Genomföra arrangemang med volontärteam

För föreningar vars arrangemang drivs av volontärer: listan, fasta team och deras ledare, roller, pass, uppgifter, teamens utrustning och arrangemangsdagen samt det dina volontärer ser.

Utgåva från 18 oktober 2026

Den senaste versionen av varje kapitel finns i Hjälpcentret: https://eventmann.com/sv/help

Kapitel 1

Volontärer

1.1 Volontärer

Volontärer är de personer som hjälper till på dina evenemang utan betalning. EventMann ger dem egna verktyg: ett register som du behåller över alla dina evenemang, fasta lag med ledare, en inbjudan per evenemang, ett schema, uppgifter, meddelanden och en liveöversikt för själva dagen. Det är byggt för föreningar vars hela evenemangsteam består av volontärer, men det fungerar lika bra för en enskild hjälpreda på ett enda evenemang. Du hittar det på två ställen: Volontärer i gruppen Tillväxt i sidomenyn för allt som spänner över flera evenemang (register, lag, import), och Volontärer under Team och partners i ett evenemangs Hantera-meny för allt som hör till ett enskilt evenemang.

Sidomenyposten Volontärer öppnar volontärregistret. Dess flikrad leder till Lag och Importera volontärer.

Volontärer, personal och medlemmar är tre olika saker

	Volontärer	Personal	Medlemmar
Vem	Personer som hjälper till utan betalning, ofta gång på gång	Betalda hjälpredor för ett evenemang	Personer som köpt ett medlemskap av dig
Var	Register, Lag och Hantera → Volontärer	Hantera → Hantera personal, personalportalen	Inställningar → Medlemskap
Schema	Volontärpass	Personalpass, med byten och lön	Inget
Pengar	Inget. Timmarna registreras bara	Timlön och lönehantering	Medlemskapets pris, betalt av medlemmen

De tre blandas inte. En volontär sätts aldrig på personalschemat, och ett volontärschema matar aldrig lönehanteringen. Om du betalar någon hör de hemma under Eventpersonal.

Vad du kan göra här

För ett register över alla som har hjälpt till eller som du vill fråga, lägg till personer för hand eller importera dem från ett kalkylblad — se Volontärregistret och CSV-import.
Driv fasta lag som Registrering, Musik eller Kök, var och en med ledare och ett kärnlag som finns på varje evenemang — se Fasta lag, ledare och kärnlaget.
Bjud in personer till ett evenemang, ta emot anmälningar och bekräfta många på en gång — se Bjuda in volontärer till ett evenemang och Rekrytera med anslutningslänkar, anmälan och kopierade upplägg.
Dela ut evenemangsroller så att en volontär kan driva entrén, ekonomin eller de andra volontärerna — se Volontärroller och lagledare.
Planera arbetet med pass, volontäruppgifter och uppgiftstavlan för evenemanget.
Driv dagen med dagsschemat och liveöversikten och meddelanden till dina volontärer.
Sköt timmar och integritet — vem som ser vad, timredovisningen och hur du raderar en volontär, se Volontärers timmar och integritet.
Säg tack med en gratis eller rabatterad biljett som bara dina volontärer kan köpa — se Volontärernas tack-biljett.

Sidorna för ett evenemang

Öppna ett evenemang och sedan Team och partners → Volontärer. En flikrad löper längs toppen. Personer listar vem som har bjudits in och vad de svarat. Pass och Uppgifter är schemat och uppgiftslistan, Dagsschema lägger båda i tidsordning, Live visar vad som händer just nu, Meddelanden skriver till teamet, Inställningar innehåller evenemangets volontäralternativ och Register är samma register som i din organisatörspanel, för personer som bara har det här evenemanget.

En typisk väg

Bygg ditt register en gång och ställ in dina lag. Gör de personer som alltid är där till kärna: de läggs till på varje nytt evenemang.
På evenemanget, öppna Personer och bjud in resten, eller lägg upp en anslutningslänk i din WhatsApp-grupp.
Lägg till Pass och Uppgifter, eller kopiera dem från förra årets evenemang, och sätt sedan bekräftade personer på passen.
Skicka ett Meddelande före dagen, skriv ut Dagsschemat och kontrollera lagstorlekarna under Personer.
Under dagen, ha Live öppen. Efteråt finns timmarna i registret och du kan ladda ner ett utdrag för varje volontär.

Bra att veta

Att stå i registret är inte en inbjudan. Att importera en lista skickar inget e-postmeddelande; du bestämmer per evenemang vem du frågar.
Endast bekräftade volontärer kan sättas på pass, få uppgifter, ha en roll och köpa tack-biljetten.
Att säga nej till en inbjudan kräver inget konto. Att säga ja gör det: volontären skapar ett kostnadsfritt konto från inbjudningssidan, eller loggar in, och först då bekräftas hen och du får besked. Kontot är hur de ser sina pass och uppgifter, checkar in och köper tack-biljetten. Deras sida beskrivs i Volontärarbete vid ett evenemang.
Inbjudnings-, bekräftelse- och meddelandemejl går ut i din egen timvisa sändningsgräns (Inställningar → E-post), så att hundra inbjudningar sprids ut i stället för att skickas i en skur.
Varje inbjudan innehåller en länk för att avstå från dina volontärinbjudningar. Personer som avstått hoppas över när du bjuder in dem och visas som Vill inte ha inbjudningar i registret.
En teammedlem kan arbeta med volontärer när hens roll har behörigheten Volontärer; Lagledare (endast egna lag) begränsar det till de lag hen leder. Behörigheten Uppgifter öppnar uppgiftstavlan. Båda kryssas i under Anpassade roller.

Felsökning

Volontärposterna saknas i menyn — din roll har inte behörigheten Volontärer för det evenemanget. Fråga arrangören som äger det.
En volontär säger att hen inte kan se sina pass — hen behöver ett konto på e-postadressen du bjöd in, och adressen måste vara bekräftad. Om Personer visar Inget konto än bredvid dem, använd Skicka registreringslänk.
Någon hoppades över när du bjöd in — hen är redan med i evenemanget i någon status, eller har avstått från dina inbjudningar.

Relaterat

1.2 Volontärregistret och CSV-import

Volontärregistret är din lista över alla som har hjälpt till på dina evenemang, eller som du vill fråga. Det tillhör dig, inte ett enskilt evenemang: en person läggs till en gång, får ett volontärnummer som V0001 och behåller sin historik över alla dina evenemang. Öppna det under Tillväxt → Volontärer i din arrangörsmeny.

Vad du kan göra här

Lägg till personer en i taget, eller importera listan du redan för som en CSV-fil.
Sök och filtrera på namn, lag, färdighet, om personen har ett konto, om hen har hjälpt till tidigare eller har bett att inte bli inbjuden.
Redigera kontaktuppgifter, färdigheter och dina egna anteckningar.
Se hur många evenemang och timmar varje person har bakom sig, och ladda ned ett timrapport som PDF.
Exportera hela registret som en CSV-fil, eller radera en person tillsammans med hens historik.

Klicka på Lägg till en volontär för att lägga till någon, Importera volontärer för att ladda en fil, eller Exportera CSV för att ladda ned listan. De fyra korten ovanför tabellen räknar alla i registret, de som har hjälpt till, de Med konto och de som bett att inte få några inbjudningar; varje kort är en genväg till det filtret. Använd sökrutan för ett namn, en e-postadress, ett telefonnummer eller ett volontärnummer, och rullistorna, till exempel Alla, för att smalna av listan ytterligare.

Lägg till en volontär

Klicka på Lägg till en volontär.
Skriv personens Namn och E-post. Dessa två är obligatoriska; e-postadressen måste vara unik i ditt register, och versaler spelar ingen roll.
Lägg till Färdigheter åtskilda med semikolon, till exempel Entré; Första hjälpen; Scenteknik. Upp till 20 färdigheter sparas, och de blir ett filter i registret.
Skriv eventuellt Anteckningar; de är endast för dig.
Klicka på Lägg till i register. Ingen får något e-postmeddelande.

Läs tabellen

Varje rad börjar med personens volontärnummer och de lag personen tillhör, med en stjärna för de lag hen leder. Kolumnen Evenemang räknar evenemang där personen bekräftats, och Timmar lägger ihop tiden mellan incheckning och utcheckning för varje pass som har checkats ut. En grön etikett Har ett konto betyder att ett bekräftat EventMann-konto använder denna e-postadress, och Vill inte ha inbjudningar betyder att personen har tackat nej till dina inbjudningar. Redigera öppnar samma fält som dialogrutan för att lägga till. Nedladdningsikonen ger personens timrapport som PDF, och papperskorgen raderar personen.

Importera en lista från ett kalkylblad

Under Importera volontärer laddar du listan du redan för. Importen lägger bara till personer i ditt register. Den skickar inget e-postmeddelande och ändrar aldrig någon som redan finns där.

Klicka på Hämta mallen för att se de exakta kolumnnamnen, eller spara ditt kalkylblad som CSV.
Den första raden måste ange kolumnerna: name, email, phone, skills och notes. Endast name och email är obligatoriska. Separera flera färdigheter med semikolon. Filer som sparats av Excel, även tysk Excel med semikolon som separator, läses som de är.
Välj filen — upp till 5 MB och 5 000 rader — och klicka på Kontrollera filen.

Du ser sedan en förhandsvisning med antalen Kommer att läggas till, Hoppade över (redan där) och Hoppade över (oläslig). Rader märkta Redo kommer att läggas till. En rad hoppas över när e-postadressen redan finns i ditt register eller förekommer två gånger i filen, och Inte läsbar när namnet eller e-postadressen saknas eller inte är giltig. Ingenting har skrivits ännu. Klicka på Importera för att lägga till de redo raderna.

Inställningar förklarade

Volontärnummer — tilldelas automatiskt från din egen följd (V0001, V0002 och så vidare) och återanvänds aldrig.
Färdigheter — fri text, åtskilda med semikolon. Färdighetsfiltret läser de färdigheter som faktiskt finns i registret.
Anteckningar (bara du ser dessa) — visas aldrig för volontären eller för teamledare.
Rader per sida — 25, 50, 100 eller 200; Sortera efter namn, volontärnummer, flest evenemang eller senast tillagd.

Bra att veta

Om du ändrar en persons e-postadress bryts länken till hens konto. Den kopplas automatiskt igen när någon loggar in på ett bekräftat konto med den nya adressen.
En person kan tacka nej till dina inbjudningar via länken i vilket inbjudningsmejl som helst. Du kan inte skicka en inbjudan till hen förrän hen registrerar sig igen själv.
Radera från register tar bort personen tillsammans med hens inbjudningar, pass och timmar på alla dina evenemang. Det kan inte ångras; det är vad en begäran om radering innebär.
Filen Exportera CSV innehåller kontaktuppgifter, färdigheter, dina anteckningar och timmar. Behandla den som personuppgifter. Se Volontärers timmar och integritet.
En volontärkoordinator som bara har ett evenemang når samma register under den evenemangets flik Register. En teamledare ser det skrivskyddat, för att rekrytera från.
Importförhandsvisningen väntar på dig i 30 minuter. Därefter väljer du filen igen.

Felsökning

Importen säger att en kolumn saknas — den första raden måste ange kolumnerna, åtminstone name och email. Använd mallen för den exakta stavningen.
Importen säger att filen inte längre är tillgänglig — den kontrollerade filen sparades i 30 minuter. Välj filen igen och kontrollera den igen.
En person jag lagt till erbjuds inte när jag bjuder in till ett evenemang — hen finns redan på det evenemanget med någon status, eller har tackat nej till inbjudningar. Se Bjuda in volontärer till ett evenemang.
E-postadressen avvisas som redan använd — varje e-postadress kan finnas en gång i ditt register. Sök efter den; personen kan redan finnas där.

Relaterat

1.3 Fasta team, ledare och kärnteamet

Team är föreningens avdelningar — Registrering, Musik, Marknadsföring, Sponsorer, Lokalansvar, Kök — som finns från evenemang till evenemang. Ett team har ledare, medlemmar och en kärna, och det är detta som gör att en ledare kan driva sin del av ett evenemang utan att lägga sig i andras. Du ställer in dem under Tillväxt → Volontärer → Team. Det är bara du, arrangören, som kan skapa eller ändra team.

Vad du kan göra här

Skapa de team du driver evenemang med och välj vad deras ledare och medlemmar får öppna vid ett evenemang.
Lägg till personer från ditt register i ett team, som medlemmar, som ledare och som kärnmedlemmar.
Byt namn på ett team, ändra dess åtkomst, ta bort personer ur det eller radera teamet.

Ledare, kärna och medlem

Medlem — tillhör teamet. Vid ett evenemang placeras personen i ett team när du bjuder in henne eller när hon ansluter via ett teams länk.
Ledare — driver teamet vid varje evenemang personen hjälper till vid. En ledare rekryterar personer till teamet, bekräftar dem, planerar teamets pass och uppgifter och skriver till teamet. En ledare ser hela listan över personer och registret, men ändrar bara sina egna team. Se Volontärroller och teamledare.
Kärna — ingår automatiskt i varje evenemang och ser teamets hela bild: under Mitt volontärarbete, under Dina team, varje uppgift i teamet vid de evenemang där personen är bekräftad, samt en skrivskyddad vy över teamets lager och packlistor. En ledare är alltid kärna.

Samma person kan vara med i flera team. Vid ett evenemang är deras huvudteam ett team de leder, annars det första team de är kärna i.

Lägg till ett team

Öppna Team och klicka på Lägg till team.
Skriv in Teamnamn. Varje namn kan bara användas en gång.
Under Ledare får tillgång till väljer du vad en ledare i det här teamet får öppna vid varje evenemang de hjälper till vid, till exempel Biljettkassa för registreringsledarna. Inget extra lämnar dem med endast sina volontärverktyg.
Under Medlemmar får tillgång till väljer du detsamma för vanliga medlemmar, till exempel Entré / incheckning. Medlemmar får det bara vid evenemang där det här är deras team.
Klicka på Skapa team.

Valen är de roller du kan ge volontärer vid ett evenemang — Volontärsamordning, Biljettkassa, Entré / incheckning, Lokalansvarig, Marknadsföring, Ekonomi — och alla egna roller du har skapat. Vad varje roll öppnar förklaras i Volontärroller och teamledare. Åtkomsten gäller bara vid de evenemang en person hjälper till vid, och i 30 dagar efter att de har slutat.

