inscrição e a candidatura exigem uma, e um sim a um convite cria uma ou inicia sessão. Só as pessoas que confirma você próprio podem ser confirmadas sem conta — veja Voluntários sem conta.
• Os visitantes precisam de uma conta com um e-mail confirmado para se candidatar ou aderir. Candidatar-se cria uma entrada na lista com a origem «inscreveu-se» e repõe a opção de não receber convites como desligada.
• A ligação de inscrição é uma credencial: quem a tiver pode candidatar-se. Publicá-la num grupo privado é aceitável; se se espalhar mais, desative-a e crie outra.
• O objetivo de uma equipa é uma meta para si e para os responsáveis. Não impede as pessoas de se juntarem.
• O separador Definições exige a permissão Voluntários; um responsável de equipa vê os outros separadores, mas não Definições.

Resolução de problemas

• O banner não aparece na página do evento — a definição de candidatura está desligada, ou o evento não está ao vivo (um evento agendado ainda não tem banner; uma ligação de inscrição já funciona).
• Uma ligação de inscrição diz que a página não foi encontrada — a ligação foi desativada ou substituída, ou o evento é um rascunho, está cancelado ou já terminou.
• Copiar configuração não é oferecido — não tem outro evento do qual copiar.
• A cópia não trouxe pessoas — por design. Convide-as a partir de Pessoas.

Relacionado

• Voluntários
• Convidar voluntários para um evento
• Turnos e a escala de voluntários
• Candidatar-se ou aderir a uma equipa

Um voluntário pode receber uma função para um evento: o direito de dirigir uma parte dele — a entrada, as finanças, os outros voluntários — sem nunca se tornar membro da sua equipa de organização. Uma função pertence a um evento, começa no momento em que a atribui e termina 30 dias depois do evento. As funções são o que permite a uma associação cuja equipa de evento é toda de voluntários partilhar o trabalho. Define-as no separador Pessoas, em Equipe & Parceiros → Voluntários, ou para uma equipa inteira na página Equipas.

O que pode fazer aqui

• Atribuir a um voluntário confirmado uma ou várias funções para este evento, e retirá-las de novo.
• Atribuir uma função a muitas pessoas de uma vez com a barra de ações em massa.
• Deixar que cada chefe ou membro de uma equipa tenha uma função automaticamente (definida na página Equipas).

As funções e o que abrem

Função	O que a pessoa pode fazer neste evento
Coordenação de voluntários	Abrir a visão geral do evento, trabalhar com todos os voluntários (Pessoas, Turnos, Tarefas, Plano de ação, Ao vivo, Mensagens, Lista) e dirigir o quadro de tarefas do evento. Não pode editar o evento em si, ver dinheiro nem alterar outras definições além das de voluntários.
Bilheteira	Ler e fazer check-in de bilhetes, ver e criar encomendas, responder às mensagens dos participantes.
Entrada / check-in	Ler bilhetes e ver a lista de encomendas.
Responsável do local	Editar os dados e as datas do evento, trabalhar com o local, dirigir o quadro de tarefas, ver relatórios e os números de check-in em tempo real, e processar reembolsos.
Marketing	Descontos, campanhas de email e relatórios.
Finanças	Encomendas e a sua exportação, relatórios, o detalhe dos pagamentos e reembolsos.
Chefe de equipa	Não é atribuída manualmente: resulta de dirigir uma equipa permanente. As páginas de voluntários, limitadas às equipas que dirige. Veja abaixo.
As suas próprias funções personalizadas	O que tiver marcado em Funções personalizadas.

Estes são os mesmos conjuntos de permissões das funções da sua equipa de organização, pelo que a pessoa vê as mesmas páginas que um agente de bilheteira ou um gestor financeiro veriam, apenas para este evento.

Atribuir uma função a um voluntário

1. Abra o separador Pessoas e encontre o voluntário confirmado. A coluna Funções mostra o que tem — por exemplo Coordenação de voluntários — ou Voluntário se não tiver nenhuma.
2. Clique em Alterar funções por baixo.
3. Marque as funções que pretende. Uma função que não pode atribuir aparece a cinzento; veja “Quem pode atribuir o quê” abaixo.
4. Clique em Guardar. O voluntário recebe um email “Já pode ajudar a dirigir …” que indica a função e lhe diz o que fazer a seguir.

Para muitas pessoas de uma vez, marque-as na lista de Pessoas, escolha Atribuir função ou Retirar função na barra de ações em massa, escolha a função ao lado e clique em Aplicar à seleção. Veja Convidar voluntários para um evento.

Funções a partir de uma equipa

Na página Equipas, Os chefes acedem a e Os membros acedem a atribuem uma função a todos os da equipa, sem tocar em cada pessoa. Um chefe tem a função de chefe da equipa em todos os eventos em que ajuda; um membro tem a função de membro nos eventos em que esta é a sua equipa. Têm também tudo o que lhes tenha atribuído manualmente para esse evento.

Chefes de equipa

Dirigir uma equipa permanente atribui automaticamente a função de Chefe de equipa. Um chefe:

• vê a lista completa de Pessoas e o Registo, apenas para consulta, para recrutar;
• confirma, recusa, muda e remove apenas as pessoas das suas próprias equipas, e pode recrutar para uma das suas equipas uma pessoa sem equipa;
• escolhe, ao recrutar, se uma pessoa é convidada por email ou já confirmada;
• planeia os turnos e as tarefas das suas equipas, e escreve mensagens apenas às suas próprias equipas e aos turnos dessas equipas;
• vê o plano de ação e a vista Ao vivo das suas próprias equipas;
• define a meta e a ligação de inscrição das suas próprias equipas;
• pode dar às pessoas das suas próprias equipas qualquer função que ele próprio tenha — veja “Quem pode atribuir o quê”.

Para um chefe, a página Pessoas fica restringida às suas próprias equipas. Aqui, o chefe de Inscrições vê apenas o cartão de Inscrições em Equipas neste evento, pode mudar a lista para As minhas equipas, alterar a equipa das linhas que são suas e retirar pessoas da sua própria equipa.

Um chefe não vê Definições, não pode enviar mensagens a toda a gente nem definir equipas. A página do ponto de vista do chefe está descrita no Guia do chefe de equipa.

Quem pode atribuir o quê

Ninguém pode atribuir uma função que não tenha inteiramente. Como organização, pode atribuir todas as funções. Um Coordenador de voluntários pode criar outro coordenador, mas não pode atribuir Finanças, porque não a tem. Um chefe de Inscrições cuja equipa tenha Bilheteira pode atribuir Bilheteira e Entrada / check-in à sua equipa, e mais nada. As funções que uma pessoa não pode alterar aparecem a cinzento com uma nota, e quando guarda as funções de uma pessoa, qualquer função que não pudesse alterar é mantida como estava.

O que o voluntário precisa

• Tem de estar Confirmadas neste evento. Retirar alguém do evento, ou a sua desistência, remove as suas funções.
• Precisa de uma conta com o mesmo email que consta no seu registo, com o endereço confirmado. Até ter uma, a linha mostra “Precisa de uma conta com este endereço de email para usar estas funções” e o email oferece um botão para a configurar.
• Depois de a ter, encontra o evento em O meu trabalho na sua conta, com o chapéu que usa e a ação para a qual serve. Veja Funções de voluntário e O meu trabalho.

Bom a saber

• Uma função termina 30 dias depois do evento, para que o trabalho financeiro, como os últimos reembolsos, possa ser concluído. Nada fica ativo depois disso.
• As funções são guardadas por linha de evento. Um voluntário que coordena o gala não é coordenador do seu concerto, a não ser que lhe atribua essa função lá também (ou que a sua equipa a tenha).
• Use uma função personalizada para atribuir uma combinação precisa, por exemplo voluntários que podem ver encomendas e mais nada.

Resolução de problemas

• A ligação Alterar funções não aparece — a pessoa não está confirmada, ou não tem nenhuma função que possa atribuir.
• Um voluntário tem uma função mas não consegue abrir o evento — não tem uma conta com o email do registo, o endereço não está confirmado, ou o evento terminou há mais de 30 dias.
• Uma função desapareceu depois de a pessoa desistir — as funções são removidas quando um voluntário desiste ou é retirado do evento. Atribua-a novamente quando estiver confirmado.

Relacionado

• Voluntários
• Equipas permanentes, chefes e equipa base
• Funções personalizadas
• Funções de voluntário e O meu trabalho

O separador Turnos é a escala de voluntários de um evento: o que tem de ser feito, quando, onde e por quantas pessoas, e quem está escalado. Está separado da escala de pessoal em Gerir pessoal, porque os voluntários não são remunerados e nunca passam pelo processamento salarial. Abra o evento e depois Equipe & Parceiros → Voluntários → Turnos. Todas as horas estão no fuso horário do próprio evento, que a página indica no topo.

O que pode fazer aqui

• Adicionar os turnos para os quais precisa de pessoas, com um local e o número de pessoas necessárias.
• Colocar voluntários confirmados num turno, um ou vários de cada vez.
• Registar a entrada e a saída das pessoas na escala, para quem não o pode fazer sozinho.
• Deixar os voluntários escolher e devolver turnos por si próprios.
• Ver de relance quais os turnos completos: 8 de 8 fica a verde, 2 de 3 fica a âmbar.

Adicionar um turno

1. Clique em Adicionar um turno para abrir o formulário.
2. Escreva O quê, por exemplo “Balcão de acreditação”.
3. Escolha a Equipa a que pertence. Um responsável de equipa tem de escolher uma das suas próprias equipas; pode deixar vazio, o que faz dele um turno para qualquer pessoa.
4. Defina Início e Termina. Começam no início do evento e três horas depois; o fim tem de ser posterior ao início.
5. Opcionalmente, indique Onde e alguns Detalhes. Defina Pessoas necessárias, entre 1 e 500.
6. Clique em Adicionar turno.

Ler a escala

Cada turno é um cartão com o título e o distintivo da equipa, quantos lugares estão preenchidos, e uma linha por voluntário com o respetivo estado: Não registado, Registado às 17:02, ou a hora de saída com as horas trabalhadas. Fazer check-in marca a pessoa como presente; depois, a mesma ligação passa a dizer Registar saída; uma terceira pressão diz Reabrir para a pessoa que teve a saída registada por engano. Remover tira a pessoa do turno. Editar altera o turno ou elimina-o. Quando um turno ainda tem lugares livres, Atribuir pessoas coloca mais pessoas nele.

Colocar pessoas num turno

Por baixo da lista de pessoas, Atribuir pessoas (N lugares restantes) abre um seletor de voluntários confirmados. Só aparece enquanto o turno tiver lugares livres.

1. Clique em Atribuir pessoas — o botão mostra quantos lugares restam.
2. Pesquise por nome, equipa ou competência e marque as pessoas. Um responsável vê apenas as pessoas das suas próprias equipas.
3. Clique em Adicionar ao turno.

A página indica quantas foram adicionadas. Uma pessoa é ignorada quando já está no turno, quando está noutro turno deste evento com horário sobreposto, ou quando o turno já está cheio entretanto — dois coordenadores a preencher os últimos lugares ao mesmo tempo nunca conseguem ambos ter êxito. Cada pessoa adicionada recebe um email e, cerca de um dia antes do início do turno, recebe um lembrete, uma única vez.

