Rekrytera med anslutningslänkar, anmälan och kopierade upplägg

Den här artikeln beskriver sätten som människor hittar in i ett evenemang utan att du bjuder in dem en och en: en anslutningslänk för varje lag, en öppen anmälan på evenemangssidan och möjligheten att börja från förra årets upplägg. Den förklarar också varje alternativ under ett evenemangs flik Inställningar. Allt detta hittar du under Team och partners → Volontärer i evenemangets Hantera-meny.

Vad du kan göra här

• Ange hur många personer varje lag behöver på det här evenemanget och följ hur antalet fylls på.
• Ge varje lag en anslutningslänk som dess ledare kan lägga upp i en WhatsApp-grupp.
• Öppna anmälan på den publika evenemangssidan, med din egen text.
• Låt bekräftade volontärer välja sina egna pass.
• Skriv tack-meddelandet som volontärerna läser.
• Kopiera lagstorlekar, pass, lagsuppgifter och packlistor från ett annat evenemang.

Lagstorlekar och anslutningslänkar

På fliken Personer innehåller rutan Team på det här evenemanget ett kort per lag. Lagets namn öppnar listan filtrerad till det laget. Siffran visar bekräftade personer mot vad laget behöver, till exempel 10 / 18; den är gul medan laget är under bemannat och grön när det är fullt, och utan mål visar den bara bekräftade personer. Under den räknar 10 bekräftade · 2 väntar på svar de personer som tillfrågats men inte svarat.

1. Skriv antalet som laget behöver i Behov och klicka på Spara. Lämna tomt eller noll för inget mål.
2. Klicka på Skapa anslutningslänk. Kortet visar nu Anslutningslänken.
3. Klicka på Kopiera för att lägga den på urklippet, eller Dela på WhatsApp för att öppna WhatsApp med ett färdigt meddelande, till exempel “Vill du hjälpa till med Registrering på Diwali Gala 2026? Anmäl dig här:”.
4. För att sluta låta länken fungera, klicka på Stäng av. Den som fortfarande har den kan inte längre ansluta sig. Att skapa en länk på nytt ger en ny adress.

Den som öppnar en anslutningslänk loggar in (eller registrerar sig), kontrollerar sina uppgifter och ansluter sig. De hamnar som Ansökte i det laget, och lagets ledare och du får en avisering i klockan. Ingen blir volontär utan att du eller lagets ledare Accepterar. En anslutningslänk fungerar även när den publika anmälan nedan är avstängd, och slutar fungera när evenemanget är ett utkast, avbrutet eller avslutat. Lagledare kan ange mål och länkar för de lag de leder; de andra lagen visas inte för dem.

Öppen anmälan på evenemangssidan

När Volontäranmälan på arrangemangsidan är på och evenemanget är live visar den publika evenemangssidan “Vill du hjälpa till på det här evenemanget? Volontär med oss”. Inloggade besökare med en bekräftad e-postadress kan ansöka.

Banderollen länkar till ett kort formulär med ett telefonnummer, kompetenser och ett meddelande. Det börjar med den text du skrivit.

Besökaren lägger till ett telefonnummer, kompetenser, allt arrangören bör veta, och skickar formuläret. De läggs till i ditt register om de inte fanns där, och syns under Personer som Ansökte. Du bestämmer med Acceptera eller Avvisa; ingen bekräftas automatiskt, och den sökande får ett mejl i båda fallen. En besökare som redan var inbjuden och ansöker bekräftas direkt.

Inställningar förklarade

Öppna fliken Inställningar.

1. Volontäranmälan på arrangemangsidan — avstängd som standard. Slår på banderollen och formuläret för besökare. Det fungerar bara medan evenemanget är live.
2. Volontärer väljer egna pass — låter bekräftade volontärer ta lediga pass på sin egen sida Mitt volontärarbete. De kan ta pass i sitt eget lag och pass utan lag, aldrig ett pass som överlappar ett pass de redan har, och aldrig ett som redan har börjat.
3. Volontärer kan lämna tillbaka ett pass fram till — timmar före passet börjar, 0 till 720, 24 om du inte ändrar det. Därefter måste de prata med sin ledare. Att lämna tillbaka ett pass meddelar lagets ledare och dig.
4. Text på anmälningssidan — upp till 1 000 tecken: vad hjälpen innebär, när man ska komma och vem man frågar.
5. Tackmeddelande — upp till 300 tecken, visas för bekräftade volontärer på evenemangssidan, i kassan bredvid volontärbiljetten och i deras bekräftelsemejl. {name} ersätts med volontärens namn. Tomt betyder ett standardtack på deras språk. Den gröna raden förhandsgranskar det med ett exempelnamn.
6. Klicka på Spara. Att rensa ett textfält och spara tar bort texten.

Kopiera upplägg från ett annat evenemang

Längre ner på fliken Inställningar använder Kopiera upplägg från ett annat evenemang ett tidigare evenemang som mall.

1. Välj evenemanget under Kopiera från. Det listar dina andra evenemang, nyast först.
2. Kryssa i vad som ska kopieras: Teamstorlekar, Pass, Teamuppgifter och Packlistor.
3. Klicka på Kopiera upplägg och bekräfta.

Tider flyttar med evenemangets datum: ett pass som började två timmar före förra årets entré börjar två timmar före i år. Ingenting som redan finns ersätts och ingen får något mejl. Personer kopieras inte — kärnlaget kommer av sig självt och alla andra bjuds in på nytt. Uppgifter som är tilldelade en namngiven person, eller kopplade till ett pass, kopieras inte heller, eftersom den personen kanske inte hjälper till den här gången. Packlisteposter kopieras bara så långt lagret räcker.

Bra att veta

• Varje väg in i ett evenemang som volontär slutar med ett konto: en anslutningslänk och anmälan kräver ett, och ett ja till en inbjudan skapar ett eller loggar in. Endast personer du själv bekräftar kan bekräftas utan ett — se Volontärer utan konto.
• Besökare behöver ett konto med en bekräftad e-postadress för att anmäla sig eller ansluta sig. En anmälan skapar en registerpost med källan “anmälde sig” och ställer avstängningen av inbjudningar tillbaka till av.
• Anslutningslänken är en åtkomstnyckel: vem som helst som har den kan ansöka. Att lägga upp den i en privat grupp är helt okej; sprids den vidare, stäng av den och skapa en ny.
• Ett lags mål är ett mål för dig och ledarna. Det hindrar inte personer från att ansluta sig.
• Fliken Inställningar kräver behörigheten Volontärer; en lagledare ser de andra flikarna men inte Inställningar.

Felsökning

• Banderollen visas inte på evenemangssidan — inställningen för anmälan är av, eller evenemanget är inte live (ett schemalagt evenemang har ingen banderoll ännu; en anslutningslänk fungerar redan).
• En anslutningslänk säger att sidan inte kan hittas — länken stängdes av eller ersattes, eller evenemanget är ett utkast, avbrutet eller avslutat.
• Kopiera upplägg erbjuds inte — du har inget annat evenemang att kopiera från.
• Kopian tog inte med några personer — det är avsiktligt. Bjud in dem från Personer.

Relaterat

• Volontärer
• Bjuda in volontärer till ett evenemang
• Pass och volontärschemat
• Anmäl dig eller gå med i ett lag