Bjuda in volontärer till ett evenemang

Fliken Personer under ett evenemangs volontärer är där du avgör vem som hjälper till på det här evenemanget: bjud in personer från ditt register, ta emot dem som anmält sig och se vem som sagt ja. Öppna evenemanget och gå sedan till Team och partners → Volontärer; Personer är första fliken. En person kan stå i ditt register utan att vara med i ett evenemang; det är att vara med i evenemanget som ger dem pass, uppgifter, roller och tack-biljetten.

Vad du kan göra här

• Bjud in personer från ditt register, en i taget eller alla som hjälpte till på ett tidigare evenemang.
• Lägg till någon som inte står i ditt register än och bjud in hen i ett steg.
• Acceptera eller avvisa personer som anmält sig från evenemangssidan eller en laglänk.
• Bekräfta, påminn, flytta till ett lag, ge en roll eller ta bort många personer på en gång.
• Se i en blick hur många som finns i varje lag jämfört med behovet.

De fem statusarna

Bjud in personer från ditt register

1. Klicka på Bjud in från ditt register överst på sidan.
2. För att bjuda in alla som hjälpte till på ett tidigare evenemang, välj det evenemanget under Alla som hjälpte till på, välj ett lag om du vill ha dem alla i ett, och klicka på Bjud in dem. Endast personer som var bekräftade där tillfrågas.
3. För att bjuda in särskilda personer, sök i listan och kryssa i dem. Välj alla som visas kryssar i alla som sökningen just nu visar.
4. Välj Lag. En lagledare måste välja ett av sina egna lag; du får lämna det tomt.
5. Klicka på Bjud in valda. Varje person får ett e-postmeddelande som frågar “Kan du hjälpa till?” med Ja och Nej. Ett nej är ett klick. Ett ja ber dem skapa ett kostnadsfritt EventMann-konto på den adressen, eller logga in på det de redan har; de blir Bekräftade, och du får aviseringen i klockan först när det är klart.

Om du redan har frågat någon själv — per telefon, i gruppen — kryssa i Redan bekräftad (jag har frågat själv) innan du bjuder in. De läggs då till som bekräftade och får mejlet “Du är med i teamet” i stället för en fråga. Någon utan konto på den adressen ombeds i det mejlet att skapa ett, med en knapp Skapa mitt konto.

Lägg till någon ny

Lägg till någon ny, överst på sidan, lägger till en person i ditt register och bjuder in hen till det här evenemanget i ett steg. Ange Namn och E-post, valfritt ett telefonnummer och ett lag, och klicka på Lägg till och bjud in. Om personen redan är med i evenemanget eller har avstått från dina inbjudningar skickas inget, och du får veta det.

Läs och arbeta listan

Chipsen överst filtrerar listan efter status; Bekräftade visar endast dem som sagt ja. Använd sökrutan för ett namn, en e-postadress, ett telefonnummer eller ett volontärnummer, och lagrullgardinen för att se ett lag. Fältet ovanför tabellen innehåller massåtgärderna. Varje rad visar personens status, lag (går att ändra direkt där), roller, hur många pass och timmar hen har, och de knappar som passar statusen: Acceptera och Avvisa för en anmälan. En bekräftad person vars e-postadress saknar EventMann-konto bär den gula etiketten Inget konto än och knappen Skicka registreringslänk. Anmälningar visar vad personen skrivit och det som hen angett under “När kan du hjälpa till?” på sin egen sida.

Volontärer utan konto

En volontär som säger ja till en inbjudan har alltid ett konto — ja registreras först när hen har skapat ett eller loggat in. Personer som du eller en lagledare bekräftar själva (Markera som bekräftad, Acceptera, kryssrutan Redan bekräftad, massåtgärden Bekräfta) kanske inte har något konto. De är med i laget, men de kan inte se sina pass, uppgifter eller sitt lag, checka in eller köpa tack-biljetten förrän de gör det.

