Volontärroller och teamledare
Hjälpartiklar kanske inte är helt korrekta — på grund av frekventa uppdateringar och automatisk översättning kan de släpa efter appen. Kontakta supporten om du är osäker.
På den här sidan
En volontär kan få en roll för ett evenemang: rätten att köra en del av det — entrén, ekonomin, de andra volontärerna — utan att någonsin bli medlem i ditt arrangörsteam. En roll hör till ett evenemang, börjar i samma stund du ger den och upphör 30 dagar efter evenemanget. Roller gör det möjligt för en förening vars hela evenemangsteam är volontärer att dela arbetet. Du sätter dem på fliken Personer under Team och partners → Volontärer, eller för ett helt team på sidan Team.
Vad du kan göra här
- Ge en bekräftad volontär en eller flera roller för detta evenemang, och ta bort dem igen.
- Ge en roll till många personer på en gång med massfältet.
- Låt varje ledare eller medlem i ett team få en roll automatiskt (ställs in på sidan Team).
Rollerna och vad de öppnar
| Roll | Vad personen kan göra vid detta evenemang |
|---|---|
| Volontärsamordning | Öppna evenemangets översikt, arbeta med alla volontärer (Personer, Pass, Uppgifter, Körschema, Live, Meddelanden, Register) och köra uppgiftstavlan för evenemanget. Kan inte ändra själva evenemanget, se pengar eller ändra inställningar utöver volontärinställningarna. |
| Biljettkassa | Skanna och checka in biljetter, se och skapa beställningar, svara på deltagarmeddelanden. |
| Entré / incheckning | Skanna biljetter och se beställningslistan. |
| Lokalansvarig | Redigera evenemangets uppgifter och datum, arbeta med lokalen, köra uppgiftstavlan, se rapporter och incheckningsstatistik i realtid, och hantera återbetalningar. |
| Marknadsföring | Rabatter, e-postkampanjer och rapporter. |
| Ekonomi | Beställningar och deras export, rapporter, utbetalningsöversikten och återbetalningar. |
| Teamledare | Ges inte för hand: den kommer av att leda ett fast team. Volontärsidorna, begränsade till de team de leder. Se nedan. |
| Dina egna roller | Det du har kryssat i under Egna roller. |
Dessa är samma behörighetsuppsättningar som rollerna i ditt arrangörsteam, så personen ser samma sidor som en medarbetare i biljettkassan eller en ekonomiansvarig skulle se, men bara för detta evenemang.
Ge en roll till en volontär
- Öppna fliken Personer och hitta den bekräftade volontären. Kolumnen Roller visar vad hen har — till exempel Volontärsamordning — eller Volontär om inget.
- Klicka på Ändra roller under den.
- Markera de roller du vill ha. En roll du inte kan ge är gråtonad; se ”Vem får ge vad” nedan.
- Klicka på Spara. Volontären får ett mejl ”Du kan nu hjälpa till att köra …” som anger rollen och vad hen ska göra härnäst.
För många personer på en gång, markera dem i listan Personer, välj Ge roll eller Ta bort roll i massfältet, välj rollen bredvid och klicka på Tillämpa på markerade. Se Bjuda in volontärer till ett evenemang.
Roller från ett team
På sidan Team ger Ledare får tillgång till och Medlemmar får tillgång till en roll till alla i ett team, utan att du rör varje person. En ledare har teamets ledarroll vid varje evenemang hen hjälper till på; en medlem har medlemsrollen vid evenemang där detta är deras team. De har också det du gett dem för hand för det evenemanget.
Teamledare
Att leda ett fast team ger rollen Teamledare automatiskt. En ledare:
- ser hela listan Personer och Register, skrivskyddat, för att rekrytera från;
- bekräftar, avvisar, flyttar och tar bort endast personerna i sina egna team, och får ta en person utan team in i ett av sina;
- väljer, vid rekrytering, om en person bjuds in via e-post eller redan är bekräftad;
- planerar sina teams pass och uppgifter, och skriver meddelanden endast till sina egna team och dessa teams pass;
- ser körschemat och vyn Live för sina egna team;
- ställer in målet och anslutningslänken för sina egna team;
- får ge personerna i sina egna team vilken roll hen själv har — se ”Vem får ge vad”.
För en ledare begränsas sidan Personer till deras egna team. Här ser teamledaren för registreringen endast kortet Registrering under Team på det här evenemanget, kan växla listan till Mina team, ändra teamet på de rader som är deras, och ta bort personer ur sitt eget team.
En ledare ser inte Inställningar, kan inte skriva till alla och kan inte definiera team. Sidan ur teamledarens synvinkel beskrivs i Guide för teamledare.
Vem får ge vad
Ingen kan ge en roll som hen inte fullt ut har själv. Som arrangör kan du ge alla roller. En Volontärsamordning kan göra en annan samordnare, men kan inte ge Ekonomi, eftersom hen inte har den. En registreringsledare vars team har Biljettkassa kan ge Biljettkassa och Entré / incheckning till sitt team, och inget mer. Roller en person inte får ändra visas gråtonade med en notering, och när hen sparar en persons roller behålls alla roller hen inte kunde ändra som de var.
Vad volontären behöver
- Hen måste vara Bekräftad på detta evenemang. Att ta bort någon från evenemanget, eller att hen drar sig ur, tar bort deras roller.
- Hen behöver ett konto på samma e-postadress som i ditt register, med adressen bekräftad. Tills hen har ett, visar raden ”Behöver ett konto på denna e-postadress för att använda dessa roller” och e-posten erbjuder en knapp för att skapa det.
- När hen har det, hittar hen evenemanget under Mitt arbete på sitt konto, med den hatt hen bär och den åtgärd den är till för. Se Volontärroller och Mitt arbete.
Bra att veta
- En roll upphör 30 dagar efter evenemanget, så att ekonomiskt arbete som de sista återbetalningarna kan slutföras. Inget blir kvar efteråt.
- Roller sparas per evenemangsrad. En volontär som samordnar galan är inte samordnare för din konsert om du inte ger det där också (eller deras team gör det).
- Använd en egen roll för att dela ut en exakt blandning, till exempel volontärer som får se beställningar och ingenting annat.
Felsökning
- Länken Ändra roller saknas — personen är inte bekräftad, eller du har ingen roll du kan ge.
- En volontär har en roll men kan inte öppna evenemanget — hen har inget konto på e-postadressen i registret, adressen är inte bekräftad, eller evenemanget slutade för mer än 30 dagar sedan.
- En roll försvann efter att personen drog sig ur — roller tas bort när en volontär drar sig ur eller tas bort från evenemanget. Ge den igen när hen är bekräftad.