Händelsens uppgiftstavla
Hjälpartiklar kanske inte är helt korrekta — på grund av frekventa uppdateringar och automatisk översättning kan de släpa efter appen. Kontakta supporten om du är osäker.
På den här sidan
Uppgiftstavlan är arrangörens planeringslista för en händelse: allt som måste göras före, under och efter dagen, med en prioritet, en deadline, en starttid, en ägare och, där det spelar roll, en annan uppgift som den måste vänta på. Öppna händelsen och välj Uppgiftshantering längst ner i Hantera-menyn. Den är skild från volontäruppgifterna, som är volontärteamets jobb; tavlan är där du planerar, och du kan ge en tavleuppgift till en teammedlem eller till en bekräftad volontär.
Vad du kan göra här
- Lägg till uppgifter med en titel, en kategori, en prioritet, ett förfallodatum och en starttid.
- Använd färdiga uppgifter från mallbiblioteket och låt deadlines falla på plats.
- Tilldela en uppgift till dig själv, till en teammedlem eller till en bekräftad volontär.
- Låt en uppgift vänta på en annan, och behåll en checklista och kommentarer på den.
- Följ de sex räknarna — totalt, väntande, pågående, klara, blockerade och försenade — och det samlade förloppet.
Lägg till en uppgift
Raden högst upp är ett snabbtillägg: en titel räcker.
- Skriv titeln, till exempel “Bekräfta cateringbeställningen”.
- Ange eventuellt Start — datum och tid då arbetet börjar. En uppgift med starttid visas i volontärernas Dagschema, och en volontär den är tilldelad får en påminnelse ungefär två timmar före.
- Välj Kategori: Lokal och logistik, Marknadsföring och kampanj, Produktion och teknik, Leverantörshantering, Kommunikation, Ekonomi och budget, Riskhantering eller Efter händelsen.
- Klicka på Fler detaljer för att ange en prioritet (Hög, Mellan, Låg), ett förfallodatum och en beskrivning.
- Klicka på Skapa uppgift. Uppgiften börjar som Väntande, med prioritet Mellan om du inte valde en annan.
Korten högst upp räknar uppgifterna per status; klicka på ett av dem, som Blockerade, för att bara se de uppgifterna, och bitarna under dem filtrerar efter kategori. Fliken Mallbibliotek öppnar de färdiga uppgifterna och Lägg till uppgift hoppar till snabbtillägget.
Arbeta med ett uppgiftskort
Varje kort visar sin prioritet, sin kategori, sin starttid, sitt förfallodatum och sin status. Den runda rutan markerar den som klar. En grå bricka Väntar på visas så länge uppgiften den beror på inte är klar. En grön bricka med en volontärs namn visar vem den är given till. Den första rullgardinen tilldelar den, den andra ändrar statusen mellan Väntande, Pågår och Blockerad, och pennan öppnar redigeringsformuläret. Ett förfallodatum i det förflutna gör kortet rött och markerar det som Förfallen.
Redigera en uppgift
- Klicka på pennan på kortet.
- Ändra Uppgiftstitel, Kategori, Prioritet, Förfallodatum och Start.
- Under Väntar på väljer du en annan uppgift för den här händelsen som måste vara klar först. Kortet visar då Väntar på den uppgiften tills den är klar. En uppgift kan inte vänta på sig själv, och två uppgifter kan inte vänta på varandra.
- Under Checklista skriver du en punkt per rad; punkter du lämnar oförändrade behåller sin bock.
- Lägg till en beskrivning och klicka på Spara.
Tilldela en uppgift
Den första rullgardinen på varje kort har två grupper. Lag visar dig (Jag (ägare)) och medlemmarna i ditt arrangörsteam. Volontärer visar de volontärer som är bekräftade för den här händelsen.
- En teammedlem kan bara ta en uppgift om hens roll täcker den: en lokalansvarig tar Lokal- och riskuppgifter, en ekonomiansvarig tar Ekonomi, marknadsföring tar Marknadsföring och Kommunikation, och den generella personalrollen tar vad som helst. En uppgift från mallbiblioteket kan ange sin egen roll. Annars får du veta vilken roll du ska tilldela i stället. Du som ägare kan ta vad som helst.
- En teammedlem som tilldelas en uppgift får en avisering.
- En volontär får samma e-post “Ny volontäruppgift” som för en volontäruppgift och ser uppgiften på Mitt volontärarbete, där hen kan flytta dess status, bocka av checklistan och kommentera. En uppgift har en person i taget; om du väljer någon annan ersätts den första.
- Välj Ej tilldelad för att rensa den.
Använd mallbiblioteket
- Klicka på Mallbibliotek.
- Bocka i de uppgifter du vill ha, en och en eller en hel kategori i taget med Markera alla.
- Klicka på Tillämpa valda mallar. Uppgifterna skapas för den här händelsen.
Biblioteket innehåller färdiga uppgifter i de åtta kategorierna, var och en med en prioritet och en typisk framförhållning, till exempel “30 dagar före”. Förfallodatum räknas ut från händelsedatumet. Om din händelse ligger närmare än mallens egen framförhållning pressas deadlines ihop så att ingen hamnar i det förflutna, och de behåller sin ordning. Uppgifter efter händelsen ligger kvar efter händelsen. Mallar du redan har tillämpat visar en bock och kan inte tillämpas två gånger.
Bra att veta
- Vem som får använda tavlan avgörs av behörigheten Uppgifter: arrangören, lokalansvariga och volontärsamordnare har den, och du kan bocka i den i en egen roll. Det är en annan behörighet än att redigera händelsen.
- En klar uppgift visar när den blev klar. Om du avbockar den sätts den tillbaka till Väntande.
- Att radera en uppgift frågar efter bekräftelse först.
- Tavleuppgifter med en starttid visas i Dagschemat, för personer som har behörigheten Uppgifter.
- Om volontärer har blivit inbjudna men ingen har bekräftat, säger sidan det och länkar till Personer; bara bekräftade volontärer visas i listan.
Felsökning
- “… kan inte ta en …-uppgift” — teammedlemmens roll täcker inte kategorin. Välj en medlem med rätt roll, en personalmedlem eller en volontär.
- Volontären finns inte i listan — hen är inte bekräftad för den här händelsen än.
- “Den uppgiften kan inte väntas på” — uppgiften hör till en annan händelse, eller så skulle valet få två uppgifter att vänta på varandra.
- Förfallodatumen för tillämpade mallar ligger för tätt — händelsen är nära, så framförhållningstiderna har pressats ihop för att passa.