Lägg till personer i ett team

Varje team har sitt eget kort med sina personer. Ledare står först. På en persons rad visar en Ledare-etikett och en Kärna-etikett deras ställning. Bocka i Ledare eller Kärna och klicka på Spara för att ändra det, eller klicka på krysset för att ta bort personen ur teamet. Överst på kortet finns Lägg till personer från registret och Redigera, som byter namn på teamet och ändrar dess åtkomst.

Klicka på Lägg till personer från registret för att öppna listan bredvid sidan.
Använd sökrutan för att hitta personer efter namn, e-post eller volontärnummer och bocka i dem.
Bocka i som ledare om de ska driva teamet, eller som kärnteam (vid varje evenemang) om de ska vara med vid varje evenemang.
Klicka på Lägg till i team. Upp till 500 personer kan läggas till samtidigt.

Kärnteamet är med vid varje evenemang

Kärnmedlemmar och ledare läggs till i varje evenemang som du har som inte har avslutats, så att du inte behöver bjuda in samma femtio personer på nytt varje gång.

En ledare läggs till som bekräftad, eftersom de driver teamet. De kan fortfarande lämna sin plats.
Varje annan kärnmedlem läggs till som inbjuden och svarar Ja eller Nej från sin e-post.
Ingen får e-post så länge evenemanget är ett utkast. Inbjudningarna skickas när evenemanget publiceras första gången, så att ett utkast du raderar aldrig når någon.
När du gör någon till kärna eller ledare läggs personen till i alla dina kommande evenemang på en gång.
Någon som redan finns med på ett evenemang i valfri status — avböjd, borttagen — läggs aldrig till igen. Deras svar gäller.

Vad en kärnmedlem kan göra

Teamuppgifter — varje uppgift som du eller en ledare gav teamet, inte bara sina egna: de flyttar en uppgift vidare (Öppna, Pågår, Blockerade, Klart), bockar av dess checklista och skriver kommentarer. De kan inte lägga till, radera eller tilldela om uppgifter; det stannar hos dig och teamets ledare.
Teamets inventarie — teamets föremål med antal, skick, vem som har varje föremål eller var det förvaras, varningen för lågt lager och teamets packlista för deras kommande evenemang. De kan inte redigera föremål, fylla på lager eller registrera inköp.
Bara sitt eget team: en kärnmedlem i Lokalansvar ser ingenting av Registrerings uppgifter eller lager. En vanlig medlem ser bara de uppgifter som getts till dem, deras pass eller hela teamet.

Bra att veta

Att ta bort en person ur ett team, eller lämna kärnteamet, tar inte bort dem från evenemang de redan har tackat ja till.
Att radera ett team behåller dess personer i ditt register och på varje evenemang. Bara teamet försvinner; teamets pass och uppgifter blir “inget team”, och dess personer visar inget huvudteam vid evenemangen.
Bara arrangören definierar team. Ett teams åtkomst gäller varje evenemang, så en evenemangssamordnare som bara har ett evenemang kan inte ställa in den.
Personer som har tackat nej till dina inbjudningar hoppas över när kärnteamet läggs till.
Varje team kan också sköta sitt eget lager mellan evenemang; se Teamets inventarie.

Felsökning

En kärnmedlem blev inte inbjuden till mitt nya evenemang — evenemanget är fortfarande ett utkast (de bjuds in när du publicerar), evenemanget är inställt eller avslutat, eller personen har tackat nej till dina inbjudningar.
En ledare kan inte öppna evenemanget — en ledare behöver en bekräftad plats på evenemanget och ett konto med registrets e-postadress, som är bekräftad.
Teamnamnet avvisas — du har redan ett team med det namnet.

Relaterat

1.4 Bjuda in volontärer till ett evenemang

Fliken Personer under ett evenemangs volontärer är där du avgör vem som hjälper till på det här evenemanget: bjud in personer från ditt register, ta emot dem som anmält sig och se vem som sagt ja. Öppna evenemanget och gå sedan till Team och partners → Volontärer; Personer är första fliken. En person kan stå i ditt register utan att vara med i ett evenemang; det är att vara med i evenemanget som ger dem pass, uppgifter, roller och tack-biljetten.

Vad du kan göra här

Bjud in personer från ditt register, en i taget eller alla som hjälpte till på ett tidigare evenemang.
Lägg till någon som inte står i ditt register än och bjud in hen i ett steg.
Acceptera eller avvisa personer som anmält sig från evenemangssidan eller en laglänk.
Bekräfta, påminn, flytta till ett lag, ge en roll eller ta bort många personer på en gång.
Se i en blick hur många som finns i varje lag jämfört med behovet.

De fem statusarna

Status	Vad det betyder
Ansökte	Personen har anmält sig från evenemangssidan eller ett lags länk. Du bestämmer.
Inbjuden	Du har frågat, och personen har inte svarat ännu.
Bekräftade	Hjälper till på det här evenemanget. Endast bekräftade personer kan sättas på pass, få uppgifter eller roller och köpa tack-biljetten.
Avvisad	Personen sa nej, eller du avvisade anmälan. En person som avvisat en inbjudan kan fortfarande säga ja senare via samma länk.
Borttagen	Du tog bort en bekräftad person från evenemanget. Deras platser på pass frigörs och deras uppgifter går tillbaka till laget.

Bjud in personer från ditt register

Klicka på Bjud in från ditt register överst på sidan.
För att bjuda in alla som hjälpte till på ett tidigare evenemang, välj det evenemanget under Alla som hjälpte till på, välj ett lag om du vill ha dem alla i ett, och klicka på Bjud in dem. Endast personer som var bekräftade där tillfrågas.
För att bjuda in särskilda personer, sök i listan och kryssa i dem. Välj alla som visas kryssar i alla som sökningen just nu visar.
Välj Lag. En lagledare måste välja ett av sina egna lag; du får lämna det tomt.
Klicka på Bjud in valda. Varje person får ett e-postmeddelande som frågar “Kan du hjälpa till?” med Ja och Nej. Ett nej är ett klick. Ett ja ber dem skapa ett kostnadsfritt EventMann-konto på den adressen, eller logga in på det de redan har; de blir Bekräftade, och du får aviseringen i klockan först när det är klart.

Om du redan har frågat någon själv — per telefon, i gruppen — kryssa i Redan bekräftad (jag har frågat själv) innan du bjuder in. De läggs då till som bekräftade och får mejlet “Du är med i teamet” i stället för en fråga. Någon utan konto på den adressen ombeds i det mejlet att skapa ett, med en knapp Skapa mitt konto.

Lägg till någon ny

Lägg till någon ny, överst på sidan, lägger till en person i ditt register och bjuder in hen till det här evenemanget i ett steg. Ange Namn och E-post, valfritt ett telefonnummer och ett lag, och klicka på Lägg till och bjud in. Om personen redan är med i evenemanget eller har avstått från dina inbjudningar skickas inget, och du får veta det.

Läs och arbeta listan

Chipsen överst filtrerar listan efter status; Bekräftade visar endast dem som sagt ja. Använd sökrutan för ett namn, en e-postadress, ett telefonnummer eller ett volontärnummer, och lagrullgardinen för att se ett lag. Fältet ovanför tabellen innehåller massåtgärderna. Varje rad visar personens status, lag (går att ändra direkt där), roller, hur många pass och timmar hen har, och de knappar som passar statusen: Acceptera och Avvisa för en anmälan. En bekräftad person vars e-postadress saknar EventMann-konto bär den gula etiketten Inget konto än och knappen Skicka registreringslänk. Anmälningar visar vad personen skrivit och det som hen angett under “När kan du hjälpa till?” på sin egen sida.

Volontärer utan konto

En volontär som säger ja till en inbjudan har alltid ett konto — ja registreras först när hen har skapat ett eller loggat in. Personer som du eller en lagledare bekräftar själva (Markera som bekräftad, Acceptera, kryssrutan Redan bekräftad, massåtgärden Bekräfta) kanske inte har något konto. De är med i laget, men de kan inte se sina pass, uppgifter eller sitt lag, checka in eller köpa tack-biljetten förrän de gör det.

Leta efter etiketten Inget konto än bredvid namnet. Den visas på bekräftade personer vars registerpost inte är kopplad till ett konto.
Klicka på Skicka registreringslänk på raden, eller markera flera personer och välj Skicka registreringslänk i massåtgärdsfältet.
Var och en får ett mejl “Skapa ditt konto för …”. Dess knapp öppnar deras inbjudningssida med kontoformuläret; kontot bekräftas direkt eftersom länken gick till deras adress. Har de redan ett konto på den adressen skickas de i stället till inloggningen.
Etiketten försvinner när de har skapat kontot eller loggat in.

Länken går endast till bekräftade personer utan konto; alla andra i ett massurval hoppas över och räknas som överhoppade. Varje klick skickar ett mejl per person.

Personer som har tillfrågats och inte svarat finns under chipset Inbjuden. Markera som bekräftad bekräftar dem utan att vänta på deras svar, Skicka igen skickar inbjudan ännu en gång, och krysset tar bort dem.

Gör något för många personer samtidigt

Kryssa i personerna, eller kryssa i Markera alla på sidan. Räknaren visar hur många som är valda.
Välj åtgärden: Bekräfta, Skicka inbjudan igen, Skicka registreringslänk, Ange lag, Ge roll, Ta bort roll, Avvisa eller Ta bort från evenemanget.
För Ange lag, välj laget; för rollåtgärderna, välj rollen bredvid.
Klicka på Tillämpa på markerade och bekräfta. Bekräftelse och ny inbjudan skickar ett mejl till var och en.

Resultatet visar hur många som fick åtgärden och hur många som hoppades över för att åtgärden inte gällde dem, till exempel en bekräftning av någon som redan är bekräftad. Upp till 500 personer kan väljas samtidigt.

Bra att veta

Anmälningar från evenemangssidan och från en lagslänk stannar som Ansökte tills du eller lagets ledare accepterar dem. Acceptera skickar volontären ett bekräftelsemejl; Avvisa skickar ett kort mejl om att hen inte togs med den här gången. Att avvisa en inbjudan som ingen ännu svarat på (till exempel med massåtgärden) skickar inget mejl.
Inbjudnings- och bekräftelsemejl går ut i din timvisa sändningsgräns (Inställningar → E-post), så att en stor inbjudan sprids över timmarna i stället för att skickas på en gång.
Du får en avisering i klockan när någon svarar på en inbjudan eller ansöker. För ett ja kommer aviseringen när volontären har skapat sitt konto eller loggat in, så att en person som fortfarande är upptagen med kontoformuläret förblir Inbjuden på din lista. Lagets ledare får veta när någon ansöker om att gå med i deras lag.
En person som redan är med i evenemanget i någon status hoppas över när du bjuder in. Att ta bort någon som inte bekräftats raderar hens rad, så att du kan bjuda in hen igen; en bekräftad person som tagits bort kan inte bjudas in igen för det här evenemanget.
Att dra tillbaka sig är volontärens rätt också: från sin inbjudningslänk kan hen ändra ett ja till ett nej. Det frigör hens pass och lämnar tillbaka hens uppgifter till laget.
Lagledare ser hela listan, men agerar endast på sina egna lags rader. De får också ta en person som ännu inte har något lag och lägga hen i ett av sina.

Felsökning

“N överhoppade” efter inbjudan — dessa personer är redan med i evenemanget, eller har bett att inte bli inbjudna.
Skicka igen saknas — den finns endast för personer som inte svarat. Avvisade och bekräftade personer har ingen ny inbjudan; en bekräftad person utan konto har i stället Skicka registreringslänk.
Någon sa ja till dig men är fortfarande Inbjuden — hen har inte slutfört sitt konto eller inloggningen. Be hen öppna inbjudan igen, eller bekräfta hen själv och skicka registreringslänken.
En bekräftad volontär kan inte väljas till ett pass eller en uppgift — kontrollera att hen är Bekräftad, inte Inbjuden eller Ansökte.
Inbjudan kom aldrig fram — be hen kontrollera skräpposten, och använd Skicka igen. Mejl går ut i din timvisa sändningsgräns, så en stor omgång kan ta timmar.

Relaterat

1.5 Rekrytera med anslutningslänkar, anmälan och kopierade upplägg

Den här artikeln beskriver sätten som människor hittar in i ett evenemang utan att du bjuder in dem en och en: en anslutningslänk för varje lag, en öppen anmälan på evenemangssidan och möjligheten att börja från förra årets upplägg. Den förklarar också varje alternativ under ett evenemangs flik Inställningar. Allt detta hittar du under Team och partners → Volontärer i evenemangets Hantera-meny.

Vad du kan göra här

Ange hur många personer varje lag behöver på det här evenemanget och följ hur antalet fylls på.
Ge varje lag en anslutningslänk som dess ledare kan lägga upp i en WhatsApp-grupp.
Öppna anmälan på den publika evenemangssidan, med din egen text.
Låt bekräftade volontärer välja sina egna pass.
Skriv tack-meddelandet som volontärerna läser.
Kopiera lagstorlekar, pass, lagsuppgifter och packlistor från ett annat evenemang.

Lagstorlekar och anslutningslänkar

På fliken Personer innehåller rutan Team på det här evenemanget ett kort per lag. Lagets namn öppnar listan filtrerad till det laget. Siffran visar bekräftade personer mot vad laget behöver, till exempel 10 / 18; den är gul medan laget är under bemannat och grön när det är fullt, och utan mål visar den bara bekräftade personer. Under den räknar 10 bekräftade · 2 väntar på svar de personer som tillfrågats men inte svarat.

Skriv antalet som laget behöver i Behov och klicka på Spara. Lämna tomt eller noll för inget mål.
Klicka på Skapa anslutningslänk. Kortet visar nu Anslutningslänken.
Klicka på Kopiera för att lägga den på urklippet, eller Dela på WhatsApp för att öppna WhatsApp med ett färdigt meddelande, till exempel “Vill du hjälpa till med Registrering på Diwali Gala 2026? Anmäl dig här:”.
För att sluta låta länken fungera, klicka på Stäng av. Den som fortfarande har den kan inte längre ansluta sig. Att skapa en länk på nytt ger en ny adress.

Den som öppnar en anslutningslänk loggar in (eller registrerar sig), kontrollerar sina uppgifter och ansluter sig. De hamnar som Ansökte i det laget, och lagets ledare och du får en avisering i klockan. Ingen blir volontär utan att du eller lagets ledare Accepterar. En anslutningslänk fungerar även när den publika anmälan nedan är avstängd, och slutar fungera när evenemanget är ett utkast, avbrutet eller avslutat. Lagledare kan ange mål och länkar för de lag de leder; de andra lagen visas inte för dem.