Definições explicadas

• Pessoas necessárias — não pode ser definido abaixo do número de pessoas já no turno. Retire primeiro alguém.
• Equipa — aparece como distintivo, decide que responsável pode alterar o turno e que voluntários o podem assumir por si próprios.
• Eliminar turno — no painel Editar do turno. Os voluntários nele são retirados.
• Os voluntários escolhem os seus próprios turnos e devolver um turno até — no separador Definições, veja Recrutamento com ligações de inscrição, inscrição e configurações copiadas.

Bom a saber

• Só voluntários confirmados podem ser colocados em turnos. Se o seletor indicar que ninguém confirmou ainda, confirme primeiro pessoas em Pessoas.
• Os voluntários fazem o check-in sozinhos a partir de O meu voluntariado. O check-in abre uma hora antes do turno e fecha quando este termina, portanto não há check-in para um turno que já acabou, e registar a saída exige primeiro um check-in.
• As horas contam-se desde o check-in até à saída. Um turno com check-in mas sem saída não conta nada até o fechar com Registar saída aqui.
• Colocar alguém na escala envia-lhe um email. Mover ou eliminar um turno não volta a enviar emails; informe-os com uma mensagem.
• Os turnos com equipa e as tarefas com equipa são também o que um responsável de equipa vê no seu plano do dia e na vista Ao Vivo.

Resolução de problemas

• “Já está noutro turno a essa hora” — cada pessoa só pode ocupar um turno de cada vez. Encurte um dos turnos ou escolha outra pessoa.
• Não há ninguém para escolher — todas as pessoas confirmadas já estão no turno, ou (para um responsável) ninguém das suas equipas está confirmado ainda.
• O número não pode ser reduzido — o turno já tem mais pessoas; retire algumas primeiro.
• As horas estão erradas — verifique o turno por saídas em falta; use Registar saída ou Reabrir na linha.

Relacionado

• Voluntários
• Tarefas de voluntários
• O plano do dia e a vista Ao Vivo
• O meu voluntariado: turnos e check-in

O separador Tarefas é a lista de trabalho da sua equipa de voluntários para um evento: coisas que têm de acontecer, quem as faz e até quando. Uma tarefa pode ser para uma pessoa, para várias pessoas nomeadas, para quem trabalha num determinado turno, para uma equipa inteira, ou aberta a todos. Os voluntários atualizam as suas próprias tarefas. Encontra-o em Equipe & Parceiros → Voluntários → Tarefas. Para o quadro de planeamento do organizador — prazos, prioridades, dependências — veja O quadro de tarefas do evento.

O que pode fazer aqui

• Registar o que tem de acontecer e dar-lhe uma hora de início e uma hora limite.
• Atribuir uma tarefa a um ou vários voluntários confirmados, a um turno, a uma equipa ou a todos.
• Acompanhar a tarefa nos quatro estados: Abrir, Em curso, Bloqueados e Concluído.
• Dividir uma tarefa numa lista de verificação e discuti-la em comentários.

Adicionar uma tarefa

1. Escreva o que tem de ser feito no campo do título, por exemplo “Levantar as lanternas na gráfica”.
2. Em Para escolha um voluntário confirmado, ou deixe Toda a equipa. As pessoas que foram apenas convidadas não aparecem na lista; a página indica quantas ainda estão a aguardar.
3. Escolha a Equipa a que a tarefa pertence. Um responsável de equipa tem de escolher uma das suas equipas.
4. Defina o Início se tiver uma hora.
5. Clique em Mais detalhes para escolher um Turno (todas as pessoas desse turno recebem a tarefa), um Vencimento (hora limite) e uma descrição.
6. Clique em Adicionar tarefa.

Quem recebe uma tarefa é decidido nesta ordem: as pessoas nomeadas, se existirem; caso contrário, as pessoas do turno; caso contrário, a equipa; caso contrário, todos. As pessoas nomeadas recebem um email “Nova tarefa de voluntário em …” quando são adicionadas. Uma tarefa que tenha hora de início e seja para pessoas nomeadas, um turno ou uma equipa envia também um único lembrete cerca de duas horas antes do início; uma tarefa para todos não tem lembrete.

Trabalhar com a lista

As tarefas abertas aparecem primeiro, depois as concluídas, cada grupo por ordem de horário. A linha por baixo do título indica para quem é, o seu início e a sua hora limite, e, quando está concluída, quem a assinalou — o voluntário, ou “Marcada como concluída pelo organizador”. A caixa redonda marca a tarefa como concluída ou não. O menu de estado define Abrir, Em curso, Bloqueados ou Concluído; use Bloqueados para uma tarefa que espera por algo. Uma lista de verificação mostra quantos itens estão feitos e permite assinalá-los. Os comentários mantêm a discussão junto da tarefa. Editar altera tudo o resto.

Editar uma tarefa

1. Clique em Editar ao lado do título da tarefa.
2. Em Pessoas, marque todas as pessoas a quem se destina. Não marcar ninguém significa o turno, a equipa ou todos.
3. Altere o Turno, as horas Início e Vencimento e os detalhes.
4. Em Lista de verificação escreva um item por linha. Os itens que mantém como estavam conservam a marca; assim, reformular o item três não desmarca os itens um e dois.
5. Clique em Guardar. Eliminar tarefa remove-a.

Bom a saber

• As horas são as horas locais de relógio do evento, tal como nos turnos.
• Os voluntários veem as suas tarefas em O meu voluntariado. Podem alterar o estado, marcar itens da lista de verificação e acrescentar comentários por si próprios; o organizador e o responsável da equipa vêem aqui de imediato.
• Atribuir uma tarefa a alguém que não está confirmado é recusado. Se uma pessoa se retirar ou for removida do evento, as suas tarefas voltam para a equipa.
• As tarefas com hora de início ou de vencimento aparecem no Plano do dia; as tarefas Bloqueados e as atrasadas aparecem em Ao Vivo.
• Um responsável de equipa vê e altera apenas as tarefas das suas próprias equipas.
• Marcar uma tarefa como concluída define-a como Concluído; desmarcá-la define-a de volta como Abrir.

Resolução de problemas

• A pessoa que quero não está na lista — só voluntários confirmados podem receber tarefas. Confirme-os em Pessoas.
• “Esse voluntário já não está confirmado para este evento” — a pessoa foi removida ou retirou-se depois de abrir o formulário. Escolha outra pessoa.
• Ninguém recebeu o email da minha tarefa — os emails são enviados às pessoas nomeadas, no momento em que são adicionadas. Uma tarefa para um turno ou uma equipa não é enviada por email quando é criada; aparece na página O meu voluntariado da pessoa, e o lembrete antes da hora de início chega-lhe.

Relacionado

• Voluntários
• O quadro de tarefas do evento
• Turnos e a escala de voluntários
• As suas tarefas de voluntário

O quadro de tarefas é a lista de planeamento do organizador para um evento: tudo o que tem de ser feito antes, durante e depois do dia, com uma prioridade, um prazo, uma hora de início, um responsável e, quando interessa, outra tarefa de que depende. Abra o evento e escolha Gestão de Tarefas no fim do menu Gerir. É separado das tarefas de voluntários, que são os trabalhos da equipa de voluntários; o quadro é onde planeia, e pode entregar uma tarefa do quadro a um membro da equipa ou a um voluntário confirmado.

O que pode fazer aqui

• Adicionar tarefas com título, categoria, prioridade, data limite e hora de início.
• Aplicar tarefas prontas da biblioteca de modelos e deixar os prazos ajustarem-se.
• Atribuir uma tarefa a si próprio, a um membro da equipa ou a um voluntário confirmado.
• Fazer uma tarefa aguardar por outra, e manter uma lista de verificação e comentários nela.
• Acompanhar os seis contadores — total, Pagamentos Pendentes, Em Curso, concluídas, Bloqueados e atrasadas — e a barra de progresso global.

Adicionar uma tarefa

A linha no topo é uma adição rápida: basta um título.

1. Escreva o título, por exemplo “Confirmar a encomenda de catering”.
2. Opcionalmente, defina o Início — a data e a hora em que o trabalho começa. Uma tarefa com hora de início aparece no Plano do dia do voluntário, e um voluntário a quem seja atribuída recebe um lembrete cerca de duas horas antes.
3. Escolha a Categoria: Local & Logística, Marketing & Promoção, Produção & Técnica, Gestão de Fornecedores, Comunicação, Finanças & Orçamento, Gestão de Riscos ou Pós-evento.
4. Clique em Mais detalhes para definir uma prioridade (Alto, Médio, Baixo), uma data limite e uma descrição.
5. Clique em Criar Tarefa. A tarefa começa como Pagamentos Pendentes, com prioridade Média, a menos que tenha escolhido outra.

Os cartões no topo contam as tarefas por estado; clique num deles, como Bloqueados, para ver apenas essas tarefas, e as etiquetas por baixo filtram por categoria. O separador Biblioteca de Modelos abre as tarefas prontas e Adicionar Tarefa salta para a adição rápida.

Trabalhar com um cartão de tarefa

Cada cartão mostra a sua prioridade, a categoria, a hora de início, a data limite e o estado. A caixa redonda marca-o como concluído. Aparece um distintivo cinzento Aguarda por enquanto a tarefa de que depende não estiver concluída. Um distintivo verde com o nome de um voluntário mostra a quem está atribuída. O primeiro menu atribui-a, o segundo altera o estado entre Pagamentos Pendentes, Em Curso e Bloqueados, e o lápis abre o formulário de edição. Uma data limite no passado torna o cartão vermelho e marca-o como Vencida.

Editar uma tarefa

1. Clique no lápis do cartão.
2. Altere o Título da Tarefa, a Categoria, a Prioridade, a Data de Vencimento e o Início.
3. Em Aguarda por escolha outra tarefa deste evento que tenha de ser concluída primeiro. O cartão passa então a mostrar Aguarda por essa tarefa até ser concluída. Uma tarefa não pode aguardar por si própria, e duas tarefas não podem aguardar uma pela outra.
4. Em Lista de verificação escreva um item por linha; os itens que deixar sem alteração mantêm a marca.
5. Acrescente uma descrição e clique em Guardar.

Atribuir uma tarefa

O primeiro menu de cada cartão tem dois grupos. Equipa lista-o a si (Eu (titular)) e os membros da sua equipa de organização. Voluntários lista os voluntários que estão confirmados neste evento.

• Um membro da equipa só pode assumir uma tarefa se a sua função o permitir: um gestor de local assume tarefas de Local e Risco, um gestor financeiro assume Finanças, o marketing assume Marketing e Comunicação, e a função genérica de pessoal assume qualquer uma. Uma tarefa da biblioteca de modelos pode indicar a sua própria função. Caso contrário, é-lhe indicada a função a atribuir. Como titular, pode assumir qualquer tarefa.
• Um membro da equipa a quem seja atribuída uma tarefa recebe uma notificação.
• Um voluntário recebe o mesmo email “Nova tarefa de voluntário” que para uma tarefa de voluntário e vê a tarefa em O meu voluntariado, onde pode alterar o estado, marcar a lista de verificação e comentar. Uma tarefa tem uma pessoa de cada vez; escolher outra pessoa substitui a primeira.
• Escolha Não atribuída para a limpar.

