Evenemangspåminnelser
Guide för arrangörer
4 min läsning
Hjälpartiklar kanske inte är helt korrekta — på grund av frekventa uppdateringar och automatisk översättning kan de släpa efter appen. Kontakta supporten om du är osäker.
På den här sidan
Evenemangspåminnelser skickar ett schemalagt e-postmeddelande och/eller en avisering i appen till deltagare, personal eller båda, tidsatt i förhållande till när ditt evenemang börjar eller slutar — användbart för sista minuten-logistik eller ett kort tack. Hittar du den under Marknadsföring → Deltagarkommunikation, på fliken Påminnelser. För en fullständig, designad uppföljning med foton och en omröstning, använd i stället Uppföljningar efter evenemanget. Alla som kan se evenemanget ser listan; att skapa och ändra påminnelser kräver behörighet att redigera det.
Vad du kan göra här
- Skapa en påminnelse — välj när den utlöses, vem som tar emot den och hur.
- Redigera en befintlig påminnelse direkt i raden, eller skicka dig själv en testkopia.
- Aktivera eller inaktivera en påminnelse utan att radera den.
- Radera en påminnelse.
- Se vem den nådde — när den har körts visar en sammanfattning antalet e-postmeddelanden och appaviseringar samt ett urval av mottagarnas adresser.
Så schemalägger du en påminnelse
- Välj en Utlösare: Timmar innan, Dagar innan, Evenemangsdagen eller Timmar efter.
- Ange värdet, t.ex. 24 för ”24 timmar innan” — ignoreras för ”evenemangsdagen”.
- Välj Målgrupp — Deltagare, Personal eller Alla.
- Välj Kanal — E-post, I appen eller Båda.
- Skriv E-postämne och Meddelande i redigeraren. Slå på Bifoga varje deltagares biljetter om du vill ha biljetterna med.
- Klicka på Spara påminnelse. Under Schemalagda påminnelser skickar Skicka mig ett test en kopia till din egen adress först.
Inställningar förklarade
- Utlösarvärde — accepterar 1 till 720 (upp till 30 dagar); krävs för alla utlösartyper utom ”evenemangsdagen”.
- Målgrupp: Deltagare — alla med en bekräftad bokning, med respekt för varje kontoinnehavares inställning för påminnelsemail; gästbokningar utan konto får alltid den eftersom det inte finns någon inställning att välja bort.
- Målgrupp: Personal — varje aktiv teammedlem för det här evenemanget, samt du som organisatör.
- Kanal: Båda — skickar e-postmeddelandet och väcker även en avisering i appen med räknaren i aviseringsklockan.
- Bifoga varje deltagares biljetter — varje order får sina egna biljetter med e-postmeddelandet, genererade på nytt med din aktuella biljettdesign och dina sponsorer. Personal och andra mottagare utan en order får e-postmeddelandet utan biljetter.
Bra att veta
- Deltagare får automatiskt en påminnelse 24 timmar före evenemanget. Om du lägger till en egen deltagarpåminnelse 12 till 36 timmar (eller 1 dag) före ersätter den den automatiska, så att ingen får två.
- En påminnelse utlöses exakt en gång. Efter att den har skickats skickas den inte igen när du slår på den på nytt — skapa en ny påminnelse om du behöver en omgång till.
- Påminnelsemail skickas i en jämn takt i stället för allt på en gång: som standard 200 per timme, vilket du kan ändra under Inställningar → SMTP och e-post → Takt för påminnelser. De blir alltid klara innan evenemanget börjar, och skickas snabbare om de måste.
- EventMann kan också skicka sin egen automatiska påminnelse 24 timmar före evenemanget. Den är avstängd om du inte slår på den under Detaljer och datum, och en egen påminnelse för ungefär samma tidpunkt ersätter den. Den bär deras biljetter (stäng av det under Detaljer och datum) och dina evenemangsregler, som du skriver en gång under Detaljer och datum → Evenemangsregler och vad man bör veta.
- Personal och andra mottagare utan bokning får en fristående påminnelse i stället för tabellayouten med biljetter som deltagare med bokning ser.
Felsökning
- Den skickade sammanfattningen visar 0 mottagare — för deltagare kan det finnas inga bekräftade bokningar än, eller så har alla valt bort påminnelsemail; för personal, kontrollera om några teammedlemmar är markerade som aktiva.
- En påminnelse utlöstes aldrig — antingen har evenemangets start- eller sluttid redan passerat utlösningsfönstret, eller så har den redan körts en gång (se ovan).
- Jag redigerade en påminnelse men det gamla meddelandet skickades ändå — redigeringar påverkar endast körningar som ännu inte har utlösts; en påminnelse som redan har körts skickas inte igen med den nya texten.