Öppen anmälan på evenemangssidan

När Volontäranmälan på arrangemangsidan är på och evenemanget är live visar den publika evenemangssidan “Vill du hjälpa till på det här evenemanget? Volontär med oss”. Inloggade besökare med en bekräftad e-postadress kan ansöka.

Banderollen länkar till ett kort formulär med ett telefonnummer, kompetenser och ett meddelande. Det börjar med den text du skrivit.

Besökaren lägger till ett telefonnummer, kompetenser, allt arrangören bör veta, och skickar formuläret. De läggs till i ditt register om de inte fanns där, och syns under Personer som Ansökte. Du bestämmer med Acceptera eller Avvisa; ingen bekräftas automatiskt, och den sökande får ett mejl i båda fallen. En besökare som redan var inbjuden och ansöker bekräftas direkt.

Inställningar förklarade

Öppna fliken Inställningar.

Volontäranmälan på arrangemangsidan — avstängd som standard. Slår på banderollen och formuläret för besökare. Det fungerar bara medan evenemanget är live.
Volontärer väljer egna pass — låter bekräftade volontärer ta lediga pass på sin egen sida Mitt volontärarbete. De kan ta pass i sitt eget lag och pass utan lag, aldrig ett pass som överlappar ett pass de redan har, och aldrig ett som redan har börjat.
Volontärer kan lämna tillbaka ett pass fram till — timmar före passet börjar, 0 till 720, 24 om du inte ändrar det. Därefter måste de prata med sin ledare. Att lämna tillbaka ett pass meddelar lagets ledare och dig.
Text på anmälningssidan — upp till 1 000 tecken: vad hjälpen innebär, när man ska komma och vem man frågar.
Tackmeddelande — upp till 300 tecken, visas för bekräftade volontärer på evenemangssidan, i kassan bredvid volontärbiljetten och i deras bekräftelsemejl. {name} ersätts med volontärens namn. Tomt betyder ett standardtack på deras språk. Den gröna raden förhandsgranskar det med ett exempelnamn.
Klicka på Spara. Att rensa ett textfält och spara tar bort texten.

Kopiera upplägg från ett annat evenemang

Längre ner på fliken Inställningar använder Kopiera upplägg från ett annat evenemang ett tidigare evenemang som mall.

Välj evenemanget under Kopiera från. Det listar dina andra evenemang, nyast först.
Kryssa i vad som ska kopieras: Teamstorlekar, Pass, Teamuppgifter och Packlistor.
Klicka på Kopiera upplägg och bekräfta.

Tider flyttar med evenemangets datum: ett pass som började två timmar före förra årets entré börjar två timmar före i år. Ingenting som redan finns ersätts och ingen får något mejl. Personer kopieras inte — kärnlaget kommer av sig självt och alla andra bjuds in på nytt. Uppgifter som är tilldelade en namngiven person, eller kopplade till ett pass, kopieras inte heller, eftersom den personen kanske inte hjälper till den här gången. Packlisteposter kopieras bara så långt lagret räcker.

Bra att veta

Varje väg in i ett evenemang som volontär slutar med ett konto: en anslutningslänk och anmälan kräver ett, och ett ja till en inbjudan skapar ett eller loggar in. Endast personer du själv bekräftar kan bekräftas utan ett — se Volontärer utan konto.
Besökare behöver ett konto med en bekräftad e-postadress för att anmäla sig eller ansluta sig. En anmälan skapar en registerpost med källan “anmälde sig” och ställer avstängningen av inbjudningar tillbaka till av.
Anslutningslänken är en åtkomstnyckel: vem som helst som har den kan ansöka. Att lägga upp den i en privat grupp är helt okej; sprids den vidare, stäng av den och skapa en ny.
Ett lags mål är ett mål för dig och ledarna. Det hindrar inte personer från att ansluta sig.
Fliken Inställningar kräver behörigheten Volontärer; en lagledare ser de andra flikarna men inte Inställningar.

Felsökning

Banderollen visas inte på evenemangssidan — inställningen för anmälan är av, eller evenemanget är inte live (ett schemalagt evenemang har ingen banderoll ännu; en anslutningslänk fungerar redan).
En anslutningslänk säger att sidan inte kan hittas — länken stängdes av eller ersattes, eller evenemanget är ett utkast, avbrutet eller avslutat.
Kopiera upplägg erbjuds inte — du har inget annat evenemang att kopiera från.
Kopian tog inte med några personer — det är avsiktligt. Bjud in dem från Personer.

Relaterat

1.6 Volontärroller och teamledare

En volontär kan få en roll för ett evenemang: rätten att köra en del av det — entrén, ekonomin, de andra volontärerna — utan att någonsin bli medlem i ditt arrangörsteam. En roll hör till ett evenemang, börjar i samma stund du ger den och upphör 30 dagar efter evenemanget. Roller gör det möjligt för en förening vars hela evenemangsteam är volontärer att dela arbetet. Du sätter dem på fliken Personer under Team och partners → Volontärer, eller för ett helt team på sidan Team.

Vad du kan göra här

Ge en bekräftad volontär en eller flera roller för detta evenemang, och ta bort dem igen.
Ge en roll till många personer på en gång med massfältet.
Låt varje ledare eller medlem i ett team få en roll automatiskt (ställs in på sidan Team).

Rollerna och vad de öppnar

Roll	Vad personen kan göra vid detta evenemang
Volontärsamordning	Öppna evenemangets översikt, arbeta med alla volontärer (Personer, Pass, Uppgifter, Körschema, Live, Meddelanden, Register) och köra uppgiftstavlan för evenemanget. Kan inte ändra själva evenemanget, se pengar eller ändra inställningar utöver volontärinställningarna.
Biljettkassa	Skanna och checka in biljetter, se och skapa beställningar, svara på deltagarmeddelanden.
Entré / incheckning	Skanna biljetter och se beställningslistan.
Lokalansvarig	Redigera evenemangets uppgifter och datum, arbeta med lokalen, köra uppgiftstavlan, se rapporter och incheckningsstatistik i realtid, och hantera återbetalningar.
Marknadsföring	Rabatter, e-postkampanjer och rapporter.
Ekonomi	Beställningar och deras export, rapporter, utbetalningsöversikten och återbetalningar.
Teamledare	Ges inte för hand: den kommer av att leda ett fast team. Volontärsidorna, begränsade till de team de leder. Se nedan.
Dina egna roller	Det du har kryssat i under Egna roller.

Dessa är samma behörighetsuppsättningar som rollerna i ditt arrangörsteam, så personen ser samma sidor som en medarbetare i biljettkassan eller en ekonomiansvarig skulle se, men bara för detta evenemang.

Ge en roll till en volontär

Öppna fliken Personer och hitta den bekräftade volontären. Kolumnen Roller visar vad hen har — till exempel Volontärsamordning — eller Volontär om inget.
Klicka på Ändra roller under den.
Markera de roller du vill ha. En roll du inte kan ge är gråtonad; se ”Vem får ge vad” nedan.
Klicka på Spara. Volontären får ett mejl ”Du kan nu hjälpa till att köra …” som anger rollen och vad hen ska göra härnäst.

För många personer på en gång, markera dem i listan Personer, välj Ge roll eller Ta bort roll i massfältet, välj rollen bredvid och klicka på Tillämpa på markerade. Se Bjuda in volontärer till ett evenemang.

Roller från ett team

På sidan Team ger Ledare får tillgång till och Medlemmar får tillgång till en roll till alla i ett team, utan att du rör varje person. En ledare har teamets ledarroll vid varje evenemang hen hjälper till på; en medlem har medlemsrollen vid evenemang där detta är deras team. De har också det du gett dem för hand för det evenemanget.

Teamledare

Att leda ett fast team ger rollen Teamledare automatiskt. En ledare:

ser hela listan Personer och Register, skrivskyddat, för att rekrytera från;
bekräftar, avvisar, flyttar och tar bort endast personerna i sina egna team, och får ta en person utan team in i ett av sina;
väljer, vid rekrytering, om en person bjuds in via e-post eller redan är bekräftad;
planerar sina teams pass och uppgifter, och skriver meddelanden endast till sina egna team och dessa teams pass;
ser körschemat och vyn Live för sina egna team;
ställer in målet och anslutningslänken för sina egna team;
får ge personerna i sina egna team vilken roll hen själv har — se ”Vem får ge vad”.

För en ledare begränsas sidan Personer till deras egna team. Här ser teamledaren för registreringen endast kortet Registrering under Team på det här evenemanget, kan växla listan till Mina team, ändra teamet på de rader som är deras, och ta bort personer ur sitt eget team.

En ledare ser inte Inställningar, kan inte skriva till alla och kan inte definiera team. Sidan ur teamledarens synvinkel beskrivs i Guide för teamledare.

Vem får ge vad

Ingen kan ge en roll som hen inte fullt ut har själv. Som arrangör kan du ge alla roller. En Volontärsamordning kan göra en annan samordnare, men kan inte ge Ekonomi, eftersom hen inte har den. En registreringsledare vars team har Biljettkassa kan ge Biljettkassa och Entré / incheckning till sitt team, och inget mer. Roller en person inte får ändra visas gråtonade med en notering, och när hen sparar en persons roller behålls alla roller hen inte kunde ändra som de var.

Vad volontären behöver

Hen måste vara Bekräftad på detta evenemang. Att ta bort någon från evenemanget, eller att hen drar sig ur, tar bort deras roller.
Hen behöver ett konto på samma e-postadress som i ditt register, med adressen bekräftad. Tills hen har ett, visar raden ”Behöver ett konto på denna e-postadress för att använda dessa roller” och e-posten erbjuder en knapp för att skapa det.
När hen har det, hittar hen evenemanget under Mitt arbete på sitt konto, med den hatt hen bär och den åtgärd den är till för. Se Volontärroller och Mitt arbete.

Bra att veta

En roll upphör 30 dagar efter evenemanget, så att ekonomiskt arbete som de sista återbetalningarna kan slutföras. Inget blir kvar efteråt.
Roller sparas per evenemangsrad. En volontär som samordnar galan är inte samordnare för din konsert om du inte ger det där också (eller deras team gör det).
Använd en egen roll för att dela ut en exakt blandning, till exempel volontärer som får se beställningar och ingenting annat.

Felsökning

Länken Ändra roller saknas — personen är inte bekräftad, eller du har ingen roll du kan ge.
En volontär har en roll men kan inte öppna evenemanget — hen har inget konto på e-postadressen i registret, adressen är inte bekräftad, eller evenemanget slutade för mer än 30 dagar sedan.
En roll försvann efter att personen drog sig ur — roller tas bort när en volontär drar sig ur eller tas bort från evenemanget. Ge den igen när hen är bekräftad.

Relaterat

1.7 Pass och volontärschemat

Fliken Pass är volontärschemat för en händelse: vad som måste göras, när, var och av hur många personer, och vem som är med på det. Den är skild från personalschemat under Hantera personal, eftersom volontärer är oavlönade och aldrig går genom lönehanteringen. Öppna händelsen och gå sedan till Team och partners → Volontärer → Pass. Alla tider gäller händelsens egen tidszon, som sidan anger överst.

Vad du kan göra här

Lägg till de platser du behöver folk till, med en plats och antalet personer som behövs.
Sätt bekräftade volontärer på ett pass, en eller flera i taget.
Checka in och ut personer i schemat, för dem som inte kan göra det själva.
Låt volontärer välja och lämna tillbaka pass själva.
Se direkt vilka pass som är fulla: 8 av 8 är grönt, 2 av 3 är gult.

Lägg till ett pass

Klicka på Lägg till ett pass för att öppna formuläret.
Skriv Vad det gäller, till exempel “Registreringsdisk”.
Välj det Lag passet hör till. En teamledare måste välja ett av sina egna team; du kan lämna fältet tomt, vilket gör passet öppet för vem som helst.
Ange Start och Slutar. De börjar med händelsens start och tre timmar senare; slutet måste vara efter starten.
Lägg eventuellt till Var och några Detaljer. Ange Antal behövda personer, mellan 1 och 500.
Klicka på Lägg till pass.

Läs schemat

Varje pass visas som ett kort med sin titel och teambricka, hur många platser som är fyllda, och en rad per volontär med deras status: Inte incheckad, Incheckad 17:02, eller utcheckningstiden med antal arbetade timmar. Checka in markerar personen som närvarande, och samma länk visar sedan Checka ut; ett tredje tryck säger Öppna igen för den som checkats ut av misstag. Ta bort tar bort personen från passet. Redigera ändrar passet eller tar bort det. Om ett pass fortfarande har lediga platser sätter Lägg till personer fler personer på det.

Sätt personer på ett pass

Under listan över personer öppnar Lägg till personer (N platser kvar) en väljare med bekräftade volontärer. Den visas bara så länge passet har lediga platser.

Klicka på Lägg till personer — knappen visar hur många platser som är kvar.
Sök på namn, team eller kompetens och bocka i personerna. En ledare ser bara personerna i sina egna team.
Klicka på Lägg till på pass.

Sidan talar om hur många som lades till. Någon hoppas över när hen redan är på passet, när hen står på ett annat pass för den här händelsen under en överlappande tid, eller när passet är fullt vid den tidpunkten — två samordnare som fyller de sista platserna samtidigt kan aldrig lyckas båda två. Varje person som lagts till får ett e-postmeddelande, och ungefär ett dygn innan passet börjar får hen en påminnelse, en gång.

Inställningar förklarade

Antal behövda personer — kan inte sättas lägre än antalet personer som redan är på passet. Ta bort någon först.
Lag — visas som en bricka, avgör vilken ledare som får ändra passet, och vilka volontärer som får ta det själva.
Ta bort pass — i passets panel Redigera. Volontärerna på passet tas bort från det.
Volontärer väljer egna pass och lämna tillbaka ett pass senast — på fliken Inställningar, se Rekrytering med anslutningslänkar, anmälan och kopierade upplägg.

Bra att veta

Bara bekräftade volontärer kan sättas på pass. Om väljaren säger att ingen har bekräftat ännu, bekräfta personer under Personer först.
Volontärer checkar in själva från Mitt volontärarbete. Incheckningen öppnar en timme före passet och stängs när det slutar, så det finns ingen incheckning för ett pass som är över, och utcheckning kräver en incheckning först.
Timmar räknas från incheckning till utcheckning. Ett pass som checkats in men aldrig checkats ut räknar ingenting förrän du stänger det med Checka ut här.
Att sätta någon i schemat skickar ett e-postmeddelande. Att flytta eller ta bort ett pass skickar inte nytt e-postmeddelande; berätta det med ett meddelande.
Pass med ett team och uppgifter med ett team är också det en teamledare ser på sitt dagschema och i liveöversikten.