Usar a biblioteca de modelos

1. Clique em Biblioteca de Modelos.
2. Marque as tarefas que quer, uma a uma ou uma categoria inteira com Selecionar tudo.
3. Clique em Aplicar Modelos Selecionados. As tarefas são criadas para este evento.

A biblioteca tem tarefas prontas nas oito categorias, cada uma com uma prioridade e um prazo típico, como “30 dias antes”. As datas limite são calculadas a partir da data do evento. Se o seu evento estiver mais próximo do que o prazo do modelo, os prazos são comprimidos para que nenhum fique no passado, e mantêm a sua ordem. As tarefas pós-evento ficam depois do evento. Os modelos que já aplicou mostram uma marca e não podem ser aplicados duas vezes.

Bom a saber

• Quem pode usar o quadro é decidido pela permissão Tarefas: o organizador, os gestores de local e os coordenadores de voluntários a têm, e pode marcá-la numa função personalizada. É uma permissão separada de editar o evento.
• Uma tarefa concluída mostra quando foi concluída. Desmarcá-la define-a de volta como Pagamentos Pendentes.
• Eliminar uma tarefa pede confirmação primeiro.
• As tarefas do quadro com hora de início aparecem no Plano do dia, para as pessoas que têm a permissão Tarefas.
• Se os voluntários foram convidados mas ninguém confirmou, a página indica-o e liga a Pessoas; só os voluntários confirmados aparecem na lista.

Resolução de problemas

• “… não pode assumir uma tarefa de …” — a função do membro da equipa não abrange a categoria. Escolha um membro com a função certa, um elemento do pessoal ou um voluntário.
• O voluntário não está na lista — ainda não está confirmado para este evento.
• “Essa tarefa não pode ser usada como pré-requisito” — a tarefa pertence a outro evento, ou escolhê-la faria duas tarefas aguardarem uma pela outra.
• Os prazos das tarefas aplicadas parecem demasiado próximos — o evento está perto, por isso os prazos foram comprimidos para caber.

Relacionado

• Tarefas de voluntários
• O plano do dia e a vista Ao Vivo
• Funções personalizadas
• Gestão de equipas

Dois separadores dos voluntários de um evento são pensados para os dias em torno do evento. Plano do dia junta todos os turnos e todas as tarefas com hora numa única lista, por ordem, para que todos trabalhem a partir do mesmo plano, em papel se preferir. Ao Vivo mostra o que está a acontecer neste momento: quem está de turno, quem ainda não apareceu e o que está atrasado. Abra o evento e depois Equipe & Parceiros → Voluntários, e escolha o separador. Ambos estão abertos ao organizador, aos coordenadores de voluntários e — para as suas próprias equipas — aos responsáveis de equipa.

O que pode fazer aqui

• Ver o evento inteiro como uma linha temporal, por dia, com quem faz o quê e onde.
• Imprimir o plano do dia, ou abri-lo num telemóvel à porta.
• Restringir o plano a uma equipa.
• No dia, ver quantos voluntários fizeram check-in, ligar ou enviar mensagem aos que faltam, e fazer o check-in deles você próprio.
• Detetar tarefas bloqueadas ou atrasadas antes que lhe custem a noite.

O plano do dia

O plano do dia tem um bloco por dia, cada um começando com a data. Cada linha mostra a hora, uma etiqueta colorida para o que é e o título, e por baixo quem o faz e onde. Há três tipos de linha:

• Turno — os turnos de voluntários com o seu intervalo horário, as suas pessoas (ou “Ninguém ainda (3 necessárias)”), a sua equipa e o seu local.
• Tarefa — tarefas de voluntários que têm uma hora de início ou de vencimento, para as pessoas nomeadas ou para “Toda a equipa”. As tarefas concluídas ficam esbatidas e riscadas.
• Quadro de tarefas — tarefas do quadro de tarefas do evento que têm uma hora de início, com o seu responsável. Estas são mostradas apenas a quem tem a permissão Tarefas.

O menu pendente restringe a lista a uma equipa. Imprimir abre uma versão limpa num novo separador, sem os menus; clique no seu botão Imprimir, ou use o comando de impressão do navegador. As horas são as horas de relógio do próprio evento.

A vista Ao Vivo

O separador Ao Vivo atualiza-se sozinho a cada minuto, e Atualizar faz isso sob pedido. Os cartões no topo contam os turnos em curso, as pessoas com check-in, as pessoas Não registado, as tarefas atrasadas ou bloqueadas, e os itens em falta nas listas de material das suas equipas. Abaixo:

• Turno iniciado, sem check-in lista as pessoas cujo turno começou há mais de 15 minutos e que ainda não fizeram check-in. Cada linha tem Ligar (abre o marcador do telefone), Partilhar no WhatsApp quando o número está em formato internacional (começando por + ou 00), e Fazer check-in para a marcar como presente.
• Duas listas de turnos: os que estão em curso neste momento e os que começam nas próximas três horas, cada um com quantas pessoas fizeram check-in face a quantas estão no turno e quantas são necessárias. O âmbar significa que o turno não está completo.
• Tarefas que precisam de atenção lista as tarefas marcadas como Bloqueados, ou cuja hora limite passou sem serem concluídas, com a indicação de para quem são.

Bom a saber

• A vista Ao Vivo é para o momento. Antes do evento mostra “Nada neste momento” até começar o primeiro turno; use o Plano do dia para planear.
• Fazer check-in a partir daqui é o mesmo que Fazer check-in no separador Turnos. As horas contam-se a partir desse momento.
• Um responsável de equipa vê os turnos e tarefas das suas próprias equipas, e os que não têm equipa. Só pode fazer check-in das pessoas das suas equipas.
• A página só pede ao servidor dados atualizados em segundo plano. Não o mantém com sessão iniciada: um ecrã sem vigilância continua a terminar a sessão ao fim do tempo de inatividade.
• Os itens em falta vêm das listas de material das equipas; veja Inventário da equipa.

Resolução de problemas

• Uma pessoa falta no plano do dia — os turnos aparecem sempre; as tarefas só quando têm uma hora de início ou de vencimento.
• Partilhar no WhatsApp não aparece — o número de telefone não tem indicativo internacional. Edite o número no registo, por exemplo +49 …, e o botão aparece.
• Todos aparecem como não registados — os voluntários fazem o check-in a partir de O meu voluntariado até uma hora antes do turno. Faça-o aqui se não conseguirem.
• O plano do dia está vazio — adicione primeiro turnos e tarefas com horas.

Relacionado

• Voluntários
• Turnos e a escala de voluntários
• Mensagens aos seus voluntários
• O meu voluntariado: turnos e check-in

O separador Mensagens escreve às pessoas que ajudam num evento: todos os confirmados, uma equipa, as pessoas de um turno, ou as pessoas que ainda não responderam. As mesmas palavras podem ser copiadas para o seu grupo de WhatsApp. Abra o evento e depois Equipe & Parceiros → Voluntários → Mensagens.

O que pode fazer aqui

• Enviar um email a um grupo escolhido de voluntários, com um assunto e uma mensagem.
• Copiar o mesmo texto, pronto a colar no WhatsApp.
• Ler o que foi enviado antes, para quem e por quem.

Enviar uma mensagem

1. Em Até escolha quem a recebe:
   • Todos os confirmados — cada voluntário confirmado deste evento. Só o organizador e os coordenadores de voluntários podem escolher esta opção.
   • Uma equipa — as pessoas confirmadas da equipa que escolher a seguir.
   • Um turno — as pessoas confirmadas no turno que escolher a seguir.
   • Pessoas que ainda não responderam — todos os que foram convidados ou se candidataram e ainda estão a aguardar.
2. Escreva um Assunto de até 200 caracteres.
3. Escreva a Mensagem, até 5.000 caracteres. Texto simples com quebras de linha é o melhor.
4. Clique em Enviar e confirme que a mensagem vai para todos no grupo escolhido. A página indica a quantas pessoas foi enviada.

Para publicar as mesmas palavras num grupo de WhatsApp, clique em Copiar para o WhatsApp antes ou depois de enviar. Copia o assunto em negrito seguido da mensagem, pronto a colar.

Ler o que foi enviado

Em Mensagens enviadas listam-se as mensagens mais recentes com o seu assunto, para quem foram, quantas pessoas, quando e por quem. Clique numa linha para ler a mensagem.

Bom a saber

• Os emails são enviados ao seu limite horário de envio (Definições → Email), o mesmo limite dos convites e lembretes, e são espaçados para que o último saia antes de o evento terminar. Uma mensagem grande pode, por isso, demorar algumas horas a chegar a todos.
• Se não houver ninguém no grupo escolhido — uma equipa sem pessoas confirmadas, um turno vazio — nada é enviado, e é informado disso.
• Um responsável de equipa só pode escrever às suas próprias equipas e aos turnos dessas equipas, e às pessoas das suas equipas que ainda não responderam. Não vê Todos os confirmados, e o seu histórico mostra apenas as suas próprias mensagens e as enviadas às suas equipas.
• As mensagens vão para o endereço do seu registo. São sobre ajudar no evento; para bilhetes e encomendas use antes Mensagens aos participantes e Anúncios aos participantes.
• A mensagem não pode ser retirada depois de enviada. Leia-a com atenção antes de confirmar.

Resolução de problemas

• “Ainda não há ninguém nesse grupo” — o grupo está vazio. Confirme pessoas em Pessoas ou escolha outro grupo.
• “Só pode escrever às suas próprias equipas” — é responsável de equipa e escolheu um grupo fora das suas equipas.
• Alguém diz que não recebeu nada — o email pode ainda estar à espera do seu limite horário, ou no spam. Envie-lhe a cópia para o WhatsApp.
• Não consigo escolher Todos os confirmados — só quem gere todos os voluntários (organizador, coordenador de voluntários) pode escrever a todos.

Relacionado

• Voluntários
• O plano do dia e a vista Ao Vivo
• Convidar voluntários para um evento
• Anúncios aos participantes

O registo de um voluntário contém o que precisa para trabalhar com ele: nome, endereço de email, número de telefone, competências, as suas próprias notas e as horas que trabalhou nos seus turnos. Este artigo explica quem vê o quê, como funciona a declaração de horas e como eliminar os dados de um voluntário. Encontra o registo em Crescimento → Voluntários.

O que pode fazer aqui

• Verificar quem, na sua equipa, vê que dados.
• Transferir a declaração de horas de um voluntário em PDF.
• Eliminar um voluntário e tudo o que foi registado sobre ele.

Quem vê o quê

• Você e os coordenadores de voluntários veem os dados de contacto de cada pessoa no separador Pessoas, e tudo no registo.
• Um responsável de equipa vê o registo para recrutar, mas não as notas.
• A Exportar CSV do registo contém dados de contacto, competências, notas e horas. Guarde esse ficheiro em segurança e elimine-o quando terminar.

