Evenemangspersonal

Evenemangspersonal är där du bygger det betalda dagsteamet för ett evenemang: bjuda in personer, granska ansökningar, planera arbetspass, checka in folk, dela ut uppgifter och skriva till dem. Öppna evenemanget och gå sedan till Team och partners → Hantera personal. Det är separat från Teamhantering, som styr vem som får använda ditt organisatörskonto, och från Volontärer, som är modulen för oavlönade hjälpare med sin egen förteckning och ett eget schema. Personal här kan betalas per timme och köras genom Personallön.

Vad du kan göra här

• Lista evenemanget för jobbsökande så att folk kan söka.
• Bjud in personer via e-post med en länk som går ut efter 7 dagar.
• Granska ansökningar och godkänn eller avvisa dem, och ange en timlön vid godkännandet.
• Planera arbetspass med datum, tider, kapacitet och plats, och sätt godkänd personal på dem.
• Checka in personal från passkortet när de anländer.
• Ge uppgifter till en personalmedlem och följ dem tills de är klara.
• Skriv till personal en och en eller alla samtidigt, och läs deras svar.
• Godkänn passbyten som personal begär.

Sidans flikar

En rad med fyra flikar löper överst. Medlemmar är den här sidan, med rekrytering, pass, inbjudningar, ansökningar och din godkända personal. Passbyten listar byteförfrågningar och visar hur många som väntar. Personalmeddelanden är inkorgen. Lön öppnar lönperioderna. Under flikarna har rutan Söker personal en kryssruta, och Hantera arbetspass börjar med ett formulär som slutar med Skapa arbetspass.

Låt jobbsökande hitta evenemanget

Bocka för Visa detta evenemang för jobbsökande och klicka på Spara ändringar för att lista evenemanget offentligt för personer som söker evenemangsarbete, i listan ”Evenemang som söker personal” på personalsidan. Det är avstängt som standard, och ingenting visas förrän du slår på det. Personer som ansöker visas under Väntande ansökningar.

Bjud in personal

1. Klicka på + Bjud in personal för att öppna formuläret.
2. Skriv personens Namn och E-post. Båda är obligatoriska.
3. Lägg eventuellt till en Roll, till exempel ”Säkerhet” eller ”Catering”. Det är bara en etikett; det ger ingen åtkomst.
4. Klicka på Skicka inbjudan. Personen får ett e-postmeddelande med en länk som fungerar i 7 dagar.

Inbjudningar som fortfarande är öppna listas under Väntande inbjudningar med sitt utgångsdatum. Skicka igen skickar en ny länk och startar ytterligare 7 dagar; Avbryt avslutar inbjudan. Du kan inte skicka en andra öppen inbjudan till samma adress för samma evenemang. När personen accepterar är de godkända för detta evenemang direkt, med din rollkategori, och de visas under Godkänd personal. De har fortfarande ingen lön förrän du sätter en.

Granska ansökningar

Personer som ansökt från personalsidorna väntar under Väntande ansökningar. Du ser deras namn och e-post, deras meddelande, en kort presentation, deras färdigheter och certifikat, vilka dagar de är tillgängliga och när de ansökte. Skriv en timlön i Timpris om du ska betala dem, och klicka sedan på Godkänn, eller klicka på Avvisa. Deras färdigheter hjälper dig att bestämma. Oavsett utfall får den sökande besked.

Planera arbetspass

1. Under Hantera arbetspass, fyll i Arbetspassets titel, Datum, Kapacitet samt Starttid och Sluttid. Datumet måste vara idag eller senare, sluttiden måste vara efter starttiden, och kapaciteten är 1 till 255.
2. Lägg eventuellt till en Plats, till exempel ”Huvudentré”.
3. Klicka på Skapa arbetspass.

Varje pass blir ett kort som visar titel, datum, tider, plats och Platser kvar. Redigera ändrar det. Statusmenyn sätter Öppet, Stängt eller Avbrutet: ett stängt eller avbrutet pass tar inte emot fler personer, men behåller sina tilldelningar och sin incheckningshistorik, vilket en radering (krysset) inte gör. För att bemanna passet väljer du en person i listan — den erbjuder bara godkänd personal — och klickar på Tilldela. Under passet har varje tilldelad person Checka in och ett kryss som tar bort dem från passet.