Felsökning

“Är redan på ett annat pass vid den tiden” — varje person kan ha ett pass i taget. Förkorta ett av passen eller välj en annan person.
Ingen att välja bland — alla bekräftade är redan på passet, eller (för en ledare) är ingen i dina team bekräftad än.
Antalet kan inte sänkas — passet har redan fler personer; ta bort några först.
Timmarna stämmer inte — kontrollera passet efter saknade utcheckningar; använd Checka ut eller Öppna igen på raden.

Relaterat

1.8 Volontäruppgifter

Fliken Uppgifter är arbetslistan för ditt volontärteam för en händelse: saker som måste hända, vem som gör dem och till när. En uppgift kan vara för en person, för flera namngivna personer, för dem som arbetar ett visst pass, för ett helt team, eller öppen för alla. Volontärer flyttar själva på sina uppgifter. Du hittar den under Team och partners → Volontärer → Uppgifter. För arrangörens egen planeringstavla — deadlines, prioriteter, beroenden — se Händelsens uppgiftstavla.

Vad du kan göra här

Skriv ner vad som måste hända och ge det en starttid och en förfallotid.
Ge en uppgift till en eller flera bekräftade volontärer, till ett pass, till ett team eller till alla.
Följ den genom fyra statusar: Öppna, Pågår, Blockerad och Klar.
Dela upp en uppgift i en checklista, och diskutera den i kommentarer.

Lägg till en uppgift

Skriv vad som ska göras i titelfältet, till exempel “Hämta lyktorna från tryckeriet”.
Under För väljer du en bekräftad volontär, eller lämnar Hela teamet. Personer som bara har blivit inbjudna visas inte; sidan säger hur många som fortfarande väntar.
Välj det Lag uppgiften hör till. En teamledare måste välja ett av sina team.
Ange Start om uppgiften har en tid.
Klicka på Fler detaljer för att välja ett Pass (alla på det passet får uppgiften), en Förfaller och en beskrivning.
Klicka på Lägg till uppgift.

Vem som får en uppgift avgörs i den här ordningen: de namngivna personerna om det finns några, annars passets personer, annars teamet, annars alla. Namngivna personer får ett e-postmeddelande “Ny volontäruppgift om …” när de läggs till. En uppgift som har en starttid och är för namngivna personer, ett pass eller ett team skickar också en enda påminnelse ungefär två timmar före starten; en uppgift för alla har ingen påminnelse.

Arbeta med listan

Öppna uppgifter visas först, sedan klara, var och en i tidsordning. Raden under en titel säger vem den är för, dess start och förfallotid, och när den är klar, vem som bockade av den — volontären, eller “Markerad som klar av arrangören”. Den runda rutan markerar en uppgift som klar eller inte klar. Statusmenyn sätter Öppna, Pågår, Blockerad eller Klar; använd Blockerad för en uppgift som väntar på något. En checklista visar hur många punkter som är klara och låter dig bocka av dem. Kommentarer håller diskussionen kopplad till uppgiften. Redigera ändrar allt annat.

Redigera en uppgift

Klicka på Redigera bredvid uppgiftens titel.
Under Personer bockar du i alla den är för. Om ingen är ikryssad gäller passet, teamet eller alla.
Ändra Pass, Start och Förfaller samt detaljerna.
Under Checklista skriver du en punkt per rad. Punkter du behåller som de var behåller sin bock, så att du ändrar punkt tre utan att punkt ett och två avbockas.
Klicka på Spara. Radera uppgift tar bort den.

Bra att veta

Tiderna är händelsens egna väggklockstider, samma som för pass.
Volontärer ser sina uppgifter på Mitt volontärarbete. De kan ändra status, bocka av checklistepunkter och skriva kommentarer själva; arrangören och teamets ledare ser det här direkt.
Att ge en uppgift till en person som inte är bekräftad nekas. Om någon kliver av eller tas bort från händelsen går deras uppgifter tillbaka till teamet.
Uppgifter med en start- eller förfallotid visas i Dagschemat; Blockerade och försenade uppgifter visas under Live.
En teamledare ser och ändrar bara uppgifterna i sina egna team.
Att markera en uppgift som klar sätter den till Klar; att markera den som inte klar sätter tillbaka den till Öppna.

Felsökning

Personen jag vill ha finns inte i listan — bara bekräftade volontärer kan få uppgifter. Bekräfta dem under Personer.
“Den volontären är inte längre bekräftad för den här händelsen” — personen togs bort eller klev av efter att du öppnade formuläret. Välj någon annan.
Ingen fick e-postmeddelandet för min uppgift — e-post går till personer som är namngivna, i det ögonblick de läggs till. En uppgift för ett pass eller ett team skickas inte när den skapas; den visas på deras sida Mitt volontärarbete, och påminnelsen före starttiden når dem.

Relaterat

1.9 Händelsens uppgiftstavla

Uppgiftstavlan är arrangörens planeringslista för en händelse: allt som måste göras före, under och efter dagen, med en prioritet, en deadline, en starttid, en ägare och, där det spelar roll, en annan uppgift som den måste vänta på. Öppna händelsen och välj Uppgiftshantering längst ner i Hantera-menyn. Den är skild från volontäruppgifterna, som är volontärteamets jobb; tavlan är där du planerar, och du kan ge en tavleuppgift till en teammedlem eller till en bekräftad volontär.

Vad du kan göra här

Lägg till uppgifter med en titel, en kategori, en prioritet, ett förfallodatum och en starttid.
Använd färdiga uppgifter från mallbiblioteket och låt deadlines falla på plats.
Tilldela en uppgift till dig själv, till en teammedlem eller till en bekräftad volontär.
Låt en uppgift vänta på en annan, och behåll en checklista och kommentarer på den.
Följ de sex räknarna — totalt, väntande, pågående, klara, blockerade och försenade — och det samlade förloppet.

Lägg till en uppgift

Raden högst upp är ett snabbtillägg: en titel räcker.

Skriv titeln, till exempel “Bekräfta cateringbeställningen”.
Ange eventuellt Start — datum och tid då arbetet börjar. En uppgift med starttid visas i volontärernas Dagschema, och en volontär den är tilldelad får en påminnelse ungefär två timmar före.
Välj Kategori: Lokal och logistik, Marknadsföring och kampanj, Produktion och teknik, Leverantörshantering, Kommunikation, Ekonomi och budget, Riskhantering eller Efter händelsen.
Klicka på Fler detaljer för att ange en prioritet (Hög, Mellan, Låg), ett förfallodatum och en beskrivning.
Klicka på Skapa uppgift. Uppgiften börjar som Väntande, med prioritet Mellan om du inte valde en annan.

Korten högst upp räknar uppgifterna per status; klicka på ett av dem, som Blockerade, för att bara se de uppgifterna, och bitarna under dem filtrerar efter kategori. Fliken Mallbibliotek öppnar de färdiga uppgifterna och Lägg till uppgift hoppar till snabbtillägget.

Arbeta med ett uppgiftskort

Varje kort visar sin prioritet, sin kategori, sin starttid, sitt förfallodatum och sin status. Den runda rutan markerar den som klar. En grå bricka Väntar på visas så länge uppgiften den beror på inte är klar. En grön bricka med en volontärs namn visar vem den är given till. Den första rullgardinen tilldelar den, den andra ändrar statusen mellan Väntande, Pågår och Blockerad, och pennan öppnar redigeringsformuläret. Ett förfallodatum i det förflutna gör kortet rött och markerar det som Förfallen.

Redigera en uppgift

Klicka på pennan på kortet.
Ändra Uppgiftstitel, Kategori, Prioritet, Förfallodatum och Start.
Under Väntar på väljer du en annan uppgift för den här händelsen som måste vara klar först. Kortet visar då Väntar på den uppgiften tills den är klar. En uppgift kan inte vänta på sig själv, och två uppgifter kan inte vänta på varandra.
Under Checklista skriver du en punkt per rad; punkter du lämnar oförändrade behåller sin bock.
Lägg till en beskrivning och klicka på Spara.

Tilldela en uppgift

Den första rullgardinen på varje kort har två grupper. Lag visar dig (Jag (ägare)) och medlemmarna i ditt arrangörsteam. Volontärer visar de volontärer som är bekräftade för den här händelsen.

En teammedlem kan bara ta en uppgift om hens roll täcker den: en lokalansvarig tar Lokal- och riskuppgifter, en ekonomiansvarig tar Ekonomi, marknadsföring tar Marknadsföring och Kommunikation, och den generella personalrollen tar vad som helst. En uppgift från mallbiblioteket kan ange sin egen roll. Annars får du veta vilken roll du ska tilldela i stället. Du som ägare kan ta vad som helst.
En teammedlem som tilldelas en uppgift får en avisering.
En volontär får samma e-post “Ny volontäruppgift” som för en volontäruppgift och ser uppgiften på Mitt volontärarbete, där hen kan flytta dess status, bocka av checklistan och kommentera. En uppgift har en person i taget; om du väljer någon annan ersätts den första.
Välj Ej tilldelad för att rensa den.

Använd mallbiblioteket

Klicka på Mallbibliotek.
Bocka i de uppgifter du vill ha, en och en eller en hel kategori i taget med Markera alla.
Klicka på Tillämpa valda mallar. Uppgifterna skapas för den här händelsen.

Biblioteket innehåller färdiga uppgifter i de åtta kategorierna, var och en med en prioritet och en typisk framförhållning, till exempel “30 dagar före”. Förfallodatum räknas ut från händelsedatumet. Om din händelse ligger närmare än mallens egen framförhållning pressas deadlines ihop så att ingen hamnar i det förflutna, och de behåller sin ordning. Uppgifter efter händelsen ligger kvar efter händelsen. Mallar du redan har tillämpat visar en bock och kan inte tillämpas två gånger.

Bra att veta

Vem som får använda tavlan avgörs av behörigheten Uppgifter: arrangören, lokalansvariga och volontärsamordnare har den, och du kan bocka i den i en egen roll. Det är en annan behörighet än att redigera händelsen.
En klar uppgift visar när den blev klar. Om du avbockar den sätts den tillbaka till Väntande.
Att radera en uppgift frågar efter bekräftelse först.
Tavleuppgifter med en starttid visas i Dagschemat, för personer som har behörigheten Uppgifter.
Om volontärer har blivit inbjudna men ingen har bekräftat, säger sidan det och länkar till Personer; bara bekräftade volontärer visas i listan.

Felsökning

“… kan inte ta en …-uppgift” — teammedlemmens roll täcker inte kategorin. Välj en medlem med rätt roll, en personalmedlem eller en volontär.
Volontären finns inte i listan — hen är inte bekräftad för den här händelsen än.
“Den uppgiften kan inte väntas på” — uppgiften hör till en annan händelse, eller så skulle valet få två uppgifter att vänta på varandra.
Förfallodatumen för tillämpade mallar ligger för tätt — händelsen är nära, så framförhållningstiderna har pressats ihop för att passa.

Relaterat

1.10 Dagschemat och liveöversikten

Två flikar för en händelses volontärer är gjorda för dagarna runt händelsen. Dagschema lägger alla pass och alla uppgifter med en tid i en lista, i ordning, så att alla arbetar efter samma plan, på papper om du vill. Live visar vad som pågår just nu: vilka som är på pass, vilka som inte har dykt upp, och vad som är försenat. Öppna händelsen och gå sedan till Team och partners → Volontärer, och välj fliken. Båda är öppna för arrangören, volontärsamordnare och — för sina egna team — teamledare.

Vad du kan göra här

Se hela händelsen som en tidslinje, per dag, med vem som gör vad och var.
Skriv ut dagschemat, eller öppna det i en telefon vid entrén.
Begränsa planen till ett team.
Under dagen, se hur många volontärer som är incheckade, ring eller skicka meddelande till dem som saknas, och checka in dem själv.
Upptäck blockerade eller försenade uppgifter innan de kostar dig kvällen.

Dagschemat

Dagschemat har ett block per dag, och varje block börjar med datumet. Varje rad visar tiden, en färgad etikett för vad det är och titeln, och under den vem som gör det och var. Det finns tre typer av rader:

Pass — volontärpassen med deras tidsspann, deras personer (eller “Ingen ännu (3 behövs)”), deras team och deras plats.
Uppgift — volontäruppgifter som har en start- eller förfallotid, för deras namngivna personer eller “Hela teamet”. Klara uppgifter är nedtonade och överstrukna.
Uppgiftstavla — uppgifter från händelsens uppgiftstavla som har en starttid, med sin ägare. Dessa visas bara för personer som har behörigheten Uppgifter.

Rullgardinen begränsar listan till ett team. Skriv ut öppnar en ren version i en ny flik utan menyerna; klicka på dess utskriftsknapp, eller använd webbläsarens utskriftskommando. Tiderna är händelsens egna klockslag.

Liveöversikten

Fliken Live uppdaterar sig själv varje minut, och Uppdatera gör det på begäran. Korten överst räknar de pass som pågår nu, de incheckade personerna, de personer som Inte incheckad, de försenade eller blockerade uppgifterna, och de saknade föremålen på packlistorna för dina team. Nedanför dem:

Passet har börjat, inte incheckad listar personer vars pass började för mer än 15 minuter sedan och som inte har checkat in. Varje rad har Ring (öppnar telefonens samtalsvy), Dela på WhatsApp när numret är i internationellt format (börjar med + eller 00), och Checka in för att markera dem som närvarande.
Två listor över pass: de som pågår nu och de som börjar inom de närmaste tre timmarna, var och en med hur många som är incheckade mot hur många som är på passet och hur många det behöver. Gult betyder att passet inte är fullt.
Uppgifter som behöver uppmärksamhet listar uppgifter som är Blockerade, eller vars förfallotid har passerat utan att de blivit klara, med vilka de är för.

Bra att veta

Liveöversikten gäller just nu. Före händelsen visar den “Inget just nu” tills det första passet börjar; använd Dagschemat för planering.
Att checka in härifrån är detsamma som Checka in på fliken Pass. Timmarna räknas från just det ögonblicket.
En teamledare ser sina egna teams pass och uppgifter, och de utan team. De kan bara checka in personerna i sina egna team.
Sidan frågar servern efter nya siffror bara i bakgrunden. Den håller dig inte inloggad: en obevakad skärm loggar fortfarande ut sig själv efter din inaktivitetstimeout.
Saknade föremål kommer från teamens packlistor; se Teamets inventarie.