Horas e a declaração

As horas são o tempo entre o check-in e a saída num turno. Só contam os turnos com saída registada, e apenas para eventos em que a pessoa estava confirmada. No registo, a coluna Horas soma-as. O ícone de transferência na linha de uma pessoa obtém uma Declaração de horas de voluntariado em PDF para uma escola, uma entidade empregadora ou uma candidatura a bolsa. Lista cada evento com a data, o número de turnos e as horas, um total, e a data de emissão, e indica que se baseia nos check-ins que registou. Não é uma fotografia: declara o registo tal como existe no dia em que é impresso.

Bom a saber

• Um voluntário pode pedir para não ser convidado de novo através da ligação em qualquer convite. Passa então a mostrar-se como Não querem convites, e não o pode convidar.
• Remover do registo elimina a pessoa e, com ela, os seus convites, turnos e horas em todos os seus eventos. É isto que um pedido de eliminação dos seus dados exige, por isso não é atenuado e não pode ser desfeito.
• Quando alguém se inscreve a partir da página do evento, é informado de que o seu nome, email, telefone e competências são partilhados consigo para organizar a equipa de voluntários.

Resolução de problemas

• A declaração de horas está vazia — nenhum turno da pessoa foi ainda com saída registada, ou não está confirmada em nenhum evento.
• A declaração mostra menos horas do que o esperado — um turno com check-in mas sem saída não conta nada. Feche-o com Registar saída no separador Turnos e volte a transferir a declaração.

Relacionado

• O registo de voluntários e a importação CSV
• Turnos e a escala de voluntários

Um bilhete de agradecimento permite aos seus voluntários assistir ao evento em que ajudam, gratuitamente ou a um preço reduzido. É um tipo de bilhete normal com Apenas voluntários ativado. Todos o podem ver na página do evento, mas só as pessoas que estão confirmadas como voluntários desse evento o podem comprar. Cria-o em Ingressos & Preços → Tipos de bilhete no menu Gerir do evento; o separador Definições do voluntário indica se o evento tem um.

O que pode fazer aqui

• Oferecer aos seus voluntários um bilhete sem custo, ou a um preço à sua escolha.
• Limitá-lo a um por voluntário, ou permitir um acompanhante.
• Mostrar aos voluntários o seu próprio agradecimento onde o compram.

Criar o bilhete

1. Abra Ingressos & Preços → Tipos de bilhete e clique em Adicionar tipo de bilhete, ou clique em Editar num existente.
2. Dê-lhe um nome como “Agradecimento aos voluntários” e defina o Preço. Zero torna-o gratuito.
3. Defina a Capacidade para aproximadamente o número de voluntários que tem.
4. Marque Apenas voluntários: “Mostrado a todos; apenas os voluntários confirmados deste evento o podem comprar (um cada)”.
5. Em Máx. por pessoa deixe o campo vazio para um bilhete por voluntário, ou escreva um número mais alto para permitir um acompanhante.
6. Clique em Guardar Alterações, ou adicione o tipo de bilhete.

O que os visitantes e os voluntários veem

Na página pública do evento, o bilhete aparece na lista com uma etiqueta verde Apenas voluntários, tal como os bilhetes apenas para membros. Um visitante sem sessão iniciada lê “Para os voluntários deste evento — inicie sessão para o obter”; uma pessoa com sessão iniciada que não é voluntário confirmado lê “Para os voluntários confirmados deste evento”, com uma ligação para se voluntariar, se tiver ativado a inscrição. Um voluntário confirmado encontra o bilhete desbloqueado, com a sua mensagem de agradecimento por cima da lista.

O voluntário compra-o como qualquer outro bilhete, com sessão iniciada, através do checkout normal. Para um bilhete gratuito não é cobrado nenhum pagamento. A sua mensagem de agradecimento aparece também ao lado do bilhete no checkout e no email de confirmação.

Definições explicadas

• Preço — zero para um bilhete gratuito, ou qualquer preço para um bilhete reduzido.
• Máx. por pessoa — contado em todas as suas encomendas. Vazio significa um por voluntário.
• Mensagem de agradecimento — definida no separador Definições do voluntário, até 300 caracteres, com {name} para o nome do voluntário. Veja Recrutamento com ligações de inscrição, inscrição e configurações copiadas.

Bom a saber

• O bilhete não altera o preço que o seu evento anuncia. Fica fora das listagens, dos resultados de pesquisa, dos intervalos de preços e dos feeds, para que um bilhete gratuito de voluntário não faça um evento pago parecer gratuito.
• Só voluntários confirmados o podem comprar. Quem foi apenas convidado, ou se retirou, não pode. O voluntário tem de ter sessão iniciada com o endereço de email do seu registo; o email de convite permite-lhe criar essa conta.
• Depois, o bilhete é igual a qualquer outro: tem um código QR e é lido à porta.
• Os voluntários encontram também um botão Obter o meu bilhete na página O meu voluntariado, quando tiver um para eles.
• O bilhete conta para a capacidade do evento como qualquer outro bilhete.

Resolução de problemas

• Um voluntário não consegue ver nem comprar o bilhete — tem de estar Confirmado neste evento e ter sessão iniciada com o endereço de email para o qual foi convidado. As contas só são ligadas aos registos de voluntários com um endereço de email confirmado.
• O separador Definições diz que não há bilhete de voluntário — nenhum tipo de bilhete deste evento tem Apenas voluntários ativado. Use Ir para bilhetes para criar um.
• Um voluntário precisa de dois bilhetes — aumente o Máx. por pessoa no tipo de bilhete.

Relacionado

• Voluntários
• Tipos de bilhete
• Convidar voluntários para um evento
• Voluntariar-se num evento

O inventário é a lista de tudo o que a sua associação possui, pede emprestado ou compra para os seus eventos: cadeiras, colunas, um tambor dhol, cordões de identificação, arroz, pratos. Encontra-se em Inventario no grupo Trabalho da barra lateral do organizador. Cada item pertence a uma equipa de voluntários que o gere, ou ao Stock comum que você e os seus coordenadores de voluntários gerem.

O que pode fazer aqui

• Manter uma lista para cada equipa. Vê todos os itens. Cada linha mostra o distintivo da equipa, se o item é Equipamento ou Consumível, a sua categoria, quantos estão disponíveis face ao total, onde está e o seu estado.
• Ver quem o tem. Entre eventos, um item está em posse de uma pessoa da sua lista de voluntários ou guardado num local que indica, como “armazém B da Kulturhalle”. Os itens emprestados indicam também quem os emprestou.
• Saber o que comprar. Os itens que estão a acabar aparecem a vermelho e surgem na Lista de compras.
• Registar compras com os seus recibos e ver quem ainda tem de ser reembolsado — veja Compras, recibos e lista de compras.
• Planear cada evento com uma lista de carga por equipa — veja Listas de carga de eventos.
• Imprimir etiquetas QR para colar nos itens — veja Etiquetas QR.

Ler a página do Inventário

1. As três caixas no topo mostram o Total de itens (apenas itens ativos), o Stock baixo e o Valor total, que é o custo unitário multiplicado pela quantidade total. Clique na caixa Stock baixo para abrir a lista de compras.
2. Os separadores sob o título abrem a Lista de compras e as Compras; os botões ao lado do título são Etiquetas QR e Adicionar item.
3. Restrinja a lista com os filtros: pesquisa por nome, SKU ou código de barras, Equipa (uma equipa, ou Stock comum), Tipo (Equipamento ou Consumível), Categoria, Apenas stock baixo e Mostrar itens inativos. Limpar remove-os de novo.
4. Cada linha começa com o distintivo da equipa. Clique em Editar numa linha para abrir o item — veja Itens: adicionar, encontrar e cuidar deles.

Em Apenas stock baixo vê o que chegou ao seu mínimo. O número disponível fica vermelho e indica “mínimo 20”. Um item está em stock baixo quando tem um mínimo acima de zero e o número disponível é igual ou inferior a esse mínimo.

Equipas, o stock comum e quem vê o quê

• Você vê e altera todos os itens, incluindo o Stock comum, e é o único que gere as categorias (o botão Gerir categorias).
• Um responsável de equipa vê e altera apenas os itens da equipa que lidera, a partir da sua própria página: Inventário da sua equipa. Nunca vê o stock de outra equipa, e não pode pôr um item no Stock comum.
• Um coordenador ou gestor de evento trabalha com as listas de carga de um evento a partir de Gerir → Inventário do evento. O Stock comum não tem responsável, pelo que é gerido por si e pelos coordenadores.
• O empréstimo entre equipas não é uma função da plataforma: as equipas pedem umas às outras fora do sistema.

Bom a saber

• O equipamento regressa após um evento. Os consumíveis são gastos e voltam a ser comprados; ao registar a devolução de um evento, indica quantos foram gastos.
• Um item que esteja atribuído a um evento não pode ser eliminado enquanto não regressar.
• As quantidades gastas e as perdidas saem do stock de forma definitiva. Os itens danificados continuam contados no total, mas não estão disponíveis.
• Os itens que desativar com a caixa Ativo na página do item desaparecem da lista e do seletor de listas de carga. Marque Mostrar itens inativos nos filtros para os voltar a listar, assinalados como Inativo; abra um e marque Ativo para o reativar.
• As categorias (por exemplo Som e iluminação, Mobiliário, Restauração) são partilhadas por todas as equipas. Adicione uma em Gerir categorias.

Resolução de problemas

• Um item não aparece na lista — verifique o filtro de Equipa, e marque Mostrar itens inativos caso o item tenha sido desativado. A página de um responsável mostra apenas a sua equipa.
• A caixa Stock baixo mostra zero, embora algo esteja quase esgotado — o item não tem mínimo definido. Abra-o e introduza um Limiar mín. de stock.
• O número disponível é inferior ao que está na prateleira — o restante está planeado na lista de carga de um evento ou ainda está fora. Abra o item: o painel Reservado em eventos indica onde.

Relacionado

• Voluntários
• Itens: adicionar, encontrar e cuidar deles
• Compras, recibos e lista de compras
• Listas de carga de eventos
• Etiquetas QR

Um item é um tipo de coisa que você guarda, com uma quantidade: “Cadeiras dobráveis, 420”. Este artigo explica como adicionar um item, indicar onde está, os itens emprestados e as outras ações na página de um item. Abra Inventario no grupo Trabalho e clique em Adicionar item, ou em Editar numa linha existente.

Adicionar um item

1. Clique em Adicionar item na página Inventario e escreva o Nome do item. É o único texto obrigatório, juntamente com a quantidade, a condição e a propriedade.
2. Escolha a Equipa que o mantém. Deixe em Stock comum se não houver ninguém em particular. Um responsável de equipa que adicione um item na sua própria página não pode escolher: fica sempre na sua equipa.
3. Escolha o Tipo: Equipamento regressa depois de um evento, um Consumível é gasto e comprado novamente.
4. Indique a Quantidade total e, se quiser, uma Unidade, como peças, kg ou rolos. Defina um Limiar de stock min. em tudo o que compra de novo; quando o stock descer até esse número, o item aparece na lista de compras.
5. Indique onde está em Quem tem (uma pessoa da sua lista de voluntários) ou em Local de armazenamento.
6. Escolha a Condição (Novo, Bom, Razoável, Mau, Danificado, Retirado) e a Propriedade. Para itens Emprestado aparece um campo Emprestado por: escreva a quem pertence, por exemplo a família Patel. Itens alugados e próprios não têm este campo.
7. Opcionalmente, adicione uma categoria, SKU, descrição, código de barras, imagem e o Custo unitario (usado para o valor total), e depois clique em Criar item.