1. Leta efter etiketten Inget konto än bredvid namnet. Den visas på bekräftade personer vars registerpost inte är kopplad till ett konto.
2. Klicka på Skicka registreringslänk på raden, eller markera flera personer och välj Skicka registreringslänk i massåtgärdsfältet.
3. Var och en får ett mejl “Skapa ditt konto för …”. Dess knapp öppnar deras inbjudningssida med kontoformuläret; kontot bekräftas direkt eftersom länken gick till deras adress. Har de redan ett konto på den adressen skickas de i stället till inloggningen.
4. Etiketten försvinner när de har skapat kontot eller loggat in.

Länken går endast till bekräftade personer utan konto; alla andra i ett massurval hoppas över och räknas som överhoppade. Varje klick skickar ett mejl per person.

Personer som har tillfrågats och inte svarat finns under chipset Inbjuden. Markera som bekräftad bekräftar dem utan att vänta på deras svar, Skicka igen skickar inbjudan ännu en gång, och krysset tar bort dem.

Gör något för många personer samtidigt

1. Kryssa i personerna, eller kryssa i Markera alla på sidan. Räknaren visar hur många som är valda.
2. Välj åtgärden: Bekräfta, Skicka inbjudan igen, Skicka registreringslänk, Ange lag, Ge roll, Ta bort roll, Avvisa eller Ta bort från evenemanget.
3. För Ange lag, välj laget; för rollåtgärderna, välj rollen bredvid.
4. Klicka på Tillämpa på markerade och bekräfta. Bekräftelse och ny inbjudan skickar ett mejl till var och en.

Resultatet visar hur många som fick åtgärden och hur många som hoppades över för att åtgärden inte gällde dem, till exempel en bekräftning av någon som redan är bekräftad. Upp till 500 personer kan väljas samtidigt.

Bra att veta

• Anmälningar från evenemangssidan och från en lagslänk stannar som Ansökte tills du eller lagets ledare accepterar dem. Acceptera skickar volontären ett bekräftelsemejl; Avvisa skickar ett kort mejl om att hen inte togs med den här gången. Att avvisa en inbjudan som ingen ännu svarat på (till exempel med massåtgärden) skickar inget mejl.
• Inbjudnings- och bekräftelsemejl går ut i din timvisa sändningsgräns (Inställningar → E-post), så att en stor inbjudan sprids över timmarna i stället för att skickas på en gång.
• Du får en avisering i klockan när någon svarar på en inbjudan eller ansöker. För ett ja kommer aviseringen när volontären har skapat sitt konto eller loggat in, så att en person som fortfarande är upptagen med kontoformuläret förblir Inbjuden på din lista. Lagets ledare får veta när någon ansöker om att gå med i deras lag.
• En person som redan är med i evenemanget i någon status hoppas över när du bjuder in. Att ta bort någon som inte bekräftats raderar hens rad, så att du kan bjuda in hen igen; en bekräftad person som tagits bort kan inte bjudas in igen för det här evenemanget.
• Att dra tillbaka sig är volontärens rätt också: från sin inbjudningslänk kan hen ändra ett ja till ett nej. Det frigör hens pass och lämnar tillbaka hens uppgifter till laget.
• Lagledare ser hela listan, men agerar endast på sina egna lags rader. De får också ta en person som ännu inte har något lag och lägga hen i ett av sina.

Felsökning

• “N överhoppade” efter inbjudan — dessa personer är redan med i evenemanget, eller har bett att inte bli inbjudna.
• Skicka igen saknas — den finns endast för personer som inte svarat. Avvisade och bekräftade personer har ingen ny inbjudan; en bekräftad person utan konto har i stället Skicka registreringslänk.
• Någon sa ja till dig men är fortfarande Inbjuden — hen har inte slutfört sitt konto eller inloggningen. Be hen öppna inbjudan igen, eller bekräfta hen själv och skicka registreringslänken.
• En bekräftad volontär kan inte väljas till ett pass eller en uppgift — kontrollera att hen är Bekräftad, inte Inbjuden eller Ansökte.
• Inbjudan kom aldrig fram — be hen kontrollera skräpposten, och använd Skicka igen. Mejl går ut i din timvisa sändningsgräns, så en stor omgång kan ta timmar.

Relaterat

• Volontärer
• Rekrytera med anslutningslänkar, anmälan och kopierade upplägg
• Volontärroller och lagledare
• Svara på en inbjudan