Felsökning

En person saknas i dagschemat — pass visas alltid; uppgifter bara när de har en start- eller förfallotid.
Dela på WhatsApp saknas — telefonnumret har ingen internationell landskod. Redigera numret i registret, till exempel +49 …, så visas den.
Alla visas som inte incheckade — volontärer checkar in från Mitt volontärarbete upp till en timme före sitt pass. Checka in dem här om de inte kan.
Dagschemat är tomt — lägg till pass och uppgifter med tider först.

Relaterat

1.11 Meddelanden till dina volontärer

Fliken Meddelanden skriver till personerna som hjälper till vid en händelse: alla bekräftade, ett team, personerna på ett pass, eller de som ännu inte har svarat. Samma text kan kopieras till din WhatsApp-grupp. Öppna händelsen och gå sedan till Team och partners → Volontärer → Meddelanden.

Vad du kan göra här

Skicka ett e-postmeddelande till en vald grupp volontärer, med ett ämne och ett meddelande.
Kopiera samma text, redo att klistra in i WhatsApp.
Läs vad som skickats tidigare, till vem och av vem.

Skicka ett meddelande

Under Till väljer du vem som tar emot det:
- Alla bekräftade — varje bekräftad volontär för den här händelsen. Bara arrangören och volontärsamordnare kan välja detta.
- Ett team — de bekräftade personerna i det team du väljer nästa.
- Ett pass — de bekräftade personerna på det pass du väljer nästa.
- Personer som ännu inte har svarat — alla som har blivit inbjudna eller anmält sig och fortfarande väntar.
Skriv ett Ämne på upp till 200 tecken.
Skriv Meddelandet, upp till 5,000 tecken. Ren text med radbrytningar fungerar bäst.
Klicka på Skicka och bekräfta att meddelandet går till alla i den valda gruppen. Sidan berättar hur många personer det skickades till.

För att lägga ut samma text i en WhatsApp-grupp, klicka på Kopiera för WhatsApp före eller efter att du skickat. Det kopierar ämnet i fetstil följt av meddelandet, redo att klistra in.

Läs det som skickats

Under Skickade meddelanden listas de senaste meddelandena med sitt ämne, vilka de gick till, hur många personer, när och av vem. Klicka på en rad för att läsa meddelandet.

Bra att veta

E-post skickas i din egen timgräns för utskick (Inställningar → E-post), samma gräns som för inbjudningar och påminnelser, och de sprids ut så att det sista lämnar före händelsen slutar. Ett stort meddelande kan därför ta några timmar att nå alla.
Om ingen finns i den valda gruppen — ett team utan bekräftade personer, ett tomt pass — skickas inget, och du får veta det.
En teamledare kan bara skriva till sina egna team och passen i de teamen, och till personer i sina team som inte har svarat. De ser inte Alla bekräftade, och deras historik visar bara deras egna meddelanden och de som gått till deras team.
Meddelanden går till adressen i ditt register. De handlar om att hjälpa till vid händelsen; för biljetter och beställningar använd i stället Meddelanden till deltagare och Kungörelser till deltagare.
Ett meddelande kan inte tas tillbaka när det är skickat. Läs igenom det innan du bekräftar.

Felsökning

“Ingen finns i den gruppen ännu” — gruppen är tom. Bekräfta personer under Personer eller välj en annan grupp.
“Du kan bara skriva till dina egna team” — du är teamledare och valde en grupp utanför dina team.
Någon säger att inget kom fram — e-postet kan fortfarande vänta på din timgräns, eller ligga i skräpposten. Skicka dem WhatsApp-kopian.
Jag kan inte välja Alla bekräftade — bara personer som hanterar alla volontärer (arrangör, volontärsamordnare) kan skriva till alla.

Relaterat

1.12 Volontärers timmar och integritet

En volontärs registerpost innehåller det du behöver för att arbeta med hen: namn, e-postadress, telefonnummer, färdigheter, dina egna anteckningar och de timmar hen har arbetat på dina pass. Den här artikeln förklarar vem som ser vad, hur timintyget fungerar och hur du raderar en volontärs uppgifter. Du hittar registret under Tillväxt → Volontärer.

Vad du kan göra här

Kontrollera vem i ditt team som ser vilka uppgifter.
Ladda ner en volontärs timintyg som PDF.
Radera en volontär och allt som registrerats om hen.

Vem som ser vad

Du och volontärsamordnare ser varje persons kontaktuppgifter på fliken Personer, och allt i registret.
En teamledare ser registret för att rekrytera från, men inte anteckningarna.
Den exporterade CSV-filen från registret innehåller kontaktuppgifter, färdigheter, anteckningar och timmar. Förvara filen säkert, och radera den när du är klar.

Timmar och intyget

Timmar är tiden mellan incheckning och utcheckning på ett pass. Bara pass som checkats ut räknas, och bara för händelser där personen var bekräftad. I registret summerar kolumnen Timmar dem. Nedladdningsikonen på en persons rad ger ett PDF-dokument Volontärens timintyg för en skola, en arbetsgivare eller en stipendieansökan. Det listar varje händelse med datum, antalet pass och timmarna, en summa, och det datum då det utfärdades, och anger att det bygger på de incheckningar du har registrerat. Det är ingen ögonblicksbild: det anger uppgifterna så som de är den dag det skrivs ut.

Bra att veta

En volontär kan be att inte bli inbjuden igen med länken i varje inbjudan. Hen visas då som Vill inte ha inbjudningar, och du kan inte bjuda in hen.
Radera från register tar bort personen och, tillsammans med hen, dennes inbjudningar, pass och timmar på alla dina händelser. Detta är vad en begäran om att radera deras uppgifter kräver, så det mildras inte och kan inte ångras.
När någon anmäler sig från händelsesidan får hen veta att namn, e-post, telefon och kompetenser delas med dig för att organisera volontärteamet.

Felsökning

Timintyget är tomt — inget pass för personen har checkats ut än, eller så är hen inte bekräftad för någon händelse.
Intyget visar färre timmar än väntat — ett pass som checkats in men aldrig ut räknar ingenting. Stäng det med Checka ut på fliken Pass och ladda ner intyget igen.

Relaterat

1.13 Volontärernas tackbiljett

En tackbiljett låter dina volontärer delta i den händelse de hjälper till vid, gratis eller till ett reducerat pris. Det är en vanlig biljettyp med Endast volontärer påslaget. Alla kan se den på händelsesidan, men bara personer som är bekräftade volontärer för just den händelsen kan köpa den. Du skapar den under Biljetter och priser → Biljetttyper i händelsens Hantera-meny; fliken Inställningar för volontärer säger om händelsen har en.

Vad du kan göra här

Erbjud dina volontärer en biljett utan kostnad, eller till ett pris du väljer.
Begränsa den till en per volontär, eller tillåt en medföljande.
Visa dina volontärer ditt eget tack där de köper den.

Skapa biljetten

Öppna Biljetter och priser → Biljetttyper och klicka på Lägg till biljetttyp, eller klicka på Redigera på en befintlig.
Ge den ett namn, till exempel “Volontärernas tack”, och ange Pris. Noll gör den gratis.
Ange Kapacitet till ungefär så många biljetter du har volontärer.
Bocka i Endast volontärer: “Visas för alla; bara den här händelsens bekräftade volontärer kan köpa den (en var)”.
Under Max per person lämnar du fältet tomt för en biljett per volontär, eller anger ett högre tal för att tillåta en medföljande.
Klicka på Spara ändringar, eller lägg till biljetttypen.

Vad besökare och volontärer ser

På den publika händelsesidan sitter biljetten i listan med en grön etikett Endast volontärer, på samma sätt som biljetter för medlemmar visas. En besökare som inte är inloggad läser “För den här händelsens volontärer — logga in för att få den”; en inloggad person som inte är en bekräftad volontär läser “För den här händelsens bekräftade volontärer”, med en länk till volontäranmälan om du har slagit på den. En bekräftad volontär ser biljetten upplåst, med ditt tackmeddelande ovanför listan.

Volontären köper den som vilken biljett som helst, inloggad, via den vanliga kassan. För en gratis biljett tas ingen betalning. Ditt tackmeddelande visas också bredvid biljetten i kassan och i bekräftelsemejlet.

Inställningar förklarade

Pris — noll för en gratis biljett, eller valfritt pris för en reducerad.
Max per person — räknas över alla deras beställningar. Tomt betyder en per volontär.
Tackmeddelande — anges på fliken Inställningar för volontärer, upp till 300 tecken, med {name} för volontärens namn. Se Rekrytering med anslutningslänkar, anmälan och kopierade upplägg.

Bra att veta

Biljetten ändrar inte priset din händelse annonserar. Den utelämnas från listningar, sökresultat, prisintervall och flöden, så en gratis volontärbiljett kan inte få en betald händelse att se gratis ut.
Bara bekräftade volontärer kan köpa den. Någon som bara blivit inbjuden, eller som klivit av, kan inte. Volontären måste vara inloggad med e-postadressen i ditt register; inbjudningsmejlet låter hen skapa det kontot.
Biljetten är därefter som vilken biljett som helst: den har en QR-kod och skannas vid entrén.
Volontärer hittar också en knapp Få min biljett på sidan Mitt volontärarbete när du har en åt dem.
Biljetten räknas mot händelsens kapacitet, precis som alla andra biljetter.

Felsökning

En volontär kan inte se eller köpa biljetten — hen måste vara Bekräftad för den här händelsen och inloggad med den e-postadress du bjöd in. Konton kopplas till registerposter bara på en bekräftad e-postadress.
Inställningarna säger att det inte finns någon volontärbiljett — ingen biljetttyp för händelsen har Endast volontärer ikryssat. Använd Gå till biljetter för att skapa en.
En volontär behöver två biljetter — höj Max per person på biljetttypen.

Relaterat

1.14 Teamets inventarie: översikt

Inventarie är förteckningen över allt din förening äger, lånar eller köper till sina evenemang: stolar, högtalare, en dhol, passerkort, ris, tallrikar. Det finns under Inventarie i gruppen Arbete i din arrangörsmeny. Varje föremål tillhör ett volontärteam som sköter det, eller det Gemensamma förrådet som du och dina volontärkoordinatorer sköter själva.

Vad du kan göra här

Behåll en lista för varje team. Du ser alla föremål. Varje rad visar teamets märke, om föremålet är Utrustning eller en Förbrukningsvara, dess kategori, hur många som finns tillgängliga av totalen, var det finns och dess skick.
Se vem som har det. Mellan evenemangen är ett föremål antingen hos en person från ditt volontärregister eller förvarat på en plats du anger, till exempel ”Förrådet B i Kulturhalle”. Lånade föremål anger också vem som lånade ut dem.
Vet vad som ska köpas. Föremål som håller på att ta slut visas i rött och hamnar på Inköpslistan.
Registrera inköp med kvitton och se vem som fortfarande ska betalas tillbaka — se Inköp, kvitton och inköpslistan.
Planera varje evenemang med en packlista per team — se Packlistor för evenemang.
Skriv ut QR-etiketter att sätta på föremålen — se QR-etiketter.

Läs sidan Inventarie

De tre brickorna överst visar Totalt antal (endast aktiva föremål), Lagt lager och Totalt värde, vilket är enhetskostnad gånger totalt antal. Klicka på brickan Lagt lager för att öppna inköpslistan.
Flikarna under rubriken öppnar Inköpslista och Inköp; knapparna bredvid rubriken är QR-etiketter och Lägg till föremål.
Begränsa listan med filtren: sök på namn, SKU eller streckkod, Lag (ett team, eller Gemensamma förrådet), Typ (Utrustning eller Förbrukningsvara), Kategori, Endast lagt lager och Visa inaktiva föremål. Rensa tar bort dem igen.
Varje rad börjar med teamets märke. Klicka på Redigera på en rad för att öppna föremålet — se Föremål: lägga till, hitta och sköta dem.

Under Endast lagt lager ser du vad som har sjunkit till sitt minimum. Antalet tillgängliga blir rött och anger ”minimum 20”. Ett föremål är lagt när det har ett minimum över noll och antalet tillgängliga är lika med eller lägre än det.

Team, det gemensamma förrådet och vem som ser vad

Du ser och ändrar alla föremål, inklusive det Gemensamma förrådet, och du är den enda som sköter kategorierna (knappen Hantera kategorier).
En teamledare ser och ändrar endast föremålen i det team de leder, från sin egen sida: Ditt teams inventarie. De ser aldrig ett annat teams lager, och de kan inte lägga ett föremål i det Gemensamma förrådet.
En koordinator eller evenemangsansvarig arbetar med ett evenemangs packlistor från Hantera → Evenemangsinventarie. Det Gemensamma förrådet har ingen ledare, så det sköts av dig och koordinatorerna.
Att låna mellan team är inte en funktion på plattformen: lag frågar varandra utanför systemet.

Bra att veta

Utrustning kommer tillbaka efter ett evenemang. Förbrukningsvaror används upp och köps igen; när du registrerar återlämningen från ett evenemang anger du hur många som förbrukades.
Ett föremål som är utlånat till ett evenemang kan inte raderas förrän det är tillbaka.
Förbrukade och saknade mängder lämnar lagret för gott. Skadade föremål räknas fortfarande i totalen men är inte tillgängliga.
Föremål du stänger av med kryssrutan Aktiv på föremålssidan försvinner från listan och från packlistans väljare. Kryssa i Visa inaktiva föremål bland filtren för att visa dem igen, märkta Inaktiv; öppna ett och kryssa i Aktiv för att återaktivera det.
Kategorier (till exempel Ljud och ljus, Möbler, Catering) delas av alla team. Lägg till en under Hantera kategorier.

Felsökning

Ett föremål saknas i listan — kontrollera filtret Lag, och kryssa i Visa inaktiva föremål ifall föremålet stängdes av. En lednings egen sida visar bara deras team.
Brickan Lagt lager visar noll trots att något nästan är slut — föremålet har inget minimum angivet. Öppna det och ange ett Min. lagergräns.
Antalet tillgängliga är lägre än vad som finns i hyllan — resten är planerat på ett evenemangs packlista eller fortfarande ute. Öppna föremålet: panelen Bokat på evenemang visar var.

Relaterat

1.15 Föremål: lägga till, hitta och sköta dem

Ett föremål är en sorts sak du förvarar, med ett antal: “Hopfällbara stolar, 420”. Den här artikeln handlar om att lägga till ett föremål, ange var det finns, lånade föremål och de övriga sakerna du kan göra på ett föremåls sida. Öppna Inventarie i gruppen Arbete och klicka på Lägg till föremål, eller på Redigera på en befintlig rad.