Definições explicadas

• SKU — o seu próprio código. Tem de ser único entre os seus itens.
• Limiar de stock min. — zero significa “não me avisar”. Acima de zero, o item tem stock baixo quando o número disponível for igual ou inferior a esse valor.
• Ativo (num item existente) — desligue-o para algo que já não guarda. Sai da lista, da lista de compras, das etiquetas e do selecionador da lista de embalagem. Mostrar itens inativos na página Inventario volta a encontrá-lo.
• Imagem — JPG, PNG ou WebP, até 2 MB.

Onde está?

Abra um item com Editar. O painel Onde está diz numa frase: “Com Ravi Patel”, “Na sede da associação”, ou que ninguém registou onde está, além de quem o emprestou. Altere-o com a lista de pessoas e o campo do local e clique em Guardar. Pode usar ambos: uma pessoa e um local.

Ao lado, Registar uma compra acrescenta stock com o recibo; veja Compras, recibos e lista de compras.

Mais na página do item

• Reservado em eventos — aparece quando o item está na lista de embalagem de um evento atual ou próximo. Tem botões rápidos para Levado e Tudo de volta; veja Etiquetas QR.
• Reabastecimento — acrescenta uma quantidade com uma nota opcional, sem compra. Use-o para stock encontrado, doado ou contado de novo.
• Manutencao — registe uma Revisão, Reparação ou Inspeção com data, custo e data da próxima revisão.
• Histórico de movimentos — os movimentos mais recentes: levado para um evento, devolvido, gasto, reabastecido.
• Eliminar — pede confirmação. É recusado enquanto alguma quantidade estiver ainda levada para um evento.

Bom a saber

• Alterar a equipa de um item move-o para a lista dessa equipa, e o seu responsável pode então geri-lo.
• As quantidades são números inteiros. O número disponível é o total menos o que está planeado ou fora nas listas de embalagem dos eventos, menos os itens danificados, gastos e em falta.
• O custo por unidade serve apenas para o cartão Valor total. O dinheiro que realmente gasta fica registado como compras.

Resolução de problemas

• O SKU é recusado — outro dos seus itens já usa esse código.
• Emprestado por não aparece — escolha primeiro Emprestado em Propriedade.
• Não consigo escolher uma pessoa em Quem tem — a lista mostra a sua lista de voluntários. Adicione primeiro a pessoa em Voluntários.

Relacionado

• Inventário da equipa: visão geral
• Voluntários

Quando uma equipa compra algo para o inventário, regista-o como compra: a quantidade entra no stock, o recibo fica guardado e o dinheiro aparece entre as despesas do evento. Se um voluntário pagou do seu próprio bolso, a compra fica em aberto até marcar que foi reembolsado. Encontra a lista em Inventario → Compras, e o que comprar em Inventario → Lista de compras.

Registar uma compra

1. Abra o item que comprou na página Inventario (Editar).
2. Em Registar uma compra, introduza a Quantidade comprada, o Valor pago e a Data.
3. Em Pago por, escolha A associação ou o voluntário que pagou. A compra de um voluntário fica marcada como Por reembolsar até a liquidar.
4. Opcionalmente, escolha Para o evento e anexe o Recibo (PDF, JPG, PNG ou WebP, até 10 MB).
5. Clique em Registar uma compra. A quantidade é acrescentada ao stock do item de imediato.

A página Compras

São listadas todas as compras de todas as equipas, das mais recentes para as mais antigas, com a data, o item, a equipa, quem pagou e o valor. Um responsável de equipa vê apenas as compras da sua própria equipa.

1. O aviso amarelo indica o total ainda a reembolsar aos voluntários. Clique em Mostrar para listar apenas as compras em aberto.
2. A coluna Pago por mostra o voluntário e Por reembolsar ou Reembolsado. As compras pagas pela associação não têm distintivo.
3. Clique em Recibo para abrir o ficheiro anexado. Os recibos são privados: apenas você e o responsável da equipa os podem abrir.
4. Quando tiver pago ao voluntário, clique em Marcar como reembolsado. Marcar como não reembolsado desfaz a ação. Apenas você, o organizador, pode fazer isto; um responsável vê o estado mas não tem o botão.

A lista de compras

A lista de compras mostra cada item ativo que está igual ou abaixo do seu stock mínimo, agrupado por equipa. As equipas sem itens não aparecem, e o Stock comum é um grupo como os outros.

1. Cada grupo de equipa lista os seus itens; a linha à direita indica quantos restam e o mínimo.
2. A caixa Partilhar a lista contém a mesma lista em texto simples, com o nome da equipa a negrito para o WhatsApp.
3. Clique em Copiar e cole-a no grupo da sua equipa.

Bom a saber

• Uma compra é uma despesa comum. Aparece nas despesas do evento e no seu lucro e prejuízo; o título diz “40 × Arroz basmati”. O equipamento é classificado na categoria equipamento, os consumíveis em outros. A moeda é a do item, ou euro se não tiver nenhuma.
• Se não escolher nenhum evento, a compra pertence à sua organização e não a um evento específico.
• O dinheiro é apenas registado. A plataforma não reembolsa ninguém; isso faz você, e depois marca-o.
• Use Reabastecimento na página do item, em vez de uma compra, quando nada foi comprado.

Resolução de problemas

• O item não está na lista de compras — não tem mínimo definido, ou a quantidade disponível ainda está acima dele. As quantidades planeadas para um evento contam como não disponíveis.
• Uma ligação de recibo diz não encontrado — a compra foi registada sem ficheiro.
• O voluntário não aparece em Pago por — só são oferecidas as pessoas do seu rol de voluntários.

Relacionado

• Inventario da equipa: visão geral
• Itens: como os adicionar, encontrar e cuidar deles
• O inventario da sua equipa (responsáveis de equipa)

Uma lista de material indica quais os itens que cada equipa leva para um evento, em que quantidade e o que regressou. Cada evento tem as suas próprias listas, uma por equipa mais o Stock comum. Abra o evento e escolha Gerir → Operações do Dia → Inventario do evento. Os editores do evento e os gestores de voluntários veem as listas de todas as equipas; um responsável de equipa vê apenas as listas das equipas que lidera.

Planear o que vai para o evento

1. Clique em Alocar item no topo da página e escolha o Item. A lista está agrupada por equipa e mostra quantos estão disponíveis. Os itens que já estão na lista deste evento, ou que não têm nenhum disponível, não são oferecidos.
2. Introduza a Quantidade e, opcionalmente, uma nota, e clique em Alocar. Não pode planear mais do que o que está disponível.
3. A linha aparece na caixa da sua equipa com o estado Alocado: “Planeados 420 · levados 0 · de volta 0”, e um botão Levado para o evento para o dia.

No dia: levados e depois de volta

1. Quando os itens saírem do armazém, introduza o número na linha e clique em Levado para o evento. O estado passa a Em saida.
2. Quando regressarem, preencha o formulário de devolução na mesma linha: Devolvido, Danificado (equipamento) ou Consumido (consumíveis), Em falta e uma nota. Clique em Guardar. Os números, somados, não podem exceder o que ainda está fora.
3. Quando tudo estiver contabilizado, a linha indica Devolvido.

As quantidades consumidas ou em falta saem definitivamente do stock. Um item em falta que apareça mais tarde pode ser adicionado de novo com Reabastecimento na página do item.

O que ainda falta

Depois de registado, tudo o que está em falta — e, após o fim do evento, tudo o que ainda está fora — é reunido numa caixa amarela Ainda não regressou. Lista a equipa e os itens. Clique em Criar uma tarefa para a equipa para acrescentar uma tarefa para essa equipa, “Procurar itens em falta”, com prazo de sete dias e a lista de cada linha. Aparece na página Os meus voluntariados dos membros e com o seu responsável.

Os formulários de devolução aparecem em cada linha que ainda tenha itens fora. As linhas do Stock comum não têm botão de tarefa, porque o Stock comum não tem equipa a quem atribuir a tarefa.

Bom a saber

• Alocar não move nada: a quantidade disponível do item desce para que ninguém mais planeie as mesmas cadeiras, e recupera quando forem devolvidas.
• Pode remover uma linha (Remover da lista) apenas enquanto nada tiver sido levado, ou quando tudo tiver regressado.
• Na página de um item, o painel Reservado em eventos mostra a mesma linha com os botões de um toque Levados e Todos de volta — pensados para usar depois de ler uma etiqueta. Todos de volta conta tudo como devolvido, não como consumido.
• Copiar a configuração de um evento anterior (Gerir → Voluntários) pode transferir as listas de material, quando há stock suficiente.

Resolução de problemas

• Só X unidades disponíveis — o resto está planeado para outro evento ou ainda fora. Reduza a quantidade ou devolva primeiro os itens do outro evento.
• O item não está na lista — já está na lista deste evento (altere a linha em vez disso), está inativo ou não tem nenhum disponível.
• Um responsável vê uma página vazia — vê apenas as equipas que lidera.

Relacionado

• Inventario da equipa: visão geral
• Etiquetas QR
• Voluntários

Uma etiqueta QR num item permite que alguém o abra com o telemóvel: ao ler a etiqueta, abre-se a página do item, com a sua localização, o seu lugar na lista de material e os botões para o marcar como levado ou devolvido. Imprima as etiquetas em Inventario → Etiquetas QR.

Imprimir etiquetas

1. Na página Inventario, opcionalmente filtre por Equipa; o botão Etiquetas QR mantém o seu filtro, para imprimir as etiquetas de uma equipa de cada vez.
2. Clique em Etiquetas QR. Abre-se uma folha simples com uma etiqueta por cada item ativo: o código QR, o nome, a equipa (ou Stock comum) e o SKU.
3. Clique em Imprimir. O botão e o cabeçalho não são impressos, apenas as etiquetas.
4. Recorte pelas linhas tracejadas e cole cada etiqueta no seu item ou caixa.

Cada etiqueta mostra o nome do item por baixo do código.

Ler uma etiqueta

1. Aponte a câmara do telemóvel para o código e abra a ligação. É preciso ter sessão iniciada.
2. Se for o organizador, o item abre na sua página Inventario. Se lidera a equipa a que o item pertence, abre na sua própria página de inventário da equipa.
3. Se o item estiver na lista de material de um evento atual ou futuro, o painel superior Reservado em eventos mostra os números e dois botões: Levados marca tudo o que ainda falta levar, Todos de volta marca tudo o que está fora como devolvido. Use a lista de material completa para os itens consumidos, danificados ou em falta.

O cabeçalho do painel apresenta os eventos; Levados regista a quantidade planeada inteira como levada, e Lista de embalagem abre a lista do evento. Os eventos que terminaram há mais de sete dias já não são mostrados.