Checka in personal

Klicka på Checka in bredvid personen när de anländer; deras ankomsttid visas då som en bock. Du kan checka in någon från två timmar före passet börjar till fyra timmar efter att det slutat, och bara medan de är godkända för evenemanget. Utcheckning görs av personalmedlemmen själv från sina egna personalsidor, vilket registrerar timmarna. Lönen kan bara betala ett pass när båda tiderna finns.

Godkänd personal, timpriser, uppgifter och meddelanden

Under Godkänd personal är varje person en rad med sitt timpris och sin status; klicka på den för att öppna detaljerna. Där sätter du deras Timlön (lämna den tom för en oavlönad hjälpare, som visas som Volontär), ger dem Uppgifter och skriver till dem. Lägg till en uppgift med en titel och ett valfritt förfallodatum; personen får ett meddelande, och du flyttar uppgiften mellan Väntande och Pågår med menyn. När en uppgift är Slutförd visas bara dess badge. Använd Lägg till uppgift för nästa. Skicka meddelande skriver till just den personen; Ta bort från evenemang tar bort dem från teamet. Längst ned skickar Sändning ett meddelande till all godkänd personal i evenemanget.

Meddelanden

Fliken Personalmeddelanden är din inkorg för det här evenemanget. Konversationer du startat och svar på dem visas överst, nyast först, med en markering när något är olästt. Under Skickade meddelanden ser du varje meddelande du skickat och hur många mottagare som läst det. Öppna en konversation för att läsa och svara.

Passbyten

När en personalmedlem vill överlämna ett pass till en kollega visas förfrågan på fliken Passbyten med passet, vem som begär det, vem som skulle ta över och deras skäl. Godkänn flyttar tilldelningen till kollegan, om de inte redan har ett överlappande pass; Avvisa behåller läget som det är. Båda personerna får besked. Statusbadgen visar vad som fortfarande väntar.

Inställningar förklarade

• Kapacitet — hur många personer ett pass rymmer. Tilldelning slutar när det är fullt, och passet visas som fullt.
• Timlön — tomt betyder oavlönat. Lönen inkluderar bara personer med en timlön.
• Roll (vid inbjudan) — en fri textetikett som visas på inbjudan och teamposten. Den ger inga behörigheter.
• Plats — fri text på passkortet, användbar för flera incheckningspunkter.
• Passstatus — Öppet, Stängt eller Avbrutet. Fullt sätts automatiskt när den sista platsen tas.

Bra att veta

• Personal här är inte samma sak som volontärer. Personer utan timlön märks Volontär på den här sidan, men de är fortfarande personalkonton; volontärmodulen har sin egen förteckning, egna inbjudningar och eget schema.
• Det finns ingen Stäng av-knapp här. Ta bort från evenemang tar bort personen från just det här evenemanget, frigör de pass de inte börjat på ännu och meddelar dem. Timmar de redan arbetat finns kvar i registret och kan fortfarande betalas.
• En person kan inte tilldelas två pass som överlappar, och en personalmedlem som stängts av av en administratör kan inte tilldelas alls.
• En personalinbjudan som ingen accepterar löper helt enkelt ut efter 7 dagar. Avbryt den och skicka en ny, eller använd Skicka igen.
• Att se och arbeta på den här sidan kräver personalbehörigheten; passåtgärder kräver passbehörigheten; lön kräver behörighet att redigera evenemanget. En teammedlem utan någon av dem får ett 403 för den åtgärden.

Felsökning

• En person saknas i tilldelningslistan — bara godkänd personal erbjuds. Kontrollera Väntande ansökningar.
• ”Det här passet är inte öppet” — sätt tillbaka passet till Öppet med statusmenyn.
• Incheckningen ger ett meddelande om tiden — kontrollera att incheckning öppnar två timmar före passet och stänger fyra timmar efter att det slutat.
• Någons timmar dyker aldrig upp i lönen — de checkades aldrig ut, eller så saknar de timlön. Be dem checka ut från sin egen sida.
• Inbjudningslänken säger att den är ogiltig — den har gått ut eller avbrutits. Använd Skicka igen.

Relaterat

• Personallön
• Volontärer
• Teamhantering
• Incheckning och utcheckning