Lägg till ett föremål

Klicka på Lägg till föremål på sidan Inventarie och skriv in Föremålsnamn. Det är den enda text som krävs, tillsammans med antal, skick och ägandeskap.
Välj det Lag som sköter föremålet. Lämna det på Gemensamt förråd om ingen särskild person sköter det. En gruppledare som lägger till ett föremål på sin egen sida kan inte välja: det tillhör alltid hens lag.
Välj Typ: Utrustning kommer tillbaka efter ett evenemang, en Förbrukningsvara används upp och köps in igen.
Ange Totalt antal och, om du vill, en Enhet som st, kg eller rullar. Ange en Min. lagergräns för allt du köper igen; när lagret sjunker till det antalet hamnar föremålet på inköpslistan.
Ange under Vem har den en person från din volontärlista, eller under Förvaringsplats var den finns.
Välj Skick (Ny, Bra, Godtagbar, Dålig, Skadad eller Utrangerad) och Ägandeskap. För Lånat föremål visas ett fält Lånad av: skriv vems föremålet är, till exempel familjen Patel. Hyrt och Ägt har inget sådant fält.
Lägg till en kategori, SKU, beskrivning, streckkod, bild och Enhetskostnad (används för totalvärdet) om du vill, och klicka sedan på Skapa föremål.

Inställningar förklarade

SKU — din egen kod. Den måste vara unik bland dina föremål.
Min. lagergräns — noll betyder “varna mig inte”. Över noll blir föremålet lågt i lager när det tillgängliga antalet är lika med eller lägre än gränsen.
Aktiv (på ett befintligt föremål) — stäng av den för något du inte längre har. Det försvinner från listan, inköpslistan, etiketterna och väljaren för packlistan. Visa inaktiva föremål på sidan Inventarie hittar det igen.
Bild — JPG, PNG eller WebP, upp till 2 MB.

Var finns det?

Öppna ett föremål med Redigera. Panelen Var den finns berättar det i en mening: “Hos Ravi Patel”, “På föreningens kontor”, eller att ingen har noterat var det finns, samt vem som lånat det. Ändra det med personlistan och platsfältet och klicka sedan på Spara. Du kan använda båda: en person och en plats.

Bredvid den adderar Registrera ett inköp lager tillsammans med kvittot; se Inköp, kvitton och inköpslistan.

Mer på föremålssidan

Bokat på evenemang — visas när föremålet står på packlistan för ett pågående eller kommande evenemang. Där finns snabbknappar för Tillbaka och Allt tillbaka; se QR-etiketter.
Påfyllning — lägger till ett antal med en valfri anteckning, utan inköp. Använd den för lager som hittats, skänkts eller räknats om.
Underhåll — registrera en service, reparation eller inspektion med datum, kostnad och datum för nästa service.
Transaktionshistorik — de senaste rörelserna: tagna till ett evenemang, återlämnade, förbrukade, påfyllda.
Radera — ber om bekräftelse. Det nekas så länge något antal fortfarande är utlånat till ett evenemang.

Bra att veta

Om du ändrar lag för ett föremål flyttas det till det lagets lista, och dess ledare kan då sköta det.
Antalen är hela tal. Det tillgängliga antalet är totalen minus det som är planerat eller ute på evenemangens packlistor, minus skadade, förbrukade och saknade föremål.
Kostnaden per enhet används bara för rutan Totalvärde. Pengarna du faktiskt spenderar registreras som inköp.

Felsökning

SKU:n nekas — ett annat av dina föremål använder redan den.
Lånad av visas inte — välj först Lånat under Ägandeskap.
Jag kan inte välja en person under Vem har den — listan visar din volontärlista. Lägg först till personen under Volontärer.

Relaterat

1.16 Inköp, kvitton och inköpslistan

När ett team köper något till inventariet registrerar du det som ett inköp: antalet läggs på lagret, kvittot sparas och utgiften syns bland evenemangets kostnader. Om en volontär betalat ur egen ficka förblir inköpet öppet tills du markerar det som återbetalt. Listan hittar du under Inventarie → Inköp, och vad som ska köpas under Inventarie → Inköpslista.

Registrera ett inköp

Öppna föremålet du köpte på sidan Inventarie (Redigera).
Under Registrera ett inköp anger du Antal som köptes, Belopp som betalades och Datum.
Under Betald av väljer du Föreningen, eller den volontär som betalade. En volontärs inköp markeras Att betala tillbaka tills du gör upp.
Välj eventuellt För evenemang och bifoga Kvitto (PDF, JPG, PNG eller WebP, upp till 10 MB).
Klicka på Registrera ett inköp. Antalet läggs till föremålets lager direkt.

Sidan Inköp

Varje inköp från varje team listas, nyast först, med datum, föremål, team, vem som betalade och belopp. En teamledare ser bara inköpen för sitt eget team.

Den gula rutan visar totalt belopp som fortfarande ska betalas tillbaka till volontärer. Klicka på Visa för att bara lista de öppna.
Kolumnen Betald av visar volontären och Att betala tillbaka eller Återbetald. Inköp som föreningen betalat har ingen etikett.
Klicka på Kvitto för att öppna filen du bifogade. Kvitton är privata: bara du och teamets ledare kan öppna dem.
När du har betalat volontären klickar du på Markera som återbetald. Markera som inte återbetald ångrar det. Bara du, arrangören, kan göra detta; en ledare ser statusen men har ingen knapp.

Inköpslistan

Inköpslistan visar varje aktivt föremål som ligger på eller under sitt minimilager, grupperat efter team. Team utan föremål visas inte, och det Gemensamma förrådet är en grupp precis som andra.

Varje teamgrupp listar sina föremål; raden till höger visar hur många som finns kvar och minimum.
Rutan Dela listan innehåller samma lista som ren text, med teamnamnet i fetstil för WhatsApp.
Klicka på Kopiera och klistra in den i ditt teams grupp.

Bra att veta

Ett inköp är en vanlig utgift. Det syns bland evenemangets kostnader och i dess resultaträkning; titeln blir ”40 × Basmatiris”. Utrustning bokförs under kategorin utrustning, förbrukningsvaror under övrigt. Valutan är föremålets, eller euro om det saknar någon.
Om du inte väljer något evenemang hör inköpet till din organisation i stället för till ett enskilt evenemang.
Pengarna registreras bara. Plattformen betalar ingen tillbaka; det gör du själv och markerar sedan.
Använd Påfyllning på föremålets sida i stället för ett inköp när inget köptes.

Felsökning

Föremålet finns inte på inköpslistan — det har inget minimum satt, eller så ligger det tillgängliga antalet fortfarande över det. Antal som planerats för ett evenemang räknas som inte tillgängliga.
En kvittolänk säger att den inte hittas — inköpet registrerades utan fil.
Volontären saknas under Betald av — bara personer på din volontärlista erbjuds.

Relaterat

1.17 Packlistor för evenemang

En packlista visar vilka föremål varje team tar med till ett evenemang, hur många, och vad som kom tillbaka. Varje evenemang har egna listor, en per team plus det Gemensamma förrådet. Öppna evenemanget och välj Hantera → Drift på plats → Evenemangsinventarie. Evenemangsredigerare och volontärsansvariga ser alla teams listor; en teamledare ser bara listorna för de team de leder.

Planera vad som ska till evenemanget

Klicka på Tilldela föremål överst på sidan och välj Föremål. Listan är grupperad efter team och visar hur många som finns tillgängliga. Föremål som redan står på det här evenemangets lista, eller som inte har några kvar, erbjuds inte.
Ange Antal och eventuellt en notering och klicka sedan på Tilldela. Du kan inte planera fler än vad som finns tillgängligt.
Raden visas i sitt teams ruta med status Tilldelad: ”Planerat 420 · tagna 0 · tillbaka 0”, och en knapp Tagen till evenemanget för dagen.

På dagen: taget, sedan tillbaka

När föremålen lämnar förrådet anger du antalet på raden och klickar på Tagen till evenemanget. Statusen blir Utlämnad.
När de kommer tillbaka fyller du i återlämningsformuläret på samma rad: Återlämnad, Skadad (utrustning) eller Förbrukad (förbrukningsvaror), Saknas och en notering. Klicka på Spara. Summan av talen kan inte överstiga vad som fortfarande är utlämnat.
När allt är redovisat står det Återlämnad på raden.

Antal som förbrukats eller saknas lämnar lagret för gott. Ett saknat föremål som dyker upp senare kan läggas till igen med Påfyllning på föremålets sida.

Det som fortfarande saknas

När något är registrerat som saknat — och, efter att evenemanget har slutat, allt som fortfarande är ute — samlas det i en gul ruta Inte tillbaka än. Den visar teamet och föremålen. Klicka på Skapa en uppgift för teamet för att lägga till en uppgift för teamet, ”Hitta saknade föremål”, med förfallodag om sju dagar och varje rad listad. Den visas på medlemmarnas sida Mitt volontärarbete och för deras ledare.

Återlämningsformulären finns på varje rad som fortfarande har föremål ute. Rader i det Gemensamma förrådet har ingen uppgiftsknapp, eftersom det Gemensamma förrådet inte har något team att ge uppgiften till.

Bra att veta

Att tilldela flyttar inget: det tillgängliga antalet på föremålet sjunker så att ingen annan planerar samma stolar, och det återställs när de återlämnas.
Du kan ta bort en rad (Ta bort från listan) bara medan inget har tagits, eller när allt är tillbaka.
På ett föremåls sida visar panelen Bokat på evenemang samma rad med knappar för ett tryck, Tagna och Alla tillbaka — gjorda för användning efter att en etikett skannats. Alla tillbaka räknar allt som återlämnat, inte förbrukat.
Att kopiera uppställningen från ett tidigare evenemang (Hantera → Volontärer) kan ta med packlistor när tillräckligt lager finns.

Felsökning

Bara X enheter tillgängliga — resten är planerat för ett annat evenemang eller fortfarande ute. Sänk antalet eller återlämna först det andra evenemangets föremål.
Föremålet finns inte i listan — det står redan på det här evenemangets lista (ändra raden i stället), är inaktivt, eller har inget tillgängligt.
En ledare ser en tom sida — de ser bara de team de leder.

Relaterat

1.18 QR-etiketter

En QR-etikett på ett föremål gör att någon kan öppna det med en telefon: skanna den så öppnas föremålets sida, med dess plats, dess plats på packlistan och knapparna för att markera det som taget eller tillbaka. Skriv ut etiketterna från Inventarie → QR-etiketter.

Skriv ut etiketter

På sidan Inventarie kan du eventuellt filtrera på Team; knappen QR-etiketter behåller ditt filter, så du skriver ut ett teams etiketter i taget.
Klicka på QR-etiketter. Ett enkelt ark öppnas med en etikett per aktivt föremål: QR-koden, namnet, teamet (eller Gemensamt förråd) och SKU:t.
Klicka på Skriv ut. Knappen och sidhuvudet skrivs inte ut, bara etiketterna.
Klipp längs de streckade linjerna och sätt varje etikett på sitt föremål eller på sin låda.

Varje etikett visar föremålets namn under koden.

Skanna en etikett

Rikta telefonens kamera mot koden och öppna länken. Du måste vara inloggad.
Om du är arrangören öppnas föremålet på din sida Inventarie. Om du leder teamet som föremålet tillhör öppnas det på din egen sida för teamets inventarie.
Om föremålet står på packlistan för ett pågående eller kommande evenemang visar den översta panelen Bokat på evenemang siffrorna och två knappar: Tagna markerar allt som ännu ska tas, Alla tillbaka markerar allt som är ute som återlämnat. Använd hela packlistan för förbrukade, skadade eller saknade föremål.

Panelens rubrik presenterar evenemangen; Tagna registrerar hela det planerade antalet som taget, och Packlista öppnar evenemangets lista. Evenemang som slutade för mer än sju dagar sedan visas inte längre.

Bra att veta

Koden innehåller en slumpmässig token, aldrig ett id, och ingenting om föremålet i sig. Den som hittar en etikett utan behörighet nekas och ser ingenting om föremålet eller vem som har det.
Föremål i det Gemensamma förrådet öppnas bara för arrangören, eftersom de inte har någon teamledare.
Etiketten för ett föremål du har inaktiverat skrivs inte ut längre. Ny utskrift ändrar aldrig en befintlig kod, så gamla etiketter fungerar fortfarande.

Felsökning

Skanningen säger åtkomst nekad — du är inloggad med ett konto som varken äger inventariet eller leder det teamet.
Skanningen ber mig logga in — det är väntat; logga in och öppna etiketten igen.
Arket är tomt — det valda teamet har inga aktiva föremål.

Relaterat

Kapitel 2

Volontärarbete

2.1 Volontärarbete vid ett evenemang

Arrangörer på EventMann kan be dig hjälpa till på deras evenemang utan betalning, och vissa evenemang låter dig erbjuda din hjälp från evenemangssidan. Allt om det — dina inbjudningar, dina pass, dina uppgifter, dina uppgifter och din tack-biljett — finns under Mitt volontärarbete på ditt konto. Den här artikeln är kartan; varje del har sin egen artikel.

Vad du kan göra här

Svara på en inbjudan — arrangörens mejl frågar “Kan du hjälpa till?”. Öppna det och välj Ja eller Nej. Ett nej kräver ingenting; ett ja kräver ett kostnadsfritt EventMann-konto på den adressen, som du skapar eller loggar in på direkt där. Se Svara på en inbjudan.
Erbjud din hjälp — när en evenemangssida säger “Vill du hjälpa till på det här evenemanget?”, eller en lagledare skickar dig en anslutningslänk. Se Anmäl dig eller gå med i ett lag.
Se dina pass, checka in och ut, ta eller lämna tillbaka ett pass — se Mitt volontärarbete: pass och incheckning.
Arbeta igenom dina uppgifter — status, checklista och kommentarer. Se Dina volontäruppgifter.
Driv en del av ett evenemang — om arrangören gett dig en roll, till exempel volontärsamordnare eller biljettkontor, eller om du leder ett lag. Se Volontärroller och Mitt arbete och Guide för lagledare.
Hämta din volontärbiljett — om arrangören erbjuder en visar Mitt volontärarbete en knapp Få min biljett som öppnar evenemangssidan. Endast bekräftade volontärer kan köpa den, inloggade. Den är gratis eller rabatterad, normalt en var.