Bom a saber

• O código contém um token aleatório, nunca um id, e nada sobre o próprio item. Quem encontrar uma etiqueta sem autorização é recusado e não vê nada sobre o item nem sobre quem o tem.
• Os itens do Stock comum abrem apenas para o organizador, porque não têm responsável de equipa.
• A etiqueta de um item que desativar deixa de ser impressa. Imprimir de novo nunca altera um código existente, por isso as etiquetas antigas continuam a funcionar.

Resolução de problemas

• A leitura diz acesso negado — tem sessão iniciada com uma conta que não é dona do inventário nem lidera essa equipa.
• A leitura pede-lhe para iniciar sessão — é o esperado; inicie sessão e abra a etiqueta de novo.
• A folha está vazia — a equipa escolhida não tem itens ativos.

Relacionado

• Inventario da equipa: visão geral
• Listas de material dos eventos

Os organizadores na EventMann podem pedir-lhe que ajude nos seus eventos de forma gratuita, e alguns eventos permitem-lhe oferecer a sua ajuda a partir da página do evento. Tudo o que diz respeito a isto — os seus convites, os seus turnos, as suas tarefas, os seus dados e o seu bilhete de agradecimento — está em O meu voluntariado na sua conta. Este artigo é o mapa; cada parte tem o seu próprio artigo.

O que pode fazer aqui

• Responder a um convite — o e-mail do organizador pergunta «Pode ajudar?». Abra-o e escolha Sim ou Não. Não é preciso nada para dizer não; para dizer sim é preciso uma conta EventMann gratuita nesse endereço, que cria ou na qual inicia sessão ali mesmo. Veja Responder a um convite.
• Oferecer a sua ajuda — quando uma página de evento diz «Quer ajudar neste evento?», ou um responsável de equipa lhe envia uma ligação de inscrição. Veja Candidatar-se ou aderir a uma equipa.
• Ver os seus turnos, fazer o registo de entrada e saída, ocupar ou devolver um turno — veja O meu voluntariado: turnos e registo de presença.
• Trabalhar as suas tarefas — estado, lista de verificação e comentários. Veja As suas tarefas de voluntário.
• Dirigir parte de um evento — se o organizador lhe atribuiu uma função, como coordenador de voluntários ou bilheteira, ou se lidera uma equipa. Veja Funções de voluntário e O meu trabalho e Guia do responsável de equipa.
• Obter o seu bilhete de voluntário — se o organizador o oferecer, O meu voluntariado mostra um botão Obter o meu bilhete que abre a página do evento. Só voluntários confirmados o podem comprar, com sessão iniciada. É gratuito ou com desconto, normalmente um por pessoa.

Onde o encontrar

• Inicie sessão e escolha O meu voluntariado no menu da sua conta. A entrada aparece assim que um organizador tiver o seu e-mail numa lista de voluntários, ou se tiver feito uma candidatura.
• A página exige um endereço de e-mail confirmado. Os organizadores convidam-no por e-mail; os convites só ficam ligados à sua conta quando esse endereço estiver confirmado.

Bom a saber

• Pode mudar a sua resposta: dizer sim depois de um não anterior, ou desistir se já não puder vir. Desistir liberta os seus turnos e devolve as suas tarefas à equipa.
• Recebe um e-mail quando é colocado num turno ou recebe uma tarefa, e um lembrete cerca de um dia antes de cada turno. Uma tarefa com hora de início envia um lembrete pouco antes.
• O voluntariado não é pago. O seu nome, e-mail, número de telefone e competências são partilhados com o organizador para que possa organizar a equipa.
• Todos os convites incluem uma ligação para deixar de receber convites desse organizador. Os outros organizadores não são afetados.
• As horas dos turnos e tarefas estão no fuso horário do próprio evento.

Resolução de problemas

• O meu voluntariado está vazio — inicie sessão com o endereço para o qual o convite foi enviado, e confirme que está confirmado.
• Não consigo fazer o registo de entrada — o registo abre uma hora antes de o turno começar e fecha quando termina. Se chegar fora desse horário, peça ao seu responsável ou ao organizador que o registe a partir da escala.
• Não consigo ver o bilhete de voluntário — aparece assim que estiver confirmado para esse evento e com sessão iniciada. Se o evento não tiver nenhum, o organizador não o configurou.

Relacionado

• Definições da conta
• Preferências de notificação
• Voluntários (para organizadores)

Quando um organizador o convida para ajudar num evento, recebe um e-mail «Pode ajudar em …?» com um botão Responder ao convite. O botão abre uma página só para si. Dizer não exige um clique e mais nada. Dizer sim significa ter uma conta EventMann gratuita no endereço para o qual o convite foi enviado: é nessa conta que vê os seus turnos, as suas tarefas e a equipa. A ligação é pessoal: não a reenvie.

Responder ao convite

1. Abra a ligação no e-mail. A página mostra o evento, quando e onde se realiza, e a sua resposta atual (Convidado).
2. Toque em Sim, vou ajudar para entrar na equipa, ou em Não, desta vez não para recusar. A linha abaixo dos botões diz-lhe o que um sim exige de si.
3. O que acontece depois de Sim depende da sua conta:
   • Ainda não tem conta nesse endereço — a página abre um breve formulário de conta, descrito abaixo.
   • Já tem uma conta — é levado para a página de início de sessão com o seu endereço preenchido. Depois de iniciar sessão, regressa diretamente ao convite, e o seu sim fica registado.
   • Já tem sessão iniciada com esse endereço — o seu sim fica registado de imediato.
   • O seu endereço ainda não está confirmado — é-lhe pedido que o confirme primeiro. O seu sim fica registado quando voltar ao convite.
   • Tem sessão iniciada com outra conta — a página indica-o e oferece Terminar sessão e continuar. Um sim nunca é registado para uma conta diferente.
4. Depois de o seu sim ficar registado, vê uma mensagem de agradecimento, o organizador é informado e recebe um e-mail «Está na equipa». O organizador depois coloca-o em turnos e atribui-lhe tarefas, e é informado por e-mail de cada vez.

Crie a sua conta e diga sim

1. Em Crie a sua conta gratuita para dizer sim, confirme o seu nome; o endereço de e-mail fica fixo no que o convite foi enviado.
2. Escolha uma palavra-passe e repita-a.
3. Toque em Criar conta e dizer sim.
4. Fica com sessão iniciada e aterra em O meu voluntariado, já na equipa. A conta fica confirmada de imediato, porque chegou até ela através da ligação enviada para esse endereço.

Uma ligação nunca pode definir uma nova palavra-passe para uma conta que já existe: se alguém já tiver uma conta nesse endereço, a página envia-o para iniciar sessão.

Confirmado pelo organizador

Por vezes o organizador ou um responsável de equipa confirma-o sem esperar pela sua resposta, porque já disse que sim ao telefone. Se ainda não tiver conta, o seu e-mail «Está na equipa» di-lo, e o botão Criar a minha conta abre o mesmo formulário de conta. O organizador também pode reenviar-lhe essa ligação com Enviar link de registo. Até criar a conta, está na equipa, mas não consegue ver os seus turnos e tarefas.

Mudar de ideias

• Abra novamente a mesma ligação. Depois de um sim, o botão diz Afinal não posso; é-lhe pedido que confirme e os seus turnos são libertados para outra pessoa.
• Depois de um não que deu a si próprio, ainda pode escolher Sim — com a sua conta, como acima. Uma candidatura que o organizador recusou não pode ser reaberta por si, nem um convite que foi removido.
• Quando o evento tiver terminado ou sido cancelado, a página já não aceita respostas.

Deixar de receber convites

A linha Não me convide para os eventos de … no fundo deixa de enviar convites de voluntariado deste organizador, depois de confirmar. Não exige conta. Um convite ainda aberto fica recusado. Não afeta outros organizadores. Se mais tarde se candidatar a um dos eventos dele na página pública, isso volta a ativar os convites.

Bom a saber

• O organizador só é informado do seu sim depois de este ficar registado — depois de criar a conta ou iniciar sessão. Até lá, continua Convidado na lista dele.
• A conta é uma conta EventMann normal e gratuita. Pode usá-la também para comprar bilhetes.
• A ligação funciona em qualquer dispositivo. Dizer não ou deixar de receber convites não exige iniciar sessão.
• O meu voluntariado mostra o mesmo convite com os mesmos dois botões enquanto não tiver respondido.

Resolução de problemas

• «Essa resposta já não é possível aqui» — o organizador já alterou o seu estado, por exemplo removeu-o. Contacte-o.
• Não há botão Sim — já disse que sim, a candidatura foi recusada, o evento terminou, ou tem sessão iniciada com outra pessoa (termine a sessão primeiro).
• Iniciei sessão mas a minha resposta continua Convidado — iniciou sessão com um endereço diferente. Termine a sessão e inicie-a com o endereço para o qual o convite foi enviado, e depois abra a ligação novamente.
• Esqueci-me da palavra-passe da minha conta existente — use Esqueceu a sua senha? na página de início de sessão, e depois abra novamente a ligação do convite.
• A ligação diz não encontrado — o evento foi eliminado, ou abriu uma ligação encurtada ou alterada. Use o botão do e-mail.

Relacionado

• Voluntariado num evento
• O meu voluntariado: turnos e registo de presença
• Definições da conta

O meu voluntariado é a sua página para tudo o que faz como voluntário. Inicie sessão e escolha O meu voluntariado no menu da sua conta. Há um cartão por evento, com os próximos eventos primeiro e os eventos terminados depois. Cada cartão mostra o evento, a data, o organizador, a sua equipa e o seu estado.

Se é membro da equipa base de uma das equipas permanentes do organizador, a página começa com um bloco As suas equipas: um cartão por equipa, com todas as tarefas da equipa e uma ligação para o Inventário da equipa. Consulte As suas tarefas de voluntário e O inventário da sua equipa. Se chefia uma equipa, o bloco chama-se antes Equipas que chefia.

O que o cartão lhe indica

• Convidado — o cartão pede-lhe que responda com Sim, vou ajudar ou Não, desta vez não.
• Candidatou-se — a sua candidatura está com o organizador. Recebe um email quando ele decidir.
• Confirmado — faz parte da equipa. O cartão mostra o agradecimento do organizador, os seus turnos e tarefas, os turnos abertos que pode assumir, a sua disponibilidade e as suas horas.

Num cartão de convite, toque em Sim, vou ajudar ou em Não, desta vez não.

Fazer check-in e check-out

As suas horas contam desde o check-in até ao check-out, por isso registe ambos.

1. Abra o cartão do evento de hoje; o título indica o nome do evento. Cada turno mostra o seu título, horário e local.
2. Em Turnos, encontre o turno e toque em Fazer check-in quando chegar. O botão está disponível a partir de uma hora antes do início do turno até ao seu fim.
3. Quando terminar, toque em Registar saída. O turno passa então a mostrar as horas que trabalhou.
4. O seu total para o evento está na parte inferior do cartão.

Um turno em que não foi registada a saída não conta nada até o senhor ou o organizador o fecharem.

Devolver um turno

Quando o organizador permite que os voluntários escolham os seus próprios turnos, vê o botão Devolver ao lado de cada um dos seus turnos.