Var du hittar det

Logga in och välj Mitt volontärarbete i menyn på ditt konto. Posten visas när en arrangör har din e-postadress i ett volontärregister, eller du har anmält dig själv.
Sidan kräver en bekräftad e-postadress. Arrangörer bjuder in dig via mejl; inbjudningar kopplas till ditt konto endast när den adressen är bekräftad.

Bra att veta

Du kan ändra ditt svar: säga ja efter ett tidigare nej, eller dra dig tillbaka om du inte längre kan komma. Att dra dig tillbaka frigör dina pass och lämnar tillbaka dina uppgifter till laget.
Du får ett mejl när du sätts på ett pass eller får en uppgift, och en påminnelse ungefär en dag före varje pass. En uppgift med starttid skickar en påminnelse strax före.
Volontärarbete är obetalt. Ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och dina kompetenser delas med arrangören så att de kan organisera teamet.
Varje inbjudan innehåller en länk för att stoppa den arrangörens inbjudningar. Andra arrangörer påverkas inte.
Tider på pass och uppgifter visas i evenemangets egen tidszon.

Felsökning

Mitt volontärarbete är tomt — logga in med den adress inbjudan skickades till, och se till att den är bekräftad.
Jag kan inte checka in — incheckningen öppnar en timme före passet börjar och stängs när det slutar. Be din ledare eller arrangören checka in dig från deras schema om du kommer utanför den tiden.
Jag kan inte se volontärbiljetten — den visas när du är bekräftad för det evenemanget och inloggad. Om evenemanget saknar en har arrangören inte ställt in någon.

Relaterat

2.2 Svara på en inbjudan

När en arrangör bjuder in dig att hjälpa till på ett evenemang får du ett mejl “Kan du hjälpa till på …?” med en knapp Svara på inbjudan. Knappen öppnar en sida enbart för dig. Att säga nej tar ett klick och kräver inget mer. Att säga ja innebär att du har ett kostnadsfritt EventMann-konto på den adress inbjudan skickades till: det kontot är där du ser dina pass, dina uppgifter och teamet. Länken är personlig: vidarebefordra den inte.

Svara på inbjudan

Öppna länken i mejlet. Sidan visar evenemanget, när och var det är, och ditt nuvarande svar (Inbjuden).
Tryck på Ja, jag hjälper till för att gå med i teamet, eller Nej, inte den här gången för att avböja. Raden under knapparna berättar vad ett ja kräver av dig.
Vad som händer efter Ja beror på ditt konto:
- Inget konto på den adressen än — sidan öppnar ett kort kontoformulär, som beskrivs nedan.
- Du har redan ett konto — du tas till inloggningssidan med din adress ifylld. Efter inloggningen kommer du direkt tillbaka till inbjudan, och ditt ja registreras.
- Du är redan inloggad med den adressen — ditt ja registreras direkt.
- Din adress är inte bekräftad än — du ombeds bekräfta den först. Ditt ja registreras när du kommer tillbaka till inbjudan.
- Du är inloggad som någon annan — sidan säger det och erbjuder Logga ut och fortsätt. Ett ja registreras aldrig för ett annat konto.
När ditt ja har registrerats ser du ett tackmeddelande, arrangören får besked, och du får ett mejl “Du är med i teamet”. Arrangören sätter sedan dig på pass och ger dig uppgifter, och du får veta det via mejl varje gång.

Skapa ditt konto och säg ja

Under Skapa ditt kostnadsfria konto för att säga ja, kontrollera ditt namn; e-postadressen är fast och är den som inbjudan skickades till.
Välj ett lösenord och upprepa det.
Tryck på Skapa konto och säg ja.
Du är inloggad och hamnar på Mitt volontärarbete, redan med i teamet. Kontot bekräftas direkt, eftersom du nådde det via länken som skickades till den adressen.

En länk kan aldrig sätta ett nytt lösenord för ett konto som redan finns: om någon redan har ett konto på den adressen skickas hen i stället till inloggningen.

Bekräftad av arrangören

Ibland bekräftar arrangören eller en lagledare dig utan att vänta på ditt svar, eftersom du redan sagt ja per telefon. Om du inte har något konto än säger ditt mejl “Du är med i teamet” det, och dess knapp Skapa mitt konto öppnar samma kontoformulär. Arrangören kan också skicka dig den länken igen med Skicka registreringslänk. Tills du skapat kontot är du med i teamet, men du kan inte se dina pass och uppgifter.

Ändra dig

Öppna samma länk igen. Efter ett ja står knappen Jag kan ändå inte komma; du ombeds bekräfta och dina pass frigörs för någon annan.
Efter ett nej som du själv gav kan du fortfarande välja Ja — med ditt konto, som ovan. En anmälan som arrangören avvisat kan du inte öppna igen, och inte heller en inbjudan som tagits bort.
När evenemanget är över eller avbrutet tar sidan inte emot fler svar.

Sluta få inbjudningar

Raden Bjud inte in mig till …s evenemang igen längst ner stoppar volontärinbjudningar från den arrangören, efter att du bekräftat. Den kräver inget konto. En inbjudan som fortfarande är öppen avböjs. Det påverkar inte andra arrangörer. Om du senare anmäler dig själv på en av deras evenemangssidor, upphävs avstängningen igen.

Bra att veta

Arrangören får veta om ditt ja först när det är registrerat — efter att du skapat ditt konto eller loggat in. Tills dess är du fortfarande Inbjuden på deras lista.
Kontot är ett vanligt, kostnadsfritt EventMann-konto. Du kan använda det för att boka biljetter också.
Länken fungerar från vilken enhet som helst. Att säga nej eller stänga av inbjudningar kräver ingen inloggning.
Mitt volontärarbete visar samma inbjudan med samma två knappar så länge du inte svarat.

Felsökning

“Det svaret är inte längre möjligt här” — arrangören har redan ändrat din status, till exempel tagit bort dig. Kontakta dem.
Ingen knapp Ja — du har redan sagt ja, anmälan avvisades, evenemanget är över, eller du är inloggad som någon annan (logga ut först).
Jag loggade in men mitt svar är fortfarande Inbjuden — du loggade in med en annan adress. Logga ut och logga in med adressen inbjudan skickades till, öppna sedan länken igen.
Jag glömde lösenordet till mitt befintliga konto — använd Glömt ditt lösenord? på inloggningssidan och öppna sedan inbjudningslänken igen.
Länken säger att den inte hittades — evenemanget togs bort, eller så öppnade du en förkortad eller ändrad länk. Använd knappen i mejlet.

Relaterat

2.3 Mitt volontärarbete: pass och incheckning

Mitt volontärarbete är din sida för allt du gör som volontär. Logga in och välj Mitt volontärarbete i din kontomeny. Det finns ett kort per evenemang, kommande evenemang först och avslutade efteråt. Varje kort visar evenemanget, datumet, arrangören, ditt team och din status.

Om du är kärnmedlem i ett av arrangörens fasta team börjar sidan med ett block Dina team: ett kort per team med alla teamets uppgifter och en länk till teamets Inventarie. Se Dina volontäruppgifter och Ditt teams inventarie. Om du leder ett team heter blocket i stället Team du leder.

Vad ett kort visar

Inbjuden — kortet ber dig svara med Ja, jag hjälper till eller Nej, inte den här gången.
Ansökte — din anmälan ligger hos arrangören. Du får ett e-postmeddelande när de har beslutat.
Bekräftade — du är med i teamet. Kortet visar arrangörens tack, dina pass och uppgifter, lediga pass du kan ta, din tillgänglighet och dina timmar.

På ett inbjudningskort trycker du på Ja, jag hjälper till eller Nej, inte den här gången.

Checka in och ut

Dina timmar räknas från incheckning till utcheckning, så gör båda.

Öppna kortet för dagens evenemang; dess titel anger evenemanget. Varje pass visar sin titel, tid och plats.
Under Pass hittar du passet och trycker på Checka in när du anländer. Knappen finns från en timme före passet börjar tills det slutar.
När du är klar trycker du på Checka ut. Passet visar sedan de timmar du arbetade.
Din summa för evenemanget står längst ner på kortet.

Ett pass som aldrig har checkats ut räknas inte förrän du eller arrangören stänger det.

Lämna tillbaka ett pass

När arrangören låter volontärer välja sina egna pass ser du Lämna tillbaka bredvid vart och ett av dina pass.

Tryck på Lämna tillbaka bredvid passet och bekräfta.
Ditt teams ledare och arrangören får veta att passet har en lucka igen.

Du kan lämna tillbaka fram till den gräns arrangören har satt, som standard är 24 timmar före passet, och aldrig efter att du har checkat in. Därefter får du tala med din ledare; knappen är borttagen med avsikt.

Ta ett ledigt pass

Om arrangören har slagit på Volontärer väljer egna pass visar kortet blocket Lediga pass du kan ta.

Läs blocket — det anger hur lång tid före starten du fortfarande kan lämna tillbaka passet.
Tryck på Ta för det pass du vill ha.

Du ser ditt eget teams pass och pass som inte tillhör något team, bara de som ännu inte har börjat och fortfarande har platser. Ett pass nekas om det överlappar ett av dina, är fullt när du trycker, eller tillhör ett annat team.

Ange när du kan hjälpa till

Fältet När kan du hjälpa till? på varje kort är fri text för arrangören eller din ledare, till exempel “lördagseftermiddagar”. Skriv in och tryck på Spara.

Skriv din text och tryck på Spara. Det får vara högst 500 tecken.

Bra att veta

Ändra mitt svar längst ner på ett kort öppnar din inbjudningssida, så länge evenemanget fortfarande tar emot svar.
Volontärbiljetten visas som en notis med Få min biljett så länge evenemanget inte har avslutats.
Du får ett påminnelsemejl ungefär en dag före varje pass, med uppgifterna för det passet.

Felsökning

Ingen knapp för Checka in — den öppnas en timme före passet. Utanför det fönstret ber du din ledare checka in dig.
Ingen knapp för Lämna tillbaka — evenemanget tillåter det inte, gränsen har passerat, eller du har redan checkat in.
Inga lediga pass — arrangören har inte slagit på självbetjäning, eller inget finns kvar för ditt team.
Inget block Dina team — du är inte kärnmedlem i ett team, eller så leder du det (då ser du Team du leder). Fråga arrangören.

Relaterat

2.4 Dina volontäruppgifter

Uppgifter är de jobb du får i uppdrag att göra för ett evenemang, till exempel “Ställ fram 420 stolar”. De finns på ditt kort i Mitt volontärarbete under Uppgifter. Du kan bocka av dem, flytta dem vidare, arbeta igenom en checklista och skriva kommentarer, allt från mobilen.

Vilka uppgifter som är dina

Uppgifter som getts till dig med namn, ensam eller tillsammans med andra.
Uppgifter för ett pass du arbetar: alla på passet ser dem.
Uppgifter för ditt team vid evenemanget, när ditt team är angivet.
Uppgifter som är öppna för hela volontärlaget.
Uppgifter från arrangörens egen uppgiftstavla, när arrangören har gett dig dem med namn.
Om du är kärnmedlem i ett team: alla uppgifter i det teamet, under Dina team överst på sidan.

Arbeta med en uppgift

Läs titeln, start- och sluttiden samt beskrivningen under den.
När du är klar trycker du på rutan framför uppgiften. Tryck igen för att öppna uppgiften på nytt.
För att visa hur långt du har kommit ändrar du statusen. Din egen lista erbjuder Öppna, Pågår, Blockerade och Klart; välj Blockerade när du väntar på något. Ändringen sparas av sig själv.
Om uppgiften har en checklista trycker du på varje rad när du är klar med den. Rubriken säger “2 av 4 klara”.
Öppna kommentarer för att läsa vad teamet har skrivit och lägga till din egen. Listan öppnas av sig själv när någon har skrivit under den senaste dagen.

Uppgifter från arrangörens uppgiftstavla

En uppgift som arrangören gav dig på sin egen uppgiftstavla ser likadan ut, med sina egna statusar: Väntar, Pågår, Blockerad och Slutförd.

Bocka av den, eller flytta den vidare med statusen.

Ditt teams uppgifter (kärnmedlemmar)

En kärnmedlem i ett fast team ser hela teamets arbete, inte bara sitt eget. Överst på Mitt volontärarbete har blocket Dina team ett kort för varje team du är kärna i, med teamets uppgifter vid de evenemang där du är bekräftad, grupperade per evenemang. Kommande evenemang kommer först; ett evenemang stannar kvar i 30 dagar efter att det har slutat, så att en uppföljning, till exempel att hitta saknade föremål, fortfarande går att nå.

Hitta kortet för ditt team. Inventarie öppnar teamets lager.
Under varje uppgift ser du för vem den är: namngivna personer, alla på ett pass eller hela teamet.
Bocka av en uppgift, ändra dess status, arbeta igenom dess checklista eller kommentera, precis som på dina egna uppgifter. Du kan göra det på vilken uppgift som helst i ditt team, till exempel för att hjälpa en lagkamrat som har kört fast.

Att lägga till, radera och ge uppgifter till personer ligger kvar hos teamledaren och arrangören. En uppgift som också är din visas både här och på evenemangskortet; en ändring på ett ställe syns på det andra.

Bra att veta

En uppgift som delas av ett pass eller ett team är en enda uppgift för många personer. Arrangören ser vem som har bockat av den.
Du kan bara röra uppgifter som är dina, eller uppgifter i ett team där du är kärnmedlem. Allt du gör på en uppgift kontrolleras mot din bekräftade plats på det evenemanget.
Om du drar dig ur ett evenemang går uppgifter som gavs till dig med namn tillbaka till teamet.
Uppgifter med starttid skickar dig ett e-postmeddelande strax innan de börjar; uppgifter för ett pass syns i passpåminnelsen.

Felsökning

“Inga uppgifter än” — ingenting har getts till dig eller ditt team. Fråga din ledare.
En kommentar sparas inte — den får inte vara tom och får högst vara 2 000 tecken.
Jag bockade av en uppgift av misstag — tryck på rutan igen.

Relaterat

2.5 Anmäl dig eller gå med i ett team

Det finns två sätt att erbjuda din hjälp själv i stället för att vänta på en inbjudan: anmälan på en evenemangssida, och en anslutningslänk som en teamledare delar i sin gruppchatt. Båda kräver ett konto med en bekräftad e-postadress.

Anmäl dig från evenemangssidan

Om organisatören har aktiverat volontäranmälan för ett pågående evenemang visar dess sida “Vill du hjälpa till vid det här evenemanget?” med länken Volontär med oss. Länken visas också vid volontärbiljetten.

Logga in och klicka på Volontär med oss.
Läs organisatörens text ovanför formuläret: vad hjälpen innebär, när du ska komma och vem du ska fråga.
Kontrollera formuläret. Din e-postadress är fast. Du kan valfritt lägga till ett Telefon-nummer, dina Färdigheter åtskilda med semikolon eller kommatecken, och ett meddelande under Något organiseraren bör veta?.
Tryck på Volontär med oss.

Din ansökan går till organisatören, som godkänner eller avslår den. Du får ett e-postmeddelande i båda fallen, och ansökan visas som Ansökt under Mitt volontärarbete tills dess. Ingen godkänns automatiskt. Om du redan hade blivit inbjuden räknas anmälan som ditt ja.

Gå med i ett team med en länk

En teamledare kan lägga upp en anslutningslänk för sitt team vid ett evenemang. Den fungerar även när anmälan från evenemangssidan är avstängd.

Öppna länken och logga in om du blir ombedd.
Sidan anger vilket team du går med i.
Fyll i formuläret som ovan och tryck på Volontär med oss.

Du hamnar i det teamet som sökande, och teamledaren godkänner dig. Om du redan var med i evenemanget utan team, placerar länken dig i det teamet.

Bra att veta

Ditt telefonnummer läggs till i organisatörens register endast om det saknades; färdigheter noteras endast när du är ny i organisatörens register.
Att anmäla dig upphäver också ett tidigare “bjud inte in mig” från den organisatören.
Om du redan är med i evenemanget visar sidan det och din status.

Felsökning

Sidan hittades inte — anmälan är avstängd, evenemanget är inte publicerat, det har avslutats, eller anslutningslänken har stängts av av ledaren.
Jag skickas till inloggning — sidorna kräver ett konto med en bekräftad e-postadress.
Jag har inte hört något — fråga organisatören eller teamledaren; ansökningar väntar på deras beslut.

Relaterat

2.6 Volontärroller och Mitt arbete

Vissa volontärer gör mer än att hjälpa till: en organisatör kan ge dig en roll för ett evenemang, till exempel Volontärsamordnare, Biljettkassa, Entré / incheckning, Lokalansvarig, Marknadsföring eller Ekonomi, eller någon av organisatörens egna anpassade roller. Rollen öppnar organisatörens skärmar för det evenemanget, och endast de som rollen behöver.

Så märker du en roll

På evenemangets kort i Mitt volontärarbete ser du en lila notis: Du hjälper till att driva det här evenemanget som: Volontärsamordnare, med knappen Öppna Mitt arbete.
I menyn under din avatar listar raden Evenemangsarbete dina roller och länkar till Mitt arbete. På en telefon finns det i menyn som Mitt arbete.

Mitt arbete

Mitt arbete listar varje evenemang där du har en roll, med rollen som etikett och organisatören och datumet. Varje rad har en knapp för det rollen är till för: Skanna för entrén, Beställningar, Volontärer, Uppgiftshantering, Analys eller Översikt.

Hitta evenemanget och läs rollens etikett.
Klicka på knappen för att öppna det evenemangets skärmar.

Vad en samordnare ser

En volontärsamordnare öppnar evenemangets sidor för Volontärer med alla flikar — Personer, Pass, Uppgifter, Dagsschema, Live, Meddelanden, Inställningar och Register — och uppgiftstavlan. De bjuder in och bekräftar personer, planerar pass och uppgifter, skickar meddelanden och, för de roller de själva innehar, ger roller till andra volontärer. De ser också evenemangets översikt och dess packlistor. De ser inte beställningar, pengar eller inställningar som deras roll inte omfattar.

Endast detta evenemang är öppet för dig; organisatörens övriga evenemang förblir stängda.

Bra att veta

En roll gäller för ett evenemang. Den upphör 30 dagar efter evenemanget, så att ekonomiarbete kan slutföras efter att entrén har stängt.
Den räknas endast medan du är bekräftad för evenemanget och inloggad med den bekräftade adress organisatören har. Om du drar dig tillbaka från evenemanget upphör rollerna.
Ingen kan dela ut en roll som den själv inte fullt ut innehar, så en samordnare kan göra en annan samordnare men kan inte dela ut Ekonomi.
Ledare för fasta team får också en roll genom att vara ledare, och kan få en extra roll som organisatören kopplat till teamet (till exempel Biljettkassa för registreringsledarna). Se Guide för teamledare.
Ett e-postmeddelande talar om när en roll har getts. Om du inte har ett konto för den adressen ännu, pekar det dig till hur du ställer in ett.

Felsökning

Ingen rad för Mitt arbete — du har ingen aktiv roll: evenemanget slutade för mer än 30 dagar sedan, du är inte bekräftad, eller så är du inloggad med en annan adress.
En sida säger att åtkomst nekas — din roll omfattar det inte. Be organisatören att ändra din roll.

Relaterat

2.7 Guide för teamledare

En teamledare leder ett fast team i en förening, till exempel Registrering eller Lokalhantering, vid varje evenemang. Som ledare rekryterar du personer till ditt team, bekräftar dem, planerar teamets pass och uppgifter, skriver till dina medarbetare och tar hand om teamets lager. Du gör detta från ditt eget konto, inte från en arrangörspanel. Den här guiden är en översikt; varje del länkar till sin detaljerade beskrivning.

Vad du kan göra här

Rekrytera från arrangörens register, med en anslutningslänk eller genom att lägga till någon ny.
Bekräfta sökande och bestäm om någon du bjuder in bekräftas direkt.
Planera pass och uppgifter för ditt team och sätt dina medarbetare på dem.
Följ dagen i dagsschemat och på livesidan, och skicka meddelanden till ditt team.
Sköt ditt teams lager: artiklar, inköpslista, inköp och kvitton. Se Ditt teams lager.

Öppna dina evenemang

Öppna menyn för din avatar. Under Evenemangsarbete väljer du din roll, eller öppnar Mitt arbete.
Klicka på knappen för evenemanget: Volontärer, eller en annan knapp om ditt team också har en roll, till exempel Biljettkassa.
Välj Volontärer i sidofältet. En ledare ser flikarna Personer, Pass, Uppgifter, Dagsschema, Live, Meddelanden och Register. Det finns ingen flik Inställningar: evenemangsövergripande inställningar ligger kvar hos arrangören.

Rekrytera personer

Under Personer visar blocket Team på det här evenemanget varje team du leder: hur många som är bekräftade jämfört med vad teamet behöver, och hur många som ännu inte har svarat.

Ange hur många personer ditt team behöver under Behov och tryck på Spara.
Under Anslutningslänk skapar du en länk och använder Kopiera eller Dela på WhatsApp. Personer som öppnar den loggar in och ansöker till ditt team; du godkänner dem. Stäng av stoppar länken; en ny länk ersätter den gamla. Se Registrera dig eller gå med i ett team.
Klicka på Bjud in från ditt register överst på sidan för att fråga personer som arrangören redan känner.

Bjud in från registret: bjud in eller bekräfta direkt

Välj personer i listan (sök, Välj alla som visas), eller — i första delen — alla som hjälpte till vid någon av arrangörens tidigare evenemang.
Fältet Lag visar bara dina team. Du måste välja ett.
Lämna Redan bekräftad (jag har frågat själv) avbockat för att skicka den vanliga inbjudan ”Kan du hjälpa till?”; personen svarar Ja eller Nej, och ett ja ber personen skapa ett kostnadsfritt konto eller logga in innan det räknas. Bocka i rutan när någon redan har sagt ja till dig: de bekräftas direkt och får ”Du är med i teamet” i stället för en inbjudan. Har de inget konto än, innehåller mejlet en knapp Skapa mitt konto, och under Personer visas de med Inget konto än och en knapp Skicka registreringslänk tills de har ett konto.
Klicka på Bjud in dem eller Bjud in valda. En resultatrad visar hur många som bjöds in och hur många som hoppades över (redan med på evenemanget eller bad om att inte bli inbjudna).

Samma val finns under Lägg till någon ny, som lägger till en person i registret och bjuder in personen i ett steg. Inbjudningar skickas i arrangörens timvisa takt för utskick, så en stor grupp får mejl under en tid.

Pass och uppgifter

Under Pass ser du alla pass, men du lägger till, ändrar och fyller bara i de pass som tillhör dina team. Ett nytt pass eller en ny uppgift måste ges till ett av dina team.

Öppna Lägg till ett pass och fyll i vad, när, var och hur många personer du behöver.
Lägg till bekräftade medlemmar i ditt team på passet. En person som redan har ett annat pass vid samma tid hoppas över.
På ett pass i ditt team kan du checka in eller ut personer, eller Ta bort någon.

Under Uppgifter lägger du till en uppgift med Lägg till uppgift, för en person, ett pass eller hela teamet, med starttid, sluttid och en checklista. Uppgifter visar sin status, checklista och kommentarer, som dina medarbetare skriver från Mitt volontärarbete.

Endast läsning och redigerbart

Du ser allt, du ändrar ditt team. Du ser hela listan Personer och registret — du rekryterar från det — men du bekräftar, avslår, skickar om, tar bort, anger team och skickar meddelanden bara till personer i dina egna team. Du kan föra över personer som ännu inte har något team till ditt team med massåtgärden Ange team.
Meddelanden kan bara gå till dina egna team och deras pass.
Roller du kan ge begränsas till dem du själv har.
Att kopiera upplägget från ett tidigare evenemang, och evenemangets inställningar (anmälan, tackmeddelande, självservice för pass), ligger kvar hos arrangören eller en koordinatör.
På arrangörens egna sidor kan du inte ändra kategorier, flytta en artikel till ett annat team eller markera inköp som återbetalda.

Bra att veta

Ledare ingår i kärnteamet i sin grupp: vid varje evenemang läggs en ledare automatiskt till som bekräftad, och inbjudningarna till de andra kärnmedlemmarna skickas när evenemanget publiceras.
När en av dina medarbetare lämnar tillbaka ett pass får du och arrangören ett meddelande.
Om arrangören har kopplat en roll till ditt team (ledarrollen) har du den vid varje evenemang du arbetar på, till exempel Biljettkassa.

Felsökning

Jag ser ingen anslutningslänk — skapa en under Team på det här evenemanget; det finns ingen förrän du gör det.
En person är nedtonad eller hoppas över — personen finns redan på evenemanget med någon status, eller har bett arrangören att inte bjuda in dem.
En åtgärd nekas — personen eller passet tillhör ett annat team.

Relaterat

2.8 Ditt teams inventarie

Om du leder ett team sköter du teamets lager mellan evenemangen: vad som finns, var det finns, vad som ska köpas och vad som har köpts. Det finns under Mitt volontärarbete i blocket Team du leder, som har länkar till Inventarie, Inköpslista och Inköp. Om du är kärnmedlem i ett team ser du samma lager skrivskyddat, från blocket Dina team; se Kärnmedlemmar: se teamets lager nedan.

Vad du kan göra här

Hitta blocket och teamet du leder.
Klicka på Inventarie för teamets föremål, Inköpslista för det som har nått sin miniminivå, eller Inköp för teamets inköp med kvitton.

Sidrubriken är Inventarie: Registrering. Du ser bara ditt teams föremål, aldrig något annat teams eller den gemensamma poolen.
Lägg till föremål skapar ett föremål för ditt team. Teamet kan inte ändras; det är ditt.
Öppna ett föremål med Redigera för att ändra det, ange vem som har det eller var det finns, fylla på lagret, logga underhåll, registrera ett inköp med dess kvitto, eller radera det. Sidorna är desamma som arrangörens, se Föremål och Inköp.
Inköpslistan har texten att kopiera till ditt teams WhatsApp-grupp.
QR-etiketter skriver ut etiketter för ditt teams föremål.

Skanna en etikett

När din telefon öppnar en etikett för ett av ditt teams föremål hamnar du på föremålets sida. Om föremålet står på en packlista för ett pågående eller kommande evenemang visar övre panelen Bokat på evenemang hur många som är planerade, tagna och tillbaka.

Panelen har Tagna för att markera allt planerat som taget, och Alla tillbaka när det är ute. Nedanför visar Var den finns vem som har föremålet.

Kärnmedlemmar: se teamets lager

En kärnmedlem som inte leder teamet får en skrivskyddad sida med teamets föremål, så att du vet vad som finns och vem som har det innan du går och hämtar något.

Under Mitt volontärarbete, under Dina team, klicka på Inventarie på ditt teams kort. Sidan heter Inventarie: Lokalansvar.
Varje föremål visar sin typ, sitt skick och kategori, hur många som är tillgängliga av totalt antal, och vem som har det (Hos …) eller var det förvaras (På …). Föremål du själv har är markerade med Du har den.
Ett föremål vid eller under sin miniminivå visar sina siffror i rött tillsammans med minimum; rubriken räknar hur många föremål som är lågt.
Under föremålen visar Packlistor vad teamet tar med till varje kommande evenemang du är bekräftad för: den planerade mängden, hur många som togs och hur många som kom tillbaka.

Inget på den här sidan kan ändras. Att redigera ett föremål, ange vem som har det, fylla på lager och registrera ett inköp ligger kvar hos teamledaren och arrangören, så berätta för din ledare när du tar eller lämnar tillbaka något.

Packlistor för dina evenemang

För ett evenemang du arbetar vid är teamets packlista sidan Evenemangsinventarie i evenemangets Manage-meny. Du ser och ändrar bara listorna för de team du leder. Se Packlistor för evenemang. Efter ett evenemang blir saknade föremål en uppgift för ditt team under Mitt volontärarbete.

Bra att veta

Arrangören ersätter volontärer som har betalat ur egen ficka. Du ser att ett inköp är Att betala tillbaka, men du kan inte markera det som återbetalat.
Kvitton är privata för arrangören och för dig.
Kategorierna är arrangörens; du kan välja en för ett föremål men inte lägga till eller ta bort kategorier.
Andra teams föremål syns inte, och att låna mellan team sker genom att fråga varandra, utanför plattformen.

Felsökning

Inget block Team du leder — arrangören har inte markerat dig som ledare för ett team, eller ditt registerpost är inte kopplad till din bekräftade e-postadress.
Ingen länk till Inventarie under Dina team — du är inte kärnmedlem i det teamet. Vanliga medlemmar ser inte teamets lager; fråga din ledare eller arrangören.
Packlistan är tom — ingenting är planerat för ditt team vid ett kommande evenemang du är bekräftad för ännu.
En skanning nekas — föremålet tillhör ett annat team eller den gemensamma poolen.