1. Toque em Devolver ao lado do turno e confirme.
2. Os chefes da sua equipa e o organizador são informados de que o turno voltou a ficar com uma vaga.

Pode devolver um turno até ao prazo definido pelo organizador, 24 horas antes do turno por predefinição, e nunca depois de ter feito check-in. Depois disso, fale com o seu chefe; o botão desaparece de propósito.

Assumir um turno aberto

Se o organizador ativou Os voluntários escolhem os seus próprios turnos, o cartão tem o bloco Turnos abertos que pode assumir.

1. Leia o bloco — indica com quanta antecedência ainda pode devolver o turno.
2. Toque em Assumir no turno que pretende.

Vê os turnos da sua equipa e os turnos que não pertencem a nenhuma equipa, apenas os que ainda não começaram e ainda têm lugares. Um turno é recusado se se sobrepuser a um dos seus, se estiver cheio no momento em que toca, ou se pertencer a outra equipa.

Indicar quando pode ajudar

O campo Quando pode ajudar? em cada cartão é texto livre para o organizador ou para o seu chefe, por exemplo “Sábados à tarde”. Escreva e toque em Guardar.

Escreva o seu texto e toque em Guardar. Aceita até 500 caracteres.

Bom a saber

• Mudar a minha resposta na parte inferior de um cartão abre a sua página de convite, enquanto o evento ainda aceitar respostas.
• O bilhete de voluntário aparece como uma nota com Obter o meu bilhete enquanto o evento não tiver terminado.
• Recebe um email de lembrete cerca de um dia antes de cada turno, com as tarefas desse turno.

Resolução de problemas

• Não há botão Fazer check-in — abre uma hora antes do turno. Fora dessa janela, peça ao seu chefe que lhe faça o check-in.
• Não há botão Devolver — o evento não o permite, o prazo já passou, ou já fez check-in.
• Não há turnos abertos — o organizador não ativou o autosserviço, ou não sobrou nada para a sua equipa.
• Não há bloco As suas equipas — não é membro da equipa base de nenhuma equipa, ou chefia-a (nesse caso vê Equipas que chefia). Pergunte ao organizador.

Relacionado

• As suas tarefas de voluntário
• O inventário da sua equipa

As tarefas são os trabalhos que lhe pedem para fazer num evento, como “Arrumar 420 cadeiras”. Aparecem no seu cartão em O meu voluntariado, em Tarefas. Pode marcá-las como feitas, fazê-las avançar, percorrer uma lista de verificação e escrever comentários, tudo a partir do telemóvel.

Quais são as suas tarefas

• Tarefas que lhe foram atribuídas pelo nome, sozinho ou com outras pessoas.
• Tarefas de um turno em que trabalha: todas as pessoas desse turno as veem.
• Tarefas da sua equipa nesse evento, quando a equipa estiver definida.
• Tarefas deixadas em aberto para toda a equipa de voluntários.
• Tarefas do quadro de tarefas do próprio organizador, quando este lhe as atribuiu pelo nome.
• Se é membro da equipa base de uma equipa: todas as tarefas dessa equipa, em As suas equipas no topo da página.

Trabalhar numa tarefa

1. Leia o título, a hora de início e de conclusão e a descrição por baixo.
2. Quando terminar, toque no quadrado à frente da tarefa. Toque novamente para a reabrir.
3. Para mostrar o seu avanço, altere o estado. A sua lista oferece Abrir, Em curso, Bloqueados e Concluído; escolha Bloqueados quando estiver à espera de algo. A alteração é guardada automaticamente.
4. Se a tarefa tiver uma lista de verificação, toque em cada linha à medida que a concluir. O cabeçalho indica “2 de 4 concluídas”.
5. Abra comentários para ler o que a equipa escreveu e para acrescentar o seu. A lista abre-se sozinha quando alguém escreveu no último dia.

Tarefas do quadro de tarefas do organizador

Uma tarefa que o organizador lhe atribuiu no seu próprio quadro de tarefas tem o mesmo aspeto, com os seus próprios estados: Pagamentos Pendentes, Em Curso, Bloqueados e Concluído.

Marque-a como feita, ou faça-a avançar com o estado.

As tarefas da sua equipa (membros da equipa base)

Um membro da equipa base de uma equipa permanente vê o trabalho completo da equipa, e não apenas o seu. No topo de O meu voluntariado, o bloco As suas equipas tem um cartão por cada equipa de que é membro da equipa base, com as tarefas dessa equipa nos eventos em que está confirmado, agrupadas por evento. Os próximos eventos aparecem primeiro; um evento permanece ali durante 30 dias após terminar, para que um seguimento, como encontrar artigos em falta, continue ao seu alcance.

1. Encontre o cartão da sua equipa. Inventário abre o stock da equipa.
2. Em cada tarefa vê para quem ela é: pessoas nomeadas, todas as pessoas de um turno ou a equipa inteira.
3. Marque uma tarefa, altere o seu estado, percorra a sua lista de verificação ou comente, exatamente como nas suas próprias tarefas. Pode fazê-lo em qualquer tarefa da sua equipa, por exemplo para ajudar um colega que esteja bloqueado.

Acrescentar, eliminar e atribuir tarefas a pessoas continua a cargo do chefe de equipa e do organizador. Uma tarefa que também é sua aparece aqui e no cartão do evento; uma alteração num dos sítios aparece no outro.

Bom a saber

• Uma tarefa partilhada por um turno ou por uma equipa é uma única tarefa para muitas pessoas. O organizador vê quem a marcou.
• Só pode mexer em tarefas que são suas, ou em tarefas de uma equipa de que é membro da equipa base. Tudo o que faz numa tarefa é verificado em relação ao seu lugar confirmado nesse evento.
• Se deixar um evento, as tarefas que lhe foram atribuídas pelo nome voltam para a equipa.
• As tarefas com hora de início enviam-lhe um email pouco antes de começarem; as tarefas de um turno aparecem no lembrete desse turno.

Resolução de problemas

• “Ainda não há tarefas” — ainda não lhe foi atribuída nenhuma tarefa, nem à sua equipa. Pergunte ao seu chefe.
• Um comentário não é guardado — não pode estar vazio e tem no máximo 2.000 caracteres.
• Marquei uma tarefa por engano — toque novamente no quadrado.

Relacionado

• O meu voluntariado: turnos e check-in
• Voluntariado num evento
• O inventário da sua equipa

Há duas formas de oferecer a sua ajuda por iniciativa própria, em vez de esperar por um convite: a inscrição na página de um evento e uma ligação de adesão que um responsável de equipa partilha no grupo de conversa. Ambas exigem uma conta com um endereço de e-mail confirmado.

Inscrever-se a partir da página do evento

Se o organizador tiver ativado a inscrição de voluntários para um evento em curso, a respetiva página mostra “Gostaria de ajudar neste evento?” com a ligação Voluntarie-se connosco. A ligação também aparece no bilhete de voluntário.

1. Inicie sessão e clique em Voluntarie-se connosco.
2. Leia o texto do organizador acima do formulário: em que consiste ajudar, a que horas chegar, a quem perguntar.
3. Verifique o formulário. O seu endereço de e-mail é fixo. Opcionalmente, acrescente um Telefone, as suas Habilidades separadas por ponto e vírgula ou vírgulas, e uma mensagem em Algo que o organizador deva saber?.
4. Toque em Voluntarie-se connosco.

A sua candidatura segue para o organizador, que a aceita ou recusa. Recebe um e-mail em qualquer dos casos, e a candidatura aparece como Candidatou-se em O meu voluntariado até lá. Ninguém é aceite automaticamente. Se já tivesse sido convidado, a inscrição conta como o seu sim.

Aderir a uma equipa com uma ligação

Um responsável de equipa pode publicar uma ligação de adesão para a sua equipa num evento. Funciona mesmo quando a inscrição pública na página do evento está desativada.

1. Abra a ligação e inicie sessão, se lhe for pedido.
2. A página indica o nome da equipa a que se está a juntar.
3. Preencha o formulário como acima e toque em Voluntarie-se connosco.

Fica nessa equipa como candidato, e o responsável da equipa aceita-o. Se já estiver no evento sem equipa, a ligação coloca-o nessa equipa.

Bom a saber

• O seu número de telefone só é acrescentado à lista do organizador se não tiver nenhum; as competências só são registadas quando é novo na lista desse organizador.
• Inscrever-se também anula uma eventual opção “não me convide” anterior desse organizador.
• Se já estiver no evento, a página di-lo e mostra o seu estado.

Resolução de problemas

• A página não é encontrada — a inscrição está desativada, o evento não está em curso, já terminou, ou o responsável desativou a ligação de adesão.
• É enviado para iniciar sessão — estas páginas exigem uma conta com um endereço de e-mail confirmado.
• Nunca obtive resposta — pergunte ao organizador ou ao responsável da equipa; as candidaturas aguardam a sua decisão.

Relacionado

• Voluntariado num evento
• Guia do responsável de equipa

Alguns voluntários fazem mais do que ajudar: um organizador pode atribuir-lhe uma função para um evento, como Coordenação de voluntários, Bilheteira, Entrada / check-in, Responsável do local, Marketing ou Finanças, ou uma das funções personalizadas do organizador. A função abre os ecrãs do organizador para esse evento, e apenas os de que a função precisa.

Como reparar numa função

1. No cartão do evento em O meu voluntariado vê uma nota lilás: Ajuda a dirigir este evento como: Coordenação de voluntários, com o botão Abrir «O meu trabalho».
2. No menu do seu avatar, a linha Trabalho no evento lista as suas funções e leva a O meu trabalho. Num telemóvel, está no menu como O meu trabalho.

O meu trabalho

O meu trabalho lista cada evento em que tem uma função, com a função como etiqueta, o organizador e a data. Cada linha tem um botão para aquilo a que a função serve: Digitalizar para a entrada, Encomendas, Voluntários, Gestão de Tarefas, Análise ou Visão Geral.

1. Encontre o evento e leia a etiqueta da função.
2. Clique no botão para abrir os ecrãs desse evento.

O que vê um coordenador

Um coordenador de voluntários abre as páginas de Voluntários do evento com todos os separadores — Pessoas, Turnos, Tarefas, Plano do dia, Ao Vivo, Mensagens, Definições e Lista — e o quadro de tarefas. Convida e confirma pessoas, planeia turnos e tarefas, envia mensagens e, para as funções que ele próprio detém, entrega funções a outros voluntários. Vê também a visão geral do evento e as suas listas de material. Não vê encomendas, dinheiro nem definições que a sua função não abrange.

Só este evento lhe está acessível; os outros eventos do organizador permanecem fechados.

Bom a saber

• Uma função é para um só evento. Termina 30 dias depois do evento, para que o trabalho financeiro possa ser concluído depois de as portas fecharem.
• Só conta enquanto estiver confirmado para o evento e com sessão iniciada com o endereço confirmado que o organizador tem registado. Se desistir do evento, as funções terminam.
• Ninguém pode entregar uma função que não detenha por completo, por isso um coordenador pode criar outro coordenador, mas não pode entregar Finanças.
• Os responsáveis de equipas permanentes também recebem uma função por serem responsáveis, e podem ter uma função extra que o organizador associou à equipa (por exemplo, Bilheteira para os responsáveis do Registo). Veja Guia do responsável de equipa.
• Um e-mail informa-o quando lhe é atribuída uma função. Se ainda não tiver conta para esse endereço, o e-mail indica como configurá-la.

Resolução de problemas

• Não há linha O meu trabalho — não tem nenhuma função ativa: o evento terminou há mais de 30 dias, não está confirmado, ou tem sessão iniciada com outro endereço.
• Uma página diz acesso negado — a sua função não inclui essa página. Peça ao organizador para alterar a sua função.

Relacionado

• Voluntariado num evento
• Voluntários (para organizadores)
• Funções personalizadas

Um responsável de equipa dirige uma equipa permanente de uma associação, como Inscrições ou Gestão da sala, em cada evento. Como responsável, recruta pessoas para a sua equipa, confirma-as, planeia os turnos e as tarefas da equipa, escreve às suas pessoas e cuida do stock da equipa. Faz isto a partir da sua conta, e não de um painel de organizador próprio. Este guia é a visão geral; cada parte liga-se aos respetivos detalhes.

O que pode fazer aqui

• Recrutar a partir do registo do organizador, com uma ligação de inscrição ou acrescentando alguém novo.
• Confirmar candidatos e decidir se alguém que convida fica confirmado de imediato.
• Planear turnos e tarefas para a sua equipa e atribuir-lhes as suas pessoas.
• Acompanhar o dia no plano do dia e na página ao vivo, e enviar mensagens à sua equipa.
• Cuidar do inventário da sua equipa: artigos, lista de compras, compras e recibos. Ver O inventário da sua equipa.

Abrir os seus eventos

1. Abra o menu do seu avatar. Em Trabalho no evento, escolha a sua função ou abra O meu trabalho.
2. Clique no botão do evento: Voluntários, ou outro botão se a sua equipa também tiver uma função, como Bilheteira.
3. Na barra lateral escolha Voluntários. Um responsável vê os separadores Pessoas, Turnos, Tarefas, Plano do dia, Ao Vivo, Mensagens e Lista. Não existe o separador Definições: as definições gerais do evento ficam com o organizador.

Recrutar pessoas

Em Pessoas, o bloco Equipas neste evento mostra cada equipa que dirige: quantas pessoas estão confirmadas face ao que a equipa precisa e quantas ainda não responderam.

1. Defina quantas pessoas a sua equipa precisa em Necessidades e toque em Guardar.
2. Em Ligação de inscrição, crie uma ligação e use Copiar ou Partilhar no WhatsApp. As pessoas que a abrirem iniciam sessão e candidatam-se à sua equipa; você aceita-as. Desativar pára a ligação; uma nova ligação substitui a antiga. Ver Inscrever-se ou aderir a uma equipa.
3. Clique em Convidar do seu registo no topo da página para pedir a pessoas que o organizador já conhece.

Convidar do registo: convidar ou confirmar já

1. Escolha pessoas na lista (pesquisa, Selecionar todas as mostradas) ou, na primeira parte, todas as pessoas que ajudaram num dos eventos anteriores do organizador.
2. A Equipa mostra apenas as suas equipas. Tem de escolher uma.
3. Deixe Já confirmado (perguntei-lhe eu) desmarcado para enviar o convite normal «Pode ajudar?»; a pessoa responde Sim ou Não, e um sim pede-lhe que crie uma conta gratuita ou inicie sessão antes de contar. Marque-o quando alguém já concordou consigo: fica confirmada de imediato e recebe «Está na equipa» em vez de um convite. Se ainda não tiver conta, esse email traz um botão Criar a minha conta, e em Pessoas aparecem com Ainda sem conta e um botão Enviar link de registo até criarem a conta.
4. Clique em Convidá-las ou Convidar selecionadas. Uma linha de resultado indica quantas foram convidadas e quantas foram ignoradas (já estão no evento ou pediram para não serem convidadas).

A mesma escolha existe em Adicionar alguém novo, que acrescenta uma pessoa ao registo e a convida num só passo. Os convites são enviados ao ritmo horário de envio do organizador, por isso um grupo grande recebe o email ao longo do tempo.

Turnos e tarefas

Em Turnos vê todos os turnos, mas só acrescenta, altera ou preenche os das suas equipas. Um turno ou tarefa novo tem de ser atribuído a uma das suas equipas.

1. Abra Adicionar um turno e preencha o que, quando, onde e quantas pessoas são precisas.
2. Acrescente ao turno membros confirmados da sua equipa. Uma pessoa que já esteja noutro turno nessa hora é ignorada.
3. Num turno da sua equipa pode registar a entrada ou a saída de pessoas, ou Remover alguém.

Em Tarefas, adicione uma tarefa com Adicionar tarefa, para uma pessoa, um turno ou a equipa inteira, com hora de início, prazo e lista de verificação. As tarefas mostram o estado, a lista de verificação e os comentários, que as suas pessoas escrevem a partir de O meu voluntariado.

Só de leitura e editável

• Vê tudo, altera a sua equipa. Vê a lista completa de Pessoas e o registo — recruta a partir dele —, mas só confirma, recusa, reenvia, remove, define a equipa e envia mensagens a pessoas das suas próprias equipas. Pode atribuir à sua equipa, com a ação em massa Definir equipa, pessoas que ainda não têm equipa.
• As mensagens só podem ser enviadas às suas equipas e aos respetivos turnos.
• As funções que pode atribuir limitam-se às que você próprio tem.
• Copiar a configuração de um evento anterior, e as definições do evento (inscrição, texto de agradecimento, turnos de autosserviço), ficam com o organizador ou com um coordenador.
• Nas páginas próprias do organizador não pode alterar categorias, mover um artigo para outra equipa nem marcar compras como reembolsadas.

Bom a saber

• Os responsáveis fazem parte da equipa principal do seu grupo: em cada evento um responsável é acrescentado automaticamente como confirmado, e os convites dos outros membros principais são enviados quando o evento é publicado.
• Quando uma das suas pessoas desiste de um turno, você e o organizador recebem um aviso.
• Se o organizador tiver atribuído uma função à sua equipa (a função de responsável), você tem-na em cada evento em que trabalhar, por exemplo Bilheteira.

Resolução de problemas

• Não vejo nenhuma ligação de inscrição — crie uma em Equipas neste evento; não existe nenhuma enquanto não o fizer.
• Uma pessoa aparece a cinzento ou é ignorada — já está neste evento num estado qualquer, ou pediu ao organizador que não a convidasse.
• Uma ação é recusada — a pessoa ou o turno pertence a outra equipa.

Relacionado

• O inventário da sua equipa
• Funções de voluntário e O meu trabalho
• Voluntários (para organizadores)

Se chefia uma equipa, cuida do stock dessa equipa entre eventos: o que tem, onde está, o que comprar e o que foi comprado. Está em O meu voluntariado, no bloco Equipas que chefia, que tem ligações para Inventário, Lista de compras e Compras. Se é membro da equipa base de uma equipa, vê o mesmo stock apenas para leitura, a partir do bloco As suas equipas; consulte Membros da equipa base: ver o stock da equipa abaixo.

O que pode fazer aqui

1. Encontre o bloco e a equipa que chefia.
2. Clique em Inventário para os artigos da equipa, em Lista de compras para o que atingiu o mínimo, ou em Compras para as compras da equipa com os respetivos recibos.

• O título da página é Inventário: Inscrições. Vê apenas os artigos da sua equipa, nunca os de outra equipa nem o Fundo partilhado.
• Adicionar item cria um artigo para a sua equipa. A equipa não pode ser alterada; é a sua.
• Abra um artigo com Editar para o alterar, indicar quem o tem ou onde está, reabastecê-lo, registar uma manutenção, registar uma compra com o respetivo recibo ou eliminá-lo. As páginas são as mesmas do organizador; consulte Artigos e Compras.
• A Lista de compras tem o texto para copiar para o grupo de WhatsApp da sua equipa.
• Etiquetas QR imprime etiquetas para os artigos da sua equipa.

Ler uma etiqueta

Quando o seu telemóvel abre a etiqueta de um artigo da sua equipa, chega à página do artigo. Se o artigo estiver numa lista de carga de um evento atual ou próximo, o painel superior Reservado em eventos mostra quantos estão planeados, levados e de volta.

O painel tem Levados para marcar tudo o que estava planeado como levado, e Todos de volta quando está fora. Por baixo, Onde está indica quem tem o artigo.

Membros da equipa base: ver o stock da equipa

Um membro da equipa base que não chefia a equipa tem uma página só de leitura com os artigos da equipa, para saber o que existe e quem o tem antes de ir buscar algo.

1. Em O meu voluntariado, em As suas equipas, clique em Inventário no cartão da sua equipa. A página chama-se Inventário: Gestão de salas.
2. Cada artigo mostra o seu tipo, estado e categoria, quantas unidades estão disponíveis do total, e quem o tem (Com …) ou onde está guardado (Em …). Os artigos que tem consigo estão destacados com Está consigo.
3. Um artigo no mínimo ou abaixo dele mostra os seus valores a vermelho, com o mínimo; o cabeçalho indica quantos artigos estão em baixo.
4. Abaixo dos artigos, Listas de carga mostra o que a equipa leva para cada próximo evento em que está confirmado: a quantidade planeada, quantas foram levadas e quantas voltaram.

Nada nesta página pode ser alterado. Editar um artigo, indicar quem o tem, reabastecer e registar uma compra ficam a cargo do chefe de equipa e do organizador, por isso avise o seu chefe quando levar ou devolver algo.

Listas de carga para os seus eventos

Para um evento em que trabalha, a lista de carga da sua equipa é a página Inventario do evento no menu Gerir do evento. Vê e altera apenas as listas das equipas que chefia. Consulte Listas de carga do evento. Depois de um evento, os artigos em falta tornam-se uma tarefa para a sua equipa em O meu voluntariado.

Bom a saber

• O organizador reembolsa os voluntários que pagaram do próprio bolso. Vê que uma compra está Por reembolsar, mas não a pode marcar como reembolsada.
• Os recibos são privados, apenas para o organizador e para si.
• As categorias são do organizador; pode escolher uma para um artigo, mas não as pode acrescentar nem remover.
• Os artigos de outras equipas não são visíveis, e o empréstimo entre equipas faz-se pedindo uns aos outros, fora da plataforma.

Resolução de problemas

• Não há bloco Equipas que chefia — o organizador não o indicou como chefe de uma equipa, ou a sua entrada na lista não está ligada ao seu email confirmado.
• Não há ligação Inventário em As suas equipas — não é membro da equipa base dessa equipa. Os membros comuns não vêem o stock da equipa; pergunte ao seu chefe ou ao organizador.
• A lista de carga está vazia — ainda não há nada planeado para a sua equipa num próximo evento em que esteja confirmado.
• Uma leitura é recusada — o artigo pertence a outra equipa ou ao Fundo partilhado.

Relacionado

• Guia do chefe de equipa
• Inventário da equipa